Urlaubsmanager V3.22 Hilfe - AddWare · 2016. 12. 5. · - Neu: Outlook Redemption V4.8.0.1172...

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Urlaubsmanager V3.22 Hilfe

Anwenderhandbuch

Urlaubsmanager V3.22 Hilfe2


Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Teil I Willkommen 1

Teil II Was ist neu ? 2

Teil III Lizenzbestimmungen 18

Teil IV Programmteile 19

................................................................................................................................... 201 Antrag stellen

................................................................................................................................... 232 Einträge

................................................................................................................................... 273 Abwesenheitsverwaltung

................................................................................................................................... 314 Auswertung

................................................................................................................................... 345 Nachrichten

................................................................................................................................... 356 Abwesenheits-Assistent

................................................................................................................................... 367 Kalender

................................................................................................................................... 378 Stellvertretungen

Teil V Administration 42

................................................................................................................................... 441 Globale Einstellungen

......................................................................................................................................................... 44Vorgaben

......................................................................................................................................................... 47Erweitert

......................................................................................................................................................... 51Terminleisten

......................................................................................................................................................... 55Updates

......................................................................................................................................................... 57Benutzerfelder

.................................................................................................................................................. 61Qualifikationen Überwachen

......................................................................................................................................................... 67Datenbank-Wartung

................................................................................................................................... 682 An-/Abwesenheiten

................................................................................................................................... 763 Benutzerverwaltung

......................................................................................................................................................... 81Abteilungen

.................................................................................................................................................. 83Zuständigkeiten

.................................................................................................................................................. 85Einschränkungen

.................................................................................................................................................. 86MS Exchange

.................................................................................................................................................. 87Informationen

......................................................................................................................................................... 88Mitarbeiter

.................................................................................................................................................. 90Information

.................................................................................................................................................. 92Benutzerfelder

.................................................................................................................................................. 94Abhängigkeiten

.................................................................................................................................................. 95Berechtigungen

.................................................................................................................................................. 98Urlaubsdaten

.................................................................................................................................................. 103Memo

................................................................................................................................... 1054 Projekte

................................................................................................................................... 1105 Überstundenverwaltung

......................................................................................................................................................... 112Mitarbeiter

3Inhalt


......................................................................................................................................................... 115Überstundenverfall

......................................................................................................................................................... 118Einstellungen

......................................................................................................................................................... 119Auswertung

................................................................................................................................... 1206 Länder / Feiertage

................................................................................................................................... 1247 Lizenzen

................................................................................................................................... 1258 Optionen

......................................................................................................................................................... 129Kalender

......................................................................................................................................................... 132Benachrichtigungssystem

......................................................................................................................................................... 134Sonstiges

......................................................................................................................................................... 136Anmeldung

Teil VI Installation 137

................................................................................................................................... 1381 1.Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank

................................................................................................................................... 1402 2. Netzwerk-Installation (Client)

................................................................................................................................... 1433 3. Installationsmethode vorkonfigurieren (Silent-Installation)

................................................................................................................................... 1464 4. Der Addware Database Connector (CreateADB)

Teil VII Tipps & Tricks 147

................................................................................................................................... 1471 Qualifikationen überwachen

................................................................................................................................... 1522 Benutzerfelder erstellen

................................................................................................................................... 1563 Mehrfachgenehmigungen

................................................................................................................................... 1574 Betrieb in Terminalserverumgebungen (Citrix)

................................................................................................................................... 1585 Unterschied Abteilungsleiter / Teamassistent

................................................................................................................................... 1596 Abwesenheitsverwaltung / Auto Refresh

................................................................................................................................... 1597 Commandline Parameter

................................................................................................................................... 1618 Allgemeine Tipps zur Abwesenheitsverwaltung

................................................................................................................................... 1669 Erweiterte Suche

................................................................................................................................... 16710 Umwandlung Demo- in Lizenzversion

................................................................................................................................... 16911 Silent Installation

Teil VIII Datensicherung &Wiederherstellung 171

................................................................................................................................... 1711 Datensicherung

................................................................................................................................... 1722 Datenwiederherstellung

Teil IX Kontakt & Support 174

Teil X Hotkey Menü (ctrl-alt-f12) 175

Vorwort

Der AddWare UrlaubsManager 3.0 unterstützt die unternehmensweite Urlaubs- und Abwesenheits-verwaltung. Er optimiert den Prozess der Urlaubsplanung von der Antragstellung über die Bearbeitung bishin zur automatischen Erfassung in den Urlaubskonten der Mitarbeiter. Dabei ist der AddWareUrlaubsManager 3.0 nicht nur eine einfache Überarbeitung der Vorgängerversion. Vielmehr wurdenzahlreiche neue Funktionen integriert bzw. vorhandene weiterentwickelt, um die Urlaubs- undAbwesenheitsverwaltung noch schneller, flexibler und komfortabler zu gestalten.


Urlaubsmanager V3.22 Hilfe

1Willkommen


1 Willkommen

UrlaubsManager 3.22Stand: Januar 2010

Onlinehilfe

2 Urlaubsmanager V3.22 Hilfe


2 Was ist neu ?

3Was ist neu ?


01.07.2010 - Release 22 Rev 19

- Neu: Verfallsdatum kann für jedes Jahr separat gespeichert werden- Neu: Neues Feld: Ausgezahlter Resturlaub in Jahresdaten- Neu: Tooltips im Kalender für Stellvertretungen- Neu: Neue Eintragsklasse: Flexibler Anzeigename Bei dieser Eintragsklasse können Sie über das Notiz(bzw. Info)-Feld eine Beschriftung für die Kalenderbezeichnung eintragen. Nützlich z.B. für Speditionsunternehmen (Fahrzeuge /Faherer) oder Bauunternehmen (Baustelle).- Neu: Optimierung der Personalstärke (Tagesansicht, Tooltips von Tagen)- Neu: Eine Kalenderwoche kann nun gedruckt werden (Kalender drucken...)- Neu: Mehrfachgenehmigung: Möglichkeit, sofort einen Genehmigungsschritt einzuleiten(Antragsstellung)- Neu: UserBrowser für das Active Directory optimiert- Neu: Möglichkeit, nur zukünftige Serieneinträge zu stornieren (anstatt alle)- Neu: Bei Mehrfachgenehmigungen kann im Antragsschritt sofort eine Zustimmung erteilt werden- Neu: In der Tagesansicht können beantragte Einträge mitausgewertet werden- Fix: Probleme in der Lizenzanzeige der aktiven Benutzer behoben- Fix: Wenn eine Abwesenheit mit Überstunden gewählt war wurden falsche Überstundenwertevorgeschlagen- Fix: Nicht genehmigungspflichtige Abwesenheiten können nun komplett von den Mitarbeiternbearbeitet werden.- Fix: Kollisionserkennung griff nicht bei beantragten Einträgen- Fix: ADB Erstellung erfordert nun UAC Zustimmung zur Konfiguration (WindowsBenutzerkontensteuerung)- Fix: Wenn beantragte Urlaubseinträge von einem anderen Benutzer als dem Antragssteller (z.B. Abteilungsleiter) storniert wurde, wurde ein falscher Mitarbeiter informiert.- Fix: Fehlerhafter Nachrichtenverlauf bei neuen Anträgen (durch anderen Benutzer)- Fix: Fehlerhafter Nachrichtenverlauf bei stornierten Anträgen (durch anderen Benutzer)- Fix: CreateADB: Runtime Error 380 bei Programmstart behoben- Fix: Unterstützung von Outlook 2010 (x86)- Fix: Anmeldung per Command Line Paramter funktionierte nicht mehr

21.12.2009 - Release 22 Rev 18

- Neu: In der Tagesansicht kann direkt die Kalenderansicht übernommen werden- Neu: Verbesserte Tagesansicht (Mehrere Auswertungsarten)- Neu: Unterstützung für MySQL 5.1 ODBC Treiber- Neu: Neuer UserBrowser für das Active Directory- Neu: Windows 7 kompatibel- Neu: In der Urlaubstabelle im Jahreskalenderausdruck werden jetzt auch die Krankheitstage aufgelistet - Neu: Im Detailreport werden nur vorhandene Einträge gedruckt (Summen in Tagen)- Neu: Wochenansicht im Kalender (Klick auf Kalenderwoche oder Wochentag)- Neu: Neue Ferientermine bis 2012- Neu: Personalnummern werden im Kalenderausdruck gedruckt (wenn im Kalender angezeigt)- Neu: Bei Serieneinträgen können Stellvertreteranfragen ausgelassen werden- Neu: Verbesserter Active Directory Browser- Neu: Vereinfachtere Datenbankkonfiguration- Neu: Outlook Redemption V4.8.0.1172 Damit ist ein Fehler behoben der auftrat wenn neue Exchange Kalendereinträge erstelltwurden- Neu: Benutzer mit Passwort können Ihr Passwort ändern (Abwesenheitsverwaltung / MeineAktionen)



- Fix: Fehler bei Benutzerwechsel (Objekt nicht gefunden) behoben- Fix: Die Reihenfolge der Urlaubstabellenfelder im Jahreskalenderausdruck hat nicht gestimmt- Fix: Benachrichtigungsregeln wurden in Mitarbeitereigenschaften als Abteilungsleiter-Zuweisung dargestellt.- Fix: Kompatibel mit SQL Server 2005 Datenbanken- Fix: Ausgeblendete Mitarbeiter konnten nicht manuell wieder eingeblendet werden- Fix: Erinnerungstermin von Kalendereinträgen wurde ein Tag zu früh gesetzt- Fix: Anzeigefehler in der Stellvertretungsübersicht behoben- Fix: Falsche Positionierung des Menus wenn die Taskleiste nicht unten plaziert ist- Fix: Beantragte Urlaubseinträge konnten genehmigt werden wenn noch kein neues Jahr angelegtwar- Fix: In den Auswertungen wurde bei "Alle Anzeigen" falsche oder keine Daten ermittelt

23.07.2009 - Release 22 Rev 17

- Neu: Kollisionsfeature Mit gehaltener Strg-Taste können Sie nun im Kalender direkt Kollisionen automatisch lösen. Dies ist vor allem von Nutzen wenn z.B. ein Mitarbeiter während des Urlaubes krank wird. Beispiel: Halten Sie Strg gedrückt und ziehen Sie den Eintrag direkt über den Urlaubseintrag. Wenn der Eintrag getätigt werden soll bekommen Sie eine Meldung dass der Eintrag mit demUrlaub kollidiert. Falls Sie entsprechende Berechtigungen haben können Sie unten links imMeldungfenster die Option "Kollidierende Einträge automatisch anpassen" wählen. Dadurch werden beim Speichern alle kollidierenden Einträge angepasst (und auch gelöscht wenn komplett überschrieben) und ggf. auch geteilt.- Neu: Ausgeblendete Mitarbeiter werden "gemerkt" Hinweis: Zurücksetzen der ausgeblendeten Mitarbeiter ist nur über "Datei/Neu" möglich!- Neu: Jubiläumsliste (Auswertung)- Neu: In der Auswertung "Mitarbeiter: Detailreport (Selektiert)" wird der Stellvertreter mitausgegeben- Neu: Stellvertretungen können im Kalender gedruckt werden- Neu: Korrekturfunktion für Kalkulation in den Datenbanktoos (Globale Einstellungen)- Neu: Arbeitszeiten "Halbtags" werden im Kalender speziell gekennzeichnet- Neu: Geplanter Urlaub kann ausgewertet werden (Selektion Einträge)- Neu: Zusatzmodul zur Anzeige der Personalstärke pro Abteilung und der gesamten Ansicht(Ansicht / Personalstärke anzeigen) Hinweis: Diese Option macht die Kalenderdarstellung etwas langsamer und sollte nur beischnelleren Rechnern permanent eingesetzt werden. (Hinweis: Kostenpflichtiges Zusatzmodul)- Neu: Im Word-Detailreport wird der hinterlegte Kommentar gedruckt (wenn vorhanden)- Neu: Anzeige im Detail-Report und Eintragsübersicht optimiert (Modifikatoren, Überstunden)- Neu: Birthday-Tool (Import von Jubiläen)- Neu: Einige kleinere Anpassungen an Auswertungen - Neu: Bei Eingabe des Austrittsdatums wird automatisch geprüft ob noch Einträge danachexistieren- Neu: Informationsmails werden bei Serieneinträgen bei deaktivierter Mailfunktion auch nichtmehr verschickt- Neu: Tagesmarkierung... der aktuell gewählte Tag (Spalte) wird nun in mit einer durchgezogenenLinie dargestellt- Fix: Probleme mit der Outlook 2007 Gruppenrichtlinie "Cached Mode" behoben (Forced CachedMode)- Fix: Benutzerdefinierte Feldinformationen gingen beim Ändern/Verschieben verloren- Fix: Die Anzahl der Arbeitstage wurde in der Auswertung Statistik (Selektiert) nicht korrektausgegeben (Eintritts- und Austrittsdatum)

5Was ist neu ?


- Fix: Einige Auswertungen werteten den Resturlaub ohne Berücksichtigung des beantragtenUrlaubes aus- Fix: Probleme bei Benutzerzuweisung aus mehreren Domänen behoben- Fix: Benutzername des Erstellers wurde bei den Eintragdetails nicht mehr angezeigt

13.02.2009 - Release 22 Rev 16

- Fix: Stornierungsanträge konnte nicht mehr genehmigt werden wenn eine Mehrfachgenehmigunghinterlegt war- Fix: Urlaub konnte genehmigt werden auch wenn das Jahr noch nicht angelegt war- Fix: Bei Änderung des Vorgabewertes für Jahresurlaub bei einem Mitarbeiter werden nun auchFolgejahre automatisch auf den neuen Wert angepasst.- Fix: wurden nicht genehmigungspflichtige Abwesenheiten definiert so konnte in Kombination mitMehrfachgenehmigung jeder Mitarbeiter diese Einträge für anderen Mitarbeiter im Kalender eintragen.- Fix: Stellvertreteranfragen und Zuweisungen wurde nicht immer korrekt versendet- Fix: Urlaubsanträge mit Mehrfachgenehmigungen erhalten keine sofortige erste Zustimmungmehr (falls die Berechtigung zur Genehmigung existiert)- Fix: Es wurden mehrfacheinträge für Serieneinträge erstellt wenn ein Alias-Mitarbeiter in derSerienliste vorhanden war- Neu: Import und Exportmodul für Datensicherung und Datenwiederherstellung- Neu: Optimierte Jahresübersicht (Drucken) - Jahrestabelle druckbar - Neu: Optimierte Resturlaubsanzeige (Verfallsdatum)- Neu: Erweiterte Druckmöglichkeiten im Kalender- Neu: Nachrichtensystem für Stellvertreter optimiert- Neu: Online-Update-Funktion für Ferientermine (Administration/Länder & Feiertage)- Neu: Detailreport für Mitarbeiter (MS Word) gibt nun auch korrekte Überstundenwerte aus (nichtTage)- Neu: Auswertung Mitarbeiter: Detailreport (Selektiert nach Eintragsart)- Neu: Auswertung Statistik (Selektiert)- Neu: CSV Export bei verschiedenen Auswertungen- Neu: Im Kalender können direkt die Personalnummern mit angezeigt werden (Optionen /Kalender / Personalnummern anzeigen)

14.11.2008 - Release 22 Rev 15

- Neu: Überstundeninfo in Antragsmail (Beantragte Stunden / ÜStd.-Kontenstand)- Fix: Am exakten Austrittsdatum wurde schon kein Urlaubseintrag mehr zugelassen

23.10.2008 - Release 22 Rev 14

- Fix: In manchen Citrix-Sitzungen öffnete sich das Antragsmodul nicht (Fehlermeldung)- Fix: Titel im Auswertungsdiaramm in Excel war falsch- Fix: Globale Datenneuberechnung optimiert (Globale Einstellungen / Datenbank)- Fix: Als Abteilung eines Benutzers konnte das Stammverzeichnis zugeordnet werden Dadurch verschwand der Benutzer aus der Übersicht.- Fix: Anzeigefehler bei MSWord-Mitarbeiterdetailbericht behoben (Summen-Spalte) Es wurden für Modifikationseinträge ein falscher Wert angezeigt- Neu: Auf Vielfachen Wunsch wurde die Resturlaubsansicht im Mitarbeitereigenschaften nochmalerweitert (ebenfalls in der Eintragsliste)- Neu: Links könnnen direkt in den Mitarbeitereigenschaften geöffnet werden- Neu: Es wird bei Eintragung geprüft ob bereits eine Stellvertretung existiert- Neu: Einige Einstellungen können in einer Start-INI Datei festgelegt werden (Siehe support-Ordner)



13.08.2008 - Release 22 Rev 13

- Fix: Vom UM erstellte Halbtagseinträge in MS Exchange wurden in Outlook 2000 nicht angezeigt- Fix: Für Synchronisation von Schulferien und Feiertagen werden keine Erinnerungen mehrgesetzt- Neu: Aktualisierte Version von Outlook Redemption V4.6.0.924- Fix: Urlaubswerte wurden in der Mitarbeitereigenschaften nicht angezeit wenn "Payment" denDatenbankwert NULL hatte- Fix: Krankheitstage wurden nicht angezeigt wenn Mitarbeiteroption "Nur An- oder Abwesenheit einsehbar" aktiviert war.- Fix: Auswertung "Krankheitstage" (Excel Diagramm) Auswertung berücksichtigt nun Unterordner (wenn vorhanden) Auswertung beschleunigt Ausgeblendete Mitarbeiter werden nun nicht angezeigt

11.07.2008 - Release 22 Rev 12

- Fix: Berechtigungsfehler behoben unter Vista/XP "Unerwarteter Fehler. Anwendung wirdbeendet."- Fix: Überstundeneinträge wurden nicht immer mit MS Exchange synchronisiert- Fix: An/Abwesenheiten mit dem Status "Aktiv - Für alle sichtbar" wurden in der Eintragsliste der Abwesenheitsverwaltung nicht angezeigt.- Fix: Krankheitstage wurden bei der Option "Einsehen bis zum Stammordner erlaub" nochangezeigt- Fix: Ausgabefehler in Report "Monatsweise Urlaub" (&nbsp)- Fix: Exchange-Synchronisationsfehler: "Überstunden genommen" wurden als "frei" synchronisiert- Neu: Aktualisierte Version von Outlook Redemption V4.5.0.812- Neu: Aktualisiertes Outlook-Addin (Angabe von Start-Kommando und Parameter)

07.05.2008 - Release 22 Rev 11

- Fix: Die Tagesansicht ist wieder sortierbar - zusätzlich gibt es jetzt einen MS Excel export- Fix: Die Case-Sensitivity für SQL Abfragen sind nun einheitlich (Linux MySQL)- Fix: Fehler in Benutzerauswahl beseitigt (Mitarbeiter wurden nicht automatisch angezeigt)- Fix: Alias-Zuweisung von Stellvertretern funktionierte nicht- Fix: Programmstart auf Rechnern ohne Domänenanbindung beschleunigt- Fix: Kalenderdruck / Manchmal wurden Mitarbeiter nicht ausgedruckt (unterer Druckrand)- Fix: Auch wenn kein Geburtstag hinterlegt wurde kam dennoch eine Geburtstagsinfo beiUrlaubsanträgen (30.12.)- Neu: Umbenennen von Organisationseinheiten direkt aus der Benutzerverwaltung- Neu: Neue Ansicht für Resturlaubsberechnung Beantragte Urlaube werden auch in der Resturlaubsberechnung berücksichtigt Neue Option ist deaktivierbar in den Globalen Einstellungen / Erweitert / Berechnung- Neu: Neue Personalstammliste für MS Excel (Auswertungen)- Neu: Geburtstagsliste (Komplett) Alter und Geburtsjahr eingefügt- Neu: Option um den Urlaubsmanager komplet zu sperren (Globale Einstellungen / Updates) (Achtung! Diese Option funktioniert erst ab Clients mit der Version 3.22 Rev. 11)- Neu: Benutzerberechtigung um Abteilungen bis zum Stammordner einzusehen Abteilungen: Einsehen bis zum Stammordner erlaubt- Neu: Auswahl für Verfallsdatum optimiert#- Neu: Hilfs-Schaltflächen für Berechtigungen innerhalb der Mitarbeiterinformationen- Neu: MailTemplate wird nach folgenden Schlüsselwörtern durchsucht und ersetzt: {TEXTBODY} = Eigentliche Nachrichtentext (Ohne HTML-Tasgs) {HTMLBODY} = Eigentliche Nachrichtentext (Mit HTML-Tags) {LINKS} = Verweislinks auf Urlaubsmanager (wenn Eintrag betreffend) {APPVERSION} = Informationsvermerk über Urlaubsmanager Version Außerdem werden nun Grafiken im Template unterstützt

7Was ist neu ?


20.02.2008 - Release 22 Rev 10

- Neu: Antragsfilter (Ansicht/Antragsfilter)- Neu: Komplett umgearbeitete Berechnungs-Routine für Urlaubseinträge. Daraus resultiert eine weit verbesserte Auswertungsmöglichkeit und eine beschleunigteDarstellung bei bestehenden Auswertungen. HINWEIS: DIE NEUE BERECHNUNGSROUTINE IST NICHT MIT DER ALTEN KOMPATIBEL UNDERFORDERT EIN UPDATE ALLER CLIENTS AUF DIE VERSION 3.22- Neu: Etwas beschleunigte Antragsstellung- Neu: E-Mails werden jetzt primär an das Feld "E-Mail" in den Personaldaten verschickt Sekundär an das MS Exchange Konto- Neu: Aktive Mitarbeiter können nun auch passiv verwaltet werden- Neu: Setup-Routine verbessert- Neu: Jahresurlaub nach Eintritts-/Austrittsdatum wird jetzt immer aufgerundet auf einen ganzenTag- Neu: Option in den Globalen Einstellungen / Jahresurlaubswerte nach Eintrittsdatum aufGanztage aufrunden- Neu: Kollisionserkennung bei Serieneinträgen / automatisches Auslassen des Eintrages (Wenngesetzt)- Neu: Bearbeitungsmenü in Detailspalte wieder aufgenommen (Mitarbeiter)- Neu: Sortierungsparameter für die Mitarbeiter im Kalender (Name, PersonalNr, Position)- Neu: Aus dem Kalender werden Mitarbeiterverknüpfungen jetzt in der vererbten Farbe gedruckt- Neu: Aufgrund Kompatibilitätsproblemen wird nur noch MySQL in der Version 5.0 unterstützt- Neu: Eintritts- und Austittsdatum wird bei der Antragsstellung berücksichtig- Neu: Neue Abwesenheitseigenschaft zur Kollisionsreaktion (Kritisch, Warnen, Deaktiviert)- Neu: Tagesansicht optimiert- Fix: Im Zwei-Monitorbetrieb wurde beim Doppelklick auf einen Tag der falsche Tag übernommen- Fix: Bei Alias-Mitarbeitern wurden die Frei-Tage nicht korrekt angezeigt- Fix: Info-Mails wurden auch bei geplanten Anträgen verschickt- Fix: Geplante Anträge wurden in der Abwesenheitsverwaltung bei "Beantragt" aufsummiert- Fix: Abgelehnte Einträge wurden im Jahreskalender grafisch dargestellt- Fix: Sporadischer Absturz des Programms bei Beendigung behoben- Fix: Mailempfänger für Storno-Antrag wurde falsch ermittelt (Abteilungsleiter)- Fix: Fehlerhafte Spalte "Verfallen" in der Stichtagauswertung (Resturlaub)- Fix: Outlook hat den Start der Anwendung nicht erkannt

06.12.2007 - Release 21 Rev 69

- Fix: Beim Start des Autoupdates erschien ein Fehler obwohl es erfolgreich ausgeführt wird.- Fix: Alias-Einträge in Diagramm-Auswertungen (MS Excel) wurden mitausgewertet- Neu: Verbesserte Versionskontrolle- Neu: Globale Einstellung "Resturlaubsunterschreitung nicht zulassen"- Neu: Benutzerberechtigung "Einträge: Alle Statusänderungen erlaubt" Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer FIRMENWEIT alle Einträge beantragen,genehmigen, stornieren Es ist KEINE Abteilungsberechtigung nötig- Neu: Halbe Urlaubstage werden im Kalender nicht mehr wie freie Tage dargestellt- Neu: Angelegte Jahre werden automatisch mit angelegt wenn ein neuer Mitarbeiter erfasst wird.

