Wirkungsorientierte Projektplanung und Monitoring · Projekte steuern und Wirkung verbessern 5....

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1 Wirkungsorientierte Projektplanung und Monitoring Hinweise zur Antragstellung, Berichterstattung und Projektsteuerung im Förderbereich des BMZ (Programme der Entwicklungszusammenarbeit)

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Wirkungsorientierte Projektplanung

und Monitoring

Hinweise zur Antragstellung,

Berichterstattung und Projektsteuerung im

Förderbereich des BMZ (Programme der

Entwicklungszusammenarbeit)

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Input

Results Framework

2

Inhaltsübersicht

1. Hintergrund von Wirkungsorientierung

2. Wirkungsorientierte Projektplanung in der Praxis

3. Datenerhebung und Berichtslegung

4. Projekte steuern und Wirkung verbessern

5. Weiterführende Informationen

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Inhaltsübersicht

3

1. Hintergrund von

Wirkungsorientierung

▪ Wirkung von Projekten

▪ Terminologie

▪ Hintergrund und

internationale

Rahmenbedingungen

▪ Relevanz und Mehrwert von

Wirkungsorientierung

▪ Monitoring und Evaluation

2. Wirkungsorientierte

Projektplanung in der

Praxis

▪ Programmzyklus im DAAD

▪ Programm- und Projektebene

▪ Wirkungsorientierung in der

Antragstellung an den DAAD

▪ Ziele setzen

▪ Wirkungskette

▪ Programm-Wirkungsgefüge

▪ Vom Programm- zum

Projektziel

▪ Ziele messbar machen -

Indikatoren

▪ Vom Programm- zum

Projektindikator

▪ Projektplanungsübersicht

3. Datenerhebung und

Berichtslegung

▪ Über Wirkung berichten

▪ Webbasierte

Berichterstattung

▪ Kernelemente der

Berichterstattung

▪ Beispiel

4. Projekte steuern und

Wirkung verbessern

▪ Lernen, Steuern, Wirkungen

Verbessern

▪ Feedbackmechanismen –

Dialog mit dem DAAD

5. Weiterführende

Informationen

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Input

Results Framework

4

1. Hintergrund von Wirkungsorientierung

▪ Wirkung von Projekten

▪ Terminologie

▪ Hintergrund und internationale Rahmenbedingungen

▪ Relevanz und Mehrwert von Wirkungsorientierung

▪ Monitoring und Evaluation

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Wirkung von Projekten

5

Was meinen wir, wenn wir von Wirkung sprechen?

Im Kontext von wirkungsorientierter Planung und Monitoring spricht man immer dann von

Wirkung, wenn eine Maßnahme zu Veränderungen ...

bei der Zielgruppe (z.B. Studierende),

in deren Lebensumfeld und/oder

in der Gesellschaft insgesamt (z.B. verbesserte Umweltbedingungen) führt.

Die DAAD-Programmziele sind als erwartete kurz- und mittelfristige Wirkungen (Outcomes)

formuliert. Die langfristigen Wirkungen (Impacts) ergeben sich aus der DAAD-Strategie und

sind über ein Monitoring nicht mehr zu überprüfen.

Die geförderten Projekte tragen zur Erreichung der Programmziele bei, verfolgen aber je

eigene, spezifische Projektziele.

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Terminologie

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Im DAAD orientieren wir uns an der Terminologie des Development Assistance

Committee der Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD-

DAC), die sich über die Entwicklungszusammenarbeit hinaus als internationaler

Standard etabliert hat.

Impacts: Positive und negative, primäre und sekundäre Langzeiteffekte, die direkt oder

indirekt, beabsichtigt oder unbeabsichtigt durch eine Entwicklungsmaßnahme verursacht

werden.

Outcomes: Voraussichtlich oder tatsächlich erreichte kurz- und mittelfristige Wirkungen

der Outputs einer Maßnahme (Projekt-/ Programmziele).

Outputs: Produkte, Investitionsgüter und Dienstleistungen, die Ergebnis einer Maßnahme

sind; hierzu können auch induzierte Veränderungen zählen.

Aktivitäten: Aktionen oder Tätigkeiten, durch die Inputs (finanzielle Mittel, Leistungen der

Zusammenarbeit, andere Arten von Ressourcen) mobilisiert werden.

Inputs: Finanzielle, personelle und materielle Ressourcen, die für eine

Entwicklungsmaßnahme eingesetzt werden

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Hintergrund und internationale Rahmenbedingungen

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Warum gewinnen wirkungsorientierte Planung und Monitoring an Bedeutung?

