Version 3.3

F u n k t i o n s b e s c h r e i b u n g

FMS

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Inhalt myfactory.BusinessWorld und myfactory.com .....................................3

Individuelle oder standardisierte Unternehmenslösung für die Zukunft ....................................................3 myfactory.BusinessWorld: Individuell für Ihr Unternehmen nach Maß gefertigt ........................................3 myfactory.com: Nutzen Sie den Megatrend der Zukunft On Demand ......................................................3

myfactory.FMS......................................................................................5

Stammdaten................................................................................................................................................6 Sachkonten..............................................................................................................................................6 Sammelkonten Kunden/Lieferanten........................................................................................................7 Hausbanken ............................................................................................................................................7

Grundlagen..................................................................................................................................................8 Einrichtung...............................................................................................................................................8 Konfiguration ...........................................................................................................................................9 Sachkontenarten ...................................................................................................................................10 Buchungsschablonen ...........................................................................................................................10 Standardkonten .....................................................................................................................................11 Festkonten .............................................................................................................................................12 Bilanz/GuV/BWA-Definition....................................................................................................................12

Buchungen ................................................................................................................................................13 Buchungserfassung ..............................................................................................................................13 Buchungsjournale .................................................................................................................................16 Buchungssitzungen...............................................................................................................................17

Wiederkehrende Buchungen ....................................................................................................................17 Wiederkehrende Buchungen ausführen ...............................................................................................18 Buchungen ............................................................................................................................................18 Buchungsgruppen.................................................................................................................................20

Budgets .....................................................................................................................................................20 Budgets .................................................................................................................................................21 Budgetwerte ..........................................................................................................................................22 Budget kopieren ....................................................................................................................................23 Budget anpassen ..................................................................................................................................23

Auswertungen ...........................................................................................................................................23 Bilanz/GuV/BWA....................................................................................................................................24 Weitere Auswertungen ..........................................................................................................................24

Periodenabschluss....................................................................................................................................25 Jahresabschluss .......................................................................................................................................25 Umsatzsteuer ............................................................................................................................................25

Grundlagen............................................................................................................................................25 Umsatzsteuervoranmeldung.................................................................................................................26 Zusammenfassende Meldung ..............................................................................................................27

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Offene Posten............................................................................................................................................27 Mahnwesen ...............................................................................................................................................28 Übergabe Buchhaltung.............................................................................................................................28 Kostenrechnung........................................................................................................................................29

Kostenstellen .........................................................................................................................................29 Kostenträger ..........................................................................................................................................30 Auswertungen........................................................................................................................................30

Zahlungsverkehr........................................................................................................................................30 Zahlungsvorschläge/Lastschriften ........................................................................................................31 Import Kontoauszüge............................................................................................................................33

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myfactory.BusinessWorld und myfactory.com

Individuelle oder standardisierte Unternehmenslösung für die Zukunft Die myfactory.BusinessWorld ist eine vollständig webbasierte und hoch integrierte Unternehmenssoftware zur komplett vernetzten Abbildung sämtlicher interner und externer Geschäftsprozesse mittelständischer Unternehmen. Der zentrale Vorteil der Software liegt in ihrer hohen Integration. Sämtliche kaufmännischen und produktionstechnischen Anwendungen sind ohne jeden Informationsbruch miteinander vernetzt und durch das zentrale Element des Business-Managers mit den Funktionen und Aufgaben des Büroalltags aus den Bereichen Kommunikation, Koordination und Organisation nahtlos verbunden. Somit stehen erstmalig wirklich alle Funktionen nach einer einzigen Anmeldung in einer einzigen Anwendung zur Verfügung. Das ist Integration und Vernetzung der nächsten Generation, welche die Vorzüge der myfactory wie Standortabhängigkeit, Internationalität und mobile Einsatzfähigkeit noch verstärken. Die Software steht als myfactory.BusinessWorld sowohl als klassische Projektsoftware maßgeschneidert für hoch spezialisierte individuelle Anforderungen von Unternehmen, als auch in der On Demand-Version myfactory.com als Software as Service über das Internet als Standardsoftware für solche Unternehmen zur Verfügung, deren Prozesse sich mit Standardfunktionalitäten abbilden lassen.

