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A B S T R A C T S der Vorträge

des 13. Kongresses neueVerwaltung

Congress Center Leipzig 22.-23. Mai 2012

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Da nicht zu allen Vorträgen abstracts eingereicht wurden, ent-hält diese Publikation nur einen Teil der Kongressvorträge.

© dbb akademie, bonn Dreizehnmorgenweg 36 53229 Bonn

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13. Kongress mit Fachmesse eGovernment

Innovation ist Wandel

Hauptsponsor: Deutsche Post AG Partner: Bundesministerium des Innern Bundesverwaltungsamt dbb beamtenbund und tarifunion Fraunhofer E-Government-Zentrum VITAKO - Bundes-Arbeitgemeinschaft der

Kommunalen IT-Dienstleister e.V. Medienpartner: eGovernmentComputing Innovative Verwaltung Kommune 21 move – moderne verwaltung Veranstalter: dbb akademie URL: www.neueVerwaltung.de twitter.com/neueVerwaltung.de #13nv

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Inhalt

Sichere mobile Bürokommunikation mit Apple Endgeräten und MS Exchange Server Frank Albrecht , Abteilungsleiter Systembetrieb 2, Citkomm.....................................................................9

„ESYS“ – Ein Computertool zur Beförderung einer demografiefesten Infrastrukturplanung Dr. Michael Arndt, Leibniz-Institut für Regionalentwicklung und Strukturplanung (IRS).........................10

Gesunde Verwaltung Kreis Stormarn Larissa Bebensee, Fachdienstleiterin Personal, Kreis Stormarn.............................................................11

Möglichkeiten und Grenzen der Gestaltung von Personalentwicklung bei einem Zuwendungsempfänger Barbara Biesecke, Koordinatorin Innere Dienste (Verwaltung) und Beauftragte für den Haushalt der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V. ...............................................................12

Social Media im Geschäftsleben und in der öffentlichen Verwaltung Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Lehrstuhl für BWL und Industriebetriebslehre, Julius-Maximilians-Universität Würzburg .................................................................................................13

Klar Schiff gemacht: Durch Makromigration gewinnt München Kontrolle über Office gestützte Fachanwendungen Kirsten Böge, Interne und externe Kommunikation Projekt LiMux, München..........................................14

Leistungskatalog – neues Standard(isierungs)werkzeug der Verwaltung? Frank Bonse, eGovernment und Multimedia in der Landesverwaltung, Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt...........................................................................15

Das Modellvorhaben "Kooperatives E-Government in föderalen Strukturen" Dr. Christine Brockmann, Leiterin des Bereichs Verwaltungsvereinfachung und E-Government, Metropolregion Rhein-Neckar GmbH .............................................................................16

Kommunales Steuerungs- und Informationssystem (KSIS): Strategische Steuerung in der Verwaltung Oliver Campidelli, Leiter Abt. Zentrales Kunden-/Projektmanagement, Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung - Region Stuttgart..........................................................17

Effizienzsteigerung durch Automatisierung der IT-Servicebereitstellung Thomas Feike, Senior Produktmanager Integrationsprodukte, ITDZ Berlin ...........................................17

Nachhaltigkeitsmanagement im Bundesinstitut für Berufsbildung Dr. Astrid Fey, Referatsleiterin IT, Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) ............................................18

Sprachprobleme: Wie sich Fachseite und IT besser verstehen können Dr. Andreas Gehlert, Referat IT 2 - IT-Steuerung Bund, Bundesministerium des Innern........................20

Zwei Jahre Nationale Prozessbibliothek: Aktueller Stand und Perspektiven Georg Gelhausen, Referat O5, Bundesministerium des Innern ..............................................................21

Aufbau einer modernen Verwaltung in einer Kommune (Landratsamt) Stephan Grosser, Leiter der EDV, IT-Sicherheitsbeauftragter, Geschäftsführer Kommunales Behördennetz (KomBN), Landratsamt Weilheim-Schongau..................22

Wo kann Verwaltungshandeln von Bürgerbeteiligungen profitieren Thomas Heimstädt, Sales Manager, ]init[ AG ..........................................................................................23

Ganzheitliches E-Government - von Prozessen, Technik, Sicherheit, Verfügbarkeit und Akzeptanz Frank Helmer, citeq, Stadt Münster..........................................................................................................23

Der neue Personalausweis in Münster Frank Helmer, citeq, Stadt Münster..........................................................................................................24

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Intranetbasierende Mitarbeiter-/Managerservices bei der Stadt Essen Uwe Hesse, Leiter Beratung/Anwendungsentwicklung, Essener Systemhaus, Betrieb der Stadt Essen ...........................................................................................................................24

Einsatz von Smartphones in der Berufsgenossenschaft Holz und Metall Dr. Michael Heyder, Leiter der Hauptabteilung VITA, Berufsgenossenschaft Holz und Metall, Mainz .............................................................................................................................25

Vergabestelle für Berechtigungszertifikate - die Online-Ausweisfunktion Oliver-Stephan Jolk, Fachbereich Neuer Personalausweis und Elektronischer Identiätsnachweis - Vergabestelle für Berechtigungszertifikate; Sperrlistenmanagement; Bundesverwaltungsamt ............................................................................................................................27

SEPA ist beschlossen – Möglichkeit zur Nutzung der ePayment-Lösung des Freistaates Sachsen zur fristgerechten Umsetzung von SEPA-Lastschriften im Fachverfahren bis 2014 Uwe Kaiser, Fachbereichsleiter Benutzer- und Vor-Ort-Service, STAATSBETRIEB SÄCHSISCHE INFORMATIK DIENSTE ...................................................................27

Digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung mit einem Dokumentenmanagementsystem in der Gemeindeverwaltung Neu Wulmstorf Katja Kockmann, Gemeinde Neu Wulmstorf............................................................................................28

Die BSI-Richtlinien für die Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente und das rechtssichere ersetzende Scannen Dr. Ulrike Korte, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Bonn

Dr. Astrid Schumacher, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Bonn..............................29

Konkretes Umsetzungsprojekt De-Mail bei der ITK Rheinland Andreas Kremer, Fachbereich Anwendungen, ITK Rheinland ................................................................30

IPv6 in der öffentlichen Verwaltung - Ein Überblick Martin Krengel, Leiter der Abteilung Systembetrieb 1, Citkomm .............................................................31

Der Demografiemonitor Sachsen – Ein vielseitiges Werkzeug für Demografieanalysen Hans-Dieter Kretschmann, Statistisches Landesamt des Freistaates Sachsen Abteilungsleiter 2 „Bevölkerung, Soziales, öffentliche Haushalte“...........................................................32 Das E-Government-Gesetz des Bundes Dr. Tanja Laier, Referatsleiterin O2, Bundesministerium des Innern.......................................................33

Föderiertes E-Government auf Basis formalisierter Datenräume und elektronischer Magazine Jan Lehmann, Datennverarbeitugszentrale Mecklenburg-Vorpommern GmbH Steffen Schwalm , BearingPoint GmbH ...................................................................................................34

Die papierlose Behörde – (Behörden-)interne und -externe Herausforderungen an die Projektstruktur und Umsetzung bei der Einführung eines DMS/VBS-Systems Dr. Katharina Licht-Eggert, stellvertretende Referatsleiterin im Referat PEI-Portal, Dokumentenmanagement, Paul-Ehrlich-Institut.......................................................................................36 Standardisierung mit Prozess- und Großprojektmanagement Astrid Liewald, Referatsleiterin Organisationsberatung, Kompetenzzentrum Prozessmanagement, Bun-desverwaltungsamt

Matthias Rulinski, Referent IT-Beratung, IT-Standards und Methoden, BVA..........................................37

SOA-Infrastrukturen in den Bundesländern: Alter Wein? Neue Schläuche? Stefan Löffler, Region Manager Nord-Ost................................................................................................38

Erfahrungsbericht zum Einsatz der TR-03125 im Personenstandswesen Ralf Lorenz, Datennverarbeitugszentrale Mecklenburg-Vorpommern GmbH Stephan Jankar, Verlag für Standesamtwesen GmbH ............................................................................38

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Mobile Device Management: Ein Praxisbericht Volker Mengedoht, Abteilungsleiter, krz Lemgo.......................................................................................38

Ziel- und wirkungsorientierte kommunale Sportförderung Dr. Ulrich Mix, Sportamtsleiter, Freie Hansestadt Bremen ......................................................................39

Dokumentenmanagement als wesentliches Element einer modernen Verwaltung Martin Montag, Bereichsleiter Vertriebskoordination Bayern, AKDB.......................................................40

Change Management leben in einer Projektorganisation – Erfahrungen und Strategien Mario Müller, Leiter Sales & Support, microTOOL GmbH, Berlin ............................................................40

Anforderung an kleine Verwaltungen - E-Government im Detail" Dr. Ralf Müller, Bürgermeister, Stadt Dohna............................................................................................41

Mannheims Weg zur „Bürgerstadt“ führt auch übers Internet – aber im Medienmix Peter Myrczik, Leiter Fachbereich Rat, Beteiligung und Wahlen, Stadt Mannheim ................................42

Kommunale Webseiten mobilisieren Dr. Michael Neubauer, Geschäftsführer, Citkomm ..................................................................................43

Wohin entwickeln sich kommunale RZs? Dr. Michael Neubauer, Geschäftsführer, Citkomm ..................................................................................44

Open Government Metadata - Initiatives for semantic interoperability Dr. Vassilios Peristeras , Projektleiter des Programms “Interoperability Solutions for European Public Administrations”(ISA) , Europäische Kommission für Standardisierung und Harmonisierung von eGovernment Metadaten.....................................................45 Optimierte Vergabe von Betreuungsplätzen für Kinder - Prozessoptimierung und Bedarfsplanung in Langenfeld Ute Piegeler, Leitung Referat Kindertageseinrichtungen, Schule und Sport, Stadtverwaltung Langenfeld Rhld. ...........................................................................................................45 Achtzehn Monate verbindliche E-Akte im Hessischen Kultusministerium Dr. Jürgen Pyschik, Referatsleiter Organisationsentwicklung und eGovernment, Hessisches Kultusministerium, Wiesbaden .............................................................................................46 Wissensmanagement im Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) für Wissenschaft, Praxis und Politik Kornelia Raskopp, Leiterin des Arbeitsbereichs 1.3 Internet, Anfragenkoordination, internes Wissensmanagement, Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), Bonn......................................47 Gubernative Rechtsetzung mit Web 2.0 – Ein Vorgehensmodell für die Auswahl einer konkreten Anwendungen RA Tanja Röchert-Voigt, Akademische Mitarbeiterin am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der Universität Potsdam; Forschungsgruppe E-Government ........................................................................47 IT-Dienstleistungen im Wandel - Effizienz durch gemeinsamen IT-Betrieb Stefan Salz, Leiter Projektgruppe IT-Konsolidierung im Geschäftsbereich des BMI, Bundesverwaltungsamt ............................................................................................................................48 Strategische Entwicklung in kommunalen Organisationen - Vom Verwalter zum Dienstleister William Schmitt, Geschäftsführer, Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken....................49

Zertifiziert nach ISO 9001 : 2008 Qualitätsmanagement im Landesbetrieb Verkehr Hamburg Andreas Schorling, Stv. Geschäftsführer, Landesbetrieb Verkehr (LBV) ................................................50

Change Management – Gemeinsam Veränderungen in eine digitale Zukunft gestalten (papierlose Bearbeitung) Andrea Schramme, Investitionsbank Berlin .............................................................................................52

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Erster Wildeshauser Bürgerhaushalt Prof. Dr. Kian Shahidi, Bürgermeister der Kreisstadt Wildeshausen .......................................................53

Positivliste nPA Christine Siegfried, Referentin für eGovernment, Vitako – Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V. .........................................54 Moderner Zahlungsverkehr in der Hessischen Justiz - eRechnung, ePayment und Justiz-Kassenautomat Patrik Wagner, Referatsleiter I/A4, Großreferat Informationstechnik und Modernisierung, Hessisches Ministerium der Justiz, für Integration und Europa ...................................54 Die E-Postelle als Partnerprodukt zum E-Postbrief Andreas Werner, Leiter Produktmanagement, PDV-Systeme GmbH .....................................................55

Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung - Potentiale und Perspektiven Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern, Referat O5 ..............................................................55

Keine Innovation ohne Wissen - Zukunftskompetenz Wissens- und Kommunikationsmanagement Ulrich Zuber, Fachbereich Informations- und Wissensmanagement, Kommunikation; Bundesverwaltungsamt .................................................................................................56

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Sichere mobile Bürokommunikation mit Apple Endgerät en und MS Exchange Server

Frank Albrecht , Abteilungsleiter Systembetrieb 2, Citkomm Forum G01

Seit Jahren drängen mobile Endgeräte des Consumer-Markets in die Geschäftswelt ein. Doch mit dem Einsatz in Unternehmensnetzwerken steigt auch die Anforderung an einfacher Administrationsmöglichkeit der Endgeräte sowie an der Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien. Der Vortrag weist auf, wie durch die kluge Verknüpfung von bekannten Technologien eine sichere und einfache Integration der beliebten mobilen Endgeräte von Apple in das Unternehmensnetzwerk ermöglicht wird. Der Fokus liegt dabei im ersten Schritt auf der Nutzung des Microsoft Exchange Ser-vers. Hierbei wird der per https verschlüsselte Zugriff auf den Unternehmensserver zusätzlich gesichert. Denn nur der Besitzer eines gültigen und für den Zugriff freige-schalteten Zertifikates kann seine Mail- und Kalenderdaten mittels Exchange Active Sync „over the air“ nutzen. Auch der bekannte Webzugriff „Outlook Web Access“auf den Exchange Server kann über diese Lösung im Internet sicherer publiziert werden. Die hierzu notwendige Clientauthentifizierung wird durch den bekannten Proxyserver Squid angefordert und erfolgt entkoppelt vom Microsoft Exchange Server auf einem z.B. in der DMZ installierbaren System. Damit wird neben der notwendigen Authentifi-zierung mit Benutzername und Kennwort eine weitere Sicherungsschicht abgebildet. Darüber hinaus wird der Datenverkehr zwischen Endgerät und Exchangeserver einer Virenprüfung unterzogen und bei Bedarf sofort unterbrochen. Dies ist vor allem vor dem Hintergrund der sich noch entwickelnden Schutzprogramme für mobile Endgeräte geboten und auch später als sinnvolle Ergänzung anzusehen. Die Konfiguration der mobilen Geräte ist äußerst benutzerfreundlich und einfach. Eine kleine Webanwendung ermöglicht dem Endbenutzer die Installation vorbereiteter Profi-le. Zurückgreifend auf ein smsTAN-Verfahren, welches viele Banken im Rahmen Ihres Onlinebankings einsetzen, wird sichergestellt, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf ihre persönlichen Einstellungen haben. Im zweiten Schritt wird der verschlüsselte Zugriff mittels VPN-Tunnel dargestellt. Damit können weitere lokale Services des Unternehmens den mobilen Anwendern zur Ver-fügung gestellt werden.

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„ESYS“ – Ein Computertool zur Beförderung einer

demografiefesten Infrastrukturplanung Dr. Michael Arndt, Leibniz-Institut für Regionalentwicklung

und Strukturplanung (IRS) Forum D04

Langfristig tragfähige Infrastrukturentscheidungen und deren Auslastungen gewinnen in Zeiten knapper öffentlicher Haushalte und des demografischen Wandels an Rele-vanz. Aufgrund dieser Tatbestände fordert der Parlamentarische Beirat für nachhaltige Entwicklung im Deutschen Bundestag die Bundesregierung auf, eine Prüfung der de-mografischen Tragfähigkeit in der Infrastrukturplanung einzuführen. Eine Nachhaltig-keitsprüfung soll demnach bei öffentlich geförderten Vorhaben verbindlich sein (vgl. Deutscher Bundestag 2007). Es handelt sich dabei um Instrumente, die vor einer Ent-scheidung zu Rate gezogen werden sollen, um mögliche Folgewirkungen von Infra-strukturinvestitionen zu modellieren. Sie betrachten systematisch ökologische, ökono-mische, soziale sowie institutionelle Kriterien und ermöglichen eine Abschätzung der Auswirkungen in einer standardisierten Weise. Ein frühzeitiges Aufzeigen und Aus-räumen von Zielkonflikten wird möglich und komplexe Entscheidungen werden auch für Außenstehende nachvollziehbar (vgl. Deutscher Bundestag 2007). Der Nachhaltig-keitscheck ESYS stellt eine Möglichkeit dar, Auswirkungen von Infrastrukturprojekten in einer standardisierten Weise systematisch und transparent aufzuzeigen und da-durch vergleichbar zu machen. ESYS ist das Produkt eines mehrjährigen Forschungsvorhabens und stellt ein Bewer-tungssystem in Form eines Computertools für eine nachhaltige Infrastruktur- und Flä-chenplanung dar. Das Projekt wurde im Rahmen des BMBF-Forschungsprogramms „Reduzierung der Flächeninanspruchnahme und nachhaltiges Flächenmanagement“ (REFINA) gefördert. Ziel von ESYS ist es, die öffentliche Infrastrukturinanspruchnah-me hinsichtlich demographischer Dynamiken tragfähiger und flächensparsamer anzu-steuern. Hierzu wurden nachhaltige Entscheidungskriterien für die Infrastruktur- und Flächenplanung in das Computertool integriert. Sie berücksichtigen zum einen die zu erwartende demographische Entwicklung und die daraus resultierenden veränderten Infrastrukturanforderungen und Flächenbedarfe. Gleichfalls lassen sich Handlungsal-ternativen sowie die damit verbundenen positiven und negativen Auswirkungen auf eine nachhaltige Entwicklung systematisch darstellen. Der Nachhaltigkeitscheck wurde praxisnah und nachvollziehbar gestaltet und soll den verantwortlichen Planungs- und Verwaltungseinheiten von Landkreisen und Kommunen in der Infrastrukturplanung Orientierung (Abrechenbarkeit der öffentlichen Planung) geben. Inzwischen findet der webbasierte Check im Verwaltungshandeln des Landes Brandenburg im Bereich Stra-ßeninvestitionen seine Anwendung

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Gesunde Verwaltung Kreis Stormarn Larissa Bebensee, Fachdienstleiterin Personal,

Kreis Stormarn Forum D04

Der Kreis Stormarn ist zusammen mit seinem Kooperationspartner BARMER GEK im Jahre 2011 vom Bundesministerium für Gesundheit im Rahmen der Initiative „Unter-nehmen unternehmen Gesundheit“ für das o.g. Projekt als einziges Best Practice Pro-jekt aus Schleswig-Holstein ausgezeichnet worden. Innerhalb des Vortrages sollen die Inhalte des Projektes, die Ausgangssituation, die getroffenen Maßnahmen, die Folgerungen für die Verwaltung und die weitere Entwick-lung dargestellt werden. Aufgrund der demografischen Entwicklung und der krankheitsbedingten Ausfallzeiten hat sich der Kreis Stormarn im Jahre 2009 entschieden, das betriebliche Gesund-heitsmanagement mit einem Partner aus dem Bereich der gesetzlichen Krankenversi-cherung aufzubauen und weiter zu entwickeln, da die bisherigen Strukturen nicht aus-reichend waren. Nach einem Vergabeverfahren wurde ein auf 3 Jahre befristeter Ver-trag mit der BARMER GEK geschlossen. Voraussetzung für eine nachhaltige Einführung des betrieblichen Gesundheitsmana-gements war die Bildung eines Arbeitskreises Gesundheit, der sich aus Verantwortli-chen der Dienststelle, dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten, der Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Schwerbehindertenvertretung, der betrieblichen Suchtkran-kenhilfe, der Betriebsärztin und nicht zuletzt Mitarbeiter/innen der BARMER GEK zu-sammensetzt. Genau diese Zusammensetzung des Arbeitskreises Gesundheit war maßgeblich für den Erfolg des betrieblichen Gesundheitsmanagements in der Kreis-verwaltung Stormarn. Den Startschuss für das Projekt bildete eine flächendeckende Befragung der Beschäf-tigten des Kreises durch den Kooperationspartner. Im Vortrag wird diese Analysephase kurz vorgestellt und die folgenden 3 Handlungs-felder betrachtet, die sich aus der Analyse ergeben haben.

