Wie informieren Sie Kunden, Partner und Mitarbeiter zielgerichtet und flexibel über neue Produkte?Die Content- und Wissensmanagement-Lösung bei der B2B Direktbank ebase® GmbH

Enterprise Marketing Management Solutions

CONTENTSERV GmbH · Werner-von-Siemens-Str. 1 · 85296 Rohrbach (Ilm) · Germanyinfo@contentserv.com · www.contentserv.comT +49 8442 9253-800 · F +49 8442 2044

Der KundeDie European Bank for Fund Services GmbH (ebase®) ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der comdirect bank AG. Sie positioniert sich mit innovativen Depot- und Kontolösungen als B2B Direktbank. Das Produkt- und Leistungsspektrum umfasst B2B-spezifische Lösun-gen für Vermögensaufbau und Vermögensanlage. Die Kunden der ebase® sind Finanzvertriebe, Versicherungen, Vermögensverwalter sowie Investmentgesellschaften in ganz Deutschland. Dabei handelt es sich um über 63.000 Vermittler, die die ebase® als Partner für die Investment Depot- und Kontoführung ihrer Kunden nutzen. Als Full-Service-Partner bietet die ebase® ihren Kunden speziell für sie konfi-gurierte und gebrandete Finanzprodukte und Services an. Diese Pro-dukte werden kontinuierlich weiterentwickelt, um für die B2B-Partner laufend neue Marktsegmente zu erschließen.

Die AnforderungenIm Rahmen einer Qualitätsoffensive setzte sich die ebase® zum Ziel, den Kundenservice deutlich zu verbessern und das Tagesgeschäft aktuell zu unterstützen. Dazu sollten insbesondere der interne Infor-mationsfluss wesentlich optimiert und vereinheitlicht, redundante Ablagen abgeschafft und unterschiedliche Anspruchsgruppen gezielt aus einer zentralen Basis mit aktuellen Informationen versorgt werden.Die Informationsverteilung war bis zu diesem Zeitpunkt ineffizient gestaltet. Es gab keine einheitlichen Regelungen für die Weitergabe und strukturierte Ablage von Informationen, Nachrichten und Doku-menten. Informationen wurden unsystematisch per E-Mail verteilt und in verschiedensten Versionen, redundant abgelegt. Die E-Mails enthielten Informationen zu Themen unterschiedlichster Art, mit unterschiedlicher Detailtiefe und zum Teil umfangreichen Dateian-hängen. Die Mitarbeiter erhielten ihre Informationen oftmals mehr-fach aus unterschiedlichen Quellen oder im schlechtesten Fall gar nicht. Zudem wurde unnötig viel Speicherplatz belegt, weil Dateian-hänge von jedem Mitarbeiter abgespeichert wurden.

Die Aufgabenstellung � Zentrale Intranet-Plattform für das Informationsmanagement � Interne Informationsverteilung unter Ausschluss von E-Mails � Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente/Informationen � Unternehmensweit einheitliche Standards, Strukturen und Konven-tionen für die einfache Datenablage und Informationsverteilung

� Differenzierte Zugriffsrechte für festgelegte Zielgruppen auf für sie relevante Informationen

� Rund-um-die-Uhr-Zugriff der Mitarbeiter auf aktuellste Daten � Hohe Systemverfügbarkeit, da als Wissens- ebenso wie Beaus-

