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Werkzeuge des Wissensmanagements - Überblick und ausgewählte Ansätze

W3L AGinfo@W3L.de

2013

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Agenda

MotivationBegriffsbildungÜberblick und KlassifikationAusgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge

Geschäftsprozessorientiertes WissensmanagementUnternehmenssuche (Enterprise Search)

Diskussion

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Motivation

„Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens“Albert Einstein (1879 – 1955)

“Technological progress is like an axe in the hands of a pathological criminal”

Albert Einstein (1879 – 1955)

Wissen wird zunehmend als wichtiger Produktionsfaktor der modernen Wettbewerbswirtschaft angesehen

“In ihrem stetigen Bemühen, Geschäftserfolge zu verbessern und die Innovationskraft zu steigern, richtet sich die Aufmerksamkeit von Organisationen in zunehmendem Maße darauf, wie sie Wissenmanagen” (European Guide to Good Practice in Knowledge Management, CEN 2004)

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Motivation

Erfolgreiches Wissensmanagement betrachtet immer drei Dimensionen

Technik, Organisation, MenschKeine dieser Dimensionen ist optional

der Einsatz von Informationstechnik ist heute unverzichtbar

„Das Management von Wissen ohne Informationstechnologie betreiben zu wollen, ist als wenn man den Verkehr Deutschlands mit Ochsenkarren auf Feldwegen abwickeln wollte.

Andersherum gilt aber auch: Wer denkt, Wissensmanagement erschöpfe sich in Informationstechnologie, der hat zwar ein Verkehrsnetz, doch wird eventuell kein Mensch darauf fahren wollen.“ (Böhmann, T., Krcmar, H.)

Es geht im Folgenden um Werkzeuge und Softwarelösungen

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Motivation

Ist ein Texteditor ein Wissensmanagementwerkzeug?Eine Softwarelösung wird im Rahmen des Wissensmanagementprozesses eingesetztSoftwarelösungen unterstützen Methoden und Werkzeuge des Wissensmanagements

BeispielMethode/Werkzeug

Wissensverteilung/FAQSoftware

Texteditor, HTML-Editor, CMS, FAQ-Lösung, …

Ein Texteditor kann eine (wenn auch primitive) Basistechnik zur Unterstützung von Wissensmanagement sein

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Motivation

Ist ein Texteditor eine Softwarelösung für Wissensmanagement?Eine Softwarelösung bekommt Ihre Bedeutung durch eine möglichst optimale Unterstützung von Methoden und Werkzeugen im Wissensmanagementprozess

ein Texteditor kann eine Basistechnik sein, bringt jedoch für sich genommen einen geringen Nutzenerste die intelligente Kombination und Anpassung von Basistechniken bildet eine Wissensmanagement-Lösung

BeispielWissensdatenbank = Editor+Datenbank+Portal+Suche

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Was ist Wissen?

„Wissen ist die Kombination von Daten und Informationen unter Einbeziehung von Expertenmeinungen, Fähigkeiten und Erfahrungen, mit dem Ergebnis einer verbesserten Entscheidungsfindung. Wissen kann explizit und/oder implizit, persönlich und/oder kollektiv sein” (CEN 2004)

Wissen ist eine zielgerichtete Verknüpfung von Informationenan eine Person gebundenwird durch Individuen erzeugt und repräsentiert ihre Erwartungen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge

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Wissen

Wissen•Informationen + Semantik

Informationen• Daten + Kontext

Daten•Zeichen + Syntax

Zeichen

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Wissen

Äquivalenz von Masse und Energie

E=m*c2

c2=c*c

a,b,c,d,e,…,1,2,=,…

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Begriffsbildung

Explizites Wissen• Dokumentation, Bücher• Pläne, Zeichnungen• Prozessbeschreibungen• ...

Implizites Wissen• Erfahrung• Werte• Bauchgefühl• Intuition• Praxis• ...

