Web-Relaunch: Herausforderungen, Ansätze, Best Practices · 2018-06-27 · Agentur, treibt die...

Wissen durch Praxis stärkt

Web-Relaunch: Herausforderungen, Ansätze, Best Practices

Seite 1 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 02.05.2018

Hochschulübersetzer-Treffen Mannheim, 03.05.2018

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Bitte, bitte, bitte. Nur für den internen Gebrauch an den Hochschulen. Keine Verbreitung der Folien auf Social Media.


Relaunch ist eine besondere Krankheit. Symptome: • Schlafmangel und Schlaflosigkeit • Steigendes Maß an Selbstzweifel • Digitale Demenz aufgrund Information Overload • Neigung zu Selbstausbeutung und Überstundenaufbau • Drohender Liebesentzug der Nahestehenden Die gute Nachricht: Relaunch ist nicht sehr infektiös. Sobald Arbeit verteilt wird, sinkt die Zahl möglicher Infektionsempfänger rapide.


Unser englischer Auftritt… … ist leider nicht fertig.

• Ja, wir haben L10N eingebaut – aber noch nicht ausprobiert. • Ja, wir arbeiten mit Trados. • Ja, wir haben die ersten Seiten übersetzt. Ersteindruck: 4.7 war logischer.

(Update 29.05.: 8.7 zeigt bei uns im Frontend keine Inhaltselemente auf Englisch an, wenn das deutsche Inhaltselement deaktiviert ist. Das war in 4.7 anders. Das Hinzufügen von Elementen auf der englischen Seite ist generell nicht möglich; teilweise fehlen spezielle Elemente im englischen Teil, die nicht einzubauen sind.)

• Ja, wir haben eine Projektstelle für die Übersetzungen. Und nein, die Arbeit hört nicht auf magische Weise auf, nur weil der Projektzeitraum abgelaufen ist.

Deshalb reden wir allgemeiner über unseren Web-Relaunch und die Erfahrungen, die wir gemacht haben.

Seite 4 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 01.05.2018 | 29.05.2018

Das ideale Relaunch-Team • Projektleitung – hält die Fäden in der Hand, erahnt das Ziel zumindest, redet mit der

Agentur, treibt die Planung voran und hält alle bei der Stange. • Techniker – kennt TYPO3 und kann die Programmier-Arbeit der Agentur in der

Hochschulwelt umsetzen. • Tester – probiert alle Funktionen aus, in allen Rollen, gerne nochmal und nochmal. • Redakteur – weiß, wie man schreibt und was da stehen muss, kann es auch erklären • Trainer – schult die Team-Mitglieder. • Qualitätskontrolle – kennt alle Regeln und veranlasst deren Einhaltung. • Arbeitsverteiler – verhindert, dass irgendjemand sich langweilt. • Dokumentar – schreibt auf, was entschieden wurde, und vom wem; zeichnet das

Stundenaufkommen auf; sorgt für Beweise. (Was ist das erste, was man vernachlässigt…? Die Dokumentation.)

• Übersetzer/-in – alles muss mehrsprachig sein. Wirklich alles? • Motivator – animiert im Tal der Tränen alle zum Weitermachen. Seite 5 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 01.05.2018

Das ideale Relaunch-Team, 2 • Projektleitung • Techniker • Tester • Redakteur • Trainer • Qualitätskontrolle • Arbeitsverteiler • Dokumentar • Übersetzer/-in • Motivator


• Je mehr dieser Rollen Sie an eine Person ketten, desto größer ist für diese Person die Gefahr des Burnouts.

• Diese Person ist ein vergesslicher Bottleneck. • Lief gut: die Projektleitung für Unterprojekte ging an

Team-Mitglieder – delegieren! Vertrauen zahlt sich aus! • Die Rolle „Arbeitsverteiler“ war an eine Person gekettet. • Verzicht auf Qualitätskontrolle ist fatal.

Achtung: Zeitaufwand ist unvorstellbar!

http://dilbert.com/strip/2018-03-02; Zugriff am 01.05.2018

Legen Sie die Regeln fest. 1. So viel wie möglich im Vorfeld planen. 2. So realistisch wie möglich bleiben.

Kein noch so guter Plan überlebt den Kontakt mit der Realität.

