Vorlage zur Kenntnisnahme - Berlin...positionen mit Besetzungsstatus ab 2015) Vollzeitäquivalente...

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Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 05.08.15 Vorlage zur Kenntnisnahme für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am 24.09.2015 1. Gegenstand der Vorlage: Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zent- rales Forderungsmanagement (ZFM) - 2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten: Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am 04.08.15 beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 1035/IV der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen. Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt. Komoß Bezirksbürgermeister Anlage

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Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 05.08.15

Vorlage zur Kenntnisnahme

für die Sitzung der Bezirksverordnetenversammlung am 24.09.2015

1. Gegenstand der Vorlage: Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zent-

rales Forderungsmanagement (ZFM) - 2. Die BVV wird um Kenntnisnahme gebeten:

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf hat in seiner Sitzung am 04.08.15 beschlossen, die BA-Vorlage Nr. 1035/IV der BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen.

Die Vorlage ist in der Anlage beigefügt.

Komoß Bezirksbürgermeister Anlage

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Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin 09.07.2015 RA I IV 2410 Bearbeiter: Kornmehl

Vorlage für das Bezirksamt

- zur Beschlussfassung – Nr. 1035/IV

A. Gegenstand der Vorlage: Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit

- Zentrales Forderungsmanagement (ZFM) - B. Berichterstatter/in: Bezirksbürgermeister Herr Komoß C.1 Beschlussentwurf: Das Bezirksamt beschließt, vorbehaltlich der Beteiligung

der Beschäftigtenvertretungen: 1. Die mit der Anlage beigefügte Konzeption zur Kenntnis

zu nehmen.

2. Mit Beschlussfassung dieser Vorlage wird innerhalb des Modellprojektes Zentrales Forderungsmanagement im Rechtsamt ein Fachbereich mit der Bezeichnung - Zen-trales Forderungsmanagement - gemäß der Anlage 1 eingerichtet.

3. Das Rechtsamt Fachbereich - Zentrales Forderungs-mangement (RA ZFM) - ist eine Dienstleistungseinheit und führt bis zum 31.12.2017 eine Werkstattphase durch.

4. Zur Absicherung der Werkstattphase werden im Kapitel 3300 TItel 428 11 für zwei Jahre längstens bis zum 31.12.2017 sechs Beschäftigungspositionen Tarifbe-schäftigte/r mit Bewertungsvermutung, davon fünf in der Entgeltgruppe (EG) 6 bis EG 9 des TV-L und eine in der EG 12 des TV-L ab Beschlussfassung unterjährig eingerichtet.

5. Die Forderungen, die zu Einnahmen in den in Anlage 2 aufgeführten Kapiteln und Titeln des Bezirkshaushalts-planes führen können, werden ab dem 01.01.2016 wie folgt bearbeitet: Das Fachamt bzw. die Serviceeinheit sorgt weiterhin für die sachlich und rechtlich einwandfreie Entstehung einer Forderung sowie deren Buchung in Profiskal unter Nutzung des zutreffenden AdF-Schlüssels. Hierzu zählt auch die Bestimmung von Fälligkeit, Zahlweise und Mahnverfahren. Nach automatisierter Mahnung durch Profiskal werden die Forderungen bei fruchtlosem Ablaufen der in der Mahnung gesetzten Zahlungsfrist in Auftragswirtschaft gemäß Nr. 3.2. AV § 9 LHO an die

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Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement zur weiteren vollumfänglichen Bearbeitung und Einziehung übertragen. Für die übertragenen Forderungen obliegen der Dienstleistungseinheit die Kontroll- und Reporting-pflichten. Die Fachämter und die Serviceeinheiten Facility-Management bzw. Steuerungsdienst mit Finanz- und Personalservice, Fachbereich Personal, übertragen der Dienstleistungseinheit - RA ZFM - im Einklang mit der LHO die entsprechenden Kompetenzen. Die Fachämter und die Serviceeinheit haben die Möglichkeit, zu jeder Zeit die weitere Bearbeitung der Forderung durch die Dienstleistungseinheit zu stoppen und diese in eigener Zuständigkeit und Verantwortung weiterzubearbeiten. Die Fachverantwortung für den rechtlichen Bestand der Forderungen verbleibt beim Fachamt bzw. der Serviceeinheit.

6. Das RA legt dem Bezirksamt zum 28.02.2017 einen ersten Bericht über die Ergebnisse der Werkstattphase vor.

C.2 Weiterleitung an die BVV zugleich Veröffentlichung: Das Bezirksamt beschließt weiterhin, diese Vorlage der

BVV zur Kenntnisnahme vorzulegen und umgehend zu veröffentlichen.

D. Begründung: Es ist das Ziel des Bezirksamtes, das Forderungsmanage-

ment effektiver zu gestalten. Das Bezirksamt hat mit der Vorlage Nr. 0833/IV am 09.09.2014 die Etablierung eines Zentralen Forderungsmanagements beschlossen. Die Vor-lage informiert über den Zwischenstand der Projektdurch-führung und gibt eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen. Auf die der Vorlage beigefügte Konzeption wird verwiesen - Anlage zur BA-Vorlage -.

E. Rechtsgrundlage: § 1 GO BA, §§ 15 und 36 Abs. 2 Buchstaben b und f und

Abs. 3 Bezirksverwaltungsgesetz, Schreiben der SenFin FFM 1 - H 1000 - 1/2012 vom 06.02.2015 und 11.06.2015

F. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Es wird davon ausgegangen, dass die Umsetzung der

Maßnahme zu einer verbesserten Quote der Forderungs-beitreibung führen und somit die Einnahmebilanz der Bezirksverwaltung verbessert wird. Für das Jahr 2016 wird mit Einnahmen aus dem Projekt in Höhe von 750.000 EUR gerechnet. Diese Einnahme-prognose wurde bei der Aufstellung des Doppelhaushaltes 2016/2017 berücksichtigt und eingeplant. Mit 11.06.2015 hat sich die Senatsverwaltung für Finanzen auf den Antrag des Bezirkes bereit erklärt, das Projekt für die Jahre 2015 bis 2017 finanziell in Höhe von insgesamt 779.000 EUR im Wege der Basiskorrektur zu unterstützen. Diese Mittel stehen zur Finanzierung der zur Projektdurch-

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führung einzurichtenden Beschäftigungspositionen und erforderlichen Sachmittel zur Verfügung. Personalmittel: Berechnungsbasis Durchschnittssatz 2015 für neu Einzustellende - Tarifbereich Ost - auf Grund Bewertungs-vermutung wird für fünf Beschäftigungspositionen von der maximalen EG 9 und für eine von der EG 12 ausgegangen. Bei voraussichtlicher Besetzung zum 15.07.2015 (drei Beschäftigungspositionen) entstehen Personalkosten von insgesamt 533.400 €, die aus den Projektmitteln zu finanzieren sind: Kosten 2015: 48.400,-€

Kosten 2016: 267.000,-€ (ganzjährige Finanzierung aller Beschäftigungspositionen)

Kosten 2017: 218.000,-€ (inkl. anteilige Finanzierung der drei Beschäftigungs-positionen mit Besetzungsstatus ab 2015)

Vollzeitäquivalente (VZÄ):

Der mit der Maßnahme entstehende Aufwuchs von sechs VZÄ wird aufgrund der Befristung spätestens im Jahr 2017 abgebaut. Bezüglich der Möglichkeit einer Entfristung der Beschäftigungspositionen ist dem Bezirksamt mit dem ersten Bericht zur Werkstattphase am 28.02.2017 ein Entscheidungsvorschlag zu unterbreiten.

