Unser Recruiting der Zukunft mit Avature Automatische ...€¦ · Recruiting Portal für...
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Unser Recruiting der Zukunft – mit Avature
Automatische Einbindung von BR und SVP im Recruiting-Prozess
Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Juli 2019
◼ Recruiting Portal für
Führungskräfte
◼ Externes und
internes
Karriereportal
Überblick: Interessenvertreter haben ein eigenes PortalWie die anderen Nutzergruppen wird für BR & SVP ein modernes Portal in Avature erstellt
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20192
Bewerber Führungskräfte Interessenvertreter
◼ Portal für HR
Partner
HR Partner
◼ Arbeitsumgebung
für Recruiting-
Teams
Recruiting Team
◼ Portal für
Interessenvertreter
Umfang: Funktionen und Vorteile für InteressenvertreterInteressenvertreter erhalten die Informationen automatisiert und vollständig
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20193
Funktionen des Portals für Interessenvertreter
◼ Transparenz zu den relevanten Ausschreibungen und Kandidaten in
Echtzeit
◼ Attraktive Oberflächen
◼ Intuitive Bedienbarkeit
◼ hohe Übersichtlichkeit durch Suchfunktion, Filter- und Markier-
möglichkeiten sowie Verlinkungen
◼ Verstärkte Standardisierung durch Online Formulare zum Einleiten der
Beteiligung von Seiten der HR Partner
Vorteile für Interessenvertreter
Automatisierte
Information zur
Ausschreibung
Echtzeit Über-
blick zu internen &
vorausgewählten
ext. Bewerbern
Echtzeit Über-
blick zu Status
von Stellen-
profilen
Einsehen von
Bewerberinforma-
tionen &
Anhängen
Nutzermanagement: So können Zugänge bestellt werdenEinen Zugang können Sie über iMan beantragen
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20194
Sollten Sie noch keinen Zugang zu Avature haben, können Sie einen solchen über iMan beantragen. Sie finden allgemeine Informationen
über den Antrag für Avature sowie das erforderliche PDF-Dokument unter:
https://www1.intranet.deutschebahn.com/iman/anwendungen_index/personal/avature_az-2729020
Information zur Antragstellung:
▪ Die iMan Seite von Avature öffnen (siehe Link oben)
▪ PDF Benutzerantrag ausfüllen und abspeichern.
▪ Anmeldung in iMan, Antrag stellen und die Ressource 00001100 auswählen.
▪ iMan Antrag ausfüllen und das Kästchen „Bitte hier klicken, um Dateien anzuhängen.“ auswählen.
▪ Auf die Büroklammer klicken und PDF Benutzerantrag für Avature anhängen.
▪ Weiterleiten an die entsprechende Führungskraft bzw. Vertreter
▪ Hinweis: Auch für eine Rollen- oder Namensänderung ist ein Änderungsantrag in iMan erforderlich.
Nutzermanagement
Die Anleitung finden Sie auch
auf unserer DB Planet Seite
Sichtbarkeit für den BR: Bewerber & Ausschreibungen Bewerber und Ausschreibungen werden in definierten Prozess-Schritten im Portal sichtbar
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20195
Betriebsrat
Ausschreibungen* Interne Bewerber Externe Bewerber
Sobald die
Stellenanzeige
veröffentlicht ist
sofortAb dem Schritt Shortlist /
an Fachbereich
* Einzel-, keine Sammelausschreibungen
Bis 8 Wochen, nachdem die Stelle geschlossen/storniert ist (wird perspektivisch auf 8
Wochen angepasst)
Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (1)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20196
BeauftragungVoraus-
wahl
Auswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Die Beteiligung der IV zu den Inhalten der
Stellenaus-schreibung hat durch die FK
über den HR Partner vor Beauftragung von
HM zu erfolgen.
Nach Beauftragung durch die FK wird der
zuständige HR Partner gebeten, den
zuständigen BR, ggf. JAV in der HR
Partner Form zu hinterlegen.
Zudem wird bereits hier angegeben, ob der
BR die Anzeige freigeben und ob er am
Interview teilnehmen soll.
Beauftragung
Freigabe/
Veröffent
-lichung
Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (2)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20197
BeauftragungVoraus-
wahl
Auswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Falls der HR Partner einträgt, dass der BR die
Anzeige freigeben soll:
Der als zuständig hinterlegte BR erhält im Schritt
Stellenanzeige bereit zur Veröffentlichung
automatisch eine Email, in der er informiert wird,
dass die Stellenanzeige innerhalb der nächsten
Tage so veröffentlicht wird, sollte keine gegenteilige
Rückmeldung erfolgen.
