Verzeichnis der Schwarzenbach Hotel Software Suite Premium ... · HOTEL FOR YOU...

HOTEL FOR YOU LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Verzeichnis der Schwarzenbach Hotel Software Suite Premium

2016

2016 • VERZEICHNIS DER SCHWARZENBACH HOTEL SOFTWARE

1

Übersicht der wichtigsten Elemente

Inhalt E I N L E I T U N G .............................................. 7

1 . E M P F A N G .............................................. 8

1.1.1.1 Anmelden ................................... 8

1.1.1.2 Abmelden ................................... 8

1.1.1.4 Uhr ............................................. 8

1.1.1.5 Mauszeiger ................................. 8

1.1.1.6 Alarm ......................................... 8

1.1.2.1 Vorlagen ..................................... 9

1.1.2.2 Papierformat .............................. 9

1.1.2.3 Seitenränder ............................... 9

1.1.2.4 Schriftarten ................................ 9

1.2.1 Journal .......................................... 9

1.2.1.1 Status ......................................... 9

1.2.1.2 Anreiseliste ................................. 9

1.2.1.3 Gästeliste ................................... 9

1.2.1.4 Warteliste ................................... 9

1.2.1.5 Zimmerpreise ............................. 9

1.2.1.6 Freie Zimmer .............................. 9

1.2.1.7 Buchungsdatum ändern .............. 9

1.2.1.8 Reservierungssuche .................... 9

1.2.1.9 Gastinformation .........................9

1.2.1.10 Meldeschein .............................9

1.2.1.11 Verpflegungsliste ......................9

1.2.1.12 Reinigungsliste ..........................9

1.2.1.13 Eingehende E-Mail bearbeiten ..9

1.2.1.14 Offene Rechnungen ................ 10

1.2.1.15 Hilfe ........................................ 10

1.2.1.16 Abbrechen ............................. 10

1.2.2.1 Stornieren ................................ 10

1.2.2.2 Übernehmen ............................ 10

1.2.2.3 Drucken Rechung/Reservierung 10

1.2.2.4 E-Mail Reservierung .................. 10

1.2.2.5 Reservierung an Textverarbeitung ............................................................ 10

1.2.2.6 Freie Zimmer ............................ 10

1.2.2.7 Zimmerstatus ändern................ 10

1.2.2.8 Zimmerkosten teilen ................. 10

1.2.2.9 Zusatzleistungen & Gebühren ... 10

1.2.2.10 Telefon Einzelaufstellung ........ 11

1.2.2.11 Zahlweg ändern ...................... 11

1.2.2.12 Adresse auswahl ..................... 11

1.2.2.13 Adresse Neuerfassung ............ 11

1.2.2.14 Adresse Volltextsuche ............. 11

1.2.2.15 Message ................................. 11

1.2.2.16 Weckauftrag ........................... 11

1.2.2.17 Faxreservierung senden .......... 11

1.2.2.18 Reservierung Parken ............... 11

1.2.2.19 Hilfe ........................................ 11

1.2.2.20 Abbrechen .............................. 11

1.2.2.21 SMS senden ............................ 11


2

1.2.2.22 Arrangement buchen/abwählen ............................................................ 11

1.2.2.23 Sonderangebot buchen ........... 11

1.2.2.24 Zimmerinformation eintragen . 11

1.2.2.25 Gastinformation eintragen ...... 11

1.2.2.26 Verpflegungseintrag ändern ... 11

1.2.2.27 Tourismussteuer ..................... 11

1.2.2.27 Unterbrechen voN Übernachtungen ............................................................ 11

1.2.2.28 Gastkonto ............................... 11

1.2.2.29 Anzahlung ............................... 11

1.2.2.30 Faxjournal ............................... 11

1.2.2.31 MailJournal ............................. 11

1.2.2.32 Rechnung senden ................... 12

1.2.3.1 Veranstaltungstermine ............. 12

1.2.3.2 Neues Angebot ......................... 12

1.2.3.3 Bestehendes Angebot ............... 12

1.2.3.4 Kontingent einrichten ............... 12

1.2.3.5 Vertrag erstellen ....................... 12

1.2.3.6 Reservierung buchen ................ 12

1.2.3.7 Bestehende Buchung ................ 12

1.2.3.8 Rechnung ................................. 12

1.2.4.1 Ausstattung .............................. 12

1.2.4.2 Nebenkosten ............................ 12

1.2.5.1 Andere Adresse ........................ 12

1.2.5.2 checkout Adresse ..................... 12

1.2.5.3 Neue Adresse ........................... 12

1.2.5.4 Offene Posten ........................... 12

1.2.5.5 Drucken .................................... 12

1.2.6.1 Reservieren .............................. 13

1.2.7.1 Arrangement wählen/abwählen13

1.2.7.2 Gastauswahl aus bestehende Angebote ............................................. 13

1.2.13.1 Geplanter Preisnachlass .......... 13

1.2.13.2 Ergiebigkeitsgrad .................... 13

1.2.13.3 Volumengeschäft .................... 13

1.2.13.3.1 Verkaufspreis Firmen ........... 14

1.2.13.3.2 Verkaufspreis Busreisen ....... 14

1.2.13.3.3 Verkaufspreis Reiseveranstalter ................................. 14

1.2.13.4 Staffelpreise ........................... 14

1.2.13.4.1 Einzelzimmer ....................... 14

1.2.13.4.2 Doppelzimmer ..................... 14

1.3.1 Anreise ........................................ 14

1.3.2 Abreise ........................................ 14

1.3.3 Reinigung .................................... 14

1.3.4 Verpflegung ................................. 14

1.3.5 Gäste ........................................... 14

1.3.6 Frühstücksreport ......................... 14

1.3.7 Freie Zimmer ............................... 14

1.3.8 Hausdamenreport ....................... 14

1.3.9 Gastinformation .......................... 14

1.4.1 Rechnungsjournal ........................ 14

1.4.2 Rechnungsausgangsbuch ............. 14

1.4.3 Postbuch ..................................... 14

1.4.4 Stornoliste ................................... 14

1.4.5 Konto Adressen Kontext .............. 14

1.4.6 Kundenkonto ............................... 15

1.4.7 Storno Reservierung .................... 15

1.4.8 NoShow ....................................... 15

1.4.9 Korrektur Zahlweg ....................... 15

1.4.10 Kassenabrechnung Kopie ........... 15


3

1.4.11 Tagesumsatz .............................. 15

1.4.12 Kassenabrechnung..................... 15

1.4.13 Monatsabschluss ....................... 15

1.7.1 Auslastung ................................... 15

1.7.2 Vorjahresvergleich ....................... 15

1.7.3 Umsätze ...................................... 16

1.7.6 Buchungsverhalten ...................... 16

2 . E I N R I C H T E N ................................ 16

2.1 Allgemein ....................................... 16

2.2 Hotel einrichten ............................. 16

2.2.1 Firma einrichten .......................... 16

2.2.2 Bank ............................................ 16

2.2.3 Steuerberater .............................. 16

2.2.4 Finanzamt.................................... 16

2.2.5 Kalkulationseckdaten ................... 16

2.2.6 Arrangement Eingangsbild ........... 17

2.3 Benutzer einrichten ........................ 17

2.4 Umsatzgruppe / Zimmergruppe einrichten ............................................ 17

2.5 Lagerorte einrichten ....................... 17

2.6 Artikel & Preise einrichten .............. 17

2.7 Zimmer einrichten .......................... 17

2.8 Torismussteuer einrichten .............. 17

2.9 Restaurant einrichten ..................... 17

2.10 Kassen einrichten ......................... 17

2.11 Fax einrichten ............................... 17

2.11.1 Faxeinstellungen ........................ 17

2.11.2 Standort .................................... 17

2.11.2 Nebenstelle ............................... 17

2.12 Drucker einrichten ........................ 17

2.13 Editor ........................................... 17

2.14 Pfad für Browser & Mailreader ..... 17

2.15 Mailkonto ..................................... 17

2.15.1 Posteingang ............................... 17

2.15.2 Postausgang .............................. 17

2.16 Datensicherung ............................ 17

3 . E - M A I L .......................................... 18

4 . S T A M M D A T E N ............................ 18

4.1 Datei .............................................. 18

4.1.1 Anmelden .................................... 18

4.1.2 Abmelden .................................... 18

4.1.3 Seite Einrichten ........................... 18

4.1.4 Drucker einrichten ....................... 18

4.1.5 Schließen ..................................... 18

4.2 Zimmer ........................................... 19

4.3 Steuerschlüssel ............................... 19

4.4 Preise ............................................. 19

4.4.1 Artikelpreise ................................ 19

4.4.2 Arrangement ............................... 19

4.4.3 Sonderpreis Kunde ...................... 19

4.4.4 Speazialangebote ........................ 19

4.5 Texte .............................................. 19

4.5.1 Zahltexte ..................................... 19

4.5.2 Reservierungstexte ...................... 19

4.5.3 Mahntexte ................................... 19

4.5.4 Stornogründe .............................. 19

4.6 Saison ............................................. 19

4.7 Telefonanlage ................................. 19

4.8 Personal ......................................... 19

4.8.1 Personaldaten ............................. 19

4.8.2 Passwörter .................................. 19

4.9 Kreditoren ...................................... 19


4

4.10 Kontaktprozesse ........................... 19

4.11 Länderkennzeichen....................... 19

4.12 Postleitzahlen ............................... 19

4.13 Prüfen .......................................... 19

4.13.1 Protokoll .................................... 19

4.13.2 Rechnungsnummern prüfen ...... 20

4.14 Protokolle ..................................... 20

4.14.1 Protokoll löschen ....................... 20

4.14.2 Stornos löschen ......................... 20

4.14.3 Faxe löschen .............................. 20

4.15 Extra ............................................. 20

4.15.1 Taschenrechner ......................... 20

4.15.2 Version ...................................... 20

4.16 Hilfe ............................................. 20

5 . T E M P L A T E S .................................. 20

5.1 Newsletter ..................................... 20

5.2 Auftragsbestätigung ....................... 20

5.3 Reservierungsbestätigung .............. 20

5.4 Angebot ......................................... 20

6 . R E O R G A N I S A T I O N ..................... 20

7 . C H A N N E L M A N A G E R .................. 20

8 . T E R M I N E ...................................... 21

8.1. Datei ............................................. 21

8.2 Einrichten ....................................... 21

8.2.1 Seite einrichten ........................... 21

8.2.2 Drucker einrichten ....................... 21

8.2.3 Alarm einrichten .......................... 21

8.2.4 Bundesland einrichten ................. 21

8.2.5 Farben einrichten ........................ 21

8.2.6 Version ........................................ 21

8.3 Menüleiste ..................................... 22

8.3.1 Hilfe............................................. 22

8.3.2 Tagesnotiz übernehmen .............. 22

8.3.3 Monat rückwärts blättern ............ 22

8.3.4 Monat vorwärts blättern ............. 22

8.3.5 Tagesnotiz löschen ...................... 22

8.3.6 Drucken des Monatskalenders ..... 22

8.3.7 Drucken des Jahreskalenders ....... 22

8.3.8 Drucken der Termine ................... 22

8.3.9 Termine erfassen ......................... 22

8.3.10 Drucken der Tagesnotizen ......... 22

8.3.11 Tagesnotiz an............................. 22

8.3.12 Wiederkehrende Termine Erfassen ............................................................ 22

8.3.13 Termin Blocken .......................... 22

8.3.14 Volltextsuche in Notizen ............ 22

8.3.15 Schließen ................................... 22