1. Psychische Belastungen am Arbeitsplatz 2. Verbesserung des Informationsflusses 3. Wertschätzung und Anerkennung durch die Führungskräfte

Den Schwerpunkt des Vortrages bilden die Maßnahmen, die bereits jetzt als Ergebnis-se des Projektes in die täglichen Abläufe der Kreisverwaltung implementiert worden sind. Neben regelmäßigen Veranstaltungen zum Thema Gesundheit sind dies eine Dienstvereinbarung mit der Personalvertretung, ein festes Budget und Personalkapazi-

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täten, hausinterne verpflichtende Schulungen, regelmäßige Demografiegespräche und eine Verknüpfung der Bereiche Betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebliches Eingliederungsmanagement und Arbeitssicherheit. Im Anschluss soll über bereits er-zielte Erfolge berichtet werden. Abschließend soll in diesem Vortrag der weitergehen-de Ansatz vorgestellt werden, in welchem das Thema Gesundheitsmanagement mit Maßnahmen der Personalgewinnung und –entwicklung zu einem einheitlichen Ganzen verschmolzen wird. Möglichkeiten und Grenzen der Gestaltung von Person alentwicklung bei einem

Zuwendungsempfänger Barbara Biesecke, Koordinatorin Innere Dienste (Verwaltung)

und Beauftragte für den Haushalt der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V.

Forum D02

Der Vortrag fasst die Untersuchungsergebnisse einer im Rahmen des Studienganges „Master of Public Administration“ erstellten Masterarbeit zusammen, die sich mit den Möglichkeiten und Grenzen der Gestaltung von Personalentwicklung bei einem Zu-wendungsempfänger befasst. Konkretes Ziel war nach einer Analyse der entspre-chenden Möglichkeiten und Grenzen die Entwicklung von in der Praxis umsetzbaren Empfehlungen. Die Erarbeitung der Masterarbeit erfolgte von Mai bis Juli 2011, eine schrittweise Umsetzung von Teilergebnissen wurde ab Oktober 2011 durchgeführt. Das vorliegende Fallbeispiel weist die typischen Besonderheiten bzw. Rahmenbedin-gungen eines kleineren oder mittleren Zuwendungsempfängers auf: ein knappes Bud-get, welches jährlich und titelgebunden ist, das Fehlen von gesonderten Personalka-pazitäten für Personalentwicklung, die Anwendung des TVöDs/Eingruppierungsrechts und ein fester Stellenplan mit einschränkender Wirkung auf Personalentwicklungs-maßnahmen sowie die Verpflichtung zur Anwendung des Prinzips der Wirtschaftlich-keit und Sparsamkeit, welches einen Zwang zur Rechtfertigung durch Evaluation ver-ursacht. Das Vorgehen der Untersuchung lässt sich in drei Schritten darstellen: 1. Analyse der wissenschaftlichen Theorie/Basis von Personalentwicklung 2. Erhebung und Analyse der Ist-Situation des Fallbeispiels (Qualitative Interviews,

Dokumentenstudium, Mitarbeiterbefragung 3. Erarbeitung von Empfehlungen, die in der Praxis umsetzbar sind

Folgende Kernempfehlungen wurden anhand der Ist-Analyse in Verbindung mit der wissenschaftlichen Theorie erarbeitet: • Einheitliches Verständnis von Personalentwicklung entwickeln • Verstärkte Nutzung kostenfreier Möglichkeiten der Personalentwicklung • Einführung erster Ansätze von Personalentwicklungscontrolling

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• Zusammenführung von Teilbudgets und Priorisierung • Kooperation mit anderen (ähnlichen) Organisationen

Als Fazit lässt sich festhalten, dass grundsätzlich noch wenig wissenschaftlicher Hin-tergrund zu Personalentwicklung bei Zuwendungsempfängern und in der öffentlichen Verwaltung existiert – hier besteht eindeutig weiterer Forschungsbedarf. Personalent-wicklung ist jedoch bei weitem keine Universal-Problemlösung, kann aber für spezielle Fragestellungen und die grundsätzliche Organisationskultur positiv genutzt werden. IT-Lösungen sind in kleineren Organisationen dagegen nur eingeschränkt hilfreich bzw. sinnvoll einsetzbar. Die Ergebnisse der Untersuchung sind auf Organisationen mit ähnlichen Merkmalen (kleine und mittlere NPO) übertragbar.

Social Media im Geschäftsleben und in der öffentlic hen Verwaltung, Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Lehrstuhl für BWL und Industriebetriebslehre,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg Forum B05

Zu den Chancen und Risiken der Nutzung von Social Media für geschäftliche Zwecke liegen bereits einige empirische Untersuchungen vor und es gibt zunehmend Einsatz-erfahrungen in der Praxis. Allerdings sind einige dieser Studie so kleinzahlig oder be-leuchten Spezialaspekte, dass nur schwer belastbare Aussagen ableitbar sind. Zudem existieren kaum diesbezügliche Studien, die den öffentlichen Sektor betreffen. Die So-cial Media-Studie der Universität Würzburg (Lehrstuhl Prof. Dr. Ronald Boga-schewsky) führt aktuell eine Studie durch, die explizit auch Chancen und Risiken der Nutzung seitens der öffentlichen Hand mit betrachtet. Die bisher vorliegenden Ergeb-nisse bestätigen, dass in der Nutzung der bekannten, öffentlichen Social Networks wie Facebook erhebliche, zum Teil inakzeptable Risiken gesehen werden. Grundsätzlich werden den Web2.0-Technologien jedoch interessante Nutzenaspekte zugesprochen, wobei ganz eindeutig Plattformen präferiert werden, die hinsichtlich Vertraulichkeit und Datensicherheit höchste Maßstäbe anlegen wie bspw. das Verwaltungs- und Be-schaffernetzwerk www.vubn.de. Unterschiede in den Einschätzungen sind zwischen Mitarbeitern in Fachabteilungen und der Führungsebene sowie zu der „jüngeren Gene-ration“ festzustellen. Auch liegen in einigen Bereichen deutliche unterschiedliche Er-gebnisse im Vergleich Privatwirtschaft und öffentliche Hand vor.

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Klar Schiff gemacht: Durch Makromigration gewinnt M ünchen

Kontrolle über Office gestützte Fachanwendungen Kirsten Böge, Interne und externe Kommunikation

Projekt LiMux, München Forum C05

Ein wichtiger Meilenstein im Münchner LiMux-Projekt wurde jetzt erreicht: Als ab-schließende Stufe der Open Office - Migration wurden plangerecht die letzten, nicht durch ein Fachverfahren ersetzbaren Makroanwendungen erfolgreich auf zentral wart-bare und qualitätsgesicherte Makro- bzw. Webanwendungen umgestellt. Ein geeigne-ter Zeitpunkt für eine kritische Betrachtung der im Laufe der OpenOffice Migration bei der Landeshauptstadt München erzielten Ergebnisse. Zunächst die nüchternen Projekt-Fakten: ● In der Münchner Verwaltung sind aktuell (knapp) 10.000 Arbeitsplatzrechner auf

das freie Betriebssystem Linux umgestellt; ● Der weitaus größte Teil der Münchner PC-Arbeitsplätze ist ausschließlich mit einer

quell-offenen Office-Suite ausgestattet, aktuell OpenOffice.org 3.2.1; ● Das Open Document Format (ODF) ist das Standardformat im Bereich der Münch-

ner Verwaltung; ● Das selbst entwickelte Vorlagensystem WollMux stellt optimierte Lösungen für alle

wesentlichen Text-Verwaltungsaufgaben bereit; ● Aus zunächst insgesamt ca. 900 ungesteuert und undokumentiert produzierten

Einzel-Makros ist ein geordnetes, dokumentiertes und qualitätsgesichertes Makro-repository mit zur Zeit 100 Makro-Fachanwendungen und 38 zentral gepflegten Webanwendungen entstanden;

● Bei der Umstellung der Office-Vorlagen und -Formulare wurde insgesamt eine Konsolidierungsrate von ca. 40% erreicht;

● Konsolidierungserfolge durch die OpenOffice.org Migration Der Landeshauptstadt München bot sich durch die Migration der Bürosoftware die einmalige Chance, die vorhandenen Vorlagen, Formulare und Makros zu identifizieren, Redundanzen zu erkennen und Umstellungsalternativen abzuwägen.

Es galt, die stets wachsende Anzahl gemeldeter umzustellender Makros, Vorlagenob-jekte und Formulare (MVF) zu konsolidieren. Während erste Erhebungen die Verbrei-tung von knapp 7.000 MVFs zeigten, kam man in späteren Erhebungen zu der Er-kenntnis, dass bei der Landeshauptstadt München wohl mindestens 21.000 solcher Office-Objekte zu finden waren. Sobald ein Migrationsbereich nämlich mit der Office-Umstellung begann, war regelmäßig ein Auftauchen von so genannten "U-Booten" zu beobachten. Dies waren weitere MVFs, die etwa aus Fachverfahren oder anderen Projektrandbereichen stammten. Unter diesen U-Booten vermuteten die mit der Migra-tion befassten Spezialisten eine Vielzahl von überflüssigen Objekten, da Anwender-/innen MVFs über einen langen Zeitraum ungeprüft und ohne strategischen Rahmen selbst erstellen durften. Diese Erkenntnis bestärkte die Projektleitung in der Haltung,

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keine eins-zu-eins-Umstellung vorhandener Office-Objekte zu betreiben. Vielmehr soll-te die Chance zur Konsolidierung konsequent genutzt werden. Zur Bewältigung dieser Herausforderung wurden Beraterteams des auf Migrations-Unterstützung spezialisierten Münchner IT-Dienstleisters DBI hinzugezogen. Die Kompetenzen der externen Berater und der verwaltungsinternen Fachkräfte wurden in einer zentralen Kundenschnittstelle, dem erweiterten Office-Supportzentrum - kurz eOS – gebündelt, um gemeinsam die technische und organisatorische Office-Umstellung umzusetzen. Die wichtigsten Aufgaben des eOS waren die Steuerung und Koordinierung von Kundenanforderungen, die Unterstützung der internen Kunden bei großen umzustellenden MVF-Paketen, die beispielhafte Lösung spezifischer Probleme sowie die Anbindung von MVFs an Anwendungen von Drittherstellern. Die Reduktion der Makros, Formulare und Vorlagen erfolgte durch funktionale Konsolidierung, durch die Beseitigung von Duplikaten sowie durch den großflächigen Einsatz des Vorlagen-verwaltungssystems WollMux. Allein durch dessen Funktion zum personenspezifi-schen Vorausfüllen von Briefköpfen konnten ca. 20% aller Makros eingespart werden. Gemäß der Open Source - Philosophie, die nicht auf Abgrenzung, sondern auf das Teilen guter Lösungen setzt, ist die Münchner Verwaltung jetzt bestrebt, auch andere Kommunen und Organisationen von den entwickelten Vorlagen und Makros profitieren zu lassen. [Zum Auftrag des Projekts LiMux: Der Stadtrat hat dem Projekt LiMux sechs zentrale Anliegen vorgegeben: Einheitliches linuxbasiertes Betriebssystem ● (LiMux Client) ● herstellerunabhängige Office-Lösung ● Migration der Fachverfahren auf webbasierte Lösungen (offene Plattform) ● Konsolidierung der PC-Standard-Anwendungen ● Konsolidierung und Migration von MS-Office Makros, Vorlagen und Formularen ● Einführung von Systemmanagement-Lösungen (Standardisierung)]

Leistungskatalog – neues Standard(isierungs)werkzeu g der Verwaltung? Frank Bonse, eGovernment und Multimedia in der Landesverwaltung,

Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt Forum F05

Der Vortrag stellt den Leistungskatalog „LeiKa“ in seiner aktuellen Fassung vor und skizziert die Evolution des LeiKa von einem Verzeichnis öffentlicher Leistungen, über das zentrale Werkzeug für das föderale Stammtextemanagement bis zur unverzichtba-ren Komponente im Kontext des föderalen Informationsmanagements (FIM) mit der Vision des durchgehend elektronischen Verwaltungsverfahrens.

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Das Modellvorhaben "Kooperatives E-Government in fö deralen Strukturen" Dr. Christine Brockmann, Leiterin des Bereichs Verwaltungsvereinfachung und

E-Government, Metropolregion Rhein-Neckar GmbH Forum D05

Ausgangssituation Eine im Jahr 2007 von der Metropolregion Rhein-Neckar (MRN) GmbH durchgeführte Bedarfs- und Nutzenanalyse hat gezeigt, dass sich Unternehmen – unabhängig von internen Zuständigkeitsregelungen in den Behörden – einen einheitlichen Zugang zur Verwaltung wünschen sowie deutlich mehr Möglichkeiten, Verwaltungsangelegenhei-ten auf elektronischem Wege abzuwickeln. Wie die Zielsetzungen der Nationalen E-Government Strategie verdeutlichen, hat die Notwendigkeit kundenfreundlicher elekt-ronischer Verwaltungsprozesse zwischen Unternehmen und Behörden auch fünf Jahre später nicht an Aktualität verloren. Zwar lassen sich mittlerweile deutschlandweit gute Beispiele für Online-Angebote der Verwaltungen finden, doch aus Sicht der Wirtschaft werden nach wie vor zu viele Insellösungen entwickelt, deren Reichweite an der jewei-ligen Verwaltungsgrenze endet. Die Gründe hierfür lassen sich in den Strukturprinzi-pien der öffentlichen Verwaltung identifizieren: Föderale Strukturen und Aufgabenori-entierung befördern das Denken in abgegrenzten Zuständigkeiten und stehen einer ebenen- und länderübergreifenden Verwaltungskooperation entgegen. Um die Akzep-tanz von E-Government-Lösungen zu steigern, ist deshalb eine Ausrichtung an den Bedarfen der Nutzer erforderlich sowie Prozessorientierung. Da eine Kommune alleine dabei allerdings wenig ausrichten kann, sind die interkommunale Zusammenarbeit sowie die ebenen- und länderübergreifende Verwaltungskooperation zu intensivieren. Ziele des Modellvorhabens „Kooperatives E-Governmen t in föderalen Strukturen“ Mit dem Ziel, in der MRN exemplarisch den Aufbau einer vertikal und horizontal ver-netzten Verwaltungslandschaft zu erproben, wurde das Modellvorhaben „Kooperatives E-Government in föderalen Strukturen“ von der MRN, den Ländern Baden-Württemberg, Hessen, Rheinland-Pfalz sowie dem Bund gemeinsam initiiert. Mit der Unterzeichnung der Kooperationsvereinbarung am 10.12.2010 haben sich die Partner zu dem Ziel bekannt, in einem Zeitraum von fünf Jahren innovative E-Government-Anwendungen zu entwickeln, die sich am Nutzen der Kunden orientieren und auf Sei-ten der Verwaltung eine hohe Wirtschaftlichkeit und Effizienz sicherstellen. Im Kern geht es bei dem Modellvorhaben immer um die Frage, wie sich Prozesse zwischen Wirtschaft und Verwaltung durch den gezielten Einsatz von IT einfacher, schneller und kostengünstiger gestalten lassen, und wie über die Verwaltungsgrenzen hinweg eine stärkere Kooperation erzielt werden kann. Aufgrund ihrer spezifischen Lage bietet sich die MRN als Innovations- und Erprobungsraum an, um Erkenntnisse über die zahlrei-chen rechtlichen, organisatorischen, technischen sowie finanziellen Herausforderun-gen beim Aufbau einer vernetzten Verwaltung zu gewinnen, und dadurch auch wichti-ge Impulse für die Weiterentwicklung von E-Government in Deutschland zu geben.

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Ergebnisse Stabile und zugleich schlanke Strukturen für die Durchführung des Modellvorhabens sind etabliert. Die strategische Steuerung des Modellvorhabens obliegt dem Len-kungskreis, dem die CIOs der drei Länder und des Bundes angehören, sowie die Vor-sitzende des Verbands Region Rhein-Neckar und die regionalen Thementreiber für E-Government. Bei der MRN GmbH wurde zudem eine Geschäftsstelle eingerichtet, die die Arbeit des Lenkungskreises unterstützt, und die Verankerung des Modellvorha-bens auf regionaler und kommunaler Ebene sicherstellt. Die gewählte Organisations-struktur garantiert eine produktive Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern, Region und den Kommunen. Das Projektportfolio des Modellvorhabens umfasst insgesamt zehn Einzelprojekte, die jeweils einem übergeordneten Handlungsschwerpunkt zuge-ordnet sind: den Zugang zur Verwaltung für Bürger und Unternehmen verbessern, die Prozesse zwischen Wirtschaft und Verwaltung optimieren sowie die Unterstützung regionaler Initiativen durch passgenaue E-Government-Lösungen. Kommunales Steuerungs- und Informationssystem (KSIS ): Strategische Steue-

rung in der Verwaltung Oliver Campidelli, Leiter Abt. Zentrales Kunden-/Projektmanagement,

Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung - Region Stuttgart Forum E02

Die Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) unterstützt ihre Kunden bei der Überführung ihrer Verwaltungsziele z. B. aus Haushaltsformulierungen und Kennzahlendefinitionen in ein inhaltlich und technisch abgestimmtes Steuerungskon-zept. Der Schwerpunkt liegt dabei nicht auf dem gesetzlichen und einem erweiterten Finanzberichtswesen, sondern zielt auf die Unterstützung der Kunden bei der strategi-schen Steuerung ihres Handelns. Insbesondere die Einführung des Neuen Kommuna-len Haushalts- und Rechnungswesens (NKHR) verbunden mit einer outputorientierten Steuerung, neue gesetzliche Anforderungen der steigende Bedarf an Transparenz des Verwaltungshandelns sowie der demografische Wandel machen es notwendig, in Zu-kunft über alle Fachabteilungen hinweg ein Steuerungs- und Informationssystem ein-zusetzen. Dieses Kommunale Steuerungs- und Informationssystem (KSIS) erfüllt zunächst die Anforderungen des Gesetzgebers, geht weiter über ein erweitertes Finanzberichtswe-sen bis hin zu "Cockpit"-Anwendungen, die auf den Strukturen politischer Handlungs-felder ("Masterpläne"), strategischer Projekte ("Leuchtturmprojekte") und der internen Organisation −verzahnt mit dem Haushalt− aufbauen.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung der IT-Se rvicebereitstellung Thomas Feike, Senior Produktmanager Integrationsprodukte, ITDZ Berlin

Forum g04

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Im Kontext des „Cloud Computings“ unterstützen IT-Dienstleister die Kunden mit Leis-tungen, die von den Anwendern als Services bezogen werden, ohne dass Details der technischen Umsetzung bekannt sind. Der Vorteil für den Kunden liegt darin, dass alle Fragen des klassischen IT-Betriebs wie zum Beispiel Ver-fügbarkeit, Datensicherung, Ausfallsicherheit, Stromversorgung und zentrale und spezialisierte Anwenderbetreu-ung auf den IT-Dienstleister übergehen. Gleichzeitig bedeutet das Cloud-Konzept für das Abrechnungs- und Betriebsmodell einen Wechsel von Investitionskosten zu Be-triebsleistungen, die verbrauchsgerecht zu den jeweils entsprechenden Abrechnungsperioden den Kunden durch den zentralen IT-Dienstleister in Rechnung gestellt werden können.

