Unser Recruiting der Zukunft mit Avature Automatische ...€¦ · Recruiting Portal für...

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Unser Recruiting der Zukunft – mit Avature Automatische Einbindung von BR und SVP im Recruiting-Prozess Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Juli 2019

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Unser Recruiting der Zukunft – mit Avature

Automatische Einbindung von BR und SVP im Recruiting-Prozess

Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Juli 2019

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◼ Recruiting Portal für

Führungskräfte

◼ Externes und

internes

Karriereportal

Überblick: Interessenvertreter haben ein eigenes PortalWie die anderen Nutzergruppen wird für BR & SVP ein modernes Portal in Avature erstellt

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20192

Bewerber Führungskräfte Interessenvertreter

◼ Portal für HR

Partner

HR Partner

◼ Arbeitsumgebung

für Recruiting-

Teams

Recruiting Team

◼ Portal für

Interessenvertreter

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Umfang: Funktionen und Vorteile für InteressenvertreterInteressenvertreter erhalten die Informationen automatisiert und vollständig

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20193

Funktionen des Portals für Interessenvertreter

◼ Transparenz zu den relevanten Ausschreibungen und Kandidaten in

Echtzeit

◼ Attraktive Oberflächen

◼ Intuitive Bedienbarkeit

◼ hohe Übersichtlichkeit durch Suchfunktion, Filter- und Markier-

möglichkeiten sowie Verlinkungen

◼ Verstärkte Standardisierung durch Online Formulare zum Einleiten der

Beteiligung von Seiten der HR Partner

Vorteile für Interessenvertreter

Automatisierte

Information zur

Ausschreibung

Echtzeit Über-

blick zu internen &

vorausgewählten

ext. Bewerbern

Echtzeit Über-

blick zu Status

von Stellen-

profilen

Einsehen von

Bewerberinforma-

tionen &

Anhängen

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Nutzermanagement: So können Zugänge bestellt werdenEinen Zugang können Sie über iMan beantragen

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20194

Sollten Sie noch keinen Zugang zu Avature haben, können Sie einen solchen über iMan beantragen. Sie finden allgemeine Informationen

über den Antrag für Avature sowie das erforderliche PDF-Dokument unter:

https://www1.intranet.deutschebahn.com/iman/anwendungen_index/personal/avature_az-2729020

Information zur Antragstellung:

▪ Die iMan Seite von Avature öffnen (siehe Link oben)

▪ PDF Benutzerantrag ausfüllen und abspeichern.

▪ Anmeldung in iMan, Antrag stellen und die Ressource 00001100 auswählen.

▪ iMan Antrag ausfüllen und das Kästchen „Bitte hier klicken, um Dateien anzuhängen.“ auswählen.

▪ Auf die Büroklammer klicken und PDF Benutzerantrag für Avature anhängen.

▪ Weiterleiten an die entsprechende Führungskraft bzw. Vertreter

▪ Hinweis: Auch für eine Rollen- oder Namensänderung ist ein Änderungsantrag in iMan erforderlich.

Nutzermanagement

Die Anleitung finden Sie auch

auf unserer DB Planet Seite

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Sichtbarkeit für den BR: Bewerber & Ausschreibungen Bewerber und Ausschreibungen werden in definierten Prozess-Schritten im Portal sichtbar

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20195

Betriebsrat

Ausschreibungen* Interne Bewerber Externe Bewerber

Sobald die

Stellenanzeige

veröffentlicht ist

sofortAb dem Schritt Shortlist /

an Fachbereich

* Einzel-, keine Sammelausschreibungen

Bis 8 Wochen, nachdem die Stelle geschlossen/storniert ist (wird perspektivisch auf 8

Wochen angepasst)

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Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (1)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20196

BeauftragungVoraus-

wahl

Auswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Die Beteiligung der IV zu den Inhalten der

Stellenaus-schreibung hat durch die FK

über den HR Partner vor Beauftragung von

HM zu erfolgen.

Nach Beauftragung durch die FK wird der

zuständige HR Partner gebeten, den

zuständigen BR, ggf. JAV in der HR

Partner Form zu hinterlegen.

Zudem wird bereits hier angegeben, ob der

BR die Anzeige freigeben und ob er am

Interview teilnehmen soll.