G. Gleichstellungsrelevante Auswirkungen: Keine H. Behindertenrelevante Auswirkungen: Keine I. Migrantenrelevante Auswirkungen: Keine Komoß Bezirksbürgermeister Anlage

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Konzeption für die Einrichtung und Erprobung

einer Dienstleistungseinheit

– Zentrales Forderungsmanagement –

im Rechtsamt

des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin Version: 1. Bericht der Arbeitsgruppe Juli 2015 – Beginn der Werkstattphase

Herausgeber: Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin

Rechtsamt Arbeitsgruppe - Zentrales Forderungsmanagement -

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Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung 3

2. Kurzbeschreibung zum Sachstand des Projektes 3

3. Fachliche und wirtschaftliche Zielsetzung der Erprobung einer Dienstleistungs- einheit - Zentrales Forderungsmanagement – 3

4. Inhaltliche Schwerpunktsetzung während der Vorbereitungs-/Werkstattphase 4

5. Geplante Verfahrensschritte bei der Forderungsbearbeitung 5

6. Finanzierung der Dienstleistungseinheit 7

7. Personelle Ausstattung der Dienstleistungseinheit im Erprobungszeitraum 7

Anlagenverzeichnis 10

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Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement -

Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV

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1. Einleitung

Im vergangenen Jahr ist durch das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin ein Votum für eine Zentralisierung der Forderungsbearbeitung im Bezirk getroffen worden. Mit der BA-Vorlage Nr. 0833/IV zur Etablierung eines zentralen Forderungsmanagements wurde festgelegt, dass vorbehaltlich der Beteiligung der Beschäftigtenvertretung beim Rechtsamt ein Zentrales Forderungsmanagement stabsmäßig angesiedelt wird. Die bilaterale Abstim- mung mit allen beteiligten Ämtern erfolgt in einer bis zum 31.12.2015 andauernden Vorberei- tungsphase. In den Jahren 2016 und 2017 soll die Zusammenfassung des Forderungsma- nagements in einer Organisationseinheit erprobt werden.

2. Kurzbeschreibung zum Sachstand des Projektes

Derzeit ist jeder Fachbereich der bezirklichen Verwaltung im Rahmen der Mittelbewirtschaf- tung auch für die Bearbeitung überfälliger Forderungen verantwortlich. In Umsetzung des Beschlusses des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf von Berlin zur Vorlage Nr. 0833/IV wurde mit den Fachämtern und der Serviceeinheit Facility Management ein Erfahrungsaus- tausch über die individuell praktizierte Bearbeitungsweise der Beitreibung von Forderungen durchgeführt und die Zusammensetzung der offenen Forderungen im jeweiligen Zuständig- keitsbereich analysiert. Hierbei konnten überfällige Forderungen, d.h. Forderungen deren Zahlungsfristen nach erfolgter Mahnung fruchtlos verstrichen sind, identifiziert werden, deren Weiterbearbeitung durch eine Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement erfolgen könnte. In den Gesprächen wurde deutlich, dass aufgrund der dezentralen Struktur in den Fachbe- reichen unterschiedliche Bearbeitungsprozesse, unterschiedliche Qualifikationen und unter- schiedliche personelle Kapazitäten für die Forderungsbearbeitung vorhanden sind. Schließ- lich konnten durch den geführten Informationsaustausch gewonnene Erkenntnisse bereits unmittelbar für Änderungen im Arbeitsablauf genutzt werden.

3. Fachliche und wirtschaftliche Zielsetzungen der Erprobung einer Dienst- leistungseinheit „ Zentrales Forderungsmanagement“

Die Bearbeitung von Forderungen ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Spar- samkeit zu organisieren. Ziel des Projektes ist eine weitere Verbesserung der im Zusam- menhang mit der bezirklichen Forderungsbearbeitung ablaufenden Prozesse, um einen mög- lichst kurzfristigen Zahlungseingang, ein geringeres Ausfallrisiko der offenen Forderungen, eine schnelle Reaktionsmöglichkeit auf Veränderungen sowie ein adressatengerechteres Mahnwesen zu erreichen.

Einem weiteren Anstieg der offenen bezirklichen Forderungen von 11.578.960 € (Stand 10.12.2013) über 11.580.495 € (Stand 30.09.2014) auf zuletzt 11.829.067 € (Stand 16.03.2015) soll entgegen gewirkt werden.

Durch eine Zusammenfassung des Forderungsmanagements in einem beim bezirklichen Rechtsamt angesiedelte Organisationseinheit sollen Fachkenntnisse gebündelt werden. Es ist zu erwarten, dass eine aufgrund der Fallzahl abzusehende Spezialisierung der Beschäf- tigten der Dienstleistungseinheit sowie eine aufgrund der zu bearbeitenden Fallzahlen zu erwartende Bearbeitungsroutine zu einer effizienteren Forderungsbearbeitung führen wird.

Die Bündelung wird andererseits Entlastungen für die Fachämter und Serviceeinheiten brin- gen, da diese bei Beibehaltung des Personals von den Aufgaben des Forderungsmanage- ments entlastet werden. Die Bereiche werden durch das Projekt in die Lage versetzt, die vorhandene Überlastung der Beschäftigten in den Fachämtern abzubauen und eine Kon- zentration auf die Kerntätigkeit zu sichern. Inwiefern dauerhafte Stellen aus den Fachämtern

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in das Zentrale Forderungsmanagement überführt werden, ist bis Ende der Werkstattphase zu klären. Es wird erwartet, dass die durch das Projekt angestrebte Entwicklung eines „akti- ven“ und zentralen Forderungsmanagements zu einer Stärkung der Einnahmesituation des Bezirks beitragen wird.

4. Inhaltliche Schwerpunktsetzung während der Vorbereitungs-/Werkstattphase

Innerhalb des Jahres 2015 sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Tätigkeitsaufnah- me der Dienstleistungseinheit zum Januar 2016 zu schaffen.

Im Ergebnis der im Bezirk mit den Fachämtern und der Serviceeinheit Facility Management geführten Gespräche wurde ein Überblick über das Aufkommen und die Art der auf die Dienstleistungseinheit zu übertragenden Forderungen gewonnen:

• Schwerpunktmäßig liegen derzeit auf Öffentlichem Recht beruhende überfällige For- derungen in den Fachämtern vor. Für die Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderun- gen sind die Bestimmungen des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes heranzuziehen. Da dessen Regelungen die Vollstreckung von Geldforderungen im Verwaltungswege vorsehen, kann die einzurichtende Dienstleistungseinheit unmittelbar tätig werden. Eine vertragliche Übertragung dieser hoheitlichen Aufgabe auf eine Stelle außerhalb der Verwaltung ist nicht zulässig.

