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Willkommen in ROKOKO 2002 – der Software für alle Bereiche des

Konzertmanagements, der Künstlervermittlung

und der Konzertorganisation!

Mit der richtigen Mischung an Information und Übung erzielen Sie den maximalen Erfolg bei Ihrer Einarbeitung zu ROKOKO 2002. „Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“ – nutzen Sie die Reihenfolge dieser Unterlagen bei Ihrer Arbeit in ROKOKO 2002 – und rufen Sie uns bei Problemen an - zu inhaltlichen Fragen: Cornelia Rothkegel – Hartke Tel. 04442*73367 rothkegel-hartke@t-online.de - zu technischen Fragen: Bröring Informationstechnologie

Dr. Stefan Bröring und Christian Kühling Tel. 04442*910436. c.kuehling@broering.de

www.rokoko2002.de Die Anleitung zum Installieren von ROKOKO 2002 erhalten Sie zusammen mit der Installations-Diskette/CD.

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Allgemeine Hinweise zum Arbeiten mit Rokoko 2002:

ROKOKO 2002 – Datenstruktur

ROKOKO 2002 speichert die erstellten Pläne zu Konzerten in einer eigenen Datenbank, den Organisations-Karten ab. Die Organisations-Karten werden im Menü und im folgenden Text O.-Karten genannt. In einer O.-Karte sind alle Informationen zu einem Konzert gespeichert. Eine O.-Karte hat den folgenden Aufbau: - Künstlername - Land, in dem das Konzert stattfindet - Konzertort - Konzertdatum - Konzertzeit - Saal - Veranstalter - Agent - Probentermine - Produktion - Programm - Partner - Hotel/Hotelkosten/Anreise/Abreise - Honorar - sonstige Vergütungen - Auszahlungsart - Kleidung - Bemerkungen ROKOKO bietet folgende Datenbanken für Stammdaten an, auf die beim Anlegen

einer O.-Karte zugegriffen wird:

- Künstleradressen - Veranstalteradressen - Agentenadressen - Saaladressen - Hoteladressen - Werke - Komponist (Inhalt bereits über 440 gängige Namen) - Kunden Alle eingegebenen O.-Karten erscheinen automatisch im „Kalender“.

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Menüleiste

Klicken Sie mit der linken Maus-Taste die Menüpunkte an. Es klappen Fenster auf, in denen die möglichen Funktionen dieses Menüpunktes genannt sind. O.-Karte: Hier sind alle Funktionen genannt, die Sie zum neu Anlegen und

Bearbeiten Ihrer O.-Karten benötigen. Hier ist die Datensicherung / Datenrücksicherung programmiert. Stammdaten: Es werden alle Datenbanken aufgeführt. Hier können Sie Adressen

erfassen, einsehen, ändern, korrigieren, kopieren, löschen und für einen Druckauftrag (Etiketten, Serienbriefe oder Listen) in Ihre Textverarbeitung exportieren.

Kalender: Künstler – alle O.-Karten sind nach Künstlern erfasst und geben einen

Termin-Überblick über die nächsten Jahre. Veranstalter – alle O.-Karten sind nach Veranstaltern erfasst und geben

einen Termin-Überblick über die nächsten Jahre. Dokumente: Hier können die diversen Konzertunterlagen für den Ausdruck aufgerufen

werden: Vertrag, Provisions-Rechnung, Honorar-Zahlung, Programme. Weitere Möglichkeiten, für diese Dokumente Druckaufträge zu erteilen, sind im weiteren Verlauf den Handbuches erklärt.

Dokumentvorlagen (rtf-Dateien):

Zu den den Dokumenten gibt es Dokumentvorlagen (rtf-Dateien), die Sie selbst an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können selbst das Layout (Schriften, Ränder etc.) verändern oder beispielsweise auch Ihr Logo als Kopf einfügen. Auf Wunsch können wir für Sie nach wie vor Layout-Veränderungen anfertigen. Am Ende dieses Handbuches finden Sie ein gesondertes Kapitel mit allen Informationen zu den rtf-Dateien.

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Werkzeugleiste

Gehen Sie mit dem Maus-Cursor auf die Symbole. Auf Ihrem Bildschirm erscheint die entsprechende Funktion dieses Symbols.

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Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen

���� Dieser Pfeil ���� gibt Ihnen immer wichtige allgemeine

Zusatzinformationen für das Arbeiten mit Rokoko – bitte diese

Hinweise aufmerksam lesen! � Die Angabe „Klicken“ bezieht sich immer auf die linke Maustaste. Die Angabe

„Wählen Sie“ bezieht sich gleicher Weise auf das Anklicken mit der linken Maustaste.

� Zur optimalen Darstellung der Masken auf Ihrem Bildschirm nutzen Sie die in Windows gebräuchlichen Möglichkeiten zur Darstellung eines Vollbildes oben rechts. � Grundsätzlich gilt: Wenn Sie per Maus mit dem Cursor auf einen Menüpunkt gehen, wird dieser mit blauem Balken markiert. Durch Klicken mit der linken Maustaste öffnen Sie immer Ihren gewählten Menüpunkt. � Bewegen Sie sich bei der Daten-Eingabe von Feld zu Feld am besten mit der Tab-Taste oder mit der Maus. � Grundsätzlich schließen Sie ein Fenster:

- per Doppelklick auf das Symbol oben links ihres Fensters - per Einfachklick auf das Symbol oben links und „schließen“ - einmal klicken auf das X oben rechts Ihres Fensters � Wenn neben einem Eingabefeld ein 6 auftaucht, werden Ihnen nach Anklicken diverse Optionen angeboten, z.B. Währungen, Ordner bei den Werken o.ä. Sie können diese Optionen anklicken und damit komfortabel in das Eingabefeld einfügen, können aber statt dessen auch eine manuelle Eingabe vornehmen. � Wenn Sie in einer Datenbank die Übersicht aller eingegeben Datensätze sehen,

können Sie die Sortierung der Liste ändern, um Datensätze schnell zu finden. Sie klicken einfach die Überschrift der Spalten, wie z.B. in der Veranstalterdatei Krz oder Kennung 1 – 2 – 3, Firma, Postleitzahl, Ort, Land an – je nach Ihrer Wahl wird die Sortierung vorgenommen.

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� Auch „Filter“ erleichtern Ihnen die Suche nach einzelnen Datensätzen. Klicken Sie z.B. in der Veranstalterliste „Filter“ an, geben Sie Ihre Einschränkung der Suche ein, und bestätigen Sie „� OK“. Die eingegebenen Filter lassen sich durch Anklicken von „Filter löschen“ wieder entfernen.

� KRZ heißt immer Kürzel.

Das Kürzel dient dazu, eine Vielzahl von Datensätzen in der O.-Karte und in weiteren Formularen einfügen zu können. Würde immer der komplette Datensatz in das Formular aufgenommen werden, umfassten die Formulare mehrere Seiten, und wären dann nicht mehr auf einen Blick überschaubar.

� Das Kürzel muss immer eindeutig einem Datensatz zugeordnet werden

können! Das bedeutet, das zwei verschiedene Datensätze nicht mit dem

gleichen Kürzel versehen werden dürfen.

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� Sie sollten sich ein System der Kürzel überlegen, bevor Sie Ihre

Datensätze eingeben! Die Wahl des Kürzels unterliegt immer Ihrer eigenen

Wahl. Obwohl Sie sich in der O.-Karte, in der das Kürzel auf den ersten Blick Erscheint (bei Künstler, Saal und Werken) auch immer schnell den kompletten Datensatz ansehen können, sollte das Kürzel an sich schon erkennen lassen, welche Adresse (oder welches Werk) sich dahinter verbirgt. Einige Beispiele bzw. praktische Vorschläge: Datenbank Saal:

M.Gasteig München, Gasteig Ludbg.Schloss Ludwigsburg, Schloß Loh.Aula Gymnasium Lohne, Aula des Gymnsaisum

Genau so können Sie die Kürzel in den weiteren Adress-Datenbanken

vergeben. Bei Künstlern kann auch der Nachname als Kürzel genommen

werden.

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Datenbanken

Anlegen von Datenbanken:

ROKOKO 2002 bietet Ihnen unter „Stammdaten“ folgende Datenbanken an: - Künstler-Adressen - Veranstalter-Adressen - Agenten-Adressen - Saal-Adressen - Hotel-Adressen - Werke - Komponisten (Inhalt der Vollversion bereits 445 Komponisten mit Lebensdaten und

Kürzeln) - Kunden-Adressen (diese Datenbank nutzen Sie für alle Adressen, die Sie nicht in

o.g. Datenbanken einordnen möchten, oder z.B. für Abonnenten, Fans etc.)

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Adressen-Eingabe am Beispiel Künstler:

1. Wählen Sie „Stammdaten“ 2. Wählen Sie „Künstler“ 3. Wählen Sie „Neu“ 4. Füllen Sie das Formular aus – siehe nachfolgendes Muster – � Lesen Sie ggf. noch einmal die Hinweise auf verschiedene Möglichkeiten bei der

Vergabe des Kürzels (KRZ) im Kapitel „Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen“.

5. Speichern Sie den Datensatz mit „OK“.

� Hinter dem Button „Rückseite“ sind Masken hinterlegt, in denen Sie

Verfügbarkeiten, Sperrtermine etc. für den Künstler erfassen können, die auch im Kalender erscheinen.

Erläuterungen hierzu siehe Kapitel „Kalender-Zeiträume (Verfügbarkeiten)“

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Eingabe von Adressen Veranstalter, Agenten, Saal, Hotel und Kunden

� Die Eingabe und das Speichern von Veranstalter-Adressen, Agenten-Adressen,

Saal- und Hotel-Adressen ist genau so vorzunehmen, wie die Eingabe und das Speichern von Künstler-Adressen! � Lesen Sie ggf. noch einmal die Hinweise auf verschiedene Möglichkeiten bei der

Vergabe des Kürzels (KRZ) im Kapitel „Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen“.

� Wie Sie die drei Felder „Kennung“ in der Datei „Veranstalter“ ausfüllen, ist Ihrer Wahl überlassen. So können Sie z.B. dort eingeben, um welche Art der Veranstalter es sich handelt, z.B. K für Kammermusik, O für Oper, all für allgemeine Konzertreihen, am für Alte Musik, Presse, Fan etc.

� Ein Feld „Kennung“ ist auch in der Datei „Kunden“ vorgesehen, z.B. für

Notizen wie Abonnent, Vereinsmitglied etc. � Die Eingabe einer Kennung erleichtert Ihnen die differenzierte Selektion beim

Druck von Etiketten und Serienbriefen für Ihre Werbe-Aktivitäten. Muster Datensatz Veranstalter:

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Datensätze löschen – am Beispiel Künstler

1. Wählen Sie „Stammdaten“ 2. „Künstler“ � Bei Auswahl-Liste über das Feld „Suche Künstler“ muss der 1 Buchstabe in

Großschrift eingegeben werden (Mustermann nicht mustermann) 3. Klicken Sie die gewünschte Adresse(n*) an, die gelöscht werden sollen (wird blau

markiert). 4. Klicken Sie „löschen“ an. 5. Bestätigen Sie „ja“. � Das Löschen von Veranstalter-Adressen, Agenten-Adressen, Saal- und

Hotel-Adressen ist genau so vorzunehmen, wie das Löschen von

Künstler-Adressen!