Beauftragung

Freigabe/

Veröffent

-lichung

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Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (2)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20197

BeauftragungVoraus-

wahl

Auswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Falls der HR Partner einträgt, dass der BR die

Anzeige freigeben soll:

Der als zuständig hinterlegte BR erhält im Schritt

Stellenanzeige bereit zur Veröffentlichung

automatisch eine Email, in der er informiert wird,

dass die Stellenanzeige innerhalb der nächsten

Tage so veröffentlicht wird, sollte keine gegenteilige

Rückmeldung erfolgen.

Freigabe

Freigabe/

Veröffent

-lichung

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Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (3)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20198

BeauftragungVoraus-

wahl

Auswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Sobald die Anzeige (intern bzw. extern) veröffentlicht

wurde, wird automatisch eine Email an den

eingetragenen BR versendet inklusive eines Links zu

der internen bzw. externen Stellenanzeige und einem

Link zur Ausschreibung im IV Portal.

Veröffentlichung

Freigabe/

Veröffent

-lichung

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Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (4)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20199

BeauftragungVoraus-

wahl

Auswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Sobald ein interner Bewerber sich

bewirbt oder auf eine

veröffentlichte Ausschreibung

zugeordnet wird, ist er im Portal

sichtbar, ein externer Bewerber ist

ab dem Schritt „Shortlist / An

Fachbereich“ sichtbar und damit

zur gleichen Zeit wie für die

Führungskraft und den HR

Partner.

Vorauswahl

Freigabe/

Veröffent

-lichung

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Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (5)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201910

BeauftragungVoraus-

wahl

Auswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Der BR erhält – auch wenn er nicht an

den Interviews teilnimmt - die Info über

die Termine der geplanten Auswahlschritte

in seinem Portal.

Falls vom HR Partner eingetragen

wurden, dass der BR am Interview

teilnimmt:

Nach Bestätigung des Termins durch den

Kandidaten erhält der BR diese

Information per Email und kann den

Termin zudem automatisch in seinem

Portal sehen. Der Recruiter erhält eine

Erinnerung, den BR einzuladen.

Auswahlverfahren

Freigabe/

Veröffent

-lichung

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Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (6)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201911

BeauftragungVoraus-

wahl

Auswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Wie zuvor wird die BR Einreichung durch den zuständigen HR

Partner erfolgen.

Die Form der Einreichung ist abhängig vom Geschäftsfeld.

Die Stelle wird bereits als „Besetzt“ oder „Teilweise besetzt“ geführt,

sobald der erste Bewerber das mündliche Angebot angenommen

hat. Darum kann es sein, dass einige Bewerber im Schritt „Absage“

angezeigt werden. Interne Bewerber werden aber selbstverständlich

weiterhin erst abgesagt, wenn die Zustimmung des BR erfolgt ist.

Entscheidung

Freigabe/

Veröffent

-lichung

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Sichtbarkeit für SVP: Bewerber & Ausschreibungen Bewerber und Ausschreibungen werden in definierten Prozess-Schritten im Portal sichtbar

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201912

Schwerbehinderten-

vertrauensperson

Ausschreibungen* Interne Bewerber Externe Bewerber

Sobald eine Person mit dem Merkmal SGB IX auf die Stelle verlinkt ist.

Bis 8 Wochen, nachdem die Stelle geschlossen/storniert ist

* Einzel-, keine Sammelausschreibungen

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Mit gezielten Maßnahmen wollen wir den Recruitingprozess für

Bewerber mit einer Behinderung noch weiter professionalisieren

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201913

◼ Im Impressum der Karriereseite ist ein

ausdrücklicher Hinweis auf die

grundsätzliche Möglichkeit zur

Bewerbung für Menschen mit

Behinderung zu finden: „Jeder

Arbeitsplatz bei der Bahn kann für

einen behinderten Menschen geeignet

sein. Es kommt immer auf die Art und

Schwere der Behinderung an.

Einschränkungen und Behinderungen

können im Bewerbungsprozess

berücksichtigt werden.“

◼ In Planung ist ein Video mit einem

schwerbehinderten Mitarbeiter, der

authentisch über seine Erfahrungen im

Bewerbungs-, Einstellungs-,

Onboarding- und Arbeitsprozess

berichtet.

◼ Der Bewerbungsprozess eines

behinderten Kandidaten ist detailliert

mit Verantwortlichkeiten sowie der Art

und Weise der Beteiligung der

Schwerbehindertenvertreter

beschrieben und dokumentiert. Er

entspricht den Forderungen des SGB

IX.

◼ Zur Qualitätsverbesserung dieses

Prozesses werden wir diese Thematik

zum ‚Fokusthema‘ im Oktober für

unserer Recruiter machen. Darüber

hinaus ist dieser Prozess Bestandteil

unseres Onboardings für neue

Mitarbeiter bei HM.