• Es wurde festgestellt, dass in ProFISKAL bei allen Fachämtern des Bezirkes und den Serviceeinheiten Forderungen gebucht sind, die überfällig sind und deren Weiterbe- arbeitung grundsätzlich in der Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsma- nagement - erfolgen kann. Eine Übersicht der jeweiligen Kapitel und Titel des Be- zirkshaushaltsplanes ist Anlage 2 zu entnehmen.

• In den Gesprächen wurde erkannt, dass die überwiegende Anzahl der Vorgänge oh- ne weitere Nacharbeiten an das Forderungsmanagement abgegeben werden kann. Eine Ausnahme hiervon bildet eine vor Übertragung durchzuführende Klärung von ca. 3.000 Vorgängen schwerpunktmäßig aus dem Bereich des Amtes für Soziales, in denen Darlehen und Beihilfen gewährt wurden und zunächst in jedem Einzelfall eine Fälligkeit der Rückzahlungsverpflichtung zu prüfen ist. Die Klärung der Vorgänge ist für eine Bewertung und erfolgreiche Beitreibung dieser Voraussetzung und wird einen Bearbeitungsschwerpunkt in der Vorbereitungsphase darstellen.

Durch die Projektleitung werden parallel die Gespräche zur Ausgestaltung der Schnittstellen zwischen den Fachämtern/Serviceeinheiten und der Dienstleistungseinheit fortgeführt. In den Besprechungen wird auch die Gewährleistung eines Informationsaustausches thematisiert werden.

5. Geplante Verfahrensschritte bei der Forderungsbearbeitung

Die Dienstleistungseinheit soll ab 01.01.2016 überfällige öffentlich-rechtliche und privatrecht- liche Forderungen bearbeiten. Es ist geplant, die Forderungsbearbeitung an den nachfol- genden Prozessschritten auszurichten:

a) Adressrecherche

Die Qualität und Aktualität der Adressdaten stellen eine wesentliche Komponente für den Erfolg des Forderungseinzugs dar.

Nach Einschätzung des Berliner Datenschutzbeauftragten vom 23.12.2014 ist bei privat- rechtlichen Forderungen nach § 2 Abs. 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) der Para- graph 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) anzuwenden.

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„Nach dieser Norm ist der Gläubiger grundsätzlich berechtigt, bei Einwohnermeldeämtern, Adresshändlern oder Auskunfteien wie der Schufa die neue Adresse des Gläubigers zu re- cherchieren, da die Durchsetzung von rechtmäßig bestehenden Forderungen ein berechtig- tes Interesse im Sinne dieser Norm darstellt und der Wunsch des Schuldners, möglichst lan- ge unerkannt zu bleiben, kein schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbei- tung oder Nutzung erkennen lässt.“ (BlnBDI Schreiben vom 23.12.2014, S. 1f).

Bei öffentlich-rechtlichen Forderungen fehle hingegen eine so „flexible“ Rechtsgrundlage wie § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG. Nach Einschätzung des Berliner Datenschutzbeauftragten sei jedoch eine Verwaltung, die berechtigt ist, eine Anfrage bei Einwohnermeldeämtern durchzuführen, auch berechtigt dieses durch einen Auftragsdatenverarbeiter durchführen zu lassen. Gemeint sind Unternehmen, die Adressauskünfte aus öffentlichen Melderegistern einholen.

Mit diesen Unternehmen ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag nach § 3 BlnDSG abzu- schließen. Die Beauftragung eines Adresshändlers oder von Auskunfteien könne mangels gesetzlicher Grundlage nicht erfolgen.

Dieser bestehende Rahmen für die Ermittlung aktueller Adressen ist zu nutzen.

b) Mahnverfahren/Telefonische Kontaktaufnahme mit den Schuldnern

Die Erfahrungen bei der Einbindung eines Verwaltungshelfers haben gezeigt, dass durch eine direkte Kontaktaufnahme und Schuldneransprache eine nicht unerhebliche Anzahl von Forderungsvorgängen bereits im Vorfeld der Vollstreckung geklärt werden kann. Es besteht daher die Vermutung, dass eine telefonische Kontaktaufnahme ein wirksames Mittel dar- stellt, um den Schuldner zur Zahlung zu bewegen. Durch diese kann eine Beziehung zum Schuldner aufgebaut und ein Überblick über seine Beweggründe, nicht zu zahlen, verschafft werden.

Eventuell bestehende Fragen können einer Klärung zugeführt und gegebenenfalls Ratenzah- lungsmöglichkeiten unterbreitet werden. Daher ist davon auszugehen, dass durch eine Op- timierung des vorgelagerten Mahnprozesses die Zahl von arbeitsintensiven Vollstreckungs- aufträgen reduziert werden kann. Das bestehende automatisierte Mahnverfahren soll weiter- hin flankierend genutzt werden.

c) Bearbeitung der Forderung und Anwendung von § 59 LHO

Zur Gewährleistung einer effektiven Forderungsbearbeitung sollte die Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement ab 01.01.2016 die vollumfängliche Bearbeitung der übergeleiteten Forderungen übernehmen. Dies schließt die zentrale Bearbeitung von Stundung, Nieder- schlagung und Erlass ein:

Nach § 34 Landeshaushaltsordnung (LHO) sind Einnahmen rechtzeitig und vollständig, so- mit bei Fälligkeit und in voller Höhe, zu erheben. Sofern die rechtlichen Voraussetzungen gegeben sind, können in Ausnahmefällen einnahmemindernde Maßnahmen ergriffen werden (z.B. § 59 LHO). § 59 LHO sowie die Ausführungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (AV LHO) regeln die Veränderung von Ansprüchen durch Stundung, Niederschlagung und Erlass.

Die im Bezirk geführten Gespräche haben gezeigt, dass aufgrund der derzeit bestehenden dezentralen Bearbeitung und Forderungsüberwachung diese Vorschriften unterschiedlich angewendet werden.

Gegenüber einer in den Abstimmungsgesprächen vereinzelt geäußerten Favorisierung der weiterhin dezentralen Entscheidungszuständigkeit über einnahmemindernde Maßnahmen

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bietet die zentrale Bearbeitung von Stundung, Niederschlagung und Erlass in der Dienstleis- tungseinheit erhebliche Vorteile:

• Die einheitliche Anwendung der gesetzlichen Grundlagen zur Stundung, Nieder- schlagung und Erlass im Bezirk ist gegeben.

• Eine umfassende Erfassung der Stundungs- und Niederschlagungsvorgänge ist si- chergestellt, Stundungs- und Niederschlagungslisten könnten zentral geführt und kurzfristig ausgewertet werden.

• Durch den Einsatz von spezialisierten Beschäftigten besteht ein geringerer Schu- lungsbedarf. Gesetzliche Änderungen könnten zielgerichtet kommuniziert und umge- setzt werden.

• Durch eine Entscheidung in der Dienstleistungseinheit könnte eine Rückgabe des Vorgangs an das Fachamt/die Serviceeinheit und der dort für eine Weiterbearbeitung entstehende Aufwand vermieden werden. Die zentrale Bearbeitung führt zu einer Entlastung der Bereiche.

