Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer1...

Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer

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Zeitmanagement


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Inhalt Einführung und Vorstellung des

Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung


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„Die Zeit ist wie der Wind:Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel“

Lothar Seiwert


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Wo bleibt Ihre Zeit? Zeit ist das wertvollste Gut, das wir

besitzen So viel wie möglich aus der uns

zugeteilten Zeit zu machen, als wichtigste Aufgabe im Leben

Lebenszeit intensiver und bewusster nutzen, für das, was uns wichtig ist….


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Wo bleibt Ihre Zeit?? Der Mensch verbringt durchschnittlich im Laufe seines Lebens…

…25 Jahre mit Schlafen …8,3 Jahre mit Fernsehen!!! …7,5 Jahre mit Arbeiten …6 Jahre mit Essen …5 Jahre mit Warten, Hausarbeit …4 Jahre Körperpflege und Tagträume …6,9 Monate Bücherlesen …4,4 Monate mit Sport!!!!


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Zeitmanagement Zeitmanagement bedeutet nun, die

eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von diesen beherrschen zu lassen.

Es geht um Zeitnutzung!


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Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung


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Zeitdiebe und Störfaktoren Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Welches sind meine gewichtigsten

Zeitdiebe und Störfaktoren??

(Verhalten, Umstände, Personen)


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Zeitdiebe und Störfaktoren Das Killerprogramm für Zeitdiebe Worauf kann ich verzichten? Welche Regeln will ich mir selbst

setzen?

Z.B. zu viel Telefonieren Ich telefoniere erst, wenn ich meinen Lernstoff erledigt habe.


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Inhalt

Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung


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ZIELE Warum Ziele? Ziele machen bewusst, warum wir etwas tun Verschaffen Klarheit über den Endzustand

der Handlung Wo will ich eigentlich hin? Möglichkeiten schaffen zu schauen: Wie

komme ich denn am besten dort hin?


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Zielsetzung

Sich klar werden über eigene Erfolgswünsche Anfertigen jeweils einer Liste für die

beruflichen und privaten Erfolgswünsche TOP 3 aus jeder Liste auswählen

Das, was wirklich wichtig ist

herausfiltern, wofür

es sich lohnt Zeit und Energie zu investieren.


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Zielsetzung Der Zielsetzungsprozess besteht aus 4

Schritten

1. Ziele definieren 2. Maßnahmen planen (Planung) 3. Aktivitäten realisieren (Durchführung) 4. Zielerreichung kontrollieren


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Ziele definieren Erfolg hängt entscheidend von der richtigen

Zielformulierung ab.

Formuliere dein Ziel realistisch. Aus eigener Kraft zu erreichen?

Formuliere dein Ziel persönlichIch fahre in den Sommerferien nach Paris.


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Ziele definieren Formuliere Dein Ziel in der Gegenwart.

Ich erledige jede Woche bis Freitag meine Statistik Hausaufgaben.

Formuliere Dein Ziel konkret. Eindeutig

Formuliere dein Ziel ohne Einschränkungen


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Ziele definieren Formuliere dein Ziel positiv.

Was will ich erreichen? Formuliere dein Ziel mit einem

genauem Zeitpunkt. Realistischer Zeitrahmen (Erfolgskontrolle)


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Zielplanung Die „Salami-Taktik“:

Rationelles Arbeiten nach Descartes

Alle großen Ziele und Vorhaben werden in kleinere Teilaufgaben zergliedert.

Ordnen der Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen

Erledigung und Ergebniskontrolle


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Zielplanung Wichtigstes Planungskriterium ist die

Verschriftlichung. Planung bedeutet Zeitgewinn für die

Durchführung. Arbeitsentlastung des Gedächtnisses Mehr Motivation Gesteigerte Konzentration


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Das Pareto Prinzip Kein proportionales

Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis.

Oft erbringen 20% der richtig eingesetzten Zeit 80% des Ergebnisses


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Inhalt



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Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige

verhindert eine unbewusste Entscheidung für das

Unwichtige.

