Zielvereinbarungen in der Sozialarbeit / U. Hofer / 8. November 2007

BFH Soziale Arbeit / Zielvereinbarungen in der Sozialarbeit

Umgang mit der Informationsflut22. November 2011

Falldokumentation – Das Wichtigste zuvorderst- oder: wie wird das Wichtigste sicher verfügbar gemacht?

Ein Zitat zu Beginn:

„Mag die Aktenführung den Sozialarbeitern nützlich, notwendig und

sinnvoll erscheinen oder aber zeitraubend und gar überflüssig,

beliebt ist sie jedenfalls nicht…

… Ein Sozialarbeiter, der vor Freude über eine gute Aktenführung

geleuchtet hätte, ist mir noch nicht unter die Augen gekommen.“

W. Ziltener, 1969

Warum tun wir uns so schwer mit der Aktenführung?

Inhalte

� Soziale Arbeit im Kontext des Verwaltungshandelns

� Aktenführung als sozial-administrative Tätigkeit

� Funktionen der Aktenführung: Formal und Inhaltlich

� Das Wichtigste zuvorderst: Nachdenken über die

Aktenführung

Aktenführung – eigene Erfahrungen

1. So wenig wie möglich

2. So viel wie nötig

3. So viel als möglich

4. Alles

Professionelles Handeln in der Sozialarbeit

„SozialarbeiterInnen müssen sagen können, was sie warum auf

welche Weise und mit welchem Aufwand, mit welchen Mitteln und

mit welcher Wirkung tun.“

K. Geiser, 2000

R = reflektiert

O = objektivierbar

S = systematisch

E = effektiv

E = effizient

Bezugsrahmen der Aktenführung

AuftraggeberIm engeren und weiteren

Sinn

Institutionund Team

KlientInKlientensystem

Sozialarbeiterin

Aktenführung / Dokumentation

Allgemeine Anforderungen an eine einheitliche Aktenführung oder: Wie möchte ich behandelt und beschrieben werden?

Objektivität

Gleiche Bedingungen für alle – unabhängig davon wer erfasst bzw. wer erfasst

wird

ZuverlässigkeitZuverlässigkeit

Wiederholbarkeit, Nachvollziehbarkeit

Gültigkeit

Wahrheit; Trennung von Tatsachen und Vermutungen

Rechtssicherheit

Vollständigkeit, Akzeptanz, Einsicht und Korrekturmöglichkeit

Verwaltungslogik und Sozialarbeitslogik

Prinzipien der Administration Prinzipien der Sozialarbe it

Orientierung an der Sache =

Sachbearbeitung

Orientierung am einzelnen

Menschen in seinem Umfeld

Verwaltungshandeln und Sozialarbeitshandeln

Prinzipien der Administration

A B C D

Prinzipien der Sozialarbeit

AA B C D

kausal – lineares Erledigungsprinzip

Bürokratisch-rechtliches Verfahrensverständnis

Vollzug

C

B D

Dynamische, komplexe

Abläufe

Prozessorientierung

Aktenführung im Spannungsfeld zwischenAdministration und Sozialarbeit

Prinzipien der Administration

„Geschlossenes“

Prinzipien der Sozialarbeit

„Offenes“„Geschlossenes“

Auftragsverständnis

„Offenes“

Auftragsverständnis

Um als SozialarbeiterIn die Aktenführung optimal verstehen, einsetzen und

nutzen zu können, hängt nicht zuletzt von der grundsätzlichen Haltung zum

Dokumentieren, im weiteren Sinn auch zu Ordnung und Ordnungsstrukturen ab

Aktenführung als sozial-administrative Tätigkeit(K. Geiser, 2000)

„Aktenführung ist ein Element des individuellen Handelns, d.h.

„Schreibtischarbeit“, aber gleichzeitig (nötige) Voraussetzung

für „soziales Handeln“… Aktenführung als Tätigkeit dient dazu,

die Ergebnisse der Informationsverarbeitung festzuhalten.“die Ergebnisse der Informationsverarbeitung festzuhalten.“

1. Sammeln vorhandener Informationen

2. Strukturieren von Informationen

3. Festhalten von Informationen

4. Bewerten von Informationen

5. Auswählen von Informationen zwecks Wiedergabe bzw.

Weiterleitung

Aktenführung heisst auch Reduktion von Komplexität…

Was ist auf diesem Bild zu sehen?

