WIE SIE MIT DIGITALEN WORKFLOWS Der Wille zur VeränDerung ...€¦ · Als Experte für...

PRAXISBERICHT PRINT- UND DOKUMENTENMANGAGEMENT: SO TRANSFORMIEREN SIE IHRE

DOKUMENTENPROZESSE

Der Wille zur VeränDerung: Warum es uns schWer fällt,

alte muster zu abzulegen

WIE SIE MIT DIGITALEN WORKFLOWS IHRE GESCHÄFTSPROZESSE

AGILER MACHEN

2 | Wie Sie mit digitalen Workflows Ihre Geschäftsprozesse agiler machen

DIGITALISIERUNG IM FOKUS

Der digitale Wandel bestimmt die öffentliche Diskussion. Doch auch wenn über-

all von den Möglichkeiten einer digitalen, vernetzten Welt zu lesen und zu hören

ist: Gerade, wenn es um klassische Büroprozesse geht, scheint die Digitalisie-

rung noch weit weg zu sein. Dabei besteht hier insbesondere für den Mittel-

stand ein erhebliches Potenzial, sich in dieses Neuland vorzuwagen.

„Arbeit wird sich agil verändern. Wir werden neue Formen finden. Wir werden immer stärker digitale Prozesse haben.

Wir werden stärker mit Daten arbeiten. Wir werden noch mobiler arbeiten“, so skizzierte Prof. Wilhelm Bauer vom

Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) unlängst die prägenden Trends, die die Arbeitswelt er-

fasst haben und in den kommenden Jahren noch zunehmen. Und weiter: „Die Themen Team- und Zusammenarbeit,

offene Kollaborationsprozesse: Alles dies sind Aspekte, die unsere Arbeitsweisen zukünftig noch stärker bestimmen

werden. So verändert sich dann natürlich auch die Art und Weise, wie wir Unternehmen organisieren müssen.“ Ge-

rade der Mittelstand muss sich daher laut Prof. Bauer die Frage stellen, ob seine Prozesse zukunftsfähig sind und

moderne, mobile und damit auch schnellere Arbeitsweisen zulassen.

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen sieht der Wissenschaftler hier Chancen und Vorteile, digitale Work-

flows umzusetzen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sich Unternehmen frühzeitig auf die neue Arbeitsorgani-

sation einstellen und somit agiles, also dezentrales und dennoch kollaboratives Arbeiten durch die Gestaltung ihrer

Workflow-Prozesse ermöglichen.

Dokumentenprozesse sind Schlüssel für agile Unternehmen

Hier kommt dem Thema Print- und Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle zu, wie eine aktuelle Studie des

Marktforschungsinstituts IDC zeigt. Darin kommen die Analysten zu dem Schluss, dass sich ein ineffizientes Doku-

menten- und Content-Handling negativ auf den Geschäftserfolg auswirkt. Die Wirtschaft plant daher, vor allem bei

kundenzentrischen Prozessen sowie der Automatisierung von Geschäftsabläufen nachzulegen: Bei der Umsetzung

setzen die Entscheider auf branchenspezifische Komplettlösungen und Content Management.

Doch gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen häufig einem Investment in die beratungsintensi-

ve Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) kritisch

gegenüber. Dabei muss die Einführung eines entsprechenden Systems nicht zwangsläufig mit einem hohen Consul-

tant- und Customizing-Aufwand einhergehen. Oftmals reicht es aus, hier mit standardisierten Strukturen zu starten

und diese dann im Laufe der Jahre an weitere Anforderungen des Unternehmens oder der Bereiche anzupassen.


Als Experte für Dokumenten-Workflows bietet KYOCERA Document Solutions daher mit dem KYOCERA Workflow

Manager eine standardisierte und skalierbare Lösung, mit der sich die wesentlichen Dokumentenprozesse in einem

Unternehmen managen lassen. Da die Implementierung kein aufwendiges Customizing erfordert, lassen sich die

Workflows schnell in den Unternehmensalltag integrieren.

Die Möglichkeiten digitaler Dokumentenprozesse sowie die Funktionsweise des KYOCERA Workflow Managers

möchten wir Ihnen in diesem E-Book vorstellen. Dazu skizzieren wir typische Anwendungsfelder am Beispiel der

fiktiven Cerebrum GmbH. Und auch wenn wir uns die Cerebrum GmbH nur ausgedacht haben: Ihre Herausforde-

rungen sind real!


