Updateanleitung - VHU-Software · 2020. 10. 15. · Ihre VHU Software GmbH. Kontakt: Dirk...

Updateanleitung 12/08 auf 20/09

Vorwort

DLRG Vereinsverwaltung Version Updateanleitung von 12/08 auf 20/09 2

Sehr geehrte Anwender, herzlich willkommen bei der DLRG-Vereinsverwaltung der VHU Software GmbH, Ihrem Programm zur Unterstützung der ehrenamtlichen Arbeit. Eine Vielzahl von DLRG-Gliederungen hat in den vergangenen Jahren zur Weiterentwicklung dieses speziell für die DLRG entwickelten Programms beigetragen, wofür wir uns herzlich bedanken.

Auch Ihre Vorschläge und Anregungen nehmen wir gerne entgegen.

Ihre VHU Software GmbH

Kontakt: Dirk Chalupnizek — [email protected]

Internet: www.vhu-software.de

• Danksagungen

Ein besonderer Dank gilt den Kameraden und allen Gliederungen die mit ihren Anregungen / Fehlermeldungen entscheidend zur erfolgreichen Einführung und Weiterentwicklung der Software in der DLRG beigetragen haben.

Ihre VHU Software GmbH

Software Version: 20/09 Release 01.00-151020-Build 20.9.1 Zusatzinformation: 1. Auflage 10/20 Autor: Dirk Chalupnizek

mailto:[email protected]

http://www.vhu-software.de/

Inhaltsverzeichnis


1 Vor dem Start des Updates ............................................................................................ 4

1.1 Vorbereitung der alten Daten .................................................................................. 4

1.1.1 Datenbankwartung ........................................................................................... 4

1.1.2 Prüfen der Version ........................................................................................... 4

1.1.3 Sichern der Daten der bisherigen Version ........................................................ 4

1.2 Verzeichnis „Data“ prüfen ........................................................................................ 5

1.3 Download der Updatedatei ...................................................................................... 5

1.3.1 Update vorbereiten ........................................................................................... 5

1.3.2 Ausführen der Datei ......................................................................................... 5

1.3.3 Auswahl des Installationsverzeichnisses .......................................................... 6

1.3.4 Zielverzeichnis ausgewählt .............................................................................. 7

1.3.5 Aktualisierung vornehmen ................................................................................ 7

2 Vereinsverwaltung starten .............................................................................................. 8

2.1 Start der Aktualisierung ........................................................................................... 8

2.2 Erste Datensicherung der Version 20/09 ................................................................. 8

3 Neuerungen ................................................................................................................... 9

3.1 Modul Mitglieder ...................................................................................................... 9

3.1.1 Mitglieder bearbeiten ........................................................................................ 9

3.1.2 Mitglieder löschen ...........................................................................................10

3.2 Modul Verein ..........................................................................................................13

3.3 Modul Finanzen ......................................................................................................14

3.3.1 Steuerschlüssel ...............................................................................................14

3.3.2 Buchen ............................................................................................................14

3.3.3 Zuwendungen verwalten .................................................................................14

3.4 Modul Technik/Statistik ..........................................................................................16

3.4.1 Technische Statistik ........................................................................................16

3.4.2 Mitgliederstatistik erstellen ..............................................................................16

3.4.3 Mitgliederstatistik anzeigen .............................................................................16

3.4.4 Individuelle Statistik anzeigen .........................................................................17

3.5 Modul System/Beenden .........................................................................................17

3.5.1 Benutzerverwaltung ........................................................................................17

3.5.2 Datensicherung ...............................................................................................18

4 Bitte zum Abschluss ......................................................................................................18

Vor dem Update auf 20/09


1 Vor dem Start des Updates

Lesen Sie bitte diese Informationen sorgfältig durch. Eine Nichtbeachtung kann ggf. den Verlust der Daten nach sich ziehen.

Die VHU Software GmbH schließt bei Nichteinhaltung der Updateanleitung jegliche Haftung für Datenverluste aus.

Das Update ist nur in Zusammenhang mit der Version 12/08 einzusetzen.

Verwenden Sie diese Version noch nicht, wenden Sie sich an VHU Software GmbH.

Das Update auf die Version 20/09 kann nur fehlerfrei durchlaufen, wenn keine Fehlermeldungen bei der Datenbankwartung auftreten. Darum bitte sorgfältig die nachfolgenden Punkte beachten.

Verwenden Sie eine ältere Version als 12/08 Release 3.20 führt das Update zu einer nicht lauffähigen Version.

1.1 Vorbereitung der alten Daten

1.1.1 Datenbankwartung

Bevor Sie die Daten sichern, müssen Sie unbedingt eine Datenbankwartung durchführen (s. Handbuch Kapitel 12.1). Sollte die Datenbankwartung melden, dass eine Datei von einem anderen Benutzer verwendet wird, oder einen anderen Fehler anzeigt, wird das das Update nicht fehlerfrei durchlaufen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte umgehend an uns.