myfactory.BusinessWorld: Individuell für Ihr Unternehmen nach Maß gefertigt Die myfactory.BusinessWorld ist eine perfekt auf die individuellen Anforderungen und Prozesse Ihres Unternehmens abgestimmte Lösung. Sie bietet neben ihren überlegenen Funktionalitäten für jeden einzelnen Ihrer Geschäftsabläufe bei Bedarf ein ganzes Netz von Zusatzmodulen sowie praxiserprobten Branchen- und Partner-Lösungen. Fremdsysteme können problemlos integriert werden. Jedes ihrer Module umfasst einen eigenständigen Funktionsbereich und ist unabhängig nutzbar, gleichzeitig sind immer alle Business-Prozesse installiert und bei Bedarf sofort abrufbar. Als universelle Basis für eine vollständige und absolut individuelle Unternehmenslösung ist die myfactory.BusinessWorld in technologischer Hinsicht einzigartig - und unter dem Kostenaspekt einmalig: Sie zahlen nur für das, was Ihr Unternehmen wirklich braucht. Und: myfactory bleibt updatesicher! Für die Planung und Implementierung Ihrer maßgeschneiderten Unternehmenslösung auf Basis der myfactory.BusinessWorld stehen national wie international mehr als 120 kompetente myfactory-Partner zur Verfügung.

myfactory.com: Nutzen Sie den Megatrend der Zukunft On Demand

Als On Demand-Version myfactory.com steht unsere Software als Service über das Internet (www.myfactory.com) solchen Unternehmen zur Verfügung, deren Prozesse sich mit den Standardfunktionalitäten der myfactory abbilden lassen.

Auch hier erhalten Sie eine vollständige Unternehmensteuerung, die alle relevanten Bereiche eines Unternehmens, wie Vertrieb, Marketing, Service, Verkauf, Einkauf, Produktion, Lager etc. abdeckt. Es handelt sich um die europaweit erste vollständige Unternehmenslösung, die als Software as Service als Mietlösung über das Internet zur Verfügung steht.

Zur Realisierung des Angebotes myfactory.com hat die myfactory eine Kooperationsvereinbarung mit IBM geschlossen. Der gesamte Betrieb und die Datensicherung finden in einem hochverfügbaren und

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extrem sicheren IBM Rechenzentrum statt. Für Sie als Anwender von myfactory.com bedeutet dies, dass keinerlei Installation mehr auf den Rechnern Ihrer Mitarbeiter erforderlich ist. Registrierte Nutzer können mit einem Internet Browser ohne jegliche technische Hürde von jedem Ort zu jeder Zeit mit dem System arbeiten. Unternehmen können so komplett auf ein eigenes Netzwerk verzichten, sind dadurch flexibler und die Kosten können deutlich gesenkt werden.

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myfactory.FMS Das Produkt myfactory.FMS (Finance Management System) deckt den gesamten Funktionsumfang des Rechnungswesens ab. Neben der klar im Fokus stehenden doppelten Finanzbuchhaltung werden auch die Bereiche Kostenrechnung und Budgetierungen abgedeckt. Neben den üblichen Standardauswertungen wie Summen-/Saldenlisten, Kontenblätter, etc. besteht eine der stärken des myfactory.FMS in der Möglichkeit, komplexe Auswertungen inkl. Betriebswirtschaftlichen Kennzahlen frei zu gestalten. Definitionen für Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen nach SKR03 und SKR04 sind bereits im Lieferumfang enthalten. Diese Auswertungen können ganz den Bedürfnissen angepasst werden. Durch leicht verständliche Hilfsmittel können Buchungsprozesse vereinfacht werden. So können z. B. über die Buchungsschablonen Eingabearbeit abgenommen und die Erfassung auch fachlich weniger versierten Anwendern überlassen werden. Stehen Kontoauszüge in einem TXT-Format zur Verfügung (z. B. aus einem Online-Banking-Programm), können diese nahezu automatisch eingelesen werden. Ein Regelsystem übernimmt die Kontierarbeit.