Nachhaltigkeitsmanagement im Bundesinstitut für Ber ufsbildung Dr. Astrid Fey, Referatsleiterin IT, Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB)

Forum E04

Behörden sind zunehmend gefordert, auch im Bereich des Nachhaltigkeitsmanage-ments Engagement zu zeigen. Der Initiative des Bundesumweltministeriums folgend setzt das Bundesinstitut für Berufsbildung seit einigen Jahren auf das Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) der Europäischen Union und unterzieht sich jährlich einer externen Auditierung. Früher mussten die hierfür benötigten Informationen aus den verschiedenen Berei-chen in teils tagelanger Kleinarbeit manuell zusammengetragen werden. Heute führt das BIBB die Daten mithilfe eines integrierten Genehmigungsprozesses auf Basis der Anwendung SAP Sustainability Performance Management quasi per Knopfdruck in einem vorgefertigten Bericht zusammen. Weil dabei die Ursprungsdaten erhalten bleiben, lassen sich auch weiterführende Auswertungen schnell und flexibel erzeugen. Die einzelnen Fachabteilungen können so bei Bedarf individuelle Berichte erstellen und entsprechende Maßnahmen zeitnah einleiten – etwa um das Umweltbewusstsein der Mitarbeiter zu steigern. Gleichzeitig lassen sich Nachhaltigkeitsentscheidungen und ihre Auswirkungen besser kontrollie-ren und dokumentieren. Der Vortrag beschreibt das Einführungsprojekt zu dieser Lösung, erläutert Funktionen im Detail und zeigt den Nutzen für das Bundesinstitut auf. Inhaltliche Besonderheiten der BIBB-Lösung:

● Zu Projektstart im BIBB deutschlandweit erste Installation der SAP-Nachhaltigkeitslösung;

● Bislang einzige Installation in einer Behörde;

● Musterlösung zum Nachhaltigkeitsmanagement in Behörden;

● Enge Verknüpfung mit Business Intelligence;

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● Verknüpfung zum Qualitätsmanagement, Unterstützung der jährlichen EMAS-Zertifizierung;

● Hoher Innovationswert;

● Deutliche Effizienzgewinne bei der Bearbeitung der Vorgänge des Umweltma-nagements;

● Optimierte Validität der Daten, verbessertes Berichtswesen;

● Hohe Nutzerakzeptanz;

● Geringer Implementationsaufwand, sehr günstiges Kosten-Nutzen-Verhältnis;

● Skaleneffekte durch Einbindung in die vorhandene System-Infrastruktur.

Motivation für das Projekt Das Bundesinstitut ist 2005 in Bonn in seinen heutigen Dienstsitz am Robert-Schuman-Platz gezogen. Es teilt sich seitdem die Liegenschaft mit dem Bundesum-weltministerium (BMU). Die Nutzung des gleichen Dienstgebäudes und das gute nachbarschaftliche Verhältnis mit dem BMU haben dazu geführt, dass sich das BIBB in besonderer Weise dem Umweltschutz und dem sparsamen Ressourceneinsatz ver-pflichtet fühlt. Bereits 2008 nahm das BIBB an der Bonner Ökoprofit-Initiative teil und nur kurz nach dem BMU erfolgte 2009 die erste Auditierung nach dem europäischen Umweltstandard EMAS (Eco Management and Audit Scheme). Mit EMAS wurde nicht mehr allein auf den Ressourcenverbrauch und die Umweltwirkung fokussiert. Daneben galt jetzt dem Umweltmanagement große Aufmerksamkeit. Im Ergebnis ist im BIBB in den letzten Jahren ein umfassendes Nachhaltigkeits-Steuerungs- und Berichtssystem entstanden. Im Rahmen von EMAS wird dieses durch einen un-abhängigen externen Auditor jährlich auf den Prüfstand gestellt. Mit diesem Vorgehen kann das BIBB im Bundesmaßstab, neben Behörden mit fachlichem Umweltbezug wie BMU, UBA etc., als ein Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeitsmanagement gelten. Die Erfassung und Bearbeitung der Umweltdaten sowie die Berichtserstellung wurde lange Zeit mit Hilfe von Excel bearbeitet. Dies erwies sich zunehmend als kritisch: Die Datensammlung nahm viel Zeit in Anspruch, die Validität der Daten war verbesse-rungswürdig, umfassende und/oder komplexe Rechenoperationen mussten durchge-führt werden, der Anteil händischer Arbeitsschritte war sehr groß. Daneben wurde eine strukturierte Datenspeicherung gewünscht, eine differenzierte Rechte- und Rollenver-waltung sowie die Möglichkeit der Historisierung und der Einbindung von Genehmi-gungsprozessen. Schließlich sollte die Berichtserstellung mit relativ geringem Aufwand erfolgen sowie Änderungen an der Struktur der Berichte leicht umzusetzen sein. Implementation der Lösung Aufmerksam wurde das BIBB auf die SAP-Lösung durch die Berichterstattung u. a. in der Computerwoche über den „GreenIT Best Practice Award“ Anfang November 2011. SAP gehörte mit SuPM zu einem der Preisträger. Die Abstimmung eines entsprechen-

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den Projektes sowie die Einwerbung von Mitteln aus dem Konjunkturpaket II erfolgte in rasantem Tempo, so dass noch Ende 2011 die Leistungen beauftragt werden konnten. Die Umsetzung des Projekts wurde Anfang Februar 2011 begonnen und im Sommer abgeschlossen. Die technische Installation geschah problemlos und integriert sich op-timal in die vorhandene SAP-Infrastruktur im BIBB. Fachlich war das Projekt in drei Phasen gegliedert: das Scoping, also die Definition der Umweltbereiche, der Indikato-ren, der Rollen und Verantwortlichkeiten sowie der Berichtsanforderungen. Es folgte die Einrichtung der Datenstruktur, dazu gehörte die Eingabe von Stamm- und Bewe-gungsdaten, die Erstellung von Formularen sowie die Zuweisung der Rollen. Im letzten Schritt wurden der Workflow initiiert sowie die Berichtsvorlagen erstellt. Die Akzeptanz und die Motivation des am Projekt beteiligten Teams waren jederzeit sehr hoch. Das Umweltteam im BIBB hatte großes Interesse an dem schnellen Erfolg des Projekts, da die Umsetzung eine erhebliche Arbeitsentlastung für das laufende Nachhaltigkeitsmanagement sowie die anstehende Rezertifizierung versprach. Auf SAP-Seite zeigten sich hochmotivierte Berater. Aufgrund des großen Innovationspo-tentials des Themas sowie der hohen strategischen Bedeutung bei SAP bestand ganz besonderes Interesse an einer gelungen Lösung mit Modellcharakter. Die Erwartungen sind insgesamt sehr positiv erfüllt worden. Trotz der Vorreiterrolle, die mit diesem Projekt verbunden war, konnte das Projekt ohne nennenswerte Schwierigkeiten und äußerst zügig umgesetzt werden. Die Ziele haben sich für das BIBB wie gewünscht erfüllt: es wurden eine hohe Zeitersparnis im gesamten Erstel-lungsprozess des Berichts und eine verbesserte Validität der Daten erreicht. Die Nut-zerakzeptanz ist hoch, die Einarbeitung war unkompliziert und mit vergleichsweise geringem Schulungsaufwand verbunden. Technisch hat die Implementation in einem Maße überzeugt, dass jetzt ein im BIBB für 2012 geplantes umfassendes Datenmonitoring mit einem analogen Lösungsansatz realisiert wird. Nachhaltigkeitsmanagement wird über kurz oder lang Aufgabe einer jeden Behörde sein. Das BIBB kann hierzu mit seiner Lösung einen praxisnahen Weg aufzeigen.

Sprachprobleme: Wie sich Fachseite und IT besser ve rstehen können Dr. Andreas Gehlert, Referat IT 2 - IT-Steuerung Bund, Bundesministerium des Innern

Forum I02

Viele Verwaltungen haben erkannt, dass durch Modellierung, Analyse und Verbesse-rung der Verwaltungsprozesse nicht nur zu einem besseren Verständnis der eigenen Arbeit führen, sondern sich damit auch Effizienzpotenziale heben lassen. Oft besteht jedoch die Schwierigkeit, das so erarbeitete Prozesswissen systematisch in Anforde-rungen von IT-Systemen zu überführen, die diese Prozesse später unterstützen sollen. Es stellt sich also zunehmend die Frage, wie die beiden „Welten“ der Verwaltungsor-

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ganisation und der IT miteinander verzahnt werden können, um zu leistungsfähigen und passgenauen IT-Lösungen für die öffentliche Verwaltung zu kommen. Der Vortrag erläutert, wie das Prinzip der Serviceorientierung sowohl auf bestehende Verwaltungsprozesse als auch auf die unterstützenden IT-Systeme angewendet wer-den kann. Die Kopplung von Verwaltungsprozessen und IT Systemen geschieht durch das Konzept des Dienstes. Dienste sind abstrakt genug, um von einem Verwaltungs-experten verstanden zu werden und konkret genug, um für einen IT-Experten für die Entwicklung oder den Einkauf von IT-Systemen nützlich zu sein. Durch das Dienste-konzept wird eine Modularisierung der IT-Landschaft erreicht, die langfristig zu einer Wiederverwendung von IT-Systemen führen wird. Mit Hilfe dieser Kopplung zwischen Verwaltungsprozessen und IT-Systemen können nicht nur IT-Systeme passgenau an bestehende Verwaltungsprozesse angepasst werden, sondern es können auch weitergehende Fragen beantwortet werden; wie z.B.: Wie lange dauert es und wie viel kostet es, bestehende IT-Systeme an einen neuen Verwaltungsprozess anzupassen? Welche Verwaltungsprozesse sind betroffen, wenn ein bestimmtes IT-System ausfällt? Die vorgestellte Methode leistet damit einen wichtigen Beitrag für die systematische Entwicklung moderner, passgenauer eGovernment-Lösungen. Die im Vortrag erläuter-ten Konzepte werden anhand mehrerer Projektbeispiele praxisgerecht beschrieben.

Zwei Jahre Nationale Prozessbibliothek: Aktueller S tand und Perspektiven Georg Gelhausen, Referat O5, Bundesministerium des Innern

Forum I01

Weltweit suchen die Verwaltungen infolge der Finanzkrise nach Lösungen, um schrumpfende Haushalte und steigende Anforderungen u. a. im Hinblick auf Umwelt-schutz, Wirtschaftswachstum und soziale Gerechtigkeit in Einklang zu bringen. Um den Hebel für Effizienzsteigerungen richtig anzusetzen, müssen Arbeitsprozesse opti-miert, Informationen und Wissen der Verwaltungen sichtbar und verfügbar gemacht sowie Transparenz geschaffen werden. Das BMI fördert Prozessmanagement auch über seine Ressortgrenzen hinaus. Ge-meinsam mit der Humboldt-Universität zu Berlin hat es im vergangenen Jahr ein For-schungs- und Entwicklungsprojekt „Nationale Prozessbibliothek“ (NPB) aufgesetzt, in dem zurzeit eine föderale, online-basierte Prozessbibliothek für alle Prozesse der öf-fentlichen Verwaltung aufgebaut wird www.prozessbibliothek.de. Die NBP soll als An-laufstelle für erfolgreiche Verwaltungspraktiken und als Ort über Prozesswissen für die öffentliche Verwaltung in Deutschland etabliert werden („Wikipedia“ für Prozesse). Ferner soll der föderale Austausch zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen gefördert werden.

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Aufbau einer modernen Verwaltung in einer Kommune ( Landratsamt)

Stephan Grosser, Leiter der EDV, IT-Sicherheitsbeauftragter, Geschäftsführer Kommunales Behördennetz (KomBN),

Landratsamt Weilheim-Schongau Forum B01

Aktuelle Themen: - Prozessoptimierung - Demografischer Wandel - Welches Basissysteme (Bürgerportal, redundantes Rechenzentrum, Massenspei-

cher, Virtualisierung, Smartphones, Dokumentenmanagementsystem, Datendreh-scheibe OSCI, Schnittstellen usw.) braucht eine Kommune aktuell bzw. mittel- bis langfristig und warum muss jede Kommune diese Systeme, Prozesse, Lösungen jeweils neu erfinden

- Welche Unterstützung bräuchte ein Landratsamt vom BUND und den Ländern, um den IT-Betrieb und elektronisch unterstütztes Veraltungshandeln effizienter und kostengünstiger zu gestalten?

- Welchen Nutzen haben Systeme wie De-Mail. ePost, digitale Signatur usw. für ein Landratsamt?

Eine große Problematik für die Verwaltungsmodernisierung in einem Landratsamt sind die vorhandenen personellen Ressourcen (Anzahl und Qualität) und finanziellen Mittel. Der BUND, die Länder und die kommunalen Spitzenverbände machen zwar Vorschlä-ge zur Verwaltungsmodernisierung durch die Einführung von elektronsichern Prozes-sen, überlassen es jedoch zumindest in Bayern jeder Kommune, was sie tut und wie sie es tut. Um elektronische Prozesse sinnvoll einzuführen Bedarf es einer Reihe von Basissystemen, die zwingend bereitgestellt werden müssen, dazu gehören Portale, redundante Rechenzentren, mobiler Zugriff auf Daten, DMS usw.). Diese Systeme sind teuer und Binden in der Einführung und im Betrieb zusätzliche personelle Res-sourcen. Diese Ressourcen sind i. d. R. in einem Landratsamt nicht verfügbar bzw. qualitativ nicht verfügbar und auch die finanziellen Mittel fehlen in vielen Fällen - Fazit: Die großen Kommunen, der BUND und die Länder können solche Projekte personell und finanziell stemmen, kleinere Kommunen, Landratsämter (Landratsamt Weilheim-Schongau: 120.000 Einwohner im Landkreis, 400 Mitarbeiter im Landratsamt, 8 Mitar-beiter in der IT, 1 Mitarbeiter im Projektmanagement) sind mit solchen Herausforde-rungen überfordert. Hier müssten wesentlich mehr zentrale und sinnvolle Lösungen zur Verfügung gestellt werden (z. B. De-Mail ist aktuell z. B. keine sinnvolle Lösung) und der BUND usw. müssten die Basis (also die Kommunen und dort die IT-Abteilungen), wo das Verwaltungshandeln stattfindet, wesentlich mehr in Planungen einbinden. Z. B. wird das Wissen um elektronische Prozess und Verwaltungshandeln im Landratsamt Weilheim-Schongau vor allem in der IT gehalten, da die Fachabteilun-gen die Komplexität der Systemen nicht mehr überblicken. Das Landratsamt Weilheim-Schongau ist was die grundsätzliche Basissysteme, das Thema Prozessoptimierung usw. vergleichsweise gut aufgestellt (wir habe z. B. ein

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zentrales Projektmanagement, habe Basissysteme wie Portale in der Pipeline, ein re-dundantes RZ umgesetzt, Arbeiten in einer internen virtualisierten Cloud), stößt aller-dings an die o. e. erwähnten personellen und finanziellen Grenzen. Dies würde ich gerne im Plenum vorstellen und zur Diskussion stellen bzw. als quasi Hilferuf den Ver-tretern des BUNDs, der Länder und kommunalen Spitzenverbände näher bringen.

Wo kann Verwaltungshandeln von Bürgerbeteiligungen profitieren Thomas Heimstädt, Sales Manager, ]init[ AG

Forum A01

Die Gesellschaft verlangt zunehmend nach Mitspracherechten für die Entwicklung ih-res näheren sozialen Umfelds. Sei es der Wunsch nach Partizipation bei (regionalen) Infrastrukturprojekten, Gesetzgebungsvorhaben, Haushaltsplänen oder die Diskussion bestehender Gesellschaftsformen: Die Menschen wollen Veränderung durch Teilhabe bewirken. Die direkte Beteiligung der Bürger wird immer entscheidender für das Staatshandeln und bietet große Chancen: Die Legitimität und auch die Qualität politi-scher Entscheidungen und Verwaltungsdienstleistungen werden durch den Einbezug der Bürger deutlich erhöht. Hierfür muss die Kultur der Partizipation innerhalb der Verwaltung gestärkt und effektive Technologien für eine erfolgreiche Online-Durchführung eingesetzt werden, wie z.B. das modulare Softwareframework „DIALOG BOX“ von ]init[, das erstmalig auf der Neuen Verwaltung vorgestellt wird. Ganzheitliches E-Government - von Prozessen, Techni k, Sicherheit, Verfügbar-

keit und Akzeptanz Frank Helmer, citeq, Stadt Münster

Forum A01

Ganzheitliches E-Government ist medienbruchfrei, sicher und wirtschaftlich. Ganzheit-liches E-Government bezieht sich nicht nur auf Leuchttürme oder Peaks der Verwal-tungs-IT, sondern erhebt den Anspruch, den Blick über den Tellerrand einer isolierten Verwaltungsaufgabe zu werfen. Ein solcher Ansatz darf sich nicht nur auf die Prozesse und Technik der eigenen Ver-waltung fokussieren, sondern soll andere beteiligte Behörden und vor allem die Ver-waltungskunden einbeziehen. Denn jeder muss gewinnen können, wenn E-Government erfolgreich sein will:

• die eigene und weitere beteiligte Behörden durch wirtschaftlichere Verwaltungspro-zesse

• die Verwaltungskunden durch einfachere Zugänge zu schnelleren Verwaltungsleis-tungen und durch erweitere Mitsprache- und Zugriffsmöglichkeiten

Abstracts

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Dabei lebt der ganzheitliche Ansatz von dem hohen Gut des grundsätzlichen Vertrau-ens in die Arbeit der Öffentlichen Verwaltung. Um die Akzeptanz von E-Government-Lösungen nachhaltig zu schärfen und zu verinnerlichen, müssen die E-Government-Verantwortlichen und die IT-Dienstleister der Öffentlichen Hand ihre Anwendungen dauerhaft zuverlässig zur Verfügung stellen und die Sicherheit der Datenhaltung und der Datenübermittlung gewährleisten. Der Vortrag spannt einen Bogen über die Aspekte des ganzheitlichen E-Government und stellt einen entsprechenden Lösungsansatz vor.

