workbook handel

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    28-Mar-2016
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personalbedarf im handel, probleme und lösungen durch arbeitszeitmanagement - time intelligence by ximes

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  • time intelligence by

    www.ximes.com

    Zwei Wahrheiten zum Personalbedarf im Handelvor ximes Bei uns funktioniertalles anders. Der Personalbedarf ndertsich so kurzfristig, dass man ihn ohne-hin nicht vernnftig planen kann. Ambesten geht es nach Erfahrungswertenund Bauchgefhl.

    nach ximes Offensichtlich gibt esdoch einige Muster und Regelmig-keiten. Das hilft entscheidend dabei,passende Personaleinsatzplne fr Perioden mit unterschiedlichem Personalbedarf zu entwickeln. Unddamit knnen wir ein betrchtlichesOptimierungspotenzial ausschpfen.

    Reden Sie mit uns. Hier lesenSie, warum Sie davon profitieren.

  • 2007all rights

    reserved

    ximes gmbh austriaHollandstrae 12/12A-1020 Wienweb www.ximes.comemail [email protected] +43 1 535 79 20-0fax +43 1 535 79 20-20

  • Sehr geehrte Damen und Herren,

    zu Expansion und Standortpolitik,Sortiment, Einkauf und Promo-tions wollen wir Ihnen keine gutgemeinten Ratschlge geben das knnen Sie und Ihr Team viel besser als wir.

    Wovon wir aber eine ganze Mengeverstehen, ist das optimale Ausrichten der Arbeitszeitder Teams in Ihren Filialen an den Bedrfnissen Ihrer Kunden!

    Und davon, wie Sie damit Umsatz,Kosten, Kundenzufriedenheit undDifferenzierung vom Mitbewerboptimieren.

    Wie das genau geht, erfahren Sie hier.

    32

  • Der ximes-Ansatz:

    Die Optimierung von Leistung, Kosten und Ergonomie

    durch professionelles Arbeitszeit-Management.

    Ergonomie Work-Life-Balance planbare Freizeit gesundheitliche

    Aspekte

    Leistung Steigerung von

    Umsatz undDeckungsbeitrag

    Steigerung derKundenbetreuungs-und Servicequalitt

    Kosten Verringerung der

    berstunden Vermeidung

    von Zeiten mit Unterauslastung

    OptimiertesArbeitszeit-modellauf Basis des tatschliches Personalbedarfs zu jedem Zeitpunkt

    Leistungs-bereitschaft

    Freundlichkeit Qualitt der

    Beratung

    Reduktion von Krankenstndenund Fluktuation

    nicht-finanzielle Anreize:

    attraktiverArbeitgeber

  • 4 5

    ximes bietet

    integrierte Arbeitszeit-Gestaltung

    und Arbeitszeit-Optimierung

    Wir untersttzen unsere Kunden mit

    jBeratung und

    jbeim Aufbau von internem Knowhow

    und beim Einsatz von Werkzeugen*

    * Knowhow: Ausbildung im Arbeitszeitmanagement und im Einsatz von * Werkzeugen; Die Werkzeuge sind ximes Software-Produkte

    1.Bestimmung von Personalbedarfund AuslastungWieviele Personen (welcher Qualifikation)bentigen wir zu jedem Zeitpunkt? Plus Forecasting

    4. Controlling laufendes Controlling der Schritte 1 bis 3

    2.Modellierungvon DienstenGestaltung von Diensten zur Abdeckung des inSchritt 1 ermitteltenPersonalbedarfs

    3.Entwicklung von Rahmen-dienstplnenVerteilung der in Schritt 2 erarbeitetenDienste auf dieMitarbeiter

  • Zwei Situationen, die uns und sicher auch Ihnen

    beim Einkaufen immer wieder begegnen:

    1. Schlangen an Theken und Kassen; gestresste Mitarbeiter;

    unzufriedene Kunden, die warten mssen, nicht oder

    nicht gut bedient werden und teilweise wieder gehen,

    ohne etwas zu kaufen.

