Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government Universität Potsdam

Chair of Business Information Systemsand Electronic GovernmentUniversity of Potsdam

Univ.-Prof. Dr.–Ing. habil. Norbert Gronau Lehrstuhlinhaber | Chairholder

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Geschäftsprozessmanagement Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau

Vorgehensmodelle des Geschäftsprozessmanagements

Begriff und Anforderungen

Acht Vorgehensmodelle

Kritik

Das RAIL-Modell

Metamodell des Geschäftsprozessmanagements

Quelle: Stein 1996, S. 71

Idee/Initiative

2. KonzeptionelleGrundlegung

3. Detaillierte Gestaltung

4. Realisation

5. Nutzung

6. Außerdienststellung

1. Problemanalyse

Freigabe der Folgephase

nur in Ausnahmefällen Abbruch Iterationszyklus

Ziels uc he

L ös ungs s uc he

Aus wahl

Problem

Situationsanalyse

Zielsetzung

Synthese

Analyse

Bewertung

Entscheidung

Ergebnis

Die nachfolgend vorgestellten Vorgehensmodelle werden auf diese Kriterien hin überprüft.

Kriterien

Anforderungen an Vorgehensmodelle

Quelle: Gronau 2016

Gleichmäßige Berücksichtigung der Aspekte Organisation, Technik und Mensch

Hinreichender Grad an Detaillierung

Rückkopplung zwischen Phasen

Scope: Sind alle Phasen abgedeckt?

Anpassbarkeit des Vorgehensmodells an unterschiedliche Organisationsmerkmale wie Größe oder Branche

Begriff und Anforderungen

Acht VorgehensmodelleKritik

Das RAIL-Modell

ARIS - House of Business Engineering

Quelle: Scheer 1998a, S. 56

Prozess- und Produkt- modell Referenz-

modelle,Wissen

Bewertung,Bench- marking

Simulation

Qualitäts-sicherung

Process Warehouse

I. Prozess-gestaltung

MonitoringZeit- und Kapazitäts-steuerung

Executive Information System

II. Prozess-planung

und -steuerung

Continuous Process Improvement

III. Workflow-

steuerung

IV. Anwen-

dungs-system

Standard-software-module

Komponenten, Geschäftsobjekte

Applets Datenbank

V. F

ram

ewor

k: B

uild

-Tim

e-Ko

nfigu

ratio

n

Geschäftsprozessmanagement als Engineeringprojekt

Quelle: Rosenkranz 2002

Aktivität Ausführung durch

1 Definition von Zielen Unternehmensleitung, Projektteam

2 Zusammenstellung EM-Team Leitung Projektteam

3 Kick-Off-Meeting Projektleitung, EM-Team, Prozessverantwortliche

4 Schulung EM-Team Internes und externes Schulungswesen, EM-Team

5 Schwachstellen-Identifikation Projektleitung, EM-Team, Prozessverantwortliche

6 Interviews, Erfassung, Grobstruktur GP, Dokumentenanalyse

EM-Team, Prozessverantwortliche

7 Festlegung des Projektumfangs, Projektorganisation, Ablauf, Budget und Termine

EM-Team

8 Auswahl Modellierungsmethoden EM-Team

9 Präsentation und Genehmigung des Modells Projektleitung, EM-Team

10 Datenerhebung, Befragungen, Workshops, Dokumentenanalyse

EM-Team, Prozessteilnehmer

Aktivität Ausführung durch

11 Modelle entwerfen, rechnen und simulieren, ergänzen, korrigieren, bewerten

EM-Team

12 Review der Resultate Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer

13 Modellieren: Schwachstellen analysieren und beschreiben, Soll-GP konstruieren und bewerten

EM-Team

14 Workshop Ergebnispräsentation Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer

15 Auswahl Soll-Prozess Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer

16 Ausarbeitung eines Migrationspfades vom Ist-GP zum Soll-GP

EM-Team, Projektleitung

17 Präsentation Ist-Zustand und Soll-GP Unternehmensleitung, Projektleitung

18 Entscheidung Soll, Budget, Termine Unternehmensleitung, Projektleitung

19 Implementierung Projektleitung, EM-Team, Prozessteilnehmer

20 Controlling Projektleitung

Das Vorgehensmodell der Systemanalyse

Quelle: Frank/Gronau 2002, S. 47ff.

