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ECM – Enterprise Content ManagementKonzepte und Techniken rund um Dokumente2009 / 1. Auflage

Kapitel 3 / Manage - Workflow



Gliederung

• Definition – Vorteile• Merkmale – Bestandteile• Modellierung• Arten



Was ist eigentlich Workflow ?

„Dem richtigen Bearbeiter zum

richtigen Zeitpunkt die richtigen

Informationen und die richtigen

Werkzeuge zur Verfügung stellen.“

Quelle: COI



Workflow - Definition

Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungs-übergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeits-teilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängig-keit zueinander stehen.

Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.



Geschäftsprozess und Workflowmodellierung

Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster



Geschäftsprozess und Workflow



Workflow-Management - Definition

• Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt:– das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung)– das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation,

Analyse und Reorganisation– das Implementieren (Workflow-Modellierung)– das Ausführen (Workflow-Management-System)



Workflow-Management - Definition



Workflow-Management - Aufgaben



die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln

definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich

Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar,

so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist.

Der Workflow muss also einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

Workflow - Voraussetzungen



Workflow - Nutzen

Automatisierung von Geschäftsprozessen = Optimierung von Bearbeitungsprozessen

Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen = Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten

Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante

Unternehmensdaten = höhere Transparenz Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation

flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen



Nutzen cont.

Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von Geschäftsfällen

Rationalisierungspotentiale können identifiziert und ausgeschöpft werden

Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist jederzeit gegeben

Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen Workflowsystemen schnell implementierbar

Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind im System verfügbar (Beispiel: Eingangsrechnungsworkflow)

Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der maximal zulässigen Bearbeitungszeit

Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation



Gliederung




Ein Workflow

hat einem Auslöser (Trigger)

besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten)

kann weiter zerlegt werden,

kann an Bedingungen geknüpft sein,

kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten,

hat einen Abschluss.

Workflow - Merkmale



Workflow – Merkmale cont.

klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablaufs nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rollen und Kompetenzen an die an der

Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom

Dokumentenzugriff bis zur Archivierung



AktivitätenWas soll gemacht werden?AktivitätenWas soll gemacht werden?

Organisatorische EinheitenWer soll etwas machen?Organisatorische EinheitenWer soll etwas machen?

Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der

Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung

der Aktivität erzeugt?

Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der

Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung

der Aktivität erzeugt?

Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz?

Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz?

Bestandteile eines Workflows

Quelle: COI



Workflow - die vier „W‘s“

AufgabeAufgabe

ProzesslogikProzesslogik

AufgabenträgerAufgabenträger

Werkzeuge & DatenWerkzeuge & Daten

Was wirdWas wird

Wie vonWie von

Wem undWem und

Womit bearbeitet?Womit bearbeitet?

Quelle: COI



Workflow - Funktionen

EngineEngine

Bedingungenauswerten

Bedingungenauswerten

Historieaufzeichnen

Historieaufzeichnen

EreignisseverarbeitenEreignisse

verarbeiten

DatenflussorganisierenDatenfluss

organisieren

AufgabeerzeugenAufgabeerzeugen

Bearbeiterzuordnen

Bearbeiterzuordnen

Zeitvorgabenüberwachen

Zeitvorgabenüberwachen

Quelle : Seidel SAP



Workflow-Management-System

• Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert.

Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster



Workflow-Management-System - Architektur

ORGANISATIONS-DATENBANK

zentrale Verwaltung

übersichtliche Informationeinfache Pflege

MODELLLIERUNG

starre oder flexible Prozesse

intuitive und flexible Modellierung

WORKFLOW-ENGINE

zentraler Überblick durch Monitoring

AuslastungskontrolleErkennung von Problemstellen

SIMULATION

Überprüfung der Modelle

unterschiedliche Rahmenbedingungen

Zeit- und Kostenkontrolle



Workflow-Management-System - Funktionen



Gliederung




WfMC Referenzmodell



Workflow-Ebenen

BuildtimeBuildtime

Dokumentensicht

ROOT

Document

Document

Data Element

Data Element

Modellierung

Ausführung

Workflow-Steuerung

Überwachung

RuntimeRuntime



Workflow - Modellierung

• Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig.

• Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet.



Workflow - Modellierung cont.

• Workflows werden modelliert, – um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow-

Management-System zu erarbeiten, – die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu

ermöglichen und – die leichte Änderbarkeit der Anwendung zu gewährleisten.



Workflow - Modellierungsbereiche

• Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess.

• Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden.

• Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen.



Workflow – Organisation cont.

