V7 2010 045 Dokumentationsmanagement

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Prozess- und Projektmanagement

Dokumentationsmanagement2011

Manfred BauerDipl.-Ing. Dipl.-Projektmanager (FH)

Prozess- und Projektmanagement 2011 Dokumentationsmanagement

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erDokumentationsmanagement

Projekte bestehen zwischen 20% und 90% der Projektzeit aus dem Erstellen von Unterlagen für Planung, Ausführung, Übergabe und sind ein wesentlicher Teil eines Projektes.

Der Projektmanager bewertet den Projektfortschritt an dokumentierten Teilergebnissen.

Dokumente beweisen die erreichte Richtigkeit und Vollständigkeit von Zieldefinitionen, Ausführungen und Leistungserbringungen.

Dokumente unterstützen den Auftraggeber nach Projektübernahme in dem ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb bzw. in der Nutzung des Projektgegenstandes.


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Stellen Sie sich vor, die Projektunterlagen (Zeichnungen, Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten, Berechnungen etc.) zweier Projekte werden gemischt und auf einen Stapel gelegt.

Können Sie alle darin enthaltenen Dokumente eindeutig dem Projekt zuordnen?

Steht fest, wer diese Unterlagen (extern und intern) erhalten hat?

Ist der Verteiler klar?

Ist erkennbar, welche Unterlagen noch gültig oder nicht mehr gültig sind?

Sind die Fotos dem Projekt A oder B zuzuordnen, sind sie vom Juni oder Juli?

Von welchem Unterlieferanten oder Konsorten habe ich diese Zeichnung, Unterlage erhalten und ist dies der gültige Stand?

Die Anwendung des Dokumentationsmanagement kann diese Fragen zurZufriedenheit beantworten und auch Fragen, die sich auf das vorhandene Wissen abgewickelter und parallel laufender Projekte beziehen.

Konfigurations-, Änderungs- und Dokumentationsmanagement


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Es ist von Bedeutung, gleich beim Projektstart die Regeln für Änderungen und deren Dokumentation festzulegen, damit die Ziele, Qualität, Kosten und Termine steuerbar bleiben. Zu den Regeln gehören auch die Festlegungen, wer welche Unterlagen erstellen, prüfen und freigeben darf. In vielen Fällen sind diese Abläufe unternehmensintern geregelt, es ist aber auch von Bedeutung, diesen Prozess für externe Projektbeteiligte auf das Projekt bezogen festzulegen.

Das Projektmanagement-Handbuch gibt teilweise Festlegungen vor und es müssen projektbezogene Festlegungen ggf. aus dem Projektvertrag getroffen und im Projekt-Handbuch festgeschrieben werden.

Konfigurations-, Änderungs- und Dokumentationsmanagement


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Dokumentationsmanagement hat die Aufgabe, jedes erforderliche Dokument zu jeder Fragestellung mit zumutbarem Aufwand bereitzustellen.


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Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumenten- und Änderungsmanagement

Was ist festgelegt? Passt das alles zusammen?= Konfigurationsmanagement

Wo ist was mit welchem Stand dokumentiert?= Dokumentationsmanagement

Welche Auswirkungen haben die Änderungen auf das Projektergebnis (Dreieck)= Projectcontrolling

Warum wird was geändert und wer hat/wie ist das dokumentiert?= Änderungsmanagement

Was

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Abstimmung von Daten und Fakten= Konfigurationsmanagement

Verwaltung von Unterlagen= Dokumentationsmanagement

Bereitstellung von Daten und FaktenProjektinformationsmanagement (nach alter DIN 69905 Pkt. 3.7.2)

Aktualisieren von Daten/Fakten in Unterlagen= Änderungsmanagement

ProjektteamStakeholder


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Inhalt der Dokumente:

•Für die Inhalte der Dokumente (Vollständigkeit & Richtigkeit) ist das DM nicht zuständig!

Dokumente und Unterlagen

Dokumente sind:

• Aufbewahrungswürdige Unterlagen auf Informationsträgern aller Art.

• Unterlagen beschreiben verschiedene Zwischenarbeitsstände und Dokumente den endgültigen Projektstand z.B. zur Übergabe.


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Aufbewahrungswürdig sind Unterlagen wenn:

• sie Verbindlichkeiten für die Zukunft beschreiben, z.B. Verträge,

• Festlegungen für Arbeitsprozesse enthalten, z.B. Beauftragung.

• Zwischenergebnisse beinhalten, z.B. Statusberichte mit Freigaben, Montageberichte, etc.

• Erreichte Ergebnisse nachweisen, z.B. Abnahmeprotokolle, Messprotokolle, etc.

Dokumentationsmanagement


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Im Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 ist die Aufbewahrungs-pflicht für bestimmte Unterlagen gesetzlich geregelt. Über die darin aufgeführten Unterlagen hinaus ist es wichtig, auch andere projektspezifische Unterlagen zu archivieren.