    2. Zeiten, zu denen einzelne versprengte Kunden einer

    bermacht von Mitarbeitern gegenber stehen.

    Nach unserer Erfahrung gibt es

    drei zentrale Arbeitszeit-Fragen im Handel:

    1. Zu welchen Zeiten knnen Sie mit mehr Personaleinsatz

    mehr Umsatz, Gewinn und Kundenzufriedenheit schaffen?

    2. Zu welchen Zeiten knnen Sie mit weniger Personal-

    einsatz Kosten sparen, ohne marktseitig zu verlieren?

    3. Sollten Sie die ffnungszeiten berdenken?

    Und: Wie lassen sich Lsungen fr diese drei Fragen

    in einem fr Kunden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer

    attraktiven Modell verbinden?

  • 76

    Die Lsung heit Arbeitszeit-Management.

    Darunter verstehen wir bei ximes das aktive und

    systematische Arbeiten an der bereinstimmung

    von Bedarf und Arbeitszeit

    jzu verschiedenen Perioden*,

    jan verschiedenen Tagen und Wochentagen**,

    jund zu verschiedenen Tageszeiten.

    *** Jahreszeit/Saison, Ausnahmezeiten wie Weihnachten, Silvester, Ostern etc*** inkl. Sondertage wie vor/nach Feier-, Fenstertagen etc

  • Schritt 1:

    Die Bestimmung des Personalbedarfs

    Der Personalbedarf wird von mehreren Faktoren beeinflut

    und ist abhngig vom Betrachtungszeitpunkt unterschied-

    lich hoch. In der Regel starke Bedarfstreiber im Handel sind

    jKundenstrme (Anzahl Kunden, Umsatz) und

    jWarenmanagement (Disposition, Anlieferung ...)

    Die Treiber differieren nach

    jStandorten

    jPerioden (Weihnachten, Ostern, Sommer, Promotions ...)

    jSondertagen (Feier- und Fenstertage bzw. davor und danach)

    jWochentagen

    jUhrzeiten

    j...

    und bewirken unterschiedlich hohen Personalbedarf.

    Aus der Analyse der Treiber lassen sich Muster erkennen.

    Damit ist die zeitpunktgenaue Planung des knftigen

    Personalbedarfs und die optimale Anpassung der Arbeits-

    zeiten der Mitarbeiter an die Kundenbedrfnisse mglich.

    1.

  • Projekt 1: Mobiler Kundendienst

    Personalbedarfs- und Auslastungs-

    schwankungen ber das Jahr

    Auswertungen:

    jAuslastung pro Woche (ber 57 Wochen) und Team

    jVerarbeitung von ber 200.000 Datenpunkten pro Team

    jTypischer Unterauslastungs-Bauch im Frhjahr

    jTypische berauslastung und hohe berstundenzahl

    im Sommer, was auf stark ungleiche Verteilung

    des Jahresurlaubs und das Fehlen eines

    Durchrechnungsmodells schlieen lsst

    Auslastung Arbeitstunden Leistungsstunden

    Unterauslastung

    GELB Auslastungmaximal 117 %minimal 51 %

    120 %

    Avg 82 %

    100 %

    8 9

  • Dabei zeigen sich die fr viele Retail-Outlets

    typischen Muster:

    jMassiv unterschiedliches Umsatzniveau

    nach Wochentag und Uhrzeit

    Umsatz Personaleinsatz

    montag

    Projekt 2: Lebensmittelhandel

    Massives Auseinanderlaufen von Umsatz und Personaleinsatz

    **

    ** Nachbuchungen

  • 11

    jVormittagsspitze beim Personal

    Personaleinsatz in Relation zum Umsatz am Vormittag

    viel hher als am Nachmittag*

    * Effekt wird durch am Vormittag hheren Aufwand

    fr Warenmanagement nicht kompensiert.