� * Zum Markieren mehrerer Datensätze halten Sie beim Anklicken die Strg-Taste.

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Eingabe von Werken

1. Wählen Sie „Stammdaten“ 2. „Werke“

3. „Neu“ - die Datei öffnet sich 4. Füllen sie das Formular aus – siehe nach folgendes Muster 5. Feld Ordner: Mit 6 wählen Sie die Kategorie Ihres Werkes (1,2,3,4 oder 5 Musiker,

Orchester allein, Orchester + Solisten). Der Ordner erleichtert Ihnen später die Suche nach Werken, wenn diese Datei eine Vielzahl von Datensätzen enthält.

6. Gehen Sie auf das Feld Komponist: Prüfen Sie, ob der gewünschte Komponist

bereits in ROKOKO eingeben ist, indem Sie das „?“ anklicken. Suche des Komponisten entweder mit v am rechten Fensterrand oder per Filter (Beschreibung siehe „Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen“). Klicken Sie den gewünschten Komponisten an: er wird blau markiert.

7. Bestätigen Sie „ok“: der Komponist erscheint mit Lebensdaten und Kürzel in Ihrem

Datensatz Werke. 8. Sollte der gewünschte Komponist noch nicht vorhanden sein, wählen Sie „Neu“ und

geben den neuen Namen mit Lebensdaten und einem KRZ ein. � Nach diesem Kapitel „Eingabe von Werken“ finden Sie eine ausführliche

Beschreibung zur Eingabe von Komponisten. 9. Wiederholen Sie ab Punkt 7. 10. In Feld KRZ wird Ihnen das Kürzel des Komponisten vorgeschlagen. Nach dem

Punkt geben Sie eine sinnvolle Abkürzung für das Werk ein. Das Kürzel erscheint in Ihrer O.-Karte! (Zum Beispiel Beet.KlavSonCDop27 = Beethoven Klaviersonate C-Dur op. 27.) Mehrere Werke dürfen nicht mit dem gleichen Kürzel versehen sein!

11. Geben Sie den Titel des Werkes ein.

Sie haben 4 Felder für die Eingabe des Titels zur Verfügung. Die Anzahl der Zeichen pro Feld ist etwas kürzer als die Feldlänge. Wenn im Feld keine Zeichen mehr angenommen werden, führen Sie einfach Ihre Eingabe im nächsten Feld fort. Die Begrenzung stellt sicher, dass alle Titel-Angaben in Ihren O.-Karten und Verträgen übernommen werden.

12. Geben Sie Besetzung und Dauer ein (falls bekannt). 13. Geben Sie die Satzangaben (Sa) ein. 14. Speichern Sie den Datensatz mit „OK“.

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Eingabe von Komponisten

Die Datenbank Komponisten enthält bereits 445 Datensätze mit den Namen, Lebensdaten und Kürzeln gängiger Komponisten. Sollte ein Komponist noch nicht enthalten sein, geben Sie diesen wie folgt ein: 1. Wählen Sie „Stammdaten“ 2. „Komponist“. 3. „Neu“ 4. Vergeben Sie im Feld KRZ ein Kürzel für den Komponisten.

Prüfen Sie ggf. in der bestehenden Datei „Komponisten“, ob es das KRZ bereits gibt, welches Sie vergeben wollen.

5. Speichern Sie den Datensatz mit „OK“

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Anlegen von O.-Karten

� Muster-O.-Karte: auf dem Bildschirm

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� Muster-O.-Karte: im Druck

Konzertinformation Ausdruck per: 19.11.2001 08:56

Künstler: Johanna Musterfrau, Klavier

Ort/Saal/Datum: Lohne Aula Gymnasium Sonntag 10.03.2002 11:00 Uhr Lohne Aula Gymnasium Montag 11.03.2002 20:00 Uhr

Proben: Sa 09.03.2002 15:00 bis 19:00 im Saal So 10.03.2002 10:00 bis 10:30 Anspielprobe im Saal

Programm: Händel Chaconne G-Dur mit 21 Variationen HWV 435 aus: 6 Suites de pièces pour le clavecin Mendelssohn Variations sérieuses d-Moll op. 54 Debussy Images Livre I von Weber "Aufforderung zum Tanze" Rondo brillant Des-Dur op. 65 ** Pause ** Rachmaninoff 3 Préludes op. 32/12 gis Moll - Allegro op. 32/10 h-Moll - Lento op. 23/5 g-Moll - Alla marcia Ginastera Sonata para piano op. 22

Produktion: Partner: -- Hotel: Hotel Hopener Wald, Burgweg 16, 49393 Lohne Tel. 04442*3260 u. 9364-0 Fax 04442*9364-33 Anreise: 09.03.2002 Abreise: 12.03.2002 Zimmer: 1 EZ Preis: EUR 50,00 inkl. Frühstück

Honorar: EUR 8000 sonst. Vergütungen: Der Veranstalter zahlt die Hotelkosten Auszahlungsart: per Überweisung auf das Künstler-Konto

Kleidung: Bemerkungen: Am 10.3.02 ist der Saal den ganzen Nachmittag und Abend frei für Proben.

Der Flügel ist zum Probenbeginn am 9.3.01, 15.00 Uhr gestimmt, der Stimmer kommt um 19.00 Uhr noch mal zum Saal.

Reiseplan: 09.03.2002 09:00 bis 09.03.2002 10:30 LH 725 von München nach Bremen Der Veranstalter holt Sie am Flughafen ab. 09.03.2002 13:30 bis 09.03.2002 14:30 Interview mit der Regional-Zeitung Treffen im Hotel

Veranstalter: Verein zur Förderung der Meisterkonzerte e.V. Dinklager Str. 33, 49393 Lohne Tel. 04442*73367 + 0172*4265513 Fax 04442*73174 Kontakt 1: Cornelia Rothkegel-Hartke Tel. s.o. Kontakt 2: Ferdinand Hartke Tel. s.o. rothkegel-hartke@t-online.de

Agent: Privatsekretariat für Musiker Dinklager Str.33, 49393 Lohne Tel. 04442*73367 Fax 04442*73174 Kontakt 1: Cornelia Rothkegel-Hartke Tel. s.o. rothkegel-hartke@t-online.de

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Grundsätzliche Tipps und Hinweise zum Anlegen von O.-Karten:

� Im der Maske O.-Karte haben Sie über das Feld „?“ immer Zugriff auf die von

Ihnen bereits eingegebenen Datensätze der entsprechenden Datenbank. Diese werden durch Anklicken und „ok“ in die Felder der O.-Karte eingesetzt.

� Das Feld „...“ zeigt Ihnen den kompletten Datensatz an. � Bewegen Sie sich bei der Daten-Eingabe vorerst am besten mit der Tab-Taste

von Feld zu Feld. Wenn Ihnen die O.-Karte vertraut ist, ist natürlich auch Springen per Maus möglich.

� Damit Sie bei gut gefüllten Datenbanken schnell einen gewünschten Datensatz

finden, lesen Sie ggf. noch einmal den Hinweis auf „Sortieren“ und „Filter“ zu Beginn des Handbuches im Kapitel „Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen“.

� Wenn neben einem Eingabefeld ein 6 auftaucht, werden Ihnen nach Anklicken diverse Optionen angeboten, z.B. Land des Konzertortes und Währungen. Sie können diese Optionen anklicken und damit komfortabel in das Eingabefeld einfügen, können aber statt dessen auch eine manuelle Eingabe vornehmen. O.-Karte neu anlegen

� Legen Sie sich ggf. die Seite: „Muster-O.-Karte auf dem Bildschirm“ in Kopie

auf Ihrem Arbeitsplatz und nehmen Sie diese bei der Eingabe Ihrer ersten O.-Karte zur Orientierung zur Hand.

1. Wählen Sie „O.-Karte“ 2. „neu“: Das Formular öffnet sich

Erfassen Sie die Konzertdetails, die Ihnen schon bekannt sind: 3. Künstler eingeben: Wählen Sie aus der schön geöffneten Liste der

Künstlerstammdaten den gewünschten Datensatz: mit linker Maustaste blau markieren, „ok“ (oder per Doppelklick); oder geben Sie über den Button „Neu“ ein, falls der Künstler noch nicht in der Datenbank enthalten ist.

4. Land eingeben: Mit 6entweder Länderliste öffnen und das entsprechende Land

durch Anklicken einfügen, oder manuelle Eingabe. � Es empfiehlt sich, das Land immer einzugeben, um später korrekte

Auswertungen zu ermöglichen, z.B. zeige alle Konzerte (z.B. eines Künstlers) im Land X.

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5. Geben Sie Konzertort(e), Daten, Zeit, Saal wie folgt ein: + anklicken, das Eingabefenster öffnet sich 6. Konzertort eingeben 7. Datum eingeben mit TTMMJJ � kein Punkt zwischen TTMMJJ � Eingabe auch über den Kalender möglich, der durch Anklicken

(15-Symbol) geöffnet wird

8. Uhrzeit eingeben � aus 20 „Tab“ wird 20:00 � nicht volle Uhrzeiten wie z.B. 20:30 mit Doppelpunkt eingeben

9. Saal eingeben: Klicken Sie bei Saal in dem Eingabefeld das „?“ an - es werden

Ihnen alle bereits in der Datenbank Saal erfassten Säle in dem Konzertort genannt. Wähen Sie den gewünschten Datensatz: mit linker Maustaste blau markieren, „ok“ (oder mit Doppelklick) – oder geben Sie über den Button „Neu“ ein, falls dieser noch nicht in der Datenbank enthalten ist.

� Erfassen Sie ggf. weitere Konzerte, die mit dem gleichen Veranstalter,

Programm und Hotel stattfinden.

� Sie können beliebig viele Konzerte erfassen. Da auf dem Bildschirm immer nur 3 Konzerte auf einen Blick angezeigt werden können, erscheint in dem Kreis links neben dem Eingabefeld die Anzahl der eingegebenen Konzerte. Diese Zahl macht Sie aufmerksam, dass Sie ggf. mit den Pfeilen rechts in diesem Feld auf- und abscrollen, um sich alle eingegebenen Konzerte anzusehen.

� Nachträglich ein Konzert einfügen:

Klicken Sie den Dateneintrag an, vor dem etwas ergänzt werden soll, und wählen Sie dann das [+]. Der neue Datensatz wird nun vor dem vorher markierten Datensatz eingefügt. Wenn Sie nach einem Eintrag ein weiteres, letztes Konzert einfügen wollen, klicken Sie die letzte leere Zeile an, in die mit [+] Ihr neuer Eintrag ergänzt wird. Dieses gilt für alle Ergänzungen bei Konzertterminen, Proben und

Programm / Werken.

9. Veranstalter eingeben: Klicken Sie das „?“ an und wählen Sie den gewünschten

Datensatz: mit linker Maustaste markieren, „ok“ (oder per Doppelklick) 10. Agent eingeben: Klicken Sie das „?“ an und wählen Sie den gewünschten

Datensatz: mit linker Maustaste markieren, „ok“ (oder per Doppelklick) 11. Probentermin, Datum, Zeit, Probenort wie folgt eingeben:

„+“ anklicken: das Eingabefenster öffnet sich

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12. Proben-Datum eingeben mit TTMMJJ � kein Punkt zwischen TTMMJJ � Eingabe auch über den Kalender möglich, der durch Anklicken

(15-Symbol) geöffnet wird; der Kalender öffnet sich mit dem Datum, für das das erste Konzert erfasst wurde.

