01Whitepaper #2: Betrug in Restaurants & Hotels | © GASTROFIX GmbH

WENN DER FISKUS ZWEIMAL KLINGELTWie die Kassen-Nachschau Gastronomen das Leben schwer macht.

Whitepaper#2

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1. EINLEITUNG Das notwendige Übel? // Seite 03

2. DARUM GEHT́ S Der Gesetzestext im Wortlaut // Seite 04

3. SO MEISTERN SIE DIE KASSEN-NACHSCHAU

Interview mit Steuerberater Arno Böttcher // Seite 06

4. „ETWAS MEHR AUGENMASS, BITTE!“

Gastbeitrag von Kurt Wehner, DEHOGA NRW // Seite 10

5. KASSEN-NACHSCHAU IN DEN MEDIEN

Lesetipps // Seite 13

IMPRESSUM

Whitepaper #2: Kassen-Nachschau | © GASTROFIX GmbH

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Es waren alarmierende Zahlen, mit denen der Bundes-rechnungshof 2015 für Aufsehen sorgte: 10 Milliarden Euro, so die Finanzkontrolleure damals, würden dem Fiskus jedes Jahr durch Kassenmanipulation entgehen. Und das alleine in den sogenannten bargeldintensiven Branchen, zu denen auch die Gastronomie zählt.

Um dieses offenbar massive Schwarzgeldproblem endlich in den Griff zu bekommen, ging der Staat im Dezember 2016 zum Gegenangriff über und erließ das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen”. In mehreren Phasen soll dadurch bis spätestens 1. Januar 2023 Kassenbetrug so gut wie unmöglich gemacht werden.

Eine der wichtigsten Neuerungen im Rahmen dieses Pro-zesses war mit Phase zwei die Einführung der sogenann-ten Kassen-Nachschau: Seit 1. Januar 2018 erlaubt sie es dem Fiskus, unangekündigt in Betriebe zu gehen und vor Ort die Kasse zu prüfen. Hoppla, Überraschungs- besuche vom Fiskus? Das hat in der Tat eine neue Qualität – und die Branche in helle Aufregung versetzt.

Höchste Zeit also, sich intensiver mit den Auswir-kungen der Kassen-Nachschau zu beschäftigen: Was besagt der neue Paragraf genau? Was be-deutet die Nachschau konkret für Unternehmer in Gastronomie & Hotellerie? Und: Was muss man tun, um auf der sicheren Seite zu sein?

Dieses Whitepaper gibt Antworten auf die drängendsten Fragen.

1. EINLEITUNG: DAS NOTWENDIGE ÜBEL?

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§ 146b Kassen-Nachschau(1) Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeich-nungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzu-stellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau). Der Kassen-Nachschau unter-liegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsat-

Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich um einen neuen Paragrafen in der Abgabenord-nung, der im Dezember 2016 in das bestehende „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an

2. Darum geht́ s: Der Gesetzestext im Wortlaut

zes des elektronischen Aufzeich-nungssystems nach § 146a Absatz 1. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhü-tung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung (Artikel 13 des Grundgesetzes) wird insoweit eingeschränkt.

digitalen Grundaufzeichnungen“ aufge-nommen wurde. Unter § 146b AO heißt es seitdem:

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(2) Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steu-erpflichtigen haben dem mit der Kassen-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung der Erheblichkeit nach Absatz 1 geboten ist. Liegen die in Satz 1 genannten Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Amtsträger berechtigt, diese einzusehen, die Übermittlung von Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vor-

gaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

(3) Wenn die bei der Kassen-Nach-schau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen.

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„Ehrliche Gastronomen haben eigentlich nichts zu befürchten. Schwarze Schafe hingegen sollten jetzt wirklich Panik bekommen.“

Grundsätzlich gilt die Kassen-Nachschau für alle Betriebe mit Bargeldverkehr!

Bei aller Hektik sollten Gastronomen zunächst einmal Ruhe bewahren: Wer nichts zu verbergen hat und mit offenen Karten spielt, hat nichts zu befürchten. Schließlich ist die Kassen-Nachschau ein Instrument, um die schwarzen Schafe in der Branche dingfest zu machen.