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Stammdaten Alle Stammdatendialoge der myfactory haben den gleichen Aufbau: Links oben befindet sich ein Filterbaum, der die Suche nach einem gewünschten Stammdatensatz erleichtert. Rechts oben werden alle den Suchkriterien entsprechende Datensätze angezeigt. Die Daten des ausgewählten Stammdatensatzes werden auf mehreren thematisch geordneten Registerseiten angezeigt. Über die Schaltfläche „Optionen“ stehen weitere Funktionen oder Auswertungen zum aktuellen Stammdatensatz zur Verfügung.

Sachkonten In den Grundlagen erfassen Sie alle relevanten Daten zu Ihren Sachkonten. Sachkontenpläne in Anlehnung an DATEV SKR03 und SKR04 werden bereits mitgeliefert.

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Sammelkonten Kunden/Lieferanten Über Sammelkonten können Sie Kunden-/Lieferantengruppen auf unterschiedliche Sammel-Sachkonten verbuchen. So können Sie die Forderungen/Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen feiner aufgliedern.

Hausbanken Erfassen Sie die von Ihnen verwendeten Bankverbindungen. So können Kontoauszüge halbautomatisch eingelesen und Überweisungen/Lastschriften direkt aus der myfactory heraus ins DTA-Format gebracht werden.

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In den Stammdaten hinterlegen Sie die zu verwendeten Sachkonten sowie die Währung. BLZ, Kontonummer und weitere Informationen hinterlegen Sie unterhalb der Kontoinformationen.

Grundlagen In den Grundlagen treffen Sie weit reichende Voreinstellung und definieren Ihre Auswertungen. Ebenso finden Sie hier einen nützlichen Einrichtungsassistenten.

Einrichtung Damit die Ersteinrichtung leicht von der Hand geht, unterstützt Sie ein Assistent bei allen wichtigen Entscheidungen. Hier entscheiden Sie sich für den zu verwendeten Kontenrahmen, alle wichtigen Voreinstellungen werden damit getroffen. Die einzelnen Konfigurationen sind nur zu kontrollieren, wenn Sie abweichende Konten verwenden.

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Konfiguration In der Konfigurationsmaske bestimmen Sie die Standardsammelkostenstelle und –träger sowie das Verhalten beim Vorschlag zum OP-Ausgleich.

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Sachkontenarten Über Sachkontenarten können Sie die Sachkonten gruppieren, die Kontenart festlegen und Vorgaben zur Kostenrechnung treffen.

Buchungsschablonen Mit Hilfe der Buchungsschablonen können Sie die Erfassung der Geschäftsvorfälle schneller, effizienter und sicherer gestalten. Geben Sie vor, welche Eingaben zulässig sein dürfen und welche Felder schon vorbelegt sind. Die Buchungsschablone wird innerhalb der Erfassung entweder per Auswahl über den Suchendialog oder direktem eingeben gewählt.

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Standardkonten Hinterlegen Sie zu jedem Steuerschlüssel die zu verwendeten Konten.

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Festkonten Feststehende Konten für Forderungen/Verbindlichkeiten und Kursdifferenzen können hinterlegt werden.

Bilanz/GuV/BWA-Definition Über diese Maske können Sie beliebige Auswertungen erstellen, angefangen bei den Standards Bilanz und GuV (welche bereits enthalten sind) bis hin über beliebige weitere Auswertungen.