EINE FRAGE DER INFORMATION

Was leisten digitale Workflows und wie tragen sie zu einer Agilitätssteigerung

bei? Ein Besuch bei der fiktiven Cerebrum GmbH, die sich aber mit realen

Herausforderungen konfrontiert sieht.

„Die Digitalisierung der Wirtschaft nimmt Fahrt auf“, äußerte sich Thorsten Dirks, Präsident des Branchenver-

bands BITKOM im Rahmen der CeBIT 2016. Und tatsächlich: Laut einer aktuellen BITKOM-Studie gaben fast 64

Prozent der darin befragten Unternehmen an, dass sich infolge der digitalen Transformation ihre Geschäftsmo-

delle verändern werden. Dennoch gaben in derselben Umfrage rund ein Viertel (28 Prozent) der Unternehmen

an, keine Digitalisierungsstrategie zu haben.

Wo bitte geht’s zum Start?

Auch der Geschäftsführer des fiktiven Dienstleistungsunternehmens Cerebrum GmbH kennt diese Studie und

hat den Appell verstanden, sich den Herausforderungen, aber auch den Möglichkeiten der Digitalisierung zu

stellen. Doch nun fragt er sich: Wo soll ich beginnen? Eine Antwort auf diese Frage lautet: bei den eigenen

Prozessen.

Deutlich wird dies, wenn wir uns die Cerebrum GmbH einmal genauer anschauen: Das Unternehmen hat in

den vergangenen Jahren einige Entwicklungsphasen durchlaufen. So beschäftigt der Dienstleister rund 400

Mitarbeiter. Gleichzeitig hat sich die IT-Infrastruktur mit den gestiegenen Anforderungen der einzelnen Fachab-

teilungen geändert. Dabei wurden viele Entwicklungen auch aus den einzelnen Abteilungen getrieben: Lösun-

gen wurden daher unabhängig voneinander eingekauft, sodass Prozesse überwiegend abteilungsorientiert

aufgesetzt wurden und nur in Teilen digitalisiert sind. Dies erschwert die Zusammenarbeit, treibt die Kosten für

die Pflege nicht kompatibler Systeme und einer uneinheitlichen IT-Landschaft, die mehr mit Schnittstellenpflege

und -wartung zu tun hat. Vor allem das Suchen und Finden von Informationen ist daher immer wieder eine He-

rausforderung. Und genau hier geht es zum Startpunkt für eine Digitalisierungsstrategie: Beginnen Sie bei den

Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter!

Als guter Geschäftsführer möchte auch der Cerebrum-Chef wissen, wie zufrieden seine Mitarbeiter mit ihren

jetzigen Arbeitsprozessen sind. Aus diesem Grund fragt er in den einzelnen Fachabteilungen nach, ob die ak-

tuellen Prozesse den Anforderungen der Mitarbeiter entsprechen. (Anmerkung: Wer wissen möchte, wie man

den Status quo seines Informationsmanagements in seinem Unternehmen bestimmt, dem sei an dieser Stelle

die Videoreportage zur KYOCERA Potenzialanalyse nahegelegt.)

http://smart.kyocera.de/so-finden-sie-heraus-ob-ihre-dokumentenprozesse-state-of-the-art-sind/


Konkret gibt es die folgenden Anforderungen aus den Fachabteilungen:

1. Die Buchhaltung möchte die Zahlungsmoral verbessern. Dabei soll insbesondere durch schnellere

Bearbeitungszeiten von Skonti profitiert werden.

2. Die Marketingabteilung möchte zusammen mit einem Kunden an Vertragstexten arbeiten und dabei

jeden Bearbeitungsschritt nachvollziehen können.

3. Die HR-Verantwortliche möchte die aufwendigen Prozesse, die mit der Beförderung oder dem Austritt

eines Mitarbeiters zusammenhängen, vereinfachen.

4. Der Vertriebsleiter möchte das Aftersales forcieren und wünscht sich daher einen besseren Einblick

in bestehende Kundenprojekte. Vor allem möchte er wissen, welche Bestellungen bei welchem

Kunden in Auftrag gegeben wurden.

