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Wellness- und Spa Management

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Kapitel 2 – Operatives Spa Management

2.1 Spa Menü und Angebote erstellen

2.2 Produkteinkauf und Einkaufssteuerung

2.3 Effektive Buchungen/Terminplanung

2.4 Effizient organisieren

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Lernorientierung

Nach Bearbeitung dieses Kapitels werden Sie:

- Den Wareneinsatz und die Preiskalkulation der Leistungenerrechnen können;

- Die Gestaltung der Depotverträge kennen lernen;

- Den Sinn der Auswertung und Statistik verstehen;

- Eine Meetingkultur erstellen, richtig Verhandlungen führen und Präsentieren lernen;

- Ihr Zeitmanagement organisieren, Checklisten erstellen und Ihre To Do´s wahrnehmen können.

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Den Spa & Wellness Bereich strukturieren und organisieren. Der Spa Bereich muss in seinen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben geplant und gesteuert werden, um die wirtschaftlichen Zie-le, die Qualität sowie die Fachkompetenz ständig gewährleisten zu können.

2.1 Spa Menü und Angebote erstellen

So ein Menü ist schnell erstellt, jedoch ist das Ihr Aushängeschild im Spa, deshalb sollte man gut bedacht vorgehen und planen. Denn das ist ein Rattenschwanz, welcher zu einem positiven „Marken-Brand“ führen kann, wenn man realistisch vorgehen möchte.

Wie folgt ein Beispiel für einen Spa in Spanien, dies ist nur eine Idee, da viele Manager in Spanien tätig sein möchten, habe ich diesen gewählt. Es gibt natürlich Hotels an der Ostsee, im Bayerischen Wald, in der Karibik, in der Stadt etc. das würde in diesem Skript den Rahmen sprengen. Ein Spa & Wellness Manager sollte sich viele verschiedene Spa Anlagen ansehen, um den Unterschied feststellen zu können.

Hinweis

In diesem Kapitel möchte ich Ihnen einen Spa in Spanien vorstellen. Dazu 3 Anwendungsvorschläge und davon 2 Ablaufbeschreibungen, also schriftliche Standards, die wiederum für die Mitarbeiterschulung und Qualitätssicherung wichtig sind. Zu den Ablaufbeschreibungen gehört auch der benötigte Wareneinsatz dazu, denn nur so kann ge-währleistet werden, dass immer das gleiche Produkt und die gleiche Menge verwendet wird. Der Wareneinsatz ist auch mit entscheidend für die Preisgestaltung.

Bevor wir in die Spa Menü-Beispielplanung gehen, möchte ich Ihnen gerne Ihren persönlichen Spa vorstellen, mit dem Sie arbeiten wer-den. Das nur ein Beispiel.

Beispiel

Ort: SpanienArt des Hotel: Urlaub für Familien, Paare sowie Kinder zu den Feri-enzeitenDurchschnittsalter: 52 JahreGeöffnet: von Mitte Dezember bis Mitte NovemberSpa Gesamtfläche: 600 qm – im Garten gelegenStil: MediterranSpa Nutzung: Hotelgäste und Anwohner (DaySpa)Le

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Spa Ausstattung und Facts:- Empfangsbereich mit Ausstellungsvitrinen für den Produktver-

kauf- Damen/Herren Umkleide/Duschen und Toiletten- Tee-Lounge - Küche/Vorbereitungsraum/Lager- 1 Kosmetikkabine (Kosmetikliege und Kosmetiktower)- 1 Pediküre-/Maniküre-Kabine (Pedikürestuhl und entspre-

chendes Equipment)- 1 Doppelkabine für Körperanwendungen inklusive Dusche (2

elektrisch verstellbare Wellnessliegen)- Massagekabinen inkl. Dusche (1 elektrische und eine manuel-

le Liege)- 1 Hydromassagebad - Sportraum ca. 60 qm mit Cardiogeräten und Freihantelbereich- 10 x 5 m Indoorpool- Whirlpool- Saunen (1 Finnische Sauna, 1 Kräuterbad und 1 Solebad)- Dusch- und Abkühlbereich

Hier sehen Sie einige Textbeispiele aus Ihrem möglichen Spa Flyer.

