Wir heißen Sie recht herzlich willkommen!

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Wir heißen Sie recht herzlich willkommen!

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Kein Dokumentenmanagement-System?

Übertrieben???

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Wirklich keine Archivierungssoftware?

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Warum Dokumentenmanagement?

Beschleunigte Dokumentensuche

Optimierung von Arbeitsabläufen

Verbesserte Nachvollziehbarkeit

Reduktion von Papierarchiven

Senkung der Verwaltungskosten

Dokumentenmanagement hilft dabei, Ihr

Unternehmen im Wettbewerb zu stärken.

Vorteile eines DMS-Systems:

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Gründe für Dokumentenmanagement

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Gründe, die für Dokumentenmanagment sprechen

gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

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Gesetzliche Gründe für Archivierungspflicht

Zu Archivieren sind gemäß § 257 HGB unter anderem Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Buchungsbelege sowie insbesondere Handelsbriefe.

Handelsbriefe sind alle Dokumente, die ein Handelsgeschäft betreffen, dies beinhaltet auch E-Mails. Archivierungspflicht besteht somit also nicht für jede Art von E-Mails.

Als Unternehmer sind Sie dafür verantwortlich, dass alle per Gesetz zu archivierenden E-Mails auch tatsächlich archiviert werden.

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Mail Archivierung

E-Mails müssen nicht wegen ihres Charakters als Transportmedium, sondern auf Grund ihres Inhalts gespeichert werden.

E-Mails dokumentieren Geschäftstätigkeiten. Sie stehen in einem Zusammenhang mit Geschäftspartnern

und Geschäftsprozessen.

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Buchhaltungs- oder Archivsysteme GdPdU-konform?

GDPdU-Konformität von DV-Systemen kann nicht generell zertifiziert werden – nur Abnahme im Einzelfall ist möglich

Keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Gesetzeskonformität der verwendeten Hard- und Software

Ordnungsmäßigkeit von Verfahren im Rechnungswesen hängt von der Durchführung im Einzelfall ab

Quelle: BMF Referat IV A 7 Stand: 1. Februar 2005; Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

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Weshalb archivieren?


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Ausufernde Datenströme

Datenstrom 1997 Datenstrom 2007

Untergang von wichtigen und geschäftsrelevanten Daten

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Überhandnehmende Kosten

3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte wieder herzustellen.Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide (ISBN: 0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons)

Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert.Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies)

Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 % der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmensumsatzes.Quelle: Gartner (13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience)

Seit den 70er Jahren… hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert ist die Papierflut um 300 % angestiegen

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Was kosten Suchzeiten

Kosten von Suchzeiten:Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / StundeDurchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer ArbeitszeitKosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:

1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag

Kosten pro Monat: 120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro

Kosten pro Jahr:2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro

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Art der Korrespondenz

Email

Herkömmliche Post

Organisiert

Nichtorganisiert

90%

10%

Organisationsgrad Email-Ablage

• 80 % der heutigen Korrespondenz geschieht über Email• 10 % der Email-Ablage ist organisiert.

Wachsende Email-Korrespondenz

70 – 80 %

20 – 30 %

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Fehlende Organisation bei Email-Archivierung

Email-Ablage Email-Aufbewahrung

Email-Archivierung

Erfassung korrekt? Kontrolle möglich?

Keine Anweisung, wer Emails, die an mehrere Empfänger gehen, ablegt.Keine Kontrolle, ob Emails aufbewahrt werden oder nicht.Keine strukturierten Ablageordner.

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gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten, zentrale Datenhaltung bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Integration in Ihre bestehende EDV-Umgebung Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

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docuvita compact bringt Ordnung in Ihr Ablagesystem

docuvita compact Lösung

MS Officelokaler PC

Scan-Prozess

Zentraler Fax-

Server

Faxversand lokal

MS Officezentr.Server

Lokale Postfächer

Sonstige Datenquelle

n

ERP-System

Fachan-wendungen

Traditionelle Lösungen

Die elektronische Daten-Ablage muss dringend organisiert werden.Zentrale Verwaltung der einzelnen Datentöpfe.