Internationaler Diskurs zur Aid Effectiveness (Paris, Accra, Busan)

Steigende Anforderungen der Zuwendungsgeber, insbesondre BMZ

Steigende Ansprüche an Legitimation und Rechenschaftslegung (BHO,

Zuwendungsrecht)

Rechtliche Verpflichtung Effektivität und Effizienz nachzuweisen

DAAD Strategie 2020: DAAD als Wissensträger und Impulsgeber für nachhaltige

Entwicklung – Qualität und Wirkung durch Wirkungsorientierung

Wirkungsorientierte Planung und Monitoring schaffen die Voraussetzung externen

und internen Ansprüchen an Transparenz und Rechenschaftslegung gerecht zu

werden. Andererseits tragen sie auch dazu bei, mehr über Programme und ihre

Wirkungen zu erfahren.

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Relevanz und Mehrwert von Wirkungsorientierung I

8

Was will man durch eine stärkere Ausrichtung auf

Wirkungsorientierung erreichen?

Transparenz steigern und Rechenschaftslegung gegenüber

Geldgebern und Öffentlichkeit stärken

Lernprozesse anstoßen und eine bessere Grundlage für

Evaluationen schaffen

Wirkungsorientierte Steuerung ermöglichen und Qualität

der Programme verbessern

Erfolge der Programmarbeit kommunizieren und öffentlich

darstellen

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Relevanz und Mehrwert von Wirkungsorientierung II

Welche Vorteile hat eine wirkungsorientierte Ausrichtung der Projekte

für die Hochschulen?

Planung: Eindeutigere Zielformulierung für das Programm als Referenzrahmen

Erleichterung der Zusammenarbeit mit den Partnern: gemeinsames

Projektverständnis durch klare Definition der angestrebten Wirkungen und Wege zur

Zielerreichung

Struktur: Geringere Aufwände durch klarere Strukturierung der Berichtslegung entlang

abgestimmter Indikatoren und Fokussierung auf relevante Informationen

Qualitätsverbesserung: Beförderung eines informierten Dialogs zwischen dem DAAD

und den HS

Steuerung: Maßnahmenplanung an Hand von Indikatoren ermöglicht es, den

Projektfortschritt zu bewerten, Meilensteine festzulegen und damit das Projekt erfolgreich

zu steuern

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✓ Entwicklung eines gemeinsamen Projektverständnisses

✓ Wirkungsorientierte Projektplanung und -management

✓ Projektmonitoring und webbasierte Berichterstattung

entlang relevanter Indikatoren

✓ Ansätze für informierten Dialog, Lernen und Steuerung

✓ Eindeutige Zielformulierung, SMART Indikatoren

✓ Relevante Daten auf Programm- und Bereichsebene

✓ Rechenschaftspflicht wird erfüllt

✓ Strategiedialog zur Weiterentwicklung der Programme

✓ Wirkungsorientierte Programmsteuerung

Relevanz und Mehrwert von Wirkungsorientierung III

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Monitoring und Evaluation

Wie greifen Monitoring und Evaluation ineinander?

Monitoring

▪ Kontinuierlicher Prozess der

Datenerhebung in einem laufenden

Projekt oder Programm

▪ Beobachtung von Veränderungen im

Hinblick auf definierte Projekt- oder

Programmziele

▪ Durchführung durch Programm-/

Projektverantwortliche

Evaluation

▪ Beurteilungen eines geplanten,

laufenden oder abgeschlossenen

Projekts oder Programms

▪ Untersuchung, ob eingetretene

Veränderungen auf eine

Fördermaßnahme zurückzuführen sind

▪ Durchführung durch unabhängige

Gutachter

Wirkungsorientierte Planung +

aussagekräftige Monitoringdaten sind

die Basis für erfolgreiche Evaluationen

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2. Wirkungsorientierte Projektplanung in der Praxis

▪ Programmzyklus im DAAD

▪ Programm- und Projektebene

▪ Wirkungsorientierung in der Antragstellung an den DAAD

▪ Ziele setzen

▪ Wirkungskette

▪ Programm-Wirkungsgefüge – Beispiel: Fachbezogene

Hochschulpartnerschaften

▪ Vom Programm zum Projektziel

▪ Ziele messbar machen - Indikatoren

▪ Vom Programm- zum Projektindikator

▪ Projektplanungsübersicht

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Wirkungsorientierte Programmplanung

Antragstellung beim Geldgeber

Ausschreibung des Programms für Hochschulen

Wirkungsorientierte Projektplanung

und Antragstellung der Hochschulen

Projekt-durchführung

Berichterstattung der Hochschulen

Datenauswertung, Projekt- und Progamm-monitoring

Berichterstattung an den Geldgeber

DAAD

Programmzyklus im DAAD

DAADDAAD

DAAD

Reflexions- & Lernprozesse wirkungsorientie

rte Steuerung(intern,

DAAD – HS, DAAD – BMZ)

Kontinuierliche

Beratung

DAAD

DAAD DAAD

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Programm- und Projektebene

14

Im Kontext der Antragstellung ist es wichtig, die Programm- und die Projektebene zu

unterscheiden.

