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Ulla Wimmer, Kompetenznetzwerk für Bibliotheken (KNB) Leistungsmessung in Bibliotheken Eine - unkonventionelle - Einführung

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Ulla Wimmer, Kompetenznetzwerk für Bibliotheken (KNB)

Leistungsmessung in Bibliotheken

Eine - unkonventionelle -

Einführung

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Warum machen Bibliotheken Leistungsmessung?

• Wir möchten etwas verbessern

• Wir möchten etwas herausfinden

• Wir möchten etwas beweisen

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Wir möchten etwas verbessern (für unsere Kunden)

• Dienstleistungen für die Nutzerinnen und Nutzer

• Arbeitsabläufe in der Bibliothek

• Ausstattung der Bibliothek

• Ziel: Nutzerinnen und Nutzer

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Stadtbibliothek

Internet-Dienste

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Wir möchten etwas herausfinden (über uns selbst)

• die eigenen Stärken und Schwächen kennen

• richtige Entscheidungen treffen

• Wirkung von Aktionen prüfen

Ziel: Bibliotheksleitung und Mitarbeiter

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Ziel: mehr Nutzer über 55 Jahren gewinnen

Anteil 55+ ermitteln – Maßnahmen: Bestandspräsentation, Werbung, Kooperation mit Einrichtungen – Anteil 55+ ermitteln

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Wir möchten etwas beweisen (den anderen)

• den Nutzen der Bibliothek für die Gesellschaft

• dass die Bibliothek gut arbeitet

• dass die Bibliothek Ressourcen benötigt

Ziel: Träger, Unterstützer, Kritiker

(Kommune/Region, Hochschule, Presse, Öffentlichkeit)

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Von der Kennzahl zum Managementinstrument

Zahlen und Datenvergleichen

Leistungsmessung

Benchmarking

Qualitäts-management

Controlling

Balanced Scorecard

Wirkungs-forschung

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Studie der FH Potsdam und StB Berlin-Mitte

Kundenbefragung und Datenanalyse:• Was würden Sie maximal bezahlen, um die Bibliothek nutzen zu

können?• Wie viel Zeit sind Sie bereit, in die Nutzung der Bibliothek zu

investieren? (Zeit x Durchschnittslohn)

• Wie oft werden die Medien der StB genutzt? (Durchschnittspreis mal Ausleihe)

• Jeder in die Bibliothek investierte Euro ergibt ca. 3.2 Euro Nutzen

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Etwas „beweisen“ Etwas „herausfinden“:

wenige Indikatoren Viele Daten und Indikatoren

Stark standardisiert Individuelle Aufbereitung

Ergebnisse publik Ergebnisse vertraulich

attraktive Präsentation Präsentation ist nachrangig

Öffentlichkeitswirksame Darstellung

Intensiver Diskurs d. Teilnehmer

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Beispiel : BIX- der Bibliotheksindex

Das deutsche Vergleichsinstrument für Bibliotheken

• Durchgeführt vom Deutschen Bibliotheksverband mit 8 Partnern

im Rahmen des KNB

• Ca. 250 Teilnehmer aus ganz Deutschland (u.a.)

170 Öffentliche Bibliotheken

80 wissenschaftliche Bibliotheken (11 aus Österreich)

Kleinste Bibliothek: Bücherei Bodelshausen (5.700 EW)

Größte Bibliothek: SUB Göttingen

• Die Teilnahme ist freiwillig und kostenpflichtig

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BIX-Magazin – das Ergebnis des BIX

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Neue Projekte und Bibliotheksportraits

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Tabellen und Ranglisten

Bibliothek und prim. Nutzer

Rang und Punktwert gesamt

(von Platz 1 absteigend)

Rang und Punktwert pro Zieldimension

einzelne Indikatorwerte zum Vergleich

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BIX-Datenbank online...

www.bix-bibliotheksindex.de

…ermöglicht individuelle Vergleiche und Auswertungen

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Bibliotheken werden in Kategorien aufgeteilt:

• Zwei verschiedene Indices:

• Öffentliche Bibliotheken 5 Kategorien nach Gemeindegröße

• Wissenschaftliche Bibliotheken 3 Kategorien nach Typ

• 8 Kategorien mit je 20 – 45 Bibliotheken

• 8 erste Plätze, 8 zweite Plätze usw.

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Indikatorenset in 4 Dimensionen („Balanced Scorecard“)(Stand: BIX 2008)

Öffentliche Bib. (17) Wissensch. Bib. (16)

Ressourcen (6 Indikatoren) Angebote (5)

Nutzung (4) Nutzung (4)

Effizienz (4) Effizienz (3)

Entwicklung (3) Entwicklung (4)

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Indikatoren für wissenschaftliche Bibliotheken BIX-WB

Angebote •Qm Benutzungsbereich pro 1,000 p.N.•Personalkapazität pro 1,000 p.N.•Ausgaben f. Literatur/Info pro 1,000 p.N.•Anteil Ausgaben f. elektron. Bestände•Öffnungsstunden / Woche (Zentralbibl.)