9 . H A U S D A M E .................................. 22

1 0 . E R H O N L I N E ................................ 23

1 1 . K A S S E N B U C H .............................. 23

11.1 Vorlagen ....................................... 23

11.2 Aus der Buchung eine Vorlage erzeugen .............................................. 23

11.3 Lagerbuchung ............................... 23

11.3 Splitten ......................................... 23

1 2 . W A R E N W I R T S C H A F T ................ 23

12.1 Datei .............................................. 23

12.1.1 Eigenschaften ............................... 23

12.1.2 Druckereinrichtung......................... 23

12.1.3 Schließen ..................................... 23

12.2 Einrichten ....................................... 23

12.2.1 Einheiten ...................................... 23


5

12.2.2 Warengruppen .............................. 24

12.2.3 Lagerorte ..................................... 24

12.3 Lieferanten ...................................... 24

12.4 Waren ............................................ 24

12.4.1 Artikel .......................................... 24

12.4.2 Rezepturen................................... 24

12.5 Warenkonten ................................... 24

12.5.1 Umsatzerlöskonten ........................ 24

12.5.2 Materialaufwandkonten .................. 24

12.6 Lager ............................................. 24

12.6.1 Warendisposition ........................... 24

12.6.2 Warenbestand .............................. 24

12.6.3 Wareneingang .............................. 24

12.6.4 Warenausgang ............................. 24

12.6.5 Verkauf ........................................ 24

12.7 Inventur .......................................... 24

12.7.1 Warenselektion ............................. 24

12.7.2 Wareninventur .............................. 24

12.8 Extra .............................................. 24

1 3 . K O S T E N & E R L Ö S E ....................... 24

13.1 Datei .............................................. 24

13.1.1 Eigenschaften ............................... 25

13.1.2 Seite Einrichten ............................. 25

13.1.3 Druckereinrichtung ........................ 25

13.1.4 Schließen ..................................... 25

13.2 Kostenplan ...................................... 25

13.3 Erlösplan ........................................ 25

13.4 GuV ............................................... 25

13.5 Manuell .......................................... 25

1 4 . P E R S O N A L .................................... 25

14.1 Datei ............................................ 25

14.1.1 Anmelden .................................. 25

14.1.2 Schriftarten ............................... 25

14.1.3 Seite Einrichten.......................... 25

14.1.4 Druckereinrichtung .................... 25

14.1.5 Windows beenden ..................... 25

14.1.6 Schließen ..................................... 25

14.2 Stammdaten ................................. 26

14.2.1 Passwörter ................................ 26

14.2.2 Benutzerrechte .......................... 26

14.2.3 Abteilungen ............................... 26

14.2.4 Lohneckdaten ............................ 26

14.2.5 Arbeitszeiten ............................. 26

14.3 Personaldaten .............................. 26

14.3.1 Personal .................................... 26

14.3.2 Lohnabrechnung ........................ 26

14.4 Journal ......................................... 26

14.4.1 Lohnjournal ............................... 26

14.4.2 Monatliche Lohnaufstellung ...... 26

14.5 Leistungen .................................... 26

14.5.1 Sollstunden der Zimmer ............. 26

14.5.2 Iststunden pro Abteilung ........... 26

14.5.3 Vergleich Ist- und Sollzimmer ..... 26

14.6 Statistik ........................................ 26

14.6.1 Personal Arbeitszeit ................... 26

14.6.2 Personal Arbeitskosten .............. 26

1 5 . S E R V I C E ........................................ 27

1 6 . Z E I T E R F A S S U N G ......................... 27

1 7 . C R M ................................................ 27

17.1 Datei .............................................. 27

17.1.1 Eigenschaften ............................... 27

17.1.2 Seite einrichten ............................. 27


6

17.1.3 Druckereinrichtung ........................ 27

17.1.4 Schließen ..................................... 27

17.2 Kundeninformation ........................... 27

17.3 Marketing........................................ 27

17.4 Kundenbindung ............................... 27

17.5 Kundenanalyse ................................ 28

17.5.1 Kundenverhalten ........................... 28

17.5.2 Kundensegmentierung ................... 28

17.5.3 Kundenprofitabilität ........................ 28

17.5.4 Kunden zu kundenzusammenhang .. 28

17.6 Reporting ........................................ 28

17.7 Strategien ....................................... 28

17.7.1 Differenzierte Strategien ................. 28

17.7.2 Design der Prozesse/Tools ............. 28

17.7.3 System. Kundenmanagement ......... 28

17.7.4 Erfolgscontrolling ........................... 28

17.8 Hilfe ............................................... 28


7

EINLEITUNG Das vorliegende Software-Programm Schwarzenbach Hotelsoftware – hat sich zum Ziel gesetzt, den Hotelier und alle Mitarbeiter und Angestellte bei den täglichen Herausforderungen im Hotelbetrieb zu unterstützen und eine schnelle, einfache und effiziente Arbeit im Betriebsablauf des Hotels zu gewährleisten.

Dazu bietet das Software-Programm eine Vielzahl an Menüpunkten, die vom Benutzer individuell konfiguriert und eingestellt werden können. Je nach Größe des Hotels können die Menüpunkte angepasst und mit den notwendigen Funktionen ausgestattet werden.

Die Schwarzenbach Hotel Software wird zur Zeit in Deutsch oder in Englisch ausgeliefert. Die Schwarzenbach Hotel Software ist Mehrplatzfähig und Plattformunabhängig, es ist also auf dem Mac mit Os X, Linux, Unix oder Windows ab Version Windows Vista lauffähig.

Auf einem Windows-Rechner laufen Dateizugriffe extrem langsam ab, sobald eine Datei von mehr als einem User geöffnet wird. Der Grund dafür ist, dass die Daten beim Client nicht mehr zwischengespeichert werden können. Die Server-Schnittstelle schafft hier Abhilfe und bietet einen deutlichen Geschwindigkeitszuwachs.

Das Server-Modul ist eine reine Client-Server-Anwendung, die auf jedem Rechner im Netzwerk eingesetzt werden kann und über Remote Procedure Calls (RPC) mit dem Client-Programm kommuniziert. Alle Dateizugriffe laufen dabei direkt auf dem Rechner ab, auf dem die Server-Schnittstelle läuft. Über das Netz werden nur noch die gefundenen Datensätze transportiert. Dies bringt eine erhebliche Geschwindigkeitssteigerung gegenüber den dezentralen Dateizugriffen des Client.

Mit dem Server können von jedem Client aus Dateien mit derselben Geschwindigkeit reorganisiert werden, die bisher nur bei der Reorganisation direkt auf einem lokalen Rechner erreicht wurde.

Da die Indexdateien nur vom Server geöffnet werden, führt der Absturz eines Client nicht mehr zur Reorganisation der Indexdateien.

Auch RAS-Zugriffe über ISDN oder DSL sind mit dem Server in zufriedenstellender Geschwindigkeit möglich.

Außerdem kann das Modul Hausdame, Hotelstatus und Advanced als Serverversion über das IPad oder Android Tablet bedient werden. Die Internettools - Live-Reservierung und das Internettool Arrangement sowie Live Buchen können vom Gast oder Firma als Buchungsplattform für Ihr Hotel genutzt werden.

Es wird für schnelle Dateizugriffe ein Server-Modul benötigt sowie einen Webserver der die Konnektivität in Internet behandelt.

Die Premium Suite und Professional Suite sind Serverversionen und beinhalten beide Server-Varianten

Die Suite Basic und die Suite Advanced können nachträglich je nach Wunsch zur Serverversion UPGRATED werden.

Das Hauptmenü der Schwarzenbach Premium - Suite, eine übersichtliche Darstellung der 16 wichtigsten Funktionen dieser Hotelsoftware.

Empfang CRM Termine Einrichten

Kosten & Erlöse

Waren-wirtschaft Kassenbuch Stammdaten

Personal Zeiterfassung Hausdame ERH Online

Reorganisieren Templates E-Mail Service

Das Hauptmenü der Schwarzenbach Professional - Suite , eine übersichtliche Darstellung der 14 wichtigsten Funktionen dieser Hotelsoftware.

Empfang ERH Online Hausdame Einrichten

Kassenbuch Waren-wirtschaft Termine Stammdaten

Kosten & Erlöse Personal Templates Reorganisieren

E-Mail Service

Das Hauptmenü der Schwarzenbach Advanced - Suite , eine übersichtliche Darstellung der 10 wichtigsten Funktionen dieser Hotelsoftware.

Empfang Termine Einrichten

Hausdame E-Mail Templates Stammdaten

ERH Online Kassenbuch Reorganisieren

Das Hauptmenü der Schwarzenbach Basic-Suite , eine übersichtliche Darstellung der 6 wichtigsten Funktionen dieser Hotelsoftware.


8

Empfang Einrichten

E-Mail Stammdaten

Templates Reorganisieren

Alle Menüpunkte in der Suite sind passwortgeschützt und können dementsprechend für jeden Mitarbeiter individuell freigegeben werden.

ALLGEMEINE HINWEISE

Jeder Menüpunkt sowie die Menüübersicht selbst können individuell konfiguriert werden. Die Ansicht kann mithilfe der Programm-Konfiguration individuell gestaltet werden. Schriftart und –stil können hier ebenso eingestellt und bearbeitet werden wie die Ansicht der Buttons, der Checkboxen, der Radiobuttons und der TabControls. Die Einstellung der Farben, des Farbverlaufs und der Icons ist ebenfalls möglich. Das Software-Programm ist so konfiguriert, dass der Benutzer IMMER mit der Escape-Taste (rechte Maustaste) ein Programm verlassen kann. Außerdem alle Felder welche blau unterlegt sind, können mit einen simplen Doppelklick ein neues Unterprogramm geöffnet werden. Diese einfache Handhabung hat sich in der Praxis bewährt und durchgesetzt.

Die „Allgemeinen Hinweise“ finden sich nicht in der Software, sondern werden nur hier in der Leistungsbeschreibung aufgeführt.

1.EMPFANG Dieses Check-In-Programm ist der Dreh- und Angelpunkt des Hotels. Hier können Zimmer reserviert, Gäste ein- und ausgecheckt als auch registriert und statistische Daten eingesehen werden. Der Benutzer erfährt, welche Zimmer gereinigt wurden und welche noch gesperrt sind, und es können zahlreiche nützliche Informationen für die Mitarbeiter ausgedruckt werden. Dabei werden aber nicht nur Daten des Receptionsbetriebes erfasst und verarbeitet, sondern auch die Abrechnung von Tischen eines oder mehrerer Restaurants ist möglich. Im Hintergrund wird der Waren- und Finanzverkehr erfasst und an die Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft weitergegeben. Der Menüpunkt Reception beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

1.1 Datei 1.2 Reception

1.3 Arbeitsvorbereitung 1.4 Kasse 1.5 Restaurant 1.6 Telefon 1.7 Statistik 1.8 Extra 1.9 Hilfe

1.1 Datei

1.1.1 Eigenschaften Im Unterpunkt Eigenschaften kann sich der Benutzer vom System an- und abmelden sowie Einstellungen bezüglich der Journalfarben, der Schriftarten und des Mauszeigers vornehmen. Die Uhrzeit und auch die Alarmbenachrichtigungen können geregelt werden.

1.1. 1.1 AN ME LDE N

Falls Sie sich einmal abgemeldet haben und sich jedoch noch im Hotelprogramm befinden können Sie sich nun neu anmelden.

1.1. 1.2 AB MELD EN

Abmelden des Benutzers.

1.1.1.3 Journalfarben In diesem Modul können Sie die Farben für das Zimmer-Journal einstellen.

1.1. 1.4 UHR

Eine Uhr, welche im Eingangsbildschirm dargestellt wird, kann hier aktiviert werden.

1.1. 1.5 MAUS ZEIGER

Die Mauszeigerfarbe kann geändert werden.

1.1. 1.6 A LARM

Es kann der Intervall für den Fax-, E-Mail Server und Erinnerungszeit eingegeben werden.

1.1.2 Seite einrichten Hier kann aus verschiedenen Vorlagen gewählt sowie das Papierformat, die Seitenränder und die Schriftarten bestimmt werden.


9

1.1. 2.1 VOR LAG EN

Auswahl einer Vorlage

1.1. 2.2 PAP IER FOR MAT

Das Papierformat einer Vorlage ändern.

1.1. 2.3 S EIT ENRÄNDER

Die Seitenränder einer Vorlage ändern.

1.1. 2.4 SC HRIFTARTE N

Eine andere Schriftart einer Vorlage zuordnen.