Projektbegründung

Istanalyse

Sollkonzept

Entwicklung

Integration

Partizipation

Projektmanagem

ent

Systemabgrenzung

Quelle: Gronau 2016

Vor der Grenzziehung Nach der Grenzziehung

Ist es relevant für meine Ziele?

Teil der irrelevantenUmwelt

Kann undwill ich es

beeinflussen?

Teil der relevantenUmwelt

Teil des Systemsja

nein

ja

nein

Klassische Methoden der Istanalyse

Quelle: Frank/Gronau 2002

Erhebungsmethoden

Primärerhebung Sekundärerhebung

Interview

Fragebogen

Bericht

Beobachtung

Inventur

Problemkreise der Potenzialanalyse

Quelle: Grupp 1987, S. 89

PersonalHäufiger PersonalausfallÜberlastungUnzureichende Ausbildung und ErfahrungStarke Abhängigkeit von einzelnen Personen

OrganisationMehrfache ErfassungViele FehlerHohe Verfahrenskosten

TermineHäufige ArbeitsrückständeWarteschlangenStoßbelastungen

InformationenZu wenig InformationZu späte InformationBenutzerunfreundliche Information

Reifegrad der Organisation; Führungsstil

Leistungshemmender FührungsstilSchlechtes BetriebsklimaNiedriges OrganisationsniveauKoordinationsmängel

Informationell

Technisch

Zudem sollten sonstige Schwachstellen aufgeführt werden.

Organisatorisch

Gliederung der Schwachstellen

Quelle: Gronau 2016

Aufbau- oder ablauforganisatorischen Festlegungen

Fehlen entsprechender Regelungen

Unzureichender, unterbrochener oder sehr lang dauernder Informationsfluss

Häufig eng mit organisatorischen Schwachstellen verbunden

Unzulänglichkeiten in der technischen Ausstattung des untersuchten Betriebsbereiches

Qualifizierbar

Quantifizierbar

Zeiten

Mengen

Personenangaben

Unvollständige, inkonsistente oder redundante Datenbestände

Unzureichende Aussagefähigkeit der Datenbestände

Mangelnde Aktualität der Daten

Fehlende Führungsinformationen

Ungenügende Kostenkontrolle

Das 7FE-Modell

Quelle: Jeston/Nelis 2008, S. 52ff.

Organization Strategy Process Architecture

LaunchPad

Foundations

Understand

Innovate

Findings & Solutions

People Develop

Implement

Fulfillment

Future

Realize Value

Sustainable Performance

Project Management

People Change Managem

ent

Lead

ersh

ip

Einführung von GPM nach Schmelzer und Sesselmann

Quelle: Schmelzer und Sesselmann 2010, S. 471 ff.

1. Positionierung 2. Identifizierung 3. Implementierung 4. Optimierung

Geschäftsstrategie, Geschäftssituation

Stärken/Schwächen

Geschäftsziele

Handlungsbedarf

GPM-Entscheidung/GPM-Ziele

Anforderungen Kunden/Stakeholder

Identifizierung, Gewichtung

Geschäftsprozesse

Prozesslandkarte

Geschäftsprozess-verantwortliche

Prozessorganisation

Prozess, Rollen

Prozesscontrolling (Ziele, Messung,

Reporting)

IT-Unterstützung

laufende Leistungsmessung

laufendes Prozessreporting

laufende Prozessverbesserung

Prozessassessments. -audits

Prozesserneuerung (BPR)