kunftungs-Plattform für Fachbereiche und Mitarbeiter vorgesehen

Funktionsmodule

Informationseingabe

Ausgabe

Unsere LösungBevor die unternehmensweite Informationsplattform umgesetzt wer-den konnte, wurden zunächst die internen Kommunikationsprozesse analysiert und bewertet.Daraufhin wurden Typen von Zielgruppen und Anwendern definiert, deren Aufgaben bzw. Zugriffsrechte von der Pflege, Freigabe und Bereitstellung der Inhalte innerhalb eines Redaktionsteams bis hin zur reinen Informationsabfrage reichen. Entsprechende Anwender-gruppen, Rollenprofile und Benutzerrechte wurden ebenso detailliert festgelegt, wie die Abläufe und Aufgaben bei der Informationsbereit-stellung. Als Weiteres wurden die thematischen Strukturen festge-legt, nach denen die Inhalte zukünftig streng strukturiert gepflegt und abgelegt werden sollten.Die technische Umsetzung mit CONTENTSERV erfolgte in einer Pilotphase zunächst für drei Fachbereiche, bevor das Rollout für das gesamte Unternehmen erfolgte. Die neue Plattform basiert im Kern auf dem CONTENSERV Content Management System, der CMS Suite und der integrierten Medi-endatenbank, der MAM Suite. Das MAM System (Media Asset Management) bildet die medienneutrale und strukturierte Ablage für sämtliche Dokumente und Anhänge. Diese werden hier zentral und thematisch strukturiert verwaltet und verschlagwortet, bei Änderun-gen versioniert und über das System immer aktuell zur Ausgabe an das CMS bereitgestellt.Das Content Management System stellt den Autoren aus den Fachbe-reichen verschiedene Layout-Vorlagen, sogenannte Templates, bereit, über die sie redaktionelle Inhalte einpflegen, Anhänge aus dem MAM verknüpfen und dann als Webseiten, Newsticker, verlinkte Doku-mente oder Newsteaser über die Intranet-Oberfläche den Mitarbei-tern aktiv bekannt machen können. Die Trennung von Inhalt, Layout und der dahinter verborgenen Technik macht es den Autoren leicht, ohne spezielle Fachkenntnisse neue Inhalte zu erstellen.Alle Autoren arbeiten gemeinsam innerhalb eines definierten Redak-tionsprozesses. Das integrierte Workflowmanagement sorgt dafür, dass Abstimmungen, Korrekturen und Freigaben ohne Zeitverlust und ohne Medienbruch direkt über das System erfolgen können. Das durchdachte Rechtekonzept stellt sicher, dass jeder Anwender ent-sprechend seinem Rechteprofil bestimmte Inhalte sehen, erstellen, korrigieren oder freigeben darf.Durch spezifisch für jeden Inhaltsbereich hinterlegte Zugriffsrechte werden beim Online-Stellen oder Ändern jeder Seite und jedes Dokuments „News“ für die definierten Zielgruppen auf der Startseite angezeigt. Die News verweist per Kurzmeldung auf den neuen Inhalt. Über einen ebenfalls integrierten Formularshop stehen den ebase Mitarbeitern alle intern und extern genutzten Formulare der ebase zur Verfügung.Alle relevanten Unternehmensinformationen werden somit zentral über CONTENTSERV verfügbar gemacht. Statt per E-Mail werden Neuigkeiten jetzt als Webinhalt oder verlinkte Datei verteilt.

Der Kundennutzen � Zentrale, aktuelle Wissensplattform für das gesamte Unternehmen � Einheitliche und systematische Informationsstrukturen für alle � Pflege der Inhalte direkt durch die verantwortlichen Abteilungen � Workflow-unterstützte Pflege, Korrektur und Veröffentlichung � Zielgruppenspezifische Informationsbereitstellung � „Tag-1-System“ – Hohe Verfügbarkeit auch für Beauskunftung � Transparenz durch Versionsmanagement mit Wiederherstellung

Stammdaten

Produkt-vergleiche

Rollen- und Rechte-management

Interne Informationen

Gesetzliche Änderungen

Content Management

Änderungs-management

Formulare

Office- Dokumente

Media AssetManagement

Workflow Management

Produkt- informationen

Versions-management

Zentrales Intranetportal

Produkt-auskunft

Angebote im Branding der Partner

Zielgruppen-spezifischeNews

Inhalte strukturiert verwalten im Content Management System

Spezifisches Informationsangebot für den einzelnen Anwender

Hot News schnell und einfach bereitstellen

Sven Loy European Bank for Fund Services GmbH (ebase®) Finanzen, Controlling & Risikomanagement Leiter Provisionen

„Für ein junges und innova-tives Unternehmen wie die ebase ist Informations- management ein Schlüssel zum Erfolg. Mit CONTENT-SERV ist es uns gelungen, alle Mitarbeiter über zeit-gemäße, effiziente Informa-tionsprozesse in die immer schneller voranschreitenden Veränderungen einzubinden.“