1.1.3 Druckereinrichtung Ein geeigneter Drucker kann an das System angeschlossen werden.

1.1.4 Schließen Das Programm wird geschlossen.

1.2 Reception Der Menüpunkt Reception ist untergliedert in die Unterpunkte Journal, Reservierung, Gruppenreservierung, Dauervermietung, Warteliste, Sammelrechnung, Adressen, Geburtstag und Yield-Management.

1.2. 1 JOURNA L

Das Journal umfasst den Belegungsplan aller Hotelzimmer. Hier stehen viele Möglichkeiten bereit, die Buchung und Reservierung der Hotelzimmer vorzunehmen. Um in die Reservierungsmaske zu gelangen klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf das geeignete Datum und Zimmer. Der Benutzer hat Zugriff auf eine kompakte Übersicht aller aktuell verfügbaren Zimmer, alle Reservierungen für ein (auch in der Vergangenheit liegendes) bestimmtes Buchungsdatum, die Gästeliste und auf einen detaillierten Hotelstatus. Des weiteren besteht die Möglichkeit, Reservierungen und eine Warteliste abzurufen, Meldescheine auszudrucken und die aktuellen Zimmerpreise, Spezialangebote und Sonderpreise einzusehen. Anreiseliste, freie Zimmer einsehen, Reservierungssuche, Gastinformation, Verpflegungsliste, Reinigungsliste, eingegangene E-Mail bearbeiten, Offene Rechnungen einsehen.

1.2. 1.1 S TATUS

Die schnelle Hotelstatusübersicht

1.2. 1.2 ANR EIS EL ISTE

Die schnelle Anreiseliste dient der Übersicht aller anzureisenden Gäste.

1.2. 1.3 GÄSTE LISTE

Die Gästeliste dient zur Übersicht der bereits angereisten Gäste.

1.2. 1.4 WART ELIST E

Falls das Hotel voll ist dient dieser Button zur Übersicht der auf Warteliste stehenden Gäste oder Übernahme in die Reservierung des Journals.

1.2. 1.5 Z IMMERPREISE

Die schnelle Preiseübersicht aller Kategorien der Zimmer.

1.2. 1.6 FREIE ZIMMER

Wie viele freie Zimmer sind wann vorhanden.

1.2. 1.7 BUC HU NGSDAT U M ÄNDERN

Möchten Sie auf einen späteren Zeitpunkt zum Beispiel nächstes Jahr oder einen früheren Zeitpunkt als am Bildschirm angezeigt wechseln, so sind Sie hiermit gut bedient.

1.2. 1.8 RES ERVIER UNG SSUC HE

Die schnelle Reservierungssuche eines Gastes oder Firma.

1.2. 1.9 GASTIN FOR MATION

Die komplette Gastinformation eines bestimmtem Gastes.

1.2. 1.10 MELDE SCHE IN

Falls mal die Meldescheine nicht zur Hand sind, können Sie hiermit einen Meldeschein drucken..

1.2. 1.11 VERP FLE GU NG SLISTE

Die Verpflegungsliste dient der Übersicht für die Frühstücks-Restauration als Arbeitsvorbereitung.

1.2. 1.12 REINIGU NG SL ISTE

Die Reinigungsliste für die Hausdamenabteilung als Arbeitsvorbereitung.

1.2. 1.13 E ING EHE NDE E- MAIL BEARBEIT EN

Die schnelle Übersicht aller eingegangenen Reservierung E-Mails.


10

1.2. 1.14 O FFENE REC HN UN GEN

Manchmal ist es wichtig die Offenen Rechnungen der Gäste einzusehen.

1.2. 1.15 H ILFE

Die Beschreibung der Bedienungselement des Journals.

1.2. 1.16 ABBRECHEN

Hier können Sie das Journal verlassen. Ebenfalls ist es möglich mit der ESC-Taste oder der rechten Maus-Taste das Programm zu verlassen.

1.2.2 Reservierung Von diesem Fenster aus werden Zimmerreservierungen erstellt, verändert und storniert, Weckaufträge festgelegt, Rechnungen und Reservierungsbestätigungen gedruckt und gefaxt und vieles mehr. Reservierungen können direkt als Faxreservierung oder per E-mail verschickt werden. Stornierungen und das Senden an das Textverarbeitungsprogramm Word oder Wordpad sind ebenso möglich wie das Drucken von Rechnungen und Reservierungen. Das Programm gibt einen Überblick über alle verfügbaren Zimmer und den Hotelstatus sowie eine Telefoneinzelaufstellung des Gastes und erbrachte Zusatzleistungen. Die Teilung der Zimmerkosten wie auch eine Änderung des Zahlwegs ist ebenfalls möglich. Aus einer Adressenkartei können Kundenadressen ausgewählt oder neu erfasst, Gastinformationen abgerufen oder nach Informationen über einen Gast mittels der Volltextsuche gesucht werden. Mit der Funktion Message kann ein Gast über die Telefonanlage informiert werden, dass eine Nachricht für ihn vorliegt. Weckaufträge können für ausgewählte Zimmer festgelegt und auch wieder gelöscht werden. SMS an einen Gast senden ist ebenfalls möglich und auch Arrangements können gebucht werden. Sonderpreise und Information speziell für das Zimmer für die Hausdame einfügen (zum Beispiel: Kinderbett gebucht). Unterbrechungen, nachsenden von Rechnungen als PDF per E-Mail. Touristiksteuer aktivieren. Gastkonto einsehen. Anzahlung für das Zimmer eingeben. Mail-, oder Faxjournal einsehen. Über den Button Stornierung kann eine bestehende Reservierung storniert werden. Der Button Unterbrechen ermöglicht es, einmalige oder wiederkehrende Heimfahrten des Gastes innerhalb eines längeren Buchungszeitraumes einzustellen. Der Gastkonto-Button erlaubt einen schnellen Überblick über alle noch offenen Rechnungen des Gastes. Eine oder mehrere Anzahlungen können über den Button Anzahlung verbucht werden. Der Button Faxjournal bietet eine Übersicht über alle Faxnachrichten an, die jemals an den Gast bzw. seine Unternehmen geschickt wurden.

Der Button Mailjournal bietet eine Übersicht über alle EMail -Nachrichten an, die jemals an den Gast bzw. seine Unternehmen geschickt wurden.

1.2. 2.1 S TORN IERE N

Stornieren von Reservierungen. Es taucht die Frage auf: Wie wurde storniert? Welche Zustellungsart: Fax, E-Mail, Brief soll verwendet werden? Soll eine Stornorechnung erstellen werden, oder ist es nur eine Fehlbuchung.

1.2. 2.2 ÜBERNE HMEN

Sichern der Reservierung.

1.2. 2.3 DRUC KEN REC HU NG/R ESERVIER UN G

Je nach Status wird eine Rechnung oder eine Reservierung gedruckt.

1.2. 2.4 E - MAIL RESERV IERU NG

Die Reservierung kann per E-Mail gesandt werden.

1.2. 2.5 RES ERVIER UNG A N TEXTVERARBEIT UN G

Die Reservierung wird als Text aufbereitet und der unter Einrichten benannten Textverarbeitung übergeben.

1.2. 2.6 FREIE ZIMMER

Wie viele freie Zimmer sind wann vorhanden.

1.2. 2.7 Z IMMERSTATU S ÄNDERN

R=Reserveiert B= Belegt O=Checked-Out Das System schlägt den geeigneten Zimmerstatus vor.

1.2. 2.8 Z IMMERKO STE N TEILE N

Vorgesehen sind bis zu 3 Personen im Zimmer. ́Die Kosten des Zimmers können je nach Personenzahl gesplittet werden.

1.2. 2.9 Z USATZ LE IST UN GEN & GEBÜ HREN

Eintragen von Zusatzleistungen wie Minibar, Restaurant oder Gebühren usw. werden mit diesem Modul ermöglicht.


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1.2. 2.10 TE LE FO N EINZE LAU FST ELLU NG

Einzelaufstellung der Telefongebühren als Telefonnachweis für den Gast kann hier gedruckt werden.

1.2. 2.11 ZAH LW EG ÄNDER N

Manchmal kommt es vor das der Gast eine andere Kreditkarte angibt als tatsächlich gegeben. Falls die Rechnung bereits gedruckt wurde, kann hiermit der Zahlungsweg für die Buchhaltung berichtigt werden.

1.2. 2.12 ADRESSE A USWAH L

Unter diesem Punkt kann ein Name Teilqualifiziert angegeben werden um zu finden und übernommen wird dieser Name per Return-Taste oder Doppelklick mit der Mouse.

1.2. 2.13 ADRESSE NEU ERFASS UN G

Wie bereits mitgeteilt kann man auf allen Feldern einer Maske welche blau unterlegt sind per Doppel-Klick ein geeignetes Modul aufrufen. Oder wie in diesem Fall die Adresserfassungsmaske durch anklicken des Icons aufrufen.

1.2. 2.14 ADRESSE V OL LTEXT SUCH E

Mithilfe der Volltextsuche kann ein Gast anhand weniger Informationen wie Name, Ort, Strasse, Postleitzahl oder Telefon/Fax gesucht werden. Hierbei sind die verschiedenen Suchbegriffe durch einen Semikolon zu trennen.

1.2. 2.15 MESSAG E

Message für ein Zimmerauf dem Telefon des Zimmers anzeigen lassen. Dies ist nur mit einer geeigneten Telefonanlage möglich.

1.2. 2.16 WEC KAU FTRAG

Weckauftrag zu einer bestimmten Urzeit und Zimmer. Dies ist nur mit einer geeigneten Telefonanlage möglich.

1.2. 2.17 FAXRES ERVIER UNG SENDE N

PCI-Karte von AVM ist die Voraussetzung um per Knopfdruck eine Reservierung per Fax zu senden.

1.2. 2.18 RESERV IERU NG PARK EN

Es kann vorkommen das eine Reservierung zwischengeparkt werden soll. Um diese später in einem anderen Zimmer wieder zu aktivieren. Das kann per Knopfdruck gelöst werden..

1.2. 2.19 H ILFE

Ausführliche Benutzer Hilfe.

1.2. 2.20 ABBRECHEN

Das Modul wird verlassen. Übrigens kann das auch mit der ESC-Taste oder mit der rechten Mouse-Taste geschehen, wenn es mal schnell gehen sollte.

1.2. 2.21 S MS SE NDEN

Nachrichten per SMS an den Gast senden. Falls eine Handynummer bereits in dem Datenbestand des Gastes eingetragen ist wird diese Handynummer automatisch zum senden übernommen. Anderenfalls können Sie die Handynummer auch manuell eingeben.

1.2. 2.22 ARRANGE ME NT BUCHEN /ABWÄH LEN

Mit diesem Button können Sie ein auszuwählendes Arrangement -Package buchen.

1.2. 2.23 SO NDERAN GEBO T BUCHE N

Mit diesem Button können Sie ein auszuwählendes Sonderangebot buchen.

1.2. 2.24 Z IMMER IN FOR MATION E IN TRAGE N

Für die Hausdamenabteilung können zusätzliche Informationen eingetragen werden. Diese Information wird auf der Hausdamen-Reinigungsliste zum geeigneten Zimmer gedruckt.

1.2. 2.25 GAS TINFORMAT IO N EINTRAG EN

Hier können Sie eine Gastinformation hinterlegen.

1.2. 2.26 VERP FLE GU NG SEINTRAG ÄND ERN

Normaler Weise wird nur das Frühstück berücksichtigt, es kann das Frühstück abgewählt werden oder ein andere Verpflegung zugeordnet werden.

1.2. 2.27 TO URISMUSST EUER

Tourismussteuer kann mit einem Klick für diesen Gast und Zimmer aktiviert werden.

1.2 . 2 .27 UNTERB RECHEN VON ÜBERNA CHTU NGEN

Falls Langzeitübernachtungen zu buchen sind und die Wochenenden ausgeklammert werden sollen, ist dieses Modul unschlagbar.

1.2. 2.28 GAS TKO NT O

Hier erfahren Sie sämtliche Buchungen die der Gast jemals im Hotel getätigt hat.

1.2. 2.29 ANZA HLUN G

Anzahlungen können gebucht und Quittungen gedruckt werden.