13. Uhrzeit eingeben � aus 20 „Tab“ wird 20:00 � nicht volle Uhrzeiten wie z.B. 20:30 mit Doppelpunkt eingeben 14. Probenangaben als Text eingeben. Wenn die Textzeile nicht ausreicht, ggf. „s. Bemerkungen eingeben“ – das Feld „Bemerkungen“ stellt unbegrenzt Zeilen

zur Verfügung. Da auf dem Bildschirm immer nur 2 Zeilen auf einem Blick angezeigt werden können, erscheint in dem Kreis links neben dem Eingabefeld die Anzahl der eingegebenen Zeilen. Diese Zahl macht Sie aufmerksam, dass Sie ggf. mit den Pfeilen rechts in diesem Feld auf- und abscrollen, um sich alle eingegebenen Zeilen anzusehen.

� Nachträglich eine Probe einfügen:

Klicken Sie den Dateneintrag an, vor dem etwas ergänzt werden soll, und wählen Sie dann das [+]. Der neue Datensatz wird nun vor dem vorher markierten Datensatz eingefügt. Wenn Sie nach einem Eintrag eine weitere, letzte Probe einfügen wollen, klicken Sie die letzte leere Zeile an, in die mit [+] Ihr neuer Eintrag ergänzt wird. Dieses gilt für alle Ergänzungen bei Konzertterminen, Proben und

Programm / Werken.

15. Programm eingeben: Sie haben die Möglichkeit, ein Programm mit beliebig

vielen Werken und Pause einzugeben. Da auf dem Bildschirm immer nur 6 Werke auf einem Blick angezeigt werden können, erscheint in dem Kreis links neben dem Eingabefeld die Anzahl der eingegebenen Werke. Diese Zahl macht Sie aufmerksam, dass Sie ggf. mit den Pfeilen rechts in diesem Feld auf- und abscrollen, um sich alle eingegebenen Werke anzusehen.

16. „+“ anklicken: die Liste der eingegebenen Werke öffnet sich � Um das gewünschte Werk schnell zu finden, sortieren Sie z.B. nach

Komponisten-Name, Titel 1 oder Ordner oder geben Sie den Komponisten-Namen im Feld „Suche Komponist“ ein oder grenzen Sie durch „Filter“ die Anzeige ein.

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� Nachträglich Werke in ein Programm einfügen:

Klicken Sie den Dateneintrag an, vor dem etwas ergänzt werden soll, und wählen Sie dann das [+]. Der gewählte Datensatz wird nun vor dem vorher markierten Datensatz eingefügt. Wenn Sie nach einem Eintrag ein weiteres, letztes Werk einfügen wollen, klicken Sie die letzte leere Zeile an, in die mit [+] Ihr neuer Eintrag ergänzt wird. Dieses gilt für alle Ergänzungen bei Konzertterminen, Proben und

Programm / Werken.

Geben Sie so alle Werke ein.

17. Klicken Sie (Doppel-Klick) das Feld „Pause“ nach dem Werk an, nach dem die

Pause geplant ist. Es erscheint �.

18. Angabe wählen, ob das Konzert mitgeschnitten wird, eine Rundfunk- oder CD-Produktion stattfindet. Die Angabe Produktion „ja“ meint eine reine Produktion ohne Konzert. Diese Angabe wird im Künstlerkalender farbig anders erscheinen, als ein Konzert.

19. Geben Sie ggf. Partner ein.

20. Hotel eingeben: Klicken Sie das „?“ an. Es werden Ihnen automatisch nur die Hotels gezeigt, die in dem vorab genannten Konzertort als Datensatz vorhanden sind.

� Falls der Künstler nicht im Konzertort wohnen wird, können Sie eine

größere Hotelauswahl über „Filter“, „Filter löschen“, „OK“ anzeigen. 21. Gewünschtes Hotel mit linker Maustaste blau markieren und „OK“ (oder per

Doppelklick).

22. Daten für An- und Abreise eingeben mit TTMMJJ � kein Punkt zwischen TTMMJJ � Eingabe auch über den Kalender möglich, der durch Anklicken

(15-Symbol) geöffnet wird. Der Kalender steht auf dem Datum des ersten Konzert.

23. Geben Sie Hotel-Preis, Währung (6), Zimmerart, Zusätzliches

(Optionen 6) ein.

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24. Geben Sie Honorar (ohne Punkt und Komma) und Währung (Optionen 6) ein. Die Standardeinstellung ist Euro – der entsprechende DM-Betrag wird zur Information noch angezeigt.

� Geben Sie die Währung über das Auswahlfenster 6 ein. � Häufig in Deutschland üblich, wird für Künstler ein Brutto-Honorar

verhandelt. Deshalb wird auch bei den Provisions-Rechnungen und Honorar-Zahlungen, die Sie mit Rokoko erstellen, ein Brutto-Honorar zugrunde gelegt. Sollten Sie Netto-Honorare angeben, empfiehlt sich, dies z.B. unter „Bemerkungen“ zu notieren.

25. Geben Sie „Sonstige Vergütungen“, „Auszahlungsart“, „Kleidung“ und

„Bemerkungen“ ein. 26. Erfassen von Terminen im „Reiseplan“ – dieser sog. Reiseplan kann auch für

andere Zwecke, z.B. für die Planung von Interview-Terminen etc. verwendet werden. ���� Wählen Sie in der Maske O.-Karte den Button

[Reiseplan] ���� Wie beim Anlegen von Konzertterminen und Proben, gibt es am rechten

Maskenrand folgende Buttons: [+] = neuen Termin einfügen [- ] = Termin löschen [?] = bestehenden Termin verändern

���� Wählen Sie [+]: Ein grünes Eingabe / Änderungsfenster erscheint

���� Das Datum des 1. Konzertes der O.-Karte erscheint, dieses Datum kann geändert werden.

���� Geben Sie die Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende des Termines ein.

Achtung: Vorher haben Sie Konzertzeit und Probe immer mit einem

Doppelpunkt getrennt, sobald der Konzertbeginn nicht zur vollen Stunde

ist (z.B. 20:30). Bei den Uhrzeiten hier im Reiseplan, muss der

Doppelpunkt nicht extra eingegeben werden, aber immer die Minuten,

auch wenn eine volle Uhrzeit erfasst werden soll (z.B. 09:00).

���� zusätzlich können Sie noch einen Vorgang (z.B. Flug Hamburg –

München) sowie Bemerkungen erfasst werden (Abholung am Flughafen, Gepäckservice etc.)

���� bestätigen Sie mit [OK], wenn Sie alle Eingaben erfasst haben.

���� Wenn Einträge verändert oder gelöscht werden soll: Das gewünschte Datenfeld

anklicken; das Feld erscheint in gelber Farbe, und mit [+], [-] und [?] können alle Änderungen vorgenommen werden.

27. O.-Karte speichern mit „� OK“.

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Besonderheit des Buttons „Notiz“:

� Eine mit „� OK“ gespeicherte O.-Karte erscheint in gelber Farbe im

Kalender. Wenn Sie Angaben zu Konzerten oder Produktionen zwar im Kalender erfassen wollen, aber diese z.B.: nur als Information für Sie, da Sie das Konzert nicht selbst abwickeln, sondern ein Manager im Ausland, können Sie dieses als „Notiz“ in grauer Farbe im Kalender markieren: Klicken Sie das Button „Notiz“ an, der dann heller erscheint.

� Genauso können auch Konzerte erfasst werden, zu denen es schon

Vorschläge zu Terminen, Programmen, Honorar etc. gibt, die aber noch nicht fest vereinbart sind. Wenn aus dieser Notiz später eine definitive O.-Karte werden soll, wird die „Notiz“ durch Anklicken wieder „ausgeschaltet“.

O.-Karte öffnen 1. Wählen Sie „O.-Karte“, „öffnen“ – oder das Symbol in der Werkzeugleiste 2. Eine Liste mit allen angelegten O.-Karten erscheint nach Konzertdaten sortiert.

� Sie können die Liste durch den „Filter“ oder durch Eingabe des Künstlernamens im Feld „Suche Künstler“ einschränken. Bei Auswahl-Liste über das Feld „Suche Künstler“ muss der 1 Buchstabe in Großschrift eingegeben werden (Mustermann nicht mustermann). Bei Suche Datum kann das gewünschte Konzertdatum (schnell über den Kalender) eingegeben werden.

und/oder die Sortierung der Liste ändern, um Datensätze schnell zu finden:

Sie klicken einfach die Überschrift der Spalten (Künstlername, Konzertort etc. an und je nach Ihrer Wahl wird die Sortierung der Liste vorgenommen.

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� Auch „Filter“ erleichtern Ihnen die Suche nach einzelnen Datensätzen. Klicken Sie z.B. in der Veranstalterliste „Filter“ an, geben Sie Ihre Einschränkung der Suche ein, und bestätigen Sie „OK“. Die eingegebenen Filter lassen sich durch Anklicken von „Filter löschen“ wieder entfernen.

3. Markieren Sie die gewünschte O.-Karte mit linker Maustaste blau,

dann Button „Bearbeiten“ anklicken – die O.-Karte wird geöffnet (oder per Doppelklick).

4. Sie können die O.-Karte nun bearbeiten:

ergänzen, korrigieren, kopieren, auf der Rückseite (s. Kapitel „Rückseite der O.-Karte“) Auswertungen vornehmen wie z.B. einen Vertrag vorbereiten, ein druckfertiges Programm erstellen, Provisions-Rechnungen und/oder Honorarauszahlungen erstellen.

� Sie können O.-Karten auch über den Kalender öffnen – siehe Kapitel

„Kalender“.

O.-Karte speichern

Mit Anklicken des Buttons „� OK“ speichern Sie eine O.-Karte: 1. Wenn sie neu angelegt ist und auch 2., wenn Sie Änderungen und/oder Ergänzungen vorgenommen haben. � Besonderheit des Buttons „Notiz“:

Eine mit „� OK“ gespeicherte O.-Karte erscheint in gelber Farbe im Kalender. Wenn Sie Angaben zu Konzerten oder Produktionen zwar im Kalender erfassen wollen, aber diese z.B.: nur als Information für Sie, da Sie das Konzert nicht selbst abwickeln, sondern ein Manager im Ausland, können Sie dieses als „Notiz“ in grauer Farbe im Kalender markieren: Klicken Sie das Button „Notiz“ an, der dann heller erscheint. Genauso können auch Konzerte erfasst werden, zu denen es schon Vorschläge zu Terminen, Programmen, Honorar etc. gibt, die aber noch nicht fest vereinbart sind. Wenn aus dieser Notiz später eine definitive O.-Karte werden soll, wird die „Notiz“ durch Anklicken wieder „ausgeschaltet“.

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O.-Karte kopieren

� Wenn Sie

für mehrere Künstler (Kammermusikpartner) für ein Konzert jeweils eigene O.-Karten anlegen, die nur in wenigen Details voneinander abweichen (Künstlername, ggf. Honorar, Hotel o.ä)

oder

ein Künstler im Rahmen einer Tournee mit immer den gleichen Partnern und Programm konzertiert, und nur die Konzertorte, Daten, Säle und Hotels voneinander abweichen

empfiehlt es sich, die erste bereits angelegte O.-Karte zu kopieren, und nur die sich jeweils ändernden Konzertdetails entsprechend anzupassen.