26.11.2007 - Release 21 Rev 68´

- Fix: Stellvertretungen konnten nicht entfernt werden- Fix: Fehler bei der Domain-User-Auswahl beseitigt



- Fix: Überstundeneinträge sind im Kalender (wieder) anwählbar- Fix: Die Legende wurde bei Kalenderausdrucken in manchen Fällen über den Kalender gedruckt- Fix: In der Planstellenauswertung wurde immer nur das letzte benutzerdefinierte Feld gedruckt- Fix: Berechnungsfehler im der Planstellenauswertung entfernt- Fix: Die Verbindung zur Datenbank wird nun bei Inaktivität automatisch getrennt und bei Bedarfwieder geöffnet (Terminalserverumgebungen / Timeout)- Neu: Schnittstellen (API) für Import, Export, Reports und Addins- Neu: Projekte werden im Kalender auch ausgedruckt- Neu: Multidomain-Fähigkeit- Neu: Exchange Anbindung optimiert (Outlook ist nicht mehr zwingend nötig)- Neu: Report- und Mitarbeiterauswahl optimiert- Neu: Import-Modul für Outlook Kontakte (Zum Download auf www.addware.de)- Neu: Komplett überarbeitete Benutzerfelderfunktion (Neuer Name: Personaldaten)- Neu: Addins können über die Online-Update-Funktion geladen werden (Globale Einstellungen)- Neu: Selektionsbereich wird in der Planstellenauswertung gespeichert- Neu: Erweiterte Debug-Optionen bei gedrückte Strg+Shift Taste beim Programmstart- Neu: Projektauswahl in Reports (Mitarbeiter / Ändern / Projekt)- Neu: Vollbildansicht in der Abwesenheitsverwaltung (F12)- Neu: Einige Sprachinformationen wurden geändert- Neu: Der zuletzt genutzte Abwesenheitsstatus wird jetzt für jede Abwesenheitsart gemerkt- Neu: Schnell-Übersicht der kalkulierten Urlaubstage in der Jahresdatenansicht- Neu: Verbesserte Ansicht der Resturlaubsdaten

13.09.2007 - Release 21 Rev 63

- Fix: Doppelklick in Auswertungen bei Mitarbeiterliste verursachte Fehler- Fix: Mitarbeiter konnten eigenen Urlaubsanträgen bei Mehrfachgenehmigung aus der E-Mailzustimmen- Fix: Überstundeneintrag war nicht sichtbar wenn ein Geburtstagseintrag im Kalender dargetelltwar- Neu: Ist ein Mitarbeiter einer Abteilung als Alias eingetragen kann er diese ebenso einsehen wie die eigene Abteilung (Ausnahme: Berechtigung "Eigene Abteilung nicht einsehbar")- Fix: Bug in MSWord Template behoben wenn mehr als 1 Seite Urlaubseinträge bestanden(detailreport.dot)- Fix: Fehler #9 Button_Click() beim Löschen von Serieneinträgen in der Abwesenheitsverwaltung- Neu: Umfangreiche Auswerungsmöglichkeit für Planstellenberechnung Neu in diesem Zusammenhang: Planstelleneingabe in Abteilungen Wochenarbeitszeit für Mitarbeiter und Global (Vollzeitmitarbeiter)- Neu: Microsoft SQL Server 2005 kompatibel (Achtung! Kompatibilitätsmodus nötig)- Neu: Microsoft Windows Vista kompatibel- Neu: Microsoft Windows XP x64 kompatibel

03.08.2007 - Release 21 Rev 60

- Fix: Nachrichtensystem bei Antragsstellung überarbeitet- Fix: Mehrfachgenehmigung aus E-Mails funktionierte manchmal nicht- Fix: Berücksichtigung von nicht genehmigungspflichtigen Einträgen funktioniert wieder- Fix: Vorder- und Hintergrundfarbe von Terminleisteneinträgen war vertauscht- Neu: Nachrichtenverlauf in den Eintragseigenschaften- Neu: Antragsmail kann nachträglich erneut verschickt werden (Eintragseigeschaften)- Neu: Neue Mitarbeiterberechtigung - Eigene Überstundeneinträge verwalten- Neu: Mit Hilfe der Strg-Taste können übereinanderliegende Einträge differenziert werden- Neu: Antragsteller können den Stellvertreter ändern- Neu: Automatisches Bildschirmupdate wenn Zugriffsberechtigungen geändert wurden- Neu: Anzeige von Kommentaren direkt im Kalender (bei Wochenansicht etc.)- Neu: Temporärer Debug-Modus mit gedrückter Shift-Taste

9Was ist neu ?


- Fix: Probleme mit Windows 2000 beseitigt (Fehler 50003)- Neu: Erweiterte Terminleistenbearbeitung- Neu: Beantragte Überstundeneinträge sind jetzt auch sichtbar- Neu: Komplett überarbeitete Überstunden-Funktion Neue Klassen für Überschtundenplus und Üebrstundenminus Überstundensummierung über ganze Abteilungen Neue Auswertungen Überstundenbezogen- Neu: Antragsmodul überarbeitet Stellvertreterfunktion vereinfacht- Neu: Komplexe Suchfunktion im Kalender- Neu: Projekte Administrierbar -> Mitarbeiter zuweisbar- Neu: Zusatzfelder für Einträge können nun zu Pflichtfeldern gesetzt werden- Neu: Grafische Überarbeitung im Kalender und im gesamten Programm (Buttons / Listen)- Neu: Templates für E-Mails in Outlook definierbar (HTML)- Neu: Verbesserte Auswahl von Benutzern aus dem Active Directory- Neu: Info-Meldung bei Vergangenen Einträgen- Neu: Info-Meldung bei Projekt-Kollision- Neu: Neuer Programm-Parameter um Exchange Anbindung zu unterbinden (/NOEXCHANGE)- Neu: Mehrfachgenehmigung läßt sich separat für Urlaubseinträge deaktivieren ACHTUNG: Achten Sie darauf das Sie bei der Eintragsart "Mehrfachzustimmung" auf JAstehen haben - zuvor war die Eintragsart im Forced-Modus IMMER aktiviert.- Neu: Anzeige des Resturlaubs erweitert (Kalender)- Neu: Interne Funktion für kennwortgeschützte Datenbanken (Siehe Support-Ordner)- Neu: Verbesserte Update-Routine für die Datenbank- Neu: Grafische Anpassungen Globale Einstellungen und Mitarbeitereigeschaften(Berechtigungen)- Neu: Zusatzfunktion "Notizen": Zusatzinfo im Kalender für Mitarbeiter (als Einträge sichtbar) Neue Tabelle UM3_NOTES- Neu: Aktualisierte Ferientermine- Neu: Sortierung der Überstundenliste funktioniert nun korrekt- Neu: Solange Einträge beantragt sind können Benutzer ihre eigenen Einträge noch ändern- Neu: Neue Option pro Eintrag : Vollzugriff für Team-Assistenten Funktion: Team-Assistenten haben Administrative Zugriffe auf diese Einträge (WieAbteilungsleiter)- Neu: Benutzerverwaltung: Berechtigungen setzen für ganze Abteilungen- Neu: Microsoft Exchange Server 2007 kompatibel- Neu: Online Update Modul (Globale Einstellungen) um für individuelle Updates die dasProgramm betreffen z.B. neue Feiertagslisten, Länderdaten, Übersetzungsdateien etc.- Fix: Es können separat die Notizen für Einträge bearbeitet werden (Kalender / Rechte Maustasteauf Eintrag)- Fix: Ausdruck Kalender: Korrekte Anzeige von Arbeits- und Feiertagen- Fix: Fehlerhafte Farbeinstellung im Kalender behoben (Die Farben waren vertauscht)- Fix: Bei Maximale Abwesenheiten wurden auch Anwesenheiten hinzugezählt- Fix: Kalendersynchronisation für alle Ordner funktionierte nicht korrekt (falscheOrdnerzuweisung)- Fix: Wenn in Terminleisten noch kein Eintrag vorhanden war konnten keine neuen Einträge imKalender erstellt werden- Fix: Synchronisation vom Anwesenheiten werden im Outlook-Kalender immer als olFree gesetzt.- Fix: Probleme mit MySQL behoben- Fix: Sync-Probleme mit MS Exchange Cache Modus behoben- Fix: Mehrfachgenehmigung aus E-Mail funktionierte manchmal nicht- Fix: Bug in der Abwesenheitsverwaltung entfernt (GDI-Crash)

13.12.2006 - Release 20



· Neu: Auswertungen können gespeichert und geladen werden· Neu: Implementation einer Online-Hilfe (Hilfe Schalfläche oder F1).· Neu: Qualifikationsprüfungen für Mitarbeiter (Skills). Neue Tabelle UM3_USERSKILLS,

UM3_SKILLS· Neu: Personalnummer wird in monatsweiser Auswertung mit ausgegeben (falls vorhanden)· Neu: Manuelle Überstundeneinträge können geändert werden· Neu: Sortierung der Überstundenliste· Neu: Antragsfilter optimiert (in Bezug auf Berechtigungen)· Fix: Geburtstage an freien Tagen (z.B. Feiertag, Sonntag) waren in der Abwesenheitsverwaltung

nicht sichtbar

08.11.2006 - Release 19

· Neue Berechtigung: Mehrfachgenehmigung nachtragen· Verbesserte Auto-Update-Funktion im Netzwerk· Benutzerdefinierte Eigenschaften für Mitarbeiter · Neuer Hotkey: Strg+Alt+F11 öffnet Options-Fenster· Mitarbeitereigenschaften: Aktive Anmeldungen separiert· Mitarbeiterbearbeitung/-auswahl rekursiv· Mitarbeiterauswahl beschleunigt· Wenn die Abwesenheit auf sichtbar geschaltet ist sollten ebenfalls die erweiterten Eigenschaften

einsichtbar sein· Maximale Abwesenheiten innerhalb einer Abteilung wird nun auch rekursiv geprüft· Administratoranmeldung wird jetzt nicht mehr gespeichert sondern wirkt sich nur auf die aktuelle

Sitzung aus.· Urlaubssperren können rekursiv auf Unterordner erstellt und entfernt werden· Ist die Berechtigung zum Einsehen aller Abteilungen nicht gesetzt werden nur noch die

Abteilungen angezeigt, auf welche auch zugegriffen werden darf.· Berechtigungskontrolle für Auswertungen abteilungsspezifisch erweitert· Nachrichtenversand (E-Mail) mit Lotus Notes· Erweiterte An/Abwesenheitsübersicht· Fix: Probleme mit Windows 2000 beseitigt· Fix: Probleme bei Auswahl aller Mitarbeiter beseitigt (Mehrfacheinträge)· Neuer Shell-Parameter "/FILEDSN" Damit können Sie dem AddWare Ulruabsmanager V 3.0

beliebige Datenbankverknüpfungen übergeben.· Verbesserte Überprüfung der Mindestbesetzung von Abteilungen· Verbesserte Überprüfung der Max. Abwesenheiten (Rekursiv)· Plausibilitätsprüfung für Überstundeneinträge· Neuer Report: Monatsweise Übersicht im HTML-Format

30.08.2006 - Release 18b

· Neu: Automatische Anpassung der Resturlaubsanzeige bei Änderung in derAbwesenheitsplanung

· Neu: Administration/Globale Einstellungen· Option für Rechteübernahme während Stellvertretungen· (Berücksichtigung Server-Zeit)· Fix: Feiertage wurden mit aktiviertem Cache-Modus (Outlook 2003) nicht korrekt in den privaten

Kalender importiert· Fix: Absturz wenn eine Benutzerumanmeldung mit der Tastatur bestätigt wurde.

25.07.2006 - Release 18

· Neu: Probleme mit MS Outlook Cache-Modus beseitigt (Kalender)

11Was ist neu ?


· Neu: Mindest-Antragsfrist für Urlaub (Globale Einstellung)· Neu: Neuer Sichtbarkeitsmodus für An/Abwesenheiten Werden nur An-Abwesenheit für

Mitarbeiter angezeigt können bei bestimmten Einträgen dennoch die Datails angezeigt werden.· Neu: Drucken / Druckbreite für Mitarbeiter definierbar· Neu: Export von Selektionen als CSV (Character Separated Values)· Neu: 100% MAPI32 kompatibel. Nun ist eine Outlook-unabhängige Exchange Anbindung mö

glich· Neu: Abwesenheits-Assistent mit automatischer Erinnerungsfunktion· Neu: Neue/Verbesserte Schnittstelle für COM Addin · Neu: Letzer Zustand der An/Abwesenheitsverwaltung wird nun immer automatisch gespeichert· Neu: Geburtstags-Tool in Outlook (Vorerst nur in Englisch)· Neu: Jahresurlaubskorrektur bei Ein- und Austrittsdatum· Neu: Mehrfacheinträge werden als Serieneinträge behandelt· Neu: Serieneintrage können jetzt direkt im Kalender mit gedrückter Strg-Taste estellt werden· Neu: Vereinfachte Antragsfilterung· Neu: Verbesserte Auswertung (Arbeitstage/Wochentage)· Fix: Fehler bei Mitarbeiterauswahl· Fix: MS Exchange Einträge werden auch für Alias-Mitarbeiter durchgeführt.· Fix: Vererbte Zuständigkeiten wurden in den Mitarbeitereigenschaften nicht angezeigt.· Fix: Ein Doppelklick im Kalender ließ keine halben Tage zu· Fix: Verbesserung der Rechtevererbung (z.B. Anzeige der Anträge)· Fix: Administration ins Englische übersetzt· Fix: Beschleunigung bei Mehrfacheinträgen· Fix: Lokale Windows-Konten wurden VOR Domänen Konten identifiziert

09.05.2006 - Release 17

· Neu: Geänderte Ansicht/Eingabe der Berechnungsgrundlage· Neu: Neues Feature: Ausgezahlter Urlaub· Neu: Erweitertes Benachrichtigungssystem· Neu: Jahresurlaubsmodifikator umgenannt in "Sonderurlaub"· Neu: Feste Stellvertreter je Mitarbeiter definierbar· Neu: Geänderte Abteilungs/Mitarbeiterauswahl in der Verwaltung· Neu: Halbtags-Regelung (Arbeitszeitendefinition) z.B. für Teilzeit-Arbeitskräfte· Neu: Lade-Balken für längere Ladevorgänge in der Abwesenheitsverwaltung· Neu: Exchange Berechtigungsüberprüfung bei Kalenderzuweisung· Neu: Leichte Änderung am Antrags-Formular· Neu: Erweiterte Drag´n´Drop Operationen für Ab/Anwesenheiten· Fix: Alias-Mitarbeiter wurden teilweise nicht angezeigt (Kalenderansicht)· Fix: Das akt. Geschäftsjahr wurde falsch ermittelt· Fix: Abteilungsverwaltung: Übergeordneter Ordner konnte in eigenen Unterordner verschoben

werden· Fix: Mehrfachgenehmigungen konnte nicht aus Outlook heraus genehmigt werden

05.04.2006 - Release 16

· Neu: Kalenderoption um Ausgeschiedene Mitarbeiter in der Ansicht zu verbergen · Neu: Verbesserte MA-Jahresdatenkorrektur· Fix: Das Datum im Report 'Stichtag' konnte nicht eingetragen werden (Anzeigefehler)· Neu: Abwesende Mitarbeiter werden in Detailspalte angezeigt (Abteilungsabhängig)· Neu: Einstelldatum und Austrittsdatum werden in der Kalenderansicht berücksichtigt· Neu: Stellvertreterübersicht in Hauptmenü· Neu: Status von Submenus wird gespeichert



· Fix: Modifikatorenklasse funktionierte nicht mehr korrekt· Fix: Der Jahreskalender bei Geschäftsjahresbeginn anders als Januar wurd nur mit den

aktuellen Jahresdaten des akt. Geschäftsjahres gefüllt· Fix: Monatsübergreifende Einträge wurden fehlerhaft gedruckt· Fix: Mehrfachauswahl von Mitarbeitern funktionierte verkehrt herum (Z->A)· Fix: Stellvertreteranfrage · Fix: Der Jahresurlaub wird angepasst beim Festlegen eines Austrittdatums

14.03.2006 - Release 15

· Neu: Auswertung: Zusammenfassung innerhalb einer Abteilung (Selektion) möglich· Neu: Der Jahreskalender wird vom Anfang des Geschäftsjahres angezeigt· Fix: Die Eigenschaften von als Extern markierten Mitarbeitern wurden nicht korrekt angezeigt· Fix: Vormittags-Einträge mit Mehrfachgenehmigung ließen sich nicht genehmigen· Neu: Aus Gegenseitiger Urlaubsausschluss wird Gegenseitiger Abwesenheitsausschluß· Neu: Alias-Mitarbeiter (Verknüpfungen) möglich, ideal für Mindestbesetzung von Abteilungen· Neu: Stornierungsanfragen sind im Antragsfenster sichtbar· Fix: Einträge bei Überprüfung der Minimalbesetzung wurde teils doppelt gewertet· Fix: Einige Berechtigungsprobleme bei Mehrfachgenehmigung behoben· Fix: Fehler bei Stellvertretungsangabe innerhalb Antragsformular (424)· Neu: Auto-Refresh im Kalender (Fremdänderungen werden automatisch aktualisiert)· Neu: Rechte-Vererbung (Deaktivierbar in den Globalen Einstellungen)· Neu: Möglichkeit zur Resturlaubsüberprüfunng (Jahresabschluss)· Neu: Möglichkeit die Jahresdaten zu entfernen sofern keine genehmigten Einträge existieren.· Neu: Komplett überarbeiteter Kalender. Speziell optimiert für Termial Server Umgebungen.· Neu: Komplexere Anzeige von Einträgen im neuen Kalender, Skalierung, Eintragsveränderung

und beschleunigtere Zugriffe, 'unbegrenzte' Useranzahl auf einem Blick möglich.· Neu: Datenbank Zugriff auch Global über DSN-Datei konfigurierbar· Neu: Optimierter SQL Syntax um einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen· Neu: Diverse neue Anzeigefeatures im Kalender (Zoom)· Neu: Veränderung von Elementen direkt im Kalender (Dauer, Verschieben)· Neu: Im Falle einer Mehrfachgenehmigung wird vom Beantrager sofort eine Genehmigung erteilt· Neu: Genehmigung/Ablehnung/Stornierung direkt aus Outlook heraus· Neu: Anzeige des Eintrags-Infos Textes in weitergeleiteten Mails (MS Exchange)· Neu: Auswertung: Resturlaube zu einem Stichtag (CSV-Export)· Neu: Der Urlaubsausschluß berücksichtigt ebenfalls beantragten Urlaub

20.01.2006 - Release 14

· Fix: Performance Probleme bei der Abwesenheitsverwaltung beseitigt· Fix: Stellvertretungseinträge wurden im Antragsmodus falsch betitelt· Fix: Urlaubsauswertung wurde nicht immer korrekt summiert· Fix: Command Line Parameter zur Anmeldung hinzugefügt (Siehe -?)· Fix: Im Jahreskalender wurde immer die erste OE angezeigt· Fix: Fehlerhafte Auswahlmöglichkeit von Kalenderausdrucken beseitigt· Fix: Kopie von Mitarbeitern (inkl. Einträge optional) möglich· Fix: Kopie von Organisationseinheiten (Ohne Mitarbeiter) möglich· Fix: Verbesserte Auswahlmöglichkeit für Windows NT Userkonten· Neu: Erweiterte Informationen zu Modifikatoren in den Jahresdetailreports· Neu: Globale Einstellung: Überstunden deaktivieren· Neu: Globale Einstellung: Alle Abteilungsleiter informieren

07.12.2005 - Release 13

13Was ist neu ?


· Fix: Ungelesene Nachrichten von gelöschten Mitarbeitern wurden nicht mehr angezeigt· Fix: Es gab teilweise Synchronisationsprobleme mit Outlook· Fix: Es traten nach dem Verschieben von Abteilungen Sortierungsprobleme auf· Fix: Auf Windows SBS 2003 kam es teils zu Problemen beim Laden einer OCX· Fix: Windows Authentifizierung wurde auf MS SQL Datenbanken nicht korrekt ausgelesen· Fix: Krankheitstage werden nicht gedruckt wenn keine Berechtigung besteht· Fix: Probleme mit der Explorer-Emulation bei einer Farbitiefe von 8 Bit beseitig· Fix: Im Einzelplatzmodus wurden nicht alle fälligen Anträge angezeigt· Neu: Keine Eintrags-Kollsion mit Urlaubssperren wenn Klasse kein Urlaubseintrag· Neu: In der Mitarbeiterauswahl kann nun ein Mitarbeiter gesucht werden· Neu: Bei Tagegenauer Ansicht werden jetzt auch alle Feiertage korrekt angezeigt (separat)· Neu: Anzeige der Region im Detailfenster· Neu: Benutzerrecht "Nur An- oder Abwesenheit darstellen"· Neu: Benutzerrecht "Auswertungen deaktivieren"· Neu: Benutzerrecht "Eingeschränkter Optionszugriff"· Neu: Benutzerrecht "Kein Zugriff auf eigene Abteilung"· Neu: Farben im Kalender einstellbar (Frei-Tage/Werktage)· Neu: Mailkopie auch an User ohne Outlook Anbindung möglich · Fügen Sie den Mitarbeiternamen der Liste hinzu und setzen Sie Link in eckige Klammern z.B.

"[Max Mustermann]"

24.11.2005 - Release 12

· Fix: Akt. Jahresurlaub kann nicht mehr manuell geändert werden· Fix: Probleme bei der Neuanlage von Benutzern unter MSDE 2000· Fix: Eigenschaften neu erstellter Abteilungen ließen sich nicht mehr berarbeiten· Fix: Abteilungseigenschaften im Detailfenster wurden nicht korrekt angezeigt· Neu: Jahresabschluß - Warnung, wenn unbearbeitete Urlaubseinträge existieren· Neu: Jahresabschluß - Report für MA-Übersicht aktualisiert· Neu: Zusatzfelder von Abwesenheiten werden mit Exchange synchronisiert· Neu: Mehrfachzustimmungen / Zuständige Mitarbeiter werden im Detailfenster angezeigt· Update: Englische Sprachdatei aktualisiert

14.11.2005 - Release 11

· Neu: Mindestbesetzung einer Abteilung zuweisbar (Beachtet auch nur tatsächlicheAbwesenheiten)

· Neu: Ab/Anwesenheitsklasse Urlaubsmodifikator für automatisierte Urlaubsdatenänderung z.B.Wochenenddienst mit Urlaubsgutschrift

· Neu: Zuletzt ausgewählte Reporteinstellungen (Auswertung) wird gespeichert· Neu: Planphase für Abwesenheitsklassen - d.h. Anträge können als geplant markiert werden

und sind somit in der Schwebe bis zur Terminfixierung· Neu: Separate Anzeige der Anträge in der Eintragsübersicht· Neu: Farbdifferenzanzeige/Warnung (Detailansicht) wenn Jahresabzug anders als errechnete

Arbeitstage.· Neu: Neuer Anmeldetyp möglich: Windows Authentifizierung (Hinweis: Datenbankupdate nötig!)· Neu: Refresh aktualisiert nun ebenfalls die Mitarbeitereigenschaften und Terminleisten

(Abwesenheitsverwaltung)· Neu: Feiertagsberechnung "Turnus" erweitert · Neu: Übernehmen-Button in den Globalen Einstellungen· Neu: Terminleisten können in der Kalenderansicht gedruckt werden· Neu: Kalenderwochenansicht im Kalender sowie zugehörige Druckfunktionen



· Neu: Überstunden können jetzt je Mitarbeiter hinterlegt werden (Vorgabewerte)· Neu: Mehrfachgenehmigungen sind nun auch für andere Abwesenheitsklassen als Urlaub mö

glich· Neu: Verbesserte Mitarbeiterauswahl (Auswertungen)· Neu: Die zuletzt ausgewählte Abteilung wird gemerkt (Benutzerverwaltung)· Neu: Excel Auswertung Urlaub erweitert um Felder "Genehmigt, Verstrichen, Verbleibend"· Neu: Kalenderanzeigeoption um abgelehnte Einträge darzustellen· Neu: Abbrechen-Taste in Auswertungen· Neu: Blanko-Druck des Kalenders möglich· Update: RDO 4.0.0.452· Fix: Bei einem Benutzerwechsel wird die Abwesenheitsverwaltung automatisch geschlossen· Fix: Grafische Anzeigeprobleme des Kalenders in Windows NT 4.0 behoben· Fix: Deaktivierung einer Abwesenheitbeantragung (Globale Einstellungen) verursachte einen

Fehler· Fix: Bei Auswertungen in Excel wurde der Urlaubs-Modifikator nicht berücksichtig· Fix: Unklare Meldung über fehlgeschlagene Genehmigung entfernt (bei

Mehrfachgenehmigungen)· Fix: Die Terminleisten wurden im Im Vorgabeprojekt manchmal nicht korrekt gespeichert /

fehlten· Fix: Abteilungen die hinzugefügt wurden ohne dass eine Zugriffsberechtigung bestand wurden

dennoch im Projekt mitgespeichert (und somit kam es zu Zugriffsfehlern)· Fix: Es erschien eine Fehlermeldung wenn der zugew. Exchange-Kalender einer Abteilung nicht

auflösbar war· Fix: Importmodul von Urlaubsmanager Version 2.0 aktualisiert· Fix: Wurde es einem Abteilungsleiter erlaubt eigene Anträge zu genehmigen so konnte er keine

gleich genehmigten Einträge erstellen.· Fix: Berechtigung "Benutzer und Abteilungen" wurde nicht korrekt freigegeben· Fix: Kalenderausdruck brachte bei bestimmten Einstellungen einen Fehler 9

16.09.2005 - Release 10

· Neu: Im Administrationsmodus der Benutzer und Abteilungen kann jetzt per DragNDropverschoben werden (Abteilungen untereinander und Benutzer in Abteilungen)

· Neu: Überstundentabelle kann an Excel übergeben werden· Neu: Manuelles Anlegen eines neuen Jahres für alle Mitarbeiter (Globale Einstellungen)· Neu: Mail System temporär komplett deaktivierbar (Optionen) - ideal für Testzwecke. Bei

aktiviertem Debug Modus wird im Log der Mailverlauf gespeichert· Neu: Echte Windows XP Theme Unterstützung· Neu: Geschwindigkeitsoptimierung Kalenderanzeige (Aufbau) mit Fortschrittsanzeige· Fix: Beim Anlegen von Jahresdaten bei einem nicht gespeicherten Benutzer kam es zu einem

Fehler· Fix: Fehlermeldung bei Öffnen des Antragsmoduls während geöffneter Benutzerverwaltung· Fix: Kein Hinweis bei Speicherproblemen der Globaleneinstellungen· Fix: Es trat ein Fehler bei Änderung der Kalenderansicht (Monate) auf während sie geöffnet war· Fix: Datumsauswahl war nur 3-Monatig blätterbar· Fix: Fehler bei Gesamtauswertung in Excel wenn mehr als 16 Abwesenheiten definiert waren· Fix: Einige kleine Übersetzungsfehler korrigiert (Englisch)· Fix: Importmodul von Urlaubsmanager Version 2.0 aktualisiert

25.08.2005 - Release 9

· Fix: Probleme beseitigt mit verschiedenen Länder/Spracheinstellungen von Windows· Neu: Einstellungen in Registry unter HKLM oder HKCU speicherbar· Neu: Tagesmarkierung zur besseren Übersicht der aktuellen Auswahl

15Was ist neu ?