• Die zentrale Bearbeitung reduziert aufwändige Schnittstellen.

• Eine konsequente Aufgabentrennung im Forderungsmanagement zwischen Dienst- leistungseinheit und Fachamt/Serviceeinheit bleibt gewährleistet. Es sollte sicherge- stellt bleiben, dass der Dienstleistungseinheit ab dem Zeitpunkt der Zahlungsgestört- heit einer Forderung alle notwendigen Aufgaben zugeordnet sind, welche bis zum Abschluss des Einziehungsverfahrens notwendig werden.

Eine zentrale Aufgabenwahrnehmung ist rechtlich zulässig:

Nach Ziffer 3.2 zu § 9 AV LHO kann der Beauftragte für den Haushalt die Bewirtschaftung von Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen auf andere Organisationsein- heiten übertragen (Auftragswirtschaft). Darüber ist ein Nachweis zu führen. Die Übertragung auf Organisationseinheiten einer Bezirksverwaltung ist nur dann zulässig, wenn auch die jeweilige Serviceeinheit Finanzen zugestimmt hat.

Der Fachbereich Finanzen des Steuerungsdienstes mit Personal- und Finanzservice (StDPersFin) würde vorliegend seine Zustimmung erteilen.

Gemäß § 59 Abs. 1 Satz 2 LHO kann der zuständige Leiter des Verwaltungszweigs seine Befugnisse zur Veränderung von Ansprüchen übertragen. Weil nach Ziffer 3.2 zu § 9 AV LHO sogar die Übertragung der Bewirtschaftung von Einnahmen auf die Dienstleistungsein- heit möglich ist, kann dieser erst recht die Befugnis zur Veränderung von Ansprüchen über- tragen werden.

d) Abstimmungen mit dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit

Um eine rechtssichere Umsetzung und hohe Akzeptanz des Konzeptes zur zukünftig zentra- lisierten Bearbeitung der bezirklichen Forderungen zu gewährleisten, ist dieses mit dem Ber- liner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abzustimmen. Bei der Definition und Ausgestaltung der Schnittstellen zwischen den Bereichen und der Dienstleistungseinheit sind die spezifischen Datenschutzregelungen zu beachten. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund des hohen Anteils von Forderungen auf sozialrechtlicher Grundlage und dem hohen Stellenwert des Sozialdatenschutzes.

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e) Aktive Beteiligung an der landesweiten Arbeitsgruppe zum Forderungsmanagement

Die unter Federführung der Senatsverwaltung für Finanzen tätige Arbeitsgruppe zum Forde- rungsmanagement ist entsprechend dem Arbeitsauftrag des Abgeordnetenhauses mit der Erstellung eines Konzeptes zum Forderungsmanagement im Land Berlin befasst.

Der Bezirk Marzahn-Hellersdorf wird sich weiterhin aktiv in diese Arbeitsgruppe einbringen und laufend über die im Projekt gewonnenen Erkenntnisse auf Landesebene informieren. Darüber hinaus werden die Erfahrungen durch eine entsprechende Dokumentation den wei- teren Bezirken und den Senatsverwaltungen nutzbar gemacht werden. Hierdurch wird ein Beitrag geleistet, die gewonnenen Erkenntnisse auch in anderen Bereichen der Berliner Verwaltung für eine Optimierung der Prozessabläufe im Forderungsmanagement zu nutzen.

6. Finanzierung der Dienstleistungseinheit

Zur Finanzierung der Durchführung des Projektes wurde im Dezember 2014 ein Projektan- trag zur Unterstützung der Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit Forde- rungsmanagement bis einschließlich 2017 bei der Senatsverwaltung für Finanzen gestellt.

In seinem Antwortschreiben befürwortete der Staatssekretär Klaus Feiler der Senatsverwal- tung für Finanzen die bezirkliche Initiative und erklärte sich grundsätzlich bereit, das Projekt für die Jahre 2015 bis 2017 finanziell zu unterstützen.

Mit Schreiben vom 11.06.2015 hat sich die Senatsverwaltung für Finanzen bereit erklärt, das Projekt für die Jahre 2015 bis 2017 finanziell in Höhe von insgesamt 779.000 EUR im Wege der Basiskorrektur zu unterstützen. Der Betrag verteilt sich wie folgt:

Jahr Höhe der Förderung durch SenFin

2015 118.200,00 EUR

2016 319.200,00 EUR

2017 341.600,00 EUR

7. Personelle Ausstattung der Dienstleistungseinheit im Erprobungszeitraum/ Werkstattphase

Die Erprobung einer „Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement“ bedarf zur Vorberei- tung und Umsetzung zusätzlicher Personalressourcen, um die dezentralen Bereiche ange- sichts der bereits bestehenden enormen Arbeitsbelastung nicht zu überfordern.

a) Vorbereitungsphase (2. Halbjahr 2015)

Für das 2. Halbjahr 2015 wird mit einem Personalbedarf von 1 Dienstkraft für das Projekt- management sowie insgesamt 4 Dienstkräften im Bereich der Sachbearbeitung geplant.

In Anbetracht der großen Anzahl zunächst klärungsbedürftiger Forderungsvorgänge ist sicherzustellen, dass dieser Tätigkeitsbereich bis zum 31.12.2015 abgeschlossen werden kann, um den geplanten zeitlichen Beginn der zentralen Forderungsbeitreibung ab 01.01.2016 weiterhin zu gewährleisten. Belastbare Erfahrungswerte zu erforderlichen Zeit- ansätzen für diese Aufgabenstellung bestehen derzeit nicht.

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Die Vorklärung der ca. 3.000 Forderungen ist bei Berücksichtigung des Aufgabeninhaltes grundsätzlich in der Sachbearbeitung anzusiedeln.

Im 2. Halbjahr 2015 stehen bei einer 5 Tage-Woche 131 Arbeitstage zur Verfügung. Bereits diese Zahl zugrunde gelegt würde eine Klärung von 5,7 Fällen je Arbeitstage und Dienstkraft (Ansatz von 4 Dienstkräften) bedeuten. Tatsächlich ist aus heutiger Sicht die Anzahl der für die Klärung zur Verfügung stehenden Arbeitstage unter Berücksichtigung des Zeitpunktes der Tätigkeitsaufnahme, des erforderlichen Einarbeitungs- und Schulungsaufwandes sowie von Urlaubs- und Krankheitszeiten geringer anzusetzen.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass auch die Abstimmung und Überleitung der identifizier- ten übernahmefähigen Forderungen Arbeitskapazitäten binden wird.

b) Umsetzungsphase (Jahr 2016)

Durch die im Bezirk mit den Fachämtern und Serviceeinheiten geführten Gespräche konnten auf der Grundlage der in ProFISKAL mit Stand 16.03.2015 gebuchten überfälligen Forderun- gen insgesamt knapp 12.500 Hauptforderungen mit einem Gesamtvolumen von 5,504 Millio- nen EUR identifiziert werden, die geeignet sind, in einer Dienstleistungseinheit „Zentrales Forderungsmanagement“ zentralisiert bearbeitet zu werden.