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Durch das arbeiten mit Formeln sind selbst komplizierte Kennzahlen kein Problem und können per Mausklick jederzeit aufgerufen werden.

Alle Konten des Sachkontenrahmen stehen zur Verfügung. Damit kein Eintrag fehlt oder doppelt vorkommt, greift eine ausgeklügelte Prüfoption und zeigt Ihnen mögliche fehlerhafte Zuordnungen an. Selbstverständlich können Sie direkt aus diesem Bericht zur betroffenen Stelle springen.

Buchungen Das Herzstück jeder Finanzbuchhaltung ist die Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen.

Buchungserfassung Die Buchungserfassung wird in Buchungssitzungen gegliedert. Eine Buchungssitzung ist einer Periode, einem Benutzer sowie einem Buchungsjournal zugeordnet. Das Buchungsdatum kann variiert werden. Hier greift eine Prüfung, ob das verwendete Buchungsdatum in die entsprechende Buchungsperiode passt. Die Verarbeitungsart (Dialog oder Stapel) kann jederzeit umgestellt werden. Im Stapel erfasste Buchungen können auch auf Wunsch alle auf einmal verarbeitet werden.

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Über die Konfiguration „Feldansprung“ bestimmen Sie das Verhalten der Buchungserfassung. Passen Sie die Eingabe Ihren Bedürfnissen und Erfordernissen an, damit Sie schnell zum Ergebnis kommen.

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So werden nur die Felder angesprungen, die Sie hier vorgeben. Dieser Ansprung bezieht sich auf die Tastatureingabe per Tabulator oder Enter-Taste. Mit der Maus kann jedes Feld angeklickt und verändert werden.

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Buchungsjournale

Buchungsjournale helfen Ihnen die erfassten Buchungen zu gliedern und erleichtern die Kontrolle und Auswertung der Geschäftsvorfälle.

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Buchungssitzungen

Unter diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit die über die Buchungserfassung angelegten Buchungssitzungen zu bearbeiten und einzusehen. Wurden bereits Buchungen in dieser Sitzung erfasst, sind manche Felder nicht mehr zu ändern. Die Bezeichnung kann jederzeit abgeändert werden, ebenso kann die Buchungssitzung das Kennzeichen Inaktiv erhalten. Über Optionen haben Sie die Möglichkeit ein Sitzungsprotokoll auszudrucken oder die Buchungen in dieser Sitzung zu journalisieren.

Wiederkehrende Buchungen In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von sich wiederholenden Geschäftsvorfällen die zu einem festgelegten Zeitpunkt immer in der gleichen Form auftreten. Damit diese Buchungen komfortabel ohne großen Erfassungsaufwand durchgeführt werden können, stehen Ihnen im Bereich Wiederkehrende Buchungen umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bereit.

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Wiederkehrende Buchungen ausführen

Hierüber erstellen Sie die wiederkehrenden Buchungen in der entsprechenden Periode. Eine doppelte Übernahme wird abgefangen.

Buchungen Ähnlich der Buchungserfassung tragen Sie hier die Buchungen ein, die in der gleichen Form regelmäßig auftreten. Die Anzeigen der bereits hinterlegten Buchungen kann über die Buchungsgruppe und dem Kennzeichen Aktiv eingeschränkt werden.

Grundlagen

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In diesem Register legen Sie die Startperiode ggf. die Endperiode und Intervall fest. Darüberhinaus können Sie diese Buchung einer Gruppe zuweisen und definieren die Belegnummer.

Buchung Dieses Register fast die eigentliche Buchung mit Schablone, Soll-/Habenkonto und weiteren benötigten Angaben.

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Journal Das Register Journal zeigt Ihnen Informationen an, in welchen Buchungsjournalen diese Buchung verwendet wurde. Über die <!>-Schaltfläche springen Sie direkt zur Buchungssitzung, drucken oder journalisieren diese.