Aktenführung heisst auch Ordnung zu schaffen

Was heisst objektiv und wahrheitsgetreu?

U. Wehrli; Die Kunst aufzuräumen; 2011

Funktionen der Aktenführung: Formal und Inhaltlich

A. Huber, 2010

Funktionen der Aktenführung: Formal

Kontrolle ControllingProzesse

ArbeitstechnikMethodisches Werkzeug

StatistikForschung

•Selbstkontrolle•Fachliche Kontrolle durch

• Abläufe und Steuerung

• Kern- und

• Planungs- und Ordnungsinstrument

• Kennzahlen• Leistungsbeleg• Rechenschafts-Kontrolle durch

Leitung•Kontrolle durch Arbeitgeber

•Gesellschaftliche Kontrolle

•Rechtliche Kontrolle

•Soziale Kontrolle

• Kern- und Support-prozesse

• Zusammen-arbeit und Arbeitsteilung

• Schnittstellen• Verfahrens-

reglen

ment• Fachkonzepte• Brief-, Berichts-

und Protokoll-vorlagen

• Checklisten• Strukturierungs-

hilfen• Präsentations-

instrumente

• Rechenschafts-legung

• Forschungs-grundlagen

• Bedarfs-erhebung und DL-Entwicklung

A. Huber,, 2010

Funktionen der Aktenführung: Inhaltlich

SozialarbeiterIn DirekteKlientenarbeit

Organisation Externe Adressaten

• Gedächtnis-stütze

• Arbeits- und Terminplanung

• Selbstkontrolle und Evaluation

• Verlaufs-orientierung

• Abmachungen, Aufträge

• Grundlage zur Aushandlung

• Rechenschafts-ablage

• Problem- und Ursachen-statisitken

• Leistungserhe-

• Beweismittel• Rechenschaftsa

blage• Aktenedition• Datenmaterial für

statistische und Evaluation• Grundlage für

Berichterstat-tung, Anträge

• Individueller Leistung-ausweis

• Orientierung für Stellvertretung und NachfolgerIn

Aushandlung von Zielen, Massnahmen,Hilfsplänen

• Ziel-vereinbarungen,

• Standortbestim-mung

• Leistungserhe-bungen (Zeit und Geld)

• Ergebnis-statiistiken

• Arbeitspensen-ermittlung

• Fallsteuerung

statistische Erhebungen, Angebots-planung oder Forschungs-projekte

Geiser, 2000

Das Wichtigste zuvorderst - Nachdenken über die Aktenführung: Notwendiges Übel oder übliche Notwendigkeit?

GesellschaftPolitikPolitik

KulturInstitution

Nachdenken über:Gesellschaftliche und politische Aspekte

• Gesellschaftliche Legitimation

• Politische Kontrolle

GesellschaftPolitik

KulturInstitution

• Verrechtlichung der Sozialen Arbeit

• Übersteuerung des administrativen Systems

• Technischer Fortschritt

Nachdenken über: Institutionelle Aspekte

• Organisationslogik oder Fachlogik?

• Orientierung am Output – oder am

GesellschaftPolitik

KulturInstitution

Outcome?

• Standardisierung oder Einzelfalloffenheit?

• Kontrolle oder Controlling?

Nachdenken über: Kulturelle Aspekte

Wer steuert den Fall?

Wer definiert die Standards?

GesellschaftPolitik

KulturInstitution

Wer definiert die Standards?

Wie viel Abweichung von der Norm wird

zugelassen?

Werden Fälle als Dossiers als Akten oder als

konkrete lebende Subjekte verstanden?

Für wen werden Akten geführt?

Aktenführung ist mehrfach wichtig und hilfreich

„Soziale Arbeit muss sagen können, was sie warum auf welche

Weise und mit welchem aufwand, mit welchen Mitteln und mit

welcher Wirkung tut.

Dies nicht allein als Erfordernis eines zeitgemässen

betriebswirtschaftlichen Managements sondern vorerst aus

ihrem ureigenen (professionellen) Selbstverständnis heraus.“

K. Geiser, 2000