Beispiel

Kosmetik für die reife Gesichtshaut

Erleben Sie diese Anti-Aging-Anwendung mit zusätzlicher Hand- und Fußmassage. Diese exklusive Gesichtsanwendung bewirkt Tie-fenstraffung, Zellneubildung und Verminderung von Alterserschei-nungen. Die Anwendung beinhaltet: Abreinigen, Hautanalyse, Pee-ling, Ausreinigen, Massage, Algen-Hydro-Maske und Abschlusspfle-ge.

Mallorca pur mit einer Zitronen- oder Orangen-Aromaöl Ganzkör-permassage

Eine genussvolle Massage mit regenerierendem Öl aus fruchtigen Zitronen oder mit aromatischen Orangen. Die lebendigen Düfte akti-vieren Körper und Geist, die Berührungen bewirken eine Tiefenent-spannung der Seele.

Für die Tiefenentspannung empfehlen wir eine Lomi-Lomi Ganzkör-permassage

Das ist ein hawaiianisches Massageritual, welches durch die Kraft der Berührung von Kopf bis Fuß wirkt. Lange Streichungen gleiten über Ihren Körper und versetzten Sie in Ausgeglichenheit und Tie-fenentspannung. Der Lomi-Lomi-Masseur arbeitet mit den Unterar-men und verwendet viel warmes und reichhaltiges Naturöl.Lese

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Nachdem Sie nun mit dem Textbeispiel vertraut sind, finden Sie nachfolgend passend zwei Ablaufbeschreibungen und die entspre-chende Wareneinsatzliste zu den Beispielen.

Hinweis

Das ist ein Standard/Ablauf Beispiel, zum Thema Qualitätssicherung.

Beispiel

Kosmetik für die reife Gesichtshaut

Vorbereitung:- Vorbereitung des Raumes - Vorbereitung der benötigten Produkte (siehe unter Rezept)- Abholung und Begrüßung des Gastes

Ablauf

Ritual (2 Min.): - Nehmen Sie die warme Kompresse, reinigen Sie Ihrem Gast

die Hände auf Augenhöhe, fragen Sie nach gesundheitlichen Beschwerden und erklären Sie den Ablauf der Anwendung und präsentieren die Produkte, die verwendet werden

Reinigung:- FLEXIBLE CARE Reinigungsmilch auftragen und mit Kom-

pressen abnehmen

Peeling:- FLEXIBLE CARE Enzym-Peeling mit dem Pinsel auftragen; 2

Min. einwirken lassen und mit Kompressen gründlich abneh-men

Tonic:- FLEXIBLE CARE Gesichtswasser o. a. mit Wattepads auftra-

gen

Ampulle:- SUPREME Intensiv Ampulle auftragen und einmassieren

Augen:- SURPEME CARE Augencreme auftragen und einklopfen

Massage:- Druckpunkt–Massage mit SUPREME CARE Nachtcreme Le

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Maske:- FLEXIBLE CARE Hydro Algen Maske

Hand:- FLEXIBLE CARE Handcreme + FLEXIBLE CARE Hautfunkti-

onsöl mischen; Massage durchführen

Fuß:- FLEXIBLE CARE Fußpflegecreme + FLEXIBLE CARE Haut-

funktionsöl mischen und in die Füße einmassieren

Abschlusspflege:- Tagescreme nach Bedarf auftragen

Abschluss:

- Begleitung und Verabschiedung des Gastes- Reinigung der Kabine

Rezept:

ProdukteVerbrauchs-mengen ml/g

Kosten

Arbeits-material

Haarhaube, Pads, Kleenex, Wasser, Tee

€ 1,00

ReinigungFLEXIBLE CARE Rei-nigungsmilch oder Reinigungsgel

3 ml € 0,13

PeelingFLEXIBLE CARE En-zym-Peeling

2 g € 1,03

TonicFLEXIBLE CARE Ge-sichtswasser o. A.