(Abwesenheitsverwaltung)· Neu: Darstellung von Freien Tagen hinter Abwesenheitseinträgen (Gitternetz)· Neu: Gobale Einstellung - Einzelplatz für alle ermöglichen. Warnung: Berechtigungsstruktur

wird bei gesetzter Option deakviert!· Neu: Farbdifferenzierung in der Jahresübersicht (Hintergrundfarbe)· Neu: Ausdruck des Kalenders jetzt auch Arbeitstagspezifisch je Mitarbeiter möglich· Neu: Berechtigung: Antrag als anderer Mitarbeiter ausstellen· Neu: Berechtigung deaktivierte Abwesenheiten dennoch einzutragen· Neu: Blanko-Antragsformulare in der Auswertung druckbar· Neu: Antragsformulare für Mitarbeiter druckbar (Blanko)· Neu: Wartefenster bei Outlook-Konnektivität deaktivierbar (Optionen)· Neu: Umfangreiche Eintragsselektion als neue Auswertungspunkt

29.07.2005 - Release 8

· Fix: Bei Datenbank- und Exchangeanbindungsproblemen gehen nicht sofort die Anmeldedatenverloren

· Fix: Objekterstellung im Posteingang (Outlook) geändert von IPM.Mail auf IPM.Note. IPM.Mailverursachte auf einigen Systemen einen Fehler

· Fix: Es traten Probleme bei Auflistungen auf wenn ein Mitarbeiter als TA und AL gesetzt war· Fix: Beantragte Urlaubseinträge wurde nicht aus Öffentlichen Kalendern entfernt wenn sie

abgelehnt wurden.· Fix: DragNDrop für Stammverzeichnis funktioniert nun (=alle Mitarbeiter)· Fix: Eintragsselektion im Kalender arbeitete horizontal etwas ungenau· Neu: Extraspalte mit akt. Resturlaub kann in Kalenderansicht gedruckt werden· Neu: Arbeitstage je Mitarbeiter sichtbar (ideal wenn unterschiedliche Arbeitszeiten existieren)· Neu: Mit MS Exchange werden Nachrichten jetzt sofort bei Eintragung übermittelt, nicht erst bei

dem Programmstart· Neu: Anträge können direkt aus der Benachrichtigungsmail genehmigt oder abgelehnt werden· Neu: Mailbenachrichtigung bei Statusänderung Urlaubseintrag (CC-Empfänger) - nur mit MS

Exchange· Neu: Neue Anmeldeoption "Einzelplatz" - Stark vereinfachter Modus ohne Beachtung von

Benutzerrechten. Diese Option ist nur in der Demoversion oder bei der Einzelplatzlizenz(Economy) verfügbar

· Neu: Tray Menu wird auf die auswählbaren (Userabhängigen) Einstellungen reduziert· Neu: Benutzeradministration jetzt auch über Buttons möglich· Neu: Neue AWSecure.dll (3.4.0.420)· Neu: Starke Geschwindigkeitsoptimierung vor allem bei langsamer Datenanbindung

(VPN/ISDN) (Teilweise bis zu 10 mal schneller als zuvor!)· Neu: In der Abwesenheitsverwaltung können fällige (bis 3 Tage vor eintreten) Anträge

aufgelistet werden.· Neu: Beschriftungsfarbe für Outlook Kalendereinträge möglich (sichtbar erst ab Outlook

2002/XP)· Neu: Wichtige Hinweise werden jetzt als Baloontips angezeigt· Neu: Aktueller Resturlaub wird in Listenansicht angezeigt und gedruckt· Neu: Menü über Hotkey (Strg+Alt+F12) aufrufbar· Neu: Anzeige der zu bearbeitenden/fälligen Anträge mit Warnungsfunktion bei Nichtbearbeitung

19.07.2005 - Release 7

· Fix: CDO Objekterstellung verursachte Fehler beim Start von Outlook· Fix: Ungerade Monatszahlen je Seite im Kalenderdruck verursachten einen Fehler· Fix: Abteilungsleiter können jetzt eigenen Urlaub nicht mehr genehmigen wenn Sie in der

eigenen Abteilung Abteilungsleiter sind



· Fix: Urlaubseinträge mit Mehrfachgenehmigungspflicht können nicht mehr durch eineneinzelnen Abteilungsleiter als Genehmigt gesetzt werden.

· Fix: Benennungen im Menu standardisiert (z.B. Jahreskalender hieß Kalender...)· Fix: Die Seitenränder des Druckers werden korrekt beachtet· Fix: Druckfunktionen optimiert (Kalender und Jahresdruck)· Fix: Terminleisten ohne Einträge verursachten Absturz· Fix: Eingabe eines Doppelpunktes bei den Stunden als Überstundeneintrag verursachte Absturz· Fix: Eintragssummen im Excel Export wurden bei Übergabe mehrerer Mitarbeiter falsch

summiert.· Fix: Vergeben leerer Kennwörter wird nicht mehr akzeptiert· Fix: Administration: Terminleisten wurden nicht korrekt als Vorgabe importiert (MS SQL)· Fix: Programmstart beschleunigt· Fix: Kalendersynchronisation wie im Urlaubsmanager 2.0 wählbar (Global)· Fix: Vertikale Texte wurden auf Druckern mit einer DPI anders als 600 falsch gedruckt· Neu: Tagesansicht (Rechte Maustaste auf Tag im Abwesenheitskalender -> Tagesansicht)· Neu: Ausdrucke-Jahresübersicht für mehrere Mitarbeiter auf einen Blick Monate wählbar: 1, 3, 6

oder 12· Neu: Mitarbeiterliste kann geleert werden (Reports)· Neu: Globale Einstellungen: Abteilungsleiter dürfen eigene Einträge genehmigen (Option)· Neu: Reporting kann jetzt vom Hauptmenü aus aufgerufen werden· Neu: Es können nun alle Mitarbeiter in der Mitarbeitrauswahl ausgewählt werden· Neu: Urlaubssperren (Abteilungen) werden gedruckt· Neu: Ist der Debugmodus aktiviert wird im Applikationsordner eine debug.log erzeugt.· Neu: Synchronisation der Kalendereinträge beschleunigt (Programmstart)· Neu: Antragssteller können jetzt Ihren Vorgesetzten einen Stornierungsantrag senden

29.06.2005 - Release 6

· Fix: Fehler in Serieneintragsgenerierung (Wöchentlich) behoben· Fix: Jahresneuberechnung wird auch ohne Verfallsdatum berücksichtig· Fix: Sporadischer Fehler beim manuellen synchronisieren (Outlook) behoben· Fix: Nachrichten an eigenen Benutzer werden nicht mehr gesendet· Neu: Datumseingabe optimiert (vereinfacht)· Neu: Splash screen kann deaktiviert werden· Neu: Outlook-Konnektivitäts-Fenster kann ausgeblendet werden· Neu: Profilunterstützung für MS Outlook (Outlook Connector)· Neu: Grafische Anpassungen am Kalender (Abwesenheitsverwaltung)· Neu: Farben können ausgeblendet werden (Benutzer)· Neu: Abteilungen werden jetzt direkt im Kalender angezeigt· Neu: Datumsauswahl bei den automatischen Updates· Neu: Importfunktion für Urlaubsmanager 2.0 Einzelplatz

21.06.2005 - Release 5

· Neu: Rastereinstellung (Größe) für den Kalender· Neu: Verbesserte Resturlaubsanzeige (Verfalldatum)· Neu: Autoupdate Funktion für Netzwerke (Globale Einstellungen)· Neu: Größenanpassung der Tagesüberschrift bei Kalenderüberschrift· Neu: Terminleisten können ersetzt werden (Terminaktualisierung)· Neu: Tool zur Datenbankaktualisierung· Neu: Datenbankerstellung MySQL optimiert· Fix: Resturlaub Vorjahr wird beim Datenimport aus 2.0 berücksichtigt· Fix: MS Exchange SetKalendereintrag() funktioniert nicht richtig

17Was ist neu ?


· Fix: Bugfix bei Neuberechnung (Automatisierungsfehler)· Fix: Eingabe von Negativwerten im Resturlaub des Vorjahres sind nicht mehr erlaubt.· Neu: Korrektur von Jahresdaten (je MA) ist nun möglich· Neu: Erweiterte Berechtigungen für Abteilungsleiter (Globale Einstellungen)· Neu: XP Themes werden jetzt unterstützt

16.06.2005 - Release 4

· Neu: Neue Menüführung. Tray-Icon ist nicht mehr zwingend notwendig· Neu: Zusatzfenster in der Planung (Ansicht/Detail-Fenster)· Neu: Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten· Neu: Zusatzoptionen beim Programmstart (Optionen/Sonstiges)· Fix: Berechtigungsproblem, Einträge und Jahreskalender konnten von allen Mitarbeitern

eingesehen werden· Neu: Zusatzinfo wird direkt im Tooltip mitangezeigt· Fix: Zusatzinfo fehlte in der Detailansicht· Neu: Synchronisation des privaten Kalenders wird zusammen mit dem Postfach durchgeführt

(Nur mit MS Exchange)· Neu: Urlaubssperren der Abteilungen werden im Kalender angezeigt· Neu: Abmeldefunktion für Terminalbetrieb

07.05.2005 - Release 3

· Neu: Nähere Informationen zum MS SQL Server in der Datenbankadministration.Userzuweisung möglich. Anzeigen der UM-Datenbank und deren Informationen

· Neu: Zusatzfunktionen beim Programmstart· Neu: Online/Offline Modus (ideal für Laptops)· Neu: Synchronisation des privaten Kalenders automatisiert· Fix: Fehler 434 bei Datenimport Urlaubsmanager 2.0 behoben (Datenbankadministration)

23.05.2005 - Release 2

· Fix: Fehlermeldung im Admin-Assistent· Neu: Excel-Detailexport nach Jahr (Auswertungen)

13.05.2005 - Release 1

· Neu: Terminleisten werden importiert (Datenbankerstellung)· Neu: Excel-Diagrammerstellung (Auswertungen)· Neu: Excel-Exportfunktionen (Auswertungen)· Neu: Assistent für die Datenbankadministration· Neu: Assistent für die Anmeldung am Urlaubsmanager· Neu: Neue Berechtigung für Team-Assistent "Vollzugriff"· Neu: Berechtigung "Web-Zugriff" für Web-Client· Neu: Prüfung auf Neues Update (Menüpunkt)· Neu: Erstinstallation und Datenbankeinrichtung vereinfacht· Fix: Diverse kleine Setup-Änderungen· Neu: Outlook Connector (COM Addin) (in den Optionen von Outlook 2000/XP/2003)· Neu: Kleine Programmschnittstelle für Third-Party-Anbieter· Fix: Das Tray-Menu wurde manchmal nicht ausgeblendet· Fix: Berechtigungen wurde nicht richtig ausgelesen wenn die Benutzeradministration eines

Mitarbeiters gesetzt war.· Fix: Datenimport aus Version 2.0 funktionierte mit manchen Datenbanken nicht· Fix: Outlook wurde nicht korrekt beendet wenn Verbindung zum Urlaubsmanager noch bestand



und das letzte Fenster geschlossen werden sollte.· Fix: Out-Of-Range-Datumssprung hat jetzt einen Force-Modus

(Abwesenheitsplanung)· Fix: Probleme mit anderem Geschäftsjahresbeginn als Januar behoben· Fix: Probleme mit Outlook-Posteingang-Synchronisation behoben (SyncInBox)· Diverse kleine Änderungen

20.03.2005 - Release 1

First public Release

3 Lizenzbestimmungen

VEREINBARUNG ÜBER EINE ENDBENUTZER-Installation FÜR DEN AddWare Urlaubsmanager3.0

WICHTIG - BITTE AUFMERKSAM LESEN.

HAFTUNGSBESCHRÄNKUNGEN. IM GESETZLICH ZULÄSSIGEN MASSE SCHLIESSEN EDV SUPPORT Hartlaub GmbH UNDDESSEN ZULIEFERER IN JEDEM FALL DIE HAFTUNG FÜR JEGLICHE DIREKT ODERINDIREKT VERURSACHTE ODER BEILÄUFIG ENTSTANDENE SCHÄDEN ODER VERLUSTEODER FOLGESCHÄDEN JEGLICHER ART AUS. DIESER AUSSCHLUSS GILT AUCH FÜR, ISTJEDOCH NICHT BESCHRÄNKT AUF SCHÄDEN AUS GEWINNVERLUST,BETRIEBSUNTERBRECHUNG, VERLUST VON GESCHÄFTSINFORMATIONEN ODERANDEREM FINANZIELLEN VERLUST, DIE AUS DER VERWENDUNG ODER DERUNFÄHIGKEIT DER VERWENDUNG DES SOFTWAREPRODUKTS ODER AUSSUPPORT-LEISTUNGEN ODER EINES AUSBLEIBENS DERSELBEN ENTSTEHEN, SELBSTWENN EDV SUPPORT Hartlaub GmbH VON DER MÖGLICHKEIT SOLCHER SCHÄDENUNTERRICHTET WURDE. IN JEDEM FALL IST DIE GESAMTHAFTUNG VON EDV SUPPORTHartlaub GmbH FÜR ALLE ANSPRÜCHE, DIE AUS DIESERENDBENUTZER-LIZENZVEREINBARUNG ENTSTEHEN, AUF DEN BETRAG BESCHRÄNKT,DEN SIE ALS LIZENZNEHMER FÜR DAS SOFTWAREPRODUKT BEZAHLT HABEN. FÜR DENFALL, DASS SIE MIT EDV SUPPORT Hartlaub GmbH EINE VEREINBARUNG ÜBER SUPPORT-LEISTUNGENABGESCHLOSSEN HABEN, WIRD DIE GESAMTHAFTUNG VON EDV SUPPORT HartlaubGmbH FÜR SUPPORT-LEISTUNGEN DURCH DIE BESTIMMUNGEN DIESER VEREINBARUNGGEREGELT. DA MANCHE STAATEN UND GERICHTSBARKEITEN EINEN AUSSCHLUSSODER EINE BESCHRÄNKUNG DER GEWÄHRLEISTUNG NICHT ZULASSEN, FINDET DIEOBENGENANNTE BESCHRÄNKUNG MÖGLICHERWEISE IN IHREM FALL KEINEANWENDUNG.

01.01.2010

Produktname: AddWare Urlaubsmanager 3.0

"This product includes software developed by vbAccelerator (http://vbaccelerator.com/)."By: Steve McMahon

vbAccelerator Software License

19Lizenzbestimmungen


Version 1.0Copyright (c) 2002 vbAccelerator.com

Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permittedprovided that the following conditions are met:

1. Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions andthe following disclaimer.

2. Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditionsand the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with thedistribution.

3. The end-user documentation included with the redistribution, if any, must include the followingacknowledgment:

"This product includes software developed by vbAccelerator (http://vbaccelerator.com/)."

Alternately, this acknowledgment may appear in the software itself, if and wherever suchthird-party acknowledgments normally appear.

4. The name "vbAccelerator" must not be used to endorse or promote products derived from thissoftware without prior written permission. For written permission, please contact vbAcceleratorthrough [email protected].

5. Products derived from this software may not be called "vbAccelerator", nor may "vbAccelerator"appear in their name, without prior written permission of vbAccelerator.

THIS SOFTWARE IS PROVIDED "AS IS" AND ANY EXPRESSED OR IMPLIED WARRANTIES,INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITYAND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALLVBACCELERATOR OR ITS CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT,INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUTNOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE,DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANYTHEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT(INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OFTHIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.

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This software consists of voluntary contributions made by many individuals on behalf of thevbAccelerator. For more information, please see <http://vbaccelerator.com/>.

The vbAccelerator licence is based on the Apache Software Foundation Software Licence,Copyright (c) 2000 The Apache Software Foundation. All rights reserved.

4 Programmteile



4.1 Antrag stellen

Anträge können Sie auf unterschiedliche Weise stellen (siehe ebenso Tipp unten), z.B. innerhalbder Abwesenheitsverwaltung über den Punkt Neuer Eintrag. Hier erstellen Sie neue Einträge fürden derzeit markierten Mitarbeiter.

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) nach Auswahl eines Mitarbeiters innerhalb der Abwesenheitsverwaltung.

21Programmteile


Es erscheint das folgende Fenster, es ist in drei Bereiche eingeteilt:

Eintragsinformationen

WerHier können Sie die entsprechenden Mitarbeiter für die An- oder Abwesenheit eintragen.Drücken Sie auf die Schaltfläche Wer, um Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen.

WasHier definieren Sie die Art der An- oder Abwesenheit, z.B. Sonderurlaub, Bereitschaft etc.

StatusHaben Sie ausreichende Berechtigungen, so können Sie beim Eintragen von An- oderAbwesenheiten diese direkt auf



genehmigt stellen. Ansonsten ist nur eine Beantragung möglich.

ZeitraumHier stellen Sie ein, ob es sich um einen Ganzen Tag, einen Vormittag oder einen Nachmittaghandelt. Vormittage und Nachmittage werden als halbe Tage gezählt und entsprechend in derAbwesenheitsverwaltung dargestellt.

BeginnAnfangsdatum für die An- oder Abwesenheit.

EndeEnddatum für die An- oder Abwesenheit.

InfoDiese Informationen sind (falls Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen) in derBenutzerinformation in der Abwesenheitsverwaltung zu sehen (Bereich 7).

ResturlaubHier sehen Sie eine Übersicht über den noch verbleibenden Resturlaub des angewähltenMitarbeiters. Mit Details erhalten Sie eine Aufschlüsselung der Tage.

SerieHier können Sie Serien für An- oder Abwesenheiten definieren, z.B. einer Ihrer Auszubildendenhat jeden Mittwoch Berufsschule. Dies lässt sich durch einen Serieneintrag sehr leichtdarstellen.

EinträgeZeigt Ihnen die bisherigen An-/Abwesenheiten des gewählten Mitarbeiters an. Siehe auch dennachfolgenden Punkt Einträge für weitere Informationen.

Stellvertretungen (Für weitere Informationen klicken Sie bitte Stellvertretungen)

Ist bei dem gewählten Mitarbeiter im Register Informationen der Punkt Stellvertreter beiAntragstellung erforderlich auf Ja gesetzt, so werden Sie bei Antragsstellung aufgeforderteinen Stellvertreter zu wählen. Dies ist durch einfachen Doppelklick auf (nicht zugewiesen)möglich.

Meldungen

Hier erscheinen die Prüfungsmeldungen (Hinweise, Warnungen oder Fehler).

Weitere Möglichkeiten "Anträge" zu erstellen.

23Programmteile


Wahl eines Mitarbeiters (Bereich 5 Abwesenheitsverwaltung) anschließend rechte Maustasteund Wahl des Punktes "Neuer Eintrag" aus dem Kontextmenü.

Per Drag and Drop einer Abwesenheit (Bereich 3 Abwesenheitsverwaltung) in denKalenderbereich (Bereich 6 Abwesenheitsverwaltung).

Auswahl eines Mitarbeiters (Bereich 5 Abwesenheitsverwaltung) und anschließend linkeMaustaste gedrückt halten und markieren eines Zeitraumes im Kalender.

Ebenso ist es möglich für sämtliche Abteilungen Einträge vorzunehmen. Hierzu wählen Sie imoberen Kalenderbereich (Abwesenheitsverwaltung) mit gedrückter linken Maustaste den Zeitraumaus.

Möchten Sie Einträge für mehere Mitarbeiter vornehmen, so ist dies mit gedrückter linkerMaustaste+Shift und markieren eines Zeitraumes möglich.

4.2 Einträge

Die An- und Abwesenheitseinträge eines Mitarbeiters können Sie wie folgt aufrufen:

Über das Hotkey Menü (CTRL+ALT+F12)



Auswahl in der Hauptmenüleiste des Punktes Kalender und dann Mitarbeiter/Einträge:

25Programmteile


Oder im Informationsbereich des Mitarbeiters (siehe Abwesenheitsverwaltung Bereich 7) undwählen des Menüpunktes Einträge.

Sie erhalten die folgende Übersicht:



Diese Liste kann auch durch Betätigen von nach Microsoft Word exportiert werden.

Weitere Details erhalten Sie nach Anwahl der entsprechenden Karteikarte (Aktuelle Einträge,Einträge, Summen, Resturlaub, Überstunden).

27Programmteile


4.3 Abwesenheitsverwaltung

Die Abwesenheitsverwaltung ist 7 Bereiche unterteilt:

Bereich 1 (Abteilungen)In diesem Bereich sehen sie alle vorhanden Abteilungen einschließlich Unterabteilungen. Isteine Abteilung nicht aktiviert, erscheinen auch die dazugehörigen Mitarbeiter nicht im Bereich 5(Abteilungen / Mitarbeiter).

Bereich 2 (Anträge und Mitarbeiter)In diesem Fenster sehen Sie entweder die Mitarbeiter des ausgewählten Bereichs oder dieentsprechenden Einträge. Ein Export der Liste nach Excel ist über das entsprechende Symbol

möglich. Haben Sie das Autofiltersymbol deaktiviert, werden nur Einträge des gewähltenBereichs angezeigt, z.B. nur die Einträge eines ausgewählten Mitarbeiters.

Bereich 3 (An- und Abwesenheiten)Hier sehen Sie die vorhandenen An- und Abwesenheiten. Mit dem Auswahlfeld darüberbestimmen Sie, wieviele Tage beim Ziehen einer Abwesenheit in den Kalenderbereicheingetragen werden sollen. Dies geschieht über einfaches Drag and Drop in denKalenderbereich (6).

Bereich 4 (Kalenderzeitraum)Hier können Sie bestimmen, welcher Monat angezeigt werden soll. Durch Scrollen im Kalender



wird dieser Bereich immer auf den aktuell ausgewählen Monat gestellt. Hier können Sie auch inandere Kalenderjahre springen.

Bereich 5 (Abteilungen / Mitarbeiter)Hier sehen Sie alle im AddWare Urlaubsmanager V 3.0 angelegten Mitarbeiter. Ist vor demName des Mitarbeiters / Abteilung ein Schloss, so bedeutet dies, dass Sie keinen Zugriff aufdiesen Mitarbeiter haben.

Bereich 6 (Kalender)In diesem Bereich sind alle Abwesenheiten eingetragen. Eintragungen können aufverschiedene Arten vorgenommen werden:1. Wahl eines Mitarbeiters (Bereich 5) anschließend rechte Maustaste und Wahl des PunktesNeuer Eintrag aus dem Kontextmenü.2. Per Drag and Drop einer Abwesenheit (Bereich 3) in den Kalenderbereich (Bereich 6). 3. Auswahl eines Mitarbeiters (Bereich 5) und anschließend linke Maustaste gedrückt haltenund markieren eines Zeitraumes im Kalender. Es ist ebenso möglich für sämtliche AbteilungenEinträge vorzunehmen. Hierzu wählen Sie im oberen Kalenderbereich mit gedrückter linkenMaustaste den Zeitraum aus. Möchten Sie Einträge für mehere Mitarbeiter vornehmen, so istdies mit gedrückter linken Maustaste+Shift und markieren eines Zeitraumes möglich. SieheScreenshots Tipps und Tricks.

Bereich 7 (Mitarbeiterinformationen)In diesem Bereich werden Mitarbeiterinformationen angezeigt.

Lupenmodus

Durch Aktivieren der Lupe können Sie innerhalb des Kalenders die Ansicht vergrößern /verkleinern. Markieren Sie dazu mit gedrückter linker Maustaste einen Bereich. Sie könnendiesen Vorgang mehrmals wiederholen, bis die Darstellung Ihren Wünschen entspricht. DieVergrößerung kann durch Klicks mit der rechten Maustaste wieder auf Normalgrößezurückgesetzt werden.

