V10 053 Leistungsbewertung und Projektfortschritt - thm.de · • Diese Methode ist aber ein...

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prozess- und Projektmanagement

Leistungsbewertung undProjektfortschritt

2011Manfred Bauer

Dipl.-Ing. Dipl.-Projektmanager (FH)

Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt

2

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Die Feststellung des Projektstatus zu einem aktuellen Stichtag setzt einerseits eine detaillierte Planung voraus und andererseits eine realistische, messbare Projektfortschrittskontrolle. Die Qualität der Planung und des Soll-Ist-Vergleiches ist entscheidend für realistische Prognosen auf das Projektende. Die Methoden zur Bestimmung des Fortschrittsgrades sind in ihrer Aussage und Wirkung sehr unterschiedlich. Auswahl und Einsatz für den speziellen Projektfall erfordern entsprechende Erfahrung der Projektbeteiligten.

Leistungsbewertung und Projektfortschritt


3

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erDefinition nach DIN

Projektfortschritt nach DIN 69901-5

Vergleich zweier Stände eines Projekts, Arbeitspaketes oder Vorgangs, wobei die geplanten Ziele mit der jeweiligen Situation verglichen werden.En: project success


4

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erFragen zum Projektfortschritt

• Welche Ergebnisse (Sach- und Dienstleistungen) waren bis zum Stichtag geplant?

• Welcher Aufwand (Stunden und Kosten) war bis zum Stichtag geplant?

• Sind die bis zum Stichtag geplanten Ergebnisse realisiert (zu wie viel Prozent)?

• Welcher Aufwand ist bis zum Stichtag angefallen?

• Welcher Aufwand hätte bis zum Stichtag für die realisierten Ergebnisse anfallen dürfen?


5

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erProbleme bei der Fortschrittsmessung

• Fehlende (Mengen-) Maßstäbe

• Messen, Zählen, Wiegen,

• Zeitverzögerte Feststellung der Zielerfüllung

• Falsche oder unzureichende Rückmeldungen zu Terminen, Fertigstellungswerten etc.

• Datenmengen werden nicht bewältigt

• Detailanforderungen, die nicht der Planung entsprechen.


6

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erDetaillierungsgrad Leistungsbeschreibung

• Sach- und Dienstleistungen für ein Projekt werden in der Regel in Arbeitspaketen beschrieben und ggf. in detaillierten Vorgangsbeschreibungen fixiert.

• Die optimale Gliederungstiefe und die damit verbundene Detaillierung der o.g. Leistungen hängen von der Projektart, den vertraglichen und projektspezifischen Bedingungen ab.


7

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erDetaillierungsgrad Festlegung

• Welche Gliederungstiefe verlangt die eigene Position, d.h. welche Detaillierung der Informationen benötige ich?

• Können die Rückmeldungen in der gleichen Detaillierung beschafft werden, wie diese geplant wurden?

• Sind die anfallenden Datenmengen vernünftig handhabbar?

• Stehen Kapazitäten (Projekt-Assistenz, Projekt-Office, Projektkaufmann etc.) zur Datenbearbeitung zur Verfügung?

• Genügt die vorhandene Software, genügen die Prozessvorgaben (Montagebericht, Tagesbericht, Konstruktionsberichte etc.) den gestellten Forderungen?

Verweise auf K-Bericht,Tagesberichte, Rückmeldungen Team siehe Folgeblatt


8

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Rückmeldeverfahren, die im Team festzulegen sind:– Gemeinsame Einarbeitung der „Ist“-Termine

– Zusenden von Terminplänen mit Rot-Eintragungen

– Bereitstellen von Terminlisten (z.B. Excel)

– Aktualisierte Lieferantenterminpläne

– Baustellenberichte

– Interne Verfahren, in denen Termine festgehalten werden

z.B. (SAP Doku etc.)

Termincontrolling / Update des Terminplanes


9

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erMaßgrößen zur LeistungsbewertungIm Anlagenbau werden meist folgende Größen zur Beschreibung der Leistung gemessen:

Ausführungsunterlagen in Stück, z.B. Aufstellungspläne, Konstruktionszeichnungen, Festigkeitsberechnungen, Rohrleitungsisometrien.