Kommunikation, Training, Beratung, Erfahrungsaustausch, Lernen

1-2 Monate 1 Monat 6-18 Monate laufend

Prozessmanagement nach Stöger

Quelle: Stöger 2011, S. 32

Vorbereitung 1. Beurteilung der Ausgangslage

2. Prozesserhebung und Prozessmessung

3 Prozessgestaltung

4. Prozessumsetzung5. Prüfung der Wirksamkeit

E G

E G

E G

E G

E G

Beratung und Beschluss-fassung im Entscheidungs-gremium

E G

Die HORUS-Methode

Quelle: Schönthaler et. al 2011, S. 69

Projekt-initialisierung

Projekt-definition

Kontextanalyse

SWOT-Analyse

Strategie-Analyse

Modellierung der

Unternehmens-architektur

System-architektur-

Design

Strukturanalyse

Ablaufanalyse

Organisations-struktur-Analyse

Kennzahlen-analyse

Risikoanalyse

Modellierungs-strategie

Prozess-management

Prozess-implementierung

Business PerformanceManagement

ProcessEvolution

Vorbereitung Strategie und Architektur Geschäftsprozessanalyse Nutzung

Projektmanagement Qualitätssicherung Dokumentation

Prinzip der ereignisorientierten Ablaufanalyse (HORUS)

Quelle: Schönthaler et. al. 201, S. 98

Eingabe-ereignisse

Bedarfsmeldung

Planbedarf

Angebot

Bedarfedisponieren

Angebotqualifizieren

Bezugsquellenermitteln

Anfrageerstellen

Bestell-anforderung

PotenzielleLieferanten

Angebotauswählen

Bestellungdurchführen

QualifiziertesAngebot

AusgewähltesAngebot

Lagerbestände

Lieferantenkatalog

Angebotablehnen

Lieferantenkatalog

Anfrage

Bestellung

Bestell-benachrichtigung

AbgelehntesAngebot

Ausgabe-ereignisse

BPM Life Cycle

Quelle: Dumas et. al. 2013

Process identification

Process discovery

Process analysis

Process monitoring and

control

Process implementation

Process redesign

Prozess-architektur

Ist-Modell

Schwach-stellen und Wirkungen

Soll-Modell

Ausführbares Modell

Passfähigkeit und Leistung

Begriff und Anforderungen

Acht Vorgehensmodelle

KritikDas RAIL-Modell

Vergleich der Vorgehensmodelle

Quelle: Gronau 2016

AnsatzAnpassbar-

keitRück-

kopplung

Dreidimen-sionalität (M/

O/T)