Der neue Personalausweis in Münster

Frank Helmer, citeq, Stadt Münster Forum G05

Der „neue“ Personalausweis ist nun seit mehr als 15 Monaten im Einsatz. Jedes Jahr kommen ca. 8 Millionen neue Anwender dazu. Mit der Einführung des Personalausweises im Chipkartenformat wurden große Erwar-tungen verbunden – vor allem an die Zusatzfunktionen der Karte: die elektronische Identität (eID) und die qualifizierte elektronische Signatur. Bisher gibt es aber deutsch-landweit nur wenige Anwendungen und nicht zuletzt dadurch auch erst geringe Pra-xiserfahrungen. Anders sieht es in Münster aus. Die Stadt Münster hat sich zum Ziel gesetzt, ihr eID-Angebot für Bürgerinnen und Bürger sowie für Wirtschaftsunternehmen auf eine breite Basis zu stellen. Durch verschiedene Maßnahmen konnte eine verhältnismäßig hohe eID-Einschaltquote erreicht werden, vergleichsweise viele Anwendungen sind online. Gemeinsam mit entsprechenden Angeboten weiterer privater und öffentlicher Dienstleister soll Münster zur eID-Stadt werden. ● Wie sind wir in Münster technisch, vertrieblich und organisatorisch vorgegangen? ● Was wird in Münster angeboten? ● Wie wird dieses Angebot angenommen? Diese Fragen sollen im Vortrag aufgegriffen und beantwortet werden.

Intranetbasierende Mitarbeiter-/Managerservices bei der Stadt Essen Uwe Hesse, Leiter Beratung/Anwendungsentwicklung,

Essener Systemhaus, Betrieb der Stadt Essen Forum G03

Über das Intranet-Portal haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, eigene Personaldaten (Anschrift, Bankverbindung) zu verändern, die Personalabteilung wird im Hintergrund über einen Workflow per Mail informiert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, div.

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Abwesenheiten wie Urlaub, Dienstreise, Fortbildung etc. webbasiert zu beantragen, dabei erfolgt eine Prüfung gegen das Personalwirtschaftssystem. Über einen Geneh-migungsworkflow wird der Vorgesetzte per Mail informiert und kann im Portal die Ab-wesenheit genehmigen/ablehnen, per Workflow und Mail wird der Mitarbeiter an-schließend informiert und die genehmigte Abwesenheit im Personalwirtschaftssystem verbucht. Darüber hinaus kann der MA seinen Zeitnachweis tagesaktuell online einse-hen. Weitere Services wie Entgeltnachweis, Korrektur von Abwesenheiten etc. sind in Vorbereitung. Vorgesetzte haben einen Teamkalender mit der Übersicht der An-/Abwesenheit, die Zeitnachweise der MA können eingesehen werden. Sammelgenehmigungen von Ab-wesenheiten , z.B. Betriebsferien, sind möglich. Aktueller Status 1000 User aktiv, 5000 bis Ende 2012. Effekte; schnellere Bearbeitung mit ggfls. Eskalation, Wegfall von Formularen und manueller Erfassung, höhere Da-tensicherheit.

Einsatz von Smartphones in der Berufsgenossenschaft Holz und Metall Dr. Michael Heyder, Leiter der Hauptabteilung VITA,

Berufsgenossenschaft Holz und Metall, Mainz Forum G01

Die zum 01.01.2011 zur Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM) fusionierten ehemaligen Metall-Berufsgenossenschaften (bis dahin existierten 5 BGen) haben sich sehr frühzeitig mit der elektronischen Akte, digitaler Vorgangsbearbeitung und der Signatur von Dokumenten beschäftigt. Bereits 2006 wurde die Anwendung vi-ta.APPLICATIONS produktiv eingeführt, bei der alle eingehenden Dokumente ges-cannt, elektronisch signiert, mittels OCR erkannt und in einem Dokumenten-Management-System abgelegt werden (heute ca. 80 Mio. Dokumente). Seit diesem Zeitpunkt werden keine Papierakten mehr geführt - die Elektronische Akte, die Signa-tur von Geschäftsprozessen wie Zahlungen oder der E-Mail-Versand über die Virtuelle Poststelle erlauben die komplette elektronische Unterstützung aller Geschäftsvorgän-ge, unabhängig von Zeit und Ort. Erst diese Maßnahmen machten es für die Mitarbei-ter/innen der Berufsgenossenschaft möglich, umfangreich Telearbeit in Anspruch nehmen zu können. Heute arbeiten von ca. 4000 Mitarbeitern/innen mehr als 1000 Kolleginnen und Kollegen von zu Hause aus. Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall sorgt allerdings nicht nur dafür, dass die in ihren Mitgliedsbetrieben Beschäftigten nach Unfällen oder berufsbedingten Erkran-kungen bestmöglich versorgt werden. Insbesondere das Thema "Prävention" hat einen sehr hohen Stellenwert und bedeutet, dass die Mitarbeiter/innen des Präventions-dienstes in den Unternehmen vor Ort mögliche Gefährdungen erkennen und in Zu-sammenarbeit mit den Sicherheitsbeauftragten notwendige Maßnahmen zur Unfall-verhütung abstimmen.

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Selbstverständlich sind auch für den im Außendienst tätigen Mitarbeiter alle Daten und Dokumente via UMTS online verfügbar. Bisher wurden hierfür Notebooks eingesetzt, die jedoch auf Grund ihrer Größe und der damit verbundenen Unhandlichkeit und Schwere nur bedingt vor Ort einsetzbar waren. Mit dem Aufkommen von sehr leistungsfähigen Smartphones entstanden neben der besseren Handhabbarkeit eine Reihe weiterer Vorteile. Da alle Daten online auf dem Smartphone zur Verfügung stehen, kann z.B. mit Hilfe geocodierter Adressen die Na-vigation zum Unternehmen erfolgen. Über die integrierte Kamera können Fotos bean-standeter Geräte oder Räume gemacht werden, wobei diese Fotos sofort in die Elekt-ronische Akte (DMS) eingefügt werden. Sprachnotizen, Geräuschmessungen oder handschriftliche Notizen können sehr einfach erstellt werden und fließen ebenfalls un-mittelbar in den BG-lichen Datenbestand ein. Der Vortrag zeigt die Möglichkeiten auf, die sich durch den Einsatz von Smartphones für eine Verwaltung eröffnen, richtet gleichzeitig aber auch den Blick auf die notwendi-ge Datensicherheit. Nicht zu unterschätzen sind zwei weitere Aspekte: die Anbindung der Smartphone-Infrastruktur an die bestehende IT-Landschaft und eine komplett neue Bedienerführung auf Basis von Touch. Auch diesen Themen widmet sich der Vortrag. Die in der BGHM zum Einsatz kommende Anwendung vita.MOBILE läuft produktiv auf Smartphones mit dem Betriebssystem Microsoft Windows Phone 7 und der grafischen Benutzeroberfläche Metro. Selbstverständlich kann die Anwendung auch live vorge-führt werden. Die gewerblichen Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversi-cherung für den gesamten Wirtschaftsbereich innerhalb Deutschlands. Sie betreuen rund 42 Millionen Versicherte in etwa drei Millionen Unternehmen. Die Berufsgenos-senschaften sind in Berufsgruppen unterteilt, weil jeder Gewerbezweig seine eigenen Gefahren und Lasten grundsätzlich selbst trägt. Als eine von neun gewerblichen Be-rufsgenossenschaften übernimmt die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM) die Haftpflicht von nahezu 200.000 Betrieben des Holz und Metall verarbeitenden Ge-werbes und versichert etwa 4,2 Millionen Arbeitnehmer. Die Hauptabteilung VITA ist der BG-interne Dienstleister der BGHM; ca. 180 Mitarbei-ter/innen an 5 Standorten verantworten alle IT-Aktivitäten. Dies beinhaltet die techni-sche Infrastruktur für ca. 4000 Mitarbeiter/innen der BGHM an 36 Standorten in Deutschland, den Betrieb der Rechenzentren sowie die Softwareentwicklung der BG-lichen ERP-Systeme.

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Vergabestelle für Berechtigungszertifikate - die On line-Ausweisfunktion

Oliver-Stephan Jolk, Fachbereich Neuer Personalausweis und Elektronischer Identiätsnachweis - Vergabestelle für

Berechtigungszertifikate; Sperrlistenmanagement; Bundesverwaltungsamt Forum B04

Seit 01.05.2010 ist es Diensteanbietern möglich, Anträge auf Berechtigungszertifikate zu stellen, um Daten auf dem Wege des elektronischen Identitätsnachweises beim Inhaber des Personalausweises anzufragen. Diensteanbieter sind natürliche und juris-tische Personen, die für Bürgerinnen und Bürger Dienste im Internet anbieten. Vor-aussetzung ist es, das der Bürger/Ausweisinhaber die Online-Ausweisfunktion des Neuen Personalausweises eingeschaltet hat. Bei der Nutzung entsprechender Dienste sind die Diensteanbieter verpflichtet, das datenschutzrechtliche Prinzip der Datenver-meidung- und Datensparsamkeit sowie die Zweckbestimmung der Datenerhebung und ggf. der Weiterverarbeitung zu beachten. Aus diesem Grund benötigen die Dienstean-bieter stets eine Berechtigung, bestimmte Daten anfragen zu dürfen. Diese Berechti-gung wird von der staatlichen „Vergabestelle für Berechtigungszertifikate“ (VfB) auf Antrag des Diensteanbieters für den beantragten Geschäftszweck erteilt. Das Berechtigungszertifikat wird dem Bürger bei Nutzung der Online Ausweisfunktion angezeigt. Er kann letztendlich entscheiden, den angefragten Daten zuzustimmen o-der ganz oder teilweise abzulehnen. In dem Gesamtverfahren „Neuer Personalausweis/Online-Ausweisfunktion“ stellt die VfB das „Einfallstor“ dar, um den Gesamtprozess anzustoßen; d.h. ohne den formal juristisch positiven Bescheid – Verwaltungsakt – für den Diensteanbieter, wird es nicht zu einer Authentisierung/Authentifizierung zwischen Diensteanbieter und Personal-ausweisinhaber für einen bestimmten Geschäftszweck, der von Seiten des Dienstean-bieters verfolgt wird, im Internet kommen.

SEPA ist beschlossen – Möglichkeit zur Nutzung der ePayment-Lösung des Freistaates Sachsen zur fristgerechten Umsetzu ng

von SEPA-Lastschriften im Fachverfahren bis 2014 Uwe Kaiser, Fachbereichsleiter Benutzer- und Vor-Ort-Service,

STAATSBETRIEB SÄCHSISCHE INFORMATIK DIENSTE Forum E02

Sofern ein Fachverfahren mittels Lastschrift Zahlungen von Bürgern und Unternehmen vereinnahmt, muss bis zum 1. Februar 2014 eine Anpassung an die neuen SEPA-Lastschriftverfahren im Fachverfahren und Haushalts-Kassen-Rechnungssystem er-folgen. Der Vorteil des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) besteht dar-in, dass Zahlungen aus dem und ins europäische Ausland einfach und sehr kosten-günstig möglich sind. Der Freistaat Sachsen bietet mit seiner ePayment-Lösung als Basiskomponente Zahlungsverkehr (BaK ZV) die Möglichkeit, Fachverfahren um die neuen SEPA-Zahlverfahren zu erweitern, ohne dass eine eigene SEPA-

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Mandantenverwaltung aufgebaut werden müsste. Ohne SEPA-Mandatsverwaltung können das in Deutschland beliebte Lastschriftverfahren nicht mehr eingesetzt wer-den. Alle Fachverfahren, die Lastschrift anbieten, müssen daher SEPA-fähig werden, denn SEPA steht direkt vor der nationalen Einführung! Der einheitliche Europäische Zah-lungsverkehrsraum verlangt, dass zukünftig alle Zahlverfahren per IBAN und BIC vor-genommen werden. Es ist ein beträchtliches Expertenwissen notwendig, damit die Umstellung beispielsweise von nationalen Lastschriften im DTAUS-Format auf SEPA-Lastschriften auch rechtskonform funktioniert. Viele Haushälter und Fachverfahrens-verantwortliche wissen noch nicht, dass sie bis zum 01.02.2013 SEPA-Überweisungen und bis zum 01.02.2014 SEPA-Lastschrift anbieten müssen. Sie haben dann zusätz-lich die SEPA-Mandate ihrer Kunden zu verwalten. Der Freistaat Sachsen bietet mit seiner ePayment-Lösung als Basiskomponente Zah-lungsverkehr (BaK ZV) die Möglichkeit, Fachverfahren um die neuen SEPA-Zahlverfahren zu erweitern, ohne dass eine eigene SEPA-Mandantenverwaltung auf-gebaut werden müsste. Die BaK ZV hat auf Initiative und unter Federführung des Frei-staates Sachsens SEPA bereits in der Kernanwendung umgesetzt. Die BaK ZV bietet daher allen Online-Fachverfahren nicht nur ihre Expertise in SEPA an, sondern er-möglicht ebenfalls die einfache Umsetzung von SEPA im jeweiligen Fachverfahren, indem die BaK ZV als „SEPA-Vermittler“ zwischen den Zahlungsverkehrsprovider, der Hauptkasse oder anderen Banken und dem jeweiligen Fachverfahren auftritt. Durch den Einsatz der Basiskomponente Zahlungsverkehr wäre für Fachverfahren der Um-stellungstermin bis zum 01. Februar 2014 rechtskonform realisierbar. Die komplexe IT-Umsetzung von SEPA wird im Vortrag verständlich erläutert und kon-krete Umsetzungsmöglichkeiten für Fachverfahren durch Nutzung der BaK ZV in öf-fentlichen Einrichtungen vorgestellt. Digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung mit e inem Dokumentenmana-

gementsystem in der Gemeindeverwaltung Neu Wulmstorf.

Katja Kockmann, Gemeinde Neu Wulmstorf Forum F04

Seit dem 1.1.2012 ist das elektronische Dokumentenmanagementsystem CCDMS wie geplant in allen Fachbereichen und somit im ganzen Haus im Regelbetrieb. Zum 01.03.2012 erfolgt die Anbindung der Außenstellen Baubetriebshof und Jugendpflege im Jugendzentrum. Wie wurde das Ziel erreicht, das Projekt im vorgesehenen Zeit-rahmen umzusetzen? Nach einer kurzen Übersicht über organisatorisch notwendige Grundsatzentscheidun-gen informiere ich im Schwerpunkt zu den Themen Teambildung im Projekt und Mitar-

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beitermotivation bzw. zu der Fragestellung, wie die Akzeptanz bei der Belegschaft so gefördert werden konnte, dass mittlerweile eine dynamische Phase der Weiterentwick-lung der Einsatzmöglichkeiten eingetreten ist. Die Projektleitung, (bestehend aus Herrn Banerjea und mir), hatte neben der dauerhaf-ten Rückendeckung durch die Verwaltungsleitung Unterstützung durch 5 Arbeitsbe-reichskoordinatoren aus den Fachdiensten, um das DMS schrittweise nach Fachdiens-ten einzuführen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden von Beginn an mit ein-gebunden und intensiv in der Einführungsphase geschult und begleitet. Schrittweise wurden gemeinsam Lösungen entwickelt, wie die Ablagestruktur organi-siert, die interne Mitzeichnung geregelt wird und die elektronischen Posteingänge zu verarbeiten sind. Durch diese Regelungen wurden schnell die Vorteile sichtbar, in dem Sinne, dass zahlreiche Drucksachen überflüssig wurden, Ablage mit ein paar Klicks erledigt ist und Prozesse transparenter und oft auch zügiger sind. Kurzgefasst, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erleben nach anfänglichen Umstellungsschwierigkei-ten schnell eine Entlastung im täglichen Arbeitsalltag. Damit war der Weg frei, dass bereits aus der Belegschaft heraus Anfragen bzw. Vor-schläge eingebracht werden, wie das Dokumentenmanagementsystem für den Workflow genutzt werden kann. Dieses Thema wird anhand der Beispiele zentral ges-cannter Posteingang, Bearbeitung allgemeiner Ordnungsangelegenheiten sowie fach-bereichsübergreifender Fragestellungen beleuchtet. Die allgemeinen Ordnungsangelegenheiten werden je nach Bearbeitungsstatus mit Hilfe einer simplen Ordnerstruktur übersichtlich organisiert. Der zentral gescannte Posteingang stellt den Arbeitsplätzen die Post digital zur Verfügung, so dass der lokale Bedarf zum Scannen deutlich reduziert wurde, jedoch wiederum Arbeitsabläufe anzu-passen waren. Fachbereichsübergreifende Fragestellungen sowie komplexere Pro-zessbetrachtungen machen weitere Entwicklungen erforderlich, die als abschließender Ausblick am Ende des Vortrages stehen. Die BSI-Richtlinien für die Beweiswerterhaltung kry ptographisch signierter Do-

kumente und das rechtssichere ersetzende Scannen Dr. Ulrike Korte, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Bonn

Dr. Astrid Schumacher, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Bonn Forum H05

In der öffentlichen Verwaltung werden Geschäftsprozesse zunehmend digitalisiert. Hierfür werden ursprünglich Papier-gebundene Schriftstücke gescannt und elektroni-sche Daten und Dokumente oft auf Grund von Formvorschriften bzw. aus Sicherheits-gründen mit elektronischen Signaturen versehen. Besondere Herausforderungen exis-tieren in diesem Umfeld bei der rechtssicheren Gestaltung des Scanvorganges sowie beim dauerhaften Erhalt der Beweiskraft der elektronisch signierten Dokumente. Vor diesem Hintergrund entwickelt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstech-

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nik (BSI) entsprechende Technische Richtlinien mit Lösungsansätzen und Empfehlun-gen für diese beiden Problembereiche, die voraussichtlich auch in § 6 EGovG (Elekt-ronische Aktenführung) und § 7 EGovG (Übertragen und Vernichten des Papierorigi-nals) ihren Niederschlag finden werden. Der Vortrag stellt zunächst die Technische Richtlinie 03125 des BSI „Beweiswerterhal-tung kryptographisch signierter Dokumente (TR-ESOR)“ vor, in der auf der Grundlage bestehender rechtlicher Normen und nationaler und internationaler technischer Stan-dards in einem modular aufgebauten Gesamtkonzept ein Kriterienkatalog für die be-weiswerterhaltende Langzeitspeicherung entwickelt wurde. Danach liefert der Beitrag einen aktuellen Überblick über den Stand der Entwicklungen zur Technischen Richtlinie 01101 des BSI „ Rechtssicheres ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN)“ , die Anforderungen für das rechtssichere ersetzende Scannen spe-zifiziert und im Oktober 2012 fertiggestellt werden soll.

Konkretes Umsetzungsprojekt De-Mail bei der ITK Rhe inland Andreas Kremer, Fachbereich Anwendungen, ITK Rheinland

Forum B04

Die ITK Rheinland hat im Jahr 2011 – gemeinsam mit der Landeshauptstadt Düssel-dorf– an einem Beratungsprojekt „De-Mail“ des Bundesministeriums des Inneren teil-genommen. Parallel hierzu gab es bundesweit 14 weitere Beratungsprojekte. Dabei sind

- Machbarkeit, - Wirtschaftlichkeit, - Umsetzungsmöglichkeiten

untersucht worden.

Das Projekt kommt zu dem Ergebnis, dass ein wirtschaftlicher Einsatz von De-Mail nach zwei bis drei Jahren gegeben ist, Zur CeBIT 2012 werden die Provider, die sich einem Akkreditierungsverfahren unter-zogen haben, ihre Akkreditierungsurkunden erhalten und Ihre Preismodelle bekannt geben. Nach derzeitigem Stand werden diesem Zeitpunkt folgende Provider De-Mail Anbie-ter:

- Mentana Claimsoft - Deutsche Telekom AG - United Interned (GMX, Web.de, 1&1)

akkreditiert sein Das De-Mail-Gesetz ist mit Wirkung vom 03.05.2011 in Kraft getreten.

