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Zwei Wahrheiten zum Personalbedarf im Handelvor ximes Bei uns funktioniertalles anders. Der Personalbedarf ndertsich so kurzfristig, dass man ihn ohne-hin nicht vernnftig planen kann. Ambesten geht es nach Erfahrungswertenund Bauchgefhl.

nach ximes Offensichtlich gibt esdoch einige Muster und Regelmig-keiten. Das hilft entscheidend dabei,passende Personaleinsatzplne fr Perioden mit unterschiedlichem Personalbedarf zu entwickeln. Unddamit knnen wir ein betrchtlichesOptimierungspotenzial ausschpfen.

Reden Sie mit uns. Hier lesenSie, warum Sie davon profitieren.

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ximes gmbh austriaHollandstrae 12/12A-1020 Wienweb www.ximes.comemail office@ximes.comtelefon +43 1 535 79 20-0fax +43 1 535 79 20-20

Sehr geehrte Damen und Herren,

zu Expansion und Standortpolitik,Sortiment, Einkauf und Promo-tions wollen wir Ihnen keine gutgemeinten Ratschlge geben das knnen Sie und Ihr Team viel besser als wir.

Wovon wir aber eine ganze Mengeverstehen, ist das optimale Ausrichten der Arbeitszeitder Teams in Ihren Filialen an den Bedrfnissen Ihrer Kunden!

Und davon, wie Sie damit Umsatz,Kosten, Kundenzufriedenheit undDifferenzierung vom Mitbewerboptimieren.

Wie das genau geht, erfahren Sie hier.

32

Der ximes-Ansatz:

Die Optimierung von Leistung, Kosten und Ergonomie

durch professionelles Arbeitszeit-Management.

Ergonomie Work-Life-Balance planbare Freizeit gesundheitliche

Aspekte

Leistung Steigerung von

Umsatz undDeckungsbeitrag

Steigerung derKundenbetreuungs-und Servicequalitt

Kosten Verringerung der

berstunden Vermeidung

von Zeiten mit Unterauslastung

OptimiertesArbeitszeit-modellauf Basis des tatschliches Personalbedarfs zu jedem Zeitpunkt

Leistungs-bereitschaft

Freundlichkeit Qualitt der

Beratung

Reduktion von Krankenstndenund Fluktuation

nicht-finanzielle Anreize:

attraktiverArbeitgeber

4 5

ximes bietet

integrierte Arbeitszeit-Gestaltung

und Arbeitszeit-Optimierung

Wir untersttzen unsere Kunden mit

jBeratung und

jbeim Aufbau von internem Knowhow

und beim Einsatz von Werkzeugen*

* Knowhow: Ausbildung im Arbeitszeitmanagement und im Einsatz von * Werkzeugen; Die Werkzeuge sind ximes Software-Produkte

1.Bestimmung von Personalbedarfund AuslastungWieviele Personen (welcher Qualifikation)bentigen wir zu jedem Zeitpunkt? Plus Forecasting

4. Controlling laufendes Controlling der Schritte 1 bis 3

2.Modellierungvon DienstenGestaltung von Diensten zur Abdeckung des inSchritt 1 ermitteltenPersonalbedarfs

3.Entwicklung von Rahmen-dienstplnenVerteilung der in Schritt 2 erarbeitetenDienste auf dieMitarbeiter

Zwei Situationen, die uns und sicher auch Ihnen

beim Einkaufen immer wieder begegnen:

1. Schlangen an Theken und Kassen; gestresste Mitarbeiter;

unzufriedene Kunden, die warten mssen, nicht oder

nicht gut bedient werden und teilweise wieder gehen,

ohne etwas zu kaufen.

2. Zeiten, zu denen einzelne versprengte Kunden einer

bermacht von Mitarbeitern gegenber stehen.

Nach unserer Erfahrung gibt es

drei zentrale Arbeitszeit-Fragen im Handel:

1. Zu welchen Zeiten knnen Sie mit mehr Personaleinsatz

mehr Umsatz, Gewinn und Kundenzufriedenheit schaffen?

2. Zu welchen Zeiten knnen Sie mit weniger Personal-

einsatz Kosten sparen, ohne marktseitig zu verlieren?

3. Sollten Sie die ffnungszeiten berdenken?

Und: Wie lassen sich Lsungen fr diese drei Fragen

in einem fr Kunden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer

attraktiven Modell verbinden?

76

Die Lsung heit Arbeitszeit-Management.

Darunter verstehen wir bei ximes das aktive und

systematische Arbeiten an der bereinstimmung

von Bedarf und Arbeitszeit

jzu verschiedenen Perioden*,

jan verschiedenen Tagen und Wochentagen**,

jund zu verschiedenen Tageszeiten.

*** Jahreszeit/Saison, Ausnahmezeiten wie Weihnachten, Silvester, Ostern etc*** inkl. Sondertage wie vor/nach Feier-, Fenstertagen etc

Schritt 1:

Die Bestimmung des Personalbedarfs

Der Personalbedarf wird von mehreren Faktoren beeinflut

und ist abhngig vom Betrachtungszeitpunkt unterschied-

lich hoch. In der Regel starke Bedarfstreiber im Handel sind

jKundenstrme (Anzahl Kunden, Umsatz) und

jWarenmanagement (Disposition, Anlieferung ...)

Die Treiber differieren nach

jStandorten

jPerioden (Weihnachten, Ostern, Sommer, Promotions ...)

jSondertagen (Feier- und Fenstertage bzw. davor und danach)

jWochentagen

jUhrzeiten

j...

und bewirken unterschiedlich hohen Personalbedarf.

