Workflow Management mit Nintex Workflow (Grundlagen)

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Wie erstelle ich schnell und einfach einen Workflow? Nintex Workflow

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Wie erstallt man mit Nintex schnell und einfach einen Workflow?

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Wie erstelle ich schnell und einfach einen Workflow?

Nintex Workflow

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Inhalt

Übersicht• Warum Nintex?• Lizenzierung• Installation• Einführung in Nintex Workflow

Showcase• Kreditbewilligungsantrag

Unterschied zu MS SharePoint Workflows• SharePoint Designer Workflows• Aus der Sicht eines Entwicklers

Kontakt• Schulungen• Kontaktperson

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Über Nintex

Führender Anbieter für SharePoint Workflow

4‘000+ Kunden

700+ Partner

5‘000‘000+ lizenzierte User

Vertreten in über 90 Länder

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Nintex-Produkte

Nintex Workflow erweitert Microsoft SharePoint mit einem Drag&Drop-Workflow-Designer, Konnektoren und vielen erweiterten Workflow-Funktionen.

Mit Nintex Forms können elektronische Formulare in Micrsoft SharePoint mittels eines Formular-Designers schnell und einfach erstellt werden. Die Formulare können auch auf den meisten gängigen Mobilgeräten genutzt werden.

Nintex Workflow für Office 365 ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Cloud. Die Cloud-Integration ermöglicht die Anbindung von weiteren Cloud-Services wie Exchange, Lync oder Yammer direkt über vorkonfigurierte Workflow-Aktivitäten oder mittels Webservices.

Mit Nintex Forms für Office 365 können Sie Formulare auf einer robusten Plattform auf Basis des neuen Cloud-App.Modells erstellen.

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Nintex-Produkte

Nintex Worfkflow für Project Server setzt Projekt- und Portfolio-Manager in die Lage, End-To-End Prozesse einfach und günstig zu implementieren.

Nintex Live erweitert den Funktionsumfang von Nintex Workflow und Nintex Forms mit vielen nützlichen Cloud-Services. Damit können Cloud-Dienste wie beispielsweise SkyDrive, Dropbox, Office 365, Twitter und viele andere einfach in die Prozesse integriert werden.

Nintex Mobile bringt die Prozesse auf mobile Geräte. Dies ermöglicht jederzeit den Zugriff auf die Prozesse.

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Workflow for Everyone

Users Developers IT

Quick & Easy Pure SharePoint Connected

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Was ist Nintex Workflow?

Einfache Automation von Geschäftsprozessen im SharePoint Umfeld

Drag & Drop – keine Programmierkenntnisse notwendig (Non-code Lösung)

Arbeiten mit Vorlagen

Benutzerfreundliche Handhabung der Workflows

Delegierung von Tasks und „Lazy Approval“

Anbindung von Drittsystemen über Webservices

Einsatz typischerweise für Unterstützungsprozesse (Mitarbeitereintrittsprozess, Debitorenprozess, Aufgabenmanagement, statusabhängige Aktionen, etc.)

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Übersicht über die Nintex Produkte

Quick & EasyAnywhere on Any Device

Workflow Integration

Workflows Connected to O365 and Cloud Services,

Forms Published to the Cloud

Easy to useEasy to mange

Powerful & Connected

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Lizenzierung

Nintex Workflow 2013 in drei Versionen erhältlich:

○ Workgroup Edition (Einsatz auf 5 Sites beschränkt): ca. CHF 4’500.00

○ Standard Edition (kleine bis mittlere Unternehmen): ca. CHF 12’700.00

○ Enterprise Edition (kompletter Funktionsumfang): ca. CHF 25’500.00

Lizenzierung pro Frontend-Server

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Installation

Installation als SharePoint-Solution

○ Solution über CA SharePoint installieren

○ Site Collection Feature aktivieren

○ Site Feature aktivieren

Keine Client-Installation notwendig

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Drag & Drop Workflow-Designer

Workflow Actions(Drag & Drop)

Design Fenster

Ribbon mit diversen Optionen

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Ribbon

Wichtig, da Ctrl+Z nicht möglich!

Veröffentlichen nicht vergessen!

Import/Export z.B. bei Migration Diverse

Einstellungs-möglichkeiten (auto/man. Start etc.)

