Ursprungszeugnisse online Ein Service Ihrer IHKs: Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen jetzt auch...

Ursprungszeugnisse online

Ein Service Ihrer IHKs:

Ursprungszeugnisse

und Bescheinigungen

jetzt auch online !

(Stand Juni 2008)

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Überblick

• Die Anwendung Ursprungszeugnisse/Bescheinigungen (bisher/neu)

• Verfahren bei der Antragstellung• Einführung im Unternehmen• Technische Anforderungen• Kosten der Einführung und des Verfahrens• Handlungsempfehlungen• Weitere Anwendungsfelder der Digitalen Signatur

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Elektronische Beantragung und Ausstellung von Ursprungszeugnissen/Bescheinigungen

Bisher: Ursprungszeugnisse/Bescheinigungen werden von den Unternehmen maschinell oder unter Einsatz der EDV erstellt und der IHK zur Bestätigung persönlich oder per Post/Boten eingereicht.

Neu: Die elektronische Beantragung der Dokumente erfolgt über das Internet und die Digitale Signatur, d.h.

- der UZ-Antrag/Bescheinigungsantrag wird auf einer vorbereiteten Web-Seite manuell oder automatisch ausgefüllt.

- nach Überprüfung digital durch Eingabe der sog. PIN- Nummer signiert und an die zuständige IHK per Mausklick abgeschickt.

Zukünftig: Im Endstadium ist der elektronische Austausch der Dokumente mit ausländischen Behörden vorgesehen.

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Was ist die „Digitale Signatur“?

• Der elektronische Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen steigt an.

• Problem: Manipulationsmöglichkeit des Dokumentes vom

Absender zum Empfänger

• Lösung: Schaffung eines Instruments zum Schutz gegenManipulation

Durch die Digitale Signatur werden der Nachrichteninhalt und die Identität des Autors zu

einer unauflöslichen Einheit!Kunden- und Auftragsdaten gelangen so sicher zur

IHK und zurück zum Unternehmen!

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Verfahren bei der Antragstellung

1. Schritt:

Das Exportunternehmen ruft die Internet-Website http://signatur.ihk.de auf und klickt das Feld „Ursprungszeugnis“ an.

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2. Schritt

Die Identität des Teilnehmers und der Berechtigungszugriff werden anhand der Signaturkarte und des PIN-Codes überprüft.

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3. Schritt:

Die Auswahlmaske Ursprungszeugnisse/Bescheinigung erscheint auf dem Bildschirm. Sie beantragen ein neues Ursprungszeugnis oder eine Bescheinigung und füllen das Formular am PC aus oder importieren die Daten aus einer Vorlage.

Auswahlmaske Ursprungszeugnis/Bescheinigung

Beantragung eines neuen UZ bzw.

einer Bescheinigung

Serienbearbeitung von Ursprungszeugnissen

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UZ-Bearbeitungsmaske (oberer Teil)

Die Maske ist dem Papiervordruck nachgebildet

Angaben wie immer zu: Absender/Empfänger, Ursprungsland, Beförderungsart, Warenbeschreibung,

Menge, ....

Registrierungs-nummer wird vom

System automatisch

vergeben

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UZ-Bearbeitungsmaske (mittlerer Teil)

Angabe zum Herstellungsort

Eingabefeld für den Text auf der Rückseite des UZ (z.B. Herstellererklärung oder positive Ursprungserklärung)

Anzahl der Durchschriften

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UZ-Bearbeitungsmaske (unterer Teil)

Dem UZ können Anhänge beigefügt werden (Word-, Excel- oder PDF-Dokumente). Dies können sein:

Ursprungsvornachweise (z.B. Ursprungszeugnisse, Lieferanten- oder Herstellererklärungen) oder auch

Dokumente (Handelsrechnungen, Zertifikate,...), die von der IHK zusätzlich bescheinigt werden sollen.

Absendung des Antrages (anstelle der Unterschrift erfolgt eine Digitale Signatur)

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4. Schritt:

Der ausgefüllte Antrag für das Ursprungszeugnis/die Bescheinigung wird elektronisch signiert und an die IHK gesendet.

Während des Bearbeitungsprozesses kann der Antragsteller Anmerkungen des IHK-Sachbearbeiters einsehen und auf diese direkt reagieren (z. B. Änderungen/Ergänzungen vornehmen).

Der Probebetrieb mit Testanträgen ist zum „Einstieg“ möglich.