Betonvolumina in m³, z.B. Bodenplatten, Streifenfundamente, Geschoßdecken, Stützen und Wände.

Montagegewichte in kg,t, z.B. Stahlbaukonstruktionen, Behälter, Komponenten, Rohrleitungen.

Herstelllängen in m, z.B. Kranschienen, Kabellängen, Rohrleitungssysteme

Fertigungseinheiten in Stück oder kg, z.B. Schaltschränke, Rohrhalterungen, Schweißnähte.

Normierte Meßgrößen, z.B. 1-Zoll-Schweißnaht für Nahtschweißungen.

Aufwand in Stunden, z.B. Konstruktion, Engineering etc.


10

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erFortschrittsgrad

Eine wesentliche Größe bei der Ermittlung des Fortschrittes im Projekt ist der sogenannte Fortschrittsgrad, abgekürzt mit FGR.

Der FGR wird ermittelt mit verschiedenen Verfahren (siehe Folgeseiten).

Der Fortschrittsgrad ist die Maßangabe in Prozent für die Zielerreichung zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Der Ist-Fortschrittsgrad wird üblicherweise oft als Fertigstellungsgrad bezeichnet.


11

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erFortschrittsgrad

DIN 69901-5 Projektmanagement, Teil 5: Begriffe

Fertigstellungsgrad (en: percent complete)

Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung, z.B. eines Arbeitspaketes oder eines Projekts.

Fertigstellungswert (en: earned value)

Wert (z.B. geleistete Arbeit), der sich bei der Abwicklung des Projekts zu einem bestimmten Stichtag ergibt und für Vorgänge, Arbeitspakete oder ein Projekt ermittelt werden kann.

Anmerkung: In der Praxis wird der Fertigstellungswert oft mit dem Planwert zum Stichtag verglichen.


12

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erFortschrittsgrad

FGR = Ist-Leistung / Gesamtleistung

FGRplan [%] = Maßangabe für die zum Stichtag geplante Zielerreichung

FGRIst [%] = Maßangabe für die tatsächliche Zielerreichung am Stichtag, entspricht dem Fertigstellungsgrad nach DIN 69901-5

FW Fertigstellungswert = geplante Gesamtkosten x FGRIst

entspricht dem Arbeitswert = Earned Value Soll-Kosten entsprechend dem Ist-Fortschrittsgrad


13

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erVerfahren zur Projektfortschrittsermittlung

• Statusschritt-Technik (Meilenstein-Technik)

• 50-50 Verfahren

• 0-100 Verfahren

• Mengen-Proportionalität

• Sekundär-Proportionalität

• Schätzung

• Zeit-Proportionalität


14

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau


1. Statusschritt-Technik

2. 50-50 Verfahren

3. 0-100 Verfahren

4. Mengen-Proportionalität

5. Sekundär-Proportionalität

6. Schätzung

7. Zeit-Proportionalität

Objektiv d.h. nachprüfbar

Subjektiv d.h. „Notbehelf“


15

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau


1. Statusschritt-Technik

2. 50-50 Verfahren

3. 0-100 Verfahren

4. Mengen-Proportionalität

5. Sekundär-Proportionalität

6. Schätzung

7. Zeit-Proportionalität

Objektive Verfahren

Anwendung bei mind. 80% der Arbeitspakete

Subjektive Verfahren

Anwendung bei max. 20% der Arbeitspakete


16

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er


Vergleich.En: project success

Statusschritte

• Für den Projektteilbereich müssen Statusschritte oder Meilensteine definiert sein.

• Die Zeitdauer erstreckt sich über mehrere Berichtsperioden.

• Der Fortschrittsgrad wird erst nach 100% -Erfüllung und positivem Ergebnis angerechnet.

Status-schritte


17

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er



50-50 Methode

• Die Bearbeitung des Projektteilbereiches bedingt Vorleistungen.

• Die Vorleistungen werden mit einem Fortschrittgrad von 50% zu Beginn der eigentlichen Tätigkeit berücksichtigt.

• Die Zeitdauer sollte weniger als 3 Berichtsperioden umfassen.

50-50


18

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er



0-100 Methode

• Bis zum Abschluss des Projektteilbereichs wird kein Zwischenfortschritt definiert.