1. Öffnen Sie die bereits angelegte O.-Karte, die Sie kopieren möchten. 2. Klicken Sie den Button „Kopieren“ an. Nun haben Sie bereits eine neue O.-Karte

angelegt. 3. Ändern Sie alle Details, die in der Ihnen jetzt bereits vorliegenden Kopie

verändert werden müssen. 4. Speichern Sie die neue O.-Karte mit „� OK“ O.-Karte drucken

1. Öffnen Sie die O.-Karte, die Sie drucken möchten. 2. Klicken Sie den Button „Drucken“ an: Das Dokument O.-Karte öffnet sich.

Sie können das Dokument nun wie einen Text bearbeiten (Block markieren, Fett, unterstrichen, kursive Schrift), Textblöcke verschieben, Schriften verändern etc.

3. Klicken Sie das Symbol des Druckers an, oder „Datei / Drucken“ den Button

„Drucken“ � Unter dem Menüpunkt „Datei“ können Sie auch mit „speichern unter“ dieser

O.-Karte auch einen beliebigen Dateinamen geben und im Verzeichnis „Rokoko 2000“ speichern (oder in einem anderen, von Ihnen gewünschten Verzeichnis).

Von Ihrer Textverarbeitung aus, können Sie diese Datei in den Verzeichnissen

„Programme“, „Rokoko 2000“, „Dateiname = der von Ihnen bei Speichern gewählte“ öffnen – und dort wie all Ihre anderen Dokumente bearbeiten.

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O.-Karte(n) löschen

1. Wählen Sie „O.-Karte“ 2. „Öffnen“: Es erscheint die Liste aller O.-Karten. 3. Klicken Sie die zu löschende O.-Karte an. 4. Wählen Sie „löschen“, bestätigen Sie „ja“. O.-Karte(n) archivieren

1. Wählen Sie „O.-Karte“ 2. „Öffnen“: Es erscheint die Liste aller O.-Karten. 3. Klicken Sie die zu archivierende O.-Karte an. 4. Wählen Sie „In das Archiv“, bestätigen Sie „ja“. Archivierte O.-Karten einsehen / bearbeiten

1. Wählen Sie „O.-Karte“ 2. „Öffnen“ 3. Klicken Sie oben rechts den Button „Archiv“ an: Es erscheint die Liste mit allen

archivierten O.-Karten. � Sie können die archivierten O.-Karten jetzt wie gewohnt öffnen, bearbeiten,

löschen und kopieren. Wenn Sie eine archivierte O.-Karte kopieren, und als neue O.-Karte in die aktuelle O.-Kartenliste einfügen wollen, können Sie dies mit dem Button „Aus dem Archiv“.

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Die „Rückseite der O.-Karte“

� Allgemeine Informationen:

Auf der „Rückseite“ einer O.-Karte können Sie den Ablauf der Konzertorganisation dokumentieren, indem Sie das Datum von einzelnen Tätigkeiten wie z.B. Biographien oder Fotos verschickt / erhalten notieren.

Sie können jede einzelne Tätigkeit durch Anklicken des kleinen Quadrates in der Fenstermitte markieren, dann wird automatisch das aktuelle Datum eingesetzt – es braucht nicht manuell eingegeben zu werden. Erledigte Tätigkeiten werden so abgehakt. Selbstverständlich können Sie Daten auch über den Kalender eingeben, der sich öffnet, wenn Sie das 6anklicken. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, folgende Dokumente zu erzeugen: - Vertrag - druckfertiges Programm (= Programm mit Satzangaben) - O.-Karte - Provisions-Rechnung - Blanko-Rechnung - Honorar-Zahlung Eine detaillierte Anleitung zum Drucken der o.g. Schriftsätze finden Sie in den Kapiteln: Vertrag drucken, Programm drucken, O.-Karte drucken, Provisions-Rechnung drucken, Blanko-Rechnung drucken, Honorar-Zahlung drucken.

26

Sie öffnen die Rückseite einer O.-Karte wie folgt:

1. Öffnen Sie die O.-Karte, bei der Sie die Rückseite einsehen möchten. 2. Klicken sie den Button Rückseite an: Das Fenster „Rückseite der O.-Karte“

öffnet sich. oder 1. Markieren Sie in der Liste O.-Karte: Öffnen die gewünschte O.-Karte und

klicken dann den Button „Rückseite“ an. Ausdruck der Rückseite der O.-Karte

Die Rückseite der O.-Karte lässt sich ausdrucken, damit schneller überprüft werden kann, wo z.B. ein Vertrag noch nicht erstellt ist, oder Bio + Foto noch nicht verschickt sind etc. Wählen Sie in der Liste aller O.-Karte eine (oder markieren Sie mehrere) und klicken

Sie dann den Button [Rückseiteninfo] an. ���� Hier haben Sie dann die Wahl, sich die Rückseite(n) der O.-Karte(n) anzusehen,

oder zu drucken. ���� Beispiel drucken: Klicken Sie [OK] an.

Vor der nächsten Wahl von [OK] lässt sich bei den Eigenschaften z.B. noch schneller Druck einstellen.

���� Hinweis: es wird immer eine O.-Karten-Rückseite auf ein Blatt gedruckt.

Bei größerer Anzahl von zu druckenden Rückseiten empfiehlt sich daher eine schnellere Druck-Einstellung (z.B. econofast).

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Vertrag

Erstellen und drucken

� Siehe nachfolgendes Vertragsbeispiel im Druck. � Der folgende Vertrag ist nur als Textbeispiel zu betrachten. Sie können - den Vertragstext grundsätzlich ändern – hierzu siehe Beispiel für Textänderungen im Anhang - das Beispiel unverändert für Ihre Vertragserstellung nutzen, - jedes einzelne Dokument wie in Ihrer Textverarbeitung verändern (Zeilenfall, Schriften etc.) 1. Öffnen Sie die O.-Karte, zu der Sie einen Vertrag drucken möchten. 2. Prüfen Sie, ob möglichst viele Konzertdetails (Konzertbeginn, Saal, Programm

etc.) in der O.-Karte enthalten sind. Je vollständiger die Angaben in der O.-Karte sind, um so umfassender wird Ihr Vertrags-Ausdruck.

3. Klicken sie den Button Rückseite an: Das Fenster „Rückseite der O.-Karte“

öffnet sich. 4. Fügen Sie in der Zeile Vertragsnummer die Ihnen gebräuchliche Nummerierung

ein (oder lassen Sie dieses Feld frei). 5. Klicken Sie das Feld „...“ an: Das Zusatzfenster zum Vertrag öffnet sich. 6. Ergänzen Sie manuell das „Honorar in Worten“. 7. Ergänzen Sie ggf. sonstige Vergütungen (diese sollten eigentlich in der O.-Karte

genannt sein, und werden dann auch automatisch in dieser Zeile übernommen). 8. Ergänzen Sie ggf. Bemerkungen - zum Beispiel:

Stimmhöhe Flügel a‘ = 443 Hz. Der Pianist benötigt einen Notenwender. Der Veranstalter stellt dem Künstler 5 Freikarten zur Verfügung etc.

9. Klicken Sie in der Zeile „Ausl.-Steuer“ das 6 an und wählen Sie eine der beiden

Optionen zum Steuerabzug. 10. Klicken Sie in der Zeile „MWST“ das 6 an und wählen Sie eine der 5 Optionen

zum Steuerabzug.

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� Die diversen Möglichkeiten zu Steuerabzügen und Gerichtsstand (s. 12.) erscheinen in diesem Fenster nur in Kurzform, werden aber im Vertrags-Druck in ganzen Sätzen ausformuliert.

11. Tragen Sie den gewünschten Gerichtsstand ein. 12. Klicken Sie eine der Vertrags-Ausführungen an:

- mit Künstler - mit Veranstalter - Ablage

� Hier ist für den Vertragstext eingerichtet, dass 3 verschiedene Vertrags-

Exemplare gedruckt werden: a) für den Künstler – wird vom Veranstalter unterzeichnet

b) für den Veranstalter – wird vom Künstler unterzeichnet c) für die Agentur-Ablage Der Vertrag öffnet sich. Sie können den Vertrag nun wie andere Texte wie gewohnt bearbeiten, drucken und ggf. unter einem neuen Namen speichern (und dann aus Ihrer Textverarbeitung heraus öffnen, und von dort aus wie jedes andere Dokument weiter bearbeiten). � Wenn Sie Änderungen im Vertrags-Text eingeben, empfiehlt sich, dieses

Dokument unter neuem Namen zu speichern, da nach dem Schließen immer wieder von der O.-Karte das Grundformular geöffnet wird.

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Vertrags-Beispiel im Druck

Abschluss-Schein

Nr. 401 für die Akten des Künstlers

1. Künstler/Ensemble Johanna Musterfrau

2. Veranstalter Verein zur Förderung der Meisterkonzerte e.V. Dinklager Str. 33 49393 Lohne

3. Ort, Saal, Datum Lohne Aula Gymnasium So. 10.03.2002 11:00 Uhr Lohne Aula Gymnasium Mo. 11.03.2002 20:00 Uhr

4. Probentermine 09.03.2002 15:00 - 19:00 im Saal 10.03.2002 10:00 - 10:30 Anspielprobe im Saal

5. Programm Händel Chaconne G-Dur mit 21 Variationen HWV 435 aus: 6 Suites de pièces pour le clavecin, Suite Nr. 2 Mendelssohn Variations sérieuses d-Moll op. 54 Debussy Images Livre I von Weber "Aufforderung zum Tanze" Rondo brillant Des-Dur op. 65 ** Pause ** Rachmaninoff 3 Préludes op. 32/12 gis Moll - Allegro op. 32/10 h-Moll - Lento op. 23/5 g-Moll - Alla marcia Ginastera Sonata para piano op. 22

6. Partner --

7. Honorar EUR 8.000,00 in Worten achttausend Euro

8. sonst. Vergütungen Der Veranstalter zahlt die Hotelkosten.

9. Das Honorar ist dem Künstler/Ensemble am 1. Werktag nach dem Konzert zu überweisen. Anderslautende Vereinbarungen bedürfen der schriftlichen Absprache.

10. Diese Veranstaltung (oder die Proben hierzu) darf in keiner Weise von Radio oder Fernsehen oder privaten Aufnahmegeräten ohne schriftliche gegenseitige Vereinbarung aufgenommen werden. Eine diesbezügliche Vereinbarung gilt nur für eine einmalige Rundfunk- oder Fernsehübertragung und nur für den mit Namen angegebenen Sender. Jede weitere Relais-Sendung, Platten- oder Bandaufnahme oder Wiederholung etc. Bedarf einer besonderen schriftlichen Vereinbarung.

11. GEMA-, Materialgebühren, Aufführungstantiemen und Beiträge zur Künstlersozialversicherung gehen zu Lasten des Veranstalters.

12. Von dem Honorar ist die Lohnsteuer für Ausländer nicht abzuziehen.

13. Dem Künstler/Ensemble ist die Mehrwertsteuer nicht vom Honorar abzuziehen. Der Künstler/Ensemble führt die Mehrwertsteuer selbst ab.