3 ml € 0,10

AmpulleSUPREME CARE Re-generations-Ampulle

1 x 2 ml € 2,67

AugenSUPREME CARE Au-gencreme

1 ml € 0,72

MassageSUPREME CARE Nachtcreme

6 ml € 2,34

MaskeFLEXIBLE CARE Hyd-ro-Algen-Maske

40 g € 6,39

Ab-schluss-pflege

SUPREME CARE Ta-gescreme nach Bedarf

1,5 ml € 0,59

HandFLEXIBLE CARE Handcreme mit Haut-funktionsöl

5 g3 Tropfen

€ 0,26€ 0,12

FußFLEXIBLE CARE Fuß-pflegecremeHautfunktionsöl

10 ml3 Tropfen

€ 0,70€ 0,12

Gesamtkosten für den Wa-reneinsatz:

€ 16,16Lese

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Sonstiges:- Anwendung: 75 Min.- Vorbereitung: 5 Min.- Nachbereitung: 15 Min.- Kosten: 89 €

Produktempfehlungen:- FLEXIBLE CARE Reinigungsmilch und Gesichtswasser- FLEXIBLE CARE Enzym-Peeling- SUPREME CARE Tagescreme

Zusatzverkäufe:- Maniküre oder Pediküre- Schöne Silhouette

Beispiel

Mallorca pur mit einer Zitronen- oder Orangen-Aromaöl Ganzkör-permassage

Vorbereitungen:- Vorbereitung des Raumes- Vorbereitung der benötigten Produkte (siehe unter Rezept)- Abholung und Begrüßung des Gastes

Ablauf

Ritual (2 Min.):

- Nehmen Sie die warme Kompresse, reinigen Sie Ihrem Gast die Hände auf Augenhöhe, fragen Sie nach gesundheitlichen Beschwerden und erklären Sie den Ablauf der Anwendung sowie die Produkte, die verwendet werden

Massage (48 Min.):

BauchlageBeine

- Rechtes Bein ausstreichen und Fuß mit Handballen massieren - Achillessehne massieren und Fußgelenk kreisen - Wade mit den der ganzen Handfläche oder auch mit den Un-

terarmen über Kreuz massieren und den Oberschenkel mit ausstreichen

- Wade mit einer Hand kreisend massieren- Wade mit beiden Händen massieren - Bein von der Fußsohle bis zum Gesäßansatz ausstreichen- Bein längs und quer leicht kneten- Abschluss von der Fußsohle bis zum Gesäßansatz ausstrei-

chen- Das gleiche mit linkem BeinLe

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Bevor Sie den Rücken massieren, dem Gast beide Hände beruhi-gend auf den Rücken legen.

Rücken- Mit den Unterarmen auf der Mitte des Rückens zum Kopf und

Kreuzbein hin ausstreichen, - Trapeziusrand und das Gesäß mit den Unterarmen massieren - Ausstreichen mit dem Handrücken über den ganzen Rücken

zum Haaransatz mit den Handflächen flach ausstreichen zu-rück bis Gesäßansatz

- Mit beiden Daumen paravertebral (Friktionen) vom Kreuzbein bis zum Haaransatz

- Rippenmuskulatur ausstreichen (Katzenpfötchen) über den Kopf ausstreichen nach links wechseln und wieder zurück auf die rechte Seite

- Generelle Streichungen und leichte Knetungen der Rücken-muskulatur längs quer und mit leichtem Handballen

- Mit beiden Händen Richtung Kopf den Rücken ausstreichen und zu den Armen übergehen

Arme- Die Arme und Hände mit leichtem Druck und Streichungen

massieren- Handinnenfläche kräftig massieren, Fingergrundgelenke drü-

cken und ausziehen- Arm ausstreichen, vom Hand- zum Schultergelenk kneten- Anschließend linke Seite wie rechte Seite massieren

Rückenlage- Beine- Rechtes Bein von der Fußsohle bis zum Beckenkamm aus-

streichen- Fußsohlen massieren und Zehengelenke ausziehen, druck-

punktartig die gesamte Fußsohle- Bein ausstreichen und Wade kneten Ein- und Beidhändig- Bein von der Fußsohle bis Beckenkamm ausstreichen- Bein liegend längs und quer kneten - Beinwechsel- Lange Streichbewegungen in dem Sie die Unterarme mit ein-

beziehen und das Bein mit beiden Händen umfassen, rechte Seite 6 x und Links das gleiche

Arme- Siehe oben- Wechsel zum Bauch

Bauch- Mit leichten Druck (Friktionen) im Uhrzeigersinn kreisen - Wechsel auf die linke Seite - Leichter Druck auf Reflexzone Solarplexus - Masseur steht

seitlich beide Hände liegen auf Bauch ruhig Atmen

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Abschluss:- Gast 2-3 Min. ruhen lassen- Begleitung und Verabschiedung des Gastes- Reinigung der Kabine