1.2. 2.30 FAX JO URNA L

Enthält sämtliche Faxsendungen die an den Gast gegangen sind.

1.2. 2.31 MA ILJOURNA L

Enthält sämtliche E-Mail-Sendungen die an den Gast gegangen sind.


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1.2. 2.32 RECH NU NG SE NDE N

Es kommt vor, das Gäste Ihre Rechnung verlegt haben. Mit diesem Modul können Sie die gewünschte Rechnung als PDF Datei per E-Mail auf Knopfdruck senden.

1.2.3 GruppenReservierung Für eine detaillierte Gruppenreservierung können Angebote erstellt werden, welche Informationen zu den Reisedaten, den Leistungen, der Anzahl der verfügbaren Zimmer, der Verpflegung, der Reisebegleitung und den Kosten enthalten. Reservierungen entsprechend der Angebote können vorgenommen werden und mit der Reisegruppe vereinbarte Kontingente werden angezeigt. Die Belegung der Zimmer und auch eine Namensliste aller der Reisegruppe zugehörigen Gäste kann ebenso abgerufen werden wie auch die Termine aller Reisegruppen in der Jahresübersicht. Das Erstellen kompletter Rechnungen ist ebenfalls möglich.

1.2. 3.1 VERAN STALTU NGS TERMIN E

Es können die bereits angelegten Veranstaltungstermine der Veranstalter, Reiseunternehmen, Firmen oder Vereine dargestellt und ausgewählt / bearbeitet werden.

1.2. 3.2 NEU ES ANG EBOT

Es kann ein neues Angebot für Reiseveranstalter, Firmen, Reisebusunternehmen usw. erstellt werden.

1.2. 3.3 BES TEH ENDES A NGEB OT

Hier kann ein bereits erstelltes Angebot nochmal abgerufen werden.

1.2. 3.4 KO NTINGE NT E INR ICHT EN

Ein Kontingent kann natürlich ebenfalls eingerichtet werden. Im Zimmer-Journal erkennt man dies anhand von Punktmarkierung der Zimmer. ACHTUNG: Diese Zimmer können nach wie vor auch normal gebucht werden.

1.2. 3.5 VERTRA G ERSTE LLEN

Hiermit erstellen Sie einen Vertrag und können diesen an die geeignete Adresse per internen E-Mail, internen Fax oder Brief senden.

1.2. 3.6 RES ERVIER UNG B UCHE N

Der bestätigte Vertrag kann nun gebucht werden. Die geeigneten Zimmer werden automatisch im Zimmer-Journal zum Buchungsvorgang als reserviert dargestellt.

1.2. 3.7 BES TEH ENDE BUC HU NG

Sie wollen eine bestehende Buchung einsehen. Dann ist dieses Modul genau das Richtige.

1.2. 3.8 REC HNU NG

Zu guter Letzt kann eine Rechnung nach Vorgaben des Finanzamtes erstellt werden.

1.2.4 Dauervermietung Die monatliche Vermietung eines Hotelzimmers inklusive aller dafür erforderlichen Informationen kann durchgeführt und die Ausstattung wie auch die Nebenkosten des zu vermietenden Zimmers können eingesehen werden.

1.2. 4.1 AU SSTAT TUN G

Hier kann die Ausstattung des Objektes erfasst werden

1.2. 4.2 NEBEN KO STE N

Die Nebenkosten sind unter dieser Rubrik einzugeben.

1.2.5 Sammelrechnung Eine Sammelrechnung kann erstellt werden. Diese Funktion wird dann nützlich, wenn davon ausgegangen wurde, dass mehrere Zimmer verschiedene Rechnungen bekommen, sich aber herausstellt, dass diese verschiedenen Rechnungen als Sammelrechnung mit einer bestimmten Adresse versehen werden sollen.

1.2. 5.1 AND ERE ADRESSE

Eine Adresse aus dem Adressenpool als Rechnungsadresse auswählen

1.2. 5.2 CH ECKO UT ADRESS E

Rechnungsadresse über möglichen Check-Out-Gast auswählen.

1.2. 5.3 NEU E ADRESSE

Neue Adresse erfassen und als Rechnungsadresse für die Sammelrechnung verwenden.

1.2. 5.4 OFFE NE PO STE N

Alle möglichen offenen Posten werden angezeigt und zur Selektion bereit gestellt.

1.2. 5.5 DRUC KEN

Drucken und Anzeigen der Sammelrechnung.

1.2.6 Warteliste Reservierungen können bei vollbelegtem Haus vorgemerkt werden.


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1.2. 6.1 RES ERVIERE N

Es kann direkt aus der Warteliste reserviert werden.

1.2.7 Angebot Angebote für Einzelreisende erstellen. Diese könnnen direkt per E-Mail oder Fax versandt werden.

1.2. 7.1 ARRAN GEMENT WÄH LEN /ABWÄH LEN

Ein Package oder Arrangement anbieten wird hiermit ermöglicht.

1.2. 7.2 GASTAUS WAH L AUS BE STEH ENDE ANGEBO TE

Sie können bereits bestehende Angebote eines Gastes einsehen.

1.2.8 E-Mail Reservierung Eingehende E-Mail. Über den mitgelieferten E-Mail Server werden alle eingetroffenen E-Mails Ihrer Home - Page des Hotels abgegriffen und in das Hotelprogramm eingepflegt.. Dieser E-Mail –Server betätigt automatisch mit Reply (Auftragsbestätigung). Sie können die eingetroffenen Aufträge nun direkt buchen und die Reservierung per E-Mail bestätigen.

1.2.9 E-Mail Verfassen Für kurze individuelle zu erfassende Texte als Kurznachricht an eine E-Mail Adresse direkt senden.

1.2.10 Serien-E-Mail Serien E-Mails versenden. In der Adressenkartei erfasste E-Mail Bezeichnungen können selektiert werden. Auswahl von vordefinierten oder Eigenerstellte Mime Dateien z. Beispiel: Valentinstag, Ostern, Weihnachten usw. sind anzugeben sowie den geeigneten Betreff der E-Mail. Über den mitgelieferten E-Mail Server wird diese E-Mail im Hintergrund versendet.

1.2.11 Adressen In dieser Adressenkartei können vielfältige Informationen zu den Adressen der Gäste eingetragen und abgerufen werden. Ein erneutes Ausfüllen des Meldescheins eines wiederkehrenden Gastes wird somit hinfällig. Unterschieden wird Firmenadresse, Gastdresse und Sendeadresse. Die Rechungsadresse mit den üblichen Straßen-, Orts-, Telefon-, und Faxangaben sowie Feldern für E-Mail und Internetadressen bietet außerdem Platz für detaillierte Angaben zum Ansprechpartner und für die Briefanrede.

Hinter dem Gastadresse-Button öffnet sich ein Fenster, wo die Privatadresse, der Geburtstag und –ort, die Staatszugehörigkeit sowie Angaben zum Raucherstatus des Gastes festgehalten werden können. Auf der „2.Seite“ kann die Passnummer, das Autokennzeichen, persönliche Interessen, Sonderpreise, Angaben zur Währung sowie die Wunschzimmernummer des Gastes vermerkt werden. Außerdem ist Platz für weitere Informationen, die über den Gast bekannt sind bzw. individuell festgehalten werden können. In der Statistik können Daten über den letzten und die bisherigen Besuche sowie der bisherige Umsatz abgerufen werden. Des weiteren können in der Vergangenheit liegende Stornierungen und Bilder des Gastes aufgerufen werden.

1.2.12 Geburtstag Geburtstagsadressen der Gäste können erstellt werden.

1.2.13 Yield-Management Mit dem Verkaufspreis von Firmen, Busreisen und Reiseveranstaltern können Sie das Volumengeschäft berechnen. Anhand der Verkaufspreisstaffeln von Einzelzimmern und Doppelzimmern lässt sich das Normalgeschäft ermitteln. Zudem können geplante Preisnachlässe und der Ergiebigkeitsgrad kalkuliert werden.

1.2. 13. 1 GE PLA NTER PRE ISNAC HLAS S

Als erstes werden Sie nach dem Kalkulationszeitraum gefragt. Ermittelt werden die Brutto-Umsätze ohne Verpflegung und die Wirtschaftlichkeit in Prozent. Sie haben die Möglichkeit zwischen Prozentualer, in Euro oder in Anzahl zu verkaufender Zimmer einzugeben. Daraufhin wird der Preisnachlass in Euro und die zu evtl. gewährende Rabattzahl in Prozent oder die zu verkaufenden Zimmer vorgeschlagen. Die Wirtschaftlichkeitsberechnung wird Prozentual angegeben.

1.2. 13. 2 ERG IEBIGK EIT SGRAD

Der Hotelzimmerpreis wird bezüglich des Ergiebigkeitsgrades sowie der Zimmerauslastung und Anzahl zu verkaufenden Zimmern dargestellt.

1.2. 13. 3 VO LU ME NGE SCHÄFT

Besteht aus den Verkaufspreis für Firmen, Verkaufspreis für Busreisen und Verkaufspreis für Reiseveranstalter.


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1.2. 13. 3.1 VER KAU FSPRE IS FIR MEN

Welchen Preis können Sie pro Person im Doppelzimmer für Firmen je nach Saison anbieten?

1.2. 13. 3.2 VER KAU FSPRE IS BU SREIS EN

Welchen Preis können Sie pro Person im Doppelzimmer für Busreisen je nach Saison anbieten?

1.2. 13. 3.3 VER KAU FSPRE IS REISEVERAN STALTER

Welchen Preis können Sie pro Person im Doppelzimmer für Reiseveranstalter je nach Saison anbieten?

1.2. 13. 4 STA FFELPR EIS E

Gestaffelte Preise, je nach voraussichtlicher Reservierung und Saison.

1.2. 13. 4.1 E INZE LZIM MER

Staffelpreise für Einzelzimmer

1.2. 13. 4.2 D OPPE LZ IM MER

Staffelpreise für Doppelzimmer.

1.3 Arbeitsvorbereitung Mithilfe der Arbeitsvorbereitung können Listen zur An- und Abreise, zur Reinigung und Verpflegung, zu den Gästen, zum Frühstücksreport, zu freien Zimmern und zu den Hausdamen für ein gewähltes Datum erstellt werden.

1.3. 1 ANRE ISE

Erzeugt eine Liste aller anreisenden Gäste.

1.3. 2 ABREISE

Erzeugt eine Liste aller abreisenden Gäste.

1.3. 3 REINIGU NG

Erzeugt einen Reinigungsplan für die Hausdame.

1.3. 4 VERPFLE GU NG

Erzeugt eine Verpflegungsliste aller an dem Frühstück teilnehmenden Gäste nach Zimmer sortiert für die Restauration

1.3. 5 GÄST E

Erzeugt eine Liste aller im Haus registrierten Gäste.

1.3. 6 FR ÜHS TÜCK SREPORT

Erzeugt eine Liste der Frühstücke pro Tag für einen gewählten Zeitraum.

1.3. 7 FRE IE Z IMMER

Erzeugt eine Liste aller nicht belegten Zimmer.

1.3. 8 HAU SDAME NREP ORT

Erzeugt eine Liste des Zimmerstatus sämtlicher Zimmer.

1.3. 9 GAST IN FORMAT IO N

Erzeugt ein Blatt für den anreisenden Gast zur Information. Das kann verwendet werden zur Auslage auf dem Zimmer oder an der Reception bei Anreise des Gastes.

1.4 Kasse Finanzielle Aspekte wie Umsätze und Rechnungen können hier verwaltet werden.

1.4. 1 RECHN UN GS JO URNA L

Eine Rechnungskopie oder die Stornierung einer Rechnung kann erstellt werden. Diese können über einen bestimmten Zeitraum in einer Liste aufgestellt werden. Person, Firma, Belegnummer und Zahlungsweg gehen daraus hervor. Das Rechnungsjournal wird nach Zahlweg sortiert für einen bestimmten Zeitraum mit Einzelumsätzen und Gesamtumsatz angezeigt.

