Vortrag zum Thema SAP-Archivierung beim SAP · PDF fileVortrag zum Thema SAP-Archivierung...

Vortrag zum Thema SAP-Archivierung beim SAP-Arbeitskreis Franken

Gerhard Oberniedermaier18.06.2015

Vorstellung

Gerhard OberniedermaierGerhard OberniedermaierStudium der BetriebswirtschaftslehreSAP-Erfahrung seit 1994SAP-Berater seit 1997; zertifiziert in den SAP LogistikmodulenSAP-Berater seit 1997; zertifiziert in den SAP LogistikmodulenProjekterfahrung in der SAP-Archivierung seit 1999

seit SAP-Release 3.1 bis zum aktuellen Release

Tätigkeitsschwerpunkte sind u.a.Konzeption und Implementierung von rechtssicheren SAP ArchivierungsprojektenUmsetzung der Vorschriften der GDPdU / GObD im Vorfeld digitaler Betriebsprüfungen g g p gsowie Betreuung und Unterstützung während der digitalen Betriebsprüfung

LohnsteuerprüfungenUmsatzsteuerprüfungenZollprüfungen etc.

Betrieb und Betreuung von produktiven SAP-Archivierungsumgebungen

18.06.2015 | Gerhard Oberniedermaier

“Durchführung von SAP Archivierungsprojekten gemäßden Anforderungen der GDPdU / GObD“den Anforderungen der GDPdU / GObD

Themen / Agenda

1 W i t i SAP D t hi i ?1. Was ist eine SAP Datenarchivierung?

2. Ziel der SAP Datenarchivierung

3 Voraussetzung zur SAP Datenarchivierung3. Voraussetzung zur SAP Datenarchivierung

4. SAP Datenarchivierung im Detail

5 SAP Datenarchivierung – Projektvorgehen5. SAP Datenarchivierung – Projektvorgehen

6. Business Case aus der Praxis


Was ist eine SAP Datenarchivierung?

Die SAP Datenarchivierung verlagertg gbetriebswirtschaftlich abgeschlossene Buchungsbelegenach Ablauf einer hinterlegten Mindestverweildauerin revisionssicheres externes Archivsystemy

Konsequenzder archivierte Belege ist weiterhin vorhanden; lediglich der Speicherort des Belegs hat sich verändert der archivierte Beleg ist jederzeit im Zugriffdie „gewohnten“ Standardzugriffstransaktion funktionieren in den meisten FällenAlternativzugriffstransaktionen sind vorhandenBelegflussketten bleiben erhaltender archivierte Beleg kann nicht mehr geändert werden

Gesetzliche Vorschriften wie GOB/s, GObD, GDPdU etc. werden durch die Archivierung nicht verletzt


Warum SAP Datenarchivierung?

Performance

• Datenbank – Handling• Backup / Recovery• DB-Reorganisation

Performance

DB Reorganisation• Antwortzeiten

Datenbankgröße / Datenbankwachstum• Datenbank hat eine kritische Größe erreicht• Speicherplatzprobleme• Im Vorfeld einer Unicodeumstellung • Im Vorfeld eines Release - Wechsel

• Alte bzw. nicht mehr gültige Daten im System

Aufräumen

• Steuerprüfer

Rechtliche Gründe


• Nachweispflicht

Auswirkungen des DB-Wachstums

Antwortzeiten werden längerAntwortzeiten werden länger

Suchzeiten werden längerSuchzeiten werden länger

Reporting-Laufzeit wird länger Reporting-Laufzeit wird länger

SpeicherplatzproblemeSpeicherplatzprobleme

Backup-Zeiten verlängern sichBackup-Zeiten verlängern sich

Zeitfenster für die Wartung werden kleinerZeitfenster für die Wartung werden kleiner

Datenbank-Handling wird erschwertDatenbank-Handling wird erschwert


SAP Datenarchivierung Ziele und Effekte

Kontrolliertes

Ziele und Effekte

Kontrolliertes Datenbankwachstum von

Anwendungsdaten

Tools im SAP Standard Transparenter Zugriff Hohe Sicherheit vor Online-Archivierungenthalten

p gauf archivierte Daten Datenverlust

gmit SAP Standard

KomprimierungAutomatische

Konvertierung alter Archivdateien

Anschluß an optischeArchive

(Easy, Saperion, etc.)