Damit ist es erstmalig möglich, rechtssichere und vertrauliche elektronische Kommuni-kation mit Bürgern und Gewerbetreibenden mit einfachen Mitteln zu betreiben. Im Ge-

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gensatz zur bisher bereits etablierten Kommunikation mit digitalen Signaturkarten bie-tet sich nunmehr für BürgerInnen und Gewerbetreibende die Möglichkeit - ohne zu-sätzliche Geräte oder Karten - vertraulich und sicher elektronische Inhalte (sog. De-Mails) mit Anlagen an die Kommune zu übermitteln bzw. zu empfangen. De-Mail schließt die rechtliche Lücke, die bisher an vielen Stellen die medienbruch-freie, elektronische Abarbeitung von Verwaltungsprozessen behindert oder sogar ver-hindert hat.

Mit dem eGovernmentgesetz, welches zur Zeit durch die Bundesregierung vorbereitet wird, sollen diese Möglichkeiten weiter gestärkt werden. Gemeinsam mit der Stadt Düsseldorf werden die im Projekt untersuchten Bereiche mit De-Mail im Jahr 2012 umgesetzt. Im Vortrag wird sowohl über das Beratungsprojekt (Vorgehensweise, Erkenntnisse aus der bundesweiten Projektierung, Ergebnisse) als auch über den aktuellen Stand der Umsetzung berichtet.

IPv6 in der öffentlichen Verwaltung - Ein Überblick Martin Krengel, Leiter der Abteilung Systembetrieb 1, Citkomm

Forum G02

Der Adresspool der bisher genutzten IPv4-Adressen geht unweigerlich zur Neige. Be-reits Anfang 2011 hat die IANA die letzten verfügbaren Adressen an die regionalen Registrierungsstellen ausgegeben. Bei dem weiter wachsenden Adressbedarf durch zusätzliche Endgeräte, wie z.B. bei dem Internet of things, wird die zeitnahe Einfüh-rung von IPv6 unumgänglich. IPv6 unterscheidet sich in einigen Aspekten von der bis-her genutzten Version 4 des InternetProtokolls. Dies erfordert an verschiedenen Stel-len ein Umdenken gegenüber bisher etablierten Netzwerkmethoden. Für den Bereich der öffentlichen Verwaltung wurden bereits frühzeitig die Weichen für eine geordnete Einführung gestellt. Im Jahr 2009 erhielt das Bundesinnenministerium einen großen zusammenhängenden Adressbereich. Dieser dient der strukturierten Versorgung der gesamten öffentlichen Verwaltung in Deutschland mit IPv6-Adressen. In der Folge wurde ein Konzept für die Strukturierung und die regionale Vergabe die-ser Adressen entwickelt und praktisch implementiert. Die öffentlichen Verwaltungen können damit nunmehr geordnet IPv6-Adressen unter der Struktur des einheitlichen Adressraums in Anspruch nehmen. Seit kurzem steht IPv6 auch im Verbundnetz DOI produktiv bereit. Damit stehen wesentliche Rahmenbedingungen der Nutzung des neuen Standards nunmehr zur Verfügung. Die Zahl der praktischen Implementierun-gen ist jedoch bisher noch überschaubar. In einigen Bereichen bietet die Einführung von IPv6 jedoch klare Vorteile. Im Bereich der Dienste-Angebote öffentlicher Verwaltungen wird die Einführung darüber hinaus sogar zeitnah zwingend sein, um auch zukünftig noch für alle Internetnutzer erreichbar zu sein.

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Die Citkomm engagiert sich bereits seit einigen Jahren in den Aktivitäten der öffentli-chen Verwaltung zur IPv6-Einführung. Für den Bereich der kommunalen Verwaltungen in NRW ist die Adressvergabe für IPv6 bei der Citkomm angesiedelt. Aktuell betreiben wir ein umfassendes Migrationsprojekt der wesentlichen Infrastrukturkomponenten auf IPv6 als Teil eines europaweiten Förderprojektes. Der Referent gibt einen Überblick über sinnvolle Einsatzszenarien für IPv6, den Sachstand der verschiedenen oben skizzierten unterstützenden Handlungsstränge sowie erste Erfahrungen zu praktischen Herausforderungen aus dem laufenden Migrationsprojekt. Der Demografiemonitor Sachsen – Ein vielseitiges We rkzeug für Demografieana-

lysen Hans-Dieter Kretschmann, Statistisches Landesamt des Freistaates Sachsen

Abteilungsleiter 2 „Bevölkerung, Soziales, öffentliche Haushalte“ Forum D04

Im Zeitalter des Web 2.0 sehen sich die Statistischen Ämter neuen Herausforderungen hinsichtlich der benutzerfreundlichen Bereitstellung ihres umfassenden Datenangebots sowie von Analysewerkzeugen zu dessen Weiterverarbeitung gegenüber. Mit dem Demografiemonitor Sachsen sowie weiteren interaktiven Produkten stellt sich das Sta-tistische Landesamt des Freistaates Sachsen dieser Herausforderung (www.statistik.sachsen.de – Box „Sachsen INTERAKTIV“). Demografiekompetentes Handeln erfordert umfassendes, kompaktes und leicht zu-gängliches Zahlen- und Faktenwissen. Entscheidungsträger sehen sich in ihrer tägli-chen Arbeit immer öfter kurzfristig vor die Aufgabe gestellt, mit Blick auf Vergangenheit und Zukunft Informationen und Daten selbst zusammenzustellen, für spezifische Fra-gestellungen aufzubereiten und in verständlicher Weise zu präsentieren. Für die ge-samte informationelle Wertschöpfungskette liefert der Demografiemonitor wertvolle Hilfestellung. Strukturiert in 15 Themen werden etwa 200 demografische Kennzahlen dargestellt:

- Durchschnittsalter und Bevölkerungsdichte - Jugend-, Alten- und Gesamtquotient - Bevölkerung nach Altersgruppen - Geburten und Sterbefälle - Wanderungen - Veränderungen gegenüber Vorjahren - Bevölkerungsentwicklungen nach Altersgruppen - Bevölkerungsprognosen nach Altersgruppen.

Auf einen Blick sehen Sie visualisiert für die ausgewählte Kennzahl:

- Regionale Verteilung der Kennzahlwerte - Gemeinden mit ähnlichem Wert

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- Konkrete Zahlenwerte für jede Gemeinde - Erläuterungen – einfach und verständlich - Größenmäßige Sortierung - Zeitreihe für die ausgewählte(n) Gemeinde(n) - Grafische Darstellungen – einfach und klar - Landkreisgrenzen und Direktionsbezirksgrenzen sind einblendbar - Vergleiche mit verschiedenen Regionaleinheiten - Auswahl interessierender Regionen - Zeitserienanimation.

Wie hat sich die Einwohnerzahl seit 1990 entwickelt? Wie steht meine Gemeinde im Vergleich zu anderen Gemeinden oder dem Landkreis da? Wie sieht die Bevölkerungsprognose für das Jahr 2025 aus? Diese und viele weitere Fragen lassen sich mit dem Demografiemonitor Sachsen be-antworten – mit vielen interessanten und manchmal auch überraschenden Ergebnis-sen. Demografiekompetentes Handeln erfordert umfassendes, kompaktes und leicht zu-gängliches Zahlen- und Faktenwissen. Entscheidungsträger sehen sich in ihrer tägli-chen Arbeit immer öfter kurzfristig vor die Aufgabe gestellt, mit Blick auf Vergangenheit und Zukunft Informationen und Daten selbst zusammenzustellen. Unter www.demografie.sachsen.de/monitor können Sie kostenlos Informationen zeitgemäß und gut nachvollziehbar darstellen – sogar auf Ihrem Smartphone. Der Demografiemonitor soll insbesondere den kleinen und mittleren Gemeinden und Städten, die keine eigene Statistikstelle haben, ein nützliches Instrument sein, aber auch interessierten Bürgern die Möglichkeit bieten, zu individuellen Zwecken (z. B. bei der Ausübung eines Ehrenamts) eigene Analysen zu fertigen.

Das E-Government-Gesetz des Bundes Dr. Tanja Laier, Referatsleiterin O2, Bundesministerium des Innern

Forum A01

Im Koalitionsvertrag der 17. Legislaturperiode ist der Auftrag festgehalten, E-Government weiter zu fördern und dazu wo und soweit rechtlich notwendig, rechtli-che Regelungen anzupassen. Diesem Auftrag wird das Bundesministerium des Innern durch die Erarbeitung des E-Government-Gesetz des Bundes gerecht. Ziel des Gesetzes ist es, durch den Abbau bundesrechtlicher Hindernisse die elektro-nische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und es Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektroni-sche Verwaltungsdienste anzubieten. Mit der Verabschiedung des Signaturgesetzes, der Einführung des elektronischen I-dentitätsnachweises mit dem neuen Personalausweis und mit dem De-Mail-Gesetz

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wurden grundlegende neue Infrastrukturen geschaffen. Diese gilt es jetzt auch in die Fläche zu bringen und ihre Vorteile nutzbar zu machen. Ein wesentliches Hindernis für E-Government-Angebote der öffentlichen Verwaltung besteht darin, dass im öffentlichen Recht in zahlreichen Vorschriften die Schriftform vorgeschrieben ist. Als elektronisches Äquivalent der Schriftform ist bisher allein die qualifizierte elektronische Signatur zugelassen. Da sich diese jedoch entgegen ur-sprünglichen Erwartungen in der Breite der Bevölkerung nicht durchgesetzt hat, bleibt es meist beim traditionellen Postweg. Mit dem Gesetzentwurf sollen daher neben der qualifizierten elektronischen Signatur weitere sichere Technologien zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung zugelassen werden. Eine Option ist dabei De-Mail mit der Versandoption „absender-bestätigt“. Diese Technik verbindet die Vorteile der von der E-Mail gewohnten einfa-chen Handhabung mit der sicheren Identifizierung von Sender und Empfänger und dem Schutz vor unerkannten Veränderungen des Nachrichteninhalts. Ebenso kommen Web-Anwendungen der Verwaltung in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifi-zierung der Nutzer, insbesondere durch die eID-Funktion des neuen Personalauswei-ses, in Betracht. Damit sollen über die Portale der Behörden künftig auch schriftform-bedürftige Verwaltungsvorgänge abgewickelt werden können. Der Entwurf enthält weitere Regelungen, die eine Motorfunktion für die Verbesserung und Erweiterung von E-Government-Angeboten entfalten und Rechtsunsicherheiten beseitigen können. Dabei fließen Erfahrungen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Ver-waltung in die Erarbeitung des Entwurfs ein. Hier ist z.B. an Regelungen zur Zugangs-eröffnung, zu elektronischen Bezahlverfahren, zur Erbringung von Nachweisen im Verwaltungsverfahren auf elektronischem Weg, zur elektronischen Aktenführung und zum „ersetzenden Scannen“, zum Datenaustausch innerhalb der Verwaltung und zur Erfüllung von Publikationspflichten durch elektronische Amts- und Verkündungsblätter gedacht. Das Gesetz soll im besten Sinne ein „Ermöglichungsgesetz“ werden. Es soll Hinder-nisse beseitigen und Anreize setzen, und damit Bund, Ländern und Kommunen er-möglichen, mehr und bessere elektronische Verwaltungsleistungen anzubieten.

Föderiertes E-Government auf Basis formalisierter D atenräume und elektroni-scher Magazine

Jan Lehmann, Datennverarbeitugszentrale Mecklenburg-Vorpommern GmbH

Steffen Schwalm , BearingPoint GmbH Forum H05

Einordnung Föderiertes E-Government hat den Anspruch, einen Ebenen - übergreifenden Verbund (EU, Bund, Länder, Kommunen) von Prozessen, Diensten und Daten als Komplement aber auch Alternative zu ausschließlich zentral oder dezentral vorgehaltenen Angebo-ten herzustellen. Unterstützend dazu wird die Schaffung formalisierter Datenräume in

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ihrer Ausprägung als Verbund elektronischer Magazine angesehen. Der Aufwand für eine dazu erforderliche Formalisierung lohnt sich jedoch. Hohe Datenqualität und der kontrollierte Zugang zu diesen Datenräumen verspricht eine gänzlich neue Generation von Anwendungen. Mit der BSI Technische Richtlinie 03125 (BSI TR-ESOR) liegt eine auf nationalen und internationalen Standards aufbauende Formalisierungsvorschrift vor, die über den An-wendungsfall „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ hinaus ein breites Anwendungsspektrum abdecken kann. Formalisierung von Daten ist geboten, wenn authentische elektronische Dokumente und Daten unveränderlichen Inhalts (fixed content) auf der Grundlage gesetzlich vor-geschriebener Aufbewahrungsfristen sowohl befristet als auch unbefristet zu verwalten und einer multivalenten Nutzung zuzuführen sind. Dies ist relevant für breite Anwen-dungsbereiche aus Verwaltung, Wirtschaft, Gesundheitswesen, u.a.. Die neue Datenqualität ist dadurch gekennzeichnet, dass im Ergebnis der Formalisie-rung interpretierbare und verarbeitbare XML-Container, sogenannte XAIP (XML for-matted Archival Information Packages) entstehen, die die Gewähr bieten, dass die Datenübernahme vollständig und korrekt verlaufen ist und die Verkehrsfähigkeit (Ver-fügbarkeit und Lesbarkeit) auch über lange Zeiträume trotz rasanten technischen Wandels sichergestellt wird. Weitere signifikante Eigenschaften formalisierter Contai-ner - Integrität und Authentizität können durch Einsatz kryptographischer Maßnahmen sicher gestellt werden. Durch den Formalisierungsprozess erhalten die Container Me-tadaten, hinsichtlich Suchfunktionalität, Auswertbarkeit und Bewertung, die als Wert-steigerung der Inhaltsdaten einzuordnen sind. Anspruch ist, dass Container selbsttra-gende Informationsobjekte sind. Aufbewahrungsort dieser XML- Container sind Elektronisches Magazine, die architek-turseitig Komponenten wie Adapterschicht, Zugangsschicht, Sicherheitsgateway und Langzeitspeicher u.a. beinhalten. Einsatzbereiche elektronischer Magazine Föderiertes E-Government verlangt nach formalisierten Datenräumen als Ergänzung zu bestehenden Standardisierungsvorhaben, z.B. über SAGA und XÖV, und das in allen drei Phasen (Bearbeitung, Langzeitspeicherung, Archivierung) des Lebenszyklus von Informationsobjekten gemäß künftigem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit des Bundes. Mit seinem im produktiven Einsatz befindlichen Elektronischen Magazin (ElMa) verfügt die DVZ M-V GmbH über eine standardkonforme generische technische Lösung, die bereits im Personenstandswesen zur Führung der Register als Langzeitspeicherservi-ce im Einsatz ist. Als weitere Anwendungsfälle sind eine Magazin- Lösung im elektro-nischen Landesarchiv (eLA M-V) sowie verfahrensbezogene Einbindungen in Vorbe-reitung. Nachstehend sind einige Argumente pro elektronischer Magazine zusammen gefasst:

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• Elektronische Magazine werden überall dort benötigt, wo Dokumente und Daten über längere Zeiträume beweiswerterhaltend verkehrsfähig vorgehalten werden müssen.

• Elektronische Magazine bilden die Grundlage für Langzeitspeicherlösungen und elektronische Archive.

• Werden elektronische Magazine TR-ESOR- und OAIS-konform genutzt, sind Herstellerunabhängigkeit und damit Nachhaltigkeit sichergestellt.

• Das Befüllen und Verwalten elektronischer Magazine erfolgt mittels normierter Prozesse. So kann eine authentische Datenbasis und eine autorisierte Mehr-fachverwendung gewährleistet werden.

• Elektronische Magazin schaffen einen sicheren digitalen Datenraum zur Ablage schützenswerter Unterlagen unter Wahrung geltender rechtlicher Anforderun-gen.

• Elektronische Magazine bündeln damit Querschnittsfunktionen, entlasten die laufenden Verfahren und ermöglichen damit eine effiziente elektronische Ver-waltungsarbeit.

• Elektronische Magazine ermöglichen damit eine verfahrensübergreifende Pro-zessintegration auf Basis formalisierter, authentischer und integrer Daten

• Elektronische Magazine und deren Verknüpfung bilden einen neuartigen forma-lisierten Datenraum mit großen Potentialen hinsichtlich künftiger Mehrwert-dienste.

Die papierlose Behörde – (Behörden-)interne und -ex terne Herausforderungen an die Projektstruktur und Umsetzung bei der Einfüh rung eines DMS/VBS-

Systems Dr. Katharina Licht-Eggert, stellvertretende Referatsleiterin im Referat PEI-Portal,

Dokumentenmanagement, Paul-Ehrlich-Institut Forum D03

Der Vortrag stellt heraus, wie das Paul-Ehrlich-Institut (PEI) durch die Schaffung einer bestimmten Projektstruktur versucht, sowohl behördeninternen Anforderungen bezüg-lich der Einführung eines solchen Projektes, als auch behördenexternen IT-Ansprüchen gerecht zu werden. Die Erläuterungen zur Projektstruktur des DMS/VBS-Projektes werden von praxisnahen Beispielen begleitet, die Vorteile und Nachteile verdeutlichen und Optimierungspotential aufzeigen. Hintergrund einer behördeninternen Einführung eines DMS/VBS-Systems im Paul-Ehrlich-Institut (PEI) ist zum einen, Prozessabläufe transparenter und einheitlicher zu

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gestalten, eine Alternative zum papiergebundenen Bearbeiten von Zulassungsanträ-gen von Arzneimitten zu bieten und einen zentralen Zugriff auf Dateien und Dokumen-te zu gewährleisten. Zum anderen kann das Institut international dauerhaft nur konkur-renzfähig bleiben, wenn es in der Lage ist, eine elektronische Abwicklung von Anträ-gen und einen Austausch von Daten und Informationen zu gewährleisten. Zurzeit wer-den im Bereich der Arzneimittelzulassung im PEI im Jahr mehr als 1500 Anträge un-terschiedlicher Verfahren (ca. 300 Zulassungen mit 500 Folgeverfahren sowie ca. 600 weitere regulatorische Begutachtungen (klinische Prüfungen, Inspektionen) und etwas über 12.000 Chargenfreigaben bearbeitet. Die Einführung eines DMS/VBS bringt organisatorische Veränderungen mit sich, da ein Anpassungsprozess zwischen den Prozessabläufe und den Möglichkeiten der Software erreicht werden muss. Dies führt zu Befürchtungen verschiedenster Art bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Daher wurde im PEI eine behördeninterne Pro-jektstruktur aufgestellt, die versucht, eine weitreichende Beteiligung aller Prozessteil-nehmer und Transparenz im Haus zu schaffen. So werden die Erfassung der Prozes-se und deren Umsetzung in die Software zum Beispiel mit Experten aus allen Berei-chen des Hauses erarbeitet und verschiedenen Gremien zur Abstimmung vorgelegt. Das DMS/VBS soll eine Anbindung zu weiteren internen und externen Fachanwen-dungen wie zum Beispiel das PharmNet Projekt des BMG gewährleisten, um sowohl intern, als auch extern die größtmögliche Akzeptanz und reibungslose elektronische Abläufe sicher zu stellen. Im Rahmen des Vortrags wird ein Überblick über die Rolle des DMS/VBS in der IT-Landschaft des PEI und - in diesem Kontext - die des Bereichs der Arzneimittelzulassung national und international gegeben. Voraussetzung dafür, dass auch auf Anforderungen aus der IT-Landschaft reagiert werden kann, ist daher die Schaffung eines flexiblen Projektmanagements. Des Weiteren ist eine Beteiligung an bzw. Austausch mit anderen Projekten unabdingbar.

