Workshop I: Gute Vorbereitung: Lastenhefterstellung · Sandra Holm, Mittelstand 4.0 –...

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Workshop I: Gute Vorbereitung: Lastenhefterstellung

Referenten:

Curd Kaesler, Hamburger Hochdruck Hydraulik GmbH Sandra Holm, Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Hamburg

Feras El Sakka, Mittelstand 4.0 – Kompetenzzentrum Hamburg

Eine wesentliche Herausforderung von Unternehmen im Rahmen der digitalen

Transformation ist die Identifizierung von sinnvollen und umsetzbaren Software-

Lösungen. Die Große Anzahl an Anbietern und Software-Lösungen, die sich in

Funktion, Leistungsfähigkeit, Preis und Service unterscheiden, wird von den meisten

Unternehmen als hinderliche Informationsflut wahrgenommen. Ein typisches Beispiel

stellt hier der oftmals unübersichtliche Markt für Dokumentenmanagementsysteme dar.

Bei umfangreichen Software-Lösungen, wie bspw. Dokumentenmanagementsystemen

sind zudem oftmals individuelle Anpassungen und Konfigurationen von Seiten des

Anbieters notwendig. Die Kommunikation mit dem Anbieter von Software-Lösungen ist

demnach essentieller Bestandteil des iterativen Prozesses zur Einführung von

Technologien.

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Um das Risiko von hohen Kosten durch spätere Anpassungen zu vermeiden, ist die

systematische Definition von Anforderungen zu Beginn des Projektes ein wichtiger

Erfolgsfaktor.

Den Teilnehmern des Workshops wurde ein intensiver Einblick über Vorgehensweisen

zur Definition von Anforderungen und zum Aufstellen eines Lastenheftes gegeben. Um

den Unterschied zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft zu verdeutlichen,

wurden die jeweiligen Verantwortlichen, die Inhalte und die zeitliche Einordnung in ein

Projekt gegenübergestellt.

Gemeinsam mit Herrn Curd Kaesler wurde den Teilnehmern die praktische Umsetzung

einer systematischen Vorgehensweise an einem Umsetzungsprojekt des Mittelstand

4.0-Kompetenzzentrum Hamburg mit der Hamburger Hochdruck Hydraulik GmbH

verdeutlicht. Im Umsetzungsprojekt soll ein geeignetes

Dokumentenmanagementsystem für das Unternehmen eingeführt werden.

Die grundlegenden Prozessschritte des Projektes wurden wie folgt festgehalten:

1. Analyse der Prozesse

2. Analyse der Anforderungen

3. Marktübersicht / Eingrenzung des Marktes

4. Bewertung und Auswahl

5. Implementierung

Die Teilnehmer des Workshops konnten im direkten Dialog mit Herrn Kaesler und

Mitarbeitern des Mittelstand 4.0- Kompetenzzentrum Hamburg Erfahrungen

Austauschen und Vorteile und mögliche Herausforderungen eines solchen Vorgehens

diskutieren.

Am Ende des Workshops waren sich alle Teilnehmer einig, dass sowohl das

Unternehmen, als auch der Anbieter von Software-Lösungen von einer systematischen

Definition von Anforderungen in Form eines Lastenheftes profitieren.

Leitfaden Schnittstellen Check-Up

Bewertung der Möglichkeiten von Software zur durchgängigen Datennutzung

Feras El Sakka, M.Sc.

Helmut-Schmidt-Universität Hamburg

Anbietermesse19. September 2019

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg

Was sind Software Schnittstellen?

