Vordrucke (Formulare) rationalisieren die Arbeit im Bro

Vordrucke (Formulare) rationalisieren die Arbeit im Bro

Auch im Zeitalter des Computers kann man auf den Einsatz von Vordrucken nicht verzichten. Das Sprichwort Von der Wiege bis zur Bahre Formulare, Formulare hat trotz der Computertechnik seine Bedeutung nicht verloren.

Vorteile von Vordrucken

Im Bro werden z. B. Formulare fr Geschftsbriefe, Kurzmitteilungen, Gesprchs- oder Telefonnotizen, Fax-Deckbltter, Reisekostenabrechnungen, Quittungen u. a. deshalb gern eingesetzt, weil die Arbeit dadurch wesentlich erleichtert und beschleu-nigt wird.

Begriffserklrung nach DIN 32 754

Ein Vordruck ist ein Papier eines bestimmten Formats mit Aufdruck zur ergnzenden Beschriftung.

Einzelvordrucke, Vordruckstze, Vordruckmasken

Einzelvordrucke sind einzelne Bltter, z. B. Gesprchs- oder Telefonnotizen.

Vordruckstze sind miteinander verbundene Einzelvordrucke, z. B. Frachtbrief- oder Paketscheinstze.

Vordruckmasken sind elektronisch gespeicherte Angaben zur Computerverarbei-tung, z. B. Geschftsbriefe nach DIN 676.

Praktische Anwendung

Vordrucke werden entweder handschriftlich oder mit dem Computer bearbeitet.

Erstellung von Vordrucken

Vordrucke knnen entweder bei Druckereien bestellt oder selbst am PC erstellt werden, wobei die Anforderungen an eine arbeitsgerechte Gestaltung beachtet werden mssen.

Anforderungen an die arbeitsgerechte Gestaltung von Vordrucken

Alle Sachangaben fr den Arbeits-ablauf mssen vorhanden sein

= Vollstndigkeit

Die Reihenfolge des Arbeitsablaufes muss so weit wie mglich bercksich-tigt werden

= ablaufgerechte Gestaltung.

Die DIN-Normen mssen beachtet werden

= A-Format-Reihe (A4, A5, A6,

evtl. 1/3 A4

Der Platz fr die Eintragungen muss der Praxis entsprechen

= handschriftlich oder maschinell.

Erstellen eines Vordrucks mit dem Computer

1. Ein Vordruck, der lediglich handschriftlich ausgefllt werden soll, wird als normales Word-Dokument erstellt.

Leitwrter fr die folgenden Eintragungen stehen ber der Schreibzeile.

Schreibzeilen mssen weit genug auseinander vorgesehen werden, um unterschiedliche Schriftgren zu bercksichtigen.

Kstchen zum Ankreuzen knnen ber die Symbolleiste Formular eingefgt werden.

2. Vordrucke, z. B. fr Geschftsbriefe, die als leeres Dokument zum jeweiligen Ausfllen mit dem PC zur Verfgung stehen sollen, werden als Vordruckmaske (Dokumentvorlage) erstellt (Speichern unter Dateityp Dokumentvorlage. Sie werden ber Datei Neu als Word-Dokument-Kopie aufgerufen.

An den entsprechenden Eintragungspunkten werden Stopps gesetzt (STRG + F9) und beim Ausfllen mit F11 angesprungen.

Fr Eintragungen (Ankreuzen und/oder Texteintragungen), z. B. bei Telefon- oder Gesprchsnotizen. wird mit der Symbolleiste (Formulare) gearbeitet.

Anmerkung: Im Allgemeinen ist es sinnvoll, Vordrucke sowohl fr handschriftliche als auch maschinelle Bearbeitung zu gestalten.

Beispiele:

TELEFAX-Mitteilung

(zur handschriftlichen Bearbeitung)

Absender

Erwin Schein KG., Mhlenstr. 16, 31750 Hameln, Telefax 05151 3085

___________________________________________________________________

Empfnger

Brobedarf

Werner Weber

Schallbruch 11

42781 Haan

Telefax-Nr.

Anzahl der Seiten

Datum

02129 378

1

22.03.2005

Betreff

Fehlerhafte Brodrehsthle

mit der Bitte um

FORMCHECKBOX Anruf

FORMCHECKBOX Stellungnahme

FORMCHECKBOX Telefax-Antwort

FORMCHECKBOX Prfung

FORMCHECKBOX Kenntnisnahme

FORMCHECKBOX Erledigung

Bemerkungen:

Unterschrift:

Beispiele zur handschriftlichen oder maschinellen Bearbeitung

Angaben zur Person

Beurteilung eines Diktates

1 Vor- und Zuname

1 Sprecher

2 Strae und Hausnummer

2 Aussprache

FORMCHECKBOX sehr gut

FORMCHECKBOX gut

FORMCHECKBOX befriedigend FORMCHECKBOX schlecht

3 PLZ und Wohnort

3 Sprachgeschwindigkeit

FORMCHECKBOX richtig

FORMCHECKBOX zu schnell

FORMCHECKBOX zu langsam

4 Beruf

4 Ansage von Anweisungen

FORMCHECKBOX immer richtig FORMCHECKBOX meistens richtig

Telefonnotiz

(zur maschinellen Bearbeitung)

Anruf von

Datum:

(Textfeld einfgen)

(Textfeld einfgen)

Aufgenommen durch

(Textfeld einfgen)

Betreff:

(Textfeld einfgen)

Inhalt:

(Textfeld einfgen)

(Textfeld einfgen)

(Textfeld einfgen)

(Textfeld einfgen)

(Textfeld einfgen )

Weitere Bearbeitung:

FORMCHECKBOX zur Bearbeitung durch (Textfeld einfgen)

FORMCHECKBOX zur Kenntnisnahme an (Textfeld einfgen)

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