ACHTUNG: Wenn Sie nicht auf ein elektronisches Kassensystem umstellen, sondern weiterhin auf eine offene Ladenkasse setzen, kann dies das Risiko für eine Kassen-Nachschau durchaus erhöhen und zu einem Prüfungsschwerpunkt bei den Finanzämtern führen.

Auch noch nicht überall bekannt: Ab dem 01.01.2020 sind alle Betriebe mit einem elektronischen Kassensystem verpflichtet, Typ, Modell und Seriennummer der Kasse an das Finanzamt zu melden, und zwar unverzüglich nach Anschaffung bzw. bei vorhandenen Geräten bis Ende Januar.

Die allerletzte Deadline, sein Kassensystem umzurüsten, ist übrigens der 31.12.2022. Nach diesem Tag müssen alle Kassensys-teme verpflichtend mit einem zertifizierten Sicherheits-Chip ausgerüstet sein. Dieser protokolliert jede Eingabe, so dass nachträglich nichts mehr verändert werden kann.

Arno Böttcher ist seit 2002 bestellter Steuerberater und leitet in Hamburg eine Kanzlei mit zehn Angestellten. Zu den Klienten zählen zahlreiche Betriebe aus Gastronomie und Einzelhandel. Zuvor verantwortete der heute 45-Jährige die Steuerabteilungen zweier Großreedereien. Seine Passion für die Gastronomie stammt noch aus seiner Studentenzeit, in der er unter anderem

Mit der Kassen-Nachschau verfügen Steuer-beamte seit kurzem über ein neues, mächtiges Instrument, um gastronomische Betriebe gezielt unter die Lupe zu nehmen. Für Gastronomen be-deutet das vor allem eines: mehr Zeit, Arbeit und

3. So meistern Sie die Kassen-Nachschau

Geld, die sie in ihr Kassensystem stecken müssen. Arno Böttcher ist Steuerberater aus Hamburg und vertritt zahlreiche Klienten aus der Branche. Hier erklärt er, worauf Gastronomen jetzt besonders achten sollten.

auch ein Restaurant geleitet hat. Die praktische Gastro-Erfahrung hilft ihm noch heute, branchenübliche Geschäftsvorgänge steuerlich richtig einzuordnen und zielgerichtet Strategien zu entwickeln. www.kanzleiboettcher.de

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Wenn der Prüfer im Rahmen einer Kassen-Nach-schau Mängel feststellt, kann dies gravierende Folgen für den Betreiber haben: Neben der Anordnung einer Betriebsprüfung ist dann auch eine Schätzung seitens des Finanzamtes möglich – die in der Regel zu Ungunsten für den Gastronomen ausfällt.

Noch schlimmer sind aber die empfindlichen Buß-gelder von bis zu 25.000 Euro, die der Fiskus bei schwerwiegenden Mängeln verhängen darf.

Diese drei Mängel sollten Sie unbedingt abstellen, da es sich ab 2020 um Bußgeldtat- bestände handelt:

§

Die Kasse verfügt über keine Möglichkeit der Einzelauf-zeichnung; Geschäftsvorfälle werden nicht vollständig und zeitgerecht aufgezeichnet.

Daten sind nicht richtig geschützt, da noch eine soge-nannte „Alt-Kasse“ verwendet wird, die nicht über die zerti-fizierte Sicherheitseinrichtung verfügt.

Eine Steuergefährdung begeht auch, wer buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle nicht oder unrichtig verbucht, um dadurch weniger Steuern abzuführen.

1. 2. 3.

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6 TO-DOS, mit denen Sie auf der sicheren Seite sind

1. TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN SCHAFFEN! Machen Sie Ihre Kasse jetzt fit für die neuen steuerlichen Anforderungen. Das bedeutet entweder, dass Sie Ihr bestehendes System updaten. Oder Sie schaffen sich eine neue, allen fiskalischen Gegebenheiten entsprechende Kasse an. Denn: Die Zeit von Alt- und offenen Ladenkassen ist endgültig vorbei!