Programmebene Projektebene

Der DAAD formuliert Programmziele und

Programmindikatoren

(Wirkungsgefüge und Indikatorenkatalog)

Der DAAD stellt einen Antrag beim geldgebenden

Ministerium, in dem er die Ziele benennt und Indikatoren

angibt, die z.T. auch mit Zielwerten versehen sind.

Der DAAD schreibt das Programm für Hochschulen aus.

(inkl. Handreichung zur wirkungsorientierten Planung und

zum Monitoring)

Die Hochschulen stellen einen Antrag beim DAAD. Darin

formulieren sie Projektziele und Projektindikatoren mit

Zielwerten, die sich an den Programmzielen- und

Indikatoren orientieren (Kohärenz zwischen Programm und

Projekt). Die Hochschule stellt im Antrag dar, wie das

Projekt zur Erreichung der Programmziele beiträgt.

Der DAAD berichtet an das Ministerium zu den Zielen und

Indikatoren, um die Programmfinanzierung sicherzustellen.

Die Hochschulen berichten im Rahmen des jährlichen

Verwendungsnachweises zu ihren Projektzielen und den

Zielen des Programms an den DAAD.

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Wirkungsorientierung in der Antragstellung an den DAAD

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Eine wirkungsorientierte Planung ist ein zentraler Aspekte in der Antragstellung an den

DAAD. Programmspezifische Informationen finden sich in der Handreichung zur

wirkungsorientierten Planung und zum Monitoring, die als Anlage der

Programmausschreibung beigefügt ist.

Worauf achtet die Auswahlkommission bzgl. der Wirkungsorientierung der Projekte?

Bezug zum Wirkungsgefüge des Programms und wirkungsorientierte

Projektplanung:

▪ Klarer Bezug der Projektkonzeption bzw. Wirkungslogik des Projekts zum

Wirkungsgefüge des Programms und den dort genannten Zielen

▪ Formulierung von geeigneten Indikatoren, die ein wirkungsorientiertes Monitoring des

Projekts ermöglichen

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Ziele setzen

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Wenn man ein Projekt aufsetzt, sollte man sich zu allererst Gedanken über

die Ziele des Vorhabens machen. Warum?

Ziele helfen, ein gemeinsames Verständnis über das Projekt herzustellen

Je konkreter die Wirkungsziele, desto leichter fallen Monitoring und Steuerung

Ziele ≠ Aktivitäten

Ein Ziel ist nicht: „Eine Veranstaltungen wurde durchgeführt und 50 Personen haben

teilgenommen“

Es ist entscheidend, die Aktivität mit dem Ziel zu verknüpfen: Was wurde mit den

durchgeführten Aktivitäten erreicht, welche Veränderung ist passiert? Welche Wirkung

wurde erzielt?

Zielformulierung:

▪ Benennung der Zielgruppe, des Ergebnisses (Produkt)

▪ Formulierung als Zustand, nicht als Prozess

▪ Positive Formulierungen

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Wirkungskette – ein Beispiel

Inputs Aktivitäten Output

EvaluationMonitoring

Outcome Impact

Kurz- &

mittelfristige

Wirkungen

Langfristige

Wirkungen

Input der

Hochschule(n)

Veranstaltungen

werden

durchgeführt

Curricula/

Lehrmodule, die

dem Stand der

Wissenschaft

entsprechen, sind

entwickelt

PartnerHS bieten

Studiengänge an,

die lokalem Kontext

+ Stand der

Wissenschaft

entsprechen

Programm trägt zur

strukturellen

Stärkung der Lehre

an den PartnerHS

bei

Input OutputAktivität Outcome Impact

Implementation

Planung

ResultateRessourcen

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Exkurs: Ein ganz anderes Beispiel …

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Input OutputAktivität Outcome Impact

Finanzielle

Ressourcen,

Material

Das Haus

ist gebaut

Das Haus wird

gebaut

Eine Familie

wohnt in

dem Haus

Die Stadt entwickelt

sich zu einem

attraktiven Wohnort

Konkretes

Ergebnis Ziel/ Nutzen

Langfristige

Wirkung

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Input Aktivitäten

Output

(Produkte,

Dienstleistungen,

Veränderungen)

Outcome

(Direkte kurz- und

mittelfristige Wirkungen)

Impact

(Längerfristige Entwicklungswirkungen)

Inputs des DAAD (Programmmittel, Expertise und Beratung)

Inputs der Hochschulen (Personal, Expertise, Infrastruktur)

Inputs weiterer Partner

Das Programm trägt zur nachhaltigen Entwicklung bei

Veranstaltungen werden durchgeführt

Projektbezogene Aufenthalte werden durchgeführt

Strukturelle Voraussetzungen für Studiengänge sind geschaffen

Individuelle Kontakte zwischen den beteiligten Hochschulen und Institutionen sind erweitert und konsolidiert.