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg 2

Innerhalb einer Software eines EDV-Systems

I.d.R. konsistente Datenhaltung, da alle relevanten Daten in einer zentralen Ablage (z.B. einer Datenbank) gespeichert werden

Praxis: Nutzung verschiedener Software

Verschiedene Software-Werkzeuge von unterschiedlichen Herstellern zur Ausführung mehrerer Tätigkeiten in einem Arbeitsablauf

Oftmals historisch gewachsen

Arbeiten von mehreren Beteiligten (bspw. unterschiedlicher Gewerke) an einem gemeinsamen Projekt

Daher: Übertragung der Daten von einer Software in eine andere mittels Schnittstellen

Schnittstellen:

Teil einer Software, welche der Kommunikation, bzw. dem Austausch von Daten dient

Verzögerungen und Rückschritte bei der Übergabe von Daten zwischen Softwaretools

Bei der Informationsübergabe zwischen verschiedenen Software-Werkzeugen kommt es i.d.R. zu Verzögerungen oder gar zu Rückschritten

Zwischen Software-Werkzeugen können Informationsverluste auftreten, da die Schnittstellen oftmals nicht abgestimmt sind und nur ein Teil der Daten übergeben werden kann

Mehraufwand durch manuelles Übertragen


Verzögerungen

Rückschritte

Leitfaden zur systematischen Bewertung von Software bezüglich Ihrer Offenheit zur durchgängigen Datennutzung


Offenheit: Möglichkeiten eines Software-Werkzeuges, seine Daten anderen Software-Werkzeugen zur Verfügung zu stellen bzw. Daten aus anderen Software-Werkzeugen einzuspielen.

Offenheitsmetrik:

Bewertung der Offenheit von Softwareschnittstellen mit Hilfe eines einfachen punktebasierten Bewertungsschemas

Berücksichtigung wesentlicher Punkte bei der Auswahl von Software führt zur Reduzierung von Schnittstellenverlusten

Kriterien zur Bewertung von Softwareschnittstellen:

Export Import Dokumentation

Auszug aus der Offenheitsmetrik zur systematischen Bewertung von Software


Import:

Beschreibt das Einlesen von Daten in eine Software

Hauptkriterium enthält mehrere Einzelkriterien

(Importformat, Manipulation, Vollständigkeit)

Import

Vorgehen:

1. Bewerten der Einzelkriterien auf

„wahr“/„falsch“ bzw. „ja“/„nein“

2. Bestimmung der Vollständigkeit

des Exportes und des Importes



Import:




Import

Vorgehen:

3. Summieren der Punkte der

Einzelkriterien für Export, Import und

Dokumentation (hierbei die maximalen

Punkte pro Kategorie berücksichtigen)

4. Multiplikation der summierten

Punktwerte mit der Vollständigkeit in

Prozent, jeweils für Import und Export



Import:




Import

Ergebnisse der Offenheitsmetrik zur systematischen Bewertung von Software


Auswertung:

Visualisierung der Ergebnisse mithilfe eines einfachen Ampelsystems durch Berechnung einer Gesamt-punktezahl für jede Kategorie

Bsp.:

– Export: 50P-80P Offenheit ist mittel» Übertragung von Daten auf weitere Software ist gut möglich.

» Teile der relevanten Informationen können jedoch nicht oder nicht vollständig übertragen werden.

Ableitung von Handlungsempfehlungen Geringe Werte in den drei Hauptkategorien deuten auf eine geringe Offenheit hin

Dies führt zu unterschiedlichen Gefahren:


− Datenverlust bei Export und Import

− Mehraufwand durch das manuelle Übertragen von Daten

− Gefahr von Fehlern durch die manuelle Übertragung

− Nachträgliche Änderungen von Inhalten nicht oder nur schwer möglich

− Vertauschen von Daten aufgrund von fehlenden Identifikatoren wahrscheinlich

− Geringe Nachvollziehbarkeit von Änderungen während des Exports und Imports

Empfehlungen für eine einzelne Software:

Bestehende Software anpassen lassen

Neue Software kaufen

Möglichkeiten von bestehender Software besser nutzen

Grenzen der Software klar kommunizieren

Arbeitsprozesse auf die Grenzen der Software abstimmen

…

Ableitung von Handlungsempfehlungen Geringe Werte in den drei Hauptkategorien deuten auf eine geringe Offenheit hin.