Tipp: Bereiten Sie sich in jedem Fall auf eine Kassen-Nachschau vor, auch wenn Sie „nur“ eine offene Ladenkasse in Form einer Barkasse oder Geldkassette verwenden. Denn der Prüfer darf sämtliche Kassen-

systeme checken und z. B. auch einen Kassensturz verlangen.

2. TAGGENAUE KASSENBUCHFÜHRUNG BEHERZIGEN! Zögern Sie den Tagesabschluss im Kassenbuch nicht (mehr) hinaus. Denn um die Prüfer zufriedenzustellen, muss auch das Kassenbuch stimmen – und zwar jeden Tag. Hat der Prüfer Zweifel an Ihrer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung, kann das ein Mangel sein.

Tipp: Einige Kassensysteme verfügen über eine integrierte digitale

Kassenbuchfunktion. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach.

Tipp: Zeigen Sie klare Kante: Betrug wird in Ihrem Betrieb nicht (mehr) toleriert!

3. JETZT SCHON ALLE ARBEITSABLÄUFE INTERN PRÜFEN! Wenn der Prüfer zur Kassen-Nachschau in Ihren Betrieb kommt, ist es eigent-lich schon zu spät. Das Finanzamt informiert sich nämlich gerne schon im Vor-feld über den zu prüfenden Betrieb und tätigt Testkäufe (bei denen die Beamten übrigens keinen Dienstausweis vorlegen müssen und somit anonym bleiben können). Checken Sie deshalb selbst so schnell wie möglich, ob in Ihrem Betrieb immer alles mit rechten Dingen zugeht: Wird ordnungsgemäß boniert und abgerechnet? Stimmen die Zahlen aus Warenein- und -ausgang? Ist der Bargeldbetrag in der Kasse korrekt?

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Tipp: Sprechen Sie offen und ehrlich mit Ihren Mitarbeitern über das Thema Kassen-Nachschau.

Nehmen Sie sich Zeit für ihre Fragen und definieren Sie

gemeinsam einen Aktionsplan.

4. INFORMIEREN SIE IHRE MITARBEITER! Wie reagieren, wenn plötzlich das Finanzamt vor der Tür steht und der Chef nicht vor Ort ist? Die Prüfer dürfen nämlich während der branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten alle Geschäftsräume und -grundstücke betreten. Mitarbeitergespräche und -schulungen im Vorfeld helfen!

5. VERGESSEN SIE DIE ZWEIT- UND DRITTKASSEN NICHT! Melden Sie dem Finanzprüfer nicht nur Ihre Hauptkasse, sondern auch andere Einnahmen, zum Beispiel aus To-go-Geschäft. Nur wenn Sie auch wirklich alle Finanzen korrekt abbilden, sind Sie auf der sicheren Seite.

Tipp: Spielen Sie mit offenen Karten. Immerhin sollen mit der Kassen-Nach-

schau die schwarzen Schafe der Branche ermittelt werden – und die bedrohen auch Ihren guten Ruf als ehrlicher Gastronom.

Tipp: Unterlagen, die beim Steuerberater liegen, darf der

Prüfer erst nach vorheriger Ankündigung einsehen.

6. BEZIEHEN SIE IHREN STEUERBERATER MIT EIN! Gerade bei Gesetzestexten und Steuervorschriften kann man sich schnell verirren. In der Regel weiß aber Ihr Steuerberater recht genau, was Sie jetzt konkret tun müssen, um für eine Kassen-Nachschau gerüstet zu sein. Auch immer mehr Kassenanbieter und -händler haben das Thema mittlerweile auf dem Schirm und geben bereitwillig Auskunft.

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GASTBEITRAG VON KURT WEHNER, DEHOGA NRW

Die Bundesregierung beschloss Ende 2016 ein neues Gesetz zur Einführung manipulationssi-cherer Kassen, das ab 2020 gilt und von dessen Neuregelungen Gastronomen und Hoteliers besonders betroffen sind. Die öffentliche Diskus-sion und die Rechtslage ab 2020 haben zu einer Verunsicherung der Branche geführt.