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Wissensmanagement

„Wissensmanagement kann als die pragmatische Weiterentwicklung von Ideen des Organisationalen Lernens verstanden werden.

Im Zentrum des Interesses steht die Verbesserung der organisatorischen Fähigkeiten auf allen Ebenen der Organisation durch einen besseren Umgang mit der Ressource ‚Wissen‘.“ (Probst et. al. 2006)

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Bausteine des Wissensmanagements (Probst et al.)Wissens-

bewertung

Wissens-ziele

Wissens-identifizierung

Wissens-beschaffung

Wissens-entwicklung

Wissens-(ver)teilung

Wissens-bewahrung

Wissens-nutzung

13Klassifikation von Methoden u. Werkzeugen

WissensbilanzBalanced Score CardsGeschäftsprozess-orientiertes WMInformations-gewinnungVorschlagswesenExpertensucheKompetenz-netzwerkestrukturierte Dokumente, Datenexterne Experten & OrganisationenKombinationExperiment & SimulationAnreizsystemeKreativitäts-technikenTransfer und Eingabe von InformationenAusbildung & Trainingun-/kontrollierte Kommunikation

Wissens-bewertung

Wissens-ziele

Wissens-identifizierung

Wissens-beschaffung

Wissens-entwicklung

Wissens-(ver)teilung

Wissens-bewahrung

Wissens-nutzung

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Mögliche Unterstützung durch Softwarelösungen

SoftwarelösungenWissensbilanz Wissensbilanz-ToolboxGeschäftsprozess-orientiertes WM CASE- und Modellierungswerkzeuge

InformationsgewinnungDatawarehouse, OLAP, Business Intell igence, Data Mining, Textmining

Vorschlagswesen E-Mail, ERP-SystemeExpertensuche Skil l Management Systeme, Yellow Pages, XING,…Kompetenznetzwerke Social Software, Wiki, Forum, …strukturierte Dokumente, Daten DMS, CMS, DBMSKombination Enterprise SearchKreativitätstechniken Mind MapsTransfer und Eingabe von Informationen

Informationssysteme, Groupware-, Workflow-, Portal-Systeme

Ausbildung & TrainingE-Learning-Systeme, virtuelles Klassenzimmer, Planspiele, Simulation

un-/kontrollierte Kommunikation

E-Mail, Foren, Wikis, Instant Messaging, Teleconferencing

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Werkzeuge – Geschäftsprozessorientiertes WM

Warum Wissensmanagement in Unternehmen?Organisation verbessern

Prozesse optimierenQualität erhöhenKosten einsparen...

Geschäftsprozesse zentraler AnsatzpunktAnalyse, DokumentationBestimmung des erfolgskritischen Prozesswissens

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Wissensmanagement - Umsetzungsstrategie

WissenszieleVerbesserung der zentralen Geschäftsprozesse durch Integration und Schulung von erfolgskritischem Prozesswissen

Einheitlicher Wissensstand von MitarbeiternHöhere Produktivität und bessere Qualität

Vorgehen1. Analyse der erfolgskritischen Geschäftsprozesse und des

Wissensbedarfs2. Identifikation von vorhandenem erfolgskritischem Prozesswissen

a) Implizites Wissenb) Explizites Wissen

3. Auswahl der notwendigen WM-Methoden und Werkzeuge4. Ausgehend von den ausgewählten WM-Methoden ermitteln der

unterstützenden Softwarelösungen5. Implementierung der Strategie und Infrastruktur im Unternehmen6. Implementierung geeigneter Controlling-Mechanismen

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Probleme

Explizites bzw. kodifizierbares Wissen und Informationen werden

auf eine große Anzahl Softwarelösungen verteiltFragmentierung der organisationalen Wissensbasis

häufig im Alltagsgeschäft erstelltkaum Strukturierungnicht speziell für Wissensmanagement aufbereitetBeispiele: Angebote, Rechnungen, Korrespondenz, Notizen