Partnerhochschulen bieten Studiengänge an, die dem lokalen Kontext und dem Stand der Wissenschaft entsprechen

Deutsche Hochschulen haben Expertise in der Entwicklungs-zusammenarbeit erworben

Entwicklungsrelevante fachliche Netzwerke zwischen den beteiligten Hochschulen und Institutionen sind etabliert

Das Programm trägt zur strukturellen Stärkung der Lehre an den Partnerhochschulen bei

Das Programm trägt dazu bei, dass sich deutsche HS aktiv als qualifizierte Partner in die Entwicklungszusammen-arbeit einbringen

Das Programm trägt zur Internationalisierung der beteiligten Hochschulen bei

Das Programm trägt zur Verstetigung der Kooperationsstrukturen zwischen den beteiligten HS und Institutionen bei

Curricula/Lehrmodule, die dem lokalen Kontext & dem Stand der Wissenschaft entsprechen, sind gemeinschaftlich (weiter)entwickelt

Das Programm trägt zum Aufbau leistungsfähiger und weltoffener Hochschulen bei

Fort- und Weiterbildungen werden durchgeführt

Lehrpersonal an den Partnerhochschulen ist fachlich und didaktisch qualifiziert

Für die Projektdurch-führung relevante Lehr-/ Lernmaterialien, Verbrauchsmaterialien, Kleingeräte, usw. werden entwickelt bzw. beschafft.

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Programm-Wirkungsgefüge

Beispiel: Fachbezogene Hochschulpartnerschaften

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Vom Programm- zum Projektziel

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Programmebene Projektebene

Aus den Programmzielen werden die Projektziele abgeleitet. Die Programmziele sind

Teil der Ausschreibung des DAAD. Grundsätzlich ist es auch möglich, dass ein Projekt

auch über das Wirkungsgefüge hinausgehende Ziele verfolgt, solange diese den

Programmzielen nicht zuwiderlaufen.

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tcom

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ut Lehrpersonal an den

Partnerhochschulen ist

fachlich und didaktisch

qualifiziert.

Lehrpersonal an der

Partnerhochschule Universidad de

los Andes in Kolumbien ist im

Bereich Mediendidaktik qualifiziert.

Partnerhochschulen bieten

Studiengänge an, die dem

lokalen Kontext und dem

Stand der Wissenschaft

entsprechen

Der Masterstudiengang

Medienwissenschaften an der

Universidad de los Andes in

Kolumbien ist gemeinschaftlich

überarbeitet und um Blended

Learning Elemente ergänzt.

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Ziele messbar machen – Indikatoren I

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In der Projektarbeit kommt es darauf an, dass kontinuierlich Anhaltspunkte und Hinweise

dafür gesammelt werden, wie sich das Projekt im Verlauf entwickelt und ob die gesteckten

Ziele erreichbar sind. Diese Anhaltspunkte und Hinweise nennen sich Indikatoren.

Anhand von Indikatoren lässt sich feststellen, ob ein bestimmter Sachverhalt oder ein

bestimmtes Ereignis eingetreten ist. Indikatoren geben Aufschluss darüber, welche

Fortschritte ein Projekt macht und ob es wie geplant verläuft.

Exkurs:

Gelbe Blätter an den Bäumen sind ein Indikator dafür, dass der Herbst kommt,

und herumwirbelndes Laub ist ein Indikator für Wind.

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Ziele messbar machen – Indikatoren II

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Indikatoren setzen

Richtungssignale

Indikatoren geben Informationen

zu Veränderungen im

Entwicklungsverlauf

Indikatoren dienen bei Monitoring

und Evaluation der Überprüfung,

ob und in welchem Maße eine

Entwicklung in Richtung

Zielerreichung stattgefunden hat

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Ziele messbar machen – Indikatoren III

Aufgaben von Indikatoren

Indikatoren geben Auskunft darüber

▪ wie sich etwas verändert

▪ was erreicht wurde

▪ wie etwas funktioniert

▪ welche Wirkung etwas hat

Indikatoren ermöglichen Vergleiche

▪ Mehrere Messwerte über einen Zeitverlauf (Vorher-Nachher)

▪ Festgelegte Zielwerde (Soll-Ist)

▪ Annahmen über Zusammenhänge (Wenn- Dann)

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Ziele messbar machen – Indikatoren IV

24

Anforderungen an Indikatoren

▪ Theoretische Anforderungen: Indikatoren müssen das nicht direkt messbare Konstrukt

abbilden (Validität).

