Unterstützt Ihr HR-System internationales Wachstum?

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Ist Ihre HR international konkurrenzfähig? Die Herausforderungen und Hindernisse, um international im Personalwesen erfolgreich zu sein, erfordern vor allem Standardisierung. Doch nur wenige Unternehmen wissen, wie das geht oder wagen gar den Versuch. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Herausforderungen und häufigsten Fehler, damit Sie gut vorbereitet sind.

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  • 1. In partnership with: HR.Payroll.Benefits. Standardisierung der Prozesse in der Personalabrechnung und im HR-Umfeld: Fundamentale Basis fr geschftliche Flexibilitt und internationales Wachstum Untersttzt Ihr HR-System internationales Wachstum? IHREM ERFOLG VERPFLICHTET
  • 2. 2 | Fundamentale Basis fr geschftliche Flexibilitt und internationales Wachstum Die aus der zunehmenden Internationalisierung resultierenden Herausforderungen im Bereich HR werden zum zentralen Faktor fr den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. HR ist das Rckgrat eines Unternehmens und die Personalabrechnung das Hauptinstrument fr die Anerkennung seines wichtigsten Kapitals. Als solches berhren die Personalverwaltung und das Personalmanagement jeden Aspekt eines Geschftsbetriebs. Die Gesundheit eines Unternehmens hngt davon ab, wie gut HR-Daten und -Funktionen in die Systeme des Unternehmens integriert sind. Laut der ADP-Studie A Worldwide Employee View Fosters Good Decisions and Better Results aus dem Jahr 2011 glauben 89% der Unternehmen, dass ein umfassender berblick ber die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist. Doch nur 30% von ihnen verfgen tatschlich ber diesen umfassenden berblick. Dies bedeutet wiederum, dass sie sich damit Risiken und Compliance-Problemen aussetzen. Fehlende Standardisierung im Bereich HR oder mangelnde Durchgngigkeit der Personalabrechnungssysteme wird fr multinationale Konzerne schnell zu einem Problem. Der Idealzustand wre eine weltweite Harmonisierung der Personalabrechnung in allen Tochtergesellschaften eines Unternehmens. In der Praxis haben Unternehmen, die in verschiedenen Lndern operieren, jedoch mit sehr unterschiedlichen Vorschriften zu kmpfen. Die Komplexitt der internationalen Entgeltabrechnung kann das Tempo der Expansion in neue lukrative Mrkte erheblich verlangsamen und damit neue Wachstumsmglichkeiten limitieren. Die Herausforderungen und Hindernisse, um international erfolgreich zu sein, erfordern daher Standardisierung. Doch nur wenige Unternehmen wissen, wie es geht, oder wagen gar den Versuch. Aber welche Fehler treten am hufigsten auf? Es ist sicherlich hilfreich, die wichtigsten Herausforderungen zu erkennen, um diese meistern zu knnen. 89% der Unternehmen sind der Meinung, dass ein umfassender berblick ber die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist. Nur 30% der Unternehmen haben diesen Gesamtberblick.
  • 3. Fundamentale Basis fr geschftliche Flexibilitt und internationales Wachstum | 3 Internationale Herausforderung 1: Kosten Verschiedene lokale Personalabrechnungssysteme erhhen die Kosten. Die HR-Abteilungen stehen unter dem stndigen Druck, zu den Einsparungen des Unternehmens beitragen zu mssen und Wege zu finden, wie sich Kosten senken lassen. Das ADP-White-Paper Payroll at the Heart of HR Outsourcing kommt zu dem Ergebnis, dass die Entgeltabrechnung kombiniert mit der Personalverwaltung 35% der gesamten HR-Kosten ausmacht das entspricht ca. 525 US-Dollar je FTE. Davon entfllt ungefhr die Hlfte auf die Personalabrechnung mit durchschnittlich 250 US-Dollar pro FTE und Jahr. Wobei es Schwankungen zwischen den einzelnen Lndern gibt. Auerdem gibt es noch versteckte Kosten, die oft im Rahmen der Due-Diligence- Prfung auer Acht gelassen werden, die aber Auswirkungen auf das Betriebsergebnis haben. IT-Komponenten mit Softwarekosten, Ausgaben fr Wartung und Upgrades, Systemintegration und Schnittstellen, Hardware, Dienstleistungen und Beratung sowie der Zeitaufwand von Mitarbeitern fr die Entgeltabrechnungssysteme stellen dabei den grten Anteil dar. Multipliziert man das mit der Anzahl der Lnder, die durch den HR Bereich betreut werden, knnen diese Kosten erheblich sein. Wenn Unternehmen international expandieren, setzen sie in der Regel lokal verfgbare Personalabrechnungssysteme ein (Inhouse oder an verschiedene Anbieter ausgelagert) oder sie nutzen vorhandene Tools. Fundamentale Basis fr geschftliche Flexibilitt und internationales Wachstum