• Bei vollständiger Abarbeitung/Erledigung werden 100% angesetzt, z.B. für Vorgänge im Arbeitspaket.

• Die Zeitdauer sollte 1 Berichtsperiode umfassen.

0-100


19

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er



Mengen-Proportionalität

MengenProportionalität


20

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erMengen-Proportionalität

• Es fallen meßbare, bzw. zählbare Ergebniseinheiten im Projektteilbereich an.

• Für den Betrachtungszeitraum liegt eine zeit- und mengenbezogenen Leistungsplanung vor.

• Der Fortschrittsgrad ergibt sich aus dem Verhältnis aktuelle Mengeneinheit zur Gesamtmengeneinheit.

• Der Fertigstellungswert ergibt sich aus Fortschrittsgrad multipliziert mit den geplanten Gesamtkosten.


21

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erLeistungsbewertung und Projektfortschritt


22

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er



Sekundär-Proportionalität

SekundärProportionalität


23

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erSekundär-Proportionalität

• Die Leistungserbringung und damit der Fortschrittsgrad ist abhängig vom Fortschritt einer anderen Betrachtungseinheit.

• Zwischen den Fertigstellungswerten der Betrachtungseinheiten besteht eine feste Relation, z.B. als Bruchteil- oder Prozentangabe.

• Der Fortschrittsgrad der unabhängigen Betrachtungseinheit wird nach einer objektiven Messmethode ermittelt.

• Anwendung, z.B. Qualitätssicherung, Montagesteuerung proportional zur Montagemenge, Dokumentationserstellung etc.


24

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er



Schätzung

Schätzung


25

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erSchätzung

• Für die Betrachtungseinheit liegen keine Bewertungs- oder Maßgrößen vor.

• Die objektiven Methoden können nicht angewendet werden.

• Die Methode der Zeit-Proportionalität kann nicht angewendet werden.

• Wegen des 90%-Syndroms sollten FGR-Schätzungen nur bis höchstens 80% angewendet werden.

• Schätzungen sollten nur von Experten erfolgen, die sich der Auswirkung von falschen Schätzungen bewusst sind.

90%-Syndrom


26

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er90%-Syndrom

•Projektlaufzeit aktuell 16 Monate

• Fertigstellungsgrad FGRist 90%(vom PM geschätzt)

• Ist-Kosten aktuell 350.000,- EUR

• Fertigstellungswert FW = Plankosten x FGRist

• FW = 400.000,- x 0,9 = 360.000,-

Fazit: Ist-Kosten 10.000,- unter FW, keine Maßnahme erforderlich.

• Projektlaufzeit aktuell 18 Monate

• Fertigstellungsgrad FGRist 90%(vom PM unverändert geschätzt)

• Ist-Kosten aktuell 380.000,- EUR

• Fertigstellungswert unverändert da weiterhin 90%

• FW = 360.000,-

Fazit: Ist-Kosten 20.000,- über FW, Maßnahmen erforderlich?

• Projektlaufzeit gesamt 20 Monate

• Plankosten 400.000,- EUR


27

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erSchätzung

• Vorsicht: Wird bei der Schätzung des Fortschrittsgrades gleichzeitig der Restbedarf an Zeit bzw. Geld definiert und der Fortschrittsgrad wie folgt ermittelt:

IstaufwandFGR ist =

(Istaufwand + Restaufwand)

• Bei dieser Betrachtungsweise wird die Planvorgabe ständig an die Ist-Situation des Projektes angepasst.

• Diese Methode ist aber ein wertvoller Indikator zum Abwicklungs- und Kostenverlaufs.


28

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erEinflussfaktoren bei Schätzungen

Einflussfaktoren (menschlich) auf Schätzungen:

politisch; positiver oder negativer Stakeholder?

verkäuferisch bestimmt; Auftragserhalt um jeden Preis?

Machtorientierung; ist der Schätzer machtbeeinflusst?

Schätzer gleich Realisierer; erhöht die Sorgfalt, kann aber auch zu unnötigen Reserven führen.

Optimist oder Pessimist; Dreipunktmethode anwenden!

Schätzerfahrung; positive oder negative Erfahrung?