Mitarbeiternotizen

Innerhalb der Abwesenheitsverwaltung (Bereich 5) können Sie mit einem rechten MausklickNotizen für einen Mitarbeiter erstellen.

29Programmteile


Sie erhalten das folgende Fenster:

Hier können Sie neue Mitarbeiternotizen hinzufügen, ändern oder entfernen.

BezeichnungText der im Kalender erscheint (nicht zwingend erforderlich).



TypTransparent Der Eintrag wird nicht farblich gekennzeichnet, es erscheint jedoch ein kleinesFähnchen links unten um z.B. eine Tagesnotiz darzustellen.Normal Der Eintrag wird normal mit Vorder- und Hintergrundfarbe dargestellt.Invertiert Der Eintrag wird mit der Hintergrundfarbe invertiert.Diagonale Linien Der Eintrag wird mit diagonalen Linien hinterlegt.Rahmen Der Eintrag bleibt transparent, es wird nur ein grafischer Rahmen gezeichnetPunktrahmen Der Eintrag wird mit einer gepunkteten Linie umrahmt und bleibt selbst transparent.3D Der Eintrag wird mit einem Farbverlauf gezeichnet.

Beginn und EndeZeitraum in dem der Eintrag erscheinen soll.

Textfarbe und HintergrundfarbeFarben mit denen der Eintrag dargestellt wird. Bei manchen Eintragstypen (z.B.Transparent) wird kein Hintergrund verwendet.

FixiertDer Eintrag kann nicht direkt im Kalender verändert werden (rechte Maustaste,verschieben etc.) sondern bleibt fixiert bestehen.Sie können den Eintrag dann nur noch über das Fenster Mitarbeiternotizen ändern.

GrafikDefiniert, ob der Eintrag mit einer Grafik (kleine Informationsgrafik) gekennzeichnetwird.

Haben Sie Ihre Daten für die Notiz eingetragen, so erscheint diese in der Kalenderansicht(Bereich 6) der Abwesenheitsverwaltung.

31Programmteile


4.4 Auswertung

Die integrierten Auswertungsfunktionen bieten die Möglichkeit zahlreiche Übersichten zu erstellen,auszudrucken, zu exportieren und in anderen Programmen (MS Word, MS Excel) weiter zubearbeiten.

Innerhalb der Abwesenheitsverwaltung können Sie die Auswertungen wir folgt aufrufen:

Wählen Sie dazu den Eintrag "Datei"

Sie können ebenso in der oberen Menüleiste das Icon wählen.

Oder Sie gehen über das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12):



Folgende Auswertungsfunktionen stehen zur Verfügung:

Mitarbeiter: Detailreport in MS WordAuflistung aller genehmigten und beantragten Einträge, Resturlaub, sowie Tagessummen derverschiedenen Abwesenheiten für den/die ausgewählten Mitarbeiter.

Mitarbeiter: Detailreport in MS ExcelAuflistung mit Filterfunktion für Abteilung(en), Mitarbeitername(n), Zeiträume, Tage,

33Programmteile


Abwesenheiten sowie Status der Einträge für den/die ausgewählten Mitarbeiter.

Mitarbeiter: StammdatenStammdatenblatt zur schnellen Übersicht über die Mitarbeiterdaten.

Mitarbeiter: Urlaubsübersicht in ExcelAuswertung für genommenen Urlaub in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal, etc.).

Mitarbeiter: Resturlaub / StichtagAuswertung für genommenen Urlaub in einem ausgewählten Jahr, wahlweise mit Details.

Mitarbeiter: Überstunden in ExcelAuswertung für Überstunden in einem bestimmten Jahr.

Mitarbeiter: Jahresübersicht in ExcelAuswertung für genommenen Urlaub in einem ausgewählten Zeitraum (Jahr).

Mitarbeiter: Gesamtübersicht selektiert in ExcelAuswertung aller An- und Abwesenheiten für ausgewählte Mitarbeiter in einem bestimmtenZeitraum.

Mitarbeiter: KalenderAusdruck eines Kalenders für einen bestimmten Zeitraum mit allen Abwesenheitseinträgen fürden/die ausgewählten Mitarbeiter

Mitarbeiter: JahresübersichtAusdruck eines separaten Jahreskalenders für den /die ausgewählten Mitarbeiter mit Urlaubs-und Abwesenheitseinträgen, inklusive Ferienterminen und Feiertagen.

Selektion: EinträgeAuswertung mit Auswahlmöglichkeiten für Abteilungen / Mitarbeiter, Zeitraum, An- undAbwesenheiten sowie Status.

Selektion: Monatsweise in HTMLMonatliche Abwesenheitenübersicht der gewählten Mitarbeiter, für einen bestimmten Zeitraumeinschl. Resturlaub.

Blanko-AntragAusdrucken von Blanko-Antragsformularen.

Auswertung: GeburtstagslisteErstellt einen Geburtstagskalender für die ausgewählten Mitarbeiter.

Auswertung: Geburtstagliste (Komplett)Erstellt einen Geburtstagskalender für alle Mitarbeiter.

Regional: Ferientermine Ausdruck eines Ferienkalender für die gewählte Region inklusive der Feiertage.

Diagramm: Krankheitstage in MS ExcelGrafische Darstellung der Krankheitstage in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal,etc.) – unternehmensweit oder abteilungsbezogen.

Diagramm: Urlaubstage in MS ExcelGrafische Darstellung der Urlaubstage in einem ausgewählten Zeitraum (Monat(e), Quartal,etc.) – unternehmensweit oder abteilungsbezogen.

Diagramm: Nach Abwesenheit in MS ExcelGrafische Darstellung der ausgewählten Abwesenheitstage in einem ausgewählten Zeitraum(Monat(e), Quartal, etc.) – unternehmensweit oder abteilungsbezogen.



4.5 Nachrichten

Der AddWare UrlaubsManager 3.0 verfügt über ein eigenständiges Nachrichtensystem, das vonallen aktiven Mitarbeitern genutzt werden kann.

Hinweis: Zusätzlich lässt sich das Nachrichtensystem mit MS Outlook kombinieren, so dass z.B.die Benachrichtigungsmails bei Antragstellung direkt an den Posteingang von MS Outlookweitergeleitet und dort bearbeitet werden können.

Geht eine neue Mail ein, z.B. bei Antragstellung oder Statusänderung eines Eintrags, blinkt ein

Ausrufezeichen über dem AddWare Urlaubsmanager V 3.0 Symbol im Infobereich derTaskleiste (Ausnahme: Mitarbeiter mit Outlook / MS Exchange, bei denen die OptionNachrichtensystem an Posteingang weiterleiten aktiviert ist).Anträge können direkt in der entsprechenden E-Mail über das Nachrichtensystem genehmigt oderabgelehnt werden. Die Antragseigenschaften können ebenfalls angezeigt werden.

Zum Aufrufen des Nachrichtensystems stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Im Hotkeymenü (CTRL-ALT-F12):

1. Rufen Sie das AddWare Urlaubsmanager V 3.0 Menü auf.

2. Klicken Sie im Untermenü des Mitarbeiters auf den Eintrag Nachrichten.

Über Infobereich der Taskleiste:

1. Rechter Mausklick auf das Symbol im Infobereich der Taskleiste.

2. Klicken Sie auf den Menüeintrag Nachrichten

In der Abwesenheitsverwaltung über die Menüleiste:

In der Abwesenheitsverwaltung klicken Sie in der Menüleiste auf Meine Aktionen undanschließend auf den EintragNachrichten…

Direkt in MS Outlook

In MS Outlook klicken Sie in der Menüleiste auf UrlaubsManager 3 und anschließend auf denEintrag Nachrichten.

Das Nachrichtensystem bietet Ihnen folgende Funktionen:

o Urlaubsanträge direkt in der Benachrichtigungsmail bearbeiten

o Neue Nachrichten schreiben

o Nachrichten beantworten oder weiterleiten

o Aktive Mitarbeiter erhalten bei Genehmigung / Ablehnung eines Antrags oder bei Eintragsänderungen eine Benachrichtigungsmail

o Stellvertreteranfragen / -zuweisungen werden über das Nachrichtensystem an den aktivenMitarbeiter gesendet und können direkt bearbeitet werden.

35Programmteile


4.6 Abwesenheits-Assistent

Diese Funktion ist nur möglich, wenn MS Outlook / Exchange benutzt wird.

Erreichen können Sie diese Funktion über das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12).




Hier können Sie Ihre An-/Abwesenheit mit einem Benachrichtigungstext einstellen .

4.7 Kalender

Die kalendarische Gesamtübersicht der An-/Abwesenheiten eines gewählten Mitarbeiters sieht wiefolgt aus:

Diese Funktion können Sie auf drei Wegen aufrufen.

1. Auswahl eines Mitarbeiters in der Abwesenheitsverwaltung und anschließendes Öffnen desKontextmenüs (rechte Maustaste) und Wahl des Menüpunktes Jahreskalender.

2. Auswahl in der Hauptmenüleiste des Punktes Kalender und dann Mitarbeiter/Jahreskalender.

37Programmteile


3. Im Informationsbereich des Mitarbeiters (siehe Abwesenheitsverwaltung Bereich 7) undAuswahl des Eintrages Jahreskalender.

4.8 Stellvertretungen

Sofern bei der Anlage eines Mitarbeiters im Register Informationen der Punkt Stellvertreter beiAntragstellung erforderlich auf Ja gesetzt ist, wird der Mitarbeiter bei Antragstellung



aufgefordert, einen Stellvertreter zu benennen. Falls erforderlich, kann der Antragsteller denAntrag jedoch auch ohne die Auswahl eines Stellvertreters senden.

1. Nachdem im Antragsformular auf Prüfen oder Speichern geklickt wurde, erscheint dieMeldung, dass kein Stellvertreter hinterlegt wurde.

2. Wechseln Sie ins Register Stellvertretungen des Antragsformulars und klicken Sie doppelt aufden Eintrag [nicht zugewiesen]. Wählen Sie nun den gewünschten Stellvertreter aus undklicken Sie auf OK.

Klicken Sie auf Speichern, um den Antrag zu senden.

Nach dem Speichern des Antrags wird der benannte Stellvertreter über die Stellvertreteranfragebenachrichtigt.

Nach der Zustimmung des Stellvertreters wird der zuständige Abteilungsleiter über den Antrag perE-Mail informiert und kann diesen bearbeiten.

Lehnt der angefragte Stellvertreter ab, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung und kanneine neue Stellvertreteranfrage absenden.

Stellvertretungsanfrage bearbeiten

Der angefragte Stellvertreter (nur aktive Mitarbeiter) erhält eine Stellvertretungsanfrage über dasinterne Nachrichtensystem

39Programmteile


oder über MS Exchange / Outlook, sofern er über ein entsprechendes Konto verfügt. Die OutlookMeldung sieht wie folgt aus:

Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

Nach Auswahl einer Stellvertreteranfrage aus dem Dialogfeld können Sie auch hier bestimmen, obdie Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird.



Der Absender der Anfrage erhält eine entsprechende Benachrichtigung.

Liste der Stellvertretungen

Wann ein Mitarbeiter für eine Stellvertretung eingeteilt ist bzw. durch einen anderen Mitarbeitervertreten wird, kann jederzeit festgestellt und ausgedruckt werden.

Um die Liste der Stellvertretungen anzeigen zu lassen, haben aktive Mitarbeiter folgendeMöglichkeiten:

In der Abwesenheitsverwaltung über die Menüleiste, hier sehen Sie die Stellvertretungendes derzeit angemeldeten Benutzers.

In der Abwesenheitsverwaltung über den Mitarbeiternamen im Kalenderbereich:

Führen Sie in der Kalenderansicht einen rechten Mausklick auf den Mitarbeiternamen aus undklicken Sie im Kontextmenü auf den Eintrag Stellvertretungen… Im Dialogfenster Stellvertretungen von „…“ können über das Register Stellvertretung für… die Stellvertretungen angezeigt werden, die der Mitarbeiter für andere übernimmt bzw. über das Register Vertreten von…die Einträge, wann er selbst durch andere Mitarbeiter vertreten wird.

41Programmteile


Über das Hotkey Menü (CTRL-ALT-F12).



5 Administration

Die Administration können Sie auf drei Wegen erreichen:

1. Über die Hauptmenüleiste (siehe Bild unten).

43Administration


2. Über das Hotkey-Menü. Sollte der Punkt Administration bei Ihnen nicht sichtbar sein, soverfügen Sie nicht über die entsprechenden Rechte. Bitte wenden Sie sich hierzu an Ihren Systemadministrator.

3. Per Rechtsklick auf das TrayIcon (neben Ihrer Systemuhr) in der Taskleiste.



5.1 Globale Einstellungen

5.1.1 Vorgaben

45Administration


Die folgenden Einstellmöglichkeiten können entweder durch Doppelklick auf den entsprechendenEintrag geändert werden, oder über den Button Ändern auf der rechten Seite. Die Standard-Einstellungen werden mit dem Button Standard wiederhergestellt.

Global: AdministratorpasswortHier wird das globale Administratorpasswort gesetzt.Das Administratorpasswort benötigen Sie lediglich, wenn Sie sich innerhalb des AddWareUrlaubsmanager V 3.0s als Administrator anmelden.Vorgabe: "demoadmin"

Global: Beginn GeschäftsjahrHier bestimmen Sie den Beginn des Geschäftsjahres, im Regelfall Januar. Arbeiten Sie miteinem abweichenden Wirtschaftsjahr, tragen Sie bitte den entsprechenden Monat ein. Ist dasGeschäftsjahr abweichend zum Januar eingestellt, hat dies auch Auswirkungen auf dieAnzeige des Jahreskalenders sowie des Kalenders in der Abwesenheitsverwaltung.Vorgabe: Januar

Global: Anträge für "halbe Tage" zulassenWenn Sie diese Option aktivieren, können auch Halbtagseinträge vorgenommen werden.Diese Option stellt die Vorgabe dar. Hinweis: Sie können jedem Mitarbeiter einzeln noch die Berechtigung entziehenHalbtagseinträge durchzuführen.

Global: Stornierte Einträge ganz löschenWird ein Antrag oder ein Eintrag storniert, dann erscheint er nicht mehr im Kalender. Um eine Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten oder wenn Sie bei Auswertungen ebenfalls diestornierten Einträge einsehen möchten, sollten Sie diese Option deaktiviert lassen.Ist diese Option aktiviert, so werden bei Antragsstornierung die Einträge komplett aus derDatenbank entfernt (gelöscht).

Global: Datenpfad für benutzerspezifische DatenNormalerweise werden die benutzerspezifischen Daten (Kalenderanzeige, Konfigurationen,Auswertungen) im Applikationsordner unter"{App.Path}\data\userdata" gespeichert. (z.B. C:\Programme\Urlaubsmanager3\data\userdata).Durch diese Einstellung können Sie einen anderen Pfad (z.B. auf dem Server) definieren.Achten Sie darauf, dass alle Benutzer Zugriffs- und Schreibrechte auf den Ordner haben.

Global: ZeitserverUm Missbrauch mit der Systemzeit der Clients vorzubeugen, kann ein Zeitserver definiertwerden.Vorgabe ist, dass die Systemzeit per SQL-Query am Datenbankserver ermittelt wird (MSAccess, MS SQL, MySQL).Sie können aber auch einen Servernamen oder eine Server IP hinterlegen, um von einem MSWindows Server dieSystemzeit zu übertragen.Eine globale Rolle spielt diese Option für die Rechtevererbung bei Stellvertretungen. Es solldamit gewährleistet werden,dass der Mitarbeiter wirklich nur im stellvertretenden Zeitraum die vererbten Zugriffsrechte hat.Vorgabe: [SQL]

Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich ganztagsWird ein Überstundeneintrag ganztags (oder tagesübergreifend) definiert, können Sie hier



festlegen, wieviele Stunden am Tag gutgeschrieben werden sollen. Vorgabe: 8

Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich halbtagsWird ein Überstundeneintrag halbtags definiert, können Sie hier festlegen, wieviele Stundenim Eintrag gutgeschrieben werden sollen. Vorgabe: 4

Vorgabe Mitarbeiter Region (Land)Hinterlegen Sie hier, in welchem Land bzw. Region/Bundesland sich der Firmensitz befindet.Neu angelegte Mitarbeiter bekommen automatisch dieses Land zugewiesen.Vorgabe: Deutschland / Bayern

Vorgabe Mitarbeiter: VerfallsdatumDas Datum für den Verfall des Resturlaubes kann hier eingestellt werden. Verfällt der Resturlaub nie, so stellen Sie hier das Verfallsdatum auf Deaktiviert.Hierbei handelt es sich um die firmenweite Voreinstellung. Sie können einzelnen Mitarbeiterndennoch verschiedene Verfallsdaten hinterlegen.Vorgabewert: 1. April

Vorgabe Mitarbeiter: JahresurlaubAnzahl der Urlaubstage eines Mitarbeiters pro Jahr in Tagen. Wird ein neues Jahr angelegt, so erhält der Mitarbeiter (sofern nicht beim Mitarbeiter andershinterlegt) diese Anzahl an Jahresurlaubstagen.Hinweis: Dabei wird das Eintritts- und Austrittsdatum berücksichtig und ggf. angepasst.Vorgabe: 30

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag MontagDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag DienstagDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag MittwochDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag DonnerstagDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag FreitagDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag SamstagDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag SonntagDie Einstellung, ob dieser Tag ein Arbeitstag ist, können Sie hier vornehmen. Defaultwert "Ja"Die Einstellung kann auch pro Mitarbeiter noch individuell geändert werden.

Vorgabe Abteilung: MS Exchange Kalender

47Administration


Mindestfrist-Antragsfrist (nur Urlaub) in TagenHier kann, falls gewünscht, die Antragsfrist für Urlaub aktiviert/deaktiviert werden. Sie können hier festlegen, wieviele Tage der Urlaub im voraus geplant werden soll.Beispiel:Ist Antragsfrist ist auf 7 Tage gestellt, so muss der Urlaubsbeginn im Antrag des Mitarbeitersmindestens 7 Tage hinter dem aktuellen Systemtag sein.Vorgabe: 0 (deaktiviert)

5.1.2 Erweitert

Auf der linken Seite im oberen Bild sehen Sie die Genehmigungspflichtigen Abwesenheiten.Diese müssen, wenn aktiviert, durch den Abteilungsleiter/Teamassistent genehmigt werden. Istdas Feld nicht aktiviert, so können Mitarbeiter diese Art von Abwesenheit direkt eintragen. EinBeispiel dafür sind z.B. Dienstreisen, Schulungen etc.

Eine Benachrichtigungs-Mail erhält der entsprechende Abteilungsleiter/Teamassistent dennoch,jedoch müssen diese Abwesenheiten nicht mehr bestätigt werden.



Mit der Listbox Abwesenheitseintrag für Überstundenausgleich bestimmen Sie die Zuordnungder Abwesenheit für Überstunden.

Direkt darunter sehen Sie die Optionen für den Jahreswechsel:

Neues Jahr anlegen Hier können Sie ein neues Jahr anlegen, der aktuelle Resturlaub der Mitarbeiter wird dabei

auf das neue Jahr vorgetragen. Wichtig: Sollten Sie noch Änderungen im alten Jahrvornehmen, die den Resturlaub beeinträchtigen, so werden diese Werte automatisch für dasneue Jahr angepasst.

Jahresabschluss Den Jahresabschluss können sie hier vornehmen, dabei wird das entsprechende Jahr

gesperrt. Änderungen sind somit erst wieder möglich, wenn die Sperre aufgehoben wurde.Dieses geschieht ebenfalls unter dem Punkt Jahresabschluss.

Die Versendung der Bestätigungs-Mail etc. kann entweder via MS Exchange oder Lotus Noteserfolgen, je nachdem, welches System Sie einsetzen.

ANMELDUNG

Bei Programmstart immer nach dem Kennwort fragen (wenn belegt!)Haben Sie ein Kennwort hinterlegt und diese Option gewählt, wird beim Programmstart immerdas Kennwort abgefragt.

Benutzeranmeldung als Einzelplatz zulassen (!!) Das Aktivieren dieser Option macht es allen Clients möglich, sich am AddWare

Urlaubsmanager V 3.0 mit dem Anmeldetyp "Einzelplatz" (d.h. volle Rechte innerhalb desAddWare Urlaubsmanager V 3.0s) ohne Berücksichtigung der gesetzten Berechtigungenanzumelden.

49Administration


Warnung: Diese Option sollte in Mehrplatzsystemen dringend deaktiviert bleiben.

Nur manuelle Benutzeranmeldung erlauben (Abmeldung erzwingen) Diese Option deaktiviert global die MS-Exchange/Windows Anmeldung, somit ist nur noch

eine manuelle Anmeldung (mit Benutzername und zugehörigen Passwort) möglich. DieseOption sollte deaktiviert bleiben und nur in Sonderfällen genutzt werden.

ANSICHT

Sondertage im Kalender nicht anzeigen (z.B. Geburtstag) Hier können Sie die Anzeige für Sondertage (Eintrittsdatum, Geburtstag) aktivieren oder

deaktivieren. Diese werden dann in der Abwesenheitsanzeige nicht mehr angezeigt. DieSondertage sind in der Abwesenheitsverwaltung durch ein farbiges Dreieck ( ) markiert.

Berechtigung

Abteilungsleiter darf eigene Eigenschaften ändern Falls aktiviert, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Eigenschaften ändern.

Abteilungsleiter darf sich selbst Einträge genehmigen Falls aktiviert, kann der Abteilungsleiter seine eigenen Einträge genehmigen.

Abteilungsleiter dürfen Abteilungseigenschaften bearbeiten Ist diese Funktion aktiviert, kann der Abteilungsleiter die Eigenschaften seiner Abteilung

ändern. Ist diese deaktiviert, ist eine Änderung nur durch einen Administrator möglich.

Abteilungsleiter dürfen Mitarbeitereigenschaften bearbeiten Durch diese Funktion bestimmen Sie, ob der Abteilungsleiter die Mitarbeitereigenschaften

bearbeiten soll oder nicht. Ist dies deaktiviert, können die Mitarbeitereigenschaften nur durcheinen Administrator geändert werden.

Rechtevererbung bei Stellvertretungen Bestimmen Sie als Abteilungsleiter einen Stellvertreter, erbt dieser, wenn die Funktion

aktiviert ist Ihre Rechte. Aber nur für den Zeitraum in dem dieser Ihre Vertretung übernimmt.Anschließend hat der gewählte Benutzer wieder seine vorherigen Rechte.

Rechtevererbung deaktivieren Die Rechtevererbung ist zu vergleichen mit der MS Windows Rechtevererbung. Besteht eine

Abteilung aus mehreren Unterabteilungen (z.B. Hauptabteilung ist Produktion mit derUnterabteilung Qualitätssicherung) und sie legen die Zuständigkeiten für die Hauptabteilungfest, so werden diese Rechte auch an die zugehörigen Unterabteilungen vererbt, in diesemFalle "Qualitätssicherung". Ist dies aktiviert, findet keine Rechtevererbung statt.

Überstundenfunktionen deaktivieren Hierdurch wird die Überstundenfunktionalität deaktivert und innerhalb des AddWare

Urlaubsmanager V 3.0s ausgeblendet.

Synchronisation und Benachrichtigung

Alle Abteilungsleiter über Anträge informieren Sollen alle Abteilungsleiter der entsprechenden Abteilung zu der der Mitarbeiter gehört per



Mail informiert werden, wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, so muss diese Funktionaktiviert werden. Ansonsten bekommt nur der erste zu erreichende Abteilungsleiter dieAnfrage.

Keine Stellvertreteranfragen (Mitarbeiter kann Stellvertreter definieren) Bestimmt ein Mitarbeiter einen Stellvertreter, wird dieser (wenn diese Funktion deaktiviert

ist) darüber informiert und kann diese Stellvertretung annehmen oder ablehnen. BeiAktivierung wird der vom Mitarbeiter bestimmte Stellvertreter auch informiert, hat aber nichtdie Möglichkeit diese Stellvertretung abzulehnen.

MS Exchange: Kalendereinträge wie im Urlaubsmanager 2.0 synchronisieren Wünschen Sie die Synchronisation wie im Urlaubsmanager 2.0, so müssen Sie diese

Funktion aktivieren.

MS Exchange: Kalendereinträge nur als Anwesend/Abwesend synchronisieren Ist diese Funktion aktiviert, erscheint im Kalender nur anwesend oder abwesend. Ist sie

deaktiviert, erscheint im Kalender auch der Grund dafür (z.B. Urlaub, krank etc.).

Serverseitige Kalendersynchronisation Durch Aktivieren wird die Synchronisation auf dem Server durchgeführt und nicht durch die

Clients. Dies ist nur mit einem speziellen Addon möglich.

51Administration


5.1.3 Terminleisten

Hier können Sie Ihre Termine eintragen. Dies können z.B. Ferien, Messe- oder Projektterminesein. Auf der linken Seite in der Kategorienliste sehen sie bereits einige erstellte Einträge. Diese

können mit dem Zeichen erstellt werden. Eine Bearbeitung erfolgt mittels . Gelöscht

wird nach Auswahl der Kategorie mit .