Rezept:

ProdukteVerbrauchs-mengen ml/g

Kosten

Arbeits-material

Tee, Wasser, Ein-malslip

€ 0,71

Massage

Basisöl (Oliven-oder Mandelöl)Orange-Zitronenöl plus frischen Saft aus 1 Zit-rone

Ca. 30 ml5 ml

€ 0,23€ 2,53

Gesamtkosten für den Wa-reneinsatz:

€ 3,47

Sonstiges:- Anwendung: 50 Min.- Vorbereitung: 5 Min.- Nachbereitung: 10 Min.- Kosten: 65 €

Zusatzverkäufe:- Yoga am Strand- Gesichtsanwendung für mehr Feuchtigkeit

Im Folgenden sehen Sie zwei Muster-Wareneinsatz-Listen für Kos-metik und Massage.

Bedenken Sie, dass diese Auflistung für jede Anwendung sinnvoll ist. Es ist zuerst viel Arbeit, aber später eine große Erleichterung, weil Sie alle durchschnittszahlen aufgelistet haben, welche wichtig für die Kostenstruktur sein wird.

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Spa Wareneinsatz (EW)Kosmetik für reife Haut

Wareneinsatz Einheit

Preis / Einheit (brutto)

Preis: ml/gEinsatz Kosten

SUPREME

Tagescreme m.P. 100 39,00 € 0,390 € 1,5 0,59 €

Nachtcreme o.P. 100 39,00 € 0,390 € 6 2,34 €

Augencreme 50 36,00 € 0,720 € 1 0,72 €

Regenerations-Ampulle 12 32,00 € 2,667 € 1 2,67 €

FLEXIBLE CARE

Reinigungsgel o.P. 200 9,90 € 0,050 € 3 0,13 €

Gesichtswasser o. Alkohol o.P. 500 17,00 € 0,034 € 3 0,10 €

Enzym-Peeling 40 20,50 € 0,513 € 2 1,03 €

Hydro Algenmaske 500 79,90 € 0,160 € 40 6,39 €

Hautfunktionsöl 500 29,50 € 0,059 € 4 0,24 €

Handcreme 500 26,00 € 0,052 € 5 0,26 €

Fußpflegecreme 200 14,00 € 0,070 € 10 0,70 €

zusätzliches Arbeitsmaterial

Kleenex, Wattepads, Wasser, Tee, etc. (pauschal EUR 1,00) 1,00 €

Umsatz der Anwendung 89,00 €

WE je Anwendung 16,16 €

% Einsatz vom Umsatz 18,15%

Dauer der AW inkl. Vor- und Nachlauf 95

Kosten MA pro AW * 19,00 €

Brutto Gesamtkosten 35,16 €

Erlös 53,84 €

Prozentualer Anteil 60%

* Anmerkung: PK = EUR 0,20 pro Minute

Abbildung 17 – Wareneinsatzliste La mer Kosmetik für reife Haut(Quelle: eigene Darstellung)

SPA-Wareneinsatz (WE) Massagen

Brutto Preis Ganzkörper-

massageAroma GKM

Entspannungs-massage

Rücken-massage

Fusszonen&Fango

Wareneinsatz Massagen Einheit Preis/Einheit pro ml Einsatz Kosten Einsatz Kosten Einsatz Kosten Einsatz Kosten Einsatz KostenOlivenöl 5000 35,99 € 0,01 € 40 0,29 20 0,14Süßmandelöl 5000 38,99 € 0,01 € 30 0,23 25 0,19Aromaöl spezial energy 60 30,35 € 0,51 € 5 2,53Aromaöl spezial relax 60 30,35 € 0,51 €Fangopackung 10000 251,80 € 0,03 € 150 3,78Massagebalsam 250 29,99 € 0,12 €

zusätzl. Arbeitsmaterial

Fleese 0,4 x 2 m pro 60-80cm 10 50,35 € 5,03 € 5,03Folie 150 mts. 150 13,22 € 0,09 €

Einmal Slip Damen + Herren 155 33,00 € 0,21 € 0,21 0,21 0,21Einmal Handschuhe 100 3,10 € 0,03 €