Zum Beispiel werden aufgrund des Produkthaftungsrisikos in der Automobilindustrie für sicherheitsrelevante Teile Archivierungsfristen von bis zu 30 Jahren getätigt. Hintergrund ist der § 823 BGB. Ein Projektplan ist hierbei natürlich wesentlich weniger wichtig als ein Prüfprotokoll zum Test der Teilesicherheit.

Aufbewahrungspflichten


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erAufbewahrungspflichten

Beispiele:Verträge mit Kunden einschließlich Nachweise der Vertragserfüllung wie Übergabeprotokolle (PAC, FAC) und Nachweise der Dokumentationsübergabe,interne Briefe und interne Berichte mit technischem Inhalt (projektbezogen) werden 30 Jahre nach Ende der Gewährleistungs- oder Garantiezeit der Leistungserbringung aufbewahrt.

Interne Briefe und interne Berichte mit technischem Inhalt (projektübergeordnet) werden bis 1 Jahr nach Erledigung der Vorgänge aufbewahrt.


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• Die Dokumente werden mit der Unterschrift des Erstellers verbindlich, gegebenenfalls auch mit der Unterschrift des Empfängers, der damit sein Einverständnis bestätigt.

• Die Festlegungen des Änderungsmanagements sind zu beachten: Wer darf, wann was, wie?

• Die Festlegungen des Qualitätsmanagements sind zu beachten: Wer erstellt, prüft, gibt frei?

Verbindlichkeit von Dokumenten

Thema Kick off


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Das Vier-Augen-Prinzip

Freigabe zur Verteilung

intern/extern als Arbeitsgrundlage

- bei allem Schriftverkehr

- Spezifikationen

- Zeichnungen

- Datenblätter

- etc.



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erVerbindlichkeit von Dokumenten


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• Kleinprojekte: Verwaltung durch den Projektmanager.

• Großprojekte: Verwaltung durch eine projekteigene Dokumentenstelle.

- mehr als 10 Teammitglieder

- mehr als ein Jahr Laufzeit

• Sonstiges: Hat der Kunde eine separate Dokumentenstelle?

Ist vertraglich eine spezielle Dokumenten-verwaltung vereinbart, d.h. ein gemeinsamer Zugriff?

Ist ein Dokumentations-Managementsystem vorhanden?

Dokumentenstelle


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Ziele der Dokumentenstelle:

• jederzeit aktuelle und vollständige Unterlagen in zumutbarer Zeit bereitzustellen,

• jederzeit einen Überblick zu geben über den Stand und den Verteiler der Unterlagen,

• personell unabhängig Unterlagen finden zu können,

• durch eine Ablageordnung Unterlagen finden zu können, die man nicht kennt.

Dokumentenstelle


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• Einheitliche, durchgängige Kennzeichnung aller projektverbindlichen Dokumente erstellen, einführen und anwenden.

• Alle Projektdokumente entsprechend registrieren, eventuell mit entsprechenden Softwareprogrammen.

• Einrichtung und Erhalten einer Ablageordnung. Dokumente sind nur projektverbindlich, wenn diese in der Dokumentenstelle vorhanden sind.

• Übergabedokumentation für Projektübernehmer

Aufgaben der Dokumentenstelle


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Information der Projektbeteiligten über:

• welche Unterlagen existieren bereits,

• welcher Status gilt und welche Version,

• wo ist das Original abgelegt,

• wer ist für das Dokument zuständig,

• an wen wurde das Dokument verteilt..

Registrierung von Unterlagen


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• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumentenidentifikation)

• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten(durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)

• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)

• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)

• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)

Dokumenten-Management-System Nutzen von DMS:


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erDokumenten-Management-System Nutzen von DMS:

• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten

• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)

• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail).

• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)

• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen

• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement, Stand 22.4.09


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Die eindeutige Identifikation von Unterlagen ist wichtig:

• damit sie als Ergebnis einer Tätigkeit zugeordnet werden können.

• damit sie änderbar sind.

• da sie eine Grundvoraussetzung für das Konfigurations-management sind.

• um erforderliche Unterlagen und Dokumente aufzufinden.

Identifikation von Unterlagen


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• Standardkennzeichnungssysteme in einzelnen Branchen z.B. DIN EN 6779ff Kennzeichen für technische Anlagen.

• Kraftwerk-Kennzeichnungssystem KKS bzw. RDS-PP

• Firmen internen Regelwerken

Dokumentenkennzeichnung

Lenkung der Dokumente


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erKKS Kraftwerk-Kennzeichnungssystem

MA Dampfturbinenanlage


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erKKS

MADLagerung

KKS Kraftwerk-Kennzeichnungssystem


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erKKS

HD Segmentträger

KKS Kraftwerk-Kennzeichnungssystem


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erKKS RDS-PP

Reference Designation System for Power Plants

RDS-PP


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erHistorie Kennzeichnungssysteme

IEC/ISO81346

Seit Mai 2010

RDS-PPISO/TS

16952-10Erschienen

2008-11

KKSVGB B105 http://www.vgb.org/vgbmultimedia/DBs_Statistiken/RD

S_PP_Praesentation_Uebersicht-view_image-1-called_by-vgborg-original_site--original_page-12205.PDF, Stand 22.4.09

DIN EN 61346-1 und 2 gültig bis 2012-08-01


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Wichtig für eine qualitativ hochwertige Projektarbeit ist, dass:

• jederzeit die Projektdokumente von den Projektmitarbeitern eingesehen werden können,

• die Dokumente den aktuell gültigen Stand wiedergeben,• die Dokumente auffindbar sind,• die Projektfortschritte und Projektergebnisse

nachvollziehbar sind.