▪ Methodische Anforderungen: Indikatoren müssen möglichst objektiv und reliabel

messen.

▪ Praktische Anforderungen: Indikatoren müssen unter den gegebenen

Rahmenbedingungen anwendbar sein.

▪ Soziale Anforderungen: Indikatoren müssen von den Stakeholdern akzeptiert sein.

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Ziele messbar machen – Indikatoren V

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Qualitätskriterien von Indikatoren

Specific

präzise und eindeutig hinsichtlich der

Qualität / Quantität

(wer? was? wie?)

Measurablemit angemessenem Aufwand und zu

angemessenen Kosten messbar

Attainable realistisch zu erreichen

Relevantaussagekräftig hinsichtlich der

intendierten Veränderungen

Time-

Boundklarer zeitlicher Rahmen

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Ziele messbar machen – Indikatoren VI

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Wertbestückung von Indikatoren (Zielwerte)

Orientierungshilfen:

▪ Vorangegangene/Erfahrungswerte: Bisher gibt es X Lehrkräfte, die in einem bestimmten

Fachgebiet fachlich qualifiziert sind, Steigerung um Y Lehrkräfte realistisch?

▪ Normen: Mindestens X zu schaffende Studienplätze in einem neuen Studiengang laut

Vorgaben der Hochschule

▪ Benchmarks: Vergleichbare Studienprogramme haben X Studierende, daran will

man sich orientieren

▪ partizipative Stakeholderschätzung: gemeinsame Einschätzung durch die Stakeholder

(z.B. Hochschulpartner), auf Basis der vorliegenden Fakten

▪ Expertenschätzung: Experten beurteilen, was in einem gegebenen Kontext möglich ist

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Vom Programm- zum Projektindikator I

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Programmebene Projektebene

Partnerhochschulen bieten

Studiengänge an, die dem

lokalen Kontext und dem Stand

der Wissenschaft entsprechen

Der Masterstudiengang

Medienwissenschaften an der

Universidad de los Andes in

Kolumbien ist gemeinschaftlich

überarbeitet und um Blended

Learning Elemente ergänzt.

Anzahl der abgestimmten oder bereits

eingeführten und angebotenen Curricula,

Lehrmodule, Lehrveranstaltungen oder

sonstigen Studienangebote

differenziert nach

- Art (z.B. Curriculum, Lehrveranstaltung)

- Titel/Thema

- Neu oder überarbeitet

- Level (BA/MA)

- Umsetzungsstand (z.B. im Entwurf

vorliegend)

- Einbeziehung außeruniversitärer

Akteure nach Bereich (z.B. Wissenschaft,

Wirtschaft, Politik)

- Anzahl der Partnerinstitutionen, die das

Studienangebot nutzen

2 Lehrmodule im Masterstudiengang

Medienwissenschaft sind bis zum Ende der

Förderung an der Universidad de los Andes

überarbeitet und akkreditiert.

Eine neue Lehrveranstaltung - Blended

Learning gemeinsam mit mindestens einem

kolumbianischen Partner aus der

Privatwirtschaft - ist bis zum Ende der

Förderung an der Universidad de los Andes

hochschulintern abgestimmt.

spezifisch

messbar, realistisch

relevant

zeitlich festgelegt

Ou

tco

me

Ou

tco

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Vom Programm- zum Projektindikator II

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Programmebene Projektebene

Lehrpersonal an den

Partnerhochschulen ist

fachlich und didaktisch

qualifiziert.

Lehrpersonal an der

Partnerhochschule Universidad

de los Andes in Kolumbien ist

im Bereich Mediendidaktik

qualifiziert.

Anzahl der qualifizierten Lehrkräfte

(inkl. lehrender DoktorandInnen) (im

Berichtsjahr), differenziert nach Art

der Qualifizierung:

▪ Fachlich

▪ Didaktisch

▪ Überfachlich

10 Lehrkräfte, DozentInnen und

ProfessorInnen, der Universidad de los

Andes in Kolumbien bis Ende des 2.