1.1.2 Prüfen der Version

Wenn Sie das alte Programm starten, schauen Sie unter „Hilfe – Info“ nach.

Dort muss der Text „Version 12/08 Release 3.20-161219 - Build: 12.8.29“ stehen. Nur dann können Sie das Update verwenden.

1.1.3 Sichern der Daten der bisherigen Version

Kopieren Sie das gesamte Installationsverzeichnis (vhu_verein oder das von Ihnen festgelegte Installationsverzeichnis) auf einen externen Datenträger (CD/Stick etc.). So können Sie im Notfall eine komplette Rücksicherung Ihres alten Datenbestandes vornehmen, wenn beim Update Probleme auftauchen sollten.

Sollten Sie dennoch Fragen haben, dann wenden Sie sich bitte umgehend an uns.

Bewahren Sie den Datenbestand getrennt von Ihrem Rechner und vor fremden Zugriff geschützt auf.



1.2 Verzeichnis „Data“ prüfen

Das Update kann nicht fehlerfrei durchlaufen, wenn Dateien im Ordner „Data“ stehen, die dort nicht hineingehören. Einige Dateien können noch aus „Alt-Versionen“ stammen, die nun entfernt werden müssen.

Folgende Dateien sind unbedingt vor dem Update zu entfernen:

a) „GenDBC.dbf“ + „GenDBC.FPT“

b) Alle Dateien, die vor dem letzten Punkt „_exp.dbf“ stehen haben

c) Alle Dateien, die mit „Kopie…“ beginnen

d) Alle Word, Excel oder Access Dateien. Verschieben Sie diese in einen neuen Ordner

e) Dateien „vhu_verein.FXP“, „VHU_VEREIN.krt“, „VHU_VEREIN.PJT“, „VHU_VEREIN.pjx“,

„vhu_vereinkrt.dbf“ und „vhu_vereinkrt.FPT“.

Sollten Sie sich das nicht zutrauen, wenden Sie sich bitte umgehend an

[email protected] oder [email protected], wir helfen Ihnen gerne weiter.

1.3 Download der Updatedatei

Aus dem geschützten Bereich die ausführbare Datei „Update auf 20-09.exe“ herunterladen in ein Verzeichnis eurer Wahl.

1.3.1 Update vorbereiten

Beenden Sie eine laufende DLRG Vereinsverwaltung und nur wenn Sie alle Schritte aus dem Kapitel 1.1 befolgt haben sollten Sie das Update durchführen!

1.3.2 Ausführen der Datei

Führen Sie nun die Datei „Update auf 20-09.exe“ aus und es erscheint folgender Hinweis:

Abbildung 1 Start Aktualisierung





Klicken Sie nun auf und der Vorgang wird gestartet. Sollten Sie eine Fehlermeldung haben, dann wurde die Datei nicht vollständig heruntergeladen. Wiederholen Sie den Vorgang aus Kapitel 1.3.

1.3.3 Auswahl des Installationsverzeichnisses

Im nächsten Schritt müssen Sie das Installationsverzeichnis Ihrer Vereinsverwaltung auswählen. Der Ordner muss dabei nicht unbedingt „vhu_verein“ heißen. Wichtig ist es aber, dass nicht die Unterordner ausgewählt sind, da sonst die Aktualisierungen an einen falschen Ort kopiert werden.

Abbildung 2 Auswahl Installationsverzeichnis

Klicken Sie auf um den Installationspfad auszuwählen.

Abbildung 3 Pfad suchen

Klicken Sie auf „Dieser PC“ und die entsprechenden Laufwerke werden nun angezeigt.

Abbildung 4 Laufwerksauswahl



1.3.4 Zielverzeichnis ausgewählt

Wählen Sie das entsprechende Laufwerk und den Installationsordner der DLRG Vereinsverwaltung aus.

Abbildung 5 aktueller Versionspfad

Klicken Sie nun auf und der Startbildschirm wird mit dem Zielverzeichnis abgebildet.

1.3.5 Aktualisierung vornehmen

Abbildung 6 Aktualisierung starten

Lassen Sie die Einstellung „Dateien ohne Rückfrage überschreiben“ bitte so wie sie beim Start war und

klicken nun auf

Wenn der Vorgang beendet ist klicken Sie auf „Schließen“.

Der erste Start


2 Vereinsverwaltung starten

Wenn Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung angelegt haben, dann klicken Sie diese an. Sie muss den Titel haben „DLRG Vereinsverwaltung“. Sollten sie diese nicht haben, schauen Sie bitte in der Systemsteuerung nach, ob eine „DLRG Vereinsverwaltungsversion“ dort aufgeführt wird.