Buchungsgruppen

Um wiederkehrende Buchungen besser strukturieren zu können, werden diese in auf Wunsch in Buchungsgruppen eingeteilt. Diese können hierüber angelegt werden.

Budgets Budgets stellen ein wichtiges Kriterium innerhalb eines Finanzsystems dar. Das myfactory.FMS bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Budgets zu verwalten und auszuwerten.

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Budgets

Es können beliebig viele Budgets angelegt und verwaltet werden.

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Budgetwerte

Zu jedem Budget können Sachkonten zugeordnet werden, diesen wird ein Planwert für Soll und Haben und Vortrag eingetragen. Zur besseren Einschätzung kann direkt ein Vergleichswert eingeblendet werden (IST-Werte, Vorjahreswerte oder Vorjahresbudget).

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Budget kopieren

Sollen mehrere ähnliche Budget angelegt werden, kann eine bereites bestehende Budgetkonfiguration kopiert werden.

Budget anpassen

Ein Budget kann leicht angepasst werden, einfach auswählen, evtl. Kontonummern eingrenzen und die prozentuale Anpassung eintragen.

Auswertungen Wie Eingangs erwähnt, finden sich im myfactory.FMS alle wichtigen Auswertungen wieder. Darüber hinaus können individuelle Auswertungen erzeugt werden. Die Auswertungen, die keine nähere Erläuterung bedürfen werden einfach aufgezählt.

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Bilanz/GuV/BWA

In dieser Auswertung haben Sie vielfältige Möglichkeiten. Schauen Sie sich die Auswertung an, ergänzen diese um einen Vergleichszeitraum oder schalten den detaillierten Kontennachweis zu. Auch die Anzeige einzelner Periode für einen Zeitraum ist möglich. Über die Drucken Schaltfläche geben Sie die Bilanz, GuV oder BWA im gewünschten Format aus.

Weitere Auswertungen An weiteren Auswertungen stehen zur Verfügung:

- Protokoll der Buchungssitzung - Buchungsjournal - Saldenübersichten Sachkonten/Debitoren/Kreditoren - Periodenübersichten Sachkonten/Debitoren/Kreditoren - Kontenblätter Sachkonten/Debitoren/Kreditoren - Summenlisten Sachkonten/Debitoren/Kreditoren - Saldenlisten Sachkonten/Debitoren/Kreditoren - Bewegungsübersichten Sachkonten/Debitoren/Kreditoren - Budget Kontenvergleich - Budgetübersicht

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Periodenabschluss Damit Ihre Buchhaltung Prüfungssicher ist, werden die Perioden abgeschlossen und Buchungen können somit nicht mehr verändert werden. Selbstverständlich ist es möglich, Periodeabschlüsse aufzuheben. Voraussetzung für den Periodenabschluss ist das Journalisieren aller Buchungen.

Jahresabschluss

Steht der Jahresabschluss an, hilft Ihnen das myfactory.FMS bei der Durchführung. Prüfroutinen checken alle Voraussetzungen und geben Ihnen im Falle eines Falle einen entsprechenden Hinweis. Die Saldovortragsbuchungen werden automatisch angelegt.

Umsatzsteuer Im Bereich Umsatzsteuer finden Sie alle Einstellungen und Auswertungen rund um die Steuer. Dabei ist es sowohl möglich die Umsatzsteuervoranmeldung zu erstellen als auch die Zusammenfassende Meldung für EU-Umsätze.

Grundlagen

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Konfiguration Erklärungen

Alle übergreifenen Angaben treffen Sie in der Konfiguration, hier ist auch die Möglichkeit die Anschrift Ihres Steuerberaters einzutragen. Auf diese Angaben wird bei der Erstellung der Zusammenfassenden Meldung und der Umsatzsteuervoranmeldung zurückgegriffen. Steuerklassen/Steuergebiete/Steuergruppen/etc. Durch ein ausgeklügeltes System aus Steuerklassen, Steuergebiten und Steuergruppen können Sie nahezu jede beliebige Steuerkonstellation abbilden. Über eine Steuermatrix werden die Informationen zusammengeführt und mit einem Steuerschlüssel verknüpft.