Mit diesen vier Anforderungen hat die Cerebrum GmbH einen guten Startpunkt für eine Digitalisierungsstrate-

gie gefunden, denn: Bei allen Anforderungen geht es immer um die Weiterleitung, Bearbeitung und das Wie-

derauffinden – zusammengefasst also um das Managen – von Informationen.

Mit digitalen Lösungen bestehen gerade im Bereich des Informationsmanagements große Potenziale, entspre-

chende Geschäftsabläufe zu optimieren. Doch wie geht man bei der Optimierung der Informationsflüsse, sprich

der Einführung digitaler Workflows am besten vor? Und vor allem: Was kostet die Cerebrum das Ganze? Gerade

Mittelständler befürchten, dass die Umstellung ihrer Abläufe und die Einführung einer passenden Lösung kos-

tenintensiv und zudem komplex sind. Dass dies nicht der Fall sein muss, zeigt der KYOCERA Workflow Manager.


DIGITALE WORKFLOWS VON KYOCERA

Viele Mittelständler wie die Cerebrum GmbH sehen die Einführung völlig neuer

digitaler Workflows als große Herausforderung. Oftmals bestehen Befürchtun-

gen, dass die Kosten zu hoch sind und die Dauer für die Umstellung der

Workflows sowie die Schulung der Mitarbeiter das Tagesgeschäft behindern.

KYOCERA Document Solutions hat diesen Bedarf erkannt und bietet insbesondere kleinen und mittleren Un-

ternehmen mit dem KYOCERA Workflow Manager eine Software, die sich leicht in den Arbeitsalltag integrieren

lässt. Die Installation selbst dauert dabei nur wenige Minuten. Ferner unterstützt die einfache Menüführung

die Benutzerfreundlichkeit, sodass die Mitarbeiter der Cerebrum GmbH schnell mit den digitalen Workflows

arbeiten können.

Der KYOCERA Workflow Manager besteht aus vier Modulen, die die wesentlichen Prozesse im Geschäftsalltag

abdecken. Diese sind:

KYOCERA Workflow Manager PM zum Managen von lieferantenbezogenen Dokumenten wie Rechnungen,

Angebots- oder Vertragsdaten

KYOCERA Workflow Manager HR, der die Handhabung sämtlicher Personalprozesse erlaubt

KYOCERA Workflow Manager CM für die digitale Verwaltung von Verträgen

KYOCERA Workflow Manger SD, mit dem sich Kundendaten organisieren lassen

Die Module können dabei unabhängig voneinander eingesetzt werden. Allerdings entfaltet sich erst durch

die Verzahnung der einzelnen Module eine komplette Informationsplattform, mit der sich Informationen im Un-

ternehmen managen lassen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie die einzelnen Module der Cerebrum GmbH

helfen, die im letzten Kapitel beschriebenen Herausforderungen in den einzelnen Unternehmensbereichen zu

lösen:

HERAUSFORDERUNG 1: RECHNUNGSEINGANG OPTIMIEREN

Am Empfang der Cerebrum GmbH gehen pro Tag mehrere Rechnungen auf dem Postweg ein. Hier werden

sie von der Empfangsmitarbeiterin geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen und in die Buchhaltung wei-


tergeleitet. Danach werden sie physisch zum jeweils zuständigen Mitarbeiter in der Abteilung befördert, der

die sachliche Richtigkeit prüft und bestätigt. Oft macht dieser dann noch eine Kopie, bevor er die Rechnung

an die Buchhaltung übergibt. Dort erfolgt nochmals eine Prüfung der rechnerischen Richtigkeit (Abweichungen

vom Angebot, Mehrwertsteuer richtig berechnet). Erst danach wird die Rechnung in die Software für Buchhal-

tung und Rechnungswesen eingebucht. Mit dem nächsten Rechnungslauf wird der Betrag überwiesen. Ist der

Rechnungssteller noch unbekannt, wird ein Debitorenkonto angelegt. Insgesamt sind also schnell bis zu sechs

Personen über einen Zeitraum von mehreren Tagen mit dem Vorgang beschäftigt – zeitkritischer wird es, wenn

einer oder mehrere Beteiligte krankheits- oder urlaubsbedingt fehlen.