Kleenex, Pads, etc. 0,10 0,10 0,10 0,10 0,10Deko Teelichter, Wasser& Tee 0,40 0,40 0,40 0,40 0,40

Umsatz der Anwendung 45,00 € 50,00 € 35,00 € 22,00 € 45,00 €

WE je Anwendung 0,71 € 3,47 € 0,90 € 0,50 € 9,31 €Prozent Einsatz v. Umsatz 1,58% 6,95% 2,59% 2,27% 20,68%

Dauer AW inkl. Vor & Nachlauf 60 60 60 35 70

Kosten MA pro AW 12,00 12,00 12,00 7,00 14,00

Gesamtkosten: 12,71 15,47 12,90 7,50 23,31

Erlös: 32,29 34,53 22,10 14,50 21,69

Achtung: HandtücherBitte den Durchschnitts-Prozentsatz (WE) berechnen

Massage/Bodytreatments 7% Wichtig für die Budget Kalkulation

Durchschnittsdauer: 58 Min

Durchschnittspreis:39

Abbildung 18 – Wareneinsatzliste Massagen(Quelle: eigene Darstellung)

Hinweis

Das sind alles schon wichtige Themen, die Sie bei Ihrem eigenen Konzept, bzw. im Businessplan erarbeiten sollten.

Der Businessplan folgt im Kapitel 3.5 Unternehmensgründung.Lese

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Das Wichtigste ist, dass Ihnen bewusst ist, welche Leistungen Sie anbieten, bewerben und verkaufen möchten. Bezugnehmend darauf findet ihr tägliches reagieren und agieren statt. Die Wirtschaftlichkeit, die Qualitätssicherheit sowie die Gästezufriedenheit bauen darauf auf. Jetzt muss das Hamsterrad oder der Staffellauf funktionieren. „Step by step“ und Hand in Hand.

Anmerkung

Mehr dazu unter Kapitel 2.5 Effizient organisieren.

Beispiel

Zusammenfassung

1. Spa Anwendung auswählen2. Ablauf festlegen, die Vorgaben und Unterstützung zu der Spa Me-nü Zusammenstellung bekommen Sie bei Ihrem Kosmetikpartner3. Wareneinsatz festlegen (siehe Muster Tabelle Wareneinsatz). Dies ist wichtig für die Preisgestaltung und der Wirtschaftlichkeit im Spa4. Muster Flyer

Nun geht es weiter mit dem Einkauf.

Tipp: Ihre Kosmetikpartner unterstützen Sie zu 100% in der Spa Me-nü Gestaltung und Konzeption.

2.2 Produkteinkauf und Einkaufssteuerung

Shoppen gehen ist einfacher als eine strukturierte Einkaufs-planung für den Spa & Wellness Bereich.

Den Produkteinkauf sollte man genau unter die Lupe nehmen, denn nichts ist schlimmer, als keine oder zu wenig Produkte im Lager und im Verkaufsregal stehen zu haben. Allerdings ist es auch ein wirt-schaftlicher Aspekt, wenn man die „nicht benötigten“ Produkte kauft. Das sind die sogenannten „Lagerhüter“.

Erstellen Sie eine Renner-Penner-Liste, anhand dieser können Sie genau feststellen, welche Anwendung wie oft im Monat verkauft wur-de und ebenso beim Produktverkauf.Kurz gesagt analysieren Sie Ihren Warenbedarf und prüfen Sie Ihre Angebotsvielfalt.

Es macht auch nicht immer Sinn in jede Kabine alle Kabinenprodukte zu platzieren, wenn man von einer bestimmten Anwendung nur 3-5pro Monat verkauft. Da muss man zuerst einmal sehen, in welcher

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Kabine man welche Anwendung anbieten kann – an dieser Stelle ist es wichtig die Anwendungen, Ausstattung etc. zu kennen. Alternativ kann man in der Vorbereitungsküche die Produkte aufbewahren, die nicht so oft benötigt werden.

Fangen wir mal von vorne an: Ihr Spa Bereich (oben beschrieben) benötigt unter anderem eine bzw. zwei verschiedene Kosmetiklinien,unterlegt mit einem, an Ihren Bedarf, angepassten Depotvertrag. Wie geht man hier am besten vor?