Sicherlich ist es wichtig, Steuerhinterziehung zu ahnden und Wettbewerbsvorteile, die sich daraus ergeben, zu verhindern. Daran haben die Unternehmer selbst ein Interesse. Andererseits muss gewährleistet sein, dass die Regelungen nicht diejenigen über Gebühr belasten, die ihr Geschäft redlich betreiben.

Dabei steht die jetzt mögliche Kassen-Nach-schau im Mittelpunkt. Diese kann grundsätzlich zu jeder Zeit ohne Anmeldung stattfinden und den ordentlichen Betriebsablauf daher poten-ziell stark beeinträchtigen. Der DEHOGA macht sich dafür stark, dass Kontrollen mit Augenmaß und beispielsweise nicht zu Stoßzeiten bei voll besetzter Terrasse erfolgen.

4. „ETWAS MEHR AUGENMASS, BITTE!“Mittlerweile gibt es die ersten Erfahrungsberichte von Gastronomen, die eine Kassen-Nachschau über sich ergehen lassen mussten. Demnach handelte es sich dabei keineswegs um schnelle, den Betriebsalltag nicht beeinträchtigende Kon-

trollen, sondern stattdessen um ausführli-che und langwierige Prüfungen. Damit die Kassen-Nachschau nicht zur Schikane wird, sollten die Beamten daher unbedingt Augen-maß und Fingerspitzengefühl beweisen.

Kurt Wehner arbeitet seit Ende 2016 beim DEHOGA Nordrhein-Westfalen. Davor war er bereits fast 30 Jahre in der Gastro-Branche tätig.

Im Fokus: die Kassen-Nachschau

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Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland nicht, was für manche Betriebe durchaus sinnvoll sein kann. Aber wenn man dennoch eine einsetzt, gelten schon heute bestimmte Anforderungen:

Registrierkassen müssen jeden Verkauf oder Vor-gang im Detail einzeln elektronisch aufzeichnen.

Diese Aufzeichnungen müssen jederzeit dem Finanzamt in elektronischer Form übergeben werden können.

Um Manipulationen vorzubeugen, dürfen die Daten nicht verändert werden und falls doch, die Veränderungen nachvollziehbar sein.

Ist die komplette Speicherung innerhalb des Ge-rätes nicht möglich, müssen diese Daten unver-änderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Jede nachträgliche Veränderung an einer Regis- trierkasse ist entsprechend zu dokumentieren.

Unterlagen wie Bedienungs- oder Programmie-ranleitungen, Verfahrensdokumentationen und Programmabrufe sind nach Änderungen, z. B.

Im Hinblick auf das Gesetz zur Einführung mani-pulationssicherer Kassen mit der Übergangsfrist bis 31.12.2022 für Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 angeschafft wurden und den heutigen Anforderungen genügen, bleibt noch abzuwarten, welche Inhalte in der Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtungen der dann verwendbaren Systeme festgeschrieben sind. Sollte es so weit sein, wird die Frage zu klären sein, ob das verwendete Kassensystem aufrüstbar ist.

Und was kommt dann?

Wie halte ich es heute mit der Registrierkasse?

Preisänderungen, bereitzuhalten. Das gleiche gilt unter anderem für Protokolle über die Einrichtung von Kellner- oder Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. zum Ausdrucken von Proforma- Rechnungen) und die täglichen Z-Berichte.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, reicht bei vielen Kassensystemen das Aufspielen eines Software-Updates aus. Kommt es derzeit zu Betriebsprüfungen, kann sonst die Kassenfüh-rung als „formell nicht ordnungsgemäß“ beurteilt und verworfen werden. Das führt zu Schätzun-gen und in der Regel zu mitunter empfindlichen Steuernachzahlungen.

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Es gibt nach wie vor keine Registrierkassenpflicht. Man kann auch weiter mit der „offenen Ladenkasse“ arbeiten und das Kassenbuch von Hand führen. Das macht für einige Betriebe und Einsatzgebiete sehr viel Sinn, daher ist dies zu begrüßen. Es birgt allerdings Fehlerquellen und bedarf einigen Aufwand.