Ausführ-lichkeit

Reichweite

Becker 2010 - - o + +

Scheer 1998 - o - ++ +

Rosenkranz 2002 + o - o o

Frank/Gronau 2002 ++ o ++ + o

Jeston/Nelis 2008 o - o ++ +

Schmelzer/Sesselmann 2010 - + + - +

Stöger 2011 + ++ - o +

Schönthaler et. al. 2011 o o ++ ++ o

Dumas et. al. 2013 - o - ++ +

Begriff und Anforderungen

Acht Vorgehensmodelle

Kritik

Das RAIL-Modell

R - Robust

RAIL - das GPM-Vorgehensmodell aus Potsdam

Quelle: Gronau 2016

Für vielfältige Aufgabenbereiche einsetzbar

A - Anpassbar

An unterschiedliche Gegebenheiten, Unternehmensgrößen

I - Integrativ

Betrachtet Menschen, Organisation und Technik (IT) gleichmäßig und integrierend

L - Lasttauglich

Kann für große Aufgaben eingesetzt werden

Bestandteile eines Projektes

Quelle: Gronau 2016

Menschen

Technik Abläufe

Überblick über RAIL

Quelle: Gronau 2016

Projektvorbereitung

Istanalyse

Sollkonzept

Umsetzung und Integration

Laufende Optimierung

Proj

ektm

anag

emen

t und

-ste

ueru

ng

Cha

nge

Man

agem

ent

Inhaltliche Aufgaben

Inhalte der Projektvorbereitung

Quelle: Gronau 2016

Zieldefinition

Abgrenzung des Untersuchungsgebietes

Projektauftrag

Projektvorbereitung

Erhebung

Aufgaben der Phase Istanalyse

Quelle: Gronau 2016

Datenanalyse, Interviews, Dokumentenanalyse

Prozessarchitektur, Organisationsstruktur, Abläufe,

Unternehmensstrategie, Geschäftssituation, Geschäftsziele, Kennzahlen, Risiken

Dokumentation/Modellierung

Festlegen der Modellierungsstrategie

Identifizieren und Gewichten von Geschäftsprozessen -> Prozesslandkarte

Entwurf, Berechnung, Simulation

Identifikation von Potenzialen

Beschreibung und Bewertung

Istanalyse

Ziel: Innovation zur Verbesserung der Wertschöpfung

Aufgaben der Phase Sollkonzept

Quelle: Gronau 2016

Auswahl und Gestaltung von Sollprozessen

Differenzierung nach Aufwand und Wirkung/Reichweite der Maßnahmen

✦ Muss-Konzept

✦ Soll-Konzept

✦ Kann-Konzept

Migrationspfad von Ist zu Soll

Verwendung von Mustern, Frameworks, Standardsoftware, wo immer sinnvoll

Sollkonzept

Organisatorische Veränderungen

Aufgaben der Phase Umsetzung und Integration

Quelle: Gronau 2016

Beziehung zu Change Management herstellen

Technische Veränderungen

Eigenentwicklung

Standardsoftware

inkl. Workflows

inkl. Groupware

Personelle Veränderungen

Beziehung zu Change Management herstellen

Umsetzung und Integration

Ziel: Anlauf erleichtern; Produktivität steigern

Aufgaben der Phase Laufende Optimierung

Quelle: Gronau 2016

Bewertung

Benchmarks

Process Warehouse

Referenzmodelle

Monitoring

Laufende Optimierung

Schwerpunkte

Projektmanagement und -steuerung

Quelle: Gronau 2016

Tailoring des Vorgehensmodells

Teamzusammenstellung

Methodenschulung des Teams

Planung von Budgets und Terminen

Zusammenstellung des Entscheidungsgremiums

Proj

ektm

anag

emen

t und

-ste

ueru

ng

Schwerpunkte

Change Management

Quelle: Gronau 2016

Partizipationsgrad festlegen

Informationskanäle schaffen und sicherstellen

Managementaufmerksamkeit herstellen und erhalten

Leadership für das Projekt installieren

Cha

nge

Man

agem

ent

Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., Reijers, H.: Fundamentals of Business Process Management. Heidelberg 2013

Frank, H., Gronau, N.: Vorgehensmodell der Systemanalyse. In: Krallmann, H., Frank, H., Gronau, N.: Systemanalyse im Unternehmen. 4. Aufl. München 2002, S. 47-114

Gronau, N.: Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung. Berlin 2016

Grupp, B.: Methoden der Istaufnahme und Problemanalyse, Arbeitstechniken für Mitarbeiter in EDV- und Büroprojekten, in Heilmann, W. (Hrsg.): Integrierte Datenverarbeitung in der Praxis, Schriftenreihe Band 41, Wiesbaden 1987

Jeston

Rosenkranz, F.: Geschäftsprozesse - Modell- und Computergestützte Planung. Berlin Heidelberg 2002

Scheer, A.-W.: ARIS - Vom Geschäftsprozess zum Anwendungssystem. 3. Auflage, Berlin Heidelberg New York 1998

Schmelzer, H.J., Sesselmann, W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. Kunden zufrieden stellen - Produktivität steigern - Wert erhöhen. 7. Aufl. München 2010

Schönthaler, F. u.a.: Geschäftsprozesse für Business Communities - Modellierungssprachen, Methoden, Werkzeuge. München 2011

Stöger

Stein, T.: PPS-Systeme und organisatorische Veränderungen. Ein Vorgehensmodell zum wirtschaftlichen Systemeinsatz. Berlin Heidelberg New York 1996

Literatur

Zum Nachlesen

Kontakt

Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau

Center for Enterprise ResearchUniversität PotsdamAugust-Bebel-Str. 89 | 14482 Potsdam Germany

Tel. +49 331 977 3322E-Mail ngronau@lswi.de

Gronau, N.:Geschäftsprozessmanagement in Wirtschaft und Verwaltung.Berlin 2016

Geschäftsprozessmana-gement in Wirtschaft und Verwaltung Analyse, Modellierung und Konzeption

Norbert Gronau