Nutzung•Bibliotheksbesuche / p.N.

•a: physisch•b: virtuell

•Schulungsstunden pro 1,000 p.N.•Sofortige Medienverfügbarkeit (Anteil Ausleihen ohne Vormerkung an Ausleihen gesamt)

Effizienz•Laufende Ausgaben pro aktivem Entleiher der Hochschule •Verhältnis Erwerbungs- / Personalausgaben•Mitarbeiterproduktivität (Medienbearbeitung)

Entwicklung•Fortbildungstage / Mítarbeiter•Anteil Bibliotheksetat am Hochschuletat•Anteil Dritt- und Sondermittel am B.-Etat•Anteil Personal f. elektronische Dienste

p. N. = primäre Nutzer = Studierende + Lehrende der Hochschule

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Indikatoren für Öffentliche Bibliotheken (BIX-ÖB)

Angebote

Medien je Einwohner (1,0) Publikumsfläche in qm je 1.000 EW (0,5)Mitarbeiter je 1.000 Einwohner (1,0)Computerarbeitsplätze in Stunden je EW (0,5)Internet-Services (0,5) Veranstaltungen je 1.000 Einwohner (0,5)

Nutzung

Besuche je Einwohner (1,5)Entleihungen je Einwohner (1,0)Umschlag (1,5)Jahresöffnungsstunden je 1.000 EW (1,0)

Effizienz

Medienetat je Entleihung in EURO (-0,5)Mitarbeiterstunden je Öffnungsstunde (-0,5)Besuche je Öffnungsstunde (0,5)Laufende Ausgaben je Besuch in EURO (-0,5)

Entwicklung

Erneuerungsquote (1,5)Fortbildungsquote (0,2)Investitionen je Einwohner (0,2)

p. N. = primäre Nutzer = Studierende + Lehrende der Hochschule

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Argumentationsmöglichkeiten mit dem BIX:

• Nutzung von negativen Ergebnissen:• „die niedrigste Erneuerungsquote“• „deutlich zu wenig Fläche“

• vielfältige Möglichkeiten für positive Meldungen: • „Unter den ersten Drei“: 24 Bibliotheken• Platzierung in den TOP 5 einer Dimension: 85 Bibliotheken• Platzierung innerhalb eines Bundeslandes in einer Dimension...• Aber auch: • ... Personalbestand liegt über dem Mittelwert• Bibliothek hat zu wenig Öffnungsstunden...

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Öffentlichkeitsarbeit mit dem BIX

• Überregionale Pressemeldung und Versand von BIX-Magazinen an

Verbände, Kultur- und Bildungsverwaltung

• Bibliotheken erhalten Muster für Pressemeldung und Präsentationen,

Urkunden, Plaketten

• sehr großes Presseecho, hohe „Regionalrelevanz“

• Wagnis für die Bibliothek

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Wie entsteht der BIX?

• Bibliotheken geben Daten online ein (DBS, keine Fragebögen auf Papier)

• Daten werden geprüft– Automatisch– Intellektuell!, Rückfragen bei allen Bibliotheken!

• Indikatoren und Ränge werden berechnet

• Bibliotheken prüfen und korrigieren selbst

• Publikation

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Beispiel : informeller Vergleichsring

• 4 Bibliotheken, 3 Expertinnen

• Focus: Beitrag der Bibliotheken für Bildung und Integration

• 6 informelle Treffen über 2 Jahre hinweg, Datensammlung in

den Bibliotheken, Aufbereitung mit Excel

• Ergebnis: verstärkte Sensibilisierung, Checklisten, gegenseitige

Beratung, systematischere Arbeit in den Bereichen Bildung und

Integration, Formulierung von Desideraten

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Fallen und Stolpersteine bei der Leistungsmessung

• Zu viele und zu detaillierte Daten

• Suche nach dem „perfekten Instrument“

• Keine Verbindung zwischen Leistungsmessung und den Zielen und dem Profil der Bibliothek

• Zu wenig Zeit für die Ergebnisse, Interpretation, Nutzung und Aufbereitung der Daten

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„Goldene Regel“ bei Leistungsmessung und Statistik

Methodik + Erhebung

Indikatoren,Berechnungsweg,

Definitionen,Datenkontrolle

Ergebnisse

Darstellung, Aufbereitung, Interpretation

Öffentlichkeitsarbeit

Aufwand für…Aufwand für…

ist kleiner als der

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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