Umsatzsteuervoranmeldung Die Umsatzsteuervoranmeldung können Sie selbst gestalten und beeinflussen. So bleiben Sie flexibel auch wenn das Finanzamt neue Formulare verabschiedet. Über die UstVa-Positionen definieren Sie die entsprechenden Felder und befüllen diese über eine Verknüpfung innerhalb der Kontendaten.

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Eine Umsatzsteuerverprobung hilft Ihnen korrekte Meldungen abzugeben und weist Sie auf Differenzen hin. Die Auswertung erfolgt einfach per Mausklick pro Periode. Die Abgabe direkt über das ELSTER-Verfahren ist selbstverständlich.

Zusammenfassende Meldung Die Zusammenfassende Meldung für EU-Umsätze erstellen Sie ebenso einfach. Eine Vorschau zeigt Ihnen die Werte in übersichtlicher Darstellung an und per Mausklick exportieren Sie eine XML-Datei, die direkt in das Online-Meldeformular des Bundesamtes für Steuern eingespielt werden kann.

Offene Posten Die Offene-Posten-Verwaltung lässt keine Frage offen. Jederzeit können Sie sich über die Ausgaben der Debitoren-OPs und Kreditoren-OPs einen genauen Überblick verschaffen. Die Fälligkeitsübersicht listet Ihnen genau auf, wann welche Werte fällig werden. So haben Sie Ihre Finanzen im Griff.

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Mahnwesen Das Mahnwesen im myfactory.FMS ist mehrstufig aufgebaut, dadurch haben Sie jederzeit die volle Kontrolle und Einflussmöglichkeiten auf den sensiblen Bereich der Mahnungen. Es können beliebig viel Mahnkonditionen hinterlegt werden, auf Wunsch alle mit eigenen Texten und Stufen. Selbst das Layout und die Gestaltung kann für jede Mahnungskondition frei designt werden. Ein Mahnvorschlagslauf zeigt Ihnen zunächst alle überfälligen Belege an. Dort können Sie einzelne Belege ausschließen und die Mahnungen erstellen lassen. Die Mahnstufe wird automatisch hochgezählt.

Übergabe Buchhaltung Wie Daten aus Ihrer myfactory.ERP in das myfactory.FMS übergeben werdne, können Sie genau einstellen. Entscheiden Sie sich, ob die Daten Direkt übergeben werden, d. h. wenn Sie eine Rechnung verarbeiten, erscheint diese auch umgehend in Ihrer Finanzbuchhaltung oder ob Sie eine Stapelübergabe vorziehen. Im letztern Fall werden die Daten in einem Stapel gesammelt und zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt in die Fibu übergeben.

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Kostenrechnung Die integrierte Kostenstellen/-trägerrechnung bieten Ihnen genaue Informationen über die verbuchten Kosten oder auch Erlöse.

Kostenstellen Sie können beliebige Kostenstellen erfassen und über die Buchungserfassung entsprechend befüllen. Die Konfiguration gestaltet sich einfach.

Über die Optionen-Schaltfläche rufen Sie direkt die gewünschte Periodenübersicht auf.

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Kostenträger Ebenso einfach wie die Kostenstellen, verwalten Sie die gewünschten Kostenträger.

Auswertungen Folgende Auswergungen stehen zur Verfügung:

- Journale für Kostenstellen, Kostenträger und Projektkosten - Periodenübersichten für Kostenstellen, Kostenträger und Projekten - Bewegungsübersichten für Kostenstellen, Kostenträger und Projekten

Zahlungsverkehr Der Bereich Zahlungsverkehr deckt sowohl den Bereich DTA als auch den Import von Kontoauszügen anderer Programme ab.