Sollte das nicht der Fall sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

2.1 Start der Aktualisierung

Nach dem Programmstart wird nicht wie gewohnt der Anmeldedialog erscheinen, sondern folgender Text.

Abbildung 7 Aktualisierung starten

Klicken Sie auf

und die Datenbank wird aktualisiert.

Die Dauer hängt von der Größe der Datenbank ab.

Wird während des Datenbankupdates ein Fehler angezeigt, nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit uns auf.

Nach Abschluss der Aktualisierung erscheint wie gewohnt der Anmeldedialog. Melde Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort an. Es wird nun der Desktop in gewohnter Darstellung angezeigt.

Klicken Sie nun auf „Mitglieder bearbeiten“ und Ihre Mitglieder sollten wie gewohnt angezeigt werden. Verwenden Sie nur die Finanzbuchhaltung dann klicken Sie auf „Buchen“ und Ihre Buchhaltungsdaten werden angezeigt.

Sollte das nicht der Fall sein, nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit uns auf.

2.2 Erste Datensicherung der Version 20/09

Wenn alle Ihre Daten vorhanden sind, dann erstellen Sie nun als erstes eine Datensicherung mit der neuen Version. Datensicherungen aus der Version 12/08 lassen sich nun nicht mehr zurücksichern. Legen Sie diese Datensicherung auf einem Stick o.ä. ab.

Änderungen der Version 20/09


3 Neuerungen

Anmerkung der Redaktion: Die Neuerungen können derzeit aus technischen Gründen nicht in das bestehende Handbuch integriert werden. Wie bitten um Nachsicht.

3.1 Modul Mitglieder

3.1.1 Mitglieder bearbeiten

Ein Wunsch des Bundesverbandes war die Einführung der neuen Geschlechtsbezeichnung „divers“.

Abbildung 8 Geschlecht auswählen

Die bisherigen Geschlechter „männlich, weiblich und ohne“ bleiben unangetastet, die neue Bezeichnung wird angehangen.

Bei der Statistik wird sie ebenfalls ausgewertet ab diesem Jahr!

3.1.1.1 Mitglieder Auskunft Von den Stammdaten kann nun direkt ein Ausdruck angestoßen werden. Dazu wurde in der Eingabemaske der Punkt „Auskunft“ ergänzt.

Abbildung 9 Mitglieder Auskunft

Die Drucksteuerung erfolgt wie bei den Finanzberichten zum Jahresabschluss.



Abbildung 10 Ausdruck Mitglieder-Auskunft

3.1.2 Mitglieder löschen

Seit Einführung der neuen EU-DS GVO sollen Mitgliederdaten, wenn Sie es bei der Kündigung wünschen umgehend anonymisiert werden. So können die Daten in der Statistik noch erhoben werden.

Dazu wurde der bisherige Menüeintrag entsprechend erweitert.

Sollte ein neues Mitglied erfasst worden sein, dass unmittelbar vor einem Beitragseinzug seine Kündigung ausspricht, dann ist die Funktion mit der aufgerufenen Maske realisierbar.



Abbildung 11 Mitglied löschen im Beitragsjahr

Die Auswahl kann über das Feld vorgenommen werden.

Wird die Option „Löschen nach EU-DS GVO“ ausgewählt, dann erscheint folgendes Formular.

Abbildung 12 Löschen nach EU-DS GVO



Die Auswahl kann über das Feld vorgenommen werden.

3.1.2.1 Austrittsdatum größer 2 Jahre Mitglieder die länger als 2 Jahre ausgetreten sind werden unmittelbar aus der Datenbank gelöscht.

Abbildung 13 Löschen nach EU-DS GVO

3.1.2.2 Austrittsdatum letztes Beitragsjahr Mitglieder aus dem vorherigen Beitragsjahr werden noch nicht gelöscht, sondern erst einmal Anonymisiert.

Abbildung 14 Anonymisieren nach EU-DS GVO

Abbildung 15 Daten nach Anonymisierung

Eine Löschung der Anonymen Mitglieder wird dann automatisch mit der Jahresumstellung vorgenommen.



3.2 Modul Verein

Bislang konnte im Modul Verein unter Einstellungen eine Verrechnung ausgewählt werden. Sie wurde jedoch nicht berücksichtigt.

Abbildung 16 Beitragsverrechnung



3.3 Modul Finanzen

3.3.1 Steuerschlüssel

Die Steuersatzanpassung in der Corona-Zeit konnte bereits vorab heruntergeladen werden, werden aber mit diesem Update erneut übergeben.

3.3.2 Buchen

In den Splittbuchungen ist es nun auch möglich dort die Beträge als Nettobetrag einzutragen und dann entsprechend den Steuerschlüssel auswählen.