Freigabe
Freigabe/
Veröffent
-lichung
Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (3)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20198
BeauftragungVoraus-
wahl
Auswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Sobald die Anzeige (intern bzw. extern) veröffentlicht
wurde, wird automatisch eine Email an den
eingetragenen BR versendet inklusive eines Links zu
der internen bzw. externen Stellenanzeige und einem
Link zur Ausschreibung im IV Portal.
Veröffentlichung
Freigabe/
Veröffent
-lichung
Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (4)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 20199
BeauftragungVoraus-
wahl
Auswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Sobald ein interner Bewerber sich
bewirbt oder auf eine
veröffentlichte Ausschreibung
zugeordnet wird, ist er im Portal
sichtbar, ein externer Bewerber ist
ab dem Schritt „Shortlist / An
Fachbereich“ sichtbar und damit
zur gleichen Zeit wie für die
Führungskraft und den HR
Partner.
Vorauswahl
Freigabe/
Veröffent
-lichung
Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (5)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201910
BeauftragungVoraus-
wahl
Auswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Der BR erhält – auch wenn er nicht an
den Interviews teilnimmt - die Info über
die Termine der geplanten Auswahlschritte
in seinem Portal.
Falls vom HR Partner eingetragen
wurden, dass der BR am Interview
teilnimmt:
Nach Bestätigung des Termins durch den
Kandidaten erhält der BR diese
Information per Email und kann den
Termin zudem automatisch in seinem
Portal sehen. Der Recruiter erhält eine
Erinnerung, den BR einzuladen.
Auswahlverfahren
Freigabe/
Veröffent
-lichung
Prozess: Einbindung des BR in den Recruiting Prozess (6)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201911
BeauftragungVoraus-
wahl
Auswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Wie zuvor wird die BR Einreichung durch den zuständigen HR
Partner erfolgen.
Die Form der Einreichung ist abhängig vom Geschäftsfeld.
Die Stelle wird bereits als „Besetzt“ oder „Teilweise besetzt“ geführt,
sobald der erste Bewerber das mündliche Angebot angenommen
hat. Darum kann es sein, dass einige Bewerber im Schritt „Absage“
angezeigt werden. Interne Bewerber werden aber selbstverständlich
weiterhin erst abgesagt, wenn die Zustimmung des BR erfolgt ist.
Entscheidung
Freigabe/
Veröffent
-lichung
Sichtbarkeit für SVP: Bewerber & Ausschreibungen Bewerber und Ausschreibungen werden in definierten Prozess-Schritten im Portal sichtbar
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201912
Schwerbehinderten-
vertrauensperson
Ausschreibungen* Interne Bewerber Externe Bewerber
Sobald eine Person mit dem Merkmal SGB IX auf die Stelle verlinkt ist.
Bis 8 Wochen, nachdem die Stelle geschlossen/storniert ist
* Einzel-, keine Sammelausschreibungen
Mit gezielten Maßnahmen wollen wir den Recruitingprozess für
Bewerber mit einer Behinderung noch weiter professionalisieren
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201913
◼ Im Impressum der Karriereseite ist ein
ausdrücklicher Hinweis auf die
grundsätzliche Möglichkeit zur
Bewerbung für Menschen mit
Behinderung zu finden: „Jeder
Arbeitsplatz bei der Bahn kann für
einen behinderten Menschen geeignet
sein. Es kommt immer auf die Art und
Schwere der Behinderung an.
Einschränkungen und Behinderungen
können im Bewerbungsprozess
berücksichtigt werden.“
◼ In Planung ist ein Video mit einem
schwerbehinderten Mitarbeiter, der
authentisch über seine Erfahrungen im
Bewerbungs-, Einstellungs-,
Onboarding- und Arbeitsprozess
berichtet.
◼ Der Bewerbungsprozess eines
behinderten Kandidaten ist detailliert
mit Verantwortlichkeiten sowie der Art
und Weise der Beteiligung der
Schwerbehindertenvertreter
beschrieben und dokumentiert. Er
entspricht den Forderungen des SGB
IX.
◼ Zur Qualitätsverbesserung dieses
Prozesses werden wir diese Thematik
zum ‚Fokusthema‘ im Oktober für
unserer Recruiter machen. Darüber
hinaus ist dieser Prozess Bestandteil
unseres Onboardings für neue
Mitarbeiter bei HM.