Förderjahres im Bereich Mediendidaktik

qualifiziert.

spezifischmessbar,

realistisch

relevant

zeitichfestgelegt

Ou

tpu

tO

utp

uti

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Projektplanungsübersicht I

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Teil der Antragstellung ist die Anlage „Projektplanungsübersicht“, die als Tool für die

Projektplanung der Hochschulen dient. Diese entspricht einem sogenannten Logical

Framework. Ziele, angestrebte Ergebnisse und Aktivitäten werden nicht - wie im

Wirkungsgefüge - mit dem dazugehörigen Ursache-Wirkung-Zusammenhang dargestellt,

sondern in tabellarischer Form aufgelistet.

Selbstverständlich ist es den Hochschulen freigestellt,

zur Visualisierung zusätzlich ein Wirkungsgefüge zu erstellen.

Die zugrundeliegenden Fragen sind:

Outcome-Ebene: Wozu wollen wir beitragen? Was sind die spezifischen Ziele?

Output-Ebene: Was sind die Voraussetzungen dazu, dass wir die Ziele erreichen?

Welchen konkreten Ergebnisse sollen zu den Projektzielen führen?

Aktivitäten: Was tun wir?

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Projektplanungsübersicht II

30

Der Studiengang

Medienwissenschaften an der

Universidad de los Andes in

Kolumbien ist bis zum Ende der

Förderung gemeinschaftlich

überarbeitet und um Blended

Learning Elemente ergänzt.

Lehrpersonal an der

Partnerhochschule Universidad

de los Andes in Kolumbien ist

im Bereich Mediendidaktik

qualifiziert.

2 Lehrmodule im Bereich der

Medienwissenschaft sind bis zum

Ende der Förderung an der

Universidad de los Andes

überarbeitet und akkreditiert. Eine

neue Lehrveranstaltung - Blended

Learning (+ Wirtschaftspartner) ist

hochschulintern abgestimmt.

Modulplan,

Erstellungsunterlagen zum

neuen Lehrangebot

Akkreditierungsdokumente,

Abstimmungsdokumente

Voraussetzung: Unterstützung

der Hochschulleitung

Risiko: Personalwechsel auf

Ebene der Fachbereichsleitung

10 Lehrkräfte, DozentInnen

und ProfessorInnen, der

Universidad de Los Andes in

Kolumbien sind bis Ende 2020

im Bereich Mediendidaktik

qualifiziert.

Befragung der Teilnehmenden,

Liste der Teilnehmenden,

Programm der Veranstaltung

Voraussetzung: Kapazität zur

Teilnahme an der Fortbildung.

Risiko: Zu wenig qualifizierte

Bewerbungen für die Teilnahme

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Projektplanungsübersicht III

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Workshop zur didaktischen Elementen

in der Medienanalyse

Teil I, Juli 18 Teil II, Feb. 19 Zweiteiliger WS, 1x

in Kolumbien, 1x in

Deutschland

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Input

Results Framework

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3. Datenerhebung und Berichtslegung

▪ Über Wirkung berichten

▪ Webbasierte Berichterstattung

▪ Kernelemente der Berichterstattung

▪ Beispiel

Page 33: Wirkungsorientierte Projektplanung und Monitoring · Projekte steuern und Wirkung verbessern 5. Weiterführende Informationen. Inhaltsübersicht 3 1. Hintergrund von Wirkungsorientierung

Über Wirkung berichten

33

Kommunikation über die Zielerreichung und die Wirkung eines Projekts ist ein zentraler

Bestandteil der Projektdurchführung.

Die Berichterstattung dient dabei nicht nur der Rechenschaftslegung (Anforderungen des

Zuwendungsrechts und der Bundeshaushaltsordnung), sondern auch dazu, Transparenz

über den Projektverlauf herzustellen. Nur durch eine kontinuierliche Berichterstattung

werden gemeinsames Lernen und Steuern von Projekten und Programmen möglich

(siehe Abschnitt 4).

In der jährlichen Berichterstattung an den DAAD als Förderorganisation geht es vornehmlich

um die Ergebnisse und Wirkungen des Projekts, die Kontrolle der Zielerreichung, um

einen Überblick über den Projektverlauf sowie um ein kontinuierliches Feedback.

Die Aufbereitung von Wirkungen eines Projekts – in jeglicher Form – kann darüber hinaus

auch für die Kommunikation von Erfolgen innerhalb der eigenen Hochschule oder nach

außen genutzt werden.