Abbildung 17 Splittbuchung

Die weiteren Eingaben sind dem Handbuch zu entnehmen.

3.3.3 Zuwendungen verwalten

Seit April 2020 werden neue Blanko-Einzelblätter für Geldzuwendungen von der Materialstelle versendet. Diese Layoutänderung wirkt sich auch auf viele einzelne Druckpassagen aus. Da sicherlich noch alte Formulare bei den Gliederungen vorhanden sind, haben wir für die neuen (leider auch unter der gleichen Materialnummer) einen extra Button eingefügt der sich farbig von den älteren Formularen abhebt. Sobald die Sachzuwendungs-Formulare neu aufgelegt werden, wird es auch hierfür eine Anpassung geben.



Abbildung 18 Neue Spendenformulare in Blankoausführung

Abbildung 19 Zuwendungsmenü

Wird auf diesen Button geklickt, kann das in Abbildung 18 angezeigt Spendenformular verwendet werden.



3.4 Modul Technik/Statistik

3.4.1 Technische Statistik

Die technische Statistik wurde aus dem Formular komplett entfernt.

3.4.2 Mitgliederstatistik erstellen

Wenn die XML-Datei für das ISC mit diesem Menüpunkt erstellt wird ist auch die Anpassung des Geschlechts „divers“ berücksichtigt worden.

3.4.3 Mitgliederstatistik anzeigen

Abbildung 20 Mitgliederstatistik

In dem Formular „Mitgliederstatistik anzeigen“ und dem entsprechenden Report sind die Zahlen um die jeweiligen „divers“ Mitglieder erweitert worden.



3.4.4 Individuelle Statistik anzeigen

Abbildung 21 Individuelle Statistik

In dem Formular „Indiv. – Statistik bearbeiten“ und dem entsprechenden Report sind die Zahlen um die jeweiligen „divers“ Mitglieder erweitert worden.

3.5 Modul System/Beenden

3.5.1 Benutzerverwaltung

Da es bei der Aktualisierung der Datenbank vorkommen kann, dass die Datei mit den Benutzern nicht korrekt aktualisiert werden kann, wird mit dem Update nur der Benutzer „ADMIN“ übergeben. Die angelegten Benutzer sollten auf keinen Fall überschreiben werden. Mit dem Klick auf das erste Symbol in der Menüleiste können Sie neue Benutzer anlegen.

Abbildung 22 Menüleiste



3.5.2 Datensicherung

Die Änderung des Dateinamens hat sich von:

„Sicherung_Vereinsverwaltung_Version_12_08_201812061140“

auf

„Sicherung_Vereinsverwaltung_Version_20_09_202010061140“

geändert.

Damit sind ältere Versionen nicht mehr verwendbar.

4 Bitte zum Abschluss

Wir versuchen immer die Software fehlerfrei auszuliefern. Es kann aber immer mal vorkommen, dass Fehlermeldungen vom Programm erzeugt werden. Wir möchten Euch daher bitten uns das umgehend mitzuteilen. Dabei sind neben den Informationen zum Betriebssystem auch die Vorgehensweise die zum Fehler führten wichtig. So kann ein Fehler von uns nachvollzogen und beseitigt werden.

Abbildungsübersicht


Abbildung 1 Start Aktualisierung ............................................................................................ 5 Abbildung 2 Auswahl Installationsverzeichnis ........................................................................ 6 Abbildung 3 Pfad suchen ....................................................................................................... 6 Abbildung 4 Laufwerksauswahl ............................................................................................. 6 Abbildung 5 aktueller Versionspfad ....................................................................................... 7 Abbildung 6 Aktualisierung starten ........................................................................................ 7 Abbildung 7 Aktualisierung starten ........................................................................................ 8 Abbildung 8 Geschlecht auswählen ....................................................................................... 9 Abbildung 9 Mitglieder Auskunft ............................................................................................ 9 Abbildung 10 Ausdruck Mitglieder-Auskunft .........................................................................10 Abbildung 11 Mitglied löschen im Beitragsjahr .....................................................................11 Abbildung 12 Löschen nach EU-DS GVO ............................................................................11 Abbildung 13 Löschen nach EU-DS GVO ............................................................................12 Abbildung 14 Anonymisieren nach EU-DS GVO ..................................................................12 Abbildung 15 Daten nach Anonymisierung ...........................................................................12 Abbildung 16 Beitragsverrechnung .......................................................................................13 Abbildung 17 Splittbuchung ..................................................................................................14 Abbildung 18 Neue Spendenformulare in Blankoausführung ................................................15 Abbildung 19 Zuwendungsmenü ..........................................................................................15 Abbildung 20 Mitgliederstatistik ............................................................................................16 Abbildung 21 Individuelle Statistik ........................................................................................17 Abbildung 22 Menüleiste ......................................................................................................17

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