Ablauf der Datenarchivierung

Wie läuft die R/3-Datenarchivierungauf Systemseite eigentlich ab?auf Systemseite eigentlich ab?


SAP Datenarchivierung im DetailDas ArchivierungsobjektDas Archivierungsobjekt

1 Definiert was archiviert wird und wie1.Definiert, was archiviert wird und wie.

2.“weiß”, welche Datenbankobjekte ein komplettes Business-Objekt beschreiben.p j

3.Überprüft betriebswirtschaftliche Abhängigkeiten von Business-Objekten.

4.Technisch: Sammlung von Programmen, etc


SAP Datenarchivierung im DetailDas Archivierungsobjekt

Das Archivierungsobjekt: Beispiel FI DOCUMNT

Das Archivierungsobjekt

Das Archivierungsobjekt: Beispiel FI_DOCUMNT

Programme zum…Programme zum…

• Erzeugen von Archivdateien• Löschen von Finanzbuchhaltungsbelegen• Zurückladen von FinanzbuchhaltungsbelegenZurückladen von Finanzbuchhaltungsbelegen• Analysieren von Finanzbuchhaltungsbelegen• Erzeugen eines Indexes für

Fi b hh lt b lFinanzbuchhaltungsbelege• Verwalten von Archivdateien


SAP Datenarchivierung im DetailAnforderungenAnforderungen

Betrieblich Anforderungen Rechtlich

...FI IT

Integration in Anwendungen• Direkter Zugriff

Auswertungen• Auswertungen




...FI IT

• Performance• Unabhängigkeit von . . .• Datenbankversion, R/3-Release

• Customizing• Version der Hardware

(Codepage / Numerisches Format)




...FI IT

Revisionsfähigkeit• Finanzbehörden

Nachweisbarkeit/Dokumentation• Produkthaftung

DIN ISO 9000Finanzbehörden• Wirtschaftsprüfer

• DIN ISO 9000• ...


SAP Datenarchivierung im DetailZugriffsmethodikenZugriffsmethodiken

Der archivierte Beleg kann jederzeit zugegriffen werdenFolgende Zugriffsmöglichkeiten stehen – abhängig vom Archivierungsobjekt zur Verfügung

Einzelbelegzugriff mit StandardtransaktionSAP ArchivinformationssystemDocument Relationship BrowserDocument Relationship BrowserTechnische Sicht


SAP Datenarchivierung im SAP-System Abhängigkeiten und BedingungenAbhängigkeiten und Bedingungen

Die SAP Datenarchivierung basiert auf folgenden BedingungenBelege müssen betriebswirtschaftlich abgeschlossen sein (Statusprüfung)Belege müssen in festgelegter Reihenfolge archiviert werden (Vorgabe durchBelege müssen in festgelegter Reihenfolge archiviert werden (Vorgabe durch SAP!!)Belege werden aufgrund systemseitiger Abhängigkeitsprüfungen erst nach Einhaltung der Reihenfolgevorgabe archivierbara tu g de e e o ge o gabe a c e ba


SAP Datenarchivierung im SAP-SystemAbhängigkeiten und BedingungenAbhängigkeiten und Bedingungen

Belege müssen in einer festgelegten Reihenfolge archiviert werden (Vorgabe durch SAP!)Beispiel: Abhängigkeiten in SD und PP:

SD_VBRKSD_VTTK SD_VBAKRV_LIKP PP_ORDER

SD-FakturenSD-Transporte SD-AufträgeSD-Lieferungen PP-Aufträge

Auswirkungen einer nicht erfolgten Archivierung von SD-AufträgenFolgende Belege können dann nicht bzw. unzureichend archiviert werden:

PP-FertigungsaufträgePP-Fertigungsrückmeldungen


…

SAP Datenarchivierung im SAP-System Abhängigkeiten und BedingungenAbhängigkeiten und Bedingungen

Folgende Vorgehensweise ist je Archivierungsobjekt sinnvoll:

Erster gemein- Z it iReview der

Fachbereich XX

Erster gemein-

samer Workshop

mit Fachbereich

Ziel:

Zweiter gemein-

samer Workshop

mit Fachbereich

Review der Workshopunter-lagen

Analyse und Vorbereitung

Ziel:

- Ergebnisse

- eventuelle Abnahme

Ziel:

- finale Abnahme!Testen der Archi-

vierung auf Q01 Produktive A hi i

gWorkshop und Abnahme-

vorbereitung

Team Archivierung

Archivierung auf P01

g

Workshop am xx.xx.xx

Workshop am xx.xx.xx


„Durchführung eines

Datenarchivierungsprojekts“


SAP Datenarchivierung im SAP-System Projektvorgehen

Aufstellung der

Projektvorgehen

Analyse

Finden derArchivierungs-objekte

Aufstellung dereinsetzbarenArchivierungs-objekte mitA f d

Prozeß-analyse II(Anforder-

)

DB-Analyse

Prozeß-l I

e

Anforderungenungen)analyse I

De

betriebs-wirtschaftlich technisch

Archivierungs-sign • Abhängigkeiten• Reihenfolge• Aufbewahrungsfristen• Zugriffsmethoden

• Archivserver-dimensionierung

• Logische Archive• Austauschverzeichn.

konzept

g• Berechtigungen


SAP Datenarchivierung im SAP-System ProjektvorgehenProjektvorgehen

Customizing

Drucklisten, Reports, AS

E t i kl -Installation

Verif

gOSS-Hinw. Entwicklung

tatie

rung

s-an

ARCHIV-System

Massen-Zugriffs-Funktions-fikation

Prozeßdokumentation mpl

emen

tpl

a

testtesttest

Prozeßdokumentation Im


SAP Datenarchivierung im SAP-System ProjektvorgehenProjektvorgehen

IImplem

en g Li

ve

Benutzerschulung Transporte

Initialer E f l k t ll

ntierung

Goi

ng

InitialerArchivierungslauf

Erfolgskontrolle


BUSINESS CASE aus Projekt

Ermittlung des Archivierungs- und Einsparpotenzials der SAPErmittlung des Archivierungs und Einsparpotenzials der SAP Datenarchivierung als Entscheidungsgrundlage(Ansatz bis einschließlich Geschäftsjahr 2012)

Business CaseAusgangssituation im produktiven SAP-SystemAusgangssituation im produktiven SAP-System

Mit A hi i12,900

12.000

14.000 Mit Archivierung

Ohne Archivierung

8.000

10.000

6,900

4 000

6.000

0

2.000

4.000

0


Business CaseFragestellung: Lohnt sich die Archivierung mit folgenden Objekten finanziell?

Zur Performancesteigerung auf dem produktiven SAP System wurden f l d SAP A hi i bj kt id tifi i t

Fragestellung: Lohnt sich die Archivierung mit folgenden Objekten finanziell?

folgende SAP Archivierungsobjekte identifiziert:

- BC_DBLOGS Archivierung von Änderungen an Customizing-Tabellen

CO ML BEL Belege Material Ledger (MLHD/IT/PP/PPF/CR/CRF/CRP)- CO_ML_BEL Belege Material-Ledger (MLHD/IT/PP/PPF/CR/CRF/CRP)

- CO_ML_IDX Indexeinträge Belege zum Material: Material Ledger

- COPA1 L001 COPA kalk. - Ergebnisobjekte, Ergebnisbereich L001_ g j , g

- COPAC_L001 COPA kalk. – Ergebnisobjekte, Ergebnisbereich L001

- CO_COPC Archivierung Erzeugniskalkulationsdaten

- CO_COSTCTR Kostenstellenstammdaten

- EC_PCA_ITM Profit-Center-Rechnung: Ist- und Planeinzelposten

- FI_SL_DATA FI Spezielle Ledger: Summen- und Einzelposten

- FI_DOCUMNT Finanzbuchhaltungsbelege


Business CaseExemplarisches Archivierungsobjekt COPA1 L001Exemplarisches Archivierungsobjekt COPA1_L001

ExemplarischesArchivierungsobjekt

COPA1 L001COPA1_L001

20/06/2015 | Footer

Business CaseExemplarisches Archivierungsobjekt COPA1 L001

Gesamtarchivierungspotenzial des Archivierungsobjektes

Exemplarisches Archivierungsobjekt COPA1_L001

Gesamtarchivierungspotenzial des Archivierungsobjektes COPA1_L001 in Megabyte

73.107

TabellenIndizes

294.326

Gesamt: 367.433 MB

20/06/2015 | Gerhard Oberniedermaier 20/06/2015 | Page 27

Business CaseExemplarisches Archivierungsobjekt COPA1 L001

Archivierungspotenzial bis einschließlich 2012

Exemplarisches Archivierungsobjekt COPA1_L001

36,28%

35,00%

40,00%

g p

63,44 %= 233 099 MB

22 55%25,00%

30,00%

= 233.099 MB

21,25%22,55%

13 99%15 00%

20,00%Prozent

4 71%

13,99%

10,00%

15,00%

0,00% 0,01% 0,00% 0,00% 0,00% 0,02%1,17%

4,71%

0,02%0,00%

5,00%

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

20/06/2015 | Gerhard Oberniedermaier 20/06/2015 | Page 28

Business CaseArchivierungspotential bei Archivierung bis einschließlich GJ 2012Archivierungspotential bei Archivierung bis einschließlich GJ 2012