Dies führt zu unterschiedlichen Gefahren:


− Datenverlust bei Export und Import

− Mehraufwand durch das manuelle Übertragen von Daten

− Gefahr von Fehlern durch die manuelle Übertragung

− Nachträgliche Änderungen von Inhalten nicht oder nur schwer möglich

− Vertauschen von Daten aufgrund von fehlenden Identifikatoren wahrscheinlich

− Geringe Nachvollziehbarkeit von Änderungen während des Exports und Imports

Empfehlungen für einen gesamten

Workflow:

Nutzung einer gemeinsamen Datenbank

Austausch, bzw. das Ersetzen einzelner Software-Werkzeuge

Nutzung einer integrierten Werkzeugumgebung eines Herstellers

Programmierung individueller Export- und Importschnittstellen

…

Praxisbeispiel


Download des Leitfadens auf der Homepage des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg

Webseite Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg

www.kompetenzzentrum-hamburg.digital

Leitfäden im Downloadbereich


• Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

• Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Regionale Kompetenzzentren helfen vor Ort dem kleinen Einzelhändler genauso wie dem größeren Produktionsbetrieb mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Netzwerken zum Erfahrungsaustausch und praktischen Beispielen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenlose Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital.

• Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.


http://www.mittelstand-digital.de/

WorkshopGute Vorbereitung: Lastenhefterstellung


Sandra Holm – Handwerkskammer Hamburg

Curd Kaesler – Hamburger Hochdruck Hydraulik

Feras El Sakka - Helmut-Schmidt-Universität Hamburg


Warum braucht das Handwerk Digitalisierung?

► Herkömmlich

Kontakt zum Kunden:

Persönlicher Kunden- und Geschäftskontakt

Arbeitsabläufe und Organisation der Prozesse

Manuelle Bearbeitung von Vorgängen und handwerkliche Herstellung von Individual- und Kleinserienprodukten bzw. Dienstleistungen

Geschäftsmodelle:

Fokussierung auf das bestehende Geschäftsmodell

► Handwerk 4.0

Kontakt zum Kunden:

Bedarfsgerechte Online-Repräsentation

Kunden werden zu gut informierten und vernetzten Akteuren am Markt

Arbeitsabläufe und Organisation der Prozesse

Automatisierung, Flexibilisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen

Geschäftsmodelle:

Erschließung neuer Geschäftsfelder und Entwicklung neuer Geschäftsmodelle

► Neue Bedürfnisse der Kunden und verändertes Konsumverhalten durch Digitalisierung

► Neue Wettbewerber

► Neue Wertschöpfungsprozesse

Kundenbindung Prozesseffizienz Geschäftsmodelle

3Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg

Wie soll ich bei der digitalen Transformation vorgehen?Problematik:

- Identifizierung von sinnvollen und umsetzbaren Lösungen für das Unternehmen

- Sehr vielfältige Möglichkeiten digitale Technologien einzusetzen

- Große Anzahl an Anbietern von Lösungen

- Lösungen unterscheiden sich nach:

- Funktionen, Leistungsfähigkeit, Preis oder Service

Resultat:

- Viele Unternehmen fühlen sich von dieser Informationsflut überfordert

Ist das alles wirklich wichtig?

Was brauche ich für mein Unternehmen?


Quelle: BMWi - Strategien zur digitalen Transformationder Unternehmensprozesse

Iterativer Prozess zur Einführung von neuen Technologien


1. Prozess- und Informationsflussanalyse

4. Implementierung2. Technologieneutrales

Grobkonzeptdesign

3. Technologiespezifisches

Feinkonzeptdesign

- Ziele- Anforderungen- Use Cases

- Nutzerziele vor Augen- Umsetzungswissen- Detaillierte Use Cases

Nutzer Techniker

Lastenheft vs. PflichtenheftLastenheft:

Zusammenstellung aller Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich Liefer- und Leistungsumfang

Anforderungen und Randbedingungen aus Anwendersicht

Möglichst quantifizierbar und prüfbar

Beschreibt das WAS und WOFÜR

Dient als Grundlage für Ausschreibungen und Angebote

Pflichtenheft:

Inhalte des Lastenheftes, zzgl. das WIE und WOMIT

Beschreibt die technische Lösung und die Ausprägungen im Detail

Dient dem Auftraggeber als Grundlage zum Abgleich mit der Zielsetzung und den Anforderungen


Nutzer

Techniker

Lasten

-Heft

Pflichten

-Heft

Typische Inhalte eines Lastenheftes

1. Einführung in das Projekt

2. Beschreibung der Ausgangssituation (IST-Zustand)

3. Aufgabenstellung (SOLL-Zustand)

4. Schnittstellen

5. Anforderungen an die Systemtechnik

6. Anforderungen an die Inbetriebnahme und den Einsatz

7. Anforderungen an die Qualität

8. Anforderung an die Projektabwicklung


Nutzer

Lasten

-Heft

Quelle: VDI/VDE 3694 - Lastenheft/Pflichtenheft für den Einsatz von Automatisierungssystemen

Pflichtenheft greift die Inhalte 1 – 8 auf und erweitert diese um:

9. (System)technische Lösung

10. Systemtechnik (Ausprägung)

Systematische Definition von AnforderungenWarum sollen Anforderungen systematisch und möglichst vollständig aufgenommen werden?

Preisgünstiger nur schriftlich festgehaltene Anforderungen zu ändern, als bereits implementierte Lösungen

Höchste Kosten entstehen in Software-Projekten durch Fehler in den Anforderungen, die erst spät im

Projekt (bspw. nach Auslieferung des Systems) entdeckt werden

Verschiedene Nutzer haben unterschiedliche Anforderungen, bzw. Bedürfnisse

Nur mittels Abgleich der Anforderungen kann die Korrektheit und Vollständigkeit einer Implementierung festgestellt werden

Requirements Engineering:

Umfasst alle Aktivitäten zur Entwicklung von Anforderungen und dem nachfolgendem managen der

Anforderungen durch den Entwicklungsprozess bzw. während der Lebenszeit des Systems


Funktionale AnforderungenNicht-funktionale Anforderungen/

QualitätsanforderungenRahmenbedingungen

Quelle: BMWi – Mittelstand Digital

Leitfaden zur Erstellung eines AnforderungskatalogsCheckliste zur Erstellung eines Anforderungskataloges


1) Informationen zum Unternehmen

2) Beschreibung des Ist-Zustandes

3) Ziele der IT-Unterstützung

4) Wartungsbedingungen / Updates

5) Datenmanagement/-migration

6) Sicherheit

7) Anforderung im Hinblick auf Einführung, Dokumentation und Schulung

8) Zeit- und Kostenplan

9) Rahmenbedingungen zum Angebot

10) Abnahmekriterien

11) Ansprechpartner für Rückfragen

Quelle: Kompetenzzentrum Digitales Handwerk

Moderne Kommunikationsmöglichkeiten führen zu einer Vielzahl an Dokumenten, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen

− Dokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge

− Elektronische Dokumente wie E-Mails und softwarespezifische Dateien

Heutige PraxisKopieren Ausdrucken Verteilen/ Weiterleiten

Problematik− Keine systematische Ordnung von Aktenordnern, Festplatten oder E-Mail-Systemen

− Erschwerte Suche und Identifizierung von bestimmten Dokumentenversionen

Unwirtschaftliche Arbeitsabläufe demotivierte Mitarbeiter unzufriedene Kunden

Moderne Kommunikationswege sorgen für neue Herausforderungen


Datenbankbasierte Dokumentenmanagement-Systeme

− Elektronische Speicherung und Verwaltung von Daten

− Vor allem für große Datenmengen geeignet, die bei Projekten mit mehreren Beteiligten anfallen

− Dokumentenmanagement-Systeme basieren i.d.R .auf Datenbanken und ermöglichen das einfache Speichern, Suchen, Anzeigen und Bearbeiten

von elektronischen Daten in Dokumenten

Digitales Dokumentenmanagement mithilfe von Datenbanken

Cloud

− Dienstleistung, die über den Zugriff auf einen Server inkl. Datenbank Online