1.4. 2 RECHN UN GSAU SGA NGSB UCH

Offene Rechnungen der Gäste werden in Listenform angezeigt. Genaue Informationen zur Rechnungsadresse, zu allen bisherigen (auch schon beglichenen) Rechnungen sowie die Rechnungs- und Debitornummer können abgerufen werden. Bei offenen Rechnungen kann der Geldeingang überprüft und das Mahnwesen mit den drei Mahnstufen inklusive Mahndatum, Mahngebühr, Zinssatz, Zinsbetrag und Mahnbetrag aktiviert werden.

1.4. 3 PO STBUCH

Die vom Hotel gesendete Post wird übersichtlich dargestellt. Im Postausgang kann die gesendete Post eingetragen werden. Dies dient auch der nachträglichen Suche nach gesendeter Post.

1.4. 4 ST ORNO LISTE

Alle stornierten Rechnungen werden angezeigt.

1.4. 5 K ONT O ADRESSE N KO NTEX T

Eine Übersicht über Firmen, aus der ersichtlich wird, wann und wie oft diese Hotelzimmer reserviert haben und welche Umsätze sie brachten, wird erstellt.


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1.4. 6 K UNDE NK ONT O

Hier wird angegeben, wann und wie oft ein Gast im Hotel übernachtet hat, welche Zimmernummer er hatte und welcher Umsatz durch seinen Aufenthalt erwirtschaftet wurde.

1.4. 7 ST ORNO RE SERVIER UN G

Alle stornierten Reservierungen werden angezeigt, wobei die Art der Stornierung ersichtlich ist. Die Stornos können nach Zimmer, Anreise, Abreise oder Gastname sortiert werden.

1.4. 8 N OSH OW

Auflistung sogenannter NoShows (Gäste, die ein Zimmer reservieren, aber nicht anreisen, ohne, dass eine Stornierung erfolgte), sortiert nach Zimmer, Anreise, Abreise oder Gastname.

1.4. 9 K ORREKT UR ZAH LWE G

Der Zahlweg abgerechneter und noch nicht abgerechneter Rechnungen kann hier im Nachhinein noch geändert werden. Das kann nötig werden, wenn der Belegdruck nach dem Kassenschnitt des Electronic-Cash-Geräts von den Karten-Abrechnungen der ELV-Karten abweicht. In diesem Fall kann der Zahlweg geändert und somit die Unstimmigkeiten behoben werden.

1.4. 10 KASSE NABRECHN UN G K OPIE

Kassenabrechnungskopien einer Kassenabrechnung für einzelne oder alle KassiererInnen können hier erstellt werden.

1.4. 11 TA GES UMSATZ

Listen der Tagesumsätze eines bestimmten Datums können angefertigt werden. Nur noch nicht abgerechnete Umsätze werden berücksichtigt.

1.4. 12 KASSE NABRECHN UN G

Kassenabschlag oder Kassenabschluss für eine/n oder alle KassiererInnen. Dabei wird zwischen dem X-Abschlag (Zwischenrechnung) und dem Z-Abschluss (Endabrechnung) unterschieden.

1.4. 13 MO NATSABSC HLUSS

Der Kassenmonatsabschluss kann zur Vorschau aufbereitet werden. Nach dem Drucken wird automatisch verbucht.

1.5 Restaurant Im Unterpunkt Kasse können nach der Auswahl eines bestimmten Restaurants auf einen Tisch Leistungen verbucht und Rechnungen gestellt werden.

1.6 Telefon Telefonkosten für Heute und für den gesamten Zeitraum lassen sich hier auflisten. Außerdem können in einer Monats-/Einzelaufstellung Einzelnachweise sowie Gruppen- und Einzelaufstellungen aufbereitet werden.

1.7 Statistik Statistiken zur Auslastung des Hotels und zu Umsätzen, zu Arbeitszeiten und Kosten des Personals und zum Buchungsverhalten können erstellt werden..

1.7. 1 AUS LAST UN G

In diesem Menüpunkt können Nachweise zur Auslastung für einen gewählten Monat oder ein gewähltes Jahr (auch in detaillierter Form) abgerufen werden. Monatsauslastung, Jahresauslastung, Beherbergung, Umsatzdurchschnitt, verkaufte Zimmer und Jahr detailiert. In Linien- und Balkengrafik sowie als Liste möglich. Die Beherbergung gibt für einen gewählten Monat in einem gewählten Jahr eine Statistik über die Nationalitäten der Gäste sowie die Anzahl ihrer Ankünfte und ihrer Übernachtungen aus. Diese Zahlen sind von äußerst wichtiger Bedeutung, da sie entsprechend gesetzlicher Grundlage dem Statistischen Bundesamt übermittelt werden müssen. Verkaufte Zimmer ist eine Statistik über die Zimmer- und Betten-Auslastung, den damit erzielten Umsatz und den durchschnittlichen Zimmerpreis in einem frei wählbaren Zeitraum. Der Umsatzdurchschnitt eines Zimmers kann ebenfalls eingesehen werden.

1.7. 2 VORJA HRESVER GLE ICH

Ein Vergleich mit dem Vorjahr wird ermöglicht. Dazu gehört der Vergleich bezüglich der Auslastung für einen gewählten Monat oder ein gewähltes Jahr (auch in detaillierter Form), die Beherbergung, die eine Statistik über die Nationalitäten der Gäste und deren Übernachtungen gibt und die Verkauften Zimmer, die eine Statistik über die Zimmer- und Betten-Auslastung, den damit erzielten Umsatz und den durchschnittlichen Zimmerpreis in einem frei wählbaren Zeitraum geben Der Umsatzdurchschnitt eines Zimmers kann ebenfalls im Jahresvergleich eingesehen werden. In Linien-, Balkengrafik und Tortengrafik sowie als Liste möglich.


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1.7. 3 U MSÄTZ E

Im Unterpunkt Kassenabschluss können die Umsätze für einzelne KassiererInnen und Monate als auch die Monats- und Jahresumsätze eingesehen werden. In der Endabrechnung gibt es eine Umsatzabrechnung für eine/n jeweilige/n Kassierer/in, Monat oder Jahr. Außerdem kann der Bruttoumsatz für einen gewählten Preiscode der Sonderpreise ermittelt werden.

1.7. 6 BUCH UN GSVERHA LTE N

Das Buchungsverhalten der Gäste wird entweder als Monats- oder Jahresstatistik aufbereitet.

1.8 Extra Neben einem Fundbuch, in dem vom Gast vergessene Fundsachen eingetragen werden können, kann man in diesem Unterpunkt mit einem Klick Daten sichern und Daten wiederherstellen, die Version der Software ermitteln und ein Taschenrechner steht zur Verfügung.

1.9 Hilfe Wie in jedem anderen Teil der Suite gibt es auch hier ein Hilfeprogramm, in welchem einzelne Bedienungsanleitungen, Funktionen und Arbeitsschritte genau erklärt sind.

2. EINRICHTEN

Der Menüpunkt Einrichten beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

2.1 Allgemein 2.2 Hotel einrichten 2.3 Benutzer einrichten 2.4 Umsatzgruppe/Zimmergruppe einrichten 2.5 Lagerorte einrichten 2.6 Artikel und Preise einrichten 2.7 Zimmer einrichten 2.8 Tourismussteuer einrichten 2.9 Restaurant einrichten 2.10 Kassen einrichten 2.11 Fax einrichten 2.12 Drucker einrichten 2.13 Editor 2.14 Pfad für Browser & Mailreader einrichten 2.15 Mailkonto 2.16 Datensicherung

2.1 A LLGE MEIN

Dieses Programm dient dem Bearbeiten der modulübergreifenden Einstellungen der Hotel-Software. Auf der linken Seite des Fensters gibt es eine Optionsübersicht. Hier kann eine Einstellungsseite ausgewählt werden, um diese auf die Einstellungen auf der rechten Seite zu verändern. Wichtig beim Neuanlegen eines Hotels sind nach Beendigung des Setups die Feineinstellungen in den Stammdaten (Zimmer anlegen, Kontenrahmen, Texte, Personal, Passwörter, Zeiterfassung usw.).

2.2 HOTE L E INR ICHTE N

Innerhalb der Software können Pfade für die Daten, die Programme und die Sicherung auf den Festplatten erstellt werden, z.B. C:\Programme\Hotel. Es wird festgelegt, wo das Hotelprogramm seine Arbeitsdaten und seine Programme speichern soll.

2.2. 1 F IRMA E INR ICHT EN

Sämtliche Daten bezüglich einer Firma können neu erfasst, geändert oder entfernt werden, z.B. Name des Hotels, Anschrift und Telefonnummer. Desweiteren kann die Zeit, nach der das Programm automatisch beendet wird, eingestellt werden.

2.2. 2 BANK

Sämtliche Bankdaten des Hotels können neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

2.2. 3 STE UERBERATER

Sämtliche Daten des zuständigen Steuerberaters, z.B. Name, Anschrift, Mandaten- und Beraternummer, können neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

2.2. 4 F INA NZAMT

Sämtliche Daten des zuständigen Finanzamts, z.B. Name, Anschrift und Steuernummer, können neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

2.2. 5 KA LKU LAT IO NSEC KDATEN

Zahlreiche statistische und finanzielle Detaillinformationen über das Hotel, wie z.B. Stornogebühren oder Mahnzinssätze, können neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.


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2.2. 6 ARRANGE ME NT E INGA NG SBILD

Fall Sie das Arrangement-Tool der Schwarzenbach Hotelsoftware nutzen, dann können Sie hier das Eingangsbild für Ihren Internetauftritt bezüglich Ihren Arrangements einfügen oder ändern. Die Arrangements werden, siehe Stammdaten, zur Bearbeitung und Bebilderung bereit gestellt.

2.3 BE NUT ZER EINRIC HTE N

Innerhalb der Software können Pfade für die Daten, die Programme und die Sicherung auf den Festplatten erstellt werden, z.B. C:\Programme\Übungshotel. Es kann festgelegt werden, wo das Übungshotelprogramm seine Arbeitsdaten und seine Programme speichern soll.

2.4 UMSA TZGR UPPE / ZI MMERGR UPPE EINR ICHTE N

Bei den Netzwerkeinstellungen kann festgelegt werden, welcher Arbeitscomputer der Server ist und wo sich weitere Clients (Arbeitsrechner) befinden. Bei den Clienteinstellungen kann der Nickname (Name des PC), die IP-Adresse, der User (wird automatisch vergeben) und die Antwortzeit (in Millisekunden) eingetragen werden. Bei den Servereinstellungen kann der Servername, die IP-Adresse, der Port und die Antwortzeit (in Millisekunden) eingetragen werden.

2.5 LAGER ORTE E INRIC HTE N

Das Erscheinungsbild der Fenster als auch der Seite kann hier bearbeitet werden. Mauszeiger, Begrüßungsbild und Schriftart sind ebenso einstellbar wie Vorlagen, Papierformat und Seitenränder.

2.6 ART IKE L & PRE ISE E INR ICHT EN

2.7 Z IMMER E INR ICHT EN

Ein Hotel, dessen Daten bearbeitet werden sollen, kann aus einer Liste ausgewählt werden.

2.8 T ORIS MUSST EUER E INR ICHTE N

Falls in Ihrem Gebiet Tourismussteuer oder auch Bettensteuer erhoben werden, dann tragen Sie diese bitte hier ein.

2.9 RES TAURANT EINRICH TEN

2.10 KAS SEN E INR ICHT EN

2.11 FAX E INR ICHTE N

Als Hardware wird eine von AVM Fritz PCI Karte oder eine FRITZ!Box mit der integrierten Faxfunktion vorausgesetzt.

2.11.1 FAXEINST ELLU NGE N

Allgemeine Faxeinstellungen wie Kopfzeile, Faxnummer, Gebühren und Wahlwiederholungszeiten können eingestellt werden.

2.11.2 S TANDORT

Die Standortdaten des Faxgerätes, z.B. Landeskennzahl und Ortskennzahl, können angepasst werden.

2.11.2 NEBE NSTE LLE

Die Daten der Nebenstelle, an die der Computer angeschlossen ist, können anpasst werden.

2.12 DRUCKER E INR ICHT EN

Ein geeigneter Drucker kann an das System angeschlossen werden.