Daten werden oft mehrfach gespeichert.Zentrale Datenhaltung vereinfacht die Datensicherung.

ERP-System

Zentraler Fax-Server

MS Office

zentr.

Server

MS O

ffice

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Faxversan

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Scan-Prozess

Lokale Postfächer

Sonstige Datenquellen

Fach-An-

wendunge

n

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Änderung der Investitionsziele

Investitionen bisher meist in strukturierte Datenhaltung, z.B. ERP, CRM, Warenwirtschaft

20 % der Daten sind strukturiert, z.B. Datenbanken, Warenwirtschaft

80 % der Daten sind unstrukturiert, z.B. MS Office, Mail strukturierte Daten sind im Griff größter Unternehmenswert in unstrukturierten

Informationssystemen, MS Office, Mails, Web

Business ValueDenn, so IDC, der größte Unternehmenswert liegt in unstrukturierten Informationssystemen, z.B. Office Dokumente, E-Mails, Web, Server, Groupware, Content Management.

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Integration in Ihre bestehende EDV Landschaft Ihr Haupt EDV-Programm bleibt das führende System docuvita stellt Verbindungen (Verknüpfungen) zwischen

den einzelnen Programmen her Integration in Office Programme, Word, Excel, Outlook

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gesetzliche Vorgaben wachsende Datenströme Kostenersparnis Standardisierung der Ablage Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten gezielte Vernichtung unwichtiger Daten bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

25IKT: Informations- und Kommunikationstechnologie

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Explizierbarkeit und Übertragung menschlichen Wissens

• Unterscheidung zwischen impliziten und explizitem Wissen

– Implizites Wissen: Erfahrungswissen – nicht artikuliert/artikulierbar; kontextspezifisch Beispiel: Wissen, wie man Verkaufsgespräche führt

– Explizites Wissen: Artikulierbar in Sätzen Beispiel: Beschreibung technischer Systeme, Wegbeschreibung,

Wissensdokumentation erfolgt durch Umwandlung von implizitem Wissen in explizites Wissen.

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Anforderungen an Wissensmanagement Vorhandenes Wissen verfügbar machen

Erhöhung der (Wissens-) Transparenz im Unternehmen

Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation

Bessere Entscheidungsfundierung

Steigerung der Kundenbindung

Verbesserte Produktentwicklung

Verkürzung der Markteinführung

Steigerung der Produktivität

Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit

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Wissen wächst

GesellschaftWissen verdoppelt sich zur Zeit alle fünf Jahre, während

die Hälfte davon in ca. drei Jahren wieder veraltet Forschung/Wissenschaft

Jede Minute entsteht eine neue chemische Formel, alle drei Minuten ein neuer physikalischer Zusammenhang, alle fünf Minuten eine neue medizinische Erkenntnis.

BeschäftigungIm Jahre 2002 arbeiteten vermutlich 85 % aller

Arbeitnehmer in den USA und rund 80 % aller Beschäftigten in Europa an wissensintensiven Arbeitsplätzen*.

WirtschaftDer Faktor Wissen macht heute durchschnittlich mehr als

60 % der Gesamtwertschöpfung eines Unternehmens aus. Es werden aber nur zwischen 20 % und 40 % des vorhandenen Wissenspotentials ausgeschöpft.

Quelle: TU München / Institut für Informatik, Prof. Dr. Donald, 2003

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Integrationsmöglichkeiten

Digitale Signatur

Nachweis für Unverfälschtheit von Dokumenten (Revisionssicherheit bei Abnahme durch Wirtschafts-prüfer)

Einzelsignatur

Scannen und manuelles Signieren von Dokumenten

Einbettung der Signatur in PDF

Massensignatur

Belegdruck aus ERP-System

in Zusammenarbeit mit

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GDPdU

Vorgeschichte: GDPdU und mehr ... Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

AusgangslageWirtschaft fordert Anerkennung papierloser elektronischer RechnungenFinanzverwaltung will dann elektronische Rechnungen und Buchhaltung auch elektronisch prüfen können