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Werkzeugliste – Integration (1)

Call Web Service für SOAP Web Services

Query BCS für Business Connectivity Services

Query LDAP für AD Abfragen

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Werkzeugliste – Integration (2)

Check in item

Check out item

Update item

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Werkzeugliste – Logik und Fluss

Run if: ausführen, wenn Bedingung zutrifft

Run parallel actions: Zwei Aktionen parallel laufen lassen

Set a condition: Trifft Bedingung zu -> linker Ast, sonst rechts

Switch: bei Auswahlfeldern

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Werkzeugliste – Berechnungen

Set variable: Variable = Information zur Laufzeit

Set workflow status

Start workflow

Wait for item update

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Werkzeugliste - Benutzerkontenverwaltung

Create site

Update AD user

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Werkzeugliste - Benutzerinteraktion

Assign Flexi task: meist benutzte Action

Send notification: zweit meist benutzte Action

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Nintex Live

Nintex-Live bietet die Möglichkeit, weitere Workflow-Actions aus einem online-Katalog zu nutzen

Voraussetzung dafür ist, dass Nintex-Live mitinstalliert (kostenlos) und aktiviert wird

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

Szenario: Bei einer Bank werden Kreditanträge in eine Liste eingetragen. Je nach Höhe des Betrags muss eine vorgesetzte Stelle den Antrag bewilligen oder nicht.

Es braucht:

○ 1x Liste in welche die Kreditanträge eingetragen werden

○ Nintex Workflow auf CA und entsprechender Site aktiviert

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

1. SharePoint-Liste «Kreditantrag» erstellen

○ Benötigte Spalten:

• Vorname

• Name

• Kreditbetrag

• Kreditantrag bewilligen.

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

2. Neuen Workflow mit Nintex erstellen

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

3. Workflow implementieren

○ In diesem Beispiel wird angenommen, dass Anträge über 999.- zuerst von einer weiteren Stelle bewilligt werden müssen. Dazu soll ein Task in SharePoint erstellt und der Benutzer per E-Mail benachrichtigt werden. Niedrigere Beträge werden direkt bewilligt. Natürlich möchte man auch zu jedem Antrag den aktuellen Status sehen.

Wie dies zu lösen ist, ist auf der nächsten Folie ersichtlich.

Nicht vergessen den Workflow zu speichern und zu publizieren!

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

Erklärungen zum Workflow

○ Mittels «set a condition» wird in der Spalte «Kreditbetrag» nachgeschaut, ob der gewünschte Betrag die definierte Bedingung erfüllt. Falls ja, wird die rechte Seite des Workflows durchlaufen. Ansonsten die Linke.

○ Um E-Mails zu versenden, eignet sich die Aktion «send notification». Um den Status nachzuführen, wir die Aktion «set workflow status» verwendet.

○ Die Aktion «flexi task» kommt mit der Funktion «annehmen/ablehnen» out-of-the-box daher.

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

4. Neue Anträge erfassen

○ Neue Anträge können jetzt direkt auf der Liste erfasst werden. Das Standarddialogfenster lässt sich mit «Nintex Forms» bearbeiten. Dazu drückt man im Ribbon von SharePoint auf die Schaltfläche «Nintex Forms»

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Show Case - Kreditbewilligungsantrag

Nintex Forms

Zum Vergleich:

Standard Nintex Forms

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Unterschied zu SharePoint Designer Workflow

SharePoint Designer Workflows

○ Vordefiniertes Action Set

○ Was fehlt, kann mittels Visual Studio programmiert werden.

○ Client-Installation notwendig

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Unterschied zu SharePoint Designer Workflow

Nintex aus Sicht eines (SharePoint-)Entwicklers:

- We do not change the rules, we change the tools!

- Non-code Lösung heisst nicht, dass kein strukturiertes Vorgehen notwendig ist!

- Entwicklung eigener Actions möglich

- Bei Abfragen von Webservices meistens spezifisches Know-how notwendig

- Interpretation von Fehlermeldungen (Debugging)

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Unterschied zu SharePoint Designer Workflow

Zusammenfassung

- Nintex Workflow eignet sich sehr gut für Human-Centric Workflows im SharePoint-Umfeld

- SharePoint Designer und Nintex nutzen beide die OOTB SharePoint Workflow Engine

- Nintex Workflows lassen sich einfacher warten, sind migrierbar für jede SharePoint Version und schneller umgesetzt, als mit dem SharePoint Designer.

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Projektvorgehen

Workflow-Projekte verlangen Kenntnisse über Organisation und Prozesse

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©

Schulungen/Training

Coaching

Business Analyse, Prozessmodellierung

Implementierung

Lizenzen (Nintex Reseller)

Nintex Workflow

Dienstleistungen der IOZ AG

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Kontakt

Die aktuellen Schulungstermine finden Sie bei uns im Internet!

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

St. Georg-Strasse 2aCH-6210 SurseeTelefon: +41 41 925 84 00Telefax: +41 41 925 84 [email protected], www.ioz.ch

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Besten Dank