Mit dem PM-Modul des KYOCERA Workflow Managers lässt sich dies vermeiden: Die Rechnung wird auf der

Poststelle eingescannt, der Besteller erhält eine Nachricht über sein E-Mail-Programm. Er loggt sich in den

KYOCERA Workflow Manager ein, kann die hier digital abgelegte Rechnung prüfen bzw. die sachliche Rich-

tigkeit bestätigen. Dies alles macht er mit nur wenigen Mausklicks. Die Rechnung geht dann in einem fest de-

finierten Workflow an den nächsten zuständigen Mitarbeiter oder, falls dieser im Urlaub ist, an die Vertretung.

In der Regel reduzieren sich dadurch die Prozesslaufzeiten auf Bruchteile des Zeitaufwands für die händische

Bearbeitung. Deshalb lassen sich auch alle Skonti ausschöpfen. Vor allem sinken die internen Personalkosten

für die Bearbeitung. Wird die Rechnung zudem mit einer OCR-Texterkennung gescannt, ist auch die spätere

Suche nach bestimmten Dokumenten in der Software kein Problem mehr.

Rechnungsfreigabeprozesse werden transparenter und schneller.


Vorteile des digitalen Rechnungseingangs

Eingangsrechnungen durchlaufen im KYOCERA Workflow Manager also einen definierten Weg durch das

Unternehmen und werden nach der Bearbeitung in einem elektronischen Archiv abgelegt. Jeder Arbeits-

schritt wird als Aufgabe bezeichnet und einem oder mehreren Benutzern oder Gruppen zugewiesen.

Jeder Benutzer hat seine genau definierten Zugriffs- und Bearbeitungsrechte. Nach der Bearbeitung

werden seine Aufgaben bzw. Teilaufgaben durch seine Aktion abgeschlossen. Danach erhält automatisch

der nächste Bearbeiter eine Nachricht per E-Mail bzw. einen Eintrag in seiner Aufgabenliste. Diese sieht

er nach dem Einloggen als Erstes in seinem Workflow-Portal. Jede Eingangsrechnung kann von berechtig-

ten Benutzern („Super User“) zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung eingesehen werden. So kann beispiels-

weise die Buchhaltung durch eine einfache Filterung auch solche Rechnungen finden, die sich gerade in

der sachlichen Prüfung durch die Fachabteilung befinden.

Eingangsrechnungen werden nach Abschluss der Bearbeitungsprozesse im Archiv zusammen mit einem

Workflow-Protokoll abgelegt. In diesem lässt sich nachvollziehen, wer wann welchen Schritt wie abge-

schlossen hat. Damit ist der gesamte Prozess für spätere Recherchen auch schnell wieder auffindbar.

Technisch ist es möglich, Aufgaben automatisch nach einem definierten Zeitraum zu eskalieren und

Benachrichtigungen zu versenden. Hierdurch wird sichergestellt, dass Aufgaben sich nicht verzögern

oder liegenbleiben.

HERAUSFORDERUNG 2: VERTRAGSFREIGABEN BESCHLEUNIGEN

In der Marketing-Abteilung der Cerebrum GmbH arbeiten die Mitarbeiter mit verschiedenen Dienstleistern und

Agenturen zusammen. Die einzelnen Verträge und Vereinbarungen werden dann in einem Verzeichnis abgelegt.

Der neue Marketing-Leiter möchte sich nun einen Überblick verschaffen, welche Vereinbarungen geschlossen

sind bzw. welche Fristen die einzelnen Verträge haben. Sein Ziel ist es, einen Prozess zu etablieren, durch den

sich die Erstellung einer neuen Vereinbarung beschleunigen lässt: Hier hilft der KYOCERA Workflow Manager CM,

um die Einhaltung von Fristen, die Überwachung von Risiken sowie ereignisabhängige Wiedervorlagen im Auge

zu behalten bzw. diese zu bearbeiten.

Meistens sind an Verträgen nicht nur Mitarbeiter aus der Marketing-Abteilung, sondern auch weitere interne wie

externe Mitarbeiter beteiligt, die unterschiedliche Aufgaben bei der Vertragsabwicklung wahrnehmen. Hier ist

Teamarbeit gefragt. Und die beginnt schon mit der Vertragsgestaltung. Im KYOCERA Workflow Manager CM ste-

hen Vorlagen und Textbausteine zur Verfügung, mit denen sich ein Vertragsentwurf mit wenigen Mausklicks er-

stellen lässt. Für die interne und externe Abstimmung lassen sich dann alle beteiligten Personen einbinden, die an


dem Entwurf arbeiten sollen.