Stephen R. Covey


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Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben?

Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben?

Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden, weshalb tun Sie sie dann nicht schon jetzt?


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Entscheidende Faktoren für den Gebrauch unserer Zeit:

Dringlichkeit und Wichtigkeit


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Dringlichkeit

Wie stark wird unser Leben von Dringlichkeit beherrscht? → Dringlichkeitsindex

Gewöhnung an den hohen Adrenalinspiegel bei der Bewältigung von Krisen→ Gefühl von Begeisterung und Stärke

Dringlichkeit anstrengend und belastend manchmal auch aufregend

(sich nützlich, erfolgreich, anerkannt fühlen)


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Dringlichkeitssuchtselbstzerstörerisches Verhalten, das vorübergehend eine durch unerfüllte Bedürfnisse entstehende Leere ausfüllt

Probleme entstehen

→ wenn Dringlichkeit zum beherrschenden Faktor im Leben wird

→ wenn „wichtige Dinge“ nur noch in dringenden Dingen erkannt werden


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Dringlichkeitsindex

0 – 25 geringe Dringlichkeitsorientierung

26 – 45 starke Dringlichkeitsorientierung

46 + Dringlichkeitssucht


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Wichtigkeit

viele wichtige Dinge wirken nicht auf uns ein und bedrängen uns nicht

da sie nicht dringend sind, müssen wir auf sie einwirken


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Zeitmanagement - Matrix


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Zeitmanagement- Matrix Quadrant I

Dinge, die sowohl dringend als auch wichtig sind Quadrant der Notwendigkeit

Quadrant II Tätigkeiten die wichtig, aber nicht dringend sind Quadrant der Qualität je mehr Zeit wir hiermit verbringen, desto größer wird unsere

Handlungsfähigkeit großes Engagement in Quadrant II lässt Quadrant I

schrumpfen


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Zeitmanagement-Matrix Quadrant III

fast eine Attrappe von Quadrant I Quadrant der Täuschung (der Trubel des Dringlichen

erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit) Tätigkeiten sind höchstens für jemand anderen wichtig

Quadrant IV Quadrant der Verschwendung Tätigkeiten, die weder dringend noch wichtig sind oft ist man von Quadrant I und III so überfordert, dass man

sich in Quadrant IV flüchtet


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Ordnen Sie die Tätigkeiten der letzten Woche Ihres Lebens in einen der vier Quadranten ein, wo haben Sie das Gros Ihrer Zeit verbracht?

Denken Sie an die Fragen, die Sie zu Beginn beantwortet haben. In welchem Quadranten liegen die Antworten?


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Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben?

Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben?


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Antworten liegen in der Regel in Quadrant II

überwiegende Mehrheit der Antworten fällt in sieben Schlüsselbereiche

Verbesserung der Kommunikation mit Menschen Bessere Vorbereitung Bessere Planung und Organisation Mehr Fürsorglichkeit für sich selbst Ergreifen neuer Chancen Persönliche Entwicklung Förderung der Selbstverantwortung


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Warum kümmern wir uns dann nicht darum? Sie sind nicht dringend und wirken somit nicht auf uns ein.

Wir müssen auf Sie einwirken.


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Inhalt



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ABC - Analyse

Methode zur Wertanalyse der Zeitverwendung

Hilft, den Schwerpunkt des täglichen Zeitaufwandes auf wichtige Aufgaben zu setzten

Jeder geplanten Tätigkeit wird eine Priorität verliehen


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ABC - AnalyseA- Aufgaben: Die wichtigsten Aufgaben Nicht delegierbar 1-2 A-Aufgaben pro Tag (insgesamt 3 Stunden)B-Aufgaben: Durchschnittlich wichtige Aufgaben Teilweise delegierbar 2-3 B-Aufgaben pro Tag (insgesamt 1 Stunde)