Standardisierung mit Prozess- und Großprojektmanage ment Astrid Liewald, Referatsleiterin Organisationsberatung,

Kompetenzzentrum Prozessmanagement, Bundesverwaltungsamt

Matthias Rulinski, Referent IT-Beratung, IT-Standards und Methoden, BVA Forum C01

Das Bundesministerium des Innern und seine nachgeordneten Behörden gehen mit gutem Beispiel voran und bauen ein integriertes Prozessmanagementsystem auf. Es werden nicht nur einheitliche Rahmenbedingungen geschaffen, sondern auch die Vor-gehensweisen in der Erhebung und Analyse von Geschäftsprozessen standardisiert. Eine zentrale Rolle spielt das Kompetenzzentrum Prozessmanagement im Bundes-verwaltungsamt, das die Standards erarbeitet, veröffentlicht und die Behörden hierzu berät Das Bundesverwaltungsamt setzt darüber hinaus Standards im Management von IT-Großprojekten, die mit hohem Koordinationsbedarf und komplexen Anforderungen

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einhergehen, da meist mehrere Ressorts, Bundesländer und Kommunen, aber auch Unternehmen beteiligt sind. Das Kompetenzzentrum Großprojektmanagement bietet neben standardisierten Vorgehensweisen und Werkzeugen auch Leistungen wie Inte-rimsprojektmanagement, Projektleitercoaching, Projektanalysen und Projektberatung an.

SOA-Infrastrukturen in den Bundesländern: Alter Wei n? Neue Schläuche? Stefan Löffler, Region Manager Nord-Ost

Forum G02 Service-Orientierte Architekturen, kurz SOA, sind im Hype-Cycle der am häufigsten verwendeten Begriffe in der IT auf dem absteigenden Ast. „Haben wir schon“, „War nicht erfolgreich“ dominieren in der Rückmeldung vor „Bauen wir weiter aus“. Aber las-sen sich die Anforderungen an eine integrierte IT überhaupt ohne mindestens die Grundidee einer SOA realisieren? Neue Services werden entstehen. Ob in einer SOA oder anderen Architektur. Und nur die SOA hilft auf Dauer: sparen.

Erfahrungsbericht zum Einsatz der TR-03125 im Perso nenstandswesen Ralf Lorenz, Datennverarbeitugszentrale Mecklenburg-Vorpommern GmbH

Stephan Jankar, Verlag für Standesamtwesen GmbH Forum H05

Das Personenstandsgesetz sieht die elektronische Registerführung seit dem 1.1.2009 vor. Da die Personenstandseinträge bis zu 110 Jahre unveränderlich zu speichern sind, sind kryptographische Methoden zur langfristigen Beweissicherung erforderlich. Mit dem Erscheinen der technischen Richtlinie TR-03125 wird zunehmend der Einsatz eines Langzeitspeichers auf Basis dieser Richtlinie gefordert. Im Jahr 2011 gingen bereits die Systeme LZA der Firma bos und eine Lösung des DVZ M-V in den Stan-desämtern in Bremerhaven und Mecklenburg-Vorpommern in Betrieb. Lösungen in Rheinland-Pfalz und im Saarland stehen vor der Produktivnahme. In dem Vortrag wird ein kurzer Überblick über die Erfahrungen und spezifischen Fragestellungen beim Ein-satz der TR-03125 im Personenstandswesen und bei der Umsetzung durch das DVZ-MV gegeben.

Mobile Device Management: Ein Praxisbericht Volker Mengedoht, Abteilungsleiter, krz Lemgo

Forum G03

Die Popularität und die damit einhergehende rasant steigende Zahl von mobilen End-geräten (insbes. Smartphones und Tablet-PCs) stellen die für die IT-Sicherheit Ver-antwortlichen vor neue Herausforderungen. Anders als bei etablierten Umgebungen

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(wie Notebooks) greifen die eingerichteten Abläufe auf dieser neuen Plattform kaum. Sie sind auf diesen mobilen Endgeräten nicht anwendbar, weil im Wesentlichen das Customizing dem Endbenutzer vorbehalten ist. Um einerseits Transparenz über die eingesetzte Software zu erhalten und andererseits Regelwerke für die Nutzung zu schaffen, bietet sich die Einführung eines „Mobile Device Managements“ an. Einsatz-möglichkeiten und Grenzen dieser Lösung sind Inhalt dieses Vortrags.

Ziel- und wirkungsorientierte kommunale Sportförder ung Dr. Ulrich Mix, Sportamtsleiter, Freie Hansestadt Bremen

Forum C05

Der Beitrag „Ziel- und wirkungsorientierte kommunale Sportförderung“ beschäftigt sich mit der Frage, wie sich eine moderne Sportverwaltung einer Großstadt den Herausfor-derungen der Zukunft stellt. In der Einleitung geht der Beitrag auf die aktuelle Situation der Sporttreibenden und der Sportvereine einer deutschen Großstadt ein. Der Beitrag beschreibt die Entwick-lungen und aktuellen Probleme. Darüber hinaus beschäftigt er sich auch mit den Ver-änderungen und Einflüssen, die auf eine lokale kommunale Verwaltung einwirken. Im Weiteren werden die Strategie, Zielsetzungen sowie die Methodik für die Sportver-waltung beschrieben, die sich aus den aufgezeigten Veränderungen ergeben, um eine bedarfsgerechte und wirkungsorientierte Sportförderung zu betreiben. Der Vortrag hat das Ziel die vielfältigen Möglichkeiten und Maßnahmen aufzuzeigen, derer sich eine moderne Sportverwaltung bedienen sollte, um durch einer Strategie, die darauf abzielt die Anzahl der sporttreibenden Bevölkerung zu erhöhen, erfolgreich umsetzen zu können. Zusätzliche aktuelle Praxisbeispiele über neue Finanzierungsmöglichkeiten, derer sich eine Sportverwaltung in Zeiten knapper Kassen bedient, veranschaulichen die Umset-zungsstrategien. Zum Abschluss des Beitrages werden Kennzahlen beschrieben, mit denen gemessen werden soll, wie erfolgreich sich die entworfene Strategie in die Realität umgesetzt hat.

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Dokumentenmanagement als wesentliches Element einer modernen Verwaltung,

Martin Montag, Bereichsleiter Vertriebskoordination Bayern, AKDB Forum F03

Der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen, optional mit nachgelagerter Ar-chivierung relevanter Dokumente, unterstützt die Fachabteilungen der Kommune ef-fektiv bei der Erledigung ihrer vielfältigen Aufgaben. Die Nutzung von Dokumentenma-nagementsystemen eröffnet der Kommune den Weg zur Einführung einer „papierar-men Verwaltung“ und schont dabei nachhaltig und deutlich deren Ressourcen bezüg-lich Personal-, Raum- und Sachkosten. Die Effektivität der Verwaltung wird in besonderer Weise dadurch gesteigert, dass alle relevanten Vorgänge und Dokumente in einem einheitlichen System hinterlegt sind, i.V.m. Archivierung zusätzlich die Anforderungen bezüglich Revisionssicherheit und, bei Einsatz entsprechender Speichermedien, für Unveränderbarkeit der Dokumente erfüllt werden und die Dokumente allen berechtigten Benutzern vollständig, aktuell und von jedem Standort bzw. Arbeitsplatz jederzeit zur Verfügung gestellt werden können. Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems bildet die Grundlage für ein Ge-samtkonzept zur Informationsbereitstellung innerhalb der Verwaltung und kann neben Dokumenten i.V.m den Fachverfahren auch weitere, nicht-verfahrensgebundene Do-kumente beinhalten (z.B. Pressearchiv, Stadtarchiv). Dokumentenmanagementsysteme leisten einen wirkungsvollen Beitrag zur Beschleu-nigung der Vorgangsbearbeitung, Vereinfachung der Verwaltungsabläufe und wesent-lichen Effizienzsteigerung der Verwaltung und stellen damit ein strategisches Element in einer modernen Verwaltung dar. Aktuell vorhandene Elektronische Akten der AKDB: Elektronische Abgabeakte, Einwohnerakte, Führerscheinakte, Grundstücksakte, Ju-gendhilfe-akte, Sozialhilfeakte, SGB II-Akte, Wohngeldakte, Personalakte, Ausländer-akte, Bauakte Change Management leben in einer Projektorganisatio n – Erfahrungen und Stra-

tegien Mario Müller, Leiter Sales & Support, microTOOL GmbH, Berlin

Forum A02

Behörden sind moderne Dienstleister – und in der öffentlichen Verwaltung wachsen wie überall die Herausforderungen: Gesetze und Verordnungen sind zügig umzusetzen. Eine Vielzahl von Projekten ist durchzuführen – und das in Konkurrenz zu den Linienaufgaben. Die inhaltliche Vielfalt nimmt ebenso zu wie die technische Komplexität. Der steigende Druck erzwingt Veränderung. Idealerweise bewusste und kontinuierliche Veränderung mit dem Ziel, Prozesse nachhaltig zu verbessern. Diese

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Veränderung gelingt, wenn die Mitarbeiter einbezogen werden und Vorteile von der Veränderung haben. Wenn der Mix aus Verbindlichkeit und Freiheit, aus Vorgaben und Vorschlägen stimmt. Doch woher kommt der Input für das Change Management? Wie werden Entscheidungen für die Mitarbeiter transparent? Wie verändern Sie einen Entwicklungsprozess? Wie hat es der Projektleiter beim nächsten Mal leichter – und seine Teammitglieder auch? Auf Basis unserer Erfahrungen bei der Veränderung von Prozessen in IT-nahen Organisationen erhalten Sie einen Einblick in die Projektlandschaft einer Verwaltung. Sie sehen aus den verschiedenen Blickwinkeln der Beteiligten, wie Aspekte des Change Management technisch unterstützt werden können. Change Management gelingt, wenn die Organisation lernt. Dies setzt voraus, dass das wachsende Wissen der Organisation sichtbar wird und die Prozesse angemessen sind.

Anforderung an kleine Verwaltungen - E-Government i m Detail" Dr. Ralf Müller, Bürgermeister, Stadt Dohna

Forum B01

Der Vortrag stellt einleitend die Personalstruktur der Stadt Dohna, einer Gemeinde mit 8000 Einwohnern, dar und leitet daraus die Anforderungen an Qualifikationen des Personals ab. Am Beispiel des Master-Studienganges Verwaltungsinformatik an der FHSV Meissen wird die Diskrepanz zwischen den Studieninhalten und den Ausbildungsanforderungen herkömmlicher Studiengänge (z. B. Fächerkombination) erläutert. Praktische Beispiele aus der Stadtverwaltung: ● Softwarebestellung ist mehr Evaluation und Anpassung von Standardlösungen als

Bestellung einer eigenen Lösung. ● Rechtssicherheit am Markt ist unklar, daher sind eigene Untersuchungen notwen-

dig. Die Vorgaben des Gesetzgebers widersprechen der Machbarkeit in Kommunen. Fazit: es müssen neue Ausbildungsinhalte festgelegt werden, die an die aktuellen Er-fordernisse in den Kommunen angepasst sind.

Abstracts

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Mannheims Weg zur „Bürgerstadt“ führt auch übers Internet

– aber im Medienmix Peter Myrczik, Leiter Fachbereich Rat, Beteiligung und Wahlen,

Stadt Mannheim Forum A05

Mannheim hat seinen Change²-Prozess vor drei Jahren begonnen. Ziel ist es eine der modernsten Stadtverwaltungen Deutschlands zu werden. Bis 2013 wird in mehr als 40 Projekten die Verwaltung nach den sieben strategischen Zielen der Stadt neu aufge-stellt. Eng mit dem Change²-Projekt „Bürgerstadt“ geht die Neugründung des Fachbe-reichs Rat, Beteiligung und Wahlen einher. Zum 1. Juni 2011 wurde er gebildet und fokussiert insbesondere zwei Themen von besonderer aktueller Bedeutung: die Bür-gerbeteiligung und die Unterstützung des Managements von politischen Prozessen. Was die Bürgerbeteiligung angeht, ging Mannheim 2011 mit einem sehr offenen An-satz an das Thema „Konversion von ehemals militärischen Flächen“ heran. Im breiten Medienmix und in allen relevanten Kommunikationskanälen wurden die Mannheime-rinnen und Mannheimer eingeladen, ihre Ideen, Visionen, aber auch Vorbehalte zu äußern zur Stadtgestaltung von Morgen. Mit mehr als 500 Hektar Fläche kann in Mannheim an neun Standorten Stadt neu gestaltet werden. Ein wesentliches Instrument um die Bürgerschaft einzubinden war das Bürgerforum im Internet. Von April bis Juli beteiligten sich viele Menschen und nutzten das „Rund-um-die-Uhr-Angebot“ der Stadt Mannheim. Die Ergebnisse hat die Stadt Mannheim aus-gewertet und evaluiert und kann sie dadurch für weitere künftige Projekte in der eige-nen Verwaltung und zum interkommunalen Austausch nutzen. Einige Erkenntnisse werden im Folgenden schlaglichtartig dargestellt. Kommunikation mittels aller (sozialen) Medien Die Online-Beteiligung unterliegt denselben Regeln wie andere Beteiligungsformate. Sie muss klare Ziele haben, die Erwartungen der Teilnehmer berücksichtigen und ih-nen einen Mehrwert bieten. Anhand des aktuellen Beispiels „Internet-Forum zum Thema Konversion“ wird diese Aussage konkret. Medienmix und Metakommunikation zur Erreichung der Zielgruppe „Wenn bestimmte Zielgruppen gewonnen werden sollen, sollte man mit den Metain-formationen und den Beteiligungsangeboten dorthin gehen, wo man sie erreichen kann. … So muss einerseits gewährleistet sein, dass die eingesetzten Online-Tools auf die technische Möglichkeiten (Internetzugang, - gebrauch usw.) der Bürgerinnen und Bürger abgestimmt sind. Andererseits muss sich die Nutzung in deren Alltag einbetten lassen und ihren Nutzungsgewohnheiten ent-sprechen.“ (Herbert Kubicek, Barbara Lippe und Hilmar Westholm)

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Ablaufdramaturgie – das A und O der Planung Bei dem Einsatz der Online-Medien wie auch der anderen Kommunikationskanäle kommt es darauf an, dass der Beteiligungsprozess in allen Phasen eine Ablaufdrama-turgie – auch als „Inszenierung“ und im Ziehharmonika-Verfahren – aufweist und durch die Kommune geplant ist. Was kann Bürgerbeteiligung - auch im Internet - err eichen? Mannheims OB Dr. Peter Kurz betont, dass durch Beteiligung auch eine Effizienzstei-gerung erreicht werden kann und soll. Er ist überzeugt, dass ein Mehr an offenem, gleichwohl auch einvernehmlichem Agenda-Setting, ein Mehr an Governance, Beteili-gung und Dialog nur dann wirklich Sinn mache, wenn es dadurch gelänge, kommunale Handlungsspielräume nicht einzuengen, sondern deutlich auszuweiten und darüber hinaus eine höhere kommunalpolitische Effizienz sowie eine Steigerung der Legitimität des kommunalpolitischen Handelns zu erzielen. Welcher Zeitpunkt ist der richtige? Die Ergebnisse der Bürgerbeteiligung sollen Planungen und Entscheidungen mög-lichst auch beeinflussen können. (Institut für Informationsmanagement Bremen (ifib) Wie spontan kann Bürgerbeteiligung in den Online-Me dien realisiert werden? Kein Widerspruch, aber: Wenn Spontaneität vorkommt, dann sollte sie geplant sein. Welche „Sozialen Medien sollten eingesetzt werden? Die Wahl des entsprechenden Kanals, ob Internet-Forum, Facebook-Seite oder Twitter etc. hängt jeweils vom geplanten Umgang und Ziel ab. Beim „Bürgerdialog Konversi-on“ fiel die Entscheidung aus Inhaltsgründen für die Aktivierung eines Forums im In-ternet. Medienmix auch beim Einsatz von Online-Medien Der Medienmix will ansprechen, auffordern und motivieren. Bürger als Politikberater Die Ergebnisse münden in eine Vorlage an den Gemeinderat der Stadt Mannheim als bürgerschaftlich gewähltem Entscheidungsgremium.

Kommunale Webseiten mobilisieren Dr. Michael Neubauer, Geschäftsführer, Citkomm

Forum G03

Seit dem Siegeszug von iPhone und Co hat sich die Nutzung des Web signifikant ver-ändert. Das wirft die Frage auf, wie die Kommunen damit umgehen sollen. Viele Bür-germeister wollen die „Stadt-App“ jedoch oft nur aus Gründen der Publicity oder weil die Nachbarstadt das auch schon hat. Das greift natürlich zu kurz.

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Nicht immer ist eine (echte) App sinnvoll. Alternativ dazu bieten sich mobile Styles-heets oder eigene mobile Webseiten an. Der Vortrag setzt sich zum Ziel, die unter-schiedlichen technischen Möglichkeiten mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen zu erläutern. So können Entscheidungsträger besser beurteilen, wie sie die bestehenden Anforderungen umsetzen können und worauf zu achten ist. Ein kurzer Blick auf praktische Beispiele ist ebenfalls vorgesehen.

Wohin entwickeln sich kommunale RZs? Dr. Michael Neubauer, Geschäftsführer, Citkomm

Forum G04

Lange Jahre galten kommunale Rechenzentren (RZ) als wenig zeitgemäß. Viele die-ser Dienstleister hatten zu lange an veraltete Großrechnertechnik festgehalten. Die mit dem PC aufkommende IT-Revolution führte in den letzten Jahren in vielen Bereichen zu dezentralen Strukturen. Es erfolgte eine Verlegung der Aufgaben auf die örtliche IT, mit der Folge, dass in Summe heute mehr Mitarbeiter mit IT Aufgaben gebunden sind als noch vor 10 Jahren. Doch mit dem Erfolg des Internets gibt es neue Herausforderungen, die sich in vielen Trends niederschlagen: ● Viele IT-Funktionen, die früher am Arbeitsplatz ‚gerechnet‘ wurden, werden wieder

im Rechenzentrum ausgeführt. ● Die Komplexität moderner Netze wächst ständig. ● Damit verbunden werden immer anspruchsvollere und sicherheitskritische Anwen-

dungen realisiert. ● Die Vernetzung von Behörden untereinander nimmt zu. Die dabei verwendeten

Protokolle und Standards übersteigen häufig die Kompetenz kleiner Softwareanbie-ter und kleiner Kommunen.