Statt mit einer klassischen Um-

laufmappe wird dieser Abstim-

mungsprozess digital gesteu-

ert und dokumentiert. Auch

nach Vertragsschluss geht der

Workflow weiter. Alle inhalt-

lichen Regelungen wie Leis-

tungs- und Zahlungstermine

sowie Abrechnungen lassen

sich überwachen. So entste-

hen keine Fristversäumnisse,

weil der KYOCERA Workflow

Manager die zuständigen Mit-

arbeiter rechtzeitig automa-

tisch erinnert.

Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Vom ersten Vertragsentwurf bis zur Vertragsschließung und -abwicklung unterstützt und überwacht

der KYOCERA Workflow Manager alle Prozessschritte. Jeder Bearbeiter sieht nach dem Einloggen

rechtzeitig, welche Aufgaben er wahrzunehmen hat, oder wird über eine vom System ausgelöste

E-Mail darüber informiert. Alle Vorgänge, ob E-Mails, Bilder, Nebenabsprachen oder Ereignisse rund

um den Vertrag, landen automatisch in der elektronischen Vertragsakte. Und weil alles an definierten

Speicherorten liegt, lassen sich selbst nach Jahren alle Verträge mit wenigen Mausklicks wiederfinden

und weiterbearbeiten.

HERAUSFORDERUNG 3: PERSONALPROZESSE VEREINFACHEN

Die Prozesse, die hinter der Beförderung oder dem Austritt eines Mitarbeiters stecken, sind vielschichtig. Die

HR-Chefin der Cerebrum GmbH möchte daher diese Prozesse, die zudem in ihrer Komplexität sehr unterschied-

lich ausfallen, vereinfachen. Sie wünscht sich daher eine strukturierte Verwaltung, eine transparente Statusüber-

sicht und die zentrale Verfügbarkeit aller benötigten Informationen. Und das zu jeder Zeit für jeden zugriffsberech-

tigten Bearbeiter. Da aber vielfach noch papiergebundene Akten geführt werden, sind Abstimmungsprozesse

besonders aufwendig.

Welche Verträge laufen wann aus? Der KYOCERA

Workflow Manager CM erinnert Sie!


Digitale Personalakte

So auch im Falle einer Beförderung. Hiermit sind zahlreiche Teilaufgaben verbunden, die von verschiedenen

Bearbeitern im Unternehmen erledigt werden müssen: In der Regel muss bei einer Beförderung der Vorge-

setzte eine Beurteilung schreiben. Er erhält dazu einen Eintrag in seiner Aufgabenliste. Hat er diese erstellt,

geht der Prozess weiter zu einem Bearbeiter in der Personalabteilung, der auf dieser Basis ein Zwischen-

zeugnis formuliert. Parallel erstellt ein

anderer Bearbeiter einen Änderungs-

vertrag. Nach Unterschrift von allen

Beteiligten werden die Dokumente

eingescannt und in der digitalen Per-

sonalakte archiviert. Dann ist die Ver-

waltung gefordert, alle notwendigen

Arbeitsmaterialien anzupassen. So er-

hält ein Mitarbeiter die Aufgabe, einen

neuen Satz Visitenkarten mit den Ver-

änderungen im Titel oder in den Kon-

taktdaten des Mitarbeiters anzuferti-

gen. Bei geänderten Gehaltsprofilen

wird auch die Buchhaltung informiert,

damit diese zum Dienstantritt auf der

neuen Position bei der Auszahlung

das geänderte Gehalt berücksichtigt.

Vorteile der digitalen Personalakte

Mithilfe des HR-Moduls des KYOCERA Workflow Managers werden Arbeitsprozesse enorm beschleunigt

und vereinfacht. Sämtliche personalrelevanten Dokumente von Mitarbeitern werden in einer digitalen

Akte gespeichert und zentral verwaltet. Die Vorgänge erfolgen klar strukturiert. Der digitale Workflow im

Personalmanagement begleitet alle Vorgänge und garantiert, dass anstehende Aufgaben von allen Be-

teiligten zeitnah erledigt werden. Von der Personalplanung und dem Recruiting über die Kommunikation

zwischen HR und Fachabteilungen und den Informationsaustausch bis hin zur Entscheidungsfindung bei

Einstellung, Urlaubs- und Einsatzplanung, Beförderung und Kündigung begleitet der Workflow Manager

alle Prozesse. Das beschleunigt Routineaufgaben und spart Zeit und damit Kosten in der Personalarbeit.