Zukünftig überfällig werdende Forderungen in den abgestimmten Kapiteln und Titeln des Bezirkshaushaltsplanes (Anlage 2) werden nach Arbeitsaufnahme des Forderungsmanage- ments ab 01.01.2016 an dieses laufend abgegeben.

Für das Jahr 2016 ist unter Berücksichtigung des voraussichtlichen Arbeitsvolumens von einem Personalbedarf von 1 Dienstkraft für das Projektmanagement sowie zunächst 3 Be- schäftigten im Bereich der Sachbearbeitung, welche im Rahmen der durch die Senatsverwal- tung für Finanzen zugesagten finanziellen Förderungen um 2 weitere Beschäftigte ergänzt werden, auszugehen.

Zur Entzerrung des Einarbeitungsaufwandes sollte diese personelle Aufstockung erst zeitlich nachgelagert ab 01.04.2016 erfolgen. Zwar erscheint diese Planung vor dem Hintergrund des zu bearbeitenden sehr hohen Forderungsvolumens (12.500 Hauptforderungen (Stand 16.03.2015) zuzüglich weiterer überfällig werdender Forderungen) als sehr ambitioniert. Dennoch sollte an der Planung festgehalten werden:

Ziel des Projektes ist es, Forderungen gegenüber Dritten schneller zu realisieren und hier- durch Forderungsausfälle zu reduzieren. Bei der Planung und Durchführung des Projektes ist sicherzustellen, dass die von der Dienstleistungseinheit Zentrales Forderungsmanage- ment wahrzunehmenden Aufgaben und Tätigkeiten von Anfang an professionell und voll- ständig durch diese erfüllt werden können. Hierzu ist ein dezentraler Fortbildungsplan pro Beschäftigte/Beschäftigter der Dienstleistungseinheit unter Beachtung der Angebote der Verwaltungsakademie des Landes Berlin aufzubauen.

Gegenwärtig existieren im Land Berlin für die in einer Dienstleistungseinheit anzusiedelnden Tätigkeiten keine belastbaren Angaben zu dem zu bewältigenden Arbeitsvolumen je Dienst- kraft.

Die Erfahrungen bei der Einbindung eines Verwaltungshelfers haben jedoch gezeigt, dass durch eine direkte Kontaktaufnahme und Schuldneransprache eine nicht unerhebliche An- zahl von Forderungsvorgängen bereits im Vorfeld der Vollstreckung geklärt werden kann. Somit wird nach dem derzeitigen Kenntnisstand davon ausgegangen, dass durch eine Opti- mierung des vorgelagerten Mahnprozesses die Zahl von arbeitsintensiven Vollstreckungs- aufträgen reduziert werden kann.

Schließlich erscheint es unter Berücksichtigung der Altersstruktur und Höhe des Bestandes überfälliger Forderungen nicht ausgeschlossen, dass gerade in der Anfangszeit der Tätig-

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keitsaufnahme der Dienstleistungseinheit durch eine Anwendung des § 59 LHO eine Redu- zierung der offenen Forderungen bewirkt und hierdurch die Anzahl der weiter zu bearbeiten- den Forderungen reduziert wird.

Es wird daher davon ausgegangen, dass im laufenden Betrieb bei einer optimalen techni- schen Ausstattung die Bearbeitung von bis zu 2.500 Vorgängen je Vollzeitkraft in der Sach- bearbeitung möglich ist. Diese Fallzahl korrespondiert mit Erfahrungswerten privater Inkas- sounternehmen.

Der konkrete Personalbedarf für die Dienstleistungseinheit ist im Rahmen der Werkstattpha- se nachweislich zu erheben und abschließend zu definieren.

Die Anlage 3 biete eine tabellarische Zusammenfassung der Aufgaben, die in Werkstattpha- se zu realisieren sind.

Dem Konzept wird der Entwurf das Anforderungsprofil (AP) und die Beschreibung des Auf- gabenkreises (BAK) für das Aufgabengebiet – Sachbearbeitung Forderungsmanagement - (3 Beschäftigungspositionen) beigefügt. Siehe hierzu Anlage 4 und 5.

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Anlagenverzeichnis

Anlage 1 Organigramm der Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement - in der Werkstattphase

Anlage 2 Übersicht zu den vorhandenen, überleitungsfähigen, zahlungsgestörten Forderungen

Anlage 3 Übersicht zu den Aufgaben in der Werkstattphase der Dienstleistungseinheit

RA ZFM

Anlage 4 Entwurf des Anforderungsprofils für das Aufgabengebiet - Sachbearbeitung Forderungsmanagement –

Anlage 5 Entwurf Beschreibung des Aufgabenkreises für das Aufgabengebiet - Sachbearbeitung Forderungsmanagement -

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Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin Werkstattphase - Organigramm Rechtsamt inkl. Fachbereich - Zentrales Forderungsmanagement -

Anlage 1 1. Bericht der AG Forderungsmanagement

Stabsstelle - Rechtsamt Leitung

Geschäftszimmer

Rechtsberatung und Datenschutz Namensänderung Zentrale Innenrevision

Zentrales Forderungsmanagement

RA ZFM - interne Dienstleistungseinheit

Rechtsberatung des Bezirksamtes, Rechtsvertretung

Schadensersatzangelegenheiten schwieriger Art

Angelegenheiten der öffentlich-rechtlichen Namensänderung

Schiedsamtswesen, einfachere Schadenangelegenheiten

Korrupptionsbekämpfung, Korrupptionsprävention

Zentrales bezirkliches Zuwendungsregister

6 Beschäftigungspositionen für die Bearbeitung von ….. Überwachung und Einziehung von öffentlich- rechtlichen Forderungen einschließlich Darlehen Überwachung und Einziehung von privatrechtlichen Forderungen

Treffen von haushaltsrechtlichen Entscheidungen im Rahmen der übertragenen Bewirtschaftungs- befugnisse

behördlicher Datenschutz

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Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement -

Anlage 2

1 von 2

Übersicht: - Vorhandene, überleitungsfähige, zahlungsgestörte Forderungen –

Organisationseinheit Kapitel Titel

Gesundheitsamt 4100 11111, 11150, 11979, 28133

Schul- und Sportamt 3700 11903

3701 12401

3715 11116, 12401

Stadtentwicklungsamt 4200 11105 (zunächst Fälle, die bis zum Jahr 2013 entstanden sind)

4201 11148, 11201 (zunächst Fälle, die bis zum Jahr 2013 entstanden sind)

4202 11159 (zunächst Fälle, die bis zum Jahr 2013 entstanden sind)

Straßen- und Grünflächenamt 3800 11904

3810 11105, 11193, 12401

3820 11152

Umwelt- und Naturschutzamt 4300 11149, 11193

Amt für Bürgerdienste 3500 11201

3502 11934 (ausschließlich Niederschlagungsfälle)

Amt für Weiterbildung und Kultur

3620 11120, 11124, 11190

Niedergeschlagene Forderungen der Biblio- thek

Ordnungsamt 3400 11105, 11150, 11153, 11155

Serviceeinheit Facility Ma- nagement

3306 12401

4510 12401, 12404

Amt für Soziales 3911 18212 (zunächst Vorklärung), 28112, 28122, 28123

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Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement -

Anlage 2

2 von 2

Organisationseinheit Kapitel Titel

Amt für Soziales 3912 18212 (zunächst Vorklärung), 28112, 28122

3995 18212 (zunächst Vorklärung)

Jugendamt 3701 11110 (nur abgeschlossene Kassenzeichen)

4021 11112, 11115, 11157 (jeweils nur abge- schlossene Fälle)

4040 28111 (nur abgeschlossene Fälle)

4042 28111 (abgeschlossene Fälle bis Jahr 2005)

4044 11936, 28112 (zunächst Vorklärung), 28113 (abgeschlossene Fälle)

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Einrichtung und Erprobung einer Dienstleistungseinheit - Zentrales Forderungsmanagement -

Anlage 3

1 von 1

Übersicht: Aufgaben in der Werkstattphase der Dienstleistungseinheit RA ZFM

Nr. Bezeichnung der Maßnahme

1 Festlegung der Struktur der Dienstleistungseinheit – Zentrales Forderungs- management -

2 Erarbeitung einer Ablauforganisation bzw. der Prozessabläufe der Forderungsbearbeitung in der Dienstleistungseinheit insbesondere unter Beachtung der unter Punkt 5 der Anlage zur BA-Vorlage Nr. 1035/IV dargestellten Prozeßschritte.

3 Abschluss der Definition der Schnittstellen zwischen den Fachämtern, den Serviceeinheiten und der Dienstleistungseinheit – Aufbau eines Schnittstel- lenkataloges

4 Erarbeitung von Regeln für den Informationsaustausch, der Prozessabläufe zwischen den Fachämtern, den Serviceeinheiten und der Dienstleistungs- einheit

5 Vorbereitung des Nachweises zur Übertragung der Aufgabe nach Ziffer 3.2 zu § 9 AV LHO

6 Erhebung und Definition des konkreten Personalbedarfs für die Dienstleis- tungseinheit

7 Erstellung der Anforderungsprofile pro Aufgabengebiet der Dienstleistungs- einheit

8 Beschreibung der Aufgabenkreise (BAK) für alle künftigen Aufgabengebiete der Dienstleistungseinheit erstellen und abschließen bewerten

9 Erarbeitung eines Geschäftsverteilungsplanes für den FB - RA ZFM

10 Erarbeitung eines bezirklichen Finanzierungsplanes

11 Entwicklung eines personenbezogenen Fortbildungskonzeptes

12 Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Maßnahme, inkl. Dokumentation des Prüfungsergebnisses

13 Vorstellung der Ergebnisse bei den Beschäftigtenvertretungen

14 Abstimmung des Konzeptes mit dem Berliner Datenschutzbeauftragten

15 BA-Vorlage zur Beschlussfassung für das Bezirksamt zur Beendigung der Werkstattphase und Einrichtung der Dienstleistungseinheit erarbeiten

16 Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen gemäß PersVG, LGG, SGB IX

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Anlage 4

* ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich

1

Bezirksamt Marzahn – Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006

Anforderungsprofil

Sachbearbeitung „Forderungsmanagement“

B.-Positionen Entwurf

Stand: 03.07.2015 Ersteller/in: Herr Döring

Herr Kornmehl BearbeiterZ: RA L, RAI IV geschult: ja Datum / Unterschrift des/der Amts-/ SE-Leiters/in bzw. BzStR/in

Die grau unterlegten Felder markieren den verbindlichen Teil des Basisanforderungsprofils. Abt.: Bezirksbürgermeister/in Bereich: Rechtsamt Kapitel: 3300 Titel: 42811 lfd. Nr. GVPl ….. /Festsetzungsjahr: ….. / 2015

1. Beschreibung des Arbeitsgebietes:

(ggf. Aufgabenanalyse und Text GVPl / BAK ) 1)

Sachbearbeitende Tätigkeit im Projekt „Forderungsmanagement“, insbesondere: - Überwachung und Einziehung von öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forde-

rungen einschließlich Darlehen, - Kontaktaufnahme mit Schuldnern zur Klärung von Vorgängen, - Treffen von haushaltsrechtlichen Entscheidungen im Rahmen der übertragenen Be-

wirtschaftungsbefugnisse, - Fertigung von Vollstreckungsersuchen an die zuständigen Vollstreckungsbehörden

bzw. Gerichtsvollzieher, - Ausfertigung von Anträgen auf Erlass von Mahnbescheiden, Pfändungs- und Über-

weisungsbeschlüssen sowie auf Erteilung einer Vermögensauskunft, - Zusammenstellung und selbstständige Auswertung von Forderungsbeständen nach

festgelegten Kriterien, - Analyse und Bewertung von einzelnen Forderungsvorgängen in Zusammenarbeit mit

den Ämtern und Serviceeinheiten einschließlich dem Anlegen von Forderungsvor- gängen,

- Unterstützung der Ämter und Serviceeinheiten bei der Aufarbeitung von Forderungs- vorgängen,

- Kommunikation mit externen Verwaltungshelfern, - Einleitung und Überwachung von internen Vorgangsklärungen, - Sonderaufgaben.

1) Grundlage der Aufgabenanalyse kennzeichnen

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Anlage 4

* ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich

2

Bezirksamt Marzahn – Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006

2. Bewertung des Aufgabengebietes und formale Anforderungen (tarif- und laufbahn-

rechtliche) 2.1. Bewertung des Aufgabengebietes BesGr. Amtsbezeichnung:

X EntGr. Fgr. Teil: Abschn. UA der Anlage A zum TV-L

2.2. formale Anforderungen (tarif- und laufbahnrechtliche) Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für die Laufbahngruppe ...... / ....... Ein-

stiegsamt des ........................... Dienstes Abschluss einer wissenschaftlichen

Hochschule / Master Fachrichtung :

Abschluss einer (Fach-) Hochschule / Bachelor

Fachrichtung:

Staatliche Anerkennung als

X Anerkannter Ausbildungsberuf im Verwaltungsbereich oder

X Sonstige Qualifikation Verwaltungslehrgang I

Sonstige Berufs- und/oder Leitungs- erfahrung

3. Leistungsmerkmale Gewichtungen *

3.1. Fachkompetenzen 4 3 2 1

3.1.1 Kenntnisse über den Aufbau und die Aufgaben der Bezirksver- X waltung und der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwor- tung

3.1.2 Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) X 3.1.3 Kenntnisse der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) X 3.1.4 Kenntnisse des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), insbesonde- X

re Buch 2 – Recht der Schuldverhältnisse, Abschnitte 1-7, sowie der Zivilprozessordnung (ZPO), insbesondere Buch 8 – Zwangsvollstreckung –

3.1.5 Kenntnisse der Gesetze über die Berliner Verwaltung (z. B. X VvB, AZG, VwVfG, VwVfGBln, VwZG, VwVG)

3.1.6 Kenntnisse der GGO I X 3.1.7 Kenntnisse des Berliner Datenschutzgesetzes sowie des Infor- X

mationsfreiheitsgesetzes (BlnDSG / IFG) 3.1.8 Kenntnisse über den Gender-Mainstreaming-Ansatz X