2.13 EDITOR

Auf dieser Seite kann der Pfad zum Textverabeitungsprogramm eingestellt werden, damit dieses von den Hotelprogrammen aufgerufen werden kann (etwa um eine Reservierungsbestätigung zu versenden).

2.14 P FAD FÜR BRO WSER & MAILREADER

Auf dieser Seite kann der Pfad zum Browser- und E-Mail- Programm eingestellt werden, damit dieses von den Hotelprogrammen aufgerufen werden kann (etwa um eine Reservierungsbestätigung direkt per E-Mail zu versenden).

2.15 MA ILKO NT O

Sendeadresse und Empfangsadresse Ihres Providers werden definiert um E-Mails senden und empfangen zu können.

2.15.1 P OST EINGAN G

Es wird der Server und der geeignete Port als Eingabe verlangt.

2.15.2 P OSTA USGA NG

Dazu wird der Server für SMTP, Port, SSL, Response, Benutzername, Passwort, E-Mail Adresse und Ihre WEB Adresse angefordert.

2.16 DATEN SICH ERU NG

Bitte den Quellverzeichnis und den Datensicherungspfad angeben.


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3. E-MAIL

Mit diesem Modul können Sie Nachrichten per E-Mail senden ohne das Programm wechseln zu müssen.

4. STAMMDATEN

Der Menüpunkt Stammdaten beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

4.1 Datei 4.2 Zimmer 4.3 Steuerschlüssel 4.4 Preise 4.4.1 Artikelpreise 4.4.2 Arrangement 4.4.3 Sonderpreis Kunde 4.4.4 Spezialangebote 4.5 Texte 4.5.1 Zahltexte 4.5.2 Reservierungstexte 4.5.3 Mahntexte 4.5.4 Stornogründe 4.6 Saison 4.7 Telefonanlage 4.8 Personal 4.8.1 Personaldaten 4.8.2 Passwörter 4.9 Kreditoren 4.10 Kontaktprozesse 4.11 Länderkennzeichen 4.12 Postleitzahlen 4.13 Prüfen 4.13.1 Protokoll 4.13.2 Rechnungsnummern prüfen 4.14 Protokolle 4.14.1 Protokoll löschen 4.14.2 Stornos löschen 4.14.3 Faxe löschen 4.15 Extra 4.15.1 Taschenrechner 4.15.2 Version 4.16 Hilfe

4.1 DATE I

4.1. 1 AN MELD EN

Im Unterpunkt Eigenschaften kann sich der Benutzer vom System an- und abmelden und die gewünschte Schriftart einstellen.

4.1. 2 ABME LDEN


4.1. 3 SE ITE E INR ICHTE N

Mit einem einzigen Klick kann direkt aus dem S4H-Programm der Computer heruntergefahren werden.

4.1. 4 DRUCKER E INR ICHT EN


4.1. 5 SCH LIEßE N

Das Programm wird geschlossen


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4.2 Z IMMER

Hier werden alle Zimmer mit Zimmernummer und evtl. Namen und verschiedene Einstellungen wie EZ, DZ usw. eingetragen.

4.3 S TEUER SCH LÜS SEL

Die Steuerschlüssel für Deutschland sind bereits vordefiniert .

4.4 PRE ISE

4.4. 1 ARTIKELPREISE

Artikel und VK Preise sowie Zuordnungen.

4.4. 2 ARRANGE ME NT

4.4. 3 SO NDERPRE IS K UNDE

4.4. 4 SPEAZ IALA NGEB OTE

4.5 T EXTE

Einzugeben sind Zahltexte, Reservierungstexte und Mahntexte.

4.5. 1 ZAH LTEXT E

4.5. 2 RESERVIERUN GST EXTE

Es können verschiedene und untergliederte Reservierungstexte angelegt werden.

4.5. 3 MA HNT EXTE

Falls Sie noch drei Mahnstufen haben so können Sie diese Texte bezüglich der jeweiligen Mahnstufe unter Berücksichtigung der Variablenbeschreibung eingeben.

Es sollte jedoch mindestens eine Mahnstufe gewählt und beschrieben sein.

4.5. 4 ST ORNO GRÜ NDE

Es werden alle Gründe einer Stornierung angegeben.

4 .6 SA ISO N

Definieren Sie die Saisonen Ihres Hotels.

4.7 T ELE FONAN LAG E

Es können alle Telefone des Hotels mit zugehöriger Ordnung eingegeben werden.

4.8 P ERSO NAL

4.8. 1 PERS ONA LDATEN

Hier werden die Personaldaten erfasst.

4.8. 2 PASS WÖRTER

Passwörter für jeden einzelnen des Personals mit geeigneter Hierarchie können vergeben werden.

4.9 KREDIT OREN

Erfassen aller Lieferanten.

4.10 K ONTA KTPR OZESS E

Gruppe, Art, Grund, Status und Segmentierung.

4.11 LÄ NDERKE NN ZEIC HEN

Alle dem Programm bekannten internationalen Länderkennzeichen mit entsprechender Abkürzung werden aufgelistet.

4.12 PO ST LEITZAH LEN

Alle dem Programm bekannten Postleitzahlen Österreichs, der Schweiz und Deutschlands werden mit entsprechendem Länderkürzel aufgelistet.

4.13 PRÜ FE N

Protokolle und Rechnungsnummern können überprüft werden

4.13.1 PR OT OKO LL

Es werden alle Vorgänge des Zimmerjournal protokolliert. Unter diesem Punkt können Sie punktuell auf bestimmte Daten zugreifen und Anzeigen.


20

4.13.2 REC HN UN GSN UMMER N PRÜ FE N

Auch ein PC ist nur so gut wie es bedient wird. Es können durch Stromausfall oder Bedienerfehler Rechnungsnummern fehlen. Das System deckt diesen Missstand auf und Sie haben die Möglichkeit in Ihren Finanzamt-Unterlagen zu protokollieren.

4.14 PRO TOK O LLE

Aktualisieren der Protokoll-Datenbestände

4.14.1 PR OT OKO LL LÖSCH EN

Protokoll des Zimmerjournal kann bis zu einem bestimmten Datum gelöscht werden.

4.14.2 S TOR NOS LÖSC HE N

Stornos werden ebenfalls Protokolliert. Sie haben hier die Möglichkeit das Stornoprotokoll zu kürzen.

4.14.3 FAXE LÖSCH EN

Das Faxprotokoll wird natürlich bei sehr vielen Faxbestätigungen sehr Umfangreich. Deshalb ist hier ebenfalls die Möglichkeit den Datenbestand zu kürzen.

4.15 EXTRA

4.15.1 TA SCHE NRECH NER

Der einfache Taschenrechner ist hin und wieder sehr nützlich.

4.15.2 VERS IO N

Wollten Sie schon immer wissen welche Programmversion vorliegt?

4.16 H ILFE

Wie in jedem anderen Teil der Suite gibt es auch hier ein Hilfeprogramm, in welchem einzelne Bedienungsanleitungen, Funktionen und Arbeitsschritte genau erklärt sind.

5. TEMPLATES 5.1 NEWS LET TER

Projektvorlagen anlegen

Projektvorlage bearbeiten Brauservorschau und Readervorschau.

5.2 AU FTRAG SBESTÄT IG UN G

Vorlage zur Auftragsbestätigung bearbeiten Editieren der Vorlage. Browservorschau und Reader-Vorschau.

5.3 RES ERVIERU NG SBESTÄT IG UN G

Vorlage zur Reservierungsbestätigung bearbeiten. Vorlage bearbeiten. Browservorschau und Reader-Vorschau.

5.4 AN GEBO T

Vorlage zur Angebotserstellung bearbeiten. Editieren der Vorlage. Browservorschau und Reader-Vorschau.

6. REORGANISATION Über diesen Menüpunkt können Sie die Hoteldaten komprimieren... Die Daten des Systems bestehen zu 98% aus Isam - Dateien. Das sind indizierte Dateien um den Zugriff auf einzelne Datensätze zu optimieren. Daher werden bei der Reorganisation die Indizes werden neu aufgebaut.

7. CHANNELMANAGER

Um überall auf der Welt buchbar zu sein, bietet es sich an, auf so vielen Portalen wie möglich sichtbar zu sein und dort das eigene Haus zu präsentieren. Die dauerhafte und ständige Pflege der Daten gestaltet sich daher sehr aufwendig. Über den Channel Manager können Sie Preise und Verfügbarkeiten der Hotel-Buchungsportale verwalten. Verfügbarkeiten werden automatisch und in Echtzeit zwischen Web-Portalen (IDS), Global Destination Systems (GDS) und Ihrer Buchungsmaske (WBE) synchronisiert und angepasst.Durch die Übermittlung aller Verfügbarkeiten an alle angeschlossenen Systeme (IDS, GDS, WBE) können mehr Reservierungen ohne Risiko gemacht werden, weil der Bestand nach jeder Reservierung dynamisch aktualisiert wird - dadurch kommt es nicht zu Überbuchungen.


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8. TERMINE

Die Praxis zeigt, dass im Bereich Notizen und Termine intuitive Bedienbarkeit von hohem Nutzen ist.

Der vorliegende Kalender hat sich das zum Ziel gesetzt. Dadurch soll der tägliche Spagat mit Terminen erleichtert und die Möglichkeit zu einer übersichtlichen Gestaltung gegeben werden.

Tägliche und wiederkehrende Termine werden bei Aktivierung des Terminservers gecheckt. Hierbei handelt es sich um eine im Hintergrund laufende Funktion, die der Kontrolle und dem Aufzeigen der Termine dient.

Die Einstellungen des Terminservers werden unter Alarm einrichten vorgenommen. Je nach Alarmeinstellung wird auf anfallende tägliche Termine und/oder wiederkehrende Termine visuell oder durch Ton aufmerksam gemacht. Im Falle eines angezeigten Termins kann dieser auf Wiedervorlage gesetzt werden.

Tägliche Termine werden im Monatskalender mit einer vom Benutzer gewählten Kugel symbolisch angezeigt.

Ein kurzer Klick mit der Maus und man erhält eine Voransicht des Termins. Handelt es sich um mehrere Termine, folgen die übrigen nach dem Beenden der vorhergehenden Ansicht.

Die Einteilung der täglichen Termine ist in Stunden (00:00 - 24:00) unterteilt.

Wiederkehrende Termine werden auf dem Monatskalender ebenfalls mit einer vom Benutzer gewählten Kugel symbolisch angezeigt.

Ein kurzer Klick mit der Maus und man erhält eine Voransicht des wiederkehrenden Termins. Handelt es sich um mehrere wiederkehrende Termine, folgen die Übrigen nach dem Beenden der vorhergehenden Ansicht.

Termin blocken - damit können Termine, die über mehrere Tage stattfinden, geblockt werden. Sie werden auf der rechten Seite des Kalenders durch eine vom Benutzer festgelegte Farbe als Klammer grafisch dargestellt.

Zur Darstellung unterschiedlicher Terminblöcke werden vier Farbeinstellungen akzeptiert. Die farblich unterschiedlich dargestellten Klammern dienen bei zeitlich überlappenden Terminblöcken zur eindeutigen Identifizierung. Es sind also vier überlappende Terminblöcke möglich.

Tägliche Notizen sind jederzeit durch einen einfachen Mausklick auf das geeignete Datum einsehbar.

Wird eine zurückliegende Notiz gesucht, von der nur noch bruchstückhafte Informationen bekannt sind, ist die Volltextsuche eine wertvolle Hilfe. Dort können einfach durch Semikolon getrennte Begriffe eingegeben und so die gesuchte Notiz gefunden werden.

8.1. DATE I

Mit einem Klick auf den Unterpunkt Schließen wird das Programm geschlossen.

8.2 E INR ICHT EN

8.2. 1 SE ITE E INR ICHTE N

Hier kann aus verschiedenen Vorlagen gewählt sowie das Papierformat, die Seitenränder und die Schriftarten bestimmt werden

8.2. 2 DRUCKER E INR ICHT EN


8.2. 3 ALAR M EINRICH TEN

Die Einstellungen des Terminservers werden unter Alarm einrichten vorgenommen. Je nach Alarmeinstellung wird auf anfallende tägliche Termine und/oder wiederkehrende Termine visuell oder durch Ton aufmerksam gemacht. Im Falle eines angezeigten Termins kann dieser auf Wiedervorlage gesetzt werden.