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5. Schritt

UZ ONLINE – 1. Stufe Bei Bewilligung wird das Ursprungszeugnis in der

IHK ausgedruckt und dem Unternehmen zugesandt bzw. dem Fahrer/Boten übergeben

(One-Way-Lösung).

und/oder

UZ ONLINE – 2. Stufe Die IHK kann vertrauenswürdigen Unternehmen

den Ausdruck im Unternehmen gestatten.

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Wenn Sie Ursprungszeugnisse direkt im

Unternehmen drucken möchten (2. Stufe),

kann die IHK eine Freischaltung vornehmen.

D. h. Sie können von der IHK bewilligte Anträge sofort

im Unternehmen ausdrucken. Dazu benötigen Sie

von der IHK vorbehandelte Dokumente, über die Sie

gewissenhaft Buch führen (Ursprungsbeauftragter/Vertreter).

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Das Zulassungsverfahren für 2. Stufe

• Bevollmächtigung des Ursprungsbeauftragten (UB)• Ausgabe der Vorbehandelten Dokumente an den

UB• Abgleich der vorbehandelten Dokumente zwischen

UB und der IHK („Buchführung erforderlich“)

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Zulassungsvoraussetzungen desUrsprungsbeauftragten

• wird vom Unternehmen vorgeschlagenund von der IHK bevollmächtigt

• sollte Fachkenntnis besitzen

• Stellung im Betrieb- muss Anweisungen der IHK durchsetzen können- handelt als Beauftragter der IHK

• Vertretungsregelung firmenintern berücksichtigen

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Ausgabe/Rückgabeder vorbehandelten Dokumente

• grundsätzlich nur an den Ursprungsbeauftragen (oder seinen Vertreter)

Ursprungszeugnisse/Durchschriften ohne Rückseitenbeglaubigung Ursprungszeugnisse/Durchschriften mit Rückseitenbeglaubigung (noch ohne Datum) „IHK-Beglaubigungsseite“ für Rechnungen/Zertifikate,...(noch ohne Datum)

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Abgleich der ausgegebenen Dokumente

Nach vereinbarter Abgleichsperiode (z. B. monatlich)sind - ausgehend von der übergegebenen Stückzahl -

- die verwendeten Dokumente - die unbenutzten Dokumente - die ggf. schadhaften Dokumente

zu prüfen.

Gleiches gilt auch für vorbescheinigte „IHK-Beglaubigungsseiten“ (Handelsrechnungen/Zertifikate,...)

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Praxishinweise zur schnellen Kommunikation

• Elektronische Eingabehilfen erleichtern das Ausfüllen

• Plausibilitätsprüfungen vermeiden Fehleingaben

• Vorlagendateien vereinfachen Standardfälle

• Schnittstellen zu Inhouse-Systemen erlauben die Anbindung einer Warenwirtschaft

• Elektronische Kommentierung und Abwicklung von Änderungen beschleunigen das Verfahren

• Benachrichtigung per E-Mail nach Bearbeitung von der IHK

• Sämtliche Anträge wieder abrufbar (dreijährige Datenhaltung)

• Dokumentierte Antragshistorie

• Nachweisbarkeit durch Digitale Signatur

• Vertraulichkeit durch Verschlüsselung

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Einführung im Unternehmen/Was benötigen Sie?• Standard PC mit Internet Anschluss

• Startpaket zur Digitalen Signatur von D-Trust

PC oder Workstation mit

Kommunikations-anbindung

Smartcardleser

Zertifizierungsstelle

Software

Smartcard

Smart-CardSmart-Card

Monika MusterfrauMonika Musterfrau12345 67891012345 678910

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Technische Anforderungen(empfohlen)

• Hardware– PC ab Pentium 450 MHz

aufwärts (mind. 128 MB RAM + mind. 60 MB freier Festplattenspeicher)

– freier serieller Anschluss für Kartenlesegerät

– Internetzugang über AOL, T-Online oder anderen Provider (Modem 56kbps bzw. schneller oder Netzwerk)

– Kartenlesegerät

– ggf. Drucker/Duplex-Drucker

• Software– Windows 98 SE oder höher

– Internet-Explorer 5.01 bzw. höher oder Netscape ab 4.5

– Smarttrust Personal

– Java Runtime V 1.3.1 oder höher

– Adobe Acrobat Reader V 4.05 oder höher

– Microsoft Word-Viewer V 7.01 höher

– (Die vier letztgenannten Softwarekom-ponenten sind in der Installations-CD enthalten oder können auf der Signatur-Startseite heruntergeladen werden.)

