Was bedeutet eine optimale Ressourcenplanung und –

verfolgung für ein oder mehrere Projekte?

- referierte Interaktion -

von Reinis Vicups, REMAsoft GmbH, www.remasoft.com

Ist Ressourcenplanung eigentlich ein Thema?

Die Anforderungen an die Effizienz einer jeden Organisation und die zunehmende Ressourcenknappheit fordern die Unternehmen heraus!Die Fähigkeit, mit den vorhandenen Ressourcen effizient umzugehen, ist zunehmend entscheidend für den Erfolg der Projektorganisationen.

Quelle: Forschungsunion (2012)

Ist Ressourcenplanung eigentlich ein Thema?

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Was sind Ressourcen?

Finanzen Personal

Zulieferer IT

Was sind Ressourcen?

• Menschen (interne und externe Personen)

• Maschinen (eigene, im Leasing, gemietete, externe Hardware)

• Material (Gebrauchs-/Verbrauchsmaterial; Hilfs-/Betriebs-/Rohstoffe)

• Raum (eigene und fremde Räume i.e.S., Grundstücke)

• Finanzmittel (Beschaffung von eigener und oder fremder Liquidität)

• Wissen (eigenes/fremdes Know how, Datenbanken)

Was sind Ressourcen?

Finanzen Personal

Zulieferer IT

Personal

Was ist Ressourcenplanung und -verfolgung?

Was ist Ressourcenplanung?

• Wie viele Ressourcen sind erforderlich?

Zeit

Prozess

Was ist Ressourcenplanung?

• Welche Qualität/Qualifikation der Ressourcen ist erforderlich?

Zeit

Prozess

Was ist Ressourcenverfolgung?

• Stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung?

Zeit

Prozess

Was ist Ressourcenplanung und -verfolgung?

Ressourcenplanung und –verfolgung ist also Prozess der Klärung dieser Fragen:

• Wie viele Ressourcen sind erforderlich?

• Welche Qualität/Qualifikation der Ressourcen ist erforderlich?

• Stehen ausreichend Ressourcen zur Verfügung?

Was ist das Ergebnis der Ressourcenplanung?

• Ein Ressourcenplan

Was ist das Ergebnis der Ressourcenplanung?

• Eine Risikoanalyse

Was ist das Ergebnis der Ressourcenplanung?

• Statistische Auswertung / Berichterstattung

Was ist das Ergebnis der Ressourcenplanung?

• Ein Controlling Werkzeug

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Was ist das Ergebnis der Ressourcenplanung?

Ergebnis der Ressourcenplanung ist also…

1. …ein Ressourcenplan

2. …eine Risikoanalyse

3. …eine Statistische Auswertung / Berichterstattung

4. …ein Controlling Werkzeug

Ressourcenplanung und -verfolgung in der Organisation?

Ressourcenplanung in der Organisation hat folgende Formen:• Keine explizite Planung

• Ressourcen sind „eh da“

• Manuelle Planung• im Kopf• mit den Tools der Büroanwendungen

(z.B. MS-Office Produkte)

• Methodische Planung• mit Planungsmethoden

• Automatisierte Planung• mit speziellen Planungssystemen

Ressourcenplanung und -verfolgung in der Organisation?

• Fortlaufend

• Aktuell

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Was kostet die Ressourcenplanung und -verfolgung?

• Projektmanager: Ø 85.135 EUR, lt. GPM-Gehaltsstudie

• Computer: Abschreibung

• Programm: in Abhängigkeit von Lizenzen

• Energie: Verbrauch

• Raum: Miete

Was kostet die Ressourcenplanung und -verfolgung?

Vergleich zwischen manueller und automatisierter Ressourcenplanung • Projektmanager verbringt Ø 25% seiner Arbeitszeit mit Planung • Projektmanager führt idealerweise 5-8 Mitarbeiter • Bei 85.135 EUR (ca. 7.095 monatl.) Gehalt sind• 25 % für Planungsarbeit (monatl. ca. 1.773 EUR) erforderlich. • Einsparpotenzial durch automatisierte Ressourcenplanung

Was kostet die Ressourcenplanung und -verfolgung?

Was bedeutet eine optimale Ressourcenplanung

• Eine optimale Planung ist plausibel• Ressource nur einmal in einem Zeitraum einplanen• Nicht über die Kapazität hinausplanen

• Eine optimale Planung berücksichtigt spezifische Geschäftsregeln• Aufrechterhaltung der Produktionsruhe• Arbeits- /Laufzeitenregelung• Materialverbrauch oder -verschleiß• Materialverfügbarkeitsveränderungen

• Eine optimale Planung berücksichtigt weiche Regeln• Möglichst keine Überstunden planen, außer Meilenstein in Gefahr• Möglichst nur Ressourcen einsetzen, welche beim Kunde bereits bekannt sind• Möglichst eine gewünschte Anzahl der Ressourcen einhalten, außer Meilenstein in

Gefahr

Welche Werkzeuge sind sinnvoll?

Welche Werkzeuge sind sinnvoll?

Die Werkzeuge sollen• Den Plan mechanisch erstellen• Die Datenmenge bewältigen• Planungsgeschwindigkeit

erhöhen• Die Änderungen umgehend in

dem Plan berücksichtigen

… und zwar möglichst automatisch und optimal.

Zusammenfassung

• Die Ressourcen sind Finanzen, Zulieferer, IT und Personal• Die Ressourcenplanung und -verfolgung ist ein Prozess, in dem die

Anforderungen an die Ressourcenquantität, -qualität und -veränderung berücksichtigt werden

• Es ist wichtig für eine Organisation die Ressourcenplanung fortlaufend, aktuell und mit relevanten Informationen durchzuführen

• Ø 25% seiner Arbeitszeit investiert ein Ressourcenplaner in den Planungsvorgang, hier ist eine erhebliche Kostenersparnis möglich

• Eine optimale Ressourcenplanung ist plausibel und berücksichtigt sowohl die harten als auch die weichen Geschäftsregeln

• Werkzeuge können einen Plan erstellen, große Datenmengen bewältigen und Änderungen berücksichtigen, und zwar automatisiert

Quellennachweis

• Prof. Dr. Andreas Daum (2013), Planungszeit im Projektmanagement und was kostet das?; http://www.slideshare.net/remasoft/planungszeit-im-projektmanagement-und-was-kostet-das (Last accessed on 26.11.2013, 13:48pm)

• Forschungsunion (2012), Bericht der Promotorengruppe Kommunikation, Im Fokus: Das Zukunftsprojekt Industrie 4.0,http://www.forschungsunion.de/pdf/kommunikation_bericht_2012.pdf (Last accessed on 26.11.2013, 13:38pm)

• LibrePlan (2013), Open Web Planning, http://sourceforge.net/projects/libreplan/ (Last accessed on 26.11.2013, 13:50pm)

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