14. Für alle aus dem Vertrag entstehenden Rechtsstreitigkeiten ist das Amts-/Landgericht in Vechta zuständig.

15. Der Künstler/das Ensemble verpflichtet sich, Monate vor dem genannten Engagement nicht aufzutreten in

16. Bemerkung: Ein Steinway-D-Flügel steht zur Verfügung. Die Künstlerin hat Anspruch auf 4 freie Künstlerkarten. Ort Datum Veranstalter

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Das druckfertige Programm

Mit „druckfertigem Programm“ wird in ROKOKO 2002 das Konzertprogramm mit Komponisten-Namen, Lebensdaten, Werktiteln und Satzangaben bezeichnet. Je vollständiger Sie diese Angaben in der Datei „Werke“ eingegeben haben, um so umfassender sind die Angaben des druckfertigen Programms. Programm

Erstellen und drucken

1. Öffnen Sie die O.-Karte, zu der Sie das Programm drucken möchten. 2. Klicken sie den Button Rückseite an: Das Fenster „Rückseite der O.-Karte“

öffnet sich. 3. Klicken Sie in der Zeile „druckf. Programm“ das Feld „Drucken“ an. Das Dokument Programm öffnet sich. Sie können das Programm nun wie andere Texte wie gewohnt bearbeiten, drucken und ggf. unter einem neuen Namen speichern (und dann aus Ihrer Textverarbeitung heraus öffnen, und von dort aus wie jedes andere Dokument weiter bearbeiten).

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Provisions-Rechnungen

Erstellen und drucken

1. Öffnen Sie die O.-Karte, zu der Sie eine Provisions-Rechnung erstellen möchten. 2. Klicken sie den Button Rückseite an: Das Fenster „Rückseite der O.-Karte“

öffnet sich. 3. Klicken Sie in der Zeile „Provisions-Rechnung“ das Feld „...“ an: Das

Zusatzfenster zur Provisions-Rechnung öffnet sich. 4. Tragen Sie eine Rechnungs-Nummer Ihrer Wahl ein. Bei der nächsten

Rechnungsnummer wird automatisch plus 1 addiert. � Wenn Sie ein ausländisches Honorar als Berechnungsgrundlage für Ihre

Provisions-Rechnung in DM / Euro haben und den Wechselkurs erfassen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

- Kurs anklicken - Kursfaktor eingeben - Kursdatum eingeben 5. Geben Sie Ihren Provisions-Satz ein. 6. Geben Sie den MWST-Satz ein, der für diese Rechnung gültig ist. � Sobald Sie die Eingabe-Felder für Provision und MWST verlassen, werden die

Summen Euro berechnet. � Unter „Bemerkungen a“ und „Bemerkungen b“ können Sie Texte eingeben, die

auf der Rechnung erscheinen sollen, wie z.B. unter a) Ihre Zahlungsbedingungen und unter b) Ihre Bankverbindung.

7. Klicken Sie das Feld „Drucken“ an. Das Dokument Provisions-Rechnung öffnet sich. Sie können das Rechnungsformular nun wie andere Texte wie gewohnt bearbeiten, drucken und ggf. unter einem neuen Namen speichern (und dann aus Ihrer Textverarbeitung heraus öffnen, und von dort aus wie jedes andere Dokument weiter bearbeiten).

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Honorar-Zahlung

Erstellen und drucken

1. Öffnen Sie die O.-Karte, zu der Sie ein Dokument Honorar-Zahlung erstellen

möchten. 2. Klicken sie den Button Rückseite an: Das Fenster „Rückseite der O.-Karte“

öffnet sich. 3. Klicken Sie in der Zeile „Honorar-Zahlung“ das Feld „...“ an:

Das Zusatzfenster zum Dokument Honorar-Zahlung öffnet sich. 4. Tragen Sie eine Rechnungs-Nummer Ihrer Wahl ein. � Wenn Sie ein ausländisches Honorar als Berechnungsgrundlage für Ihre

Provisions-Rechnung in Euro haben und den Wechselkurs erfassen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

- Kurs anklicken - Kursfaktor eingeben - Kursdatum eingeben 5. Prüfen Sie, ob Sie folgende Abzüge vornehmen müssen (MWST,

Einkommenssteuer für Ausländer, Solidaritäts-Zuschlag), und geben Sie ggf. den entsprechenden %-Satz ein.

� Sobald Sie die Eingabe-Felder für die o.g. Abzüge verlassen, werden die

Summen in DM und Euro berechnet. 6. Falls zusätzliche Zahlungen oder Abzüge (der Betrag muss dann mit einem

Minuszeichen vor der Zahl eingegeben werden) zu erfassen sind, geben Sie diese in den folgenden Feldern ein.

� Unter „Bemerkungen“ können Sie Texte eingeben, die auf der Rechnung erscheinen sollen. 7. Bei Barauszahlung: Fügen Sie das Datum in das entsprechende Feld ein.

Bei Banküberweisung: Klicken Sie das Feld „Überweisung“ an – dann erscheint die Bankverbindung, die in den Stammdaten des Künstlers gespeichert ist.

8. Klicken Sie das Feld „Drucken“ an. Das Dokument Honorar-Zahlung öffnet sich. Sie können das Formular nun wie andere Texte wie gewohnt bearbeiten, drucken und ggf. unter einem neuen Namen speichern (und dann aus Ihrer Textverarbeitung heraus öffnen, und von dort aus wie jedes andere Dokument weiter bearbeiten).

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Blanko-Rechnung

���� Vorbereitung

Mit einer Blanko-Rechnung erstellen Sie – im Gegenteil zu Honorarabhängigen Provisions-Rechnungen - Rechnungen mit variablen Posten, wie z.B. für Porto-/Telefon-Auslagen, Schreibarbeiten und ähnliches. Wie auch bei den Provisions-Rechnungen erhalten Sie das Formular einer Blanko-Rechnung über die Rückseite einer O.-Karte. Da eine Blanko-Rechnung in der Regel aber unabhängig von einem Konzert erstellt wird, legen Sie sich hierfür eine extra O.-Karte an: 1. Wählen Sie „O.-Karte“ 2. „neu“: Das Formular öffnet sich. 3. Künstler eingeben: Klicken Sie das „?“ an und wählen Sie den gewünschten

Datensatz: mit linker Maustaste blau markieren, „ok“ 4. Geben Sie als Konzertort z.B. „Blanko“ ein � Wenn Sie kein Konzertdatum eingeben, erscheint diese O.-Karte immer als erste

in Ihrer Liste aller O.-Karten – und ist somit schnell zu finden. Sie können natürlich auch ein fiktives Konzertdatum eingegeben.

5. O.-Karte speichern mit „� OK“. Blanko-Rechnung

Erstellen und drucken

� Voraussetzung: Sie haben wie vorab unter „Blanko-Rechnung / Vorbereitung“ beschrieben eine O.-Karte „Blanko“ angelegt. 1. Öffnen Sie die Blanko O.-Karte, des Künstlers, dem Sie eine Blanko-Rechnung

erstellen möchten. 2. Klicken sie den Button Rückseite an: Das Fenster „Rückseite der O.-Karte“

öffnet sich. 3. Klicken Sie in der Zeile „Blanko-Rechnung“ das Feld „...“ an: Das

Zusatzfenster zur Blanko-Rechnung öffnet sich. 4. Tragen Sie eine Rechnungs-Nummer Ihrer Wahl ein.

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5. Wählen Sie, ob die Rechnungsbeträge in Euro oder in DM stehen. 6. Klicken Sie die erste Textzeile an und wählen Sie mit 6 einen vorgegebenen

Text aus oder geben Sie den Text frei ein. 7. Gehen Sie auf das Feld „Betrag“ und geben Sie den DM-Wert ein. � Wenn Sie dieses Feld mit der Tab-Taste verlassen, wird eine neue Textzeile

geöffnet.

� Durch Anklicken der Spalten + und – lassen sich Textzeilen einfügen und löschen.

5. Geben Sie den MWST-Satz ein, der für diese Rechnung gültig ist. � Sobald Sie das Eingabe-Feld für die MWST verlassen, werden die Summen in

DM und Euro berechnet. � Unter „Bemerkungen a“ und „Bemerkungen b“ können Sie Texte eingeben, die

auf der Rechnung erscheinen sollen, wie z.B. unter a) Ihre Zahlungsbedingungen und unter b) Ihre Bankverbindung.

7. Klicken Sie das Feld „Drucken“ an. Das Dokument Provisions-Rechnung öffnet sich. Sie können das Rechnungsformular nun wie andere Texte wie gewohnt bearbeiten, drucken und ggf. unter einem neuen Namen speichern (und dann aus Ihrer Textverarbeitung heraus öffnen, und von dort aus wie jedes andere Dokument weiter bearbeiten).

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Der Kalender

Unter dem Menüpunkt „Kalender“ können Sie sich in Jahresübersichten alle Konzerte anzeigen lassen: - im Kalender „Künstler“ werden alle Aktivitäten eines Künstlers angezeigt. - im Kalender „Veranstalter“ werden alle Aktivitäten eines Veranstalters angezeigt. � Wenn Sie den Kalender aufgerufen haben, besteht auch die Möglichkeit, von hier aus O.-Karten zu öffnen und zu bearbeiten. � Wenn Sie Routine im Arbeiten mit ROKOKO 2002 haben, werden Sie für sich entscheiden, ob Sie Ihre O.-Karten vorrangig über die Menüpunkte „O.-Karte“, „öffnen“ oder über den Kalender öffnen werden. Kalender öffnen

1. Wählen Sie „Kalender“ 2. Wählen Sie „Künstler“ oder „Veranstalter“ a) – Künstler: 1. Klicken Sie den Künstler an, dessen Kalender Sie einsehen möchten. Durch

Anklicken von „� OK“ (oder Doppelklick) erscheint der Kalender des Künstlers mit allen Daten, die per O.-Karte erfasst sind.

2. Durch Anklicken der Pfeile oben links v wählen Sie das zur Ansicht

gewünschte Jahr. 3. Gehen Sie mit dem Cursor auf ein beliebiges Datumsfeld: Wochentag und

Datum werden unten rechts auf dem Bildschirm angezeigt. Die dazugehörige Kalenderwochen (KW) erscheint am oberen Bildschirmrand neben den Pfeilen zur Jahreswahl.

4. Gehen Sie auf ein farbiges Konzertfeld: Am unteren Bildschirmrand werden

Konzertdetails aus der O.-Karte angezeigt: Wochentag, Datum, Ort, Konzertzeit, Probenzeiten.

� Mit Doppelklick auf diesem Datums-Feld öffnen Sie die O.-Karte, und können

nun alle Konzertinformationen einsehen, ändern, Ergänzungen vornehmen etc.

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b) – Veranstalter: 1. Klicken Sie den Veranstalter an, dessen Kalender Sie einsehen möchten. Durch

Anklicken von „� OK“ (oder Doppelklick) erscheint der Kalender des Veranstalters mit allen Daten, die per O.-Karte erfasst sind.

� Wenn Sie ausschließlich als Veranstalter ROKOKO 2000 nutzen, haben Sie

i.d.R. nur Ihre eigene Adresse als Veranstalter eingegeben – es erscheint dann also auch nur ein Veranstalter.