Haben Sie eine Kategorie ausgewählt, öffnet sich auf der rechten Seite ein weiteres Fenster.



Hier können Sie ebenfalls durch betätigen von neue Termine erstellen. Es erscheint diefolgende Eingabemaske:

53Administration


Nach Eingabe des Zeitraums und betätigen der Speichern-Schaltfläche ist der Termin in IhrerListe gespeichert.

Änderungen können sie wie im Kategoriebereich über und vornehmen.

Diese Terminlisten können Sie sich nun innerhalb der Abwesenheitsverwaltung anzeigenlassen.

Nach Betätigen der oben markierten Schaltfläche erscheint das untere Fenster. Hier können Siebestimmen, welche Terminleisten / Ferientermine angezeigt werden.



Nach Aktivierung der gewünschten Terminleisten/Ferientermine erscheinen diese innerhalb der Abwesenheitsverwaltung.

Ebenso ist es möglich, hier durch Markieren eines Bereiches mit der linken Maustaste neueTerminleisten anzulegen.Ändern können Sie die Terminleisteneinträge über einen Rechtsklick mit der Maus. Es erscheint

55Administration


das folgende Menü.

Hinweis: Die Bearbeitung der Terminleisten in der Abwesenheitsverwaltung ist nur mit dergesetzten BerechtigungTerminleisten (Kalender) verwalten möglich.

Hier können Sie die gewählte Terminleiste ausblenden, bearbeiten oder löschen.

5.1.4 Updates

Hier können Sie eine Netzwerkverteilung der Updates definieren.

Prüfung auf Updates bei Programmstart durchführen Ist diese Option aktiviert, so werden die Clients beim Programmstart automatisch auf eine

neue Version im angegebenen Update-Pfad überprüft.

Updates ohne Meldungen durchführen (Silent Modus)



Ist diese Option aktiviert, so startet das Update ohne weitere Benutzereingaben(Silent-Modus).

Update-Pfad Tragen Sie hier den Update-Pfad ein, in dem sich die Aktualisierungsdaten befinden. Der

Client MUSS auf den Pfad zugreifen (lesen) können. Überprüfen Sie die Berechtigungen desPfades und geben Sie möglichst keinen festen Laufwerksbuchstaben an sondern einenUNC-Pfad (z.B. "\\SERVER\UPDATE").

Als folgender Benutzer ausführen (Achtung, nur WindowsNT oder höher!) Oft ist es den Benutzern nicht gestattet Programme lokal zu installieren, oder sie befinden Sichin einer eingeschränkten Benutzerumgebung. Hier können Sie einen Benutzer eintragen unterdem die Ausführung des Updates gestartet wird (z.B. Administrator). Dieser Benutzer mussgenügend lokale Rechte auf dem Client besitzen. Mit der Schaltfläche Test prüfen Sie hier dieRichtigkeit der Benutzerübergabe. Sind die Eingaben korrekt, so sollte sich einfach das lokaleWindows Notepad öffnen (es wird mit den angegebenen Benutzerdaten gestartet).

Release Date zur Versionsüberprüfung hier steht eine Zahl, welche die aktuellste auf dem Server verfügbare Version beschreibt.

Das Release-Date erfahren Sie im Download-Bereich auf unserer Internetseite oder imInfo-Fenster der lokalen Installation.

Update-Ordner vorbereiten Es wird automatisch die aktuellste Version aus dem Internet geladen und das Release-Date

angepasst.Bitte beachten Sie die lokalen Firewall-Einstellungen. Ein Internetzugang wird benötigt.

Update testen Das Update wird auf dem lokalen Rechner ausgeführt. Die Schaltfläche Versionskontrolle

dient der Überwachung auf welchen Clients welche Version installiert ist.

57Administration


5.1.5 Benutzerfelder

Über den Button Hinzufügen gelangen Sie in die folgende Eingabemaske.

Hier können Sie die Bezeichnung des Feldes bestimmen, sowie welchen Datentyp das Benutzerfeld haben soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

· Text = normales Textfeld wie z.B. Mobiltelefon etc.

· Numerisch = Zahlenfeld.· Nur Listenwerte = Es werden für dieses Feld nur Werte zugelassen die in der nebenstehenden



Liste definiert sind,

z.B. Ja/Nein-Felder. Siehe Beispiel unten.

· Internet-Link = Hier können Sie einen Internet/Intranet-Link hinterlegen. Der Start erfolgt überden Standardbrowser.

· Datei-Link = Hier wird ein externes Programm gestartet, dies kann sowohl lokal als auch imNetzwerk liegen.

Ebenso können Sie bestimmen, ob dieses neue Feld bereits aktiviert sein soll oder nicht. EineAktivierung ist ebenso in der Hauptmaske möglich (siehe oberes Bild).

Haben Sie Nur Listenwerte zulassen ausgewählt, können Sie mit Hilfe des "+" Zeichens neueElemente erstellen. Gelöscht werden diese durch das "-" Zeichen.

Durch Betätigen des Speichern-Buttons werden die Einstellungen gespeichert. Verworfen werdendiese durch den Abbruch-Button.

Das Bearbeiten der Elemente erfolgt analog zum Erstellen. Das Löschen erfolgt über den ButtonEntfernen. Nach Bestätigen der Sicherheitsabfrage wird das Benutzerelement gelöscht.

Soll das Benutzerfeld für alle sichtbar sein, so wählen Sie dieses bitte über das FeldBeschreibung aus. Alternativ kann dieser Wert auf AL/TA für Abteilungsleiter und Teamassistentgesetzt werden (d.h. Mitarbeiter ohne spezielle Berechtigung können den Feldinhalt nichteinsehen).

Hier gelangen Sie zu einer detailierten Bescheibung der Funktion Qualifikationen überwachen.

Beispiel: Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes

59Administration


Nach dem Speichern des Feldes erscheint dieses nun in der Übersicht der Benutzerfelder:

Nachdem Sie das Benutzerfeld erstellt haben, können Sie dieses bei dem entsprechendenMitarbeiter (in der Abwesenheitsverwaltung) über einen Doppelklick auf denMitarbeiternamen oder mit einem Rechtsklick (Eigenschaften auswählen) ändern.



Die Benutzerdefinierten Felder werden bei den Mitarbeiterinfos (rechte Seite in derAbwesenheitsverwaltung) angezeigt. So haben Sie die Möglichkeit individuelle Felder nach IhrenWünschen zu erstellen.

61Administration


5.1.5.1 Qualifikationen Überwachen

Qualifikationen überwachen

Hier können Sie globale Qualifikationen (Skills) der Mitarbeiter hinterlegen. Diese sind inverschiedene Kategorien unterteilt. Mit den Schaltflächen Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen

können Sie die Einträge vornehmen oder modifizieren.

Sie definieren die Qualifikationen in verschiedene Kategorien (z.B. Microsoft Office / MS Word)und hinterlegen eine gegebene Mindestverfügbarkeit.

Wird ein Antrag eingereicht oder eine Eintragung vorgenommen, welche die gegebeneQualifikation betrifft, dann prüft das Programm automatisch, ob die Mindestverfügbarkeitunterschritten wird und gibt eine Warnung aus. Die einzelnen Qualifikationen werden in den



Eigenschaften des Mitarbeiters hinterlegt.

Hierbei kann noch ein Qualifikationswert in Prozent hinterlegt werden (z.B. Mitarbeiter Mustermann

hat Kenntnisse in MS Word mit 50%).

Tipp: Klicken Sie eine definierte Qualifikation an, um die Mitarbeiter in der Liste anzuzeigen,welche über die Qualifikationen verfügen.

Der Mindestqualifikationswert sollte die Summe der Mitarbeiter-Qualifikationen nicht

unterschreiten!

Hinweis: Für diese Funktion ist das Zusatzmodul (#1) nötig.

Beispielanwendung für Qualifikationen Überwachen

Im unteren Fensterbereich können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen eine neueQualifikation (z.B. Betriebssysteme, siehe Bild oben) erstellen.


Bezeichnung: Hier hier geben Sie die gewünschte Bezeichnung der Qualifikation ein, z.B. Betriebssysteme.

Kategorie: Name der Kategorie. z.B. Linux/Windows

Mindest-Verfügbarkeit: Hier können Sie die Mindestverfügbarkeit dieser in % angeben.

Aktiviert: Ist das Häkchen gesetzt, ist diese Qualifikation/Kategorie aktiviert. Bei Nichtaktivierung wird der

entsprechende Eintrag grau angezeigt. Ebenso wird die Überprüfung für diesen Eintrag bei

63Administration


Antragsstellung übersprungen.

Nachdem Sie eine Qualifikation/Kategorie erstellt haben, können Sie nun Mitarbeiter hinzufügen.Dies geschieht durch Anwählen der Schaltfläche Hinzufügen. Es erscheint das Fenster für dieMitarbeiterauswahl:

Nach der Auswahl eines Mitarbeiters können Sie nun die Qualifikationen bestimmen. Diesgeschieht durch einfaches Setzen des Häkchens in der entsprechenden Rubrik. Den Grad der Qualifikation bestimmen Sie durch den Schieberegler im unteren Fensterbereich.



Anschließend ist dieser Eintrag nun in der Gesamteinstellung zu sehen:

65Administration


Die erste Zahl in Klammern nach der Kategorie Beschreibung gibt die Mindestverfügbarkeit in %für diese Qualifikation an. Beispiel hier "Linux/Unix (100 von 100%).Ist die festgesetzte prozentuale Mindestqualifikation für einen Bereich unterschritten, so wirddiese rot dargestellt (s. Bild) z.B. Windows XP(100 von 0%), da keine Mitarbeitereinträgehinterlegt wurden. Die zweite Zahl ist die Summe aller Mitarbeiterqualifikationen für diesenBereich.

Eine Änderung der Qualifikationen ist ebenso in der Benutzerverwaltung möglich oder durch einenDoppelklick auf den entsprechenden Mitarbeiter in der Abwesenheitsverwaltung.

Wenn Sie nun in der Abwesenheitsverwaltung eine Abwesenheit eintragen, wird geprüft ob dieMindestverfügbarkeit für diese Qualifikation unterschritten wird. Ist dies der Fall, wie in unseremBeispiel, so bekommt der Antragsgenehmiger die folgende Fehlermeldung:



Im unteren Fensterbereich sehen Sie die genauen Details der Qualifikationsprüfung. Sie könnennun bestimmen, ob Sie diesen Abwesenheitsantrag trotzdem genehmigen möchten(Schaltfläche Hinweise gelesen, trotzdem fortfahren?) oder nicht (Abbrechen).

67Administration


5.1.6 Datenbank-Wartung

Auf dieser Seite stehen Ihnen verschiedene Tools zur Datenbankpflege zur Verfügung.

Stornierte Einträge löschen Hier können Sie z.B. Testeinträge aus der Datenbank entfernen, welche den Status

Storniert haben.Voraussetzung ist, dass Sie in den Vorgaben die Option Stornierte Einträge ganz löschennicht aktiviert haben, denn dann sind generell keine stornierten Einträge mehr in derDatenbank vorhanden.

Nachrichtensystem leeren Hier können Sie entweder für bestimmte Mitarbeiter, eine ganze Abteilung oder sämtliche

Mitarbeiter das interne Nachrichtensystem (Posteingang, Postausgang) zurücksetzen.

Hinweis: Diese Option hat nichts mit MS Exchange zu tun, es werden wirklich nur die internenNachrichten innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s entfernt.

Einträge löschen Hier können Sie entweder für bestimmte Mitarbeiter, eine ganze Abteilung oder sämtliche

Mitarbeiter die Einträge löschen (sämtliche Einträge).Warnung! Die Einträge werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt! Diese Option sollten Sie nur verwenden um Testdaten zu entfernen!

Recalc. modifications Hier können Sie Modifikations-Einträge neu berechnen lassen.



Sync. Exchange Sämtliche zugewiesene Öffentliche Ordner werden mit allen Einträge neu in MS Exchange

eingetragen. Hinweis: Diese Option kann je nach Eintragsmenge und Mitarbeiteranzahl einige Minutendauern.

Jahresdaten neu berechnen... Eine neue Jahresberechnung ist mittels dieses Punktes möglich.

Beispiel: Sie haben im nachhinein einen Jahrestag als Feiertag eingetragen, mit Hilfe dieserOption werden die kompletten Jahresdaten neu berechnet.Hinweis: Die Berechnung beginnt immer mit dem neuesten nicht abgeschlossenen Jahr.

Jahr löschen (ohne Einträge)

Hier können Sie die Zuodnung eines bestimmten Jahres löschen. Wichtig: Hier wird nur die Zuordnung gelöscht. Wenn Sie diese wiederherstellen möchten,müssen Sie das gelöschte Jahr unter Neues Jahr anlegen erneut anlegen. Anschließend sindalle relevanten Daten wieder vorhanden.

5.2 An-/Abwesenheiten

Diese Funktion erreichen Sie über den Punkt Administration im Hauptmenü.

Anschliessend "An-/Abwesenheiten" auswählen.

69Administration


Hier sind alle Eintragsarten aufgelistet, welche Sie vornehmen können, z.B. Urlaub, Schulung,Dienstreise.

Die Einträge sind in verschiedene Klassen eingeteilt:

KlasseZeigt die definierte Klasse der Eintragsart.

BezeichnungZeigt den Namen der Eintragsart. In Klammern dahinter steht der Kurzname.

StatusIst der Eintrag Aktiviert oder Deaktiviert.Wenn der Eintrag ein Ausrufezeichen vor dem Aktiviert hat (!Aktiviert), dann bedeutet dies,dass alle Mitarbeiter die Informationen des Eintrages sehen dürfen (z.B. für Dienstreisen undSchulungen).

MS ExchangeSoll der Eintrag mit MS Exchange synchronisiert werden?



Out Of OfficeHandelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit?

Abwesenheit hinzufügen

Klasse

· Benutzerdefinierte An-/Abwesenheit= Normale Eintragsart. Der Jahresurlaub wird nicht berücksichtigt.

· Abwesenheit mit UrlaubsabzugBei diesen Einträgen wird im Genehmigungsfall Jahresurlaub abgezogen.

· KrankheitseintragHandelt es sich um einen Krankheitseintrag oder nicht?Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann es sein, dass bestimmte Mitarbeiter diese Eintragsartnicht sehen dürfen.

· UrlaubssperreEs handelt sich um eine Urlaubssperre, d.h. Einträge dürfen damit kollidieren - es erscheint eineWarnung, wenn innerhalb dieses Eintrages ein Urlaubsantrag vorliegt.

· An/Abwesenheit mit UrlaubsmodifikatorDies ist eine spezielle Eintragsart mit der Möglichkeit Jahresurlaubswerte von Mitarbeitern zu

71Administration


modifizieren.Sie können eine Regel definieren, auf welche Art und Weise dies geschehen soll, z.B. an jedemfreien Tag während des Eintrages wird ein Urlaubstag gutgeschrieben.

· ÜberstundengutschriftHier können Sie eine An-/Abwesenheit für Überstundengutschriften definieren. Diese kann wiejede An/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden. (Siehe Tipps und Tricks)

Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto gutgeschrieben, wenn diesergenehmigt wurde.

· ÜberstundenabzugHier können Sie eine An-/Abwesenheitf für Überstundenabzug definieren. Durch einen Eintragim Kalender können hierdurch die vorhandenen Überstunden genommen werden. Diese kannwie jede An-/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden. (Siehe Tipps und Tricks)

Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto abgezogen, wenn dieser genehmigtwurde.

Farben

· Text = Vordergrundfarbe (Textfarbe)· Hintergrund = Hintergrundfarbe

MS ExchangeSoll ein MS Exchange Kalendereintrag vorgenommen werden (Ja/Nein)?

BezeichnungName/Bezeichnung der Abwesenheit

ZusatzoptionenHandelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit?Dabei wird der Wert Out Of Office auf Ja oder Nein gesetzt.

AktiviertIst der Eintrag aktiviert, erscheint er in der Abwesenheitsverwaltung auf der rechten Seite undauch im Antragsformular.

Planphase im AntragsmodusWenn der Mitarbeiter nur einen Antragstermin vorschlagen möchte, den eigentlichen Terminaber noch nicht sicher festlegen kann, besteht die Möglichkeit im Antrag zu hinterlegen, dassder Termin sich noch verändern kann.Der Abteilungsleiter bekommt erst dann die Information über den Antrag, wenn die Planphasevom Mitarbeiter abgeschlossen wurde. Der Antrag wird in der Abwesenheitsverwaltung miteinem Ampelsymbol dargestellt, solange er sich noch in der Planphase befindet.

MehrfachzustimmungenDer Eintrag soll, genau wie Urlaub mit Mehrfachgenehmigungen, genehmigt werden, wennbeim Mitarbeiter mehrals eine Zustimmung hinterlegt ist.

Vollzugriff für Team-AssistentenIst dieses Feld aktiviert. Hat der Team-Assistent Vollzugriff auf diese Art von Einträge. Ändern,stornieren, genehmigen oder ablehnen ist nun möglich.Z.B. für Dienstreisen.



Eintrag ändern (Schaltfläche Eigenschaften auf der rechten Seite) Dieser Bereich ist unterteilt in Informationen und Benutzerdefinierte Felder.

Bereich Information:Durch Anwählen des entsprechenden Eintrages und Wählen der Schaltfläche Ändern könnenSie die Eigenschaften dieses Eintrages bestimmen.

BezeichnungName/Bezeichnung der Abwesenheit

KürzelKurzname des Eintrages. Wenn der Platz in der Kalenderanzeige oder im Ausdruck für dieBezeichnung nicht ausreicht, wird stattdessen das Kürzel dargestellt.

Textfarbe und HintergrundfarbeHier können Sie Vorder- und Hintergrundfarben definieren. Relevant für den Ausdruck und die Kalenderanzeige.

MS Exchange KalendereintragSoll ein MS Exchange Kalendereintrag vorgenommen werden?

Benachrichtigung per E-MailSollen diesen Eintrag betreffende E-Mails versendet werden?

MS Exchange BeschriftungsfarbeFarbe des Kalendereintrages. Ab Outlook XP ist es möglich, verschiedene Kalenderfarben zudefinieren (10 Stück).Legen Sie hier fest, ob eine Farbe hinterlegt werden soll.

73Administration


An-/AbwesenheitsklasseUm welche Klasse handelt es sich?Hinweis: Diese Eigenschaft kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden!

Planphase im AntragsmodusWenn der Mitarbeiter nur einen Antragstermin vorschlagen möchte, den eigentlichen Terminaber noch nicht sicher festlegen kann, besteht die Möglichkeit im Antrag zu hinterlegen, dassder Termin sich noch verändern kann.Der Abteilungsleiter bekommt erst dann die Information über den Antrag, wenn die Planphasevom Mitarbeiter abgeschlossen wurde. Der Antrag wird in der Abwesenheitsverwaltung miteinem Ampelsymbol dargestellt, solange er sich noch in der Planphase befindet.

StatusIst der Eintrag aktiviert, erscheint er in der Abwesenheitverwaltung auf der rechten Seite undauch im Antragsformular.

Out Of OfficeHandelt es sich um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit? [Mehrfachzustimmungen]Der Eintrag soll, genau wie Urlaub mit Mehrfachgenehmigungen, genehmigt werden, falls beimMitarbeiter mehrals eine Zustimmung hinterlegt ist.

Bereich Benutzerdefinierte Felder

Hier können Sie eigene Zusatzfelder für diese Eintragsart definieren, z.B. bei SchulungenZusatzinformationen wie Schulungsort, Transportmethode, Teilnehmer etc. Es stehen Ihnen 3 verschiedene Feldtypen zur Verfügung:



TextEinfaches Textfeld - alphanumerisch.

NumerischEs werden nur Zahlenwerte angenommen.

Nur Listenfelder zulassenEs können nur Werte aus der Tabelle Vorgaben Listenwerte ausgewählt werden.

Vorgaben ListenwerteDie angegebenen Werte, welche in dieser Liste eingetragen sind, können später bei demEintrag als Vorgabeausgewählt werden. Im Falle der Syntaxüberprüfung Nur Listenwerte zulassen muss exakteiner der Werte in der Liste ausgewählt werden.

BezeichnungAnzeigename des Feldes

BeschreibungAusführliche Beschreibung des Feldes

Beispielanwendung eines benutzerdefinierten Feldes

Nach der Auswahl eines Feldes innerhalb der An-/Abwesenheitenübersicht, können Sie durchBetätigen der Schaltfläche Eigenschaften Ihre Benutzerfelder erstellen:

75Administration


Hier wurde als Beispiel Dienstreise gewählt. Nach Betätigen der Schaltfläche Eigenschaften undwählen von Benutzerdefinierte Felder werden Ihnen die bereits erstellten benutzerdefiniertenFelder angezeigt. In diesem Beispiel Abfahrtsort, Reiseziel, Anzahl Mitfahrer, Beförderungsmitteletc.

Hier können Sie nun neue Benutzerdefinierte Felder hinzufügen, ändern oder löschen.



Ein benutzerdefiniertes Feld für die Kategorie Dienstreise könnte z.B. folgendes Aussehen haben:

5.3 Benutzerverwaltung


Anschließend Benutzerverwaltung auswählen.

Es erscheint das folgende Fenster der Benutzerverwaltung:

77Administration


Durch Betätigen der rechten Maustaste können Sie das Contextmenü aufrufen undBerechtigungen für Mitarbeiter der Abteilung setzen oder entfernen.

Mitarbeiter

Durch Betätigen der Schaltfläche Berechtigungen können Sie für die ausgewählten Mitarbeiterdie gewünschten Berechtigungen setzen (siehe Screenshot).



Hier wurde die Abteilung "Entwicklung" gewählt, Sie sehen die dazugehörigen Mitarbeiter.

NeuLöscht die Auswahlliste

AbteilungHier können Sie weitere Abteilungen hinzufügen.

79Administration


MitarbeiterHier können Sie einzelne Mitarbeiter zur Auswahlliste hinzufügen.

Berechtigungen



Hier können Sie die Berechtigungen wählen, die für die selektierten Mitarbeiter entweder gesetztoder entfernt werden sollen.

Hinweis: Die nicht ausgewählten Berechtigungen werden nicht geändert.

81Administration


5.3.1 Abteilungen

Durch Betätigen von oder durch Drücken der rechten Maustaste im Bereich unterStammverzeichnis können Sie eine neue Organisationseinheit erstellen.

Diese kann durch einen Doppelklick, rechte Maustaste Eigenschaften oder durch Anwählen von

geändert werden. Es erscheint das folgende Fenster:



Dieses besteht aus 4 Karteikarten (Informationen, Zuständigkeiten, Einschränkungen und MSExchange).

83Administration


5.3.1.1 Zuständigkeiten

Unterteilt ist dieses Fenster in 3 Bereiche: Zuständigkeiten nach Benachrichtigungspriorität,Team-Assistenten und Erweiterte Benachrichtigungs-Regeln.

Zuständigkeiten

Zuständigkeiten nach Benachrichtigungspriorität

Hier werden die Mitarbeiter hinterlegt welche für die aktuelle Abteilung (und derenUnterabteilungen) zuständig sind (z.B. Abteilungsleiter), d.h. alle Mitarbeiter in dieser Listehaben VOLLEN ZUGRIFF auf die abhängigen Mitarbeitereinträge und Anträge.Sie können Anträge genehmigen, ablehnen, stornieren und eigene Einträge vornehmen.Ebenso werden die Mitarbeiter in dieser Liste per E-Mail informiert (sofern ein E-MailAnbindung genutzt wird) sobald ein Antrag eines Mitarbeiters eingeht.Einzige Ausnahme ist der Abteilungsleiter selbst, sofern er sich in der eigenen Abteilung (oderUnterabteilung) befindet. Soll er ebenso volle Rechte auf seine eigenen Einträge erhalten, muss dies in den GlobalenEinstellungen (Administration) hinterlegt werden.Die Benachrichtigung erfolgt immer in Folge der Priorität beginnend bei 1.Ist der Mitarbeiter mit Benachrichtigungspriorität 1 selbst nicht im Hause (krank, Urlaub etc.),dann erhält er eine Kopie und der nächste in der Liste wird informiert. Der Antragssteller wird sofort darüber informiert wer bzw. welche Abteilungsleiterbenachrichtigt wurden.



Team-Assistenten

Diese Mitarbeiter sollen den/die Abteilungsleiter unterstützen. Wird ein Mitarbeiter in dieseListe eingetragen erhält er als Vorgabe zunächst nur die Berechtigung die Einträge derMitarbeiter innerhalb der Abteilung (und Unterabteilungen) einzusehen. Sobald der Team-Assistent ebenso Einträge genehmigen soll, muss ihm dies in denMitarbeiterberechtigungen hinterlegt werden. Nähere Informationen finden Sie unterAdministration / Mitarbeiter bearbeiten.Hinweis: Der Team-Assistent (TA) erhält KEINE Nachricht über einen Antrag.Beispielsweise könnte der TA nur Krankheitseinträge vornehmen.