Der KundeDie European Bank for Fund Services GmbH (ebase®) ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der comdirect bank AG. Sie positioniert sich mit innovativen Depot- und Kontolösungen als B2B Direktbank. Das Produkt- und Leistungsspektrum umfasst B2B-spezifische Lösun-gen für Vermögensaufbau und Vermögensanlage. Die Kunden der ebase® sind Finanzvertriebe, Versicherungen, Vermögensverwalter sowie Investmentgesellschaften in ganz Deutschland. Dabei handelt es sich um über 63.000 Vermittler, die die ebase® als Partner für die Investment Depot- und Kontoführung ihrer Kunden nutzen. Als Full-Service-Partner bietet die ebase® ihren Kunden speziell für sie konfi-gurierte und gebrandete Finanzprodukte und Services an. Diese Pro-dukte werden kontinuierlich weiterentwickelt, um für die B2B-Partner laufend neue Marktsegmente zu erschließen.

Die AnforderungenIm Rahmen einer Qualitätsoffensive setzte sich die ebase® zum Ziel, den Kundenservice deutlich zu verbessern und das Tagesgeschäft aktuell zu unterstützen. Dazu sollten insbesondere der interne Infor-mationsfluss wesentlich optimiert und vereinheitlicht, redundante Ablagen abgeschafft und unterschiedliche Anspruchsgruppen gezielt aus einer zentralen Basis mit aktuellen Informationen versorgt werden.Die Informationsverteilung war bis zu diesem Zeitpunkt ineffizient gestaltet. Es gab keine einheitlichen Regelungen für die Weitergabe und strukturierte Ablage von Informationen, Nachrichten und Doku-menten. Informationen wurden unsystematisch per E-Mail verteilt und in verschiedensten Versionen, redundant abgelegt. Die E-Mails enthielten Informationen zu Themen unterschiedlichster Art, mit unterschiedlicher Detailtiefe und zum Teil umfangreichen Dateian-hängen. Die Mitarbeiter erhielten ihre Informationen oftmals mehr-fach aus unterschiedlichen Quellen oder im schlechtesten Fall gar nicht. Zudem wurde unnötig viel Speicherplatz belegt, weil Dateian-hänge von jedem Mitarbeiter abgespeichert wurden.

Die Aufgabenstellung � Zentrale Intranet-Plattform für das Informationsmanagement � Interne Informationsverteilung unter Ausschluss von E-Mails � Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente/Informationen � Unternehmensweit einheitliche Standards, Strukturen und Konven-tionen für die einfache Datenablage und Informationsverteilung

� Differenzierte Zugriffsrechte für festgelegte Zielgruppen auf für sie relevante Informationen

� Rund-um-die-Uhr-Zugriff der Mitarbeiter auf aktuellste Daten � Hohe Systemverfügbarkeit, da als Wissens- ebenso wie Beaus-