8.2. 4 BUNDE SLA ND EINRICH TEN

Da die Feiertage der Bundesländer nicht einheitlich sind, kann hier das geeignete Bundesland ausgewählt werden. Entsprechend werden die Feiertage im Kalender angezeigt.

8.2. 5 FARBE N EINRICH TEN

Für eine übersichtliche Darstellung der Termine inklusive Kalender, tägliche und wiederkehrende Termine, Notizblock und Termine blocken können Farben und Symbole eingestellt werden.

8.2. 6 VERSION

Software-Version.


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8.3 MEN Ü LEISTE

8.3. 1 H ILFE

Wie in jedem anderen Teil der Suite gibt es auch hier ein Hilfeprogramm, in welchem einzelne Bedienungsanleitungen, Funktionen und Arbeitsschritte genau erklärt sind.

8.3. 2 TAGE SN OTIZ ÜBERN EH ME N

Die geschriebene Tagesnotiz wird für den Tag übernommen, der vorher mit der Maus markiert wurde.

8.3. 3 MONAT R ÜCKWÄRTS B LÄTTER N

Die Monatsübersicht wird rückwärts geblättert.

8.3. 4 MONAT V ORWÄRTS BLÄT TERN

Die Monatsübersicht wird vorwärts geblättert.

8.3. 5 TAGE SN OTIZ LÖSCHE N

Die Tagesnotiz wird für den Tag gelöscht, der vorher mit der Maus markiert wurde.

8.3. 6 DRUCKE N DES MO NATSKA LE NDERS

Der Monatskalender kann mithilfe eines geeigneten Druckers ausgedruckt werden.

8.3. 7 DRUCKE N DES JAHRES KALENDERS

Der Jahreskalender kann mithilfe eines geeigneten Druckers ausgedruckt werden.

8.3. 8 DRUCKE N DER TER MINE

Die Termine können mithilfe eines geeigneten Druckers ausgedruckt werden.

8.3. 9 TER MINE ER FASSE N

Die Einteilung der täglichen Termine kann über den Button Termine erfassen vorgenommen werden und ist in Stunden (00:00 - 24:00) unterteilt.

8.3. 10 DRUC KEN DER TA GES NOT IZE N

Die Tagesnotizen können mithilfe eines geeigneten Druckers ausgedruckt werden.

8.3. 11 TA GES NOT IZ AN

Tägliche Termine werden im Monatskalender mit einer vom Benutzer gewählten Kugel symbolisch angezeigt.

Tägliche Notizen sind jederzeit durch einen einfachen Mausklick auf das geeignete Datum einsehbar. Handelt es sich um mehrere Termine, folgen die Übrigen nach dem Beenden der vorhergehenden Ansicht.

8.3. 12 WIEDER KEHR ENDE T ERMINE ERFASSE N

Wiederkehrende Termine werden auf dem Monatskalender mit einer vom Benutzer gewählten Kugel symbolisch angezeigt.

Ein kurzer Klick mit der Maus und man erhält eine Voransicht des wiederkehrenden Termins. Handelt es sich um mehrere wiederkehrende Termine, folgen die Übrigen nach dem Beenden der vorhergehenden Ansicht.

8.3. 13 T ERMIN B LOCK EN

Termin blocken - damit können Termine, die über mehrere Tage stattfinden, geblockt werden. Sie werden auf der rechten Seite des Kalenders durch eine von Ihnen festgelegte Farbe als Klammer grafisch dargestellt.

Zur Darstellung unterschiedlicher Terminblöcke werden vier Farbeinstellungen akzeptiert. Die farblich unterschiedlich dargestellten Klammern dienen bei zeitlich überlappenden Terminblöcken zur eindeutigen Identifizierung. Es sind also vier überlappende Terminblöcke möglich.

8.3. 14 V OLLTEXT SUCH E IN NO TIZ EN

Wird eine zurückliegende Notiz gesucht, von der nur noch bruchstückhafte Informationen bekannt sind, ist die Volltextsuche eine wertvolle Hilfe. Dort können einfach durch Semikolon getrennte Begriffe eingegeben und so die gesuchte Notiz gefunden werden!

8.3. 15 SC HLIE ßE N

Das Programm wird geschlossen.

9. HAUSDAME

Dieser Menüpunkt bietet den Reinigungskräften die Möglichkeit, den Fortschritt der Zimmerreinigung zeitnah einzutragen, sodass die Mitarbeiter an der Rezeption jederzeit wissen, welche Zimmer bereits neu vergeben werden können.


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Die Anzahl der sauberen, der schmutzigen und der gesperrten Zimmer sowie der Zimmer in Bearbeitung kann eingesehen und bearbeitet werden. Für jedes Zimmer kann ein Status gesetzt und abgerufen und die erstellte Übersicht ausgedruckt werden.

Selbst Minibar Entnahmen können direkt eingegeben werden und stehen ab diesen Moment der Reception zur Verfügung.

Auch Reparaturen oder Defekte des Zimmers können eingetragen werden.

Interessant ist die neue Entwicklung unter Nutzung eines IPAD oder Android-Tablett. So das die Hausdame oder je nach Mitarbeiter(in) der Zimmerstatus direkt Live Online ändern kann. Damit ist die Reception im Zimmerjournal sofort über den aktuellen Status des Zimmers Informiert. Es muss nicht mehr lange mit der Hausdame von der Reception aus telefoniert werden um festzustellen wie weit der Status des Zimmer xxx vorangeschritten ist. Das bedeutet für die Reception und der Hausdame eine erhebliche Entlastung und Zeitgewinn.

10. ERH ONLINE

Per Knopfdruck können die monatlichen Erhebungsdaten über eSTATISTIK.Core an das statistische Bundesamt Online übertragen werden.

11. KASSENBUCH

Der Menüpunkt Kassenbuch beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

Der verwendete Kontorahmen ist an den Datev SKR303 Kontorahmen angelehnt.

Bevor Sie in das Kassenbuch gelangen werden Sie nach dem Datum Jahr und Monat als Zeitraum für die Buchung gefragt.

11. 1 VOR LAGE N

Vorlagen für Buchungen erzeugen.

11. 2 AUS DER BUC HU NG E IN E VORLA GE ERZEU GEN

Per Knopfdruck kann eine Vorlage von einer Buchung erzeugt werden. Dies ist für selbige wiederholende Buchungen sinnvoll.

11. 3 LA GERBUCH UN G

Die Kassenbuchung welche eingekaufte Artikel für das Lager hat, kann direkt gebucht werden. Es kann dabei auch die Lagerkarte eingesehen werden.

11. 3 SP LITTE N

Rechnungen können gesplittet werden.

12. WARENWIRTSCHAFT

Der Menüpunkt Warenwirtschaft beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

12.1 Datei 12.2 Einrichten 12.2 Lieferanten 12.3 Waren 12.4 Warenkonten 12.5 Lager 12.6 Inventur 12.7 Extra

12.1 DATEI

12.1 .1 E IGENSCHAFTEN

Im Unterpunkt Eigenschaften kann sich der Benutzer vom System an- und abmelden und die gewünschte Schriftart einstellen.

12.1 .2 DRU CKEREINRIC HTUNG


12.1 .3 SCHLIEßEN


12.2 EINRICHTEN

12.2 .1 E INHEITEN


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Einheiten mit Anteil bezüglich der Grundeinheiten können bearbeitet werden.

12.2 .2 WARENG RUPPEN

Warengruppen (Umsatzerlösgruppen) können neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden. Eine Kategoriezuordnung für Gastverpflegung und Zimmerselection ist möglich.

12.2 .3 LAGERORTE

Lagerorte können neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

12.3 L IEFERANTEN Lieferanten können neu hinzugefügt, verändert oder entfernt werden.

12.4 WAREN

12.4 .1 ARTIKEL

Artikelbezeichnungen mit der geeigneten Kurzbezeichnung oder Untergruppe können neu eingegeben und in Kategorien eingeteilt werden.

12.4 .2 REZEPTUREN

In der Rezepturkartei können das Rezept und der Preis sowie alle anderen notwendigen Informationen neuer Getränke und Speisen eingegeben werden. Außerdem lässt sich der Rohaufschlag berechnen. Das Programm zeigt hierfür die für die Berechnung erforderlichen Daten an, die es dem Hotel-Datensatz entnimmt und ermöglicht, diese Werte noch einmal zu ändern. Der Verkaufspreis kann ebenfalls in diesem Programm kalkuliert werden (Wareneinsatz plus Rohaufschlag plus Mehrwertsteuer).

12.5 WARENKONTEN

12.5 .1 UMSATZERLÖSKONTEN

Zu einer geeigneten Warengruppe (Umsatzerlösgruppe) kann ein neuer Artikel hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

12.5 .2 MATERIALAUFW AND KONTEN

Zu einer geeigneten Warengruppe (Warenaufwandkonten) kann ein neuer Artikel hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

12.6 LAGER

12.6 .1 WARENDISPOSIT ION

Artikel des Lagerbestandes können bearbeitet werden.

12.6 .2 WARENBESTAN D

Artikel des Lagerbestandes können bearbeitet werden.

12.6 .3 WARENEINGA NG

Gelieferte Waren können zum Kreditor hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

12.6 .4 WARENA USGANG

Auflistung aller entnommenen Waren und deren Anzahl.

12.6 .5 VERKAUF

Auflistung aller erzielten Verkäufe der Artikelgruppen Zimmer, Verpflegung und Zusatzleistungen für einen gewählten Zeitraum.

12.7 INVENTUR

12.7 .1 WARENSELEKTION

Artikel des Lagerbestandes, die kontrolliert werden sollen, können zu einer Liste zusammengestellt werden. Im Umlauf befindliche Artikel werden automatisch gezählt.

12.7 .2 WARENINVENTU R

Die nach der Warenselektion ermittelten Bestände können in der Wareninventur in eine Liste eingetragen werden. Im Umlauf befindliche Artikel werden automatisch gezählt.

12.8 EXTRA Software-Version.

13. KOSTEN&ERLÖSE

Der Menüpunkt Kosten und Erlöse beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

13.1 Datei 13.2 Kontenplan 13.3 Erlösplan 13.4 GuV 13.5 Manuell

13.1 DATEI


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Im Unterpunkt Eigenschaften kann sich der Benutzer vom System an- und abmelden.

13.1 .2 SE ITE E INRICHTEN

Hier kann aus verschiedenen Vorlagen gewählt sowie das Papierformat, die Seitenränder und die Schriftarten bestimmt werden.



13.1 . 4 SCHLIEßEN


13.2 KOSTENPLAN Auflistung der Kostengruppen mit entsprechenden Bezeichnungen, die der Gewinn- oder Verlustgruppe zugeordnet werden. Zu einer geeigneten Kostengruppe können Kostenarten hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

13.3 ERLÖSPLAN Auflistung der Erlösgruppen mit entsprechenden Bezeichnungen, die der Gewinn- oder Verlustgruppe zugeordnet werden. Zu einer geeigneten Erlösgruppe können Erlösarten hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

13.4 GUV Eine Gewinn- und Verlustrechnung für das gesamte Jahr wird aufgestellt. Diese kann mit manuellen Daten oder automatisch aufgestellt werden. Eine detaillierte Auflistung ist möglich.

13.5 MANUELL Kosten können entsprechend der Kostengruppe und Kostenart manuell erfasst und ausgedruckt werden. Der Rohaufschlag kann nach Eingabe der Netto-Daten für Speisen und Getränke errechnet werden.

14. PERSONAL

Der Menüpunkt Personal beinhaltet die folgenden Unterpunkte:

14.1 Datei 14.2 Stammdaten 14.3 Personaldaten 14.4 Journal 14.5 Leistungen 14.6 Statistik

14. 1 DATEI

14. 1.1 A NME LDE N

Der Benutzer kann sich im System anmelden.