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Webbasierte Berichterstattung

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Berichterstattung der Hochschulen an den DAAD

▪ Berichtslegung online

▪ In den Programmen, die Ihre Projekte über das DAAD-Portal administrieren, erfolgt der

Zugang ebenfalls über das DAAD-Portal (unter der Rubrik Verwendungsnachweis des

jeweiligen Jahres) – die Projekte werden informiert, sobald das Tool zur Berichtslegung

geöffnet ist (i.d.R. im Sommer/Herbst des Berichtsjahres)

▪ Berichtsstruktur angelehnt an das Programmwirkungsgefüge / Programmindikatoren

▪ Projektfortschritt (Projektziele und –indikatoren) auf einen Blick

▪ Kollaboratives Ausfüllen von Sachberichten – Weiterleitung an Partner oder Kolleginnen

und Kollegen, die keine Projektassistenz innehaben

▪ PDF-Export

Im Nutzerhandbuch finden sich alle relevanten Informationen zum Gebrauch des

Monitoring-Tools. Technische Fragen können an [email protected] gerichtet werden,

bei inhaltlichen fragen hilft das zuständige Fachreferat.

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Kernelemente der Berichtslegung

35

Was wird im jährlichen Sachbericht abgefragt:

Grunddaten zu den Projekten, z.B. Veränderungen in der Partnerstruktur

Grad der Zielerreichung bezüglich der projektspezifischen Ziele und Indikatoren (Soll-

Ist-Vergleich).

Angaben zur Verausgabung der Mittel (zuwendungsrechtliche Anforderung).

Programmindikatoren, da der DAAD auf dieser Basis die Programme übergreifend

beobachten kann und zu diesen Indikatoren gegenüber den Geldgeber

rechenschaftspflichtig ist. Dies sind z.B.

▪ Informationen zu durchgeführten Aktivitäten, z.B. Fortbildungsveranstaltungen

▪ Informationen zu Ergebnissen und Wirkungen bezogen auf die Programmziele, z.B.

Umsetzungsstand von Prozessen und „Produkten“, Ausbau von Netzwerken, etc.

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Beispiel I – Grunddaten zum Projekt

36„Universidad de los Andes“ „Kolumbien“

„Wissenschaft/Forschung“ „Mit MoU“ „Konsolidiert“

„Sprach- und Kulturwissenschaften“ „Lateinamerika“

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Beispiel II - Soll-Ist-Vergleich der projektspezifischen

Ziele und Indikatoren

„Der Masterstudiengang

Medienwissenschaften an der

Universidad de los Andes in

Kolumbien ist bis zum Ende der

Förderung gemeinschaftlich

überarbeitet und um Blended

Learning Elemente ergänzt.“

„2 Lehrmodule im Masterstudiengang

Medienwissenschaft sind bis zum

Ende der Förderung an der

Universidad de los Andes

überarbeitet und akkreditiert. Eine

neue Lehrveranstaltung - Blended

Learning (+ Wirtschaftspartner) ist

hochschulintern abgestimmt.“

„1 Lehrmodul wird derzeit

bereits erprobt, 1 weiters

befindet sich noch in der

Konzeptionsphase

Es wurden erste Workshops

zu Blended Learning

Optionen durchgeführt.“

„Im Zeitplan“

(siehe Ist-Stand)

„Nicht erreicht“

- aber im Zeitplan

(Zielerreichung erst

für Projektende

vorgesehen)

„Lehrpersonal an der

Partnerhochschule Universidad

de los Andes in Kolumbien ist

im Bereich Mediendidaktik

qualifiziert.“

„10 Lehrkräfte, DozentInnen und

ProfessorInnen, der Universidad

de Los Andes in Kolumbien sind

bis Ende 2020 im Bereich

Mediendidaktik qualifiziert.“

„Workshop I mit 10 Dozenten

hat stattgefunden.“

„Erreicht.“„Im Zeitplan“

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Beispiel III - Durchgeführte Aktivitäten

38

Workshop zur didaktischen

Elementen in der

Medienanalyse

Kolumbien 10. Juli 2018 5 Tage didaktisch 10 Lehrkräfte

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Beispiel IV - Ergebnisse und Wirkungen (a)

39

Hier sind z.B. die Professoren

und Lehrkräfte gemeint, die aktiv

am Projekt mitarbeiten

Falls im Berichtsjahr neue

Kontakt hinzugekommen sind,

wird ebenfalls nochmal die

Anzahl abgefragt.