2. Durch Anklicken der Pfeile oben links v wählen Sie das zur Ansicht

gewünschte Jahr. 3. Gehen Sie mit dem Cursor auf ein beliebiges Datumsfeld: Wochentag und

Datum werden unten rechts auf dem Bildschirm angezeigt. Die dazugehörige Kalenderwochen (KW) erscheint am oberen Bildschirmrand neben den Pfeilen zur Jahreswahl.

4. Gehen Sie auf ein farbiges Konzertfeld: Am unteren Bildschirmrand werden

Konzertdetails aus der O.-Karte angezeigt: Wochentag, Datum, Ort, Konzertzeit, Probenzeiten.

� Mit Doppelklick auf diesem Datums-Feld öffnen Sie die O.-Karte, und können

nun alle Konzertinformationen einsehen, ändern, Ergänzungen vornehmen etc.

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Kalender-Zeiträume (Verfügbarkeiten)

in denen Künstler - nicht verfügbar sind - Säle frei - Urlaubszeiten berücksichtigt werden müssen können im Kalender in den Stammdaten Datei „Künstler“ oder – für Veranstalter – in den Stammdaten „Veranstalter“ markiert werden. Sie können Tage oder Zeiträume markieren und mit folgenden Projektnamen markieren: - Tournee - Sperrzeit - freie Termine - Urlaub � Die Eingabe von O.-Karten ist den o.g. Projekten übergeordnet! Das heißt, das O.-Karten eingegeben werden können (und im Kalender entsprechend markiert werden), obwohl einer der vorab genannten Zeiträume eingegeben wurde. Das bedeutet beispielsweise:

- dass ein Agent/Künstler in einem frühen Planungsstadium einen Zeitraum für eine Tournee markiert, aber erst später für diesem Zeitraum O.-Karten eingibt;

- dass ein Künstler eigentlich seinen Urlaub geplant hat, in diesem aber doch ein Konzert annimmt;

- dass ein Veranstalter zwar die Ferienzeiten (Urlaub) in seiner Region für seine Konzertplanungen notiert, er aber z.B. ein Sonderkonzert in solch einer Periode veranstaltet.

Verfügbarkeiten in den Kalender eintragen

Für die Eingabe von den Perioden „freie Termine“, „Tournee“, „Urlaub“ und „Sperrzeit“ gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie „Stammdaten“ 2. Wählen Sie „Künstler“ oder „Veranstalter“ 3. Klicken Sie den Künstler oder Veranstalter an, in dessen Kalender Sie die o.g.

Zusatzinformationen eintragen möchten: blaue Markierung 4. Bestätigen Sie „Bearbeiten“. 5. Klicken Sie am unteren Bildrand den Button „Rückseite“ an: Das Fenster

„Rückseite“ öffnet sich.

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6. Durch Anklicken der Pfeile oben links v wählen Sie das gewünschte Jahr. 7. Klicken Sie „Termin neu“ an 8. Geben Sie in den sich oben öffnenden Datenfelder „Datum vom“ und „Datum

bis“ den Zeitrahmen ein mit TT.MM (der Punkt muss nicht eingegeben werden, nach 2 Ziffern wird er automatisch eingefügt).

9. Wählen Sie mit 6 die Projektart, die Sie durch Anklicken und Tab-Taste in das

Textfeld einfügen. � Geben Sie durch Anklicken von „Termin neu“ weitere Eintragungen ein.

10. Bestätigen Sie die Eingabe(n) mit „ok“. 11. Schließen Sie die Fenster „Rückseite“ und „Künstler“ bzw. „Veranstalter“. Die eingetragenen Markierungen erscheinen im Kalender des Künstlers bzw. des Veranstalters. Verfügbarkeiten im Kalender löschen / ändern

Für das Löschen von in den Kalender eingetragenen Perioden „freie Termine“, „Tournee“, „Urlaub“ und „Sperrzeit“ gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie „Stammdaten“ 2. Wählen Sie „Künstler“ oder „Veranstalter“ 3. Klicken Sie den Künstler oder Veranstalter an, in dessen Kalender Sie die o.g.

Zusatzinformationen eintragen möchten: blaue Markierung 4. Bestätigen Sie „Bearbeiten“. 5. Klicken Sie am unteren Bildrand den Button „Rückseite“ an: Das Fenster

„Rückseite“ öffnet sich. 6. Durch Anklicken der Pfeile oben links v wählen Sie das gewünschte Jahr. 7. Klicken Sie die Datenzeile an, in der Sie Änderungen (= Bearbeiten) vornehmen

wollen, oder die Sie löschen wollen.

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8. Klicken Sie „Termin bearbeiten“ oder „Termin löschen“ an.

9. Bestätigen Sie die Eingabe(n) mit „ok“. 10. Schließen Sie die Fenster „Rückseite“ und „Künstler“ bzw. „Veranstalter“. Die eingetragenen Markierungen erscheinen jetzt nicht mehr im Kalender des Künstlers bzw. des Veranstalters. Listendruck von O.-Karten (Konzertdaten) bzw. statistische Auswertung

In Form von Listen können Sie sich eine Vor- oder Rückschau über alle eingegeben O.-Karten ausdrucken lassen. Hierbei kann sowohl nach Künstlern, Konzertzeiträumen, Veranstaltern und Konzertorten differenziert werden, als auch - je nach Verwendungsbedarf der Liste - nach der Fülle der Angaben in 4 verschiedenen Listen mit Angaben aus der O.-Karte: Liste aktueller O.-Karten drucken

1. Wählen Sie „O.-Karte“ und „öffnen“. � Es werden alle eingegebenen O.-Karten chronologisch aufgelistet. Sortieren Sie

für Ihre Liste beispielsweise alternativ nach Künstlern, Konzertort oder Veranstalter.

� Selektieren Sie ggf. über „Filter“, falls nur die O.-Karten eines Künstlers, eines

bestimmten Konzertzeitraumes oder eines Konzertortes in der Liste erfasst werden sollen. Bestätigen Sie die Eintragungen im Fenster „Filter“ mit „� OK“.

2. Markieren Sie die aufzulistenden O.-Karten entweder mit Strg + linke Maustaste

oder mit Shift + �. 3. Klicken Sie den Button „Okartenliste“ an.

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4. Wählen Sie durch Anklicken in dem Auswahlfenster, welche Details der O.-

Karte in der Liste genannt werden sollen.

5. Klicken Sie das Feld „Drucken“ an. Das Dokument Liste öffnet sich. Sie können diese Liste nun wie andere Texte wie gewohnt bearbeiten, drucken und ggf. unter einem neuen Namen speichern (und dann aus Ihrer Textverarbeitung heraus öffnen, und von dort aus wie jedes andere Dokument weiter bearbeiten).

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Liste archivierter O.-Karten drucken als Information und zur statistischen

Auswertung

� Mit einer Auflistung archivierter O.-Karten erhalten Sie z.B. für Steuerunterlagen eine Auflistung von Konzertorten und –Honoraren, oder für Ihre Statistik eine Übersicht, welcher Künstler wann wo konzertiert hat.

� Aus den archivierten O.-Karten können Sie sich mit dieser Funktion auch

ausdrucken lassen, welcher Künstler welches Programm wo gespielt hat. 1. Wählen Sie „O.-Karte“ und „öffnen“. 2. Klicken den Button „Archiv“ an. Verfahren Sie jetzt genau so weiter wie im vorherigen Kapitel „Liste aktueller O.-Karten drucken“ beschrieben in den Punkten 2. – 5.

Export von Stammdaten in Ihre Textverarbeitung

zur weiteren Bearbeitung als Liste, Serienbrief oder Etikett

� Falls nur eine Adresse in die Textverarbeitung exportiert werden soll, gehen Sie

wie folgt vor - Beispiel Veranstalter: 1. Klicken Sie „Stammdaten“ an. 2. Klicken Sie „Veranstalter“ an.

Klicken Sie den gewünschten Datensatz mit der rechten Maustaste an: Es öffnet sich ein Fenster „In die Zwischenablage kopieren“. Dieses Fenster mit der linken Maustaste anklicken.

Sie fügen diese Adresse in ein Textverarbeitungs-Dokument ein, indem Sie dort gleichzeitig die Tastenkombination Strg V betätigen. Es wird die Adresse mit Tel. und Fax und Briefanrede eingefügt.

Beispiel Serienbrief an Veranstalter � Alle weiteren Einzel- oder Serienbriefe und Adressenlisten mit Stammdaten der

Datenbanken Künstler, Agent, Saal, Hotel und Kunden sind genau so durchzuführen.

1. Klicken Sie „Stammdaten“ an. 2. Klicken Sie „Veranstalter“ an. � Es werden alle eingegebenen Veranstalter nach Kürzel sortiert aufgelistet.

Sortieren Sie für Ihre Liste beispielsweise alternativ nach Kennung, Firma, PLZ, Ort oder Land.

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� Selektieren Sie über „Filter“, falls nur ausgewählte Veranstalter (eines Ortes oder eines PLZ-Bereiches) als Serienbrief erfasst werden sollen. Bestätigen Sie die Eintragungen im Fenster „Filter“ mit „� OK“.

Wenn Sie alle Datensätze (z.B. Veranstalter) exportieren wollen, klicken Sie [Alle] an, wenn Sie vorher einzelne Datensätze für den Export markiert haben, klicken Sie [Markierte] and.

Tipp: Wenn Sie einzelne Markierungen wieder aufheben wollen, klicken Sie den gewünschten Datensatz mit Strg + linke Maustaste an: Aus dem � vor der Datenzeile wird ein � = die Markierung ist aufgehoben.

3. Klicken Sie den Button „Export“. 4. Notieren Sie sich ggf. das Verzeichnis (Speichern in:) oder wählen Sie an

anderes Verzeichnis, wohin die Datensätze exportiert werden sollen.

Der Dateiname wird vorgegeben, z.B. „Veranstalter“, wenn Sie Datensätze aus den Stammdaten Veranstalter gewählt haben. Die Grundeinstellung ist Speichern in : Eigene Dateien Dateiname: Veranstalter.lst

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5. Klicken Sie „Speichern“ an: die Daten werden exportiert. � In der von Ihnen genutzten Textverarbeitung stehen Ihnen, wenn Sie die dort

üblichen Funktionen zu Serienbriefen und Etiketten anwenden, alle Feldnamen der exportierten Rokoko-Datei zur Verfügung. Sie können also die Felder für Adressen, Anreden, Gruß etc. individuell zusammenstellen.

Beispiel für Einfügen von Seriendruckfeldern in Word:

� Statt eines Einzel- oder Serienbriefes können Sie sich so auch diverse Listen

erstellen, wie z.B.: - Liste Veranstalter nur mit Fax und e-Mail Adresse - Liste Veranstalter nur mit Bemerkungen - Liste Veranstalter nur mit Kennung 1 (und/oder 2 + 3)

� Genau so können Sie sich beispielsweise auch eine Übersicht aller eingegebenen Werke drucken, oder selektiert alle Werke von Beethoven für 1 Instrument, o.ä.