◼ Verstärkt führen wir für bzw. mit
behinderten Bewerbern
Alternativprüfungen und
Beratungsgespräche durch.
◼ Kandidaten die ihre Behinderung in
den Bewerbungsunterlagen angeben
und nachweisen, bekommen das
‚Merkmal‘ SGB IX im Recruitingsystem
und werden mit diesem ‚Merkmal‘ für
die Schwerbehindertenvertreter
sichtbar.
◼ In Avature bieten wir erstmalig ein
eigenes Portal für Schwer-
behindertenvertreter an, auf dem sie
sich zum Status der Bewerber
informieren können. Bei geplanten
Absagen werden sie per Email
informiert und können innerhalb von 7
Tagen Feedback zu den Bewerbern
bzw. Absagen geben.
◼ Zusätzlich haben wir die Möglichkeit,
die Anzahl von Bewerbungen und die
erfolgten Rekrutierungen von
schwerbehinderten Bewerbern
auszuwerten.
AvatureRecruitingprozessKarriereseite
Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (1)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201914
Beauftragung VorauswahlAuswahl-
verfahren
Entschei-
dung
Nach Beauftragung durch die FK wird der
HR Partner gebeten, die zuständige SVP
im HR Partner Formular zu hinterlegen.
Beauftragung
SVP Benachrichtigung Geplante Absage
Feedback
Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (2)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201915
Beauftragung VorauswahlAuswahl-
verfahren
Sobald ein Bewerber den Wert „SGB IX“ im Feld
„Besondere Merkmale“ erhält, setzt ihn der Recruiter in den
Schritt SVP Benachrichtigung.
Es wird daraufhin automatisch eine Email an die SVP
versendet mit einem Hinweis zu dem neuen Bewerber
(siehe Screenshot).
Der Recruiter wird automatisch per Email erinnert, die
Interview-Termine für alle Bewerber der Ausschreibung vor
Einladung der Bewerber mit der SVP abzustimmen. Er
kann anschl. eine Email versenden, um der SVP die
vereinbarten Termine zu bestätigen.
Die Stelle und alle darauf verlinkten Bewerber werden
im Portal für die SVP sichtbar.
Vorauswahl & SVP Benachrichtigung
Entschei-
dung
SVP Benachrichtigung Geplante Absage
Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (3)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201916
Beauftragung VorauswahlAuswahl-
verfahren
Nach Bestätigung des Termins durch den Kandidaten erhält
die SVP die Information zum Vorstellungsgespräch oder
einem anderen Auswahlverfahren per Email.
Der Termin ist auch im Abschnitt „Geplante Termine“ im
Bewerberprofil im Portal sichtbar.
Auswahlverfahren
Entschei-
dung
SVP Benachrichtigung Geplante Absage
Feedback
Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (4)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201917
Beauftragung VorauswahlAuswahl-
verfahren
Sobald der Bewerber auf einen Absage-Schritt gesetzt
wird, bekommt die SVP eine automatische Info per Email,
dass der Bewerber innerhalb einer Woche abgesagt wird.
Die Mail enthält einen Link zum Portal.
Die Absage des Bewerbers wird automatisch für 7 Tage
zurückgehalten.
Geplante Absage
Entschei-
dung
SVP Benachrichtigung Geplante Absage
Feedback
Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (5)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201918
Beauftragung VorauswahlAuswahl-
verfahren
Im Portal gibt es einen Button „Feedback zur
beabsichtigten Absage“ für die SVP.
Mit dem Abspeichern des Feedbacks im Portal, erhält der
zuständige Recruiter einen Tag vor Ablauf der 7 Tage- Frist
automatisch ein Mail mit dem Feedback der SVP. So kann
er die Absagegründe ggf. noch einmal mit diesem erörtert,
bevor die Absage tatsächlich versandt wird.
Feedback zur geplanten Absage
Entschei-
dung
SVP Benachrichtigung Geplante Absage
Feedback
Prozess: Einbindung der SVP in den Recruiting Prozess (6)
Deutsche Bahn AG | Personalgewinnung | Juli 201919
Beauftragung VorauswahlAuswahl-
verfahren
Sobald ein Bewerber mit dem Merkmal SGB IX selbst
seine Bewerbung zurückzieht oder ein Vertragsangebot
ablehnt, wir die SVP automatisch per Mail darüber
informiert.
Bewerberabsage
Entschei-
dung
SVP Benachrichtigung Geplante Absage
Feedback