„Netzwerk freie Medien

Lateinamerika“„Sprach- und

Kulturwissenschaften“„Lateinamerika“

„Austausch zu aktuellen

Themen“

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Beispiel V - Ergebnisse und Wirkungen (b)

40

LehrmodulBlended Learning:

Medienanalyse

Neu Master

Im Entwurf

vorliegendWirtschaftspartner

2

Lehrmodul Media Analysis

40 0

Page 41: Wirkungsorientierte Projektplanung und Monitoring · Projekte steuern und Wirkung verbessern 5. Weiterführende Informationen. Inhaltsübersicht 3 1. Hintergrund von Wirkungsorientierung

Input

Results Framework

41

4. Projekte steuern und Wirkung verbessern

▪ Lernen, Steuern, Wirkungen verbessern

▪ Feedbackmechanismen – Dialog mit dem DAAD

Page 42: Wirkungsorientierte Projektplanung und Monitoring · Projekte steuern und Wirkung verbessern 5. Weiterführende Informationen. Inhaltsübersicht 3 1. Hintergrund von Wirkungsorientierung

Lernen, Steuern, Wirkungen verbessern I

42

Um aus Erfahrungen zu lernen und ein Projekt wirkungsorientiert zu steuern muss man sich

regelmäßig und kritisch mit den Ergebnissen und dem Fortschritt des Projekts

auseinandersetzen. Die zentrale Frage ist:

▪ Ob und inwieweit bewegt sich das Projekt (noch) in Richtung seiner angestrebten

Wirkungsziele?

Wenn lediglich Daten erhoben werden, diese aber nicht hinterfragt werden und kein Lernen

erfolgt, besteht die Gefahr, dass das Projekt stagniert.

Ziele von Lernen sind:

▪ Prozesse und Abläufe kontinuierlich verbessern

▪ Wirkung sicherstellen

▪ Wissen aufbauen und teilen

▪ begründete Entscheidungen treffen

Lernen ist ein dynamischer Prozess, der während der gesamten Projektlaufzeit stattfindet.

Ohne Lernen keine Wirkung!

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Lernen, Steuern, Wirkungen verbessern II

43

Voraussetzungen für Lernprozesse:

▪ Offene Kommunikation & Transparenz (Dialog mit den Projektpartnern und dem

DAAD)

▪ Fehlerkultur

▪ Klare Verantwortlichkeiten im Projektteam,

▪ Wissensmanagement (insbesondere bei Personalwechsel)

Lernformate:

▪ Regelmäßige Treffen im Projektteam

▪ Lernrunden auf Basis der Monitoringdaten: Inwieweit wurden die Ziele erreicht und falls

es eine Abweichung vom Plan gibt – warum?

▪ Austausch mit dem DAAD

▪ Austausch mit anderen geförderten Projekten (z.B. im Rahmen von Netzwerktreffen)

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Lernen, Steuern, Wirkungen verbessern III

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Im nächsten Schritt geht es darum, konkrete Handlungsschritte abzuleiten, d.h. das Projekt

zu steuern.

Im Rahmen des Projekts sind Steuerung und damit auch Verbesserungen durch die

Anpassung von Prozessen, Aktivitäten und Zielvorgaben möglich.

Selbst wenn nur wenige Monitoringdaten vorliegen, können Entscheidungen evidenzbasierter

und reflektierter getroffen werden.

Lernen muss zu Steuerung und Verbesserungen führen. Ein Projekt ohne Anpassungen

fortzuführen, obwohl Erkenntnisse vorliegen, die Änderungen im Projektverlauf nahelegen ist

wenig sinnvoll.

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Lernen, Steuern, Wirkungen verbessern IV

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Voraussetzungen für Steuerungsprozesse:

▪ Identifizieren von Erfolgen und Chancen, aber auch von Fehlern

▪ Klarheit über das Ausmaß von Problemen, realistische Einschätzung

Steuerungsmechanismen:

▪ Anpassung der Ziele oder der Aktivitätenplanung in Abstimmung mit dem DAAD

▪ Überprüfung und Anpassung der vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen (z.B.

im Bereich Projektmanagement)

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Feedbackmechanismen und Dialog mit dem DAAD

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Das Lernen über ein Projekt ist ein gemeinsamer Prozess zwischen den Partnern, den

beteiligten Hochschulen und dem DAAD.

Es geht auch darum, Förderprogramme bedarfsgerecht zu gestalten, Erfolgskriterien zu

identifizieren und Ziele realistisch einschätzen zu können.

Feedbackinstrumente:

▪ (Rechtzeitige) Kommunikation bei Änderungen im Projektverlauf (Finanzen, externe und

interne Faktoren, die die Zielerreichung beeinflussen könnten, etc.)

▪ Jährliche Berichterstattung an den DAAD

▪ Projektleitertreffen/Netzwerktreffen

▪ Projektbesuche und persönliche Treffen mit den DAAD-Kolleginnen und –Kollegen

DAAD

DAAD

DAAD

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Weiterführende Links

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▪ FAQ zum wirkungsorientierten Monitoring der BMZ-finanzierten

Programme in der Projektförderung

▪ Informationsblatt für Hochschulen

▪ Wirkung lernen