Archivierungsobjekt Gesamtpotenzial in Megabyte

Archivierungs-potenzial bis einschl. 2012 (MB)2012 (MB)

BC_DBLOGS 88.361 58.619CO_ML_BEL 363.983 188.470CO ML IDX 65 003 45 190CO_ML_IDX 65.003 45.190COPA1_L001 367.433 233.099COPAC_L001 84.472 65.795CO COPC 452 805 231 881CO_COPC 452.805 231.881CO_COSTCTR 582.708 424.211EC_PCA_ITM 522.665 334.401FI_SL_DATA 782.590 520.266FI_DOCUMNT 533.884 400.466

SUMME 3.843.904 2.502.400

20/06/2015 | 20/06/2015 | Gerhard Oberniedermaier Page 29

Business CaseKosteneinsparung bei Archivierung bis einschließlich GJ 2012

Kosteneinsparung pro Monat bei Archivierung bis einschließlich 2012:

Kosteneinsparung bei Archivierung bis einschließlich GJ 2012

Archivierungsobjekt Kosteneinsparung Entwicklungs- und Testsystem (1GB = 2*0 30 €/Monat)

Kosteneinsparung Produktivsystem (1GB = 1 €/Monat)

Kosteneinsparung gesamt im Monat beiArchivierung bis einschl 2012 (1GB =2 0,30 €/Monat) einschl. 2012 (1GB = 1,60 €)

BC_DBLOGS 35,17 € 58,62 € 93,79 €CO ML BEL 113 08 € 188 47 € 301 55 €CO_ML_BEL 113,08 € 188,47 € 301,55 €CO_ML_IDX 27,11 € 45,19 € 72,30 €COPA1_L001 139,86 € 233,10 € 372,96 €COPAC L001 39 48 € 65 80 € 105 27 €COPAC_L001 39,48 € 65,80 € 105,27 €CO_COPC 139,13 € 231,88 € 371,01 €CO_COSTCTR 254,53 € 424,21 € 678,74 €EC_PCA_ITM 200,64 € 334,40 € 535,04 €FI_SL_DATA 312,16 € 520,27 € 832,43 €FI_DOCUMNT 240,28 € 400,47 € 640,75 €

20/06/2015 | Gerhard Oberniedermaier Page 30

SUMME 1.501,44 € 2.502,40 € 4.003,84 €

Business CaseProjektkosten vs EinsparungenProjektkosten vs. Einsparungen

Kosten BetragFachbereiche: 15 MT intern 7 500 €

Einsparungen BetragSpeicherkosten für 48 000 €Fachbereiche: 15 MT intern 7.500 €

BCC Admin.: 10 MT intern 5.000 €Externer Berater: 30 MT 36.000 €

Speicherkosten fürP01, Q01 und E01 pro Jahr

48.000 €

P f !Reise-& sonstige Kosten 3.400 €Datenbank-Reorganisation 1.500 €SUMME 53 400 €

Performance!

SUMME 48 000 € ASUMME 53.400 € SUMME 48.000 € p.A

Fazit: schon nach ca. einem Jahr hat sich das Projekt rentiert!

Abzüglich der eh da“ Kosten schon früher!

Page 3120/06/2015 Gerhard Oberniedermaier

Abzüglich der „eh-da“-Kosten schon früher!

Business CaseProjekt wurde genehmigt!Projekt wurde genehmigt!

Task Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Konzeption

Testobjekte im Q01 erstellen

ffKickoff mitFachbereichen

Tests durchFachbereiche

Approval durchFachbereicheFachbereiche

Produktivsetzung

Page 3220/06/2015 Gerhard Oberniedermaier

Vielen DankVielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!

Kontaktdaten: Gerhard Oberniedermaieremail: gerhard oberniedermaier@t online deemail: [email protected]: +49 170 730 1953


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