Die Dokumente können als Papierform oder auf elektronischen Medien vorliegen (siehe auch Dokumentations- und Konfigurationsmanagement).

Projektdokumentation


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Beispiel: „Projektablage“, die identisch in Papierform, parallel zur elektronischen Projektdokumentation vorliegen kann.



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erUnterteilung der Projektdokumentation


ObjektdokumentationWas?

FunktionsdokumentationWie?

Projektmanagement-Dokumentation

Wann?Wie teuer?

Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale der Projektergebnisse


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Wann?Wie teuer?


Objektdokumentation bezieht sich auf den Inhalt mit der Frage:

Was wird mit welchen Leistungsdaten und Qualitätsmerkmalen verlangt?

Was wurde erreicht?

Objektdokumentation = Projektdokumentation

Lastenheft: Was/Wofür

Unterteilung der Projektdokumentation


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Wann?Wie teuer?


Funktionsdokumentation beinhaltet die dokumentierten Ergebnisse der Fachabteilungen mit der Kernfrage:

Wie sind die Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale zu erreichen?

Beschreibung der Entstehung des Projektes mit dem Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung z.B. durch Einhaltung von Normen und Regeln.

Pflichtenheft: Wie/Womit



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Wann?Wie teuer?


Projektmanagementdokumentation beschreibt die Projektmanagementfunktionen und beweist die auftragsgemäße Durchführung und Abrechnung.

Durch wen, wann, wie teuer sind Leistungs-daten und Qualitätsmerkmale zu erreichen?

Inhalt: z.B. Projektstrukturpläne, Terminpläne, Bestellungen, Verträge, Prüfungen, Abnahmen, Schriftverkehr



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Wann?Wie teuer?




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• Primärdaten sind Leistungsdaten und Qualitätsmerkmale unabhängig vom Informationsträger. Daten in Unterlagen.

• Sekundärdaten sind Daten über Unterlagen.

Primärdaten und Sekundärdaten

Ein Motor ist mit folgenden Primärdaten beschrieben:

• Leistung 110 KW, Drehzahl 4500 U/min

Der gleiche Motor ist dokumentiert in folgenden Unterlagen:

• Motorkennblatt, Montageanweisung, Reparaturanleitung, Bestellung etc.

Jede Unterlage ist mit Sekundärdaten wie Projekt-Nr.; Unterlagenart wie Zeichnung, Spezifikation etc. gekennzeichnet.

Im Motorkennblatt sind die Primärdaten aufgeführt.


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Bringschuld

• Der Informationsgeber ist verpflichtet, seine Informationen unaufgefordert an die notwendigen Empfänger zu verteilen. Er muß die Informationsnehmer kennen.

Holschuld

• Der Informationsnehmer beschafft sich seine notwendigen Informationen bei Bedarf. Er muß die Informationsgeber kennen.

Bringschuld und Holschuld

Bringschuld und Holschuld ergänzen sich gegenseitig


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• Reine Bringschuld- oder Holschuld-Festlegungen sichern vielleicht den einzelnen Projektbeteiligten gegenüber seinem "Vorgänger" oder "Nachfolger" ab, fördern aber keinesfalls die reibungslose Zusammenarbeit und das Erreichen von Qualitäts-,Termin- und Kostenzielen.

DokumentationsmanagementBringschuld und Holschuld


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Was ist festgelegt? Passt das alles zusammen?= Konfigurationsmanagement

Wo ist was mit welchem Stand dokumentiert?= Dokumentationsmanagement

Welche Auswirkungen haben die Änderungen auf das Projektergebnis (Dreieck)= Projectcontrolling

Warum wird was geändert und wer hat/wie ist das dokumentiert?= Änderungsmanagement

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Abstimmung von Daten und Fakten= Konfigurationsmanagement

Verwaltung von Unterlagen= Dokumentationsmanagement

Bereitstellung von Daten und FaktenProjektinformationsmanagement (nach DIN 69905)

Aktualisieren von Daten/Fakten in Unterlagen= Änderungsmanagement

ProjektteamStakeholder


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Änderungen

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Dokumentation

Konfiguration Konfiguration

Dokumentation

Zusammenspiel von Konfigurations-, Dokumenten-und Änderungsmanagement


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„Was du schwarz auf weiß besitzt,

kannst du getrost nach

Hause tragen!“

Goethe


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.http://materialwirtschaft.eon-energie.de/pdf/richtlinie_doku_kw_scholven_v1_4.pdf, Stand 5.11.09


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erArbeitshilfen zur Vorlesung

Prozess- und Projektmanagement

Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright.

Büdingen 29.3.2009

Manfred Bauer

V7 2010 045 Dokumentationsmanagement

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