Kenntnisse über das Anliegen der interkulturellen Öffnung der Verwaltung (z. B. PartIntG, bezirkliche Integrationsprogramm)

3.1.9 IT- Kenntnisse, MS Office (Word, Excel, Outlook), Intranet und X Internet

3.1.10 Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware ProFiskal, OL- X MERA und RA-MICRO

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Anlage 4

* ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich

3

Bezirksamt Marzahn – Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006

► Erläuterung der Begriffe

● Raum für stellenbezogene Operationalisierungen Gewichtungen *

4 3 2 1 3.2 Leistungsverhalten

3.2.1 Belastbarkeit ► Fähigkeit, auch unter schwierigen Bedingungen überlegt zu agieren.

X

● reagiert überlegt ● arbeitet auch unter Belastung präzise und effizient ● bewältigt wechselnde Arbeitsinhalte und -situationen

3.2.2 Leistungsfähigkeit ► Fähigkeit, engagiert zu arbeiten und aktiv Wissen und Erfahrungen ein- zubringen sowie sich auf neue Aufgaben einzustellen und neue Kenntnisse zu erwerben.

X

● übernimmt selbstständig Aufgaben ● geht aktiv und engagiert an Aufgaben heran ● erkennt Schnittstellen und wesentliche Einflussfaktoren

3.2.3 Wirtschaftliches Handeln ► Fähigkeit, mit Arbeitskraft- und mitteln sowie Kosten und Zeit ökono- misch umzugehen.

X

● setzt die Ressourcen zielführend ein ● nutzt vorhandene Informationen, Kontakte und Expertenwis- sen ● kontrolliert die Einhaltung von Planungen und korrigiert Ab- weichungen

3.2.4 Organisationsfähigkeit ► Fähigkeit, vorausschauend zu planen und zu strukturieren und entspre- chend zu agieren.

X

● konzentriert sich auf das Wichtige und Wesentliche ● plant frühzeitig und realistisch ● handelt systematisch und realistisch

3.2.5 Selbstständigkeit ► Fähigkeit, den zur Verfügung stehenden Handlungsrahmen aktiv auszu- füllen.

X

● setzt sich erforderliche Schwerpunkte ● arbeitet mit wenig Anleitungserfordernis ● greift Probleme aus eigenem Antrieb auf

3.2.6 Entscheidungsfähigkeit ► Fähigkeit, zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen und dafür Verantwortung zu übernehmen.

X

● ermittelt die zur Entscheidung erforderlichen Informationen ● erkennt und wägt die Konsequenzen verschiedener Entschei- dungsalternativen ab ● trifft nachvollziehbare, ergebnisorientierte Entscheidungen in angemessener Zeit

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Anlage 4

* ) 4 unabdingbar 3 sehr wichtig 2 wichtig 1 erforderlich

4

Bezirksamt Marzahn – Hellersdorf von Berlin Basisanforderungsprofil (BasisAP) gem. RdSchr I Nr. 40/2006 vom 14. Juli 2006

► Erläuterung der Begriffe

● Raum für stellenbezogene Operationalisierungen Gewichtungen *

4 3 2 1 3.2.7 Innovationsfähigkeit/Kreativität

► Fähigkeit, Entscheidungstendenzen zu erkennen, Ideen zu entwickeln und diese zukunftsorientiert umzusetzen.

X

● steuert eigene Ideen für Problemlösungen und ihre Umset- zung bei

● arbeitet am Einsatz neuer Arbeitsmethoden mit ● hinterfragt gewohnte Arbeitsmethoden und Verfahren

3.3 Sozialverhalten

3.3.1 Kommunikationsfähigkeit ► Fähigkeit, sich personen- und situationsbezogen auszutauschen.

X

● beteiligt sich ergebnisorientiert an Diskussionen ● kommuniziert sein/ihr Handeln transparent ● bereitet Informationen ziel- und adressatenorientiert auf

3.3.2 Konfliktfähigkeit ► Fähigkeit, Probleme und Konflikte zu erkennen und tragfähige Lösungen anzustreben.

X

● reflektiert eigenes Denken und Handeln ● fordert Feedback ein und setzt sich damit auseinander ● strebt nach Lösungen/Kompromissen/Konsens

3.3.3 Kooperationsfähigkeit ► Fähigkeit, gemeinsam mit anderen zielgerichtet zusammenzuarbeiten und in Gruppen/Teams ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen.

X

● geht auf Argumente ein ● berücksichtigt andere Auffassungen und Ideen ● initiiert und fördert die Zusammenarbeit

3.4 Kunden-/kundinnen, adressaten-/adressatinnen (anwender- /anwenderinnen) orientiertes Handeln

3.4.1 Dienstleistungsorientierung ► Fähigkeit, die Arbeit als Dienstleistung für den/die externen und internen Kunden/Kundinnen zu begreifen.

X

● argumentiert verständlich und adressatenbezogen ● erläutert Entscheidungen und Verfahrensabläufe nachvoll- ziehbar ● beachtet das Zeitfenster des Auftraggebers

3.5 Führungsverhalten (nur bei Führungskräften)

3.5.1 Mitarbeiter-/Mitarbeiterinnenführung ► Fähigkeit, Ziele vorzugeben und dabei die Potenziale der Mitarbeiter/- innen zu berücksichtigen und zu fördern sowie ihre Bedürfnisse einzubezie- hen, auch unter Berücksichtigung des PersVG, des LGG und des SGB IX.

● entfällt ● … ● …

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Anlage 5

Inn 171 Seite 1 von 5

Dienststelle BA-Marzahn-Hellersdorf von Berlin, Abt. Bezirksbürgermeister/in

Datum 03.07.2015

Telefon (9293) 2410

Muster-Beschreibung des Aufgabenkreises (BAK)

Anlagen: Inn 171a sonstige Anlagen (z.B. Kopien)

Blatt Blatt 1. Organisatorische Einordnung des Aufgabenkreises ( Arbeitsgebiet ) :

Kapitel/Titel 3300/42811

Abt./Amt Abt. Bezirksbürgermeister/-in / Rechtsamt

Lfd.Nr. des GVPl./Stellenbezeichnung/Vgr. Letzte BAK vom Bewertungsentscheidung vom

2. Beschreibung des Arbeitsgebietes nach dem gültigen GVPl.:

Siehe beigefügte Kopie aus dem GVPl., die auch die Stellung des Arbeitsgebietes im Organisationsgefüge des Am- tes/Sachgebietes aufzeigt!

