�1

HilzingenShared Bürgerservice 24/7

Case study booklet Kooperationsprojekt Gemeinde Hilzingen, Dreher Consulting und

CyberLAGO

�2

Dies ist ein Pilotprojekt, welches bei erfolgreicher Umsetzung für andere kleine Gemeinden ohne eigene IT-Abteilung übernommen werden kann (shared knowledge).Damit soll vermieden werden, dass der ländliche Raum zwar mit Netzinfrastruktur versorgt, das Netz aber ohne Inhalte bleibt. Der digitale Bürgerservice soll

verbessert werden, damit die Gefahr des Wegzugs von Familien und Einwohnern verhindert werden kann.Die Attraktivität des ländlichen Raumes und damit des Dorfes Hilzingen soll für junge Menschen erhöht werden.

�3

Case Study für Projektwettbewerb SHAREBWHilzingen schafft Zukunft Bürgerservice 24/7

Aktives Gestalten statt

reaktives Verwalten

Gesellschaftliche

Herausforderungen der

Kommunen werden vor

Ort gelöst. Motto des BürgermeistersRuppert Metzler, Hilzingen

Ein Blick auf den Ortsteil Weiterdingen.Im Hintergrund der markante Basaltberg Höhenstoffel mit einem Doppelgipfel. Der Berg steht unter Naturschutz.Davor ist der Ortsteil Weiterdingen mit Schloss und Kirche zu sehen.

Regionale Ausgangslage:Gemeinde Hilzingen mit 6 Ortsteilen im ländlichen Raum Knapp 8500 Einwohner, aufgeteilt auf 6 Orte, von denen die Kerngemeinde Hilzingen der größte Ortsteil ist. Fakten:Hilzingen - 4774 EinwohnerDuchtlingen - 590 EinwohnerSchlatt am Randen - 458 Einwohner Weiterdingen - 876 EinwohnerBinningen - 747 EinwohnerRiedheim - 1125 Einwohner

�4

Bevölkerungsentwicklung Altersstruktur 2015-2030

Regionale AusgangslageDie Demografie verändert die Gemeinde drastisch Basis der Überlegungen sind die Veränderungen der Einwohnerstrukturen auf Grundlage der Studie www.wegweiser-kommune.de, in der über den demographischen Wandel in Kommunen über 5000 Einwohner dargestellt werden. Die Studie ist aus dem Jahr 2015 und wurde von der Bertelsmann Stiftung durchgeführt.

Zwischen den Herausforderungen der Kommunen und ihren Möglichkeiten, eine Entwicklung vor Ort nachhaltig zu steuern, klafft inzwischen ein dramatisches Spannungsfeld.Dies betrifft vor allem Dienstleistungen im Digitalen Umfeld. Diese können von großen Gemeinden mit eigenen Rechenzentren und den entsprechenden Möglichkeiten an Humankapital viel einfacher erdacht und erbracht werden.Dieser Herausforderung stellt sich die Gemeinde Hilzingen mit einem Projekt „Bürgerservice 24/7“

Wie wird sich Hilzingen entwickeln?Den größten Einfluss auf die Gemeindeentwicklung wird die Demografie ausüben. Das prognostizierte Wachstum der Bevölkerung ist bis 2030 mit ca. 1,5% berechnet. Aber das Problem ist die Verschiebung der Altersstruktur. Es muss daher ein Leistungspaket entwickelt werden, das für junge Menschen attraktiv genug ist, um auf dem Land zu leben.

Bevölkerungsentwicklung Zunahme 2015-2030

�5

„Die Hilzingen mit Blick auf den Bodensee.in dessen Mitte ist die Insel Reichenau zu erkennen.Links der Hohentwiel.

Es wird für die schrumpfenden und alternden Regionen immer schwieriger, eine gute Infrastruktur zu gewährleisten“

Brigitte Mohn, Vorstand der Bertelsmann Stiftung

Diese Altersgruppe wird zunehmen.