3. Prämissen für den ganzen Vorgang festlegen und stets daran erinnern. 4. Die Grenzen des Möglichen von vorne herein aufzeigen. 5. Die wichtigsten Entscheidungen klar und an alle kommunizieren,

solange noch etwas Luft ist, was zu ändern. 6. Untermauern der getroffenen Entscheidungen

mit Punkten aus Konzepten anderer Leute. 7. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation: oft widerkauen.


Prämissen für die Ausschreibung der Phase I (1) „Auf Basis von TYPO3 (aktuellste LTS-Version) soll der Internetauftritt der Frankfurt University of Applied Sciences zukunftssicher im Responsive Web Design neu gestaltet werden, nahe am TYPO3-Standard.“ Begründung: • TYPO3 ist das bei Hochschulen in Deutschland am häufigsten eingesetzte System. • Die Nutzer/-innen an der Frankfurt UAS sind mit dem System

grundsätzlich vertraut, der Schulungsaufwand sinkt. • Zukunftssicherheit im überschaubaren Zeitrahmen (bis März 2022). • Federführend als „Academic Members“ sind HS Darmstadt, TU München,

Uni Hohenheim, Uni Konstanz, Uni Würzburg, HS Osnabrück, Uni Ulm, HfWU Nuertingen-Geislingen, HS Offenburg, Otto-Friedrich-Universität Bamberg, Pädagogische Hochschule Karlsruhe, Private Universität Witten/Herdecke, Uni Basel


Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Prämissen für die Ausschreibung der Phase I (2) Die Ausschreibung erfolgt unter den Grundsätzen: • „Mobile First“ – der Internetauftritt wird für die Nutzung auf mobilen Endgeräten

optimiert und „von unten nach oben“ entwickelt. • „Barrierefreiheit“ gesetzkonform (BGG) nach BITV 2.0 mit mindestens 85 %. • „Zuschnitt“ – es werden gezielt notwendige Elemente umgezogen, nicht der

komplette Alt-Auftritt (6.900 Seiten). • „Grüne Wiese“ – die Navigation wird zeitgemäß und zielgruppengerecht komplett

neu gestaltet (Nutzerorientiert, nicht Institutionsorientiert) • „Modular“ – schnelle Umsetzung, auch wenn nicht alle von Anfang an eingebunden

werden können. • Datenschutzkonform nach EU-DSGV 2018.



Grenzen des Web-Relaunch-Umfangs

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Organisationseinheiten LDAP-Anbindung / Personenverzeichnis Opencast (YouTube-Funktionen) Online-Vorlesungsverzeichnis ? Relativ einfach zu integrieren XML/RSS-Import und -Export Forschungsinformationssystem Jobportal (Jobware) Social Media-Integration …

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Funktionen Nachrichten Erweiterte Formulare Kalenderfunktion Mehrsprachigkeit Getrenntes Intranet (plus weitere abgetrennte Bereiche) Suchmaschinenoptimierung Microsites Lightbox Frontend-Editing … Design Mobile First-Ansatz Responsive Web Design Barrierefreiheit BITV 2.0 (§!)

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en Auf der Agenda von web.KOM:

Corporate Wording (D fertig/E) Newsletter-System Empaction Redmine (VRed.-Kollaboration) Umfrage-Alternative zu „Surveymonkey“ (USA) „Limesurvey“ (intern) Kein Web-Relaunch-Thema: Kollaboratives Intranet mit Self Service-Funktionen Bewerbermanagement (Applicant Tracking System) Dropbox Raumplanungssystem Prozesstracking (Workflow Engine) …



1. Nur eine Navigationsvariante für Handy und Desktop.

2. Beim Burger wird „geschoben“. 3. Es gibt „Knotenseiten“ mit

„Doppelfunktion“. 4. Die Schrift ist schwarz,

Gestaltungselemente können farbig sein.

5. Links sind blau. 6. In der Dachzeile erfolgt eine

Priorisierung der Zielgruppe und Quicklinks.