Informationsinseln im Unternehmen erschweren die Auffindbarkeit undKombination von explizitem Wissen

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Mögliche Strategien und Lösungen

„Alles in das DMS“es werden viele Schnittstellen auf Applikationsebene benötigtteuer und zeitaufwändignicht jede Information gehört in ein DMS und kann/sollte von diesem verwaltet werden

Unternehmenssuche (Enterprise Search)zentrale Suche über alle relevanten betrieblichen Informationssystemeasynchroner Zugriff auf die relevanten Systeme

für Indizierung i.d.R. Zugriff auf DatenbankOptimiert für verschiedene Suchstrategien

moderierte Suche, Wissenslandkarte„leichtgewichtige“ Lösung

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Unternehmenssuche - Datenquellen

«component»

Indexer

«component»

SearcherIndex

.

.

.

CMS

DMS

CRM

Datei-sys.

Sys.XYZ

Enterprise Search

«component»Rechte-Management

Anwender

«component»

Suchportal

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Unternehmenssuche - Maßnahmen

Effizientes Finden

Einbezie-hung vonPersonen

Führung des

Anwenders

User GeneratedContext

Semantik/Linguistik

Single Point-Of-Search

Konti-nuierliche

Optimierung

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Single Point-Of-Search

SuchportalZentrale Anlaufstelle für das FindenIntegration in SystemlandschaftSingle Sign-on

Integration in bestehende Systeme

Intranet-Portalz. B. Sharepoint

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Führen des Anwenders

Formulierung der richtigen Suchanfrage schwierigSuchanfrage zu speziell oder falscher Begriff: gar keine oder zu wenige TrefferSuchanfrage zu allgemein: sehr viele TrefferEs dominieren 1-Wort-Suchanfragen

Benutzer muss als Teil des Suchproblems verstanden werdenVor und nach der ersten Eingabe begleitenAnbieten von VerfeinerungsvorschlägenMaßnahmen müssen ohne Schulung verständlich seinSowohl Laien als auch Experten einbeziehenErgebnisse von linguistischen und semantischen Verfahren verwendbar

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Führen des Anwenders

Facettensuche

Autovervollständigung

Tippfehlerkorrektur

24Führen des Anwenders

SemantischeVerfeinerungsvorschläge

SemantischesWortnetz

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Führen des Anwenders – Related Content

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User Generated Context

Aktive Erfassung (Externalisierung)Bewertung EmpfehlungBookmarkingKommentierung

Automatische GenerierungSeitenaufrufePfad zum Seitenaufruf

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Wo ist das meiste Wissen gespeichert?

10%-20% 80%-90%

strukturiert bzw.semistrukturiert

unstrukturiert

Köpfe der Mitarbeiter

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Einbeziehung von Personen

Stichwort führt zum ExpertenKompetenzprofil/StellenbeschreibungKontaktinformationen

VorteileBessere Vernetzung der MitarbeiterPersonen mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen oder Interessen lokalisierbarVermeidung von MehrfacharbeitenErschließung zusätzlicher SynergiepotenzialeVereinfachung von Projektbesetzungen

Kompetenzprofile müssen gepflegt werdenDurch Mitarbeiter selbst (über mich)RedaktionellZusätzliche Ressourcen erforderlich

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„ We shape our tools and afterwards our tools shape us. "

Marshall McLuhan (1911-1980)

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Diskussion!

In Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Dortmund bieten wir

zwei Online-Studiengänge B.Sc. Web- und MedieninformatikB.Sc. Wirtschaftsinformatik

und 7 Weiterbildungen im IT-Bereich an.

W3L-AkademieInhouse-Schulungen

Wir bieten Inhouse-Schulungen und Beratung durch unsere IT-Experten und –Berater.

SchulungsthemenSoftwarearchitektur (OOD)

Requirements Engineering (OOA)

Nebenläufige & verteilte

Programmierung

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