�6

Motivation und Zielsetzung Wie sehen die Herausforderungen aus, die uns antreiben?

Was passiert, wenn nichts passiert?Inzwischen sind in einigen Ortsteilen keine Grund- und Hauptschulen mehr vorhanden.Die Aufrechterhaltung der Kindergärten gestaltet sich immer schwieriger.

Auch der zur Verfügung gestellte Nahverkehr dünnt immer mehr aus.Für Besorgungen auf dem Rathaus gibt es für die Sprechstunden am Morgen einen Bus um 7:02 und dann wieder um 11:26 Uhr. Fahrtdauer nach Hilzingen 11-12 Minuten.Wenn die Rathausverwaltung um 12h schliesst, ist die zur Verfügung stehende Zeit für Eltern mit Kind recht kurz. Daher ist davon auszugehen, das diese Besorgung per Auto erledigt wird.Viel drastischer ist es aber, wenn solche Termine in der Stadt einfacher und schneller erledigt werden können. Daher muss von der Verwaltung auch ein attraktives Angebot bestehen, das junge Leute wegziehen und jedes 3. Haus im Dorf leer steht. Dies wollen wir mit diesem Projekt verhindern.Quelle: bus-bahn-plan.de

Was ist das Ziel des Projektes?

Teilziel I: Für Familien mit Kindern im ländlichen Raum soll diese digitale Plattform die Möglichkeit bieten, alle amtlichen Erledigungen direkt online durchzuführen. Zum Beispiel Kindergarten, Schulen, Musikunterrricht, egal welcher Träger - eine Plattform in der Nutzung. Alle Transaktionen, Bescheide, An- und Abmeldungen, digital und rechtswirksam durchzuführen.

Teilziel II: Der Ausbau des derzeitigen Services bzw. dessen Verfügbarkeit auf 24/7 zu erhöhen. Dieser Service richtet sich in erster Linie an die Unternehmer. Damit wird es möglich, seine Angelegenheiten direkt und komplett in einer IT-Sicherheitsumgebung abzuwickeln. Es soll möglich sein, den Verwaltungs- bzw. Abarbeitungsfortschritt zu erkennen und (tracking + tracing) des Vorgangs zu ermöglichen. Gestartet werden soll mit klassischen Genehmigungsverfahren. Die Erkenntnisse werden dann als Grundlage für die weitere Entwicklung dienen.

Als Pilotenwendung ist vorgesehen, dass die aufwändige An- und Abmeldung von Erntehelfern in der Saisonzeit bei der Landwirtschaft zuallererst digital abgebildet werden soll.Zusätzliche Einspareffekte diese Prozesses:In der Regel benötigt ein Antragsteller 2 Besuche. Durchschnittliche Entfernung zur Gemeinde 6km einfacher Weg. Dies sind 24 Km für den Geschäftsvorgang.

Zählung in der Gemeinde: ca. 300 Anträge in der Saison.Annahme: 100 Antragsteller stellen für 300 Bewilligungen den Antrag bedeutet dies 24km x 100 Fahrten= 2400 Km Antragsfahrleistung.Annahme 220g/km CO2 Ausstoß:führt zu 528 Kg CO2 Belastung und bei 8-10 Liter Spritverbrauch zu einer Reduktion von ca. 200 Liter Treibstoff.

Alleine an diesem kleinen Beispiel ist erkennbar: Einspareffekte im Sinne der Umweltbetrachtung:CO2 Footprint ca. 200 Liter Treibstoffca. 2400 km Fahrleistungca. 528 kg CO2 Belastung ca. 100-150 h Arbeitszeit des Antragstellers eingespart.

Feature 1 Das Projekt soll die Aufwendungen für die Bürger im Zusammenhang mit der Gemeindeverwaltung reduzieren. Präsenz reduzieren und Antragstellung und Abarbeitung direkt im sicheren digitalen Workflow ermöglichen.