Erweiterte Benachrichtigungsregel

Hier können Sie genau definieren in welchen Fällen (bzw. bei welchen Ereignissen) die hierhinterlegten Mitarbeiter über eine Änderung informiert werden sollen, z.B. Informations-Mail beiUrlaubsgenehmigung und -stornierung.

Hinweis zur Benachrichtigung an externe Adressen:Es können nur Mitarbeiter informiert werden, welche sich innerhalb derUrlaubsmanager-Datenbank befinden.Um externe Mitarbeiter zu informieren, legen Sie einen manuellen Mitarbeiter an undhinterlegen Sie dort im Benutzerfeld "E-Mail" die externe E-Mail Adresse.Die hier hinterlegten Mitarbeiter haben KEINERLEI Zusatzberechtigung innerhalb derAbteilung oder der Unterabteilungen. Diese Option dient lediglich zur Information per E-Mail.

85Administration


5.3.1.2 Einschränkungen

Einschränkungen

Legen Sie hier die für die Abteilung gesetzten Urlaubssperren fest. Existieren nochUnterabteilungen, so werden Sie bei der Erstellung gefragt, ob die Urlaubssperre ebenfalls fürdie Unterabteilungen hinterlegt werden soll. Will ein Mitarbeiter innerhalb einer gesetztenUrlaubssperre einen Urlaubsantrag stellen, erhält er eine Warnung.

Durch betätigen der Schaltfläche "Berechtigungen" können Sie Berechtigungen fürMitarbeiter der Abteilung setzen oder entfernen. siehe hier



5.3.1.3 MS Exchange

MS Exchange

Hier können Sie nochmals den MS Exchange Kalender auswählen, in welchen die Einträgesynchronisiert werden sollen (öffentlicher Kalender).Ebenfalls stehen Ihnen hier Optionen zur Verfügung, um die kompletten betreffenden Einträgemit MS Exchange zu synchronisieren.

Hinweis: Die Synchronisation erfolgt immer nur in EINE RICHTUNG, d.h. vom AddWareUrlaubsmanager V 3.0 nach MS Exchange.Das Löschen oder Ändern der Einträge innerhalb MS Exchange hat keinerlei Auswirkungenauf die Einträge im Urlaubsmanger.

87Administration


5.3.1.4 Informationen

Informationen

BezeichnungHier legen Sie den Namen der Abteilung fest.

TextfarbeVordergrundfarbe bei Ausdrucken und innerhalb der Kalenderansicht

Hintergrundfarbe Vordergrundfarbe bei Ausdrucken und innerhalb der Kalenderansicht

Zugewiesener MS Exchange Kalender Legen Sie hier den Kalender fest, in den eine Synchronisation der Einträge erfolgen soll.

Maximale gleichzeitige AbwesenheitenLegen Sie hier die Anzahl der gleichzeitigen Abwesenheiten innerhalb der Abteilung fest.Wird der hinterlegte Wert überschritten, erscheint eine Warnmeldung bei Antrags- bzw.Eintragserstellung.

Hinweis:Sind unter der aktuellen Abteilung noch weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt derAusschluss für die Summe der untergeordneten Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung(sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist).



Vorgabe: 0 (deaktiviert)

MindestbesetzungLegen Sie hier die Minimalbesetzung innerhalb der Abteilung fest. Wird der hinterlegte Wertunterschritten, erscheint eine Warnmeldung bei Antrags- bzw. Eintragserstellung.

Hinweis: Sind unter der aktuellen Abteilung noch weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt derAusschluss fürdie Summe der untergeordneten Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern dieVererbungsfunktion nichtdeaktiviert ist).Vorgabe: 0 (deaktiviert)

ZusatzinformationenGenerelle Informationen (Text) welche die Abteilung betreffen.

5.3.2 Mitarbeiter

Neue Benutzer können Sie auf 4 Arten erstellen:

1. Betätigen von

89Administration


2. Durch Auswahl eines MS-Exchange Benutzers mittels der Schaltfläche

3. Durch Auswahl eines Windows-Benutzers .

4. Durch Drücken der rechten Maustaste im rechten Fensterbereich und Auswahl desentsprechenden Punktes aus dem Kontextmenü. Änderungen können durch Doppelklick, rechte Maustaste / Eigenschaften oder durch Betätigen

des Symbols vorgenommen werden. Gelöscht wird ein Benutzer durch odermittels des Kontextmenüs.

Haben Sie einen neuen Mitarbeiter erstellt, erscheint das folgende Fenster:



5.3.2.1 Information

Informationen

Mitarbeitername Vollständiger Name des Mitarbeiters

Abteilung Abteilungszugehörigkeit des Mitarbeiters

Region (Land) Definiert die Feiertagsliste, die bei der Berechnung der Urlaubstage zu berücksichtigen ist. EineÄnderung ist nur erforderlich, wenn für den Mitarbeiter eine andere Feiertagsliste als in denGlobalen Einstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter:Region (Land) berücksichtigt werden soll.

GeburtstagWenn hinterlegt, wird der Geburtstag in der Abwesenheitsverwaltung angezeigt. Zusätzlichlassen sich Geburtstagslisten ausdrucken.

Hinweis: Der AddWare UrlaubsManager V 3.0 führt keine automatische Berechnung derJahresurlaubsansprüche auf Basis des Geburtsdatums durch.

EintrittsdatumDer Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Eintrittsjahr wird automatisch berechnet.Ebenfalls dient dieses Feld der automatischen Kalenderanzeige.

91Administration


AustrittsdatumDer Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Austrittsjahr wird automatisch berechnet.Ebenfalls dient dieses Feld für die automatische Kalenderanzeige.

Abweichendes VerfallsdatumDatum an dem der Resturlaub des Vorjahres verfällt. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wennabweichend von der Einstellung unter Globale Einstellungen, DialogfensterGrundeinstellungen im Register Vorgaben unter der Eigenschaft Vorgabe Mitarbeiter:Verfallsdatum. Soll der Urlaub standardmäßig nicht verfallen, klicken Sie die Schaltfläche Kein Datum an.

StellvertretungVoreinstellung für einen Stellvertreter des Mitarbeiters. Bei Antragsstellung wird dieser hierautomatisch hinzugefügt, kann aber noch geändert werden.

Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich Nur erforderlich, wenn der Mitarbeiter bei der Antragstellung einen Stellvertreter hinterlegenmuss.

Jahresurlaub (Basis)Anzahl der Tage für den Jahresurlaubsanspruch.Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von der Einstellung unter GlobaleEinstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter derEigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub.

Achtung! Dieser Wert dient der Vorgabe, d.h. er wird übertragen, wenn ein neues Jahr angelegtwird. Dieser Wert gilt NICHT für das aktuell laufende Jahr. Welcher Wert für das aktuelle Jahrbereits eingetragen ist, sehen Sie auf der Karteikarte Urlaubsdaten.

Arbeitstag Montag bis SonntagDefiniert die Arbeitstage, die für die korrekte Berechnung der Urlaubstage zu berücksichtigensind.Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von den Einstellungen unter GlobaleEinstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter derEigenschaft Vorgabe Mitarbeiter: Arbeitstag Montag bis Arbeitstag Sonntag.Sind für einen Mitarbeiter z. B. nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt,so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, 3Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen.

Hinweis: Die Option "Halbtags" zieht in jedem Fall immer nur einen halben Urlaubstag proEintrag ab. Nutzen Sie diese Funktion für Halbtagskräfte.

Überstunden ganztags Definiert die Anzahl der Überstunden, die für einen ganztägigen Überstundenausgleich zu berücksichtigen sind.Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von den Einstellungen unter GlobaleEinstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unter derEigenschaft Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich ganztags.

Überstunden halbtags Definiert die Anzahl der Überstunden, die für einen ganztägigen Überstundenausgleich zu berücksichtigen sind. Eine Eingabe ist nur erforderlich, wenn abweichend von den Einstellungenunter Globale Einstellungen, Dialogfenster Grundeinstellungen im Register Vorgaben unterder Eigenschaft Global: Anzahl Stunden Überstundenausgleich halbtags.



Authentifizierungsmethoden

PasswortHaben Sie hier ein Passwort hinterlegt, so wird dieses beim Anmelden dieses Mitarbeitersabgefragt.

MS-ExchangeDurch setzen dieser Authentifizierungsmethode wird ein MS-Exchange Konto zurAuthentifizierung genutzt.

Windows-BenutzerHier können Sie dem Mitarbeiter ein Windowsbenutzer Account zuweisen.

5.3.2.2 Benutzerfelder

Tragen Sie hier die erweiterten Informationen bezüglich des Mitarbeiters ein. Es gibt 8vordefinierte Felder, weitere können Sie unter Administration / Globale Einstellungendefinieren. Die Benutzerfelder sind in verschiedenen Auswertungen und in derAbwesenheitsverwaltung von Mitarbeitern zu sehen.

Benutzerfelder

93Administration


Die Vordefinierten Felder:

PersonalnummerNur zu Infozwecken. Wird in der Mitarbeiteransicht und verschiedenen Auswertungenangezeigt.

Position Nur zu Infozwecken. Werden die Bezeichnungen Abteilungsleiter und Team-Assistent eingetragen, so bedeutetdies keine Zuweisung für die Zuständigkeiten und Berechtigungen im Zusammenhang mit demAddWare UrlaubsManager V 3.0.

Telefonnummer Nur zu Infozwecken. Wird in der Mitarbeiteransicht angezeigt.

E-Mail-Adresse E-Mail Empfängeradresse des Mitarbeiters.

KinderWenn hinterlegt, wird der Abteilungsleiter bei der Bearbeitung des Antrags darauf hingewiesen,dass der Mitarbeiter Kinder hat.Dies kann z.B. entscheidungsfördernd sein, wenn der beantragte Zeitraum innerhalb vonSchulferien liegt.

Verheiratet Nur zu Infozwecken.

Vollzeitmitarbeiter Nur zu Infozwecken.

Externer Mitarbeiter Nur zu Infozwecken.



5.3.2.3 Abhängigkeiten

Abhängigkeiten

Genehmigungspflichtige Abwesenheiten Vorgabe ist die Einstellung aus den Globalen Einstellungen. Sie können aber auch je nachBenutzer selbstdefiniert erlauben, welche Eintragsarten direkt ohne Antragspflicht vomMitarbeiter vorgenommen werden dürfen.

Der Abteilung hinterlegte Zuständigkeiten Diese Tabelle dient nur der Übersicht und zeigt an, welche Mitarbeiter dieser Abteilung (oder übergeordneten Abteilung) zugeordnet sind.

Anzahl der zustimmungspflichtigen Personen Normalerweise kann ein einzelner zuständiger Mitarbeiter einen Eintrag genehmigen. Setzen Sie diese Einstellung höher als "1", müssen mindestens 2 oder mehr Mitarbeiter demAntrag zustimmen, bevor er genehmigt werden kann.Normalerweise regelt diese Einstellung nur die Zustimmungpflicht für Urlaubsanträge. In derAdministration unter An-/Abwesenheiten können Sie aber auch andere Eintragsartenmehrfachgenehmigungspflichtig machen.

Gleichzeitige Abwesenheitsausschlüsse Hier können Sie definieren, welche Mitarbeiter nicht gleichzeitig abwesend sein dürfen. Wird eine Abwesenheitsregel verletzt, erhält der Antragssteller eine Warnung.

95Administration


5.3.2.4 Berechtigungen

Berechtigungen

Administration: An-/Abwesenheiten Der Mitarbeiter darf sämtliche Abwesenheitsklassen bearbeiten.

Administration: Benutzer Der Mitarbeiter darf alle Abteilungs- und Mitarbeitereigenschaften erstellen und bearbeiten.

Administration: Feiertage und Ferien Der Mitarbeiter darf die Landes- und Regionseinstellungen sowie die Feiertage undFerientermine bearbeiten

Administration: Globale Einstellungen Der Mitarbeiter darf die Globalen Einstellungen bearbeiten.

Administration: Lizenzen Der Mitarbeiter darf die Lizenzen verwalten.

Administration: ÜberstundenverwaltungDer Mitarbeiter darf die Überstundenverwaltung verwalten.



Einsehen aller fremden Abteilungen erlaubt Der Mitarbeiter kann alle Abteilungen und damit alle Mitarbeitereinträge innerhalb derAbwesenheitsverwaltung einsehen. Diese Berechtigung kann man koppeln mit Einträge: NurAn- oder Abwesenheiten einsehbar.Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständigerMitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträgeeinsehen.

Einsehen untergeordneter Abteilungen erlaubt Der Mitarbeiter darf nur seine eigene sowie seine untergeordneten Abteilungen einsehen. Diese Berechtigung kann man koppeln mit Einträge: Nur An- oder Abwesenheiten einsehbar. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständigerMitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträgeeinsehen.

Einträge: Darf auch deaktivierte Abwesenheiten bearbeiten Der Mitarbeiter darf auch die als Deaktiviert definierten Einträge noch einsehen und ändern.Normalerweise sind diese Einträge für andere Mitarbeiter nicht mehr änderbar.

Einträge: Darf im Antragsmodul den Antragssteller ändern Ein Mitarbeiter kann normalerweise nur für sich selbst einen Antrag stellen. Ist dieseBerechtigung gesetzt, kann er mittels der Schaltfläche Wer im Antragsmodul den Antragsstellerändern und somit für andere Mitarbeiter Anträge erfassen.

Einträge: Darf Mehrfachgenehmigungen nachtragen Im Regelfall müssen im Falle von Mehrfachgenehmigungen mindestens 2 zuständige Mitarbeitereinem Antrag zustimmen. Hat der Mitarbeiter diese Berechtigung gesetzt, kann er nachträglichdennoch genehmigte Einträge trotz Mehrfachgenehmigung erfassen. Dies gilt jedoch ausschließlich für nachgetragene Einträge (d.h. vergangene Einträge).

Einträge: Eigene Abteilung nicht einsehbar Im Regelfall darf jeder Mitarbeiter seine eigene Abteilung und deren Mitarbeiter einsehen (ohneuntergeordnete Abteilungen). Aktivieren Sie diese Option, um dies dem Mitarbeiter zuunterbinden. Nun kann er nur noch seine eigenen Mitarbeiterdaten einsehen. Hinweis: Ist die Berechtigung Einträge: Nur An- oder Abwesenheit einsehbar aktiviert, sowird diese Berechtigung außer Kraft gesetzt.

Einträge: Nur An- oder Abwesenheit einsehbar Der Mitarbeiter kann nicht mehr die Details der Einträge anderer Mitarbeiter einsehen. Nur noch,ob es sich um eine An- oder Abwesenheit handelt. Ausnahme bilden dabei seine eigenen Einträge. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständigerMitarbeiter hinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge vollständig einsehen.

Jahresurlaubswerte bearbeiten Der Mitarbeiter darf sämtliche Jahresurlaubstabellen bearbeiten und damit die Resturlaubs- oderJahresurlaubsdaten modifizieren.

Keine halben Tage Der Mitarbeiter darf im Antragsmodul keine halben Tage auswählen.

Krankheitseinträge anzeigen Der Mitarbeiter kann normalerweise aus datenschutzrechtlichen Gründen keine fremdenKrankheitseinträge einsehen. Mit dieser Option wird es ihm dennoch möglich die Krankheitseintr

97Administration


äge einzusehen. Vorrangig ist jedoch die Einstellung, ob der Mitarbeiter einer Abteilung als zuständiger Mitarbeiterhinterlegt ist, damit darf er in jedem Fall für diese Abteilung(en) die Einträge vollständigeinsehen.

Optionen eingeschränkt Der Mitarbeiter hat nicht mehr die Möglichkeit den Anmeldetyp oder die Datenbankanbindungzu ändern.

Sonderauswertungen Der Mitarbeiter kann firmenübergreifende Auswertungen erstellen, auch wenn er nicht einerAbteilung als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist.

Sonderauswertungen deaktiviert Der Mitarbeiter kann keine Auswertungen erstellen.

Team-Assistent: Darf beantragte Einträge erstellen Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für dieseMitarbeiter vornehmen. Diese darf er aber nur mit dem Status Beantragt speichern.

Team-Assistent: Darf beantragte und genehmigte Einträge erstellen Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für dieseMitarbeiter vornehmen. Diese dürfen beantragt oder auch genehmigt gespeichert werden. JahresurlaubsspezifischeEinträge darf er jedoch nicht vornehmen. Hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen(Abwesenheitsverwaltung Bereich 2).

Team-Assistent: Darf Einträge stornieren Der Mitarbeiter darf Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung stornieren, die er zuvorselbst eingetragen hat.

Team-Assistent: Darf Krankheitseinträge erstellen Der Mitarbeiter darf Einträge mit der Klassifizierung Krankheitseintrag mit jedem Statuserstellen.

Team-Assistent: Vollzugriff Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Team-Assistent zugeordnet, darf er Einträge für dieseMitarbeiter vornehmen. Alle Statuseintragsarten und -änderungen sind erlaubt. Hinweis: Ist der Mitarbeiter als Team-Assistent zugeordnet, kann er auch die Anträge einsehen(Abwesenheitsverwaltung Bereich 2).

Teminleisten (Kalender) verwalten Der Mitarbieter kann die Inhalte von Terminleisten bearbeiten und erfassen.

Zugriff über Web-Access (Intranet) Diese Option gilt nur, wenn Sie auch die Web-Basierte Lösung des Urlaubsmanagers einsetzen. Jeder Mitarbeiter muss diese Berechtigung gesetzt haben, um auf das WebModul desUrlaubsmanagers zugreifen zu können.

Zugewiesene Abteilungsberechtigungen Diese Tabelle dient nur der Information, welchen Abteilungen der Mitarbeiter als zuständigerMitarbeiter hinterlegt ist. AL = Abteilungsleiter, TA = Team-Assistent

Sichtbarkeit



Hier können Sie definieren, ob der Mitarbeiter in den Ansichten (Auswertungen,Abwesenheitsverwaltung) erscheint. Sichtbar: Der Mitarbeiter erscheint in allen Ansichten Ausgeblendet: Der Mitarbeiter erscheint nicht mehr in den Ansichten (nur noch in derBenutzerverwaltung). Nur AL/TA: Der Mitarbeiter erscheint nur dann, wenn der angemeldete Mitarbeiter derentsprechenden Abteilung entweder als Abteilungsleiter oder als Team-Assistent zugewiesenist. Vorgabe: Sichtbar

5.3.2.5 Urlaubsdaten

Durch betätigen der Schaltfläche Neu erscheint das folgende Dialogfenster:

99Administration


Nach Eingabe des Jahres und bestätigen mit OK wird ein neuer Eintrag vorgenommen (siehe Bildoben). Dabei werden aus den Globalen Einstellungen die Daten des Jahresurlaubsübernommen.

Mit der Schaltfläche Detailberechnung (siehe erstes Bild oben) wird die Anzeige aktualisiert.Nach betätigen der Schaltfläche Ändern oder durch Doppelklick, erscheint das folgende Fenster:



Hier können Sie durch anklicken von Resturlaub, Jahresurlaub, Sonderurlaub, ausgezahlterUrlaub die entsprechenden Einträge ändern.

JahreskalenderKalendarische Gesamtübersicht der An-/Abwesenheiten.

EintragsübersichtDies ist eine Übersicht der einzelnen An-/Abwesenheiten. Diese Liste kann auch durch

101Administration


betätigen von nach Microsoft Word exportiert werden.

Im folgenden Fenster können Sie die Überstunden des entsprechenden Mitarbeiters manuellhinzufügen, entfernen oder ändern.

Ein Export nach Microsoft Excel ist mittels des Symbols möglich.



Die in der Abwesenheitsverwaltung eingetragenen Überstunden werden in dieser Ansicht rotdargestellt. Eine Änderung dieser automatisch erstellen Einträge ist nur in derAbwesenheitsverwaltung möglich.

Jahresdaten neu berechnenHierbei werden alle den Jahresurlaub betreffende Abzüge gelöscht und anschließend neuberechnet. Die Berechnung beginnt im ersten nicht gesperrten Jahr.

Jahresdaten zurücksetzenHier werden die Urlaubsabzüge gelöscht (jedoch nicht Kalendereinträge!). Anschließendkönnen Sie Korrekturen vornehmen und die Liste neu berechnen.

Beispiel:

Es wurden bereits Urlaubseinträge genehmigt, obwohl der Resturlaub des Vorjahres eineninkorrekten Wert hatte (6 Tage Resturlaub statt 2 Tage).Dadurch kann es bei Restjahresurlaub zu falschen Werten kommen. Nach dem Zurücksetzenkönnen Sie den Wert für das Vorjahr anpassen von 6 auf 2 Tage und anschliessend neuberechnen.

103Administration


5.3.2.6 Memo

Hier können Sie Informationen eingeben, die alle Benutzer sehen können. Durch Betätigen derSchaltfläche Beispiel einfügenerhalten sie das folgende Fenster. Hier können Sie die entsprechenden Texte Ihren Bedürfnissenanpassen.



Die von Ihnen erstellten Informationen werden dann in der Abwesenheitsverwaltung auf derrechten Seite angezeigt.

105Administration


Durch wählen der Schaltfläche erhalten Sie eine Druckvorschau über die von Ihnengemachten Einstellungen für den Benutzer.

5.4 Projekte


Anschließend Projekte auswählen.



Es erscheint das folgende Fenster:

Durch Anwählen der Schaltfläche Neu können Sie neue Projekte erstellen und hinzufügen.

107Administration


Hier bestimmen Sie die Projektbezeichnung, Beginn und Ende sowie die Farben mit denen dasProjekt in der Abwesenheitsverwaltung dargestellt wird.

Über den Tab Mitglieder können Sie die Mitarbeiter verwalten, die an diesem Projekt beteiligt sind(siehe Screenshot).



Haben Sie Ihre Eingaben gespeichert, ist das neue Projekt innerhalb der Abwesenheitsverwaltung zu sehen.

109Administration


Wird nun während des Projekt-Zeitraumes von einem Mitarbeiter eine An-/Abwesenheiteingetragen, erhalten Sie eine Meldung (siehe Screenshot).



5.5 Überstundenverwaltung


Anschließend Überstundenverwaltung auswählen.


111Administration




5.5.1 Mitarbeiter

Hier wählen sie die Mitarbeiter (einzeln oder abteilungsweise) aus, für die Sie die Überstundenangezeigt bekommen möchten:

NeuDurch Betätigen dieser Schaltfläche wird die aktuelle Liste/Auswahl gelöscht und Sie könneneine neue Auswahl erstellen.

AbteilungHier können Sie eine Abteilung selektieren.

113Administration


Mitarbeiter

Hier können Sie bestimmen, für welche Mitarbeiter selektiert werden sollen. Dies ist z.B. derFall, wenn Sie nur für bestimmte Mitarbeiter einer Abteilung eine Auswahl erstellen möchtenund nicht für die gesamte Abteilung.

Tipp: Wollen Sie sich alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens anzeigen lassen, klicken Sie aufStammverzeichnis.



AktualisierenAktualisiert die aktuelle Ansicht und Daten.

DetailsNachdem Sie einen Mitarbeiter in der Übersicht ausgewählt haben, können Sie durchBetätigen dieser Schaltfläche Detailinformationen abrufen. Es erscheint das folgende Fenster.

115Administration


5.5.2 Überstundenverfall

Hier lesen Sie die Überstundendaten ein, entscheiden wer über seinen Überstundenstandinformiert wird und welche Überstunden verfallen.

Hier sehen Sie die Mitarbeiter, die Sie unter dem Tab Mitarbeiter ausgewählt haben. Sie habennun die Möglichkeit für diese Mitarbeiter die Prüfung des Überstundenkontos durch Betätigen derSchaltfläche Einlesen & Prüfen zu starten.

Haben Sie die Daten eingelesen, sieht das Fenster wie folgendes Beispiel aus:



Wird der eingestellte maximale Wert der Überstunden nicht erreicht, können Sie keine Warnungengenerieren.

117Administration


Warnen

Bei einer Überschreitung des maximalen Überstundenwertes werden die Stunden des Mitarbeitersrot dargestellt und automatisch ein Haken im Kontrollkästchen vor dem Namen gesetz (siehe Bild).Voreingestellter Wert ist hier 15 Stunden. Über die Schaltfläche Warnen erzeugen Sie die unterdem Tab Einstellungen definierten E-Mails, um den Mitarbeiter über den Stand seinesÜberstundenkontos zu informieren und ihm die Möglichkeit zu geben noch Überstundenabzubauen, bevor diese verfallen.

Hinweis: Die Warnmeldung wird nur an Mitarbeiter versendet bei denen vor dem Namen dasKontrollhäckchen gesetzt ist. Tritt kein Überstundenverfall ein und das Häckchen ist gesetzt wirddieser Mitarbeiter auch nicht benachrichtigt. Siehe Screenshot oben, es werden nur die 3Mitarbeiter informiert bei denen Überstundenverfall vorhanden ist (rote Markierungen).

Starten

Hier starten Sie die Verbuchung des Überstundenverfalls für alle selektieren Mitarbeiter. DerÜberstundenverfall wird in der Überstundenliste des Mitarbeiters (Kontektmenü Überstunden)unter Manuelle Buchungen angezeigt. Der Mitarbeiter erhält automatisch eine entsprechendeBenachrichtigung.

Sollen nicht alle verfallenden Überstunden abgezogen werden, können Sie durch Anklicken des



roten Feldes die Zahl der Stunden ändern.

5.5.3 Einstellungen

ÜberstundenverfallBestimmen Sie die maximale Anzahl von Überstunden, die ein Mitarbeiterkonto erreichen darf.Ist die Anzahl der Überstunden eines Mitarbeiters größer als dieser Grenzwert, wird er beieiner Prüfung (siehe Text) informiert.

Durch Aktivieren des Selektionsbereiches bestimmen Sie den Zeitraum. Grundeinstellung istder aktuelle Monat.

Nachrichten (E-Mail)Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen passiven Mitarbeiter, so können Sie hierbestimmen, ob der Abteilungsleiter beim Überschreiten der definierten Grenze informiert wird.

E-Mail Benachrichtigungstext für InformationenHier bestimmen Sie den Informationstext, der an die Mitarbeiter gesendet wird.

E-Mail Benachrichtigungstext für ÜberstundenverfallHier bestimmen Sie den Text, der an einen Mitarbeiter bei Überstundenverfall gesendet wird.

119Administration


Durch die Taste können Sie im Text die definierten Standardfelder hinzufügen.

Der Überstundenstand in Selektion bezieht sich auf einen ausgewählten Zeitraum den sievorher mit Setzen des Häkchens bei Überstundenverfall/Selektionsbereich definiert haben.

Beispiel: Sie wollen sehen, wieviele Überstunden bei Ihrem Mitarbeiter im Monat Dezemberangefallen sind.

5.5.4 Auswertung



Auswahl druckenGibt die unter Überstundenverfall angezeigte Liste als HTML aus.

Auswahl drucken (Details)Gibt die unter Überstundenverfall angezeigte Liste als HTML aus, einschließlich der Detailsder Überstundengutschriften/Überstundenabzüge.

Summierung AbteilungErstellt eine Auswertung der ausgewählten Abteilung. Die Überstunden werden für jede Unterabteilung angezeigt.

5.6 Länder / Feiertage


Anschließend Länder / Feiertage auswählen.

Es erscheint die folgende Eingabemaske:

121Administration


Hier können Sie durch Anwählen eines Antrages mit einem rechten Mausklick Länder/Regionen hinzufügen, umbenennen oder löschen. Oder einen Import/Export von Länderdatenvornehmen:

Wählen Sie in der Hauptmaske ein Land/Region und betätigen die Schaltfläche Feiertage undFerientermine, dann erscheint die folgende Maske:



Das Fenster ist in 3 Bereiche unterteilt: Land (linker Fensterbereich), Region (rechter obererFensterbereich) und Ferientermine (rechter unterer Fensterbereich).

Land (linker Fensterbereich)Hier erscheinen alle definierten Jahrestage/Feiertage. Ebenso ist es möglich neue Jahrestage/Feiertage anzulegen, zu ändern oder zu löschen (Rechtsklick im Fensterbereich).

Nach Auswahl von Feiertag hinzufügen oder Eigenschaften erscheint das folgende Fenster.Hier bestimmen Sie den Namen, die Klasse und den Bezug des Jahrestages/Feiertages.

123Administration


Region (rechter oberer Fensterbereich)Hier können Sie durch Aktivieren festlegen, ob der Jahrestag/Feiertag, der im linken Fensterausgewählt wurde, auch in der Region/Bundesland aktiv sein soll oder nicht.

Ferientermine (rechter unterer Fensterbereich)Die Ferientermine der entsprechenden Region/Bundesland werden hier angezeigt. Mit einemRechtsklick erscheint das Kontextmenü, mit dem Sie die Einträge ändern, hinzufügen oderlöschen können. Ebenso ist ein Import oder Export möglich.

Nach der Auswahl von Ferientermin hinzufügen oder Eigenschaften erscheint das folgendeFenster. Hier können Sie Ihre Änderungen vornehmen und speichern.



5.7 Lizenzen


Anschließend Lizenzen auswählen.

Hier können Sie die verschiedenen Lizenzen des AddWare Urlaubsmanager V 3.0s verwalten, z.B.Basismodul, Zusatzlizenzen für User oder Zusatzmodule (Webmodul).

Mit der Schaltfläche Hinzufügen fügen Sie eine neue Linzenz hinzu. Bitte beachten Sie bei derEingabe auf die genaue Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung).

In der unteren Lizenzübersicht sehen Sie die Anzahl der Lizenzen, welche noch zur Verfügungstehen und welche bereits verwendet werden.

125Administration


Mit der Schaltfläche Entfernen können Sie eine Lizenz aus der Datenbank entfernen. Dies kann nötig sein, wenn z.B. Jahreslizenzen verwendet werden welche bereits abgelaufen sind.

Unter Tipps & Tricks finden Sie noch Informationen zur Umwandlung einer Demoversion in eineLizenzversion.

5.8 Optionen

Diesen Punkt können Sie auf drei Wegen erreichen:

1. Über die Menüleiste / Ansicht



2. Über das Hotkey Menü..

127Administration


3. Über das Urlaubsmanager-Icon in der Taskleiste und Klick mit der rechten Maustaste:



Der Bereich Optionen besteht aus vier Kategorie:

· Anmeldung· Kalender· Benachrichtigungssystem· Sonstiges

129Administration


5.8.1 Kalender

Layout

Spezialeffekte (empfohlen)Wird diese Funktion aktiviert, werden einige Bereiche der Abwesenheitsverwaltungfarblich/3D dargestellt. Ebenso sind besondere Tage innerhalb das Kalenders durch kleineGrafiksymbole zu erkennen, z.B. Eintritt / Austritt oder Geburtstag eines Mitarbeiters.

Ansicht

Stellvertretungen anzeigenHaben Sie diese Funktion aktiviert, werden Stellvertretungen innerhalb derAbwesenheitsverwaltung angezeigt (siehe Bild).



Abgelehnte Einträge anzeigenMöchten Sie die abgelehnten Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung angezeigtbekommen, dann ist diese Funktion zu aktivieren. Abgelehnte Einträge werden durch

dargestellt.

Eintritts- und Austrittsdatum beachtenDies bedeutet, dass innerhalb der Abwesenheitsverwaltung geprüft wird, ob ein Eintrag(Eintritt- oder Austrittdatum) eines Mitarbeiters außerhalb des angezeigtenKalenderzeitraumes liegt.

Beispiel: Ein Mitarbeiter ist im Mai 2005 ausgeschieden und sie schauen sich innerhalb derAbwesenheitsverwaltung den den Monat Juni 2005 an, dann wird dieser Mitarbeiter in derListe nicht mehr angezeigt.

Erweite Tooltips anzeigenIst diese Funktion aktiviert. Erhalten Sie weitere Informationen über den gewählten Eintrag.

Sonstiges

Tipps beim Starten anzeigenMöchten Sie beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 nützliche Tipps angezeigtbekommen, so können Sie dies hier aktivieren.

Automatische AntragsfilterungHaben Sie diese Funktion aktiviert, werden die Anträge gefiltert, d.h. Sie bekommen nur dieEinträge der entsprechenden Abteilung / Mitarbeiter angezeigt. Ist die Funktion deaktivert,so werden alle Anträge angezeigt.

Anzeige Kalenderbeginn

Der Beginn der Kalenderansichtanzeige kann entweder auf Beginn des Geschäftsjahres,aktueller Monat oder Januar festgelegt werden.

Anzahl sichtbare Monate(12)

Stellt die Anzahl der sichtbaren Monate im Kalender ein

131Administration


Farben

Die entsprechenden Farben innerhalb des Kalenders für Arbeitstage, freie Tage undLinienfarbe lassen sich hier einstellen. Standardeinstellungen können durch Reset wiederhergestellt werden.

Gitternetz-Abstand

Die Anzeige der Gitternetz-Abstände innerhalb des Kalenders der Abwesenheitsverwaltungkann hier geändert werden.

Mausradunterstützung

MausradunterstützungDie Unterstützung für das Scrollen mit dem Mausrad können Sie hier bestimmen. Entweder horizontal, vertikal oder ganz deaktiviert. Dies bezieht sich auf das Scrollen innerhalb derAbwesenheitsverwaltung.

Datenbank Anbindung

Hier wird die Datenbankanbindung konfiguriert, siehe auch Tipps und Tricks (Datenbankverbindung herstellen).



5.8.2 Benachrichtigungssystem

Automatisch auf neue Nachrichten prüfen

Beim ProgrammstartHier können Sie festlegen, ob beim Start des Urlaubsmanagers auf neue Nachrichtengeprüft werden soll. Den Abfrageintervall können Sie mit dem Schieberegler einstellen.

Outlook / MS Exchange

Outlook Menüleiste einblendenIst diese Funktion aktiviert, wird in Outlook das folgende Menü eingeblendet:

133Administration


Outlook Kalender beim Programmstart synchronisierenBei Aktivierung werden bei jedem Start des Urlaubsmangers die Outlook Einträge mit demUrlaubsmanager synchronisiert.

Öffentliche MS Exchange Kalendereinträge automatisch synchronisierenAutomatische Synchronisierung der öffentlichen MS Exchange Kalender bei neuenEinträgen oder Eintragsänderungen.

Nachrichtensystem an Posteingang weiterleitenLeitet interne ungelesene Nachrichten an den Posteingang weiter und markiert dieseanschließend als gelesen.

Outlook Connector (COM Addin)Ist diese Funktion deaktiviert, wird die Registrierung des COM Addins des Urlaubsmanagersentfernt. Der Menüeintrag Urlaubsmagers ist nun in Outlook nicht mehr vorhanden.

Mailversand deaktivieren (z.B. Testzwecke)Diese Funktion sollte nur zu Testzwecken aktiviert werden, da hierdurch der gesamteMailversand gestoppt wird.

Datenbank AnbindungHier wird die Datenbankanbindung konfiguriert, siehe auch Tipps und Tricks (Datenbankverbindung herstellen).



5.8.3 Sonstiges

Debug ModusHier können Sie den Debug-Modus aktivieren. Nach Aktivierung erhalten Sie beiBenachrichtigungen etc. mehr Informationen. Wird zur Fehleranalyse genutzt. Defaultwert ist aus.

SpracheZur Zeit stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Deutsch oder Englisch.

Programmstart Hier können Sie die einzelnen Optionen für den Start des AddWare Urlaubsmanagers V

3.0 einstellen.

Zusammen mit Outlook startenHaben Sie diesen Punkt aktiviert, wird der AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 erst beimStarten von MS Outlook geladen.

Benutzermenü nicht automatisch öffnenBei Aktivierung wird beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 das HotkeyMenü (CTRL-ALT-F12) nicht automatisch angezeigt.

Immer im Offline Modus starten

135Administration


Beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0 befindet sich dieser nun im Offline-Modus. In den Online-Modus gelangen Sie durch Rechtsklick auf das Urlaubsmanagersymbol in der Taskleiste und Auswählen des Online-Modus.

Bei inaktivem Netzwerk im Offline Modus startenKann beim Starten keine Netzwerkverbindung hergestellt werden, z.B. Notebooks getrenntvom Netz etc., startet der Urlaubsmanager im Offline-Modus. In den Online-Modusgelangen Sie durch Rechtsklick auf das Urlaubsmanagersymbol in der Taskleiste undAuswahl des Online-Modus.

Program in Trayleiste erhalten.Hierdurch wird der Urlaubsmanager beim Schließen komplett geschlossen. Ist die Funktionaktiviert, wird nur die Abwesenheitsverwaltung geschlossen. Der Urlaubsmanager bleibtin der Trayleiste erhalten.

Zeige LadebildschirmIst diese Funktion aktiviert, erscheint beim Starten des AddWare Urlaubsmanagers V 3.0der Ladebildschirm.

Auf verfügbare Updates prüfenMöchten Sie, dass beim Starten der AddWare Urlaubsmanager V 3.0 auf Updates geprüftwird, dann ist dieser Punkt zu aktivieren.




5.8.4 Anmeldung

Diesen Rechner anmelden als...

Outlook / MS Exchange (Netzwerkbetrieb)Hier wird Ihr Outlook / MS Exchange Konto zur Anmeldung genutzt.

Mitarbeiter (Netzwerkbetrieb)Diese Option ist für Mitarbeiter mit Passwortanmeldung.

Windows Authentifizierung (Name)Ist diese Anmeldung aktiviert, wird Ihr Windows-Account zur Authentifizierung genutzt.

EinzelplatzBitte nutzen Sie diese Option, wenn es sich um eine Einzelplatzlösung handelt und nur aufeinem PC installiert ist. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn Anträge nur an einen PC bearbeitetwerden.

Administrator (Netzwerkbetrieb)Habe Sie diese Art der Anmeldung gewählt und verfügen über die entsprechenden Rechte,können Sie sämtliche Einstellungen innerhalb des AddWare Urlaubsmanager V 3.0vornehmen.

137Administration


Assistent starten


6 Installation

VorwortVom Urlaubsplaner bis hin zur Personalverwaltung - der Addware UrlaubsManager 3.22 ist sehrvielseitig einsetzbar. Daher ist es oft anfangs unklar wie die Installation vorgenommen werden soll.Diese Installationshilfe soll Sie dabei unterstützen.

Hinweis:Bevor Sie eine Netzwerkinstallation vornehmen können muss bereits ein Client mit derErstinstallation installiert worden sein da Sie eine bestehende Datenbank benötigen.

Folgende Punkte stehen zur Verfügung:

1. Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank

2. Netzwerk-Installation (Client)

3. Installationsmethode vorkonfigurieren (Silent-Installation)

4. Der Addware Database Connector (CreateADB)



6.1 1.Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank

1. Erstinstallation & Erstellung einer neuen Datenbank

1.1 Starten Sie die Installationsdatei (Urlaubsmanager3_Setup.exe)

1.2 Wählen Sie Standardinstallation (Alternativ: Experten-Installation) aus

1.3 Wenn Sie den Lizenzbestimmungen zugestimmt haben und den Installationspfad gewählt

haben (Vorgabe: C:\Programme\Addware\Urlaubsmanager3)

Wählen Sie anschließend die Komponenten die installiert werden sollen:

139Installation


Datenbankadministration installieren

Installiert das Administrationstool. Hiermit können Sie neue Datenbanken anlegen (MS Access,

Microsoft SQL Server 2000 / 2005 / MySQL 5.0)

Programmgruppe im Startmenü erstellen

Wenn Sie diese Option aktivieren wird automatisch im Windows-Startmenü eine neue

Programmgruppe (Vorgabe: Addware/Urlaubsmanager3) erstellt.

Beispieldatenbank installieren

Wenn Sie diese Option aktivieren wird automatisch eine Datenbank installiert welche schon einige

Abteilungen und Mitarbeiter enthalt.

Diese Option ist zum Experimentieren in der Trial-Phase geeignet.

Um eine Datenbank für den produktiven Einsatz

Outlook Addin für alle Benutzer installieren

Wenn auf dem Rechner MS Outlook 2000 oder höher installiert ist kann automatisch für alle

Benutzer die den Computer nutzen ein Addin Installiert werden. Dadurch wird ein Menüeintrag in

MS Outlook hinzugefügt um z.B. aus MS Outlook heraus Urlaubsanträge zu stellen.

1.4 Klicken Sie auf installieren um die Installation zu beginnen.

Nach der Installation können Sie den Urlaubsmanager starten.Falls der Urlaubsmanager 3 nur auf diesem einen Arbeitsplatz gestartet wird ist die Installationhiermit abgeschlossen.Hinweis: Die Standard-Datenbank wird im Installationsverzeichnis (z.B.C:\Programme\Addware\data\um3data.mdb) im MS Access 2000 Format erzeugt.Um eine neue eigene Datenbank zu verwenden Starten Sie das Administrations-Tool unter



Start->Programme->Addware->Urlaubsmanager3->Datenbankadministration.

Abb.1) Die Datenbankadministration

Abb. 2) Hier wählen Sie den Typ der Datenbank

Nähere Informationen zur Datenbankadministration und zur Verbindung von Datenbanken

finden Sie im Punkt 3 dieser Beschreibung.

6.2 2. Netzwerk-Installation (Client)

Hinweis:

Es muss mit dem Administrationstool bereits eine Datenbank erstellt worden sein um eineClient-Installation vorzunehmen.

2.1 Starten Sie die Installationsdatei (Urlaubsmanager3_Setup.exe)

2.2 Wählen Sie „Client Installation“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „> Weiter“

141Installation


Wenn Sie den Lizenzbestimmungen zugestimmt haben und den Installationspfad gewählt haben

wählen Sie anschließend die Komponenten die installiert werden sollen.



Abb. 3) In der Normalen Client-Installation wird normalerweise

nur die Programmgruppe installiert.

2.3 Klicken Sie auf Installieren um die Installation zu beginnen.Nach der Installation muss noch die Datenbank konfiguriert werden.Sollte sich nach der Installation nicht automatisch der Datenbankwizard öffnen können Sie diesenauch über das Startmenü aufrufen:Start->Programme->Addware->Urlaubsmanager3->Datenbank konfigurieren..

2.4 Wenn der Datenbankwizard sich öffnet werden Sie nach der Konfigurationsmethodegefragt. Seit der Version 3.22 gibt es den „Addware Connector“. Dieser wird für dieDatenbankverbindung empfohlen(Hinweis: in Punkt 4 dieser Anleitung wird auf dieses Tool

143Installation


nochmals näher eingegangen)

Abb. 4) Auswahl der Verbindungsmethode

Wählen Sie Ihre Datenbankmethode aus auf der bereits eine Datenbank angelegt wurde und

geben Sie die Serverinformationen an. (Hinweis: Bei MS Access 2000 wird die Datenbank mit

dem Vorgabenamen um3data.mdb verlangt)

Klicken Sie nach Konfiguration des Wizards auf die Schaltfläche „Abschließen“.

6.3 3. Installationsmethode vorkonfigurieren (Silent-Installation)

Um nicht auf jedem Client so viel Aufwand betreiben zu müssen kann die Installationsmethodedirekt vorgegeben werden. Dazu muss für die Installationsdatei (z.B.Urlaubsmanager3_Setup.exe) eine INI-Datei mit dem gleichen Namen angelegt werden. (z.B.Urlaubsmanager3_Setup.ini)

Diese INI-Datei hat folgenden Aufbau:

[MAIN]Language=DeutschInstallMode=3ADBFile=UrlaubsManager3_Setup.adb

Abb.5) Urlaubsmanager3_Setup.ini

3.1 Der Abschnitt [MAIN] und seine Optionen



LanguageBestimmt die zu Installierende SprachdateiBeispiel: Language=Deutsch

InstallModeWählt die Vorgabe der Installationsmethode (0 = Standard Installation; 1 = Experten Installation; 3 = Client Installation)

ADBFileÜbergabe eine ADB-Datei die mit im Installationsordner existieren muss.Seit der Version 3.22 kennt der Addware Urlaubsmanager 3 einen neuen Verbindungstyp(Addware Database Connector).Hier können Sie dem Client sofort die Information mitgeben welche Verbindungsdaten derDatenbank übernommen werden sollen.Die Datei wird automatisch mit in den Installationsordner als Urlaubsmanager3.adb installiert.Hinweis:Nähere Informationen zu diesem Tool (CreateADB) finden Sie in Punkt 4 dieser Anleitung

3.2 Aufruf über Batch (z.B. Urlaubsmanager3_Setup.bat)

Folgende Parameter können Sie im Installationsmodus als verwenden:

/SILENT = (es werden die meisten Meldungen unterdrückt)/VERYSILENT (es werden alle Meldungen unterdrückt)/SUPPRESSMSGBOXES (eventuelle Versionskonflikte werden nicht dem User gefragt, sondernmit dem Default-Wert übernommen)Hinweis: unter Umständen kann es durch die VERYSILENT-Option in Verbindung mit /SUPPRESSMSGBOXES zu einem Neustart des Clients führen (z.B. wenn eine DLL nicht ersetztwerden konnte und einen Neustart erfordert, also am besten darauf achten das keine anderenAnwendungen laufen oder den /NORESTART Parameter verwenden)· /LOG

Erzeugt eine Log-Datei im TEMP-Ordner des Benutzers mit den Installationsvorgängen

· /NOCANCEL Der Benutzer darf die Installation nicht unterbrechen

· /NORESTART Neustart verhindern, auch wenn er nötig wäre - Siehe oberen Hinweis)

· /MERGETASKS="[GEWÜNSCHTE TASKS GETRENNT MIT KOMMA]" Hier definieren Sie die Komponenten die installiert werden sollen, oder nicht...

Hinweis: Wenn Sie hier keine Tasks angeben wird der Default-Wert installiert. Sie können hierauch Tasks abschalten indem Sie ein Ausrufezeichen vorsetzen (z.B. Kein SQLDMO installieren =/MERGETASKS=“!SQLDMO_DE“

Mögliche Tasks (Schlüsselwörter) (kann etwas Abweichen von Version 3.20):

ToolsAdminDE (Administration installieren)RegisterOLLM_DE (Outlook Addin für alle Benutzer installieren)prggruppeDE (Programmgrupe / Startmenü erzeugen)Muster_Datenbank_erzeugen (Installiert die Muster-Datenbank als MS Access-Datei imInstallationsordner unter /data)

Beispiel: Silent-Installation

145Installation


Urlaubsmanager3_Setup.exe /VERYSILENT /SUPPRESSMSGBOXES/NOCANCEL /NORESTART /LOG /MERGETASKS=”!SQLDMO_DE,!Muster_Datenbank_erzeugen”

Nach der Installation sollte dann die DSN-Datei in den Installationsordner kopiert werden.

Folgende Registry-Schlüssel spielen dabei auch noch eine wichtige Rolle:

Authentifizierungsmethode:

HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/AuthMode

(1 = MS Exchange, 2 = Manuell, 3 = Admin, 4 = Einzelplatz, 5 = Windows)



Datenbanktyp:

HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/Database/Mode

(0 = MS Access, 1 = MS SQL, 2 = MySQL)

6.4 4. Der Addware Database Connector (CreateADB)

Seit der Version 3.22 können die Datenbankverbindungsinformationen in eine Datei verschlüsselt

werden, sogenannte ADB-Dateien.

Eine ADB Datei können Sie mit dem mitgelieferten Tool „CreateADB.exe“ und liegt im Pfad

{Installationsverzeichnis}/support/CreateADB.exe

Optional können Sie das Tool auch folgend ausführen:

a) Im Startmenü unter

[Addware/Urlaubsmanager3/Tools/Datenbankverbindung erstellen]

b) In der Datenbankadministration

[Database Tools / Addware Database Connector]

Abb.6) Konfigurationsfenster von CreateADB

Gehen Sie wie folgt vor:Geben Sie für die gewünschten Verbindungsinformationen einTesten Sie die Verbindung mit der Schaltfläche „Verbindung testen“Wenn die Verbindung erfolgreich war werden die Schaltflächen „Speichern als…“ und „AlsStandard…“ freigegeben.

Speichern als…Hier öffnet sich ein Speichern Dialog und Sie können den Pfad und Dateinamen selbst bestimmen.

Als Standard…Die aktuellen Verbindungsinformationen werden im Installationsordner des Urlaubsmanagers mitdem Dateinamen „Urlaubsmanager3.adb“ abgelegt.z.B. C:\Programme\Addware\Urlaubsmanager3\Urlaubsmanager3.adb

147Installation


Wenn Sie den Urlaubsmanager anschließend starten werden die Verbindungsinformationenautomatisch aus dieser Datei geladen.

Hinweis:Sie können diese erzeugte Datei mit dem Namen „Urlaubsmanager3.adb“ auch direkt auf andereClients verteilen. Diese werden Sich automatisch mit der Datenbank verbinden.Bitte beachten Sie bei der Erstellung der ADB Datei das die Verbindungsinformationen auch fürdie Clients gültig sein muss. z.B. sollte eine MDB Datei über den UNC-Pfad gewählt werden oderbeim SQL Server die Datenbankzugriffsrechte für andere Benutzer existieren.

7 Tipps & Tricks

7.1 Qualifikationen überwachen

Beispiel: Qualifikationen Erstellen / Überwachen

Bitte wählen Sie die Globalen Einstellungen und dann Benutzerfelder aus. Eine Beschreibungwie Sie dort hingelangen erhalten Sie hier.



Im unteren Fenster Bereich können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen eine neueQualifikation (z.B. Betriebssysteme, siehe Bild oben) erstellen.


Bezeichnung: Hier geben Sie die gewünschte Bezeichnung der Qualifikation ein, z.B. Betriebssysteme.

Kategorie: Name der Kategorie. z.B. Linux/Windows

Mindest-Verfügbarkeit: Hier können Sie die Mindestverfügbarkeit dieser in % angeben.

149Tipps & Tricks


Aktiviert: Ist das Häkchen gesetzt, ist diese Qualifikation/Kategorie aktiviert. Bei Nichtaktivierung wird der

entsprechende Eintrag grau angezeigt. Ebenso wird die Überprüfung für diesen Eintrag beiAntragsstellung übersprungen.

Nachdem Sie eine Qualifikation/Kategorie erstellt haben, können Sie nun Mitarbeiter hinzufügen.Dieses geschieht durch Anwählen der Schaltfläche Hinzufügen. Es erscheint das Fenster für dieMitarbeiterauswahl.

Nach der Auswahl eines Mitarbeiters können Sie nun dessen Qualifikationen bestimmen. Diesgeschieht durch einfaches Setzen des Häkchens in der entsprechenden Rubrik. Den Grad der Qualifikation bestimmen Sie durch den Schieberegler im unteren Fensterbereich.



Anschließend ist dieser Eintrag nun in der Gesamteinstellung zu sehen:

151Tipps & Tricks


Die erste Zahl in Klammern nach der Kategorie Beschreibung gibt die Mindestverfügbarkeit in %für diese Qualifikation an. Beispiel hier: Linux/Unix (100 von 100%).Ist die festgesetzte prozentuale Mindestqualifikation für einen Bereich unterschritten, so wirddies rot dargestellt (siehe Bild) z.B. Windows XP (100 von 0%), da keine Mitarbeitereinträgehinterlegt wurden. Die zweite Zahl ist die Summe aller Mitarbeiterqualifikationen für diesenBereich.

Eine Änderung der Qualifikationen ist ebenso in der Benutzerverwaltung oder durch einenDoppelklick auf den entsprechenden Mitarbeiter in der Abwesenheitsverwaltung möglich .

Wenn Sie nun in der Abwesenheitsverwaltung eine Abwesenheit eintragen, wird geprüft ob dieMindestverfügbarkeit für diese Qualifikation unterschritten wird. Ist dies der Fall, wie in unseremBeispiel, so bekommt der Antragsgenehmiger die folgende Fehlermeldung:



Im unteren Fensterbereich sehen Sie genaue Details der Qualifikationsprüfung. Sie können nunbestimmen, ob Sie diesen Abwesenheitsantrag trotzdem genehmigen möchten (SchaltflächeHinweise gelesen, trotzdem fortfahren?) oder nicht (Abbrechen).

7.2 Benutzerfelder erstellen

Beispiel: Erstellung eines benutzerdefinierten Feldes

Bitte wählen Sie die Globalen Einstellungen und dann Benutzerfelder aus. Eine Beschreibungwie Sie dort hingelangen erhalten Sie hier.

153Tipps & Tricks


Im oberen Fensterbereich können Sie durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen ein neuesBenutzerfeld erstellen, z.B. Führerschein.


Nach Speichern des Feldes erscheint dieses nun in der Übersicht der Benutzerfelder:



Nachdem Sie das Benutzerfeld erstellt haben, können Sie dieses bei dem entsprechendenMitarbeiter (in der Abwesenheitsverwaltung) über einen Doppelklick auf denMitarbeiternamen oder mit einem Rechtsklick (Eigenschaften auswählen) ändern.

155Tipps & Tricks


Die benutzerdefinierten Felder werden bei den Mitarbeiterinfos (rechte Seite in derAbwesenheitsverwaltung) angezeigt. Sie haben damit die Möglichkeit individuelle Felder nachIhren Wünschen zu erstellen.



7.3 Mehrfachgenehmigungen

Bei Mehrfachgenehmigungen geht es darum, dass einem Antrag mehrere Personen zustimmenmüssen. Diese können Sie pro Mitarbeiter festlegen.

Berechtigt einen Antrag zu genehmigen sind nur die Abteilungsleiter (AL) nicht jedoch dieTeamassistenten (TA). Im oberen Fenster sehen Sie, dass hier für die Genehmigung 5Abteilungsleiter in Frage kommen würden.

Wurde nun für einen Mitarbeiter eine An- oder Abwesenheit eingetragen, so können Sie im Informationsbereich (Abwesenheitsverwaltung Bereich 7) des Mitarbeiters sehen, obhier eine Mehrfachgenehmigung nötig ist oder nicht.

157Tipps & Tricks


Benachrichtigt wird in diesem Falle (siehe Liste Abteilungsleiter oben) zuerst der erste in der Listegenannte Abteilungsleiter. Hat dieser den Antrag bearbeitet, erhält anschließend dernächstfolgende eine Benachrichtigung. Ebenso ist es möglich, dass die Abteilungsleiter einenAntrag im Kalender direkt genehmigen (sowohl die ersten zwei in der Liste, wie auch die übrigendrei). Eine Benachrichtigung erhalten allerdings nur die ersten zwei, da die Genehmigungspflichtentsprechend eingestellt wurde.

Im rot markierten Bereich sehen Sie, dass zwei Personen für die Genehmigung diese Antragesnötig sind. Die Person unter 01 hat diesem Antrag bereits zugestimmt, erst wenn beide Personendem Antrag zugestimmt haben, wird dieser im Kalender als genehmigt eingetragen. Vorher ist derEintrag im Antragsstatus.

7.4 Betrieb in Terminalserverumgebungen (Citrix)

Betrieb des Urlaubsmanagers in Terminal-Server-Umgebungen

Grundsätzlich ist der Einsatz des Urlaubsmanagers selbstverständlich auch inTerminal-Server-Umgebungen

möglich. Dabei sollten Sie allerdings ein paar Punkte beachten und evtl. anpassen:

Sollen alle Benutzer den Urlaubsmanager verwenden?Wenn dies zutrifft, sollten Sie die Einstellungen in der Registry unter HKLM(HKEY_LOCAL_MACHINE) speichern lassen.



Hierzu sollten Sie folgenden Registry-Schlüssel setzen:

Schlüssel: [HKEY_LOCAL_MACHINE]\Software\Addware\Urlaubsmanager3Key: AllUserSettings

Wert: 1 (0 = HKCU/1 = HKLM)

Dies hat zur Folge, dass alle folgenden Einstellungen im HKEY_LOCAL_MACHINE gespeichertwerden, und nicht in HKEY_CURRENT_USER - also profilabhängig.

Beachten Sie bitte, dass zuvor alle Einstellungen mit ausreichenden Berechtigungen durchgeführt wurden, da der Standard-Benutzer regulär nicht in die HKLM speichern kann.

Soll das Outlook-Addin verwendet werden (Menüeintrag in Outlook) ?Wenn dies zutrifft, sollte für alle Profile das Outlook-Addin registriert werden.Dies erreichen Sie mit folgendem Befehl:

regsvr32 "{Programmverzeichnis}\components\UM3Connector.dll"

Alternativ können Sie auch den Haken "Outlook Connector (COM Addin)" innerhalb der

Optionen im Urlaubsmanager setzen.

Schreibrechte auf dem Programm-Ordner (Program files)Auf Terminal-Servern hat der normale Domänen-Benutzer normalerweise keine Schreibrechteauf den Programm-Ordner (program files). Innerhalb des Urlaubsmanagers sollten Sie den BenutzernSchreibrechte zuweisen, zumindest für den Unterordner data, da dort die lokalen Einstellungen

der Benutzers gespeichert werden.

7.5 Unterschied Abteilungsleiter / Teamassistent

Abteilungsleiter

Abteilungsleiter haben generell Vollzugriff auf die Mitarbeitereinträge der Abteilung undUnterabteilungen für die sie zuständig sind. Alle Statusänderungen sind erlaubt (planen,beantragen, genehmigen, ändern, stornieren und ablehnen). Einzige Ausnahme sind die eigenenEinträge des Abteilungsleiters, diese können nur durch einen anderen Abteilungsleiter genehmigtwerden.In den globalen Einstellungen befindet sich jedoch eine Option, um diese Einstellung zudeaktivieren, d.h. Abteilungsleiter haben dann auch auf die eigenen Einträge vollen Zugriff.

Teamassisten

Teamassistenten haben eingeschränkten Zugriff auf die Mitarbeitereinträge ihrer Abteilung.Weitergehende Berechtigungen können Sie in den Eigenschaften des Teamassistentenhinterlegen (siehe Berechtigungen).

Voreinstellung für Teamassistenten ist nur beantragen und einsehen, d.h. sie können keine

159Tipps & Tricks


Einträge genehmigen, stornieren etc.

7.6 Abwesenheitsverwaltung / Auto Refresh

Die Anzeige des Kalenders innerhalb der Abwesenheitsverwaltung kann durch Betätigen der Taste

F5, des Symbols in der Menüleiste oder mit der Funktion Auto Refresh (MenüpunktAnsicht) aktualisiert werden. Ist diese Funktion aktiviert, wird der Kalender automatischaktualisiert.

7.7 Commandline Parameter

/A Authentication mode (1-5)

1 = Exchange auth., 2 = manuell (Passwort), 3 = Administrator, 4 = Einzelplatz, 5 = Windowsauth.

/U [User ID (nur wenn Parameter "/a" auf manuell (2) gesetzt ist]

/P [Password (nur wenn authmode = 2 / manuell]

/NOEXCHANGE



Deaktiviert die MS Exchange funktionalität

/FILEADB "(Path to ADB Connector-File)"

Startet den Urlaubsmanager mit einer ADB Anbindung. Parameter ist der Pfad wo sich dieADB-Datei befindet.

/FILEDSN "(Path to DSN)"

Startet den Urlaubsmanager mit einer DSN Anbindung. Parameter ist der Pfad wo sich dieDSN-Datei befindet.

/TRAY - Force in Tray

Der Urlaubsmanager startet im Tray modus

/DBWIZARD - Force Database Wizard

Beim Starten des Urlaubsmanagers wird der Datenbankwizard aufgerufen

/DOMSG=[MSGID] - send Command to Application

Für Interne Kommunikationszwecke

/REGISTER - Self register Components (Shared-Instal)

Registriert die Urlaubsmanager Komponenten.

/? This Help Kurze Info der einzelnen Parameter (nur wenn Urlaubsmanager noch nicht gestartet ist)

Beispiele:

Urlaubsmanager3.exe /a 1 startet den Urlaubsmanager mit Exchange Authentifizierung (1)

Urlaubsmanager3.exe /a 5 startet den Urlaubsmanager mit Windows Authentifizierung

Urlaubsmanager3.exe /a 2 /u 1 /p demoadmin startet den Urlaubsmanager mit der User ID 1 und dem Kennwort "demoadmin"

161Tipps & Tricks


7.8 Allgemeine Tipps zur Abwesenheitsverwaltung

Beispiel: Erstellung einer An-/Abwesenheit für alle Abteilungen

Sie möchten in der KW 20 für alle Abteilungen eine Abwesenheit eintragen (siehe roteMarkierung).

Dies erreichen Sie durch Klicken mit der linken Maustaste im oberen Kalenderbereich (hier ab14.05.) und ziehen bis einschließlich 20.05. Einträge dieser Art sind z.B. sehr nützlich, wenn es umfirmenweite An-/Abwesenheiten geht (z.B. Betriebsferien etc).

Hinweis: Es werden immer nur die im Kalender sichtbaren Mitarbeiter berücksichtigt. Haben Sieeine Abteilung ausgeblendet, wird diese nicht berücksichtigt. Setzen Sie ein Häkchen imKontrollkästchen vor dem Stammverzeichnis, werden alle Mitarbeiter und Abteilungeneingeblendet.



Beispiel: Erstellung von An-/Abwesenheiten für einzelne Mitarbeiter /Abteilungen

163Tipps & Tricks


Markieren Sie dazu bitte den Bereich mit gedrückter linker Maustaste + Shift. Hier im Beispiel07.05.-11.05.für die 3 Mitarbeiter der Abteilung Buchhaltung (siehe rote Markierung).

Beispiel: Hinzufügen einzelner Mitarbeiter zur Kalenderansicht



Wählen Sie hierzu bitte im oberen Bereich die Abteilung aus, rechts daneben sehen siedazugehörigen Mitarbeiter.

Durch Markieren der Mitarbeiter (linke Maustaste gedrückt halten) können Sie diese per Drag andDrop in den Kalenderbereich ziehen. So ist es möglich, nur einzelne Mitarbeiter einer Abteilungim Kalender darzustellen.

165Tipps & Tricks


Beispiel: Änderung der Sortierung der Abteilungen

Sie möchten die Reihenfolge der Anzeige der Abteilungen innerhalb der Abwesenheitsverwaltungändern.

Durch Anklicken von neu erstellen Sie eine neue Ansicht.Wählen Sie nun die Abteilungen in der Reihenfolge aus, in der sie im Kalender dargestellt werdensollen.



Setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox des Stammverzeichnises, werden alle Abteilungeneinschließlich der Unterabteilungen eingeblendet.

Neu hinzugefügte Abteilungen werden in der Kalenderansicht immer ganz unten eingefügt.

7.9 Erweiterte Suche

Die Erweiterte Suche können Sie über den Menüpunkt Suche aufrufen:

Für diese Option benötigen Sie die Berechtigung Sonderauswertungen, siehe Berechtigungen(Ausnahme Einzelplatzversion).

Bestimmen Sie das Suchkriterium (Mitarbeiter, Abteilung oder Eintrag). Im rechten Bereich desFensterskönnen Sie noch weitere Details der Suche bestimmen.

Die Ergebnisse der Suche werden im Fenster Ergebnis dargestellt.

167Tipps & Tricks


Durch einen Doppelklick auf den Eintrag in der Ergebnisliste wird dieser in der Kalenderansichtdirekt angezeigt.

7.10 Umwandlung Demo- in Lizenzversion

Nach Eingabe des Lizenzkeys wird die Demoversion zur Vollversion. Hierbei ist zu beachten, dasssie anschließend in der Benutzerverwaltung bei mindestens einem Mitarbeiter den Status auf aktiv setzen müssen (Zuweisen einer Authentifizierungsmethode).

Dies geschieht durch einfaches Anwählen der Schaltfläche . Hier können Sie nun ein Kontoauswählenoder ein Passwort festlegen.

Hinweis: Dies ist ist nur nötig in einer Mehrplatzumgebung, zur Umwandlung der Demoversion ineine Einzelplatzversion benötigen Sie keinen aktiven Mitarbeiter.

Wichtig: Bei der Umwandlung der Demoversion in eine Vollversion bleibt die Datenbankerhalten und es gehen Ihnenkeine Daten verloren.

Beispiel: Passiver Mitarbeiter ohne Authentifizierung



Beispiel: Aktiver Mitarbeiter mit Passwort-Authentifizierung

169Tipps & Tricks


Anschließend müssen Sie für diesen Mitarbeiter die Berechtigungen setzen. Siehe Screenshot Benutzerverwaltung.

7.11 Silent Installation

Folgende Parameter können Sie im Installationsmodus als verwenden:

/SILENT = (es werden die meisten Meldungen unterdrückt)

/VERYSILENT (es werden alle Meldungen unterdrückt)

/SUPPRESSMSGBOXES (eventuelle Versionskonflikte werden nicht dem User gefragt,sondern mit dem Default-Wert übernommen)Hinweis: unter Umständen kann es durch die VERYSILENT-Option in Verbindung mit /SUPPRESSMSGBOXES zu einem Neustart des Clients führen (z.B. wenn eine DLL nichtersetzt werden konnte und einen Neustart erfordert, also am besten darauf achten das keineanderen Anwendungen laufen oder den /NORESTART Parameter verwenden)

/LOG (erzeugt eine Log-Datei im TEMP-Ordner des Benutzers mit den Installationsvorgängen)



/NOCANCEL (Der Benutzer darf die Installation nicht unterbrechen)

/NORESTART (Neustart verhindern, auch wenn er nötig wäre - Siehe oberen Hinweis)

/MERGETASKS="[GEWÜNSCHTE TASKS GETRENNT MIT KOMMA]" - hier definieren Siedie Komponenten die installiert werden sollen, oder nicht...

Hinweis: Wenn Sie hier keine Tasks angeben wird der Default-Wert installiert. Sie könnenhier auch Tasks abschalten indem Sieein Ausrufezeichen vorsetzen (z.B. Kein SQLDMO installieren = /MERGETASKS=“!SQLDMO_DE“

Mögliche Tasks (Schlüsselwörter) (kann etwas Abweichen von Version 3.20):

ToolsAdminDE (Administration installieren) RegisterOLLM_DE (Outlook Addin für alle Benutzer installieren) prggruppeDE (Programmgrupe / Startmenü erzeugen) SQLDMO_DE (SQLDMO installieren – SQL Zugriffskomponenten auf MS SQL Server 2000) Muster_Datenbank_erzeugen (Installiert die Muster-Datenbank als MS Access-Datei im

Installationsordner unter /data)

Beispiel: Silent-Installation

Setup.exe /VERYSILENT /SUPPRESSMSGBOXES /NOCANCEL /NORESTART /LOG/MERGETASKS=”!SQLDMO_DE,!Muster_Datenbank_erzeugen”

Nach der Installation sollte dann die DSN-Datei in den Installationsordner kopiert werden.

Folgende Registry-Keys spielen dabei auch noch eine wichtige Rolle:

Authentifizierungsmethode: HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/AuthMode (1 = MS Exchange,2 = Manuell, 3 = Admin, 4 = Einzelplatz, 5 = Windows)

Datenbanktyp: HKEY_CURRENT_USER/Software/Addware/Urlaubsmanager3/Database/Mode (0 = MSAccess, 1 = MS SQL, 2 = MySQL)

171Datensicherung & Wiederherstellung


8 Datensicherung & Wiederherstellung

8.1 Datensicherung

Hinweis:Diese Option ist erst seit der Version 3.22 Revision 16 verfügbar.

Mit diesem Programmpunkt können Sie eine Sicherheitskopie Ihres aktuellen Datenbestandesdes Addware Urlaubsmanagers erstellen.

SicherungsdateiHier legen Sie den Ausgabedateinamen der Datensicherung fest.Klicken Sie auf "Durchsuchen" um den Namen festzulegen.Hinweis: Wir empfehlen eine Sicherung auf dem Server und/oder auf einem Wecheldatenträger (CD,USB-Stick) damit die Daten bei einem evtl. Hardwareschaden dennoch zur Verfügung stehen

Optionen

FormatHier legen Sie das Format der Datensicherung fest.Es stehen Ihnen die Formate "Binär" und "XML" zur Verfügung.Hinweis:Wir empfehlen dringend das Format "Binär" da bei der XML-Variante evtl.Zeichenkonvertierungsprobleme bei der Rücksicherung entstehen können!

Daten anonymisierenMit dieser Option werden automatisch bei der Sicherung die Mitarbeiternamen und -informationen sowie Abteilungsnamen zurückgesetzt und durch Dummy-Werte ersetzt.Diese Option sollten Sie keinesfalls für eine produktive Datensicherung verwendensondern nur zur Weitergabe an z.B. Addware Support oder einen Händler um evtl. Fehler inden Datenbeständen zu überprüfen.

Passwort setzenMit dieser Option können Sie die Datensicherung mit einem Passwort schützen.Bei der Rücksicherung muss das Passwort eingegeben werden um sie zu öffnen.

Backup starten...Wenn Sie alle Optionen eingetragen haben klicken Sie auf diesen Schalter um dieDatensicherung zu starten.



BeendenDiese Schalftläche schließt das Fenster.

8.2 Datenwiederherstellung

Hinweis:Diese Option ist erst seit der Version 3.22 Revision 16 verfügbar.

Den Programmteil erreichen Sie über die Abwesenheitsverwaltung -> Import ->DatenwiederherstellungMit diesem Programmteil können Sie einen alten Datenbestand wiederherstellen.Zudem können Sie die Datenbank wechseln von z.B. MS Access auf MySQL oder MicrosoftSQL

Dies funktioniert in allen Varianten: · MySQL <-> MSSQL· MS Access <-> MySQL· MySQL <-> MS Access· MS SQL <-> MS Access

173Datensicherung & Wiederherstellung


Wichtiger Hinweis:Sollten Sie in die Aktuelle Datenbank zurücksichern sollten Sie nach der Rücksicherungdas Programm beenden.

Sie können auch einfach alte Daten auslagern (z.B. von älteren Jahren) um den Datenbankzugriffzu beschleunigen.Witere Informationen finden Sie weiter unten bei den "Optionen"

BackupdateiHier legen Sie fest aus welcher Datensicherung die Rücksicherung durchgeführtwerden soll

Ziel Datenbank

Aktuelle DatenbankWenn diese Option aktiviert ist wird die aktuelle Datenbank des angemeldetenUrlausbmanagers verwendet

Manuelle ADB-DateiWenn diese Option aktiviert ist wird die in der ADB-Datei konfigurierte Datenbank verwendet.Über die Schaltfläche "Durchsuchen" können Sie eine ADB Datei auswählen.Hinweis: Mit dem Tool "CreateADB" im Installationsordner unter "Support" können Sie eigeneADB-Konfigurationen erzeugen.

Informationsfenster "Quelldatenbank"Hier finden sich die Informationen der Quelldatenbank (Backupdatei)Die Informationen werden erst dargestellt wenn die Schaltfläche "1. Daten prüfen" erfolgreichausgeführt wurde.Unter den Informationen finden Sie die Anzahl der Mitarbeiter, Abteilungen und Einträge in derBackupdatei.Der "Stand" ist der aktuellste Eintrag in den Einträgen.

Informationsfenster "Zieldatenbank"Hier finden sich die Informationen der Zieldatenbank Die Informationen werden erst dargestellt wenn die Schaltfläche "1. Daten prüfen" erfolgreichausgeführt wurde.Unter den Informationen finden Sie die Anzahl der Mitarbeiter, Abteilungen und Einträge in derBackupdatei.Der "Stand" ist der aktuellste Eintrag in den Einträgen.

Schaltfläche "1. Daten prüfen"Wenn Sie die Einstellungen der Backupdatei und der Zieldatenbank durchgeführt haben mussdie Backupdatei eingelesen werden.Dies erfolgt über diese Schaltlfäche.Hinweis: Evtl. werden Sie nach einem Kennwort gefragt falls in der Backupdatei eines erzeugtwurde.

Schaltfläche "2. Rücksicherung starten"Diese Schaltlfäche wird erst freigeschaltet wenn die Datenprüfung erfolgreich war (vorigeSchaltfläche)Hier können Sie die Datenwiederherstellung starten.Evtl. werden Sie noch nach dem Administration-Kennwort der Zieldatenbank gefragt.(Gilt nur für Netzwerk- und nicht für Einzelplatzversionen)

OptionenDieser Bereich wird erst sichtbar wenn die Datenprüfung erfolgreich war:



Importieren ab dem Jahr:· Alle Jahre (Alle Daten werden importiert)· Keine (Keine Kalendereinträge und Jahresdaten werden importiert)· Definiertes Jahr (falls in der Sicherungsdatei vorhanden)

Alle Daten einschließlich dieses Jahres werden übernommen, ältere Daten werden nichtimportiert

Ausgeschiedene und deaktivierte Mitarbeiter löschenIst diese Option aktiviert so werden die Mitarbeiter nicht übernommen deren Austrittsdatumvor dem Import-Jahr liegen und/oder Ausgeblendet sind (Mitarbeitereigenschaften)

Keine Einträge importierenIst diese Option aktiviert so werden keinerlei Kalendereinträge importiert

Erweitere ImportoptionenDiese Schaltlfäche hat bisher keine Funktion und ist für spätere Updates gedacht.

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9 Kontakt & Support

Support

Technische Hilfe erhalten Sie sowohl in unserem Forum, als auch per Telefon / Email.

Unser Support Forum erreichen Sie hier. Dort können Sie uns auch Ihre Wünsche und Anregungen für zukünftige Versionen mitteilen.

Kontakt

AddWareEDV SUPPORT Hartlaub GmbH Hansaring 8 D-63843 Niedernberg

Geschäftsführer: Klaus HartlaubTel:. (06028) 99 12 40 Fax: (06028) 99 12 50

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175Kontakt & Support


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10 Hotkey Menü (ctrl-alt-f12)

Das Hotkey Menü erreichen Sie durch die Tastenkombination (CTRL - ALT - F12). Sie erhaltendas folgende Fenster:

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Genauere Angaben zu den einzelnen Punkten erhalten sie durch Anklicken des Links.

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Aktuelle AnträgeHier sehen Sie alle derzeit noch offenen Anträge für die Sie zuständig sind (innerhalb dernächsten 14 Tage).

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An-/Abwesenheiten

Benutzerverwaltung

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Lizenzen

MS Exchange (Dieser Punkt ist nur verfügbar, wenn ein MS Exchange-Server verwendetwird.)

Feiertage und FerientermineSynchronisiert Ihren persönlichen Outlook-Kalender mit den im Urlaubsmanager eingetragenenFeiertagen und Ferienterminen.



Urlaub und An-/AbwesenheitenSynchronisiert Ihren persönlichen Outlook-Kalender mit den im Urlaubsmanager eingetragenenAn-/Abwesenheiten.

Feiertage und Ferientermine entfernenEntfernt die in Ihrem persönlichen Outlook Kalender eingetragenen Feiertage und Ferienterminedes Urlaubsmanagers.

Urlaub und An-/Abwesenheiten entfernenEntfernt die in Ihrem persönlichen Outlook Kalender eingetragenen An-/Abwesenheiten desUrlaubsmanagers.

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Urlaubsmanager V3.22 Hilfe - AddWare · 2016. 12. 5. · - Neu: Outlook Redemption V4.8.0.1172...

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