KrankheitKrankheit

Gruppe Gruppe

UrlaubUrlaub

Sonder-Sonder-aufgabenaufgaben

Einstellungen

Ausscheiden

Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens

Quelle : Seidel SAP



Workflow und Rollenkonzept



Workflow und Rollenauflösung

Sachbearbieter FI

KundennameH - N

KundennameA - G

Rechnungshöhe: < 50.000 €

Rechnungshöhe: > 50.000 €

KundennameO - Z

RolleEinschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter"

Aufgabe (Definition) Beleg buchen

Verknüpft mit StelleSachbearbeiter FI

Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter

Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe

Aktivität zur Laufzeit

Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000

€Quelle : Seidel SAP



Ausnahmensituationen

Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes



Workflow - Simulation

Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmen-bedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung

Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad

Der Nutzen:



Workflow-Tutorial - Links

• Videos und Animationen – Lectures – interaktive Examples• Interaktive Definition eines Workflows• Video – Beispiele und Editor



Gliederung




Workflow - Klassifizierung

Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin



Workflow - Klassifizierung cont.

Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin



Wiederholfaktor

Prozeß-komplexität

Planbarkeitvon Varianten

Automatische Weiterleitung

Modifizierbarkeit

Strukturierter WorkflowWiederholfaktor




Modifizierbarkeit

Ad-hoc Workflow

Wiederholfaktor




Modifizierbarkeit

Flexibler Workflow

Workflow-Arten

Die folgenden Folien beruhen auf einer Präsentation von COI



Beschreibung der Workflow-Arten

Ad-hoc-Workflow

Flexibler Workflow

Strukturierter Workflow

z.B. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar.

Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern.

Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden.



Flexibler vs. strukturierter Workflow I

Aktivität 1.1Aktivität 1.1Projektorientiert

Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität 1.2Aktivität 1.2

Aktivität 1.3Aktivität 1.3 Aktivität 2.1Aktivität 2.1

Aktivität 2.2Aktivität 2.2

Aktivität 2.3Aktivität 2.3

Teilvorgang 1Teilvorgang 1 Teilvorgang 2Teilvorgang 2Prozeßorientiert

Stark strukturiert

strk

turi

erte

r W

ork

flo

wst

rktu

rier

ter

Wo

rkfl

ow

Teamorientiert

„ Unstrukturiert Checklisten“

ChecklisteCheckliste

ChecklisteCheckliste

Checkliste Checkliste

flex

ible

r W

ork

flo

wfl

exib

ler

Wo

rkfl

ow



• Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge

• Änderung des Modells wirkt sichauf alle zugehörigen Vorgänge aus

• Vorgänge können zur Laufzeitnicht geändert werden

• Sehr komplexe Workflowsmodellierbar (u.a. automatischeEntscheidungen)

• Zentrale Modellierung

• Basismodelle im Workflow-Repository

• Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell

• Änderungen des Basismodellswirken sich nicht auf Vorgänge aus

• Vorgänge können zur Laufzeitgeändert werden

• Dezentrale Modellierung in derAbstimmungsphase

Flexibler vs. strukturierter Workflow cont.

Strukturierter Workflow Flexibler Workflow



Ad-hoc Workflow - Realisierung

Versenden per Standard-Mail (z.B. Outlook)

Reine Versendung von Links entlastet Mailsysteme



keine Modellierungsphase

reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen

einfachste Konfiguration

schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen

keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes

keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) möglich

keine Statusanzeige/ -meldung

keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten

Ad-hoc Workflow - Charakteristika



Strukturierter Workflow - Modellierung

Alternative AbschnitteAlternative Abschnitte

IFIF SchleifeSchleife

Aktivität

Aktivität

Parallele AbschnitteParallele Abschnitte

Aktivität mitTerminierungAktivität mitTerminierung



Strukturierter Workflow - Prinzip

Graphische Modellierung

Generierung von

Workflow-Code

KonfigurationProduktiv-

einsatz



Graphische Modellierung

Definition von Client-, Server- und Timer-Aktionen

Optimierung durch Simulation & Analyse(diverse Kennzahlen, kritischer Pfad, ...)

Optionale Versionsverwaltung von Workflows

Optionales Kapazitätsmanagement(Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung)

Statusanzeige/ -aktualisierung laufender Prozesse

Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten

Strukturierter Workflow - Charakteristika



Graphischer Editor für Vorgangsmodelleund laufende Vorgänge

Editor für Checklistenlaufender Vorgänge

Speichern

Öffnen

Starten

Anzeigen/BearbeitenChecklisteneditieren

Datenbank

DMS

Flexibler Workflow - Modellierung



Flexibler Workflow - Vorgangsmodell

Beispielhafter Anfrage-/ Angebotsprozess eines Kunden



Grafisch-/tabellarische Modellierung

Zeitplanung/-überwachung (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung, Gantt-Diagramme)

Plausibilitätskontrolle von Vorgangsmodellen

Speicherung von Vorgangsmodellen im DMS=> Workflow-Repository, hierarchische Klassifizierung

Statusanzeige/-aktualisierung laufender Prozesse

Änderung laufender Vorgänge

Hierarchische Strukturierung (Subnetze, Aktivitäten, Checklisten-Aktivitäten)

Verbindung zu strukturiertem Workflow (flexibler Exkurs und flexible Fortsetzung)

Flexibler Workflow - Charakteristika



Demos

Ad-Hoc-Workflow: Demo in Optimal Systems (OS)

Workflow-Demo : http://cinema.docuportal.de

Guided Tour : http://www.workflowmanagement-systeme.de

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