Feature 2 Die Lösung ist für Gemeinden im ländlichen Raum gedacht, die bisher und in Zukunft keine eigenen IT-Abteilungen für Entwicklung und Hosting von Serviceleistungen haben und haben werden. „Easy to install und easy to use“ ist eine der Prämissen.

Feature 3 Die Bedienerfreundlichkeit soll so einfach sein, dass damit alle Menschen dieses digitale Dienstleistung nutzen können.Skalierbarkeit für neue, größere oder kleinere Anwendungen soll gegeben sein. Qualitätssicherung durch direkte Rückmeldung des Nutzers soll die Weiterentwicklung der Lösung ermöglichen und die Portierung zu andern kleineren Gemeinden ermöglichen.

3

2

1

�8

Gemeinde Hilzingen:Vertreten durch den Bürgermeister Ruppert Metzler ist die Gemeindeverwaltung intensiv auf der Suche

nach Lösungen, um den Servicegrad für die Bürger zu verbessern.Es geht um einen wirklichen Mehrwert, der durch ein solches digi-tales Service Dienstleistungsangebot direkt dem Bürger auf dem Land zugute kommt. Ziel ist es für den Bürgermeister, aufgrund der Demografie Lösungen zu erarbeiten, die helfen den älteren Menschen den Gang zur Behörde zu erleichtern, oder sogar un-nötig werden zu lassen, da alles online erledigt werden kann.Es geht nicht darum, nur mehr Inhalte in das Netz zu stellen, sondern einen Workflow mit Ergebnis sicherzustellen.

CyberLAGO - Digital Competence Net-workDas Kompetenznetzwerk am Bodensee für Unternehmen der IT-Branche vernetzt digitale Kompetenzen und fördert die Zusammenarbeit von Wirtschaft und Wissenschaft. Dreher Business Consul-tants ist Gründungsmitglied von Cyber-LAGO und auch Business Speaker bei CyberLago.

ProjektpartnerBeteiligte und Kompetenzen

Dreher Business Consultants® (DBC®)wurde 1992 als Ideen und Kom-petenz Consulting gegründet und beschäftigt sich seit der Gründung mit Design und Optimierung von Prozessen. Als Business Process Designer setzen wir alle modernen Methoden der Prozes-soptimierung ein und erstellen daraus Anforderungskataloge und Pflichtenhefte für die Umsetzung dieser Lösungen. Wir haben über 20 Jahre Erfahrung in der Definition und Einführung von IT-Lösun-gen in der Praxis. Für die Projektiniti-ierung und Projektleitung ist Dr. Harald Dreher verantwortlich.

�9

1. 2.IdentitätsmanagementWir müssen sicherstellen können, dass wir die Integrität der Nutzer beim Aus-tausch der Daten, beim Speichern und beim Weiterverarbeiten garantieren kön-nen.

Wir müssen sicherstellen, dass die unter-schiedlichen Plattformen eine Nutzung des Services 24/7 zulassen. Dies im Hin-blick auf Datensicherheit und Darstellung der Inhalte auf unterschiedlichen Bild-schirmgrößen und Hardware.

Schulung und Wissensvermittlung im Umgang mit den Digitalen Dien-stleistungen.Eine wichtige Aufgabe wird die Erstel-lung von Schulungs- und Lerninhalten zur Nutzung dieser digitalen 24/7 Dien-stleistungen der Gemeinde sein.

Umsetzungsrisiken / Herausforderungen

Wir haben 3 Herausforderungen für dieses Projekt identifiziert.

3.QualitätssicherungDurch intensiven Austausch mit den Nutzern über die Erfahrung (Usability) in allen Altersgruppen muss die digitale Di-enstleistung ständig verbessert werden. Dies können Gestaltungs- und Darstel-lungsanforderungen sein, sowie die Übersetzungen in die verschiedenen Sprachen für ausländische Mitbürger.Vor allem im Hinblick auf die Sprachvielfalt der Flüchtlinge, denen diese Nutzung rasch zugänglich gemacht werden soll.