◼ Verstärkt führen wir für bzw. mit

behinderten Bewerbern

Alternativprüfungen und

Beratungsgespräche durch.

◼ Kandidaten die ihre Behinderung in

den Bewerbungsunterlagen angeben

und nachweisen, bekommen das

‚Merkmal‘ SGB IX im Recruitingsystem

und werden mit diesem ‚Merkmal‘ für

die Schwerbehindertenvertreter

sichtbar.

◼ In Avature bieten wir erstmalig ein

eigenes Portal für Schwer-

behindertenvertreter an, auf dem sie

sich zum Status der Bewerber

informieren können. Bei geplanten

Absagen werden sie per Email

informiert und können innerhalb von 7

Tagen Feedback zu den Bewerbern

bzw. Absagen geben.

◼ Zusätzlich haben wir die Möglichkeit,

die Anzahl von Bewerbungen und die

erfolgten Rekrutierungen von

schwerbehinderten Bewerbern

auszuwerten.

AvatureRecruitingprozessKarriereseite

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Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (1)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201914

Beauftragung VorauswahlAuswahl-

verfahren

Entschei-

dung

Nach Beauftragung durch die FK wird der

HR Partner gebeten, die zuständige SVP

im HR Partner Formular zu hinterlegen.

Beauftragung

SVP Benachrichtigung Geplante Absage

Feedback

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Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (2)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201915

Beauftragung VorauswahlAuswahl-

verfahren

Sobald ein Bewerber den Wert „SGB IX“ im Feld

„Besondere Merkmale“ erhält, setzt ihn der Recruiter in den

Schritt SVP Benachrichtigung.

Es wird daraufhin automatisch eine Email an die SVP

versendet mit einem Hinweis zu dem neuen Bewerber

(siehe Screenshot).

Der Recruiter wird automatisch per Email erinnert, die

Interview-Termine für alle Bewerber der Ausschreibung vor

Einladung der Bewerber mit der SVP abzustimmen. Er

kann anschl. eine Email versenden, um der SVP die

vereinbarten Termine zu bestätigen.

Die Stelle und alle darauf verlinkten Bewerber werden

im Portal für die SVP sichtbar.

Vorauswahl & SVP Benachrichtigung

Entschei-

dung

SVP Benachrichtigung Geplante Absage

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Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (3)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201916

Beauftragung VorauswahlAuswahl-

verfahren

Nach Bestätigung des Termins durch den Kandidaten erhält

die SVP die Information zum Vorstellungsgespräch oder

einem anderen Auswahlverfahren per Email.

Der Termin ist auch im Abschnitt „Geplante Termine“ im

Bewerberprofil im Portal sichtbar.

Auswahlverfahren

Entschei-

dung

SVP Benachrichtigung Geplante Absage

Feedback

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Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (4)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201917

Beauftragung VorauswahlAuswahl-

verfahren

Sobald der Bewerber auf einen Absage-Schritt gesetzt

wird, bekommt die SVP eine automatische Info per Email,

dass der Bewerber innerhalb einer Woche abgesagt wird.

Die Mail enthält einen Link zum Portal.

Die Absage des Bewerbers wird automatisch für 7 Tage

zurückgehalten.

Geplante Absage

Entschei-

dung

SVP Benachrichtigung Geplante Absage

Feedback

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Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (5)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201918

Beauftragung VorauswahlAuswahl-

verfahren

Im Portal gibt es einen Button „Feedback zur

beabsichtigten Absage“ für die SVP.

Mit dem Abspeichern des Feedbacks im Portal, erhält der

zuständige Recruiter einen Tag vor Ablauf der 7 Tage- Frist

automatisch ein Mail mit dem Feedback der SVP. So kann

er die Absagegründe ggf. noch einmal mit diesem erörtert,

bevor die Absage tatsächlich versandt wird.

Feedback zur geplanten Absage

Entschei-

dung

SVP Benachrichtigung Geplante Absage

Feedback

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Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (6)

Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201919

Beauftragung VorauswahlAuswahl-

verfahren

Sobald ein Bewerber mit dem Merkmal SGB IX selbst

seine Bewerbung zurückzieht oder ein Vertragsangebot

ablehnt, wir die SVP automatisch per Mail darüber

informiert.

Bewerberabsage

Entschei-

dung

SVP Benachrichtigung Geplante Absage

Feedback