Neues Arbeitsgebiet Im Rahmen des Projektes „Etablierung einer Dienstleistungseinheit Forderungsmanagement im Bezirk Marzahn-Hellersdorf im Zeitraum 2015 – 2017“ wird eine zentralisierte Forderungsbearbeitung erprobt. Diese umfasst auch sachbearbeitende Tätigkeiten. - Sachbearbeitung Forderungsmanagement -

Gegenüber der letzten Stellenbewertung eingetretene Änderungen im Arbeitsgebiet:

Zugeordnete Produkte:

Funktion:

Bei Leitungsfunktion – Erläuterungen zur Größe und Bedeutung der Zielgruppe, für die die Verwaltungs- leistung bestimmt ist *):

Bei Leitungsfunktion – Erläuterungen zu den Anforderungen an die Organisationsgestaltung *):

Auf welche Bereiche oder Personenkreise wirkt sich das Arbeitsverhalten aus *):

Vertretung von:

wird vertreten von:

*) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte

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Anlage 5

Inn 171 Seite 2 von 5

3. Umfang der Befugnisse:

Weisungsbefugnis gegenüber folgenden Dienstkräften ( Zahl und Gruppe ) / besondere Anforderungen an die Personalführung Keine, ggf. Aufgabenstellung im Rahmen der Ausbildung von Nachwuchskräften in der Berli- ner Verwaltung

Unterschrifts-/Feststellungsbefugnis / besondere Anforderungen an Gestaltung und Bewirtschaftung des Budgets Im Rahmen des Aufgabengebietes ggf. Anordnungsbefugnis

Funktionsbezeichnung und Bewertung der Stelle des unmittelbaren Vorgesetzten Entscheidung steht noch aus

4. Bemerkungen

z.B. besondere Belastungen am Arbeitsplatz Weiterentwicklung und Anpassung der Arbeitsprozesse im Rahmen des Projektes

5. Benötigte Fachkenntnisse und Fähigkeiten (Anforderungsprofil des Arbeitsgebietes) 1)

Die im Aufgabenkreis zu erledigenden Arbeitsvorgänge sind mit den Arbeitsleistungen, den Arbeitsergebnissen und den hierfür jeweils benötigten Fachkenntnissen und Fähigkeiten der Anlage - Inn 171a - zu entnehmen! Für zur Bewältigung des Aufgabenkreises erforderliche Aus- und Weiterbildung usw. Erfolgreicher Abschluss einer Berufsausbildung im Verwaltungsbereich oder Verwaltungs- lehrgang I

Siehe Fachaufgaben Für zur Bewältigung des Aufgabenkreises erforderliche Erfahrungen

siehe Anforderungsprofil

1) Bei der Besetzung dieses Arbeitsgebietes ist das Anforderungsprofil der Maßstab für die geforderte Befähigung des jeweils ausgewählten Inhabers des Arbeitsgebietes (Befähigungsprofil des Beschäftigten)

Aufgestellt: Geprüft: Kenntnis genommen:

LuV/SE-Leitung OE Personalwirtschaft Stelleninhaber/in

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Anlage 5

Inn 171 a Seite 3 von 5

Lfd.Nr. des GVPl. Anlage zu Ziff. 5 BAK Lfd. Nr.

a) Arbeitsvorgang 1) 2) gem. Protokollerklärungen zu § 12 Abs.1 TV-L mit Angabe des Arbeitsergebnisses ( gleiche Arbeitsvorgänge, die gleiche Anforderungen stellen, sind zusammenzufassen )

b) hierfür benötigte Fachkenntnisse 5) u. Fähigkeiten 5) c) wesentliche dienstliche Beziehungen, Zielsetzungen, er-

läuterungsbedürftige bzw. strittige Themen, Gesprächs- partner/innen *)

d) Beschreibung des Handlungsspielraums *)

Zahl der Ar- beitsvorgänge in der Zeit 3) von

Prozentualer Anteil an der monatlichen Ar- beitszeit 4)

Bis

1

a) Überwachung und Einziehung von öffentlich- rechtlichen Forderungen einschließlich Darlehen

• Forderungsüberwachung unter Nutzung von Profiskal

• individuelle Kontaktaufnahme (auch telefo- nisch) mit Schuldnern zur Klärung von Vor- gängen

• notwendige Adressermittlung im Rahmen des Einziehungsverfahrens

• Einholung von Auskünften bei öffentlichen Registern (z.B. Kraftfahrtbundesamt, Auslän- derzentralregister)

• Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Forderun- gen

b) - Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO)

- Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware Profiskal und RA-MICRO

- Internetrecherche - Kenntnisse des Berliner Datenschutzgesetzes - Kenntnisse des VwVfG, VwVfG Bln, VwZG,

VwVG c)

d)

60

1) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funkti- on zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur,

von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvor- gänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise.

*) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte

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Anlage 5

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2

a) Überwachung und Einziehung von privatrechtli- chen Forderungen

• Forderungsüberwachung unter Nutzung von Profiskal

• individuelle Kontaktaufnahme (auch telefo- nisch) mit Schuldnern zur Klärung von Vor- gängen

• notwendige Adressermittlung im Rahmen des Einziehungsverfahrens

• Einholung von Auskünften bei öffentlichen Registern (z.B. Kraftfahrtbundesamt, Auslän- derzentralregister)

• Bearbeitung zivilrechtlicher Forderungen ein- schließlich der Erwirkung eines Titels - Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche - ggf. Prüfung von Einwendungen/Einreden

des Schuldners - Ausfertigung von Anträgen auf Erlass von

Mahn- und Vollstreckungsbescheiden, so- wie Pfändungs- und Überweisungsbe- schlüssen

• Vollstreckung zivilrechtlicher Titel • ggf. Kommunikation mit externen Verwal-

tungshelfern b)

• Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) • Kenntnisse des Bürgerlichen Gesetzbuches,

insbesondere Buch 2 – Recht der Schuldver- hältnisse sowie der Zivilprozessordnung, ins- besondere Buch 8 - Zwangsvollstreckung

• Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware Profiskal und RA-MICRO

• Internetrecherche • Kenntnisse des Berliner Datenschutzgesetzes

c)

d)

10

1) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funkti- on zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur,

von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvor- gänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise.

*) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte

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Anlage 5

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3

a) Treffen von haushaltsrechtlichen Entscheidungen im Rahmen der übertragenen Bewirtschaftungsbe- fugnisse

• Entscheidung in Form einer Stundung oder Annahme von (freiwilligen) Zahlungen aus unpfändbarem Einkommen

• Entscheidung über (Teil-)Erlass der Forde- rung

• Entscheidung über Niederschlagungen b)

• Kenntnisse im Haushaltsrecht (LHO, AV LHO) • Kenntnisse im Umgang mit der Fachsoftware

Profiskal und RA-MICRO c)

d)

30

1) Soweit Funktionen insgesamt bewertet werden, entfällt die Unterteilung nach Arbeitsvorgängen; es ist lediglich die Funkti- on zu beschreiben und die Zahl der Mitarbeiter anzugeben, ggf. nach Besoldungsgruppen, Entgeltgruppen. 2) Beschreibungen der Arbeitsleistungen eines Arbeitsvorganges. 3) Zu wählen ist ein einheitlicher repräsentativer Zeitraum. 4) Bezogen auf das gesamte Arbeitsgebiet des Beschäftigten. 5) Genaue Angaben von Bestimmungen aus Rechts- und Verwaltungsvorschriften, Arbeitsanweisungen, von Fachliteratur,

von Spezialkenntnissen, Erfahrungswissen usw. Soweit sich Fachkenntnisse oder Fähigkeiten auf mehrere Arbeitsvor- gänge beziehen, genügen entsprechende Hinweise.

*) Auszufüllen bei der Beschreibung von Dienstposten für Beamtinnen und Beamte