Kommunale Rechenzentren gewinnen in diesem Kontext zunehmend an Bedeutung. Ihre weitgehend öffentlichrechtliche Struktur sichert viel Probleme der Privatwirtschaft im Bereich des Datenschutzes und der Auftragsdatenverarbeitung juristisch ab. Die Vernetzung von Anwendungen stellt viele kleine mittelständige Softwareanbieter vor unlösbare Probleme. Kommunale Rechenzentren übernehmen hierbei die Rolle des Systemintegrators. Der Kostendruck in den Kommunen bringt die oft als Zweckver-bände organisierten Rechenzentren in die Rolle eines Shared-Service-Anbieters, die mehr und mehr BackOffice-Funktion, wie die Lohnbuchhaltung oder das Kassenwesen übernehmen. Vor diesem Hintergrund zeigt der Vortrag, dass es jenseits der heute festzustellen Konzentrationsprozesse auch eine Zukunft für kommunale Rechenzentren gibt. Auch kleine Häuser können zukünftig als Systemintegrator oder SharedService-Center er-folgreich sein.

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Open Government Metadata - Initiatives for semantic interoperability

Dr. Vassilios Peristeras , Projektleiter des Programms “Interoperability Solutions for European Public Administrations”(ISA) , Europäische Kommission

für Standardisierung und Harmonisierung von eGovernment Metadaten Forum G02

EC ISA project officer Vassilios Peristeras will present the EC DIGIT ISA initiative on Core Vocabularies and Open Government Metadata. The objectives, challenges and opportunities of agreeing on common semantics in order to enable and foster pan-European data exchange and European Public Services between Member States will be presented in English (Der Vortrag stellt eine europäische Initiative zur Schaffung einheitlicher semantischer Bausteine sowie zur Harmonisierung offener Verwaltungsmetadaten vor. Er zeigt aus europäischer Sicht das Potential und die Schwierigkeiten der Harmonisierung nationa-ler Lösungen auf. Dabei werden erfolgreiche Ansätzen zur Steigerung der Interopera-bilität im grenzüberschreitenden Datenverkehr und die Initiative ADMS zur Föderation von Verwaltungsregistern vorgestellt. (Vortragssprache: Englisch) Optimierte Vergabe von Betreuungsplätzen für Kinder - Prozessoptimierung und

Bedarfsplanung in Langenfeld Ute Piegeler, Leitung Referat Kindertageseinrichtungen,

Schule und Sport, Stadtverwaltung Langenfeld Rhld. Forum C05

Das Problem Die Anmeldung von Kindern in Krippen, Kindergärten und Horten war bisher eine für Eltern und Einrichtungen aufwändige Prozedur. Da es in den meisten Fällen keine Ga-rantie gibt, dass das Kind in der Wunscheinrichtung angenommen werden kann, müs-sen Eltern mehrere Einrichtungen in Erwägung ziehen, sich also mehrfach anmelden. Dies verlangt nicht nur entsprechendes Engagement der Eltern, sondern bindet vor allem auch wertvolle Ressourcen in den Einrichtungen, die anderenfalls für die Betreuung der Kinder zur Verfügung ständen. Bei der Platzvergabe sind außerdem Mehrfachzusagen vorprogrammiert, da die Freigabe von nicht benötigten Plätze wenn überhaupt nur zeitverzögert erfolgt. Lange Wartelisten mit Nachrückern und eine sehr umfangreiche Kommunikation zwischen den verschiedenen Einrichtungen sind die Folge. Eine sinnvolle Planung von Betreuungsplätzen ist so nicht möglich, denn der echte Platzbedarf ist erst bekannt, wenn alle Plätze vergeben sind. Dies ist angesichts des ab 2013 geltenden gesetzlich geregelten Anspruch auf Betreuungsplätze besonders brisant.

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Die Lösung Die Stadtverwaltung Langenfeld hat den Anmeldeprozess für die Betreuungseinrich-tungen in ihrem Zuständigkeitsbereich optimiert und gleichzeitig die Grundlage für eine solide Planung des Platzbedarfs geschaffen. Wichtigste Elemente der Optimierung sind ● Konsequentes Fokussierung der Elternbesuche zum Kennenlernen der Einrichtun-

gen auf einen "Tag der offenen Tür" ● Annahme von 1-n Vormerkungen in einer federführenden Einrichtung (die

Wunscheinrichtung der Eltern), zukünftig auch bequem online durchzuführen ● Ggf. Anpassung des Betreuungsangebots an den Bedarf (Gruppenstruktur), Be-

reitstellung von zuverlässigen Plandaten für die Folgejahre ● Platzvergabe für Priorität 1, 2, 3... Plätze synchron am jeweiligen Stichtag ● Vergabe durch die Einrichtung, Absage zentral durch Stadtverwaltung ● Personalisierte Vordrucke für die Eltern zu Zusagen oder Rückmeldungen ● Unterstützung aller Prozessschritte durch ein geschlossenes Onlineangebot Das Ergebnis Mit den beschriebenen Maßnahmen konnte allein der Aufwand pro Zusage um bis zu 65% gesenkt werden. Weiterhin war durch die zentrale Analyse der Vormerkungen eine Optimierung der Angebotsstruktur möglich. So kann zukünftig die Gefahr von Klagen nicht berücksichtigter Eltern minimiert werden.

Achtzehn Monate verbindliche E-Akte im Hessischen K ultusministerium Dr. Jürgen Pyschik, Referatsleiter Organisationsentwicklung und

eGovernment, Hessisches Kultusministerium, Wiesbaden Forum F01

Bereits im ersten eGovernment-Masterplan des Landes Hessen war eine schnelle und konsequente Einführung der elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung vorgesehen. Die tatsächliche Entwicklung verlief allerdings langsamer und weniger gradlinig. Dennoch ist es im Hessischen Kultusministerium gelungen, die elektronische Akte verbindlich neben dem Papier zu etablieren. Dafür waren einige grundsätzliche Weichenstellungen notwendig, aber auch gezielte Strategien und Überzeugungsarbeit. Der Beitrag gibt einen Überblick über den gewählten Ansatz und die wesentlichsten Erfahrungen.

Abstracts

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Wissensmanagement im Bundesinstitut für Berufsbildu ng (BIBB)

für Wissenschaft, Praxis und Politik, Kornelia Raskopp, Leiterin des Arbeitsbereichs 1.3 Internet, Anfragenkoordination,

internes Wissensmanagement, Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), Bonn Forum F05

Das BIBB hat beschlossen, ab dem 1.3.2012 einen neuen Arbeitsbereich Wissensma-nagement aufzubauen. Während bisher die Koordination des Arbeitsprogramms (ins-besondere die Forschungsplanung), die Bibliothek sowie das Kommunikations- und Informationssystem berufliche Bildung (KIBB) im Vordergrund stand, wird der neue Bereich noch stärker auf das Wissensmangement im BiBB ausgerichtet sein. Die In-ternetredaktion, die Portalentwicklung, das Kommunikations- und Informationssystem berufliche Bildung (KIBB) sowie das interne Wissensmanagement mit den Aufgaben Intranet, Anfragemanagement (u.a. D 115) werden dann in einem Arbeitsbereich zu-sammengeführt.

Gubernative Rechtsetzung mit Web 2.0 – Ein Vorgehen smodell für die Auswahl einer konkreten Anwendungen

RA Tanja Röchert-Voigt, Akademische Mitarbeiterin am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der

Universität Potsdam; Forschungsgruppe E-Government Forum A03

1. Ausgangslage Die Einbeziehung von Fachleuten innerhalb der Verwaltung und Experten sowie auch Bürgern außerhalb der Verwaltung, insbesondere im Rahmen von kommunalen Ange-legenheiten bei unterschiedlichen Fachplanungen, wie beispielsweise der Haushalts-planung, der Raumplanung, der Bauleitplanung oder der Jugendhilfeplanung sind täg-liches Verwaltungsgeschäft. Der Prozess ist ein Prozess der politischen Meinungsbil-dung und Entscheidungsfindung, dessen Output eine formalisierte Entscheidung ist, insbesondere eine innerorganisatorische Verwaltungsvorschrift, eine Satzung oder eine Rechtsverordnung. Da der dahinterstehende Prozess speziell die Exekutive be-trifft, handelt es sich um einen Prozess der gubernativen Rechtsetzung. Wesentliches Element dieses Prozesses sind Beteiligungsverfahren, im Rahmen derer die (politi-sche) Meinungsbildung innerhalb und außerhalb der Verwaltung stattfindet. Diese Verfahren sind durch Kommunikation, Kollaboration und Koordination geprägt und je nach Formalisierungsgrad enthalten sie mehr oder weniger Medienbrüche und Koordi-nierungsaufwand mit entsprechend abhängiger Verfahrensdauer und sind mehr oder weniger transparent. 2. Lösungsansatz und Nutzen Durch die Einbeziehung von Web 2.0-Anwendungen eröffnen sich für die öffentlichen Verwaltungen Potenziale im Hinblick auf effektivere und effizientere Rechtsetzungs-

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prozesse bei gleichzeitiger Steigerung der Transparenz des Verwaltungshandels nach innen und außen und Vertiefung von Bürgernähe. Um eine Entscheidungshilfe für die Ausschöpfung des Potenzials an die Hand zugeben, wurde ein Vorgehensmodell basierend auf der systematischen Erfassung des Bezugsrahmens der Rechtsetzung entwickelt, dass für die Auswahl einer Web 2.0-Anwendung im konkreten Anwendungsfall der Verwaltung herangezogen werden kann. Ausgehend von den fünf Phasen des Rechtssetzungsprozesses - Entwurfserstellung, Anhörung, Auswertung und Entscheidung, Ausfertigung und schließlich Verkündung –, wurden die ersten drei Phasen als die der politischen Meinungsbildung und Entschei-dungsfindung eruiert, die jeweils Beteiligungsverfahren als wesentliche Bestandteile enthalten, welche wiederum selbst in drei verschiedene Phasen mit eigener Intention unterteilbar sind: die der Informationsbereitstellung, die der Einwendungserstellung und schließlich die der Abwägung und Beschlussfassung. Jede dieser Phasen ist – wenn auch in verschiedener Ausprägung - von Kommunikation, Kollaboration und Ko-ordination geprägt. Diese Interaktionsformen bilden konkrete Anknüpfungspunkte für Web 2.0-Anwendungen, die eben diese fokussieren. Geleitet von spezifischen Frage-worten können für den konkreten Anwendungsfall der Verwaltung Web 2.0-Anwendungen wie etwa ein Wiki für einen Einsatz im formellen B-Planverfahren unter Einbeziehung Externer oder etwa Online-Formulare für die lediglich politisch motivierte städtebauliche Rahmenplanung in der Phase der Abwägung im einfachen Verfahren eruiert werden. Der gubernativen Verwaltung wird damit ein praktisches Instrument an die Hand gegeben, um Web 2.0-Anwendungen intern oder extern für die effektive und effiziente Gestaltung ihrer Rechtsetzungsprozesse zu nutzen.

IT-Dienstleistungen im Wandel - Effizienz durch gem einsamen IT-Betrieb Stefan Salz, Leiter Projektgruppe IT-Konsolidierung im

Geschäftsbereich des BMI, Bundesverwaltungsamt Forum C01

Seit dem 01.01.2006 unterstützt das BVA Behörden mit einem umfangreichen Dienstleistungs- und Produktportfolio in vielfältigen IT-Aufgaben. Als Shared Service Center für Informationstechnologie decken wir mit unseren umfangreichen Kompe-tenzfeldern den gesamten Lebenszyklus von IT-Produkten und -Dienstleistungen ab: • IT-Beratung und Kompetenzzentren • Standards und Methoden • Projektmanagement und Softwareentwicklungen • IT-Betrieb und Hosting • Service und Support IT-Konsolidierung im Geschäftsbereich des BMI

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Informationstechnik (IT) gewinnt in der öffentlichen Verwaltung zunehmend an Bedeu-tung, sowohl für ihre internen Prozesse als auch an den Schnittstellen zu Bürgern, Un-ternehmen und anderen Verwaltungen. Eine dauerhaft kosteneffiziente, transparente und effektive IT-Leistungserbringung ist in der derzeitigen – historisch gewachsenen, weitgehend heterogenen und zersplitterten – Aufstellung der IT im Geschäftsbereich des BMI nur schwer zu erzielen. Das Vorhalten der erforderlichen IT-Sicherheit und des nötigen IT-Know-Hows, der Innovationsfähigkeit und Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen werden ange-sichts der komplexen IT-Landschaft und der knapper werdenden Budgets dauerhaft kaum möglich sein. Viele Beispiele aus unterschiedlichen Sektoren der Privatwirtschaft und im öffentlichen Bereich zeigen, dass die Konsolidierung der IT ein wichtiger Schritt zur Überwindung dieser Probleme ist. Die Bündelung des IT-Betriebs und die Konsoli-dierung der IT-Landschaft im Geschäftsbereich des BMI hat das Ziel, die IT angesichts wachsender Bedrohungen sicher und angesichts immer komplexerer technischer Her-ausforderungen zukunftsfähig aufzustellen und dabei Ressourcen effizient zu nutzen. Strategische Entwicklung in kommunalen Organisation en - Vom Verwalter zum

Dienstleister William Schmitt, Geschäftsführer,

Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken Forum A02

Change Projekte sind immer auch Kulturprojekte Öffentliche Organisationen stehen heute unter einem permanenten Veränderungs-druck. Ständig neue Gesetzesvorgaben und ein hoher Kostendruck haben dazu ge-führt, dass zahlreiche Change-Projekte zwar bereits aufgesetzt wurden, diese jedoch lediglich mit einem singulären Ansatz abgearbeitet werden. Es müssen zusätzlich zu den funktionalen Veränderungen auch die Denkweisen und Einstellungen der betroffenen Mitarbeiter, vor allem aber der Führungskräfte verändert werden. Dies erfordert eine komplexere Herangehensweise an die Change-Projekte, bei der immer das Kulturthema mit berücksichtigt werden muss. Unsere jahrelange Erfahrung in der Begleitung von Change Projekten im öffentlichen Sektor hat gezeigt, dass ein rein lineares, funktionales ab arbeiten von Veränderungen dazu führt, dass Organisationen z.B. die Ausrichtung auf ihre Kunden verlieren. Beispiele für kulturelle Transformationsfelder:

Verwalter ���� ���� ���� Dienstleister

Bereichsorientiertes Arbeiten Vernetztes, bereichsübergreifendes Arbeiten Zuständigkeit Verantwortung Aufgabenorientierung Ergebnisorientierung Rahmen für erfolgreiche Change Projekte

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● Ganzheitliches Change Management • Systemische Vorgehensweise • Prozesse gestalten • Strukturen anpassen

● Kunden- und Bürgeroptimierung ● Führung entwickeln ● Kultur dynamisieren ● Komplexität annehmen Diese ganzheitliche Sicht bei der Begleitung und Umsetzung von Change Projekten garantiert den Erfolg und gewährleistet, dass Veränderungen in Organisationen und der Kultur nachhaltig wirksam verankert werden.

Zertifiziert nach ISO 9001 : 2008 Qualitätsmanageme nt im Landesbetrieb Verkehr Hamburg

Andreas Schorling, Stv. Geschäftsführer, Landesbetrieb Verkehr (LBV) Forum D01

Der 1997 gegründete Landesbetrieb Verkehr (LBV) ist ein unternehmerisch geführter Dienstleistungsbetrieb der Freien und Hansestadt Hamburg, eingegliedert in die Be-hörde für Inneres und Sport, mit rd. 310 Beschäftigten. Er wird geführt gemäß Landes-haushaltsordnung (LHO), Handelsgesetzbuch (HGB) und speziellen Verwaltungsvor-schriften, bilanziert als große Kapitalgesellschaft und wird durch eine Wirtschaftsprü-fungsgesellschaft geprüft. Die Bilanzsumme beträgt ca. 22,7 Mio. Euro. Der LBV erstellt, überprüft und verändert Dokumente für den Straßenverkehr wie bei-spielsweise Führerscheine und Fahrzeug-Zulassungsbescheinigungen (ehemals Fahrzeugschein und Fahrzeugbrief). Weiterhin erteilt er auch Ausnahmen von der Straßenverkehrs-Ordnung (StVO), der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO), der Fahrzeug- Zulassungsverordnung (FzV) und der Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV) und ist damit auch Servicedienstleister für die gewerbliche und ins-besondere die Transport-Wirtschaft. Er ist zusätzlich im Rahmen eines umfassenden Fahrzeugservice-Managements Dienstleister für Behörden- und Sonderfahrzeuge (PKW, LKW, Motorräder). Der LBV ist strukturell aufgestellt wie ein modernes Dienstleistungs-Unternehmen im Auto-motive-Umfeld und orientiert sich in seiner inneren Ausgestaltung auch maßgeb-lich an den Erfolgsfaktoren mittelständischer Unternehmen. Der LBV stellt sich für die weitere Zukunft verstärkt auf das Zusammenspiel hoheitlicher und wettbewerbsorien-tierter Angebots- und Nachfragestrukturen ein. Ein zertifiziertes Qualitätsmanagement nach der jeweils aktuellen Norm der DIN EN ISO 9001:2008 stellt sicher, dass die Ge-schäftsprozesse wirtschaftlich ausgerichtet und zur Zufriedenheit der Kunden und Be-schäftigten gestaltet sind.

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Der Bestand an zugelassenen Fahrzeugen in Hamburg beträgt ca. 900.000 Stück, im Jahr 2011 erfolgten ca. 150.000 Neuzulassungen. Im Bereich Fahrerlaubnis werden in Hamburg jährlich knapp 25.000 Ersterteilungen und Erweiterungen ausgestellt. Der LBV hatte an seinen vier Publikumsstandstandorten im Jahr 2011 ca. 400.000 Besu-cher für die Bereiche Zulassung und Fahrerlaubnis. Der LBV gehört zu den wenigen Betrieben der FHH die einen Überschuss erwirtschaften und Geld an den Haushalt abführen. Bereits 2002 und 2003 beschäftigte sich der Landesbetrieb mit Fragen des Qualitäts-managements, um sich besser auf die Herausforderungen durch steigende Kundenan-forderungen, durch technische Innovationen und durch Wettbewerb einstellen zu kön-nen. 2004 beschloss die Geschäftsleitung des LBV endgültig, ein Qualitätsmanage-mentsystem einzuführen. Das Projekt dauerte von Anfang 2004 bis Frühjahr 2005 und schloss mit der erfolgreichen Zertifizierung nach ISO 9001:2000. Das Projekt durchlief dabei vier wesentliche Phasen: Durchführung der Prozessidentifikation und Erstellung der Prozesslandkarte, Beschreibung der Prozessabläufe, Erstellung des Qualitätsma-nagementhandbuchs und Schulung der Belegschaft. Mit dem Betrieb des Qualitätsmanagements verfolgt der LBV verschiedene Ziele. An vorderster Stelle steht die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und damit verbun-den die Sicherung von Wettbewerbsvorteilen. Durch mehr Standardisierung soll mehr Sicherheit erzielt werden: Sicherheit für die Kunden, jederzeit an jedem Ort die gleiche Leistung zu erhalten und Sicherheit für die Beschäftigten gegenüber den Kunden, durch mehr Knowhow über die eigenen Dienst-leistungen. Die Beschreibung aller Tätigkeiten schafft die Möglichkeit zur systematischen Identifi-zierung von Verbesserungspotentialen und bietet eine gute Basis für die Aufnahme und Integration neuer Dienstleistungen. Die interne Zusammenarbeit wird verbessert, durch die Beschreibung aller Schnittstel-len und Schaffung von Transparenz zwischen den verschiedenen Abteilungen. Nach 7 Jahren QM, ist das Qualitätsmanagement als ein allgemein anerkanntes Ma-nagementsystem beim LBV etabliert und bildet den stabilen Rahmen für die Organisa-tion und die Wertschöpfung. Das QM-System gibt dem gesamten Betrieb die Sicher-heit, die für die gleichbleibende Lieferung von großen Mengen an Dienstleistungen notwendig ist, um die Masse der Kunden zufrieden zu stellen und den Beschäftigten ein verlässliches, überschaubares und nachprüfbares Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen. Die jährlichen Zertifizierungen helfen dabei, dass das QM-System nicht zu einem Ritu-al erstarrt, sondern ständig an die betrieblichen Änderungen angepasst wird und dabei alle internen und externen Einflussgrößen auf ihre Auswirkungen auf die verschiede-nen Betriebsbereiche hinterfragt werden.