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Zahlungsvorschläge/Lastschriften Das die Verfahrensweise bei Zahlungsvorschlägen und Lastschriften identisch ist, wird im Folgenden nur der Zahlungsvorschlag beschrieben. Lassen Sie sich zunächst von dem myfactory.FMS eine Vorschlag erstellen:

Den Vorschlag können Sie noch beeinflussen und Zahlungen herausnehmen oder manuell Offene Posten hinzufügen:

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Aus dem Zahlungsvorschlag heraus können Sie direkt eine Zahlung veranlassen.

Wie die Zahlung verbucht wird, geben Sie hier vor. Entweder erfolgt keine automatische Buchung, eine Buchung über ein Verrechnungskonto oder der direkte Ausgleich gegen das bei der Hausbank hinterlegte Sachkonto. Einmal erstellte Zahlungsvorschläge können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt ausführen oder bearbeiten.

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Import Kontoauszüge Der Import von Kontoauszügen erlaubt Ihnen beliebige Quelldaten im TXT-Format in das myfactory.FMS als Kontoauszug einzulesen. Arbeiten Sie also z. B. mit einem Online-Bankingprogramm können Sie von dort Ihre Kontoauszüge in die Finanzbuchhaltung übernehmen und sparen jede Menge Tipparbeit. Ein Regelsystem kontiert Ihre Daten und so läuft die Verbuchung fast automatisch. Importformate

In den Grundlagen definieren Sie die allgeminverbindlichen Angaben zu dieser Formatdefinition. Hier legen Sie die Bezeichnung fest, geben an wie die Felder von einander getrennt sind und ob eine Titelzeile in der Datei vorhanden ist. Über „Aufbau“ definieren Sie nun Ihren Import im Detail.

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Jede Spalte der Importdatei benötigt eine Entsprechung in dem myfactory.FMS. Möchten Sie eine Spalte nicht importieren, geben Sie die explizit an. Vorschau Kontoauszug Haben Sie alle Einstellungen getroffen und das Format gespeichert, können Sie Sich eine Vorschau anzeigen lassen.

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Unterhalb jeder Spalte sehen Sie die Daten, die importiert werden würden. Buchungserkennung Unter dem Bereich Buchungserkennung tragen Sie die möglichen Präfixe der Kunden-/Lieferanten- und Belegnummer ein und entscheiden sich ob übermittelte Bankverbindungsdaten in Ihren Kunden/Lieferantenstammdaten gesucht werden sollen und im Falle eines Fundes die entsprechende Kunden/Lieferantennummer eingetragen werden soll. Ein sehr mächtiges Werkzeug stellen die Regeln dar. Hier können Sie nahezu frei „Wenn-Dann“-Regeln definieren, z. B. Wenn im Feld Verwendungszweck der Text „Miete“ auftaucht dann kontiere das Konto 4210. Alle wenn Bedingungen können beliebt verknüpft werden.

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Auszug einlesen Über diese Funktion lesen Sie das Importformat ein. Das myfactory.FMS prüft noch die Bankverbindungsdaten, ob diese bereits in den Stammdaten der Kunden oder Lieferanten auftauchen (falls gewünscht) und kontiert die Kontobewegung mit der entsprechenden Kunden-/Lieferantennummer. Weiterhin wird nach den eingetragenen Präfixen geprüft und die Regeln abgearbeitet. Der Kontoauszug wird mit den entsprechenden Werten kontiert. Kontoauszug Nach erfolgreichem Einlesen wird Ihnen der Kontoauszug angezeigt.

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Über das „Brillen“-Symbol können Sie das myfactory.FMS veranlassen, die Prüfung für diese Datensatz erneut durchzuführen und ggf. gefundene Werte einzutragen. Über die Schaltfläche Buchen überführen Sie die kontierten Daten in ein Stapelprotokoll und können die Buchungen dort weiterverarbeiten.