Um alles nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßi-gen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf-zeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) richtig zu machen, müssen Kontrollen eingerichtet, durchgeführt und protokolliert werden. Dazu gehören Zugangs- und Berechtigungs- (Wer darf was, wie und wann?), Erfas-sungs- und Verarbeitungskontrollen, Vorbeugemaß-nahmen gegen bewusste und unbewusste Abände-rungen von Daten, Programmen oder Dokumenten (Wer darf stornieren?).

Bezüglich der Datensicherheit ist der Unternehmer alleinverantwortlich, um seine Daten vor Verlust, Ver-nichtung, Unauffindbarkeit oder Diebstahl zu sichern. Da helfen auch keine Testate oder Zertifikate.

Übrigens und wie gesagt …

Zum Schluss

Wenn eine Registrierkasse außer Betrieb genom-men wird, muss sichergestellt sein, dass die dort gespeicherten Daten nicht verloren gehen. Dafür empfiehlt es sich, sie auf einem anderen Spei-chermedium abzuspeichern oder in das neue Kassensystem zu übernehmen.

Tipp: Die von den Registrierkassen erzeugten Einzelaufzeichnungen sollten unbedingt schon vor einer Betriebsprü-fung vom Unternehmer selbst oder dem Steuerberater stichprobenartig überprüft werden. So lassen sich unangenehme

Überraschungen bei einer Prüfung vermeiden.

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5. KASSEN-NACHSCHAU IN DEN MEDIENDas Thema Kassen-Nachschau wird auch in den Medien kontrovers diskutiert: Ist das neue Instrument sinnvoll? Inwieweit werden ehrliche Gastronomen dadurch eingeschränkt? Trifft es gar die Falschen? Wir haben einige lesenswerte Diskussionsbeiträge herausgepickt.

STEUERBETRUG IN DER GASTRONOMIE: SCHUMMELN OHNE RISIKO Steuerbetrug in der Gastronomie ist weit verbreitet. Neue Gesetze sollen ihn unterbinden. Experten bezweifeln, dass sie das Problem der Bargeld-Branche lösen. ZEIT Online, (Paid Content), 08.05.2018

DEHOGA VERLANGT PLANUNGSSICHERHEIT BEI KASSEN Auf Gastronomen kommen bei Kassen ab 2020 neue Vorgaben zu. Schon seit Jahrebeginn 2018 ist zudem eine unangekündigte Kassennachschau möglich. Der DEHOGA sieht bei beidem noch Unklarheiten. AHGZ Online (Paid Content), 16.03.2018

KRITIK AM BMF-ENTWURF ZUR KASSEN-NACHSCHAU Der Entwurf eines BMF-Schreibens zu Kassen-Nachschau lässt nach Meinung des Deutschen Steuerberaterverbandes (DStV) einige Fragen ungeklärt. Haufe Online, 13.03.2018

DER KAMPF GEGEN STEUERHINTERZIE-HUNG BEDROHT TAUSENDE KNEIPEN Tausende Kneipen existieren nur, weil ihre Wirte Steuern hinterziehen. Der Staat will das beenden – und ausgerechnet ein Gastronom vom Bodensee hilft dabei. WirtschaftsWoche Online, 10.03.2018

„KASSEN-NACHSCHAU“: WO DIE NEU-REGELUNG ZUM PROBLEM FÜR UNTERNEHMEN WERDEN KANN BdSt gibt Stellungnahme zu neuer Verwal-tungsregel ab und fordert Nachbesserungen. Bund der Steuerzahler e. V., 26.02.2018

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KÖNNEN DIE KASSEN-NACHSCHAUEN MEHR STEUERSÜNDER ENTLARVEN? Laut einer Schätzung eines Ex-Finanzministers werden über Kassen in der deutschen Gastronomie jährlich etwa 6 Mrd. Euro an Steuern hinterzogen. AHGZ Online (Paid Content), 13.02.2018

STEUERBETRUG IN DER GASTRO: AM TISCH VON BETRÜGERN? Steuerbetrug in der Gastronomie ist ein leichtes Spiel. Seit einem Jahr gelten daher neue Regeln für Kassen. Aber Steuerfahnder wissen: Eine Vielzahl der Geräte erfüllt die Anforderungen nicht. tagesschau.de, 09.02.2018

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Redaktion: Wolfgang Robben

Art Direction: Grit Böttcher

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