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Datensicherung

ROKOKO 2002 speichert die Daten in den Verzeichnissen „Rokoko2002Daten“ (Grundeinstellung bei Lieferung) In der Regel bei Einzelplatz-Versionen auf Laufwerk C: und bei Netzwerk-Versionen auf dem Netzwerk-Laufwerk, z.B. F:. Sicher Sie regelmäßig Ihre Daten mit dem Datensicherungsprogramm: � Menü [O.-Karte], dort [Datensicherung / Rücksicherung]

� Wählen Sie [Datensicherung] bzw. [Datenrücksicherung]

� [Sichern]

� Das Verzeichnis für die Sicherung steht auf C:\Eigene Dateien

Es empfiehlt sich, immer oder von Zeit zu Zeit ein anderes Sicherungsmedium zu wählen (Diskette, CD, Streamer), damit Daten verfügbar sind, wenn die Festplatte defekt ist!

� [Speichern] � [Beenden], wenn die Sicherung abgeschlossen wurde. Datenrücksicherung

Bei der Rücksicherung werden Sie auch wie o.g. durch das Programm geführt. Sie haben hier die Möglichkeit, alle oder nur einzelne Dateien zurückzusichern. Programm beenden

Wenn Sie Ihre Arbeit mit ROKOKO 2000 beenden wollen 1. Wählen Sie „O.-Karte“ und „Ende“ oder „F10“.

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Dokumentvorlagen (rtf-Dateien) Rokoko 2002

Dokument Vorlagen verändern – am Beispiel einer O.-Karte

Zu den allen Dokumenten gibt es Dokumentvorlagen, die Sie selbst an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie können selbst das Layout (Schriften, Ränder etc.) verändern oder beispielsweise auch Ihr Logo als Kopf einfügen. Auf Wunsch können wir für Sie nach wie vor Layout-Veränderungen anfertigen. Beispiel O.-Karte:

Öffnen Sie im den Texteditor von Rokoko2002 oder in Word (c:\Programme\Rokoko2002): Es erscheinen alle Dokument-Vorlagen als rtf-Dateien. Tipp: Speichern/Kopieren Sie das Word-Dokument [f_okarte.rtf] unter einem anderen

Namen, damit Sie ggf. auf das Originaldokument zurückgreifen können. Öffnen Sie das Word-Dokument [f_okarte.rtf] und nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen wie gewohnt mit Word-Befehlen vor (Schriftarten und –größen verändern, Logo einfügen, Seitenränder verändern etc.). Bitte beachten Sie: � Wenn Sie Schriftgrößen verändern, müssen Sie ggf. auch Tabulatoren und

Zeilenumbrüche anders gestalten. � die Bildschirmwiedergabe dieser rtf-Dateien ist nicht immer identisch mit dem Druckbild. Hier müssen Sie eventuell etwas probieren. Speichern Sie Ihr geändertes Dokument [f_okarte.rtf]. Rokoko2002 greift auf dieses Dokument zu – die Änderungen müssen hier vorgenommen werden sein. Wenn Sie im Netzwerk arbeiten: � Da jeder Arbeitsplatz seine eigenen rtf-Dateien hat, müssen Veränderungen auf

jeden Rechner kopiert werden. Oder – wenn gewünscht – können auch unterschiedliche Dokumente an den jeweiligen Arbeitsplätzen eingerichtet werden.

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Beschreibung aller RTF – Druckvorlagen f_Okartenliste.rtf

Zeile 1: Anzahl der zu druckenden Zeilen pro Seite (Muss unbedingt

enthalten sein! Wenn zusätzliche Leerzeilen, z.B. zwischen

Proben / Programm / Partner etc. eingegeben werden, muss diese Zahl

um die Anzahl der neuen Zeilen verringert werden, da hier angegeben

wird, in welcher Zeile die Fusszeile (Firmenhinweis) gedruckt wird.)

<<Kunstname>> Künstler: Vorname, Name, Profession <<KDatum>> <<KOrt>> <<KUhrzeit>> <<KSaal>> <<KReiseplan>>

Konzertorte mit Datum, Uhrzeit und Saal

und / oder Reiseplan mit Bemerkung

Proben: <<proben1>> Probendatum <<proben2>> Zeit von – bis und Bemerkung Programm: <<programm1>> Komponistname mit Werk

<<programm2>> Titel oder Pause

Partner: <<partner1>> <<partner2>> Partner Veranstalter: <<Veranstalter1>> Firma1 + Firma2 <<Veranstalter2>> Strasse, PLZ, Ort, Tel, Fax, eMail

Agent: <<Agent1>> Firma1 + Firma2

<<Agent2>> Strasse, PLZ, Ort, Tel, Fax, eMail Hotel: <<Hotel1>> Firma1 + Firma2

<<Hotel2>> Strasse, PLZ, Ort, Tel, Fax, eMail

Honorar: <<Einheit>> <<Honorar>> Honorareinheit, Honorar

Sonstiges: <<Sonstiges>> Sonstiges

Kleidung: <<Kleidung>> Kleidung

Bemerkung <<Bemerkung1>> <<Bemerkung2>> Bemerkung

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f_Druckfertig.rtf

Druckfertiges Programm

<<Kuenstler>>

<<Ort/Saal>>

<<Tab1>> <<Tab2>> <<Tab3>>

<<Kuenstler>> Künstler aus der Okarte – Künstlerstammdaten <<Ort/Saal>> Konzertorte aus der Okarte <<Tab1>> Komponist und Datenangaben aus den Komponistenstammdaten <<Tab2>> Titel und Satzangaben aus den Werkestammdaten <<Tab3>> Besetzung und Dauer aus den Werkestammdaten

49

f_okarte.rtf

Ausdruck per: <<datum>>

Künstler: <<kuenstler>> Vorname, Name, Profession

Ort/Saal/Datum: <<ort1>> <<saal>> <<datum1>> Ort, Saal, Datum, Uhrzeit

<<ort1>> <<saal>> <<datum1>> Ort, Saal, Datum, Uhrzeit

Proben: <<proben>> Datum, Von – Bis, Bemerkung <<proben>> Datum, Von – Bis, Bemerkung

Programm: <<programm>> Komponist, Titel

<<programm>> Titel, Pause

Produktion: <<produktion>> Produktionszusatz

Partner: <<partner>> Partner

<<partner>> Partner Hotel: <<hotel1>> Name1,Name2,Strasse, PLZ,Ort <<hotel2>> Tel, Fax

<<hotel3>> Anreise, Abreise, Zimmer

Preis: <<hpreis>> Einheit, Preis Honorar: <<hon>> = <<honEUR>> € Honorar, Einheit

Honorar: <<hon>> = <<honXEUR>> € Honorar, Einheit sonst. Vergütungen: <<sonstV>> Sonstiges Auszahlungsart: <<ausz>> Auszahlungsart Kleidung: <<kleidung>> Kleidung Bemerkungen: <<bem>> Bemerkung

<<bem>> Bemerkung Reiseplan: <<Beginn>> <<Ende>> <<Dauer>> Beginn, Ende, Dauer

<<Vorgang>> Reisebezeichnung <<Reiseplan>> Reisebemerkung <<Beginn>> <<Ende>> <<Dauer>> Beginn, Ende, Dauer <<Vorgang>> Reisebezeichnung <<Reiseplan>> Reisebemerkung

Veranstalter: <<veran1>> Firma1, Firma2 <<veran2>> Strasse, PLZ, Ort <<veran3>> Telefon, Fax

<<veran4>> Kontakt1

<<veran5>> Kontakt2

Agent: <<agen1>> Firma1, Firma2

<<agen2>> Strasse, PLZ, Ort

<<agen3>> Telefon, Fax

<<agen4>> Kontakt1

<<agen5>> Kontakt

50

f_blanko.rtf

<<anrede>> Anrede

<<titel>><<vorname>> <<name>> Titel, Vorname, Nachname <<strasse>> Strasse = Adresse aus den

<<plz>> <<ort>> PLZ, Ort Künstlerstammdaten <<land>> Land

Rechnung Nr. <<rechnungsnummer>> <<datum>> Rechnungsnummer und

Druckdatum

<<bez> <<betrag>> <<FW>> <<betrEUR>> €

Bezeichnung der Position Betrag Fremdwährung Betrag

Euro __________________________________________________________________ Zwischensumme <<zsumme>> <<FW>> <<zsummeEUR>> €

Zwischensumme Fremdwährung

Zwischensumme Euro zzgl. <<mp>>% MwSt. <<mwst>> <<FW>> <<mwstEUR>> €

Mehrwertsteuersatz in % Mehrwertsteuer Fremdwährung

Mwst Euro __________________________________________________________________ Summe: <<summe>> <<FW>> <<summeEUR>> €

================================

Summe Fremdwährung Summe Euro

<<bemerkung1>> „Bemerkung a“ aus der Blankorechnung

<<bemerkung2>> „Bemerkung b“ aus der Blankorechnung

51

f_honor.rtf

<<anrede>> Anrede

<<titel>><<vorname>> <<name>> Titel, Vorname, Nachname

<<strasse>> Strasse Adresse aus den

<<plz>> <<ort>> PLZ, Ort Künstlerstammdaten

<<land>> Land

Honorar - Abrechnung Nr. <<rechnungsnummer>> <<datum>> Rechnungsnummer Rechnungsdatum

Konzert/e in: <<konzertort>> Konzertorte aus der Okarte Honorar <<honorarX>> Kurs: <<kurs>> vom <<kursdt>> Honorar Kursfaktor Kursdatum

Honorar: <<honorar>> <<FW>> <<honorarEUR>> €

Honorar Fremdwährung Honorar Euro

einbehaltene Mwst. <<mp>>% <<mwst>> <<FW>> <<mwstEUR>> €

einbehaltene Ausländersteuer <<as>>% <<auslst>> <<FW>> <<auslstEUR>> €

Lohnsteuer für Ausländer Fremdwährung Euro

davon Soli-Zuschlag <<so>>% <<soli>> <<FW>> <<soliEUR>> €

Soli- Zuschlag Fremdwährung Euro

<<ln>>________________________________________________________________

<<zsum>> <<FW>> <<zsumEUR>> €

Zwischensumme Fremdwährung Euro

Reisekosten laut Nachweis <<fest>> <<FW>> <<festEUR>> €

Fremdwährung Euro

Reisekosten km <<kmDM>> <<FW>> <<kmEUR>> €

Fremdwährung Euro

<<ko>> <<koDM>> <<FW>> <<koEUR>> €

Zusatzkosten aus der H. Zahlung Fremdwährung Euro

________________________________________________________________

Summe: <<summe>> <<FW>> <<summeEUR>> €

Summe Fremdwährung Summe Euro

===============================

<<bemerkung1>> Bemerkungen aus der Honorar Zahlung

<<zahlung>> Zahlungsart

Bank : <<bank>> Bank Banküberweisung Bankleitzahl: <<blz>> BLZ Kontonummer: <<konto>> Kontonummer

52

f_provis.rtf

<<anrede>> Anrede

<<titel>><<vorname>> <<name>> Titel, Vorname, Nachname <<strasse>> Strasse <<plz>> <<ort>> PLZ, Ort <<land>> Land aus den Künstlerstammdaten Rechnung Nr. <<rechnungsnummer>> <<datum>>

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum Konzert/e in: Konzertorte aus der Okarte

<<konzertort>> Honorar <<honorarX>> Kurs: <<kurs>> vom <<kursdt>> Honorar aus der Okarte Kursfaktor Kursdatum