kunftungs-Plattform für Fachbereiche und Mitarbeiter vorgesehen

Funktionsmodule

Informationseingabe

Ausgabe

Unsere LösungBevor die unternehmensweite Informationsplattform umgesetzt wer-den konnte, wurden zunächst die internen Kommunikationsprozesse analysiert und bewertet.Daraufhin wurden Typen von Zielgruppen und Anwendern definiert, deren Aufgaben bzw. Zugriffsrechte von der Pflege, Freigabe und Bereitstellung der Inhalte innerhalb eines Redaktionsteams bis hin zur reinen Informationsabfrage reichen. Entsprechende Anwender-gruppen, Rollenprofile und Benutzerrechte wurden ebenso detailliert festgelegt, wie die Abläufe und Aufgaben bei der Informationsbereit-stellung. Als Weiteres wurden die thematischen Strukturen festge-legt, nach denen die Inhalte zukünftig streng strukturiert gepflegt und abgelegt werden sollten.Die technische Umsetzung mit CONTENTSERV erfolgte in einer Pilotphase zunächst für drei Fachbereiche, bevor das Rollout für das gesamte Unternehmen erfolgte. Die neue Plattform basiert im Kern auf dem CONTENSERV Content Management System, der CMS Suite und der integrierten Medi-endatenbank, der MAM Suite. Das MAM System (Media Asset Management) bildet die medienneutrale und strukturierte Ablage für sämtliche Dokumente und Anhänge. Diese werden hier zentral und thematisch strukturiert verwaltet und verschlagwortet, bei Änderun-gen versioniert und über das System immer aktuell zur Ausgabe an das CMS bereitgestellt.Das Content Management System stellt den Autoren aus den Fachbe-reichen verschiedene Layout-Vorlagen, sogenannte Templates, bereit, über die sie redaktionelle Inhalte einpflegen, Anhänge aus dem MAM verknüpfen und dann als Webseiten, Newsticker, verlinkte Doku-mente oder Newsteaser über die Intranet-Oberfläche den Mitarbei-tern aktiv bekannt machen können. Die Trennung von Inhalt, Layout und der dahinter verborgenen Technik macht es den Autoren leicht, ohne spezielle Fachkenntnisse neue Inhalte zu erstellen.Alle Autoren arbeiten gemeinsam innerhalb eines definierten Redak-tionsprozesses. Das integrierte Workflowmanagement sorgt dafür, dass Abstimmungen, Korrekturen und Freigaben ohne Zeitverlust und ohne Medienbruch direkt über das System erfolgen können. Das durchdachte Rechtekonzept stellt sicher, dass jeder Anwender ent-sprechend seinem Rechteprofil bestimmte Inhalte sehen, erstellen, korrigieren oder freigeben darf.Durch spezifisch für jeden Inhaltsbereich hinterlegte Zugriffsrechte werden beim Online-Stellen oder Ändern jeder Seite und jedes Dokuments „News“ für die definierten Zielgruppen auf der Startseite angezeigt. Die News verweist per Kurzmeldung auf den neuen Inhalt. Über einen ebenfalls integrierten Formularshop stehen den ebase Mitarbeitern alle intern und extern genutzten Formulare der ebase zur Verfügung.Alle relevanten Unternehmensinformationen werden somit zentral über CONTENTSERV verfügbar gemacht. Statt per E-Mail werden Neuigkeiten jetzt als Webinhalt oder verlinkte Datei verteilt.

Der Kundennutzen � Zentrale, aktuelle Wissensplattform für das gesamte Unternehmen � Einheitliche und systematische Informationsstrukturen für alle � Pflege der Inhalte direkt durch die verantwortlichen Abteilungen � Workflow-unterstützte Pflege, Korrektur und Veröffentlichung � Zielgruppenspezifische Informationsbereitstellung � „Tag-1-System“ – Hohe Verfügbarkeit auch für Beauskunftung � Transparenz durch Versionsmanagement mit Wiederherstellung

Stammdaten

Produkt-vergleiche

Rollen- und Rechte-management

Interne Informationen

Gesetzliche Änderungen

Content Management

Änderungs-management

Formulare

Office- Dokumente

Media AssetManagement

Workflow Management

Produkt- informationen

Versions-management

Zentrales Intranetportal

Produkt-auskunft

Angebote im Branding der Partner

Zielgruppen-spezifischeNews

Inhalte strukturiert verwalten im Content Management System

Spezifisches Informationsangebot für den einzelnen Anwender

Hot News schnell und einfach bereitstellen

Sven Loy European Bank for Fund Services GmbH (ebase®) Finanzen, Controlling & Risikomanagement Leiter Provisionen

„Für ein junges und innova-tives Unternehmen wie die ebase ist Informations- management ein Schlüssel zum Erfolg. Mit CONTENT-SERV ist es uns gelungen, alle Mitarbeiter über zeit-gemäße, effiziente Informa-tionsprozesse in die immer schneller voranschreitenden Veränderungen einzubinden.“

Wie informieren Sie Kunden, Partner und Mitarbeiter zielgerichtet und flexibel über neue Produkte?Die Content- und Wissensmanagement-Lösung bei der B2B Direktbank ebase® GmbH

Enterprise Marketing Management Solutions

CONTENTSERV GmbH · Werner-von-Siemens-Str. 1 · 85296 Rohrbach (Ilm) · Germanyinfo@contentserv.com · www.contentserv.comT +49 8442 9253-800 · F +49 8442 2044