14. 1.2 SC HRIFTARTE N

Einstellungen bezüglich der Schriftarten können vorgenommen werden.

14. 1.3 S EIT E EINRIC HTE N


14. 1.4 DRUC KERE INRIC HT UNG


14. 1.5 WINDOWS BE ENDE N

Mit einem einzigen Klick kann direkt aus dem S4H-Programm der Computer heruntergefahren werden.

14.1 .6 SCHLIEßEN



26

14. 2 STA MMDAT EN

14. 2.1 PA SSW ÖRTER

Name und Passwort des Benutzers kann neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden. Nur zum Personal zugeordnete Personen können bearbeitet werden. Benutzerrechte können aktiviert und deaktiviert werden.

14. 2.2 BE NU TZERRECH TE

Für jedes Mitglied des Personals können individuell Rechte aktiviert werden, die in den Menüpunkten Reception, Stammdaten, Finanzbuch, Personal, Warenwirtschaft, Kosten- und Erlösrechnung und CRM aufgelistet sind. Rechte können einzeln oder komplett vergeben werden. Mit einem Klick auf den Volle-Rechte-Button werden automatisch alle Rechte aktiviert bzw. deaktiviert. Alle bereits aktivierten Rechte sind in der linken Spalte, alle noch möglichen aktivierbaren Rechte sind in der rechen Spalte aufgelistet. Sollte ein Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit o.ä. für einen längeren Zeitraum fehlen, können seine Rechte in einem Zug komplett deaktiviert werden, ohne dass dafür jedes einzelne Zugriffsrecht punktuell deaktiviert und dann wieder neu aktiviert werden muss.

14. 2.3 ABTE ILU NGE N

Abteilungsnamen und Berufsbezeichnungen einer Abteilung können hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.

14. 2.4 LO HN ECKDATE N

Die Lohneckdaten wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Krankenversicherung etc. können für jedes Bundesland detailliert erfasst werden.

14. 2.5 ARBE ITSZ EIT EN

Die Arbeitsbezeichnung und die dafür notwendige Zeit in Minuten kann neu hinzugefügt, geändert oder entfernt werden. Die Arbeit kann in Stückbasis, Stundenbasis oder Festlohn eingeteilt werden.

14. 3 PERS ONA LDATEN

14. 3.1 P ERSO NAL

Die Personen- und Lohndaten der Mitarbeiter können bearbeitet und Personal kann neu hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.

14. 3.2 LO HNABRECH NU NG

Die Lohnabrechnung für einen oder alle Mitarbeiter kann für einen gewählten Monat in einem gewählten Jahr erstellt werden.

14. 4 JOUR NAL

14. 4.1 LO HN JO URNA L

Für alle Mitarbeiter wird eine Lohnaufstellung für einen gewählten Monat in einem gewählten Jahr bzw. für ein ganzes Jahr aufbereitet. Dazu werden neben dem Lohn u.a. die Abzüge für die Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Rentenversicherung aufgelistet. Personalnummer, Name, Steuerabzüge sowie Brutto- und Nettobeträge werden angezeigt und bieten dem Arbeitgeber einen kompakten Überblick zu allen anfallenden Ausgaben und Abgaben.

14. 4.2 MO NAT LICH E LOH NAU FSTE LLU NG

Eine Lohnaufstellung für einen gewählten Monat in einem gewählten Jahr kann aufbereitet werden.

14. 5 LEIS TU NGE N

14. 5.1 S O LLS TU NDEN DER Z IMMER

Eine Übersicht über die Arbeitszeiten und Anzahl der Bleibezimmer kann aufbereitet werden.

14. 5.2 ISTS TU NDEN PR O ABTEILU NG

Eine Übersicht über die Arbeitszeiten der Abteilung Büro, Empfang, Hausdamenabteilung oder Restaurant kann für einen gewählten Monat in einem gewählten Jahr angefertigt werden.

14. 5.3 VER GLEICH IST- UND S OLLZ IMMER

Für einen bestimmten Zeitraum kann die Anzahl der gereinigten Zimmer laut Zeiterfassung mit dem Zimmerjournal verglichen werden.

14. 6 STAT IST IK

14. 6.1 P ERSO NAL ARBE ITSZE IT

Eine Übersicht über die voraussichtliche Arbeitszeit des Personals über einen gewählten Monat kann erstellt werden. Dazu wird anhand der vorliegenden Reservierungen hochgerechnet, wieviel Gäste voraussichtlich eingecheckt sein werden und wieviel Personal dementsprechend nötig sein wird.

14. 6.2 P ERSO NAL ARBE ITSK OST EN

Sowohl für das gesamte Personal als auch für einzelne Mitarbeiter kann eine Statistik über die Personalkosten eines Monats gegeben werden. Hierbei handelt es sich reale Werte und keine Hochrechnung.


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15. SERVICE

Nur für den Systemadministrator oder für Ferndiagnose über Teamviewer.

16. ZEITERFASSUNG

Das Programm Zeiterfassung bietet eine einfache, aber dennoch leistungsstarke Möglichkeit der Stundenabrechnung für alle Mitarbeiter und Angestellte.

Die Arbeitszeiten des gesamten Personals können übersichtlich in Stunden und Minuten eingegeben, ausgelesen und ausgedruckt werden. Jeder angemeldete Mitarbeiter kann seine erbrachte Arbeitszeit und seine Tätigkeit in das Programm eingeben.

Für den Eintrag der Arbeitszeit auf Stundenbasis muss die Uhrzeit des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes eingetragen werden. Für den Eintrag der Arbeitszeit auf Stückbasis muss die Anzahl eingetragen werden. Eine Einzelauflistung sowie eine Monatsauflistung der Arbeitszeiten sind möglich.

Es ist auch möglich, mehrere Erfassungen an einem Tag einzugeben, was Schichtunterbrechungen zugute kommt.

Gleichzeitig kann der Verdienst eines Tages, einer Woche oder eines Monats dargestellt werden.

17. CRM

CRM – Customer Relationship Management – ist das Kundenbeziehungsmanagement oder die Kundenpflege. Da Kundenbeziehungen langfristig ausgerichtet sind, müssen alle kundenspezifischen Unternehmensaktivitäten aufgezeichnet werden, um den Erfolg des Unternehmens zu steigern. Dabei sollen die folgenden Menüpunkte helfen: 17.1 Datei 17.2 Kundeninformation 17.3 Marketing 17.4 Kundenbindung 17.5 Kundenanalyse 17.6 Reporting 17.7 Zeitmanagement 17.8 Strategien 17.9 Hilfe

17.1 DATEI


Im Unterpunkt Eigenschaften kann sich der Benutzer vom System an- und abmelden.

17.1 .2 SE ITE E INRICHTEN




17.1 . 4 SCHLIEßEN


17.2 KUNDENINFORMATION Im Unterpunkt Adressen kann eine Adressenkartei angelegt werden, welche Kontaktinformationen (Kontaktgruppe, Kontaktart, Kontaktgrund), die Privatadresse, die Firmenadresse, die Rechnungsanschrift und ein Bild des Gastes enthält.

17.3 MARKETING Im Bereich Marketing sind die Akquisition, die Informationen zu den Aufträgen sowie eine Vertriebsliste abrufbar. In der Verkaufsliste im Unterpunkt Akquisition lassen sich der Inhalt des Gespräches sowie die Bedürfnisse, das Interesse und weitere persönliche Informationen zum Gast festhalten. Mit Hilfe dessen kann ein Angebot erstellt werden. In der Auftragsinformation können Details zum Auftrag bzw. zur Stornierung nachgelesen werden. In der Vertriebsliste werden Angebote, erfolglose und verkaufte Aufträge aufgelistet.

17.4 KUNDENBINDUNG In diesem Menüpunkt werden zum Einen Loyalitätsprogramme vorgeschlagen, die zu einer Kundenbindung führen sollen. Dazu gehören Beratung, Sonderkonditionen, Informationen über Neuheiten sowie exklusive Angebote (Boni). Zum Anderen gehören die Bestandteile Beschwerdemanagement, After Sales Management und Kundenrückgewinnung dazu.


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17.5 KUNDENANALYSE Das Ziel der Kundenanalyse ist, Wert vernichtende Komponenten herauszufiltern, Wertangebote von höchstem Nutzen für die wichtigsten Kundengruppen zu generieren und Investitionen und Marketingmaßnahmen gezielt auf die wichtigsten Kundensegmente abzustimmen. Dafür wird das Kundenverhalten und die Kundenprofitabilität untersucht, eine Kundensegmentierung vorgenommen und die Beziehung, in der die Kunden zueinander stehen, analysiert. All dies ermöglicht eine optimale Kundenbetreuung.

17.5 .1 KUN DENVERHALTEN

Detailliert geprüft wird das Kundenverhalten in einer ABC-Analyse (A=Kunden mit höchstem Umsatz- oder Gewinnanteil, B=mit hohem Anteil am regulären Tagesgeschäft und C=Laufkundschaft und Problemkunden ), anhand eines Kundenlebenszyklus‘, einer Kundenportfolioanalyse und mithilfe der Ermittlung des Kundenkapitalwerts.

17. 5 .2 KUN DENSEGMENTIERUNG

Die Kundensegmentierung soll eine möglichst individuell auf seine Bedürfnisse abgestimmte Bedienung des Kunden ermöglichen und ihn so zufrieden stellen. Eine Einteilung in Segmente wie Firmenreise, Hochzeitsfeier, Busreise, Seminarreise, Studienreise etc. ist daher sinnvoll.

17.5 .3 KUN DENPROFITABI L ITÄT Die Kundenprofitabilität misst die Auswirkungen des Kunden auf Umsatz und Gewinn.

17.5 .4 KUN DEN ZU KUN DE NZUSAMMENHA NG Im Kunden zu Kundenzusammenhang werden die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Kunden untersucht und hergestellt.

17.6 REPORTING Monatlich, quartalsweise oder jährlich erfolgt in Form von Tabellen oder Diagrammen eine genaue Analyse des Profits.

17.7 STRATEGIEN Für eine optimale Beziehung zum Kunden sind Strategien zur Kundenbindung unerlässlich.

17.7 .1 DIFFERENZIERTE STRATEGIEN

Hier wird die Fokussierung auf die Kunden gelegt, die man in der Kundenbasis haben möchte. Dafür werden Maßnahmen, die den Unternehmenswert steigern, untersucht.

Sämtliche Produkte, die für eine Leistungserstellung von Interesse oder notwendig wären, werden in einem bestimmten Angebotsdesign detailliert beschrieben. In der Programmentwicklung können einzelne Angebotsbausteine herausgefiltert und zu einem Programm, welches über ein oder mehrere Tage dauert, zusammen gefasst werden.

17.7 .2 DESIGN DER PROZES SE/TOOLS

Kundenkontakt Kontaktgruppen, Kontaktsegmentierung Interne Prozesse Programmstrukturen

17.7 .3 SYSTEM. KUNDENMANAGEMENT

Um ein systematisches Kundenmanagement zu ermöglichen, können hier Texte zur zeitlich-inhaltlichen Planung des Kundenmanagements verfasst und Kunden können mithilfe des Kanalmanagements jeder Zeit über den von Ihnen angebotenen Vertriebskanal erreicht werden. Im Hinblick auf eine umfassende, digitale Abwicklung der Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen und deren Kunden über globale öffentliche und private Netze bietet der Pfad E-Commerz, ServiceCenter, IT präzise Statistiken über Kaufverhalten, Preise, Leistungsangaben und Benutzbarkeit.

17.7 .4 ERFOLGSCONTROLLING

Das ständige analysieren der Kundenbeziehung und das Lernen aus dieser kann im Erfolgscontrolling überprüft werden, indem erfolgreiche und weniger erfolgreiche Schritte erfasst werden.

17.8 HILFE Wie in jedem anderen Teil der Suite gibt es auch hier ein Hilfeprogramm, in welchem einzelne Bedienungsanleitungen, Funktionen und Arbeitsschritte genau erklärt sind.

Verzeichnis der Schwarzenbach Hotel Software Suite Premium ... · HOTEL FOR YOU...

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