Technische Umsetzungsprobleme, die wir derzeit nicht lösen können, sehen wir augenblicklich nicht. Verwaltungsvorschriften, Datenschutz und andere gesetzliche Anforderungen und Abläufe werden durch die Gemeindemitarbeiter eingebracht.

�10

Roadmapping-MeilensteinplanungBürgerservice24/7Hilzingen

ProductRolloutPrototypzumAusrollenfür2Testgemeindesteht

EntwicklungSWErsteTestsSW

PilotfürSaisonarbeiter

KonzeptFeinplanungLastenHeIAgilesProjekt

1/201611/2015

3/2016

6/2016

12/2016

123

4

5

Aktueller Stand Alle Projektbeteiligten sind informiert.

Projektskizze ist definiert.Ziel ist gemeinsam verabschiedet.

Umsetzung kann starten.Planung: Kick off im November 2015

Wofür soll das Geld verwendet werden?Eine gesellschaftliche Herausforderung zu meistern, ist für kleine Gemeinden nicht einfach. Sachmittel sind leichter zu beschaffen als Mittel für Schulung, Aufklärung und Hilfe bei der Nutzung von digitalen An-wendungen. Deshalb werden wir Ihre Mittel einsetzen, um die Nutzung durch den Anwender ständig zu optimieren,Schulungsunterlagen zu erstellen und Schulungen durchführen. Wir werden große Anstrengungen un-ternehmen, um das Angebot so schnell wie möglich in verschiedene Sprachen zu übersetzen. Wir denken dabei auch an die direkte Mitarbeit von Flüchtlingen, um deren Integration zu fördern. Dort werden wir vermutlich diese zusätzlichen Mittel benötigen. Dazu würden wir diesen Preis gerne einsetzen.Öffentlichkeitsarbeit betreiben und entsprechend dem Projektfortschritt die Qualität der Leistung verbessern.Alle Mittel kommen daher direkt dem Nutzer zugute.

�11

Wir für diese Herausforderungen Lösungenhaben…

Bürger-service 24/7

hat einen Preis verdient, weil…

Digitaler Service heißt auch Dörfer bewahren.Der Wert der Kommune ist hoch und wird wachsen. Die Zukunftsfähigkeit unseres Gemeinwesens wird wesentlich vor Ort bestimmt. Das Zusammenspiel zwischen Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft wird neu verhandelt. Dabei soll das Dorf nicht verlieren.

Demographischer Wandel verstärkt die Unterschiede zwischen Stadt und Land.

Deutschlands Bevölkerungsstruktur wird sich in den kommenden Jahren spürbar verändern. Deshalb ist es wichtig, dass es gelingt, junge Fami-lien und Fachkräfte anzuziehen und zu halten. Diesen wollen wir digitalen Service anbieten, den Sie in der Wirtschaft gewohnt sind. Während die Städte eher wachsen, dünnt der ländliche Raum weiter aus. Die Kommunen stellt das vor ganz unterschiedliche Herausforderungen.Diesen Herausforderungen wollen wir mit dem Projekt Bürgerservice 24/7 gerecht werden.Gleichzeitig wollen wir diese Lösung als Pilot für die vielen anderen kleinen und kleineren Gemeinden mit dem gleichen Problem aufbauen.Damit sie diese Lösung direkt einset-zen können.

Die Projektpartner sind auf ihrer Startposition.Dieses Projekt hat gesellschaftliche Relevanz.Bürgermeister Ruppert Metzler

AnsprechpartnerDr. Harald DreherDreher Business Consultants

gl.@dreher-consulting.com +49 171 67 19 111Amthausstr. 1 Hilzingen

Bildquellen: Gemeinde Hilzingen, Wikipedia, Bigstockfoto Statistik: Gemeinde Hilzingen, Bertelsmann Stiftung