    Umsatz Personaleinsatz

    freitag

    10

    **

    ** Nachbuchungen

  • Filiale 1 Ferienzeit Filiale 1 Schulzeit

    umsatz umsatz

    20.0

    0 u

    hr

    6.0

    0 u

    hr

    20.0

    0 u

    hr

    6.0

    0 u

    hr

    Projekt 3: Lebensmittelhandel Umsatzanalyse

    Massive Unterschiede im Personalbedarf

    zwischen Filialen, Perioden, Wochentagen und Tageszeiten

    Die Haupteffekte:

    jStark unterschiedliche Umsatzniveaus zwischen

    Filialen 1 und 2 (unterschiedliche Gre)

    jHherer Umsatz in Schul- als in Ferienzeiten

    (strkerer Effekt in Filiale 2)

    jUnterschiedliche Umsatzniveau nach Wochentagen:

    DI und DO als strkste Tage in Filiale 1

    FR deutlich schwcher, deutlich geringeres Niveau

    am SA und SO

  • 12 13

    umsatz umsatz18

    .00

    uh

    r

    6.0

    0 u

    hr

    18.0

    0 u

    hr

    6.0

    0 u

    hr

    Filiale 2 Ferienzeit Filiale 2 Schulzeit

    Auswertung jeweils in

    15 MinutenSchritten*

    * Minimum 2 Minuten Schritte;Intervallgre beliebig nach oben skalierbar

    jUnterschiedlicher Umsatzverlauf im Tagesverlauf:

    Mittagsspitze (12-13 Uhr) in Filiale 1, strker ausgeprgt

    in der Schulzeit

    Frhspitze (8-9 Uhr) in der Filiale 2 plus Mittagsspitze

    (12-13 Uhr) in der Schulzeit

    in beiden Filialen massives Abfallen ab 14 Uhr

    Alle diese Effekte knnen in der Personaleinsatzplanung

    ausgeglichen werden.

  • Schritt 2:

    Die Modellierung von Diensten2.

    Basis der Planung:Der in Schritt 1ermittelte Personalbedarf *z.B. Bedarf 7.00 7.30= 1 Mitarbeiter

    Bedarf:rote linie

    Schritt 2:Ermittlung der optimalen Bedarfs-abdeckung mit Diensten (= Mitarbeitern)

    Abdeckung:blaue linie

    * Ermittlung in der Regel durch Bedarfsanalyse wie in Schritt 1 dargestellt. * In weniger komplexen Fllen gengt Management-Input.

  • Das Ziel:

    Optimale Abdeckung des Personalbedarfs

    jauf Basis der gewnschten Kriterien

    jfr jeden Zeitpunkt

    Wir untersttzen Sie beim Design von optimal am jeweiligen

    Bedarf ausgerichteten Diensten.

    jmit Knowhow, dh. wir gestalten die Dienste

    gemeinsam mit Ihnen, und

    jauf Wunsch auch mit speziellen Software-Werkzeugen,

    die Sie bzw Ihre Experten selbst einsetzen knnen.

    14 15

    Schritt 2:Alternative Darstellung deroptimalen Lage der Schichten

  • Schritt 3:

    Die Entwicklung von Rahmendienstplnen

    fr jeden Mitarbeiter bzw. jedes Team

    Wir untersttzen Sie beim Operationalisieren der in Schritt 2

    entwickelten Dienstemodelle auf einzelne Mitarbeiter bzw.

    Teams. Das heit, wir helfen Ihnen EDV-untersttzt

    bei der Planung fr jeden Mitarbeiter, an welchen Tagen er

    Dienst hat, mit Beginn- und Endzeit.

    Bessere Rahmenplne

    jLeistung (Output) Kosten Ergonomie

    Mehr Planungsoptionen schnellere Gestaltung

    jberwinden der Grenzen der hndischen Bearbeitung

    jMehr und neue Planvarianten stehen zur Auswahl

    Alternativen knnen leicht und rasch gefunden werden

    Bessere Entscheidungsfindung Transparenz

    jPlanung in Gruppen wird mglich

    jKonsequenzen von Entscheidungen werden sichtbar,

    rasches Verstndnis der Grnde fr Entscheidungen

    durch die Beteiligten

    Integrierte Prfungen

    jGesundheit, Ergonomie Recht (Gesetz, KV,