Sozialzeiten in der Projektabwicklung „Small talk“

Bekannt aus der Einsatzmittel-,

Terminplanung


29

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erUnsicherheitsfaktoren bei Schätzungen

Verfügbarkeit der Ressourcen; gibt es Termin- oder Prioritätenverschiebungen aus anderen Projekten, Bereichen?

Termintreue von externen Lieferanten; gibt es Termin- oder Prioritätenverschiebungen aus anderen Aufträgen, gibt es z.B.Materialengpässe oder sind diese zu erwarten?

Konflikte im Team und mit Stakeholdern; sind demotivierend und kosten Zeit. Konflikte müssen einer Lösung zugeführt werden.

Aufgaben wurden bei der Projektstrukturierung (PSP) vergessen.

Beste Lösung; Ingenieure wollen oft die bestmögliche technische Lösung und schießen über das Ziel (Auftrag) hinaus.

Bekannt aus der Einsatzmittel-,

Terminplanung


30

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er



Zeit-Proportionalität

ZeitProportionalität


31

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erZeit-Proportionalität

• Für die Betrachtungseinheit liegen nur globale Leistungsbe-schreibungen vor.

• Die Arbeitsergebnisse sind im einzelnen nicht bewert- und messbar.

• Das Verhältnis von geplanter Gesamtdauer zur abgelaufenen Zeitdauer wird für die Bestimmung des Fortschrittgrades benutzt.

• Anwendung, z.B. Projektleitung, Bauleitung, Projektkaufmann, Maschineneinsatz etc.


32

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erGesamt-Fortschrittsgrad

• Für die Hochrechnung von aktuellen Teilvorgängen mit unterschiedlichen Arbeitsergebnissen (Sach- und Dienstleistungen, d.h. Engineering) ist eine einheitliche Wichtungsbasis erforderlich.

• Besonders eignen sich Personalstunden, Personal- und Sachkosten. Teilweise werden im Anlagenbau auch Stahl- bzw. Rohrleitungs-gewichte oder Schweißnahtmengen verwendet.

• Es kann kein Gesamt-Fortschrittsgrad berechnet werden, wenn keine einheitliche Messgröße als gemeinsame Wichtungsbasis vorhanden ist.

• Die Wichtung in Geldwerten sollte immer möglich sein.


33

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erSoll-Ist-Vergleiche und Prognosen

Der Soll-Ist-Vergleich ist die Voraussetzung für die Prognose der zu erwartenden Gesamtkosten.


34

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte

Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen

Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

Planung


35

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PKIst-Kosten IK2

Fall 1: IK2<FW


36

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

optimistisch

Ist-Kosten IK2

Fall 1: IK2<FW

EK21= PK x IK2/FW

EK21


37

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

planmäßig

Ist-Kosten IK2

Fall 1: IK2<FW

EK22= PK + (IK2-FW)

EK22


38

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

pessimistisch

Ist-Kosten IK2

Fall 1: IK2<FW

EK23= PK

EK23


39

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

Planung


40

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

Fall 2: IK1>FW

Ist-Kosten IK1


41

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PKIst-Kosten IK1

Fall 2: IK1>FW

EK11 = PK x IK1/FW

pessimistisch

EK11


42

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

planmäßig

Fall 2: IK1>FW

EK12 = PK + (IK1-FW)

Ist-Kosten IK1

EK12


43

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

er

Prognostizierte

Endwerte


Kosten

Stichtagswert

100%

FGR in %

FGRist

FW PK

Fall 2: IK1>FW

EK13 = PK

Ist-Kosten IK1

EK13

optimistisch


44

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erIntegrierte Projektsteuerung

Zusammenspiel von Leistungsbewertung und integrierter Projektsteuerung

• Meilenstein-Trendanalyse

• Kosten-Trendanalyse

• EVA Earned-Value-Analyse

Präsentation

Präsentation


45

Dip

l.-In

g. D

ipl.-

Pro

jekt

man

ager

(FH

)M

. Bau

erArbeitshilfen zur Vorlesung

Prozess- und Projektmanagement

Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright.

Büdingen 12.05.2011

Manfred Bauer

V10 053 Leistungsbewertung und Projektfortschritt - thm.de · • Diese Methode ist aber ein...

Documents

Transcript of V10 053 Leistungsbewertung und Projektfortschritt - thm.de · • Diese Methode ist aber ein...