Resultate (Gesetze / Verordnungen)Änderung AO (Datenzugriff für die Finanzverwaltung)GDPdU und Fragenkatalog (Umsetzung AO-Änderung)Änderung UStG (elektronische Rechnungen)BMF-Schreiben vom 29.1.04 (u.a.: elektronische Rechnungen, Fax)

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digitale Signatur

Motive der Finanzbehörden Sicht der Behörden

Die „Papierwelt“ ist bekannt und wird beherrschtElektronische Daten / IT-Abläufe sind schwer zu durchschauen und zu kontrollierenElektronische Dokumente sind prinzipiell leicht und massenhaft manipulierbarNeuralgischer Punkt: Betrug beim VorsteuerabzugSchätzung: zweistellige Milliardenbeträge

FazitHöhere Anforderungen an elektronische Lösungen als an papierbasierte ProzesseNochmals höhere Anforderungen beim Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen

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digitale Signatur

Elektronische Rechnung: Gesetz Gesetzesformulierung (§ 14 UStG): „auf elektronischem

Weg übermittelten Rechnung“Zulässige Variante 1: mit Signaturqualifizierte elektronischer Signatur im Sinne des SigGd. H im Sinne des SigG: qualifizierte Signatur mit Anbieter-AkkreditierungZulässige Variante 2: EDI (Hier nicht behandelt)

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digitale Signatur

Rechnung per Fax: BMF-SchreibenQuelle: BMF-Schreiben vom 29.01.04 (Randziffer 23 und 24)

Zulässig:Standard-Telefax -> Standard-TelefaxAussteller muss Ausdruck in Papierform aufbewahrenEmpfänger muss Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahren

Bei allen anderen FormenStandard-Telefax -> Computer-Telefax / Fax-ServerComputer-Telefax / Fax-Server ->Standard-TelefaxComputer-Telefax / Fax-Server -> Computer-Telefax / Fax-Server

ist eine qualifizierte elektronische Signatur zwingend erforderlich!

Andernfalls wird die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug anerkannt!

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digitale Signatur

Ablauf der digitalen Signatur

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digitale Signatur

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Dokumentenmanagement

Word-Dokumente

Excel-Tabellen

Outlook-e-Mails

Powerpoint-Präsentationen

Digitale Fotos

Gescannte Dokumente(z.B. Eingangspost)

PDF-DateienNotepad-

Textdateien

Beliebige andere Anwendungen integrierbar

Automatisch importierte Dokumente (z.B. Rech-nungskopien direkt aus dem Warenwirtschafts-

Programm)

Was kann verwaltet werden?

Fax-Nachrichten

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docuvita compact

Benutzeroberfläche

Einfache Benutzerführung

Angelehnt an bekannte Benutzeroberflächen (Microsoft Outlook und Explorer), dadurch schnelle Akzeptanz

Die meisten Funktionen sind über das Hauptfenster zu erreichen.

Mehrsprachigkeit (DE, EN, FR, SP)

Weitere Sprachen durch Bereitstellung von Ressourcen-Dateien jederzeit integrierbar.

Deutsches Produkt, komplett in Deutschland entwickelt.

docuvita compact – die Anwendung

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docuvita compact

Benutzerverwaltung

Eigene Benutzerverwaltung

Benutzerauthentifizierung an NT-Domäne / Active Directory möglich

Benutzerauthentifizierung an

Fremdsystem mittels Daten-

provider möglich

Umfangreichere Sicherheits-funktionen wie Betriebssystem

Integration in bestehende Systeme


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docuvita compact


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Architektur

DatenbankPostgreSQL, MS SQL, Oracle

Dokumente und VolltextdatenWindows-Freigabe, Linux (Samba)

Date

n

Client-SchnittstellenMS Office, Scanner,

individuelle Schnittstellen

Client-AnwendungMS Windows-Plattform

(.NET-Framework)

Drittanbieter-Software ERP-Systeme, etc.

ImportprogrammMassenimport von

Daten und Dokumenten

Clie

nt

ApplikationsserverWindows (.NET)

Linux (mono)

ServicesLöschdienst,Volltextindex

Datenaustausch-API.NET Remoting,

ASP.NET Web Service

Serv

er

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Recht herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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