  • 4. 4 | Fundamentale Basis fr geschftliche Flexibilitt und internationales Wachstum Konsolidierung von Insellsungen Bei Unternehmen mit mehreren lokalen Personalabrechnungssystemen fallen zustzliche Kosten fr die Konsolidierung der Daten an. Die Konsolidierung von Berichten, die aus verschiedenen Systemen stammen, ist sehr zeitaufwendig. Philippe Mennrath, HR Director bei KNAUF, einem globalen Anbieter von Baustoffen, erklrt: Der Kauf von Konkurrenten stellt uns vor groe Herausforderungen in Bezug auf deren Integration - angefangen von der Aufgabe, den neuen Mitarbeitern unsere Arbeitsweise zu vermitteln, bis hin zur Integration der Mitarbeiter in unsere HR- und Personalabrechnungssysteme. Das Management zahlreicher Systeme oder Anbieter erfordert eine endlose Konsolidierung von Informationen und Berichten und stellt einen erheblichen Verwaltungsaufwand dar. Die dazu erforderlichen Ressourcen treiben nicht nur die Kosten in die Hhe, sie haben auch Auswirkungen auf die Fhigkeit, gute unternehmerische Entscheidungen zeitnah zu treffen. Lokale Systeme fr den weltweiten Einsatz Pepita Morales Saldana, Global Payroll Manager bei TomTom, einem Anbieter von GPS-Navigationssystemen, der 2006 mit einigen wenigen Bros in den Niederlanden begonnen hat und inzwischen in 40 Lndern ttig ist, erinnert sich: Wir nutzten ein lokales niederlndisches Payroll-System und setzten es auch als HRIS (Human Resources Information System) ein. Wie Sie sich vorstellen knnen, hat uns das eine Menge Schwierigkeiten bereitet. Wir hatten ein lokales niederlndisches System, in dem alle Informationen ber alle Mitarbeiter weltweit erfasst werden mussten. Es gibt eine Menge an lokalen Informationen, die gespeichert werden mssen, aber das System war nicht fr die Speicherung globaler Informationen ausgelegt - es war nur fr die in den Niederlanden blichen Daten konzipiert. Diese Art und Weise, die internationale Entgeltabrechnung und Personalverwaltung durchzufhren, ist sehr zeitaufwendig und erhht die Kosten fr IT-Infrastruktur, Support und regelmige Wartung. Der Kauf von Konkurrenten stellt uns vor groe Herausforderungen in Bezug auf deren Integration - angefangen von der Aufgabe, den neuen Mitarbeitern unsere Arbeitsweise zu vermitteln, bis hin zur Integration der Mitarbeiter in unsere HR- und Personalabrechnungssysteme. Philippe Mennrath, KNAUF Ein einziger Anbieter mit einem einzigen Vertrag ermglicht Kostentransparenz
  • 5. Fundamentale Basis fr geschftliche Flexibilitt und internationales Wachstum | 5 Es gibt eine Menge von lokalen Informationen, die gespeichert werden mssen, aber das System war nicht fr die Speicherung globaler Informationen ausgelegt. Pepita Morales Saldana, TomTom Gibt es eine bessere Lsung? Im Forschungsbericht von Webster Buchanan Multi- country Payroll: Analysing the Business Benefits and Challenges wird dargelegt, dass die Kosten einen wesentlichen Aspekt von multinationalen Payroll- Business-Cases darstellen werden und dass berall dort, wo Unternehmen ihre manuellen Systeme automatisieren oder ihre Prozesse optimieren, ein Potenzial fr direkte Kosteneinsparungen existiert. Die globale Benchmarking-Studie (GBS) der Jeitosa Group International fand heraus, dass bei leistungsstarken Unternehmen die Wahrscheinlichkeit weitaus hher ist, ber ein globales Team von HR-Spezialisten zu verfgen, das sowohl die Sicht, als auch die Verantwortung fr eine korrekte Entgeltabrechnung auf Landesebene ber die gesamte Organisation hinweg hat. TomTom hat ein zentrales Service-Zentrum eingerichtet, das die Entgeltabrechnung durchfhrt. Dieses Zentrum bietet standardisierte Prozesse und Services und ermglicht dadurch ein besseres Kostenmanagement. Die Gebhren sind klar definiert, so dass wir ganz genau wissen, welche Kosten die Personalabrechnung verursacht. Auerdem ist es unmglich, in jedem Land ber einen Experten zu verfgen. Dies ist der Grund dafr, warum wir dieses Wissen einkaufen mssen. Denn wir haben viele Lnder, in denen wir nur wenige Mitarbeiter beschftigen, so dass es nicht wirtschaftlich wre, in jedem Land einen eigenen Spezialisten fr die Personalabrechnung vorzuhalten sagt Morales Saldana. VORTEILE STANDARDISIERTER PROZESSE FR DIE KOSTENSENKUNG: Kalkulierbare und skalierbare Kosten Ein Preismodell pro Region mit einer einzigen Rechnung in einer einzigen Whrung Reduziert die Gesamtbetriebskosten (TCO) durch Managed Services, bei denen Wartungs- und Infrastrukturkosten entfallen Vereinfacht die Arbeitsablufe durch das automatische Aktualisieren der lnderspezifischen Abrechnungsdaten aus dem zentralen ERP oder HRIS Vermeidet kostspielige Fehler aufgrund mangelnder Kenntnisse oder fehlender Transparenz Bietet durch eine einzige Rechnung fr alle Lnder einen berblick ber die gesamten Kosten Hlt die Systeme in Bezug auf die sich stndig ndernden nationalen Vorschriften und Gesetze fr die Entgeltabrechnung aktuell Ermglicht die Regionalisierung oder Shared-Service-Initiativen durch das Bereitstellen einer zentralen Plattform und einer zentralen Benutzeroberflche fr die globale Personalabrechnung Dierk Russell, HRIS Manager EMEA bei Covidien, einem Medizintechnik-Unternehmen, das von einer fragmentierten Entgeltabrechnung zu einem standardisierten Outsourcing-Modell in EMEA wechselte, stellt fest, vor dem Outsourcing waren wir nicht in der Lage, die