Durch die rechtssichere Archivierung gehen keine Dokumente verloren und stehen auch später für die

Bearbeitung durch die Berechtigten überall im Unternehmen zur Verfügung.

Ein Blick in die digitale Personalakte.


HERAUSFORDERUNG 4: AFTERSALES FORCIEREN

Der Vertriebsleiter der Cerebrum GmbH möchte das Aftersales forcieren und seine Mitarbeiter in die Lage

versetzen, schnell und kompetent auf Support-Anfragen zu reagieren. Allerdings sind die Informationen zu

den einzelnen Kundenprojekten nicht einheitlich gepflegt, sodass die Sachbearbeiter nicht umgehend auf

neue Anfragen reagieren können. Um die Reaktionsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhöhen, eignet sich das

SD-Modul des KYOCERA Workflow Managers. Vertriebsmitarbeiter, Sachbearbeiter oder Servicepersonal er-

halten somit auf einen Blick Informationen zur konkreten Situation beim Kunden und können so innerhalb

kürzester Zeit Auskünfte zu Anfragen erteilen. Durch die Möglichkeit zur Dokumentation kennen alle Mitar-

beiter der Cerebrum immer den aktuellen Stand eines Projekts, haben Zugriff auf wichtige Korrespondenzen

oder Angebote.

Vorteile des KYOCERA Workflow Managers SD

Ob es um die Annahme von Bestellungen oder um Reklamationen geht, um Auskünfte zum aktuellen

Lieferstatus, Fragen zu früheren Lieferungen oder um technische Informationen – für alle Mitarbeiter

mit Kundenkontakt ist somit ein schneller und zentraler Zugriff auf kundenbetreffende Informationen

möglich. Damit die Mitarbeiter sofort mit dem KYOCERA Workflow Manager SD arbeiten können, bietet

dieser eine vorgefertigte Ablagestruktur: Zu jedem Kunden können hier beliebig viele Projekte

angelegt und verwaltet werden. Um den unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter und

Abteilungen gerecht zu werden, werden die Daten innerhalb eines Projekts in unterschiedlichen

Sichten präsentiert. Das ermöglicht einen effektiven und gleichermaßen gezielten Umgang mit den

Daten. Alle relevanten Dokumentarten, Attribute und Masken sind bereits eingerichtet, sodass Doku-

mente sofort klassifiziert und abgelegt werden können.

Besonders von Vorteil ist hier die Volltextsuche, die natürlich auch in den anderen Modulen des

KYOCERA Workflow Managers möglich ist: So können Mitarbeiter über die integrierte Suchfunktion

sämtliche Einträge zu einem Kunden schnell finden. Auch die Suche aus anderen Applikationen, wie

dem Editor, dem ERP-System oder einer Website, ist problemlos möglich. So finden Mitarbeiter sehr

einfach alle relevanten Informationen zu einem Vorgang in Sekundenschnelle.

Implementierung im Geschäftsalltag

Diese vier Beispiele zeigen, wie Sie mit dem KYOCERA Workflow Manager Ihre typischen Unternehmensab-

läufe agiler gestalten können. Die Installation der KYOCERA-Lösung nimmt nur wenige Minuten in An-


spruch. Durch die struktu-

rierte Benutzeroberfläche

ist auch die Einbindung in

den Livebetrieb kein Prob-

lem. Durch den modularen

Aufbau kann auch zunächst

nur ein Modul genutzt wer-

den. Damit etablieren wir

bereits die grundlegenden

Funktionen, sodass auch

eine spätere Einführung

der anderen Module kein

Problem darstellt.

Das SD-Modul des KYOCERA Workflow Managers ermöglicht das einfache

Managen von Kundenprojekten.


FÜNF GUTE GRÜNDE FÜR DEN KYOCERA WORKFLOW MANAGER

Der KYOCERA Workflow Manager eignet sich, um die wichtigsten Dokumenten-

prozesse im Unternehmen digital abzubilden, und trägt somit zu einer Agilitäts-

steigerung des Unternehmens bei.