Honorar: <<honorar>> <<FW>> <<honorarEUR>> €

Honorar Fremdwährung Honorar Euro

davon <<prz>>% Provision <<provision>> <<FW>> <<provisionEUR>> €

Provision in % Provision Fremdwährung Provision Euro

zzgl. <<mp>>% MwSt. <<mwst>> <<FW>> <<mwstEUR>> €

Mwst in % Mwst Fremdwährung Mwst Euro

________________________________

Summe: <<summe>> <<FW>> <<summeEUR>> €

Summe Fremdwährung Summe Euro

================================

<<bemerkung1>> Bemerkung

<<bemerkung2>> Bemerkunf

53

f_vertr.rtf

Abschluss-Schein

Nr. <<vertrnr>> <<oschrift>>

1. Künstler/Ensemble <<kuenstler>> Künstler aus den Künstlerstammdaten

2. Veranstalter <<veranstalter>> Veranstalter aus den Veranstalterstammdaten <<v_str>> <<v_ort>> 3. Ort, Saal, Datum <<ort>> <<saal>> <<datum>> <<zeit>> Konzertorte aus

<<ort>> <<saal>> <<datum>> <<zeit>> der Okarte

4. Probentermine <<probe>> Probendaten aus der Okarte

<<probe>> “” 5. Programm <<programm>> Programmdaten aus der Okarte <<programm>> “” 6. Partner <<partner>> Partner aus der Okarte <<partner>> “” 7. Honorar <<honorar>> <<honEUR>> <<inworten>> Honorar aus der

Okarte

8. sonst. Vergütungen <<sonstiges>> Sonstiges aus der Okarte

9. Das Honorar ist dem Künstler/Ensemble unmittelbar nach dem Konzert in bar auszuzahlen. Anderslautende

Vereinbarungen bedürfen der schriftlichen Absprache. 10. Diese Veranstaltung (oder die Proben hierzu) darf in keiner Weise von Radio oder Fernsehen oder privaten

Aufnahmegeräten ohne schriftliche gegenseitige Vereinbarung aufgenommen werden. Eine diesbezügliche Vereinbarung gilt nur für eine einmalige Rundfunk- oder Fernsehübertragung und nur für den mit Namen angegebenen Sender. Jede weitere Relais-Sendung, Platten- oder Bandaufnahme oder Wiederholung etc. Bedarf einer besonderen schriftlichen Vereinbarung.

11. GEMA-, Materialgebühren, Aufführungstantiemen und Beiträge zur Künstlersozialversicherung gehen zu

Lasten des Veranstalters. 12. <<auslstzahlung>> Ausländer-Steuerwahl aus dem Vertragsformular

13. <<mwstzahlung>> Mwstauswahl aus dem Vertragsformular 14. Für alle aus dem Vertrag entstehenden Rechtsstreitigkeiten ist das Amts-/Landgericht in

<<gerichtsstand>> zuständig. Gerichtsstand aus dem Vertragsformular 15. Der Künstler/das Ensemble verpflichtet sich, Monate vor dem genannten Engagement nicht aufzutreten in 16. Bemerkung <<bemerkung>> Bemerkungen aus dem Vertragsformular <<bemerkung>> “”

Ort Datum <<uschrift>>

54

Inhaltsverzeichnis Einführung............................................................................................ 1 Allgemeine Hinweise zum Arbeiten mit ROKOKO 2002

- Datenstruktur von ROKOKO 2002 ..................................................... 2 - Menüleiste............................................................................................ 3 - Werkzeugleiste..................................................................................... 4 Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen

- � ......................................................................................................... 5

- Klicken.................................................................................................. 5

- Fenster schließen.................................................................................... 5

- Optionen � ........................................................................................... 5

Sortierung ............................................................................................... 5

- Filter...................................................................................................... 6 - Kürzel / KRZ.......................................................................................... 6

- Auswahl - Vorschläge - Ändern

Datenbanken

- Datensätze anlegen................................................................................. 8 - am Beispiel „Künstler-Adressen“................................................... 9 - Eingabe Adressen Veranstalter, Agenten, Saal, Hotel, Kunde........ 10 - Datensätze löschen................................................................................. 11 - Werke eingeben..................................................................................... 12 - Komponisten eingeben........................................................................... 14 Organisations-Karten (O.-Karten)

- Muster-O.-Karte: auf dem Bildschirm.................................................... 15 - Muster-O.-Karte: im Druck................................................................... 16

Grundsätzliche Tipps und Hinweise zum Anlegen von O.-Karten...... 17

55

- O.-Karte - neu anlegen.................................................................................. 17 - Notiz .......................................................................................... 22 - öffnen.......................................................................................... 22 - speichern...................................................................................... 23 - kopieren....................................................................................... 24 - drucken........................................................................................ 24 - löschen......................................................................................... 25 - archivieren................................................................................... 25 - archivierte O.-Karten einsehen / bearbeiten.................................. 25 - Rückseite der O.-Karte - Allgemeine Informationen............................................................. 26 - öffnen........................................................................................... 27 - drucken........................................................................................ 27 Vertrag

- Erstellen und drucken............................................................................ 28 - Beispiel-Vertrag im Druck..................................................................... 30 Programm

- Erstellen und drucken............................................................................ 31 Provisions-Rechnung

- Erstellen und drucken ........................................................................... 32

Honorar-Zahlung

- Erstellen und drucken ........................................................................... 33

Blanko-Rechnung

- Vorbereitung ........................................................................................ 34 - Erstellen und drucken............................................................................ 34

56

Kalender

- Allgemeine Informationen...................................................................... 36 - öffnen - a) Künstler................................................................................... 36 - b) Veranstalter............................................................................. 37 - Zeiträume - allgemeine Informationen.............................................................. 38 - Verfügbarkeiten eintragen............................................................ 38 - Verfügbarkeiten löschen / ändern ................................................. 39 Listendruck von O.-Karten (bzw. statistische Auswertung)

- Allgemeine Informationen..................................................................... 40 - Liste aktueller O.-Karten drucken......................................................... 40 - Liste archivierter O.-Karten drucken..................................................... 42 Export von Stammdaten in die Textverarbeitung

zur weiteren Bearbeitung als Liste, Serienbrief oder Etikett

- Serienbrief / Einzelbrief / Etikett am Beispiel „Veranstalter“................... 42 Datensicherung

- Datensicherung / Datenrücksicherung .................................................... 45

Beenden von ROKOKO........................................................................ 45 Dokument-Vorlagen (rtf-Dateien)

- Vorlagen verändern am Beispiel O.-Karte.............................................. 46 Beschreibung aller RTF-Druckvorlagen

- O.-Kartenliste........................................................................................ 47 - druckfertiges Programm......................................................................... 48 - O.-Karte................................................................................................. 49 - Blanko-Rechung.................................................................................... 50 - Honorar-Abrechung ............................................................................... 51 - Provisions-Rechnung.............................................................................. 52 - Vertrag................................................................................................... 53 Inhaltsverzeichnis......................................................................................54 Index.........................................................................................................57

57

Index

A Adressen mit Briefen Verknüpfen - Serienbrief / Einzelbrief - Erstellen und drucken am Beispiel „Veranstalter“ ................ 42 Allgemeine Hinweise zum Arbeiten mit ROKOKO 2002 - Datenstruktur von ROKOKO 2002 .................................................. 2 - Menüleiste........................................................................................ 3 - Werkzeugleiste.................................................................................. 4 Allgemeine Tipps und Hinweise zum Bearbeiten von Vorgängen - � ................................................................................................ 5 - Klicken.............................................................................................. 5 - Fenster schließen................................................................................ 5 - Optionen � ...................................................................................... 5 - Sortierung ...................................................................................... 5 - Filter.................................................................................................. 6 - Kürzel / KRZ...................................................................................... 6

- Auswahl........................................................................................ 7 - Vorschläge...................................................................................... 7 - Ändern........................................................................................ 7

B Beenden von ROKOKO 2002 ............................................................. 45 Blanko-Rechnung - Vorbereitung....................................................................................... 34 - Erstellen und drucken.......................................................................... 34

D Datenbanken - Datensätze anlegen.............................................................................. 8 - am Beispiel „Künstler-Adressen“................................................ 9 - Eingabe Adressen Veranstalter, Agenten, Saal, Hotel, Kunden... 10 - Datensätze löschen.............................................................................. 11 - Werke eingeben................................................................................... 12

- Komponisten eingeben................................................................... 14 Datensicherung...................................................................................... 45 Datenstruktur von ROKOKO 2002 ....................................................... 2 Dokumentvorlagen ändern..................................................................... 46

E Einführung............................................................................................... 1 Export von Stammdaten in die Textverarbeitung ..................................... 42

58

F Fenster schließen...................................................................................... 5 Filter........................................................................................................ 6

H Honorar-Zahlung - Erstellen und drucken ........................................................................... 33

K Kalender - Allgemeine Informationen...................................................................... 36 - öffnen - a) Künstler.................................................................................... 36 - b) Veranstalter.............................................................................. 37 - Zeiträume - allgemeine Informationen.............................................................. 38 - Verfügbarkeiten eintragen............................................................ 38 - Verfügbarkeiten löschen / ändern ................................................ 39 Klicken.................................................................................................... 5 Komponisten eingeben............................................................................ 14 Kürzel / KRZ........................................................................................... 6

- Auswahl........................................................................................ 7 - Vorschläge........................................................................................ 7 - Ändern........................................................................................ 7

L Listendruck von O.-Karten (bzw. statistische Auswertung) - Allgemeine Informationen..................................................................... 40 - Liste aktueller O.-Karten drucken......................................................... 40 - Liste archivierter O.-Karten drucken..................................................... 42

M Menüleiste............................................................................................... 4 Muster-O.-Karte: auf dem Bildschirm...................................................... 15 Muster-O.-Karte: im Druck..................................................................... 16

N Notiz (O.-Karte / Kalender) .................................................................. 22

O Optionen � ............................................................................................ 5 Organisations-Karten (O.-Karten) - Muster-O.-Karte: auf dem Bildschirm.................................................... 15 - Muster-O.-Karte: im Druck................................................................... 16 - Grundsätzliche Tipps und Hinweise zum Anlegen von O.-Karten .......... 17

59

- O.-Karte - neu anlegen.................................................................................. 17 - Notiz .......................................................................................... 22 - öffnen.......................................................................................... 22 - speichern...................................................................................... 23 - kopieren....................................................................................... 24 - drucken........................................................................................ 24 - löschen......................................................................................... 25 - archivieren.................................................................................... 25 - archivierte O.-Karten einsehen / bearbeiten ................................. 25 - Rückseite der O.-Karte Allgemeine Informationen............................................................. 26 öffnen........................................................................................... 27 drucken........................................................................................ 27

P Programm - Erstellen und drucken............................................................................ 31 Provisions-Rechnung - Erstellen und drucken .......................................................................... 32

R Rückseite der O.-Karte - Allgemeine Informationen............................................................. 26 - öffnen........................................................................................... 27 - drucken........................................................................................ 27

S Serienbrief - Erstellen und drucken am Beispiel „Veranstalter“.................................. 42 Sortierung .............................................................................................. 5

V Vertrag - Erstellen und drucken............................................................................ 28 - Vertrags-Beispiel im Druck .................................................................. 30

W Werke eingeben....................................................................................... 12 Werkzeugleiste........................................................................................ 4