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ABC - Analyse

C-Aufgaben Aufgaben mit geringstem Wert für die

Erfüllung einer Funktion Größter Anteil an Arbeitspensum ca. ¾ Stunde am Tag für C-Aufgaben

reservieren


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Wert der Tätigkeit Tatsächliche Zeitver(sch)wendung

Quelle: das neue 1x1 des Zeitmanagements; Lothar Seiwert


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DIE A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aufgaben schätzen Pufferzeit einplanen („erstens kommt es anders,

zweitens als man denkt“) → nur ca. 60% der Arbeitszeit verplanen

Entscheidungen treffen (bezüglich Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten)

Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen oder streichen


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Zeiteinteilung

ca. 60% für zu erfüllende Aufgaben ca. 20% für unerwartete

Aufgaben/Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe)

Ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeit)


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Der Sägeblatteffekt

Tritt ein, wenn der Arbeitsfluss immer wieder unterbrochen wird

Nach Unterbrechung erneute Einarbeitungsphase erforderlich


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Der Sägeblatteffekt

Quelle: http://www.rhetorik.ch/Saegeblatteffekt/saegeblatt.jpg


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Stille Stunde

Verhindert, dass der Arbeitsfluss während wichtiger Arbeit gestört wird

Während stiller Stunde keine Störungen zulassen (Handy ausschalten, Türe schließen etc.)

Stille Stunde an persönlichen „Störzeiten“ orientieren


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Die Leistungskurve

Quelle: http://www.gm.fh-koeln.de/~bundschu/dokumente/Referate/358/Leistungskurve.jpg


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Ausgleich durch Entspannung und Freude

Den Tag positiv beginnen und beenden z.B. mit einem ausgewogenen Frühstück oder

morgendlicher Gymnastik; Abendessen mit Familie oder Freunden etc.

Positives Denken und Handeln Erfolg hängt von persönlicher Einstellung,

Gedanken und Gefühlen ab

Den Tag mit positiver Stimmung beenden


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Tagesbeginn

Tagesplan erneut durchgehen

Nötige Vorkehrungen für A-Aufgaben treffen

Unterlagen bereitlegen


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Tagesabschluss

Überprüfen ob der Tagesplan eingehalten wurde (gegebenenfalls Aufgaben auf nächsten Tag übertragen)

Kleinere Arbeiten erledigen, um Aufschub zu vermeiden

Tagesplan für nächsten Tag vorbereiten

Sich bewusst machen, welchen Wert der Tag hatte

Mit positiver Stimmung enden


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Beispiel für einen Tagesplan Aufgaben Priorität Zeitbedarf

Oma anrufen (Geburtstag)

B 0,5 h

Brief an GEZ ausfüllen & abschicken

C 10 min

Referat vorbereiten A 1,5 h

Statistik Hausaufgabe A 1 h

Geschenke besorgen C 1 h

Unterlagen ausdrucken

C 0,5 h

Text lesen (Sozialpsychologie)

B 1 h


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Zeit Priorität Aufgabe Zeitbedarf

Ok

07:00 Zeit für entspanntes Frühstück

08:00

09:00

10:00 A Referat vorbereiten 1,5 h

11:00

12:00 A Statistik Hausaufgabe

1 h

13:00 Pufferzeit


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14:00

15:00 B Oma anrufen 0,5 h

16:00 C Unterlagen ausdrucken 0,5 h

17:00

18:00 C Geschenke besorgen 1 h

19:00

20:00 B Text lesen (Sozialpsychologie)

1 h

21:00 Zeit für Freunde/Familie/Hobby

22:00

Zeit Priorität Aufgabe Zeitbedarf

Ok


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Erstellen eines Tagesplans A-L-P-E-N Methode

Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aktivität schätzen Pufferzeit einplanen Entscheidungen über Prioritäten (z.B. anhand der ABC-Analyse),

Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten Nachkontrolle

Platz für Ausgleich (Freunde,Hobby,Sport…)

Persönliche Leistungskurve beachten

Stille Stunde für A-Aufgaben einplanen

Persönliche „Störzeiten“ beachten


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Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!

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