Winkel und Claim beenden jede Seite im Kern-Auftritt. Seite 11 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 25.10.2017


Website im Bezug zum Hochschulentwicklungs-plan 2025 und Zielvereinbarungen mit dem Land Unterstützung bei der Erfüllung der HEP 2025-Ziele:

3.1. – Serviceorientierung der Verwaltung stärken und weiterentwickeln „Klare und nachvollziehbare Ablaufprozesse in der Organisation unterstützen eine lösungsorientierte Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben und erhöhen damit die Dienstleistungsqualität. Eine Systematisierung des Change-Managements an der Hochschule inklusive entsprechender Personalentwicklungsmaßnahmen ermöglicht die konsequente und nachhaltige Umsetzung organisationaler Veränderungen.“ Arbeitsgruppen erstellen klare, nachvollziehbare Prozesse regelmäßige Informationsveranstaltungen, Möglichkeiten der Partizipation TYPO3 wird datenschutzkonform umgesetzt, barrierearm und rechtssicher

betrieben

Seite12 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 05.07.2017


Wissen durch Praxis stärkt

Die Migration – Unser Plan


Version 1.0 TYPO3 Version 4.7 TYPO3 Version 8.7, „responsive“


Migration im Detail: Fahrplan zum 09.23.04.2018 Top-Priorität zum 23.04.2018 1. Kernnavigationsstruktur – ohne die bricht der ganze Auftritt zusammen 2. Studiengänge – Unser Leistungsversprechen. Je drei Seiten lt. Template. 3. Personendatenbank 4. Studium – Informationen, die die meisten Studierenden benötigen. 5. International Office – Service für ausländische Studierende, Wege ins Ausland 6. Intranet – Kernarbeitsmittel intern

Priorität 2 1. Alles funktioniert auf Englisch 2. Forschung inkl. jeweils 1 werbewirksame Institutsseite 3. Weiterbildung 4. „Wichtig, aber vertagt“ aus Top-Prioritäten, bzw. „Nachbesserung notwendig“



Migration im Detail: Kernnavigationsstruktur


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Bologna-Prozess wird besucht, aber nicht die Details. Campus IT selbst interessiert nicht,

aber die Dienstleistungen


Beteiligung und Information intern • Kick-Off mit World Café/Agenturpartner, ca. 80 Personen: 26.04.2017 • Event in Steinbach: 03.05.2017 (30 Personen) • Informationsveranstaltungen für das ganze Haus:

• Juni 2017, ca. 80 Personen • November 2017, ca. 60 Personen • Januar 2018, für alle: Sneak Preview • Februar 2018 (Migrationsplan), ca. 60 Personen

• 3x Steuerungsgruppe im Zeitraum • Information des Senats: April, November, April Mai • Arbeitsgruppen (Kern-Team plus wechselnde Besetzung) • Monatliches Treffen der Verantwortlichen Redakteurinnen und Redakteure • Go Live: 23.04.2018

Seite 16 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 15.11.2017, 28.04.2018


Beteiligung der Studierenden • Angebot World Café vom 22.06.2017: 10 Studierende kamen. • Einbindung studentischer Mitglieder der „AG Studieren mit Behinderung“

in AG Studiengangsgestaltung und fallweise • „Studium Generale“ mit 26 Studierenden Sechs Muster-Studiengänge • 2x Informationsveranstaltung für das Studierenden-Parlament • Schüler/-innen-Feedback am Tag der Offenen Tür im Januar • Migrationsphase März 2018 mit 10 11 studentischen Aushilfen Acht davon sind jetzt im Haus tätig.

• Pool-Fotoshooting mit 76 studentischen Models: 2 Wochenenden.

Seite 17 Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media Datum 15.11.2017, 01.05.2018


Wesentliche Zeitfresser, 15.09.2017-30.04.2018 Interaktion mit der Agentur (Telefonat, Präsenztermine) 100++ Stunden Interne Kommunikation für das Haus (Präsentationen, E-Mails) 100 Stunden AG Rollen und Rechte (Sept/Okt) 100+ Stunden IT-Dokumentation (Nov-Feb) 100+ Stunden Qualifizierungsmaßnahmen je Schulung 6 Std. AG Studiengangsgestaltung 100+ Stunden AG Bildsprache plus Pool-Shooting (76 Studierende/2 WE) 300+ Stunden

Studierendenbeteiligung im „Studium Generale“

Migrationsphase: kompletter März, 11 Studierende, 3 Mitarbeiter, 5 HiWis


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Lessons learned


Mangel an Qualitätskontrolle bezahlt man teuer • Zeitnah kontrollieren, qualifiziert

kritisieren, ggf. Entscheidungen für Änderungen treffen und von der Person selbst nachbessern lassen. Und ggf. nochmal. Und nochmal, wenn‘s sein muss.