Da sich ihr Spa in Spanien befindet, macht es Sinn, sich erst einmal kundig zu machen, welche Lieferanten es auf der Insel gibt und wel-che speziellen Früchte, Kräuter etc. Sie vorfinden können, um ihr persönliches „signature“-Treatment zu gestalten.

Beispiel

Muster-Depot-Vertrag

Logo

Kooperationsvertrag „Name Spa & Wellness Anlage“

zwischen Name und Anschrift der Kosmetikfirma einfügen

- im folgenden „xxx“ genannt -

und

Name und Anschrift der Spa & Wellness Anlage einfügen

- im folgenden „PARTNER-UNTERNEHMEN“ genannt -

Präambel

Das PARTNER-UNTERNEHMEN und das XXX streben in vertrau-ensvoller Zusammenarbeit das gemeinsame Ziel an, die Position im Spa Markt zu stärken und die Zukunft ihrer Unternehmen zu sichern.

Daher wird XXX ab Unterzeichnung dieses Vertrages dem PART-NER-UNTERNEHMEN vielfältige Leistungen anbieten, die das PARTNER-UNTERNEHMEN im Vergleich zu anderen Depotkunden im besonderen Maße unterstützen.Dieser Vertrag stellt somit eine Verpflichtung für beide Vertragspar-teien dar, einerseits für das KOOPERATIONS-UNTERNEHMEN, gemäß der vereinbarten Kriterien zu führen, anderseits für XXX, das PARTNERUNTERNEHMEN mit größter Bemühung durch die ver-einbarten Leistungen zu unterstützen.Lese

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1. Leistungen von XXX

XXX wird dem PARTNERUNTERNEHMEN ab Unterzeichnung die-ses Vertrages ein Leistungspaket anbieten, das für das PARTNER-UNTERNEHMEN eine Hilfestellung bei der Realisierung der Spa An-lage ist.

Leistungspaket:- Unterstützung bei den Eröffnungsvorbereitungen (50 Presse-

geschenke & 300 Zimmergeschenke für das Pre-Opening)- Allgemeine Konditionen: Es gelten die jeweils jährlich vorge-

stellten.

Konditionen Bonusstaffelung mit Jahresrückvergütung: z.B. 30.000 € / 3% Rückvergütung

- Datenunterstützung durch die Zurverfügungstellung der EAN-Nummern der Verkaufsware

- Übersichten: Anwendungen und Arrangements- Unterstützung bei Werbe- und PR-Aktivitäten- Lieferkosten, Rechnungsfristen etc. muss individuell vereinbart

werden- Bereitstellung von Anwendungsvorschlägen sowie Informatio-

nen über die Wirkungsweise der einzelnen XXX Produkte mit Hauptwirkstoffen

- Betreuung und Schulungen im wirtschaftlichen Rahmen von XXX und ggf. Kostenteilung

- Promotion-Reise zum Thema Beautywoche auf Mallorca; eine Trainerin von XXX kommt jeweils für eine Woche in das Spa und arbeitet pro Tag ca. 4-5 Stunden im Bereich, hält Mitarbei-terschulungen ab, fördert den Produktverkauf mit Hilfe von Tipps und Tricks und bietet Testanwendungen für die Gäste an

Ziel: Qualitätssicherung und Verkaufssteigerung.

Anreise & Verpflegung übernimmt das PARTNER-UNTERNEHMEN, Honorar entfällt.

Das Einführungstraining (Dauer: 2 Tage) sowie die Kosten der regio-nalen Schulung für die/den ManagerIN der Spa Anlage gehen zu Lasten von XXX. Darüber hinausgehende Schulungen werden ge-mäß Schulungsprogramm von XXX zu den beschriebenen Kosten dem PARTNER-UNTERNEHMEN angeboten. Trainingsorte werden gemeinsam festgelegt.

Kostenfreie Mitarbeiterschulung: 2-mal á 3 Tage pro Jahr für den Spa. Le

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Herzlichen Glückwunsch! Sie haben es geschafft. Wir freuen uns auf Ihr Feedback

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Firmensitz: Lange Äcker 2, 71522 Backnang

Telefon: 0800 5891254 (gebührenfrei)Telefon: +49 7191 90714-30 (aus dem Ausland)Telefax: +49 7191 90714-50

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