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Change Management – Gemeinsam Veränderungen in eine digitale Zukunft gestalten (papierlose Bearbeitung)

Andrea Schramme, Investitionsbank Berlin Forum A02

In der Investitionsbank Berlin (IBB) wurden im Rahmen eines Projekts im September 2010 eine elektronische Akte und die papierlose Bearbeitung eingeführt. Nach Ab-schluss des Projekts konnte bei den betroffenen Mitarbeitern jedoch keine flächende-ckende Akzeptanz erzeugt werden. Die Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit den Pro-zessen/Abläufen und der Technik stieg zusehends, so dass der Vorstand entschied per 01.01.2011 ein neues Projekt zur Erhöhung der Akzeptanz und der Behebung der Probleme zu initiieren. In einer Umfrage wurden die Mitarbeiter gefragt, wo Ihre größten Probleme liegen (z. B. fehlende Schnittstellen zu anderen Systemen, größere/mehr Bildschirme, bessere Performance, mehr workflowgesteuerte Bearbeitung) und welche Veränderungen Sie am besten finden würden. Die Umfrage ergab, dass die Mitarbeiter in erster Linie ein stabiles und softwareergonomisches Tool wünschen, welches Sie leicht bedienen können und ihre Bedürfnisse optimal unterstützt. Daher wurde im Projekt entschieden, ein „Userforum eAkte“ einzurichten. Hierfür sollte es folgende Vorrausetzungen geben:

• Nach Möglichkeit eine Beteiligung aus allen Fachbereichen • Die Leitung des Userforums erfolgt durch einen Mitarbeiter aus einem Fachbe-

reich • Die Organisation/IT ist beteiligt aber nicht der Treiber • Regelmäßige Veranstaltungen und Berichte an das Projekt • Regelmäßige Termine mit dem Vorstand mit einem „Soundingboard“ (Teilneh-

mer aus dem Userforum) Das „Userforum eAkte“ hat sich nach der Einführung sehr schnell etabliert, wird erfolg-reich angenommen und findet bis heute alle 14 Tage statt. Die Mitarbeiter haben dort die Möglichkeit sich übergreifend auszutauschen und zu diskutieren. Vorschläge wer-den erarbeitet und ggf. von einzelnen Kollegen/innen spezifiziert (Problemände-rung/Lastenheft nach V-Modell). Alle Änderungen werden in einer Liste aufgenommen und bis zum nächsten Termin in Org/IT „vorgeprüft“, so dass bereits beim nächsten Termin über eine mögliche Umsetzung und den Zieltermin gesprochen werden kann. Neurungen werden vor der Übergabe in die Produktion grundsätzlich zuerst im Userfo-rum vorgestellt, ggf. getestet und von den Kollegen/innen abgenommen. Hieraus er-geben sich deutliche Vorteile

• Die Teilnehmer des Userforums sind keine Betroffenen sondern Beteiligte • Es gibt i. d. R. keine nachträglichen Änderungen/Changes • Die Teilnehmer fungieren als Multiplikatoren mit „Expertenwissen“ und sind in

den Fachbereichen akzeptiert

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• Strömungen und Entwicklungen werden schneller zwischen den Fachbereichen und Org/IT transportiert

Auch bei den Vorstandsterminen werden der Leiter und die Teilnehmer des Userfo-rums involviert und können dort über ihre Erfahrungen und Ergebnisse berichten. Die Akzeptanz der eAkte hat sich im Jahr 2011 deutlich erhöht. Im November 2011 wurde entschieden, dass Userforum im Jahr 2012 beizubehalten. Für unser Haus auf jeden Fall ein Erfolg und ein großer Schritt in die digitale Bearbeitungswelt.

Erster Wildeshauser Bürgerhaushalt Prof. Dr. Kian Shahidi, Bürgermeister der Kreisstadt Wildeshausen

Forum A03

Bürgerbeteiligung ist der zentrale Aspekt lokaler Demokratie und unabdingbar für die Transparenz der Verwaltung. Das Wissen und die Kreativität der Bürgerinnen und Bürger wird in die Politik mit einbezogen, um in Haushaltsfragen neue Wege und Lö-sungen zu finden, und Entscheidungen gemeinsam zu tragen. Mit dem Bürgerhaushalt wird der Rat in seinem Haushaltsrecht nicht eingeschränkt. Vielmehr erhält er die Mög-lichkeit, die Haushaltsplanung stärker an den Interessen der Bürgerinnen und Bürger auszurichten. Ziel des Ersten Wildeshauser Bürgerhaushaltes ist es, den Bürgern den kommunalen Haushalt näher zu bringen und Sie zu einer Mitwirkung zu gewinnen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Vorschlagswesen und Beteiligungsmöglichkeiten einfach umzusetzen und jederzeit erreichbar sein. Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) hat ein innovatives und anwenderfreundliches Online-Beteiligungsverfahren entwickelt, welches als Standardprodukt im eigenen Rechen-zentrum als Cloud-Anwendung betrieben wird. Damit war es unmittelbar möglich, mit dem Projekt zu starten. Begleitend neben der rund um die Uhr Verfügbarkeit der Inter-netanwendung gibt es auch die Möglichkeit, im Rathaus Vorschläge auf Papier ab-zugeben. Die Umsetzung erfolgt in drei Phasen. In der ersten Phase werden Vor-schläge der Bürger, wie auch aus der Verwaltung, eingeholt und im Internet bereitge-stellt. In der zweiten Phase werden alle Bürgervorschläge dann mit dem Verwaltungs-entwurf zum Haushalt in die Gremienberatung des Wildeshauser Rates gegeben und in öffentlichen Sitzungen diskutiert. In der dritten Phase werden die Entscheidungen zu den einzelnen Maßnahmen und Kommentare veröffentlicht. Der Erste Wildeshauser Bürgerhaushalt ist ein gigantischer Erfolg. 55.000 Seitenaufru-fe der Internetseite www.buergerhaushalt.wildeshausen.de zeigen, wie sehr sich die Wildeshauser für dieses Beteiligungsverfahren begeistern. In der Haushaltssatzung 2012 finden sich einige der so gewonnenen Vorschläge wieder. Die Erwartungen - was Interesse und aktive Beteiligung der Bürger anbelangt - wurden bei weitem über-troffen. Das Ziel ist, diese Form der Bürgerbeteiligung gemeinsam mit der KDO zu ei-ner permanenten Erfolgsgeschichte weiter auszubauen. Die Wildeshauser Politik sig-nalisiert eine breite Zustimmung und Unterstützung. Der Bürgerhaushalt ist als Form

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der Bürgerbeteiligung ein zentraler Aspekt der lokalen Demokratie in Wildeshausen und damit für die Kommune unabdingbar.

Positivliste nPA Christine Siegfried, Referentin für eGovernment,

Vitako – Bundesarbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V. Forum G05

Wann geht die elektronische Abwicklung welcher Prozesse formlos, wann braucht man eID oder deMail? Was geht nicht, weil z.B. Schriftform vorgeschrieben ist? Vitako hat 23 kommunale Geschäftsprozesse auf ihre Eignung für eine elektronische Abwick-lung geprüft und stellt Ergebnisse des Projekts Positivliste neuer Personalausweis vor.

Moderner Zahlungsverkehr in der Hessischen Justiz - eRechnung, ePayment und Justiz-Kassenautomat

Patrik Wagner, Referatsleiter I/A4, Großreferat Informationstechnik und Modernisierung, Hessisches Ministerium

der Justiz, für Integration und Europa Forum e02

Die Hessische Justiz modernisiert ihren Zahlungsverkehr: Kostenrechnungen der Ge-richte werden ausschließlich elektronisch versandt, Bezahlung per ePayment sind nun auch über das Internet möglich. Über die ePayment-Plattform des Landes Hessen im Hessenportal bietet die hessi-sche Justiz ein ePayment-Verfahren an, mit dem Rechnungen der Gerichte bequem, sicher und schnell über das Internet bezahlt werden können. Dies geschieht elektro-nisch mit Kreditkarte, giropay oder im elektronischen Lastschriftverfahren. Mit der Entwicklung der ePayment-Plattform strebt das Land Hessen an, auch für On-line-Angebote im Hessenportal elektronische Bezahlmöglichkeiten anzubieten. Das Projekt eRechnung ist hierbei die erste Anwendung, die diese moderne Zahlungs-form nutzt. Seit März 2010 wurden mehr als 55.000 elektronische Rechnungen an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte versandt, um ihnen die Vorzüge elektronischer Rechnungsabwicklung zu eröffnen (Stand: 31. Dezember 2011). Die elektronische Rechnung steht jetzt mehr als ein Jahr für ganz Hessen zur Verfü-gung und wird als erster bundesweiter initiativer elektronischer Postausgang an alle Adressaten versandt, die Inhaber eines Elektronischen Gerichts- und Verwaltungs-postfachs (EGVP) sind. Im Laufe des ersten Halbjahres 2012 werden zudem auch alle konventionell per Papier übermittelten Kostenrechnungen der Justiz über die ePay-ment-Plattform der Justiz zahlbar sein.

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Die E-Postelle als Partnerprodukt zum E-Postbrief

Andreas Werner, Leiter Produktmanagement, PDV-Systeme GmbH Forum B02

Die PDV-Systeme GmbH, Erfurt hat als Partner des E-Postbriefes eine elektronische Poststelle entwickelt. Die elektronische Poststelle nutzt den E-Postbrief umfassend und sorgt für eine automatische Registrierung und Weiterleitung ein- und ausgehender elektronischer Dokumente. In Verbindung mit dem Hybridansatz des E-Postbriefes können so bislang aufwendig und zergliedert gestaltete Prozesse der Postbearbeitung automatisiert und wesentlich effektiviert werden. Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlic hen Verwaltung - Potentiale

und Perspektiven Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern, Referat O5

Forum I01

Ein möglichst medienbruchfreies E-Government, Transparenz von Verfahren und Leis-tungen sowie eine kooperative Zusammenarbeit aller Akteure muss Ziel aller Vorha-ben auf Verwaltungsseite sein. Ein bedeutender Baustein bildet in diesem Zusam-menhang der elektronische Austausch von Rechnungen zwischen Verwaltung und Wirtschaft/Bürgern. Die Notwendigkeit von Interoperabilitäts-Standards lässt sich sehr schön am Beispiel der elektronischen Rechnungsbearbeitung verdeutlichen: Zur Erleichterung des elektronischen Schriftverkehrs ist ein Projekt zur sog. eRech-nung eingesetzt worden. Ziel des Projektes ist die Schaffung einheitlicher verbindlicher Grundlagen für die Annahme elektronischer Rechnungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Bis Herbst 2012 soll dabei eine konkrete Handlungsempfehlung für das öffentliche Auftragswesen formuliert werden. Die Europäische Kommission hat mit Mitteilung vom 2. Dezember 2010 (KOM[2010] 712) eine Strategieerklärung für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten abgegeben und zugleich durch Beschluss vom selben Tag (K[2010] 8467) die Einsetzung entsprechender nationaler Umsetzungs- und Koordinie-rungsforen angeordnet. Nach dem Willen der Kommission soll die elektronische Rech-nungsstellung bis zum Jahr 2020 in Europa zur vorherrschenden Fakturierungsmetho-de werden. In Deutschland wurde in Umsetzung der europäischen Vorgaben unter Federführung des BMWi und unter Beteiligung verschiedener Bundesministerien am 31. März 2011 das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) eingerichtet. Das FeRD bün-delt unter anderem die deutschen Interessen und vertritt sie einstimmig auf europäi-scher Ebene.

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Die Arbeit des FeRD wird organisatorisch in insgesamt sieben Arbeitspaketen (AP) wahrgenommen. Referat O5 (Dr. Werres) ist für die Bundesverwaltung federführend am AP 7 (Öffentliche Rechnungsbearbeitung) beteiligt. Zugleich hat das BMI mit Wirkung zum 1. Januar 2012 gemeinsam mit der Goethe-Universität Frankfurt am Main ein Forschungsprojekt zur selben Thematik eingerichtet. Bis Herbst 2012 soll eine konkrete Handlungsempfehlung für die zukünftige Verfah-rensweise vorgelegt werden.

Keine Innovation ohne Wissen - Zukunftskompetenz Wissens- und Kommunikationsmanage ment

Ulrich Zuber, Fachbereich Informations- und Wissensmanagement, Kommunikation; Bundesverwaltungsamt

Forum F05

Die öffentliche Verwaltung blickt heute auf verschiedene Initiativen mit einer Vielzahl an Modernisierungsprojekten zurück. Auf Bundesebene folgten dem „Leitbild Schlan-ker Staat“ Mitte der 1990 Jahre u. a. der „Aktivierende Staat“ aus dem Regierungspro-gramm „Moderner Staat – moderne Verwaltung“ oder die Initative BundOnline2005. Seit 2010 wird das Programm „Vernetzte und transparente Verwaltung“ verfolgt. Die Durchführung und Einführung der Aufgabenkritik und –analyse, Kosten- / Leistungs-rechnung, Controlling, Personalentwicklungskonzepte, Qualitätsmanagement oder die verstärkte IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse gehören trotz ggf. unterschiedli-cher Ausprägung ebenso dazu wie heute die Initiative zur Einrichtung von Dienstleis-tungszentren und Shared Service Center. Trotzdem wird postuliert, dass die Verwal-tung vor besonderen und neuen Herausforderungen steht und sich wandeln muss. Rückblickend stellen wir fest, dass die Komplexität der externen und internen Verän-derungen und Anforderungen, die fortlaufende Verkürzung technischer Innovations-zyklen sowie tief reichende neue oder veränderte Steuerungsmethoden, nicht nur eine zeitlich begrenzte Umbruchsphase markieren, sondern einen ständige Veränderungen etablieren. Kein Wandel und ohne Wissen und Kommunikation Vielfältige zeitgleiche Veränderungsprozesse erreichen nicht den gewünschten Erfolg, wenn es an Wissenstransfer und Kommunikation fehlt. Der Kanon der Veränderungen wirkt sich gegenteilig aus und entwickelt einen werteverzehrenden Strudel – nicht nur in finanzieller, sondern insbesondere in arbeitskultureller Hinsicht. Er verzehrt die be-stehende Zusammenarbeit, Kommunikation und Wissen. Ausblickend müssen wir da-her erkennen, dass die Dynamik, der Erfolg und die Nachhaltigkeit der Veränderungen durch einen zentralen Faktor bestimmt wird: Die Beschäftigten mit ihren Kompetenzen, Wissen und Erfahrung sowie ihre Lern- und Gestaltungsbereitschaft sind der Dreh-

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und Angelpunkt. Ihr Wissen und Motivation entwickelt sich zum Motor und zur ent-scheidenden Größe im Wertschöpfungs- und Innovationsprozess. Wissen ist die Ge-samtheit an Erkenntnissen und Fähigkeiten, die die Beschäftigten in der täglichen Ar-beit zur Bewältigung von Aufgaben einsetzen. Es ist die Grundlage um die richtigen Dinge rechtzeitig und richtig zu tun und damit Basis für die Kompetenz zu Handeln. Es erfordert ein ergebnisorientiertes Fehler- und Ideenmanagement, benötigt Wissens-austausch und -verteilung (Kommunikation) und sollte auf zielgerichtete Wissensent-wicklung ausgerichtet sein. Nur so können z. B. die Bedürfnisse (beispielsweise der Kunden) richtig eingeschätzt und Lösungen entwickelt werden. Kein Wissen ohne Innovation Wissensmanagement braucht neues Denken, um Neues denken zu können! Die Erstellung einer Dienstleistung bzw. Arbeitsergebnisses wurde bisher überwiegend durch steuer- und messbare Ressourcen z. B. Sachmitteleinsatz, Kapital und Personal (Arbeit) bestimmt und organisiert. Wenn wir zukünftig Wachstums- und Kostensen-kungspotenziale effizient und dauerhaft ausschöpfen möchten, müssen wir Wissen mit diesen Ressourcen zumindest gleichgewichtig und ziel führend „bewirtschaften“. Diese „Bewirtschaftung des Wissens“, das Wissensmanagement, ist eine besondere Heraus-forderung. Aufwendungen für die Sicherung des vorhandenen und den Aufbau von neuem Wissen (u. a. verstärkt durch die demographische Entwicklung) werden bedeu-tend wachsen. Wissen kann sich zudem jederzeit und nahezu beliebig dem Manage-mentideal der Steuer- und Kontrollierbarkeit entziehen und damit zeitweise oder ganz verloren gehen. Dabei entwickelt sich Wissen und Innovation nur in einem entspre-chenden Umfeld, z. B. durch einen kreativen Umgang mit Kontext und Assoziation. Dieser wird aber durch Kontrolle behindert. Wissensmanagement wird eine für die Institution strategiegerechte passgenaue Balance zwischen Kontrolle und Wissen ent-wickeln müssen. Wissensmanagementstrategie Wissens- und Veränderungsmanagement kann nur erfolgreich sein, wenn umfassend und interdisziplinär die Rahmenbedingungen aus den Bereichen Mensch (Personal), Organisation und Technik betrachtet und synchronisiert werden. Damit muss es in der Gesamtstrategie verankert werden. Ein Praxisbeispiel für die Wissens- und Verände-rungsstrategie und deren erfolgreiche Umsetzung stellt die E-Strategie und das Wis-sensmanagementsystem OfficeNet des BVA dar, dessen Entwicklung dieser Ausrich-tung streng folgt. OfficeNet ist zentrale Informationsdrehscheibe und Integrationsplatt-form. Trotz mehrerer technologischer Innovationszyklen und organisatorischer Verän-derungen konnten sich Funktionalität und Ausrichtung aufgrund der strategischen Ver-ankerung in einem evolutionären Prozess mit den jeweils neuen technischen Möglich-keiten weiterentwickeln und das System auf einem technologisch modernen Stand bleiben. Durch einen langjährigen Reifeprozess in der Praxis, mit unterschiedlichen und sich weiter entwickelnden Anforderungen, hat es sich zu einem umfassend vor-

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konfigurierten und konfigurierbaren Wissensmanagementsystem für die moderne Ver-waltung entwickelt. Das Ergebnis sind kompakte in sich verständliche organisatorisch und technisch schlüssige Wissensmanagementfunktionalitäten, die sich durch eine hohe nutzerorientierte Ergonomie und Usability auszeichnen und die Säulen Wissens-nutzung, -kommunikation und -entwicklung aktiv unterstützten.