Die wesentlichen Vorteile der KYOCERA-Lösung sind:

1. Der KYOCERA Workflow Manager besteht aus vier Modulen, die sowohl unabhängig voneinander als auch

kombiniert genutzt werden können. So lässt sich eine einheitliche unternehmensweite Dokumentenmanage-

ment- bzw. Digitalisierungsstrategie aufsetzen.

2. Die Implementierung des KYOCERA Workflow Managers in den Unternehmensalltag erfolgt binnen drei Tagen.

Damit nutzen Sie viele Vorteile eines DMS, ohne zunächst ein langfristiges Customizing durchführen zu müs-

sen.

3. Der KYOCERA Workflow Manager erlaubt das einfache Aufsetzen von typischen Unternehmens-Workflows,

sodass sich Bearbeitungszeiten verkürzen und Vorgänge nachvollziehbarer werden. Dadurch und dank seiner

intuitiven Benutzeroberfläche ermöglicht er auch kollaboratives Arbeiten.

4. Über eine leistungsstarke Volltextsuche sind Dokumente und Informationen bequem und schnell zu finden.

5. Der KYOCERA Workflow Manager setzt auf der ECM-Plattform nscale der Ceyoniq-Group auf. Damit ist er in

seinem Funktionsumfang sehr flexibel skalierbar und passt sich Ihren Prozessen an. Die Lösung ist damit ab-

solut zukunftssicher.

Wenn Sie weitere Informationen zum KYOCERA Workflow Manager bzw. dessen Funktionsweise benötigen, spre-

chen Sie uns gerne an. Zudem empfehlen wir Ihnen unsere Webcasts, die Sie auf www.smart.kyocera.de im Be-

reich „Webcasts“ finden.

http://smart.kyocera.de/webcast/


KYOCERA Document Solutions ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen im Bereich

Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben ressourcenschonenden Druckern und Multifunktions-

systemen auch Verbrauchsmaterialien sowie Solutions und Services. Gemeinsam mit seinen Fachhandelspartnern

unterstützt KYOCERA Document Solutions Unternehmenskunden dabei, Dokumentenprozesse effizienter und kosten-

günstiger zu gestalten. Dazu setzt das Unternehmen auf eine sorgfältige Analyse der vorhandenen Dokumenteninfra-

struktur und erarbeitet dann – gemeinsam mit regionalen und kompetenten Fachhandelspartnern – ein Optimierungs-

konzept. Eine Aufgabe, die angesichts der Digitalisierung unserer Arbeitswelt immer wichtiger wird. Dazu engagiert

sich das Unternehmen unter anderem im vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) initiierten

Verbundforschungsprojekt OFFICE 21. Ziel dieses Projekts ist es, die Herausforderungen einer sich verändernden Ar-

beits- und Bürowelt besser zu verstehen und daraus entsprechende Lösungen abzuleiten.

Nachhaltige Dokumentenprozesse

Als hundertprozentige Tochtergesellschaft der japanischen KYOCERA Corporation spielt insbesondere das Thema

Umweltschutz bei KYOCERA Document Solutions eine zentrale Rolle: So legte bereits der Gründer des KYOCERA-Kon-

zerns, Dr. Kazuo Inamori, im Jahre 1959 fest, dass eine harmonische Koexistenz mit Natur und Gesellschaft die Grund-

lage aller Geschäftsaktivitäten zu sein hat. Daher verbindet man auch in der deutschen Niederlassung von KYOCERA

Document Solutions, die im Jahr 2016 ihr 30-jähriges Bestehen feiert, Ökonomie und Ökologie miteinander.

Neben dem Angebot von klimaneutralem Toner gehört hierzu vor allem der „KYOCERA Umweltpreis“. Dieser wird

im Jahr 2016 bereits zum fünften Mal verliehen und möchte die Entwicklung von umweltfreundlichen Bürokonzepten

fördern. Der „KYOCERA Umweltpreis“ ist aus der seit 1987 bestehenden Partnerschaft mit der Deutschen Umwelthilfe

(DUH) hervorgegangen. Für sein Umweltengagement wurde KYOCERA Document Solutions Deutschland 2014 auch

mit dem „Blauen Engel-Preis“ ausgezeichnet.

Über KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH

Impressum

KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH

Otto-Hahn-Straße 12 | D-40670 Meerbusch

Telefon: 0800 / 187 187 7 | Fax: +49/2159/918-100

Copyright © 2016

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