Aus der Analyse der Treiber lassen sich Muster erkennen.

Damit ist die zeitpunktgenaue Planung des knftigen

Personalbedarfs und die optimale Anpassung der Arbeits-

zeiten der Mitarbeiter an die Kundenbedrfnisse mglich.

1.

Projekt 1: Mobiler Kundendienst

Personalbedarfs- und Auslastungs-

schwankungen ber das Jahr

Auswertungen:

jAuslastung pro Woche (ber 57 Wochen) und Team

jVerarbeitung von ber 200.000 Datenpunkten pro Team

jTypischer Unterauslastungs-Bauch im Frhjahr

jTypische berauslastung und hohe berstundenzahl

im Sommer, was auf stark ungleiche Verteilung

des Jahresurlaubs und das Fehlen eines

Durchrechnungsmodells schlieen lsst

Auslastung Arbeitstunden Leistungsstunden

Unterauslastung

GELB Auslastungmaximal 117 %minimal 51 %

120 %

Avg 82 %

100 %

8 9

Dabei zeigen sich die fr viele Retail-Outlets

typischen Muster:

jMassiv unterschiedliches Umsatzniveau

nach Wochentag und Uhrzeit

Umsatz Personaleinsatz

montag

Projekt 2: Lebensmittelhandel

Massives Auseinanderlaufen von Umsatz und Personaleinsatz

**

** Nachbuchungen

11

jVormittagsspitze beim Personal

Personaleinsatz in Relation zum Umsatz am Vormittag

viel hher als am Nachmittag*

* Effekt wird durch am Vormittag hheren Aufwand

fr Warenmanagement nicht kompensiert.

Umsatz Personaleinsatz

freitag

10

**

** Nachbuchungen

Filiale 1 Ferienzeit Filiale 1 Schulzeit

umsatz umsatz

20.0

0 u

hr

6.0

0 u

hr

20.0

0 u

hr

6.0

0 u

hr

Projekt 3: Lebensmittelhandel Umsatzanalyse

Massive Unterschiede im Personalbedarf

zwischen Filialen, Perioden, Wochentagen und Tageszeiten

Die Haupteffekte:

jStark unterschiedliche Umsatzniveaus zwischen

Filialen 1 und 2 (unterschiedliche Gre)

jHherer Umsatz in Schul- als in Ferienzeiten

(strkerer Effekt in Filiale 2)

jUnterschiedliche Umsatzniveau nach Wochentagen:

DI und DO als strkste Tage in Filiale 1

FR deutlich schwcher, deutlich geringeres Niveau

am SA und SO

12 13

umsatz umsatz18

.00

uh

r

6.0

0 u

hr

18.0

0 u

hr

6.0

0 u

hr

Filiale 2 Ferienzeit Filiale 2 Schulzeit

Auswertung jeweils in

15 MinutenSchritten*

* Minimum 2 Minuten Schritte;Intervallgre beliebig nach oben skalierbar

jUnterschiedlicher Umsatzverlauf im Tagesverlauf:

Mittagsspitze (12-13 Uhr) in Filiale 1, strker ausgeprgt

in der Schulzeit

Frhspitze (8-9 Uhr) in der Filiale 2 plus Mittagsspitze

(12-13 Uhr) in der Schulzeit

in beiden Filialen massives Abfallen ab 14 Uhr

Alle diese Effekte knnen in der Personaleinsatzplanung

ausgeglichen werden.

Schritt 2:

Die Modellierung von Diensten2.

Basis der Planung:Der in Schritt 1ermittelte Personalbedarf *z.B. Bedarf 7.00 7.30= 1 Mitarbeiter

Bedarf:rote linie

Schritt 2:Ermittlung der optimalen Bedarfs-abdeckung mit Diensten (= Mitarbeitern)

Abdeckung:blaue linie

* Ermittlung in der Regel durch Bedarfsanalyse wie in Schritt 1 dargestellt. * In weniger komplexen Fllen gengt Management-Input.

Das Ziel:

Optimale Abdeckung des Personalbedarfs

jauf Basis der gewnschten Kriterien

jfr jeden Zeitpunkt

Wir untersttzen Sie beim Design von optimal am jeweiligen

Bedarf ausgerichteten Diensten.

jmit Knowhow, dh. wir gestalten die Dienste

gemeinsam mit Ihnen, und

jauf Wunsch auch mit speziellen Software-Werkzeugen,

die Sie bzw Ihre Experten selbst einsetzen knnen.

14 15

Schritt 2:Alternative Darstellung deroptimalen Lage der Schichten

Schritt 3:

Die Entwicklung von Rahmendienstplnen

fr jeden Mitarbeiter bzw. jedes Team

Wir untersttzen Sie beim Operationalisieren der in Schritt 2

entwickelten Dienstemodelle auf einzelne Mitarbeiter bzw.

Teams. Das heit, wir helfen Ihnen EDV-untersttzt

bei der Planung fr jeden Mitarbeiter, an welchen Tagen er

Dienst hat, mit Beginn- und Endzeit.

Bessere Rahmenplne

jLeistung (Output) Kosten Ergonomie

Mehr Planungsoptionen schnellere Gestaltung

jberwinden der Grenzen der hndischen Bearbeitung

jMehr und neue Planvarianten stehen zur Auswahl

Alternativen knnen leicht und rasch gefunden werden

Bessere Entscheidungsfindung Transparenz

jPlanung in Gruppen wird mglich

jKonsequenzen von Entscheidungen werden sichtbar,

rasches Verstndnis der Grnde fr Entscheidungen

durch die Beteiligten

Integrierte Prfungen

jGesundheit, Ergonomie Recht (Gesetz, KV,