• Mut zum Einsatz gemäß der Fähigkeiten.

• Alternativ: Mut zum Ziehen von Personal-Konsequenzen.

• Binden/Verlängern Sie die Studierenden, mit denen es gut klappt, oder sorgen Sie dafür, dass diese Anschluss-Jobs im Haus bekommen.


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Nicht ablenken lassen • Solange du an den Plan glaubst,

halte am Plan fest. • Egal was kommt.

Egal wer dagegen schießt. • Wenn der Plan absehbar nicht funktioniert,

ändere ihn. • Kommuniziere Änderungen am Plan. • Multitasking funktioniert nicht. Wer den Plan aufgibt, wird zum Spielball

Anderer. Umwege verzögern das Erreichen des Ziels. Aber: ein nicht umsetzbarer Plan muss

angeglichen werden.


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Kosten sind ein gutes Argument • „Meine Funktion fehlt!“ „Wenn sie nicht auf der Liste vom April stand, ist sie nicht kalkuliert.

Aber wenn sie Ihnen wichtig ist – dann bezahlen Sie sie.“ – Es folgt i. d. R. Ruhe. Vermeide „Schleichenden Funktionszuwachs“ („Feature creep“),

insbesondere während der Sprints.


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Geht davon aus, dass X nicht richtig versteht, was Y will • „Wir wollen die Lightbox.

Ohne Lightbox machen wir nicht mit.“ Gewünscht war eine Galerie, in der Bilder angeboten werden, die nicht auf der Seite zu sehen sein sollen. Die Lightbox ist auf dem Handy nicht zielführend, da das Bild kleiner sein kann als auf der Seite selbst.

• Unsere neue „Professorenseite“ ist ein „Datenbankauszug“ und keine „Seite“! (Unserem Techniker war das klar…)


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Handhabbare Arbeitspakete schnüren. • Die Redmine ist eine tolle Sache. Sie muss

hochschulkonform eingesetzt werden (Stichwort Überwachung).

• Wir haben zu große Pakete gemacht, die zu lange dauerten und zu komplex waren (Erfolgserlebnisse liegen weit auseinander).

• Der Aufgabenverteiler muss sich an den Plan halten und nicht kreativ werden. (Aber: bestraft keine Eigeninitiative, wenn sie Sinn macht.)

• Deutliche Deadlines. Und nachhalten – das kostet viel, viel Zeit Qualitätskontrolle.

• Nicht nur anhand PageIDs paketieren, Aufgaben-Headlines deutlich formulieren.


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„Nicht gemotzt ist schon gelobt genug.“ • Erwarten Sie keine Dankbarkeit. • Haben Sie eine Strategie gegen Kritik. • Dokumentation, Dokumentation, Dokumentation. • Bleiben Sie freundlich.


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Schauen, was die anderen machen. Die sind cool. • Blog der TU-Berlin: https://blogs.tu-berlin.de/web_relaunch/de/ • Uni Ulm: https://www.uni-ulm.de/en/misc/relaunch/ueber-das-projekt/ • School of Leadership and Education Sciences website at the University of San Diego,

http://catcher.sandiego.edu/items/usd/soles-redesign-kickoff.pdf u. v. a. • Sehr offen kommuniziert von Brandeis University, USA:

http://www.brandeis.edu/redesign/timeline/index.html • Uni Stuttgart: https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de hat viel Inspiration • Hoher Fokus auf Barrierefreiheit: www.lwv-hessen.de • Leichte Sprache: https://www.leichte.sprache.sachsen.de/webseiten-gestalten.html • Beispiel-Videos für TYPO3-Redakteure: https://jweiland.net/video-

anleitungen/typo3/typo3-8-fuer-redakteure.html • Die eigene Seite auf verschiedenen Endgeräten: http://deviceponsive.com


Vielen Dank. Viel Glück beim eigenen Relaunch! Fragen? [email protected] Twitter.com/31439


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