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Startpaket zur Digitalen Signatur von D-Trust

Signaturausstattung bestehend aus:

1. Individueller Signaturchipkarte2. Kartenlesegerät (seriell, USB)3. Die Software zur Ansteuerung von Karte und Lesegerät (einmalig am PC zu installieren)

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Kosten: 1. Startpaket (Gültigkeit 2 Jahre)

„Fair Play“: 167,-- € bis 187,-- € zzgl. USt. beinhaltet: Personenzertifikat 2 Jahre Gültigkeit, Installationssoftware,

Klasse 2-Lesegerät mit eigener Tastatur

2. „IHK-Beglaubigungsgebühr“5 € je Original des Dokumentes (gegen Rechnungsstellung/ohne Geb.-Marke)

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Handlungsempfehlungen

1. Registrieren Sie sich mit einem Antragsvordruck und bestellen Sie ein Startpaket zur Digitalen Signatur von der D-Trust, so wie z. B. die Unternehmen: V-Line, Symrise, Gea, Solvay, Sennheiser, Renk, Benary, IKN, CG Chemikalien, Balkhausen, Aerzener Maschinenfabrik, Fangmeier, Gepro, Homanit, Kopper Timber, LMV Bennigsen, Meinberg Funkuhren, R & S Bick Mobilfunk, Sappi, adidas, Opel, VW, BMW, Deutsche Bank, Boehringer Ingelheim, ...

Das Startpaket wird Ihnen zur Firma gesandt.

Der PIN-Brief der Karte geht an Ihre Firmen- oder Privatadresse.

2. Installieren Sie Kartenleser und Treibersoftware

(Sie werden von einer automatischen Installationssoftware und dem Supportcenter dabei unterstützt)

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UZ-Userstatistik 01.01.2002 bis 31.03.2008 / monatsweise

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UZ-Userstatistik 01.01.2002 bis 31.03.2008

(im März 2008 waren bereits 64 von 81 IHKs in der Anwendung)

„Bundesliga für eUZ“

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Warum die Digitale Signatur?Ihr Personalausweis fürs Internet

• AuthentizitätDer Absender einer elektronischen Nachricht ist immer eindeutig und rechtsverbindlich nachvollziehbar

• IntegritätEine elektronische Nachricht kann auf dem Übertragungsweg nicht unbemerkt verändert werden

• VertraulichkeitOptionale Verschlüsselung ermöglicht zusätzlich die Geheimhaltung elektronischer Daten

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Herzstück des Signaturverfahrens ist eine Chipkarte. Auf ihr befinden sich die individuellen Signaturschlüssel des Users und sein Personenzertifikat.

Die Signaturchipkarten werden bei Zertifizierungsstellen (Trustcentern) generiert. Die Zertifizierungsstellen gewährleisten, dass

- eine zuverlässige Identifizierung der Signaturinhaber stattgefunden hat- die Signatur fälschungssicher ist- ungültig gewordene Personenzertifikate in Sperrlisten überführt werden (z. B. bei Mitarbeiterwechsel, Namensänderung, ...)

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Rechtsgrundlagen zur Digitalen Signatur

• EU-Richtlinie über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen vom 13. Dezember 1999

• Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (Signaturgesetz – SigG) vom 22. Mai 2001

• Verordnung zur elektronischen Signatur(Signaturverordnung – SigV) vom 16. November 2001

• Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr vom 13. Juli 2001

• Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (VerwVfÄndG) vom 21. August 2002

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001

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Weitere Anwendungsgebiete der Signaturkarte

• Elektronisches Rechnungswesen• Elektronische Steuererklärung (Elster)• Online Antragswesen der öffentlichen Verwaltung

z.B. für Anwohnerparkausweise, Standesamt, ...• Ausschreibungsplattformen Vergabeplattform des Bundes• Emissionshandel der Anlagenbetreiber• Abfrage des BfA-Rentenkontos• Vertragsabwicklung im Internet (Octane)• Archivsysteme• Dateiablageplattformen (AESOP)• Sicherer E-Mail Verkehr• u. a.

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ...

Weitere Informationen:http://signatur.ihk.de

oder fragen Sie Ihre regional zuständige IHK

(z. B. die IHK Hannover, Schiffgraben 49, 30175 Hannover, Martin Thorwesten,

Tel.: 0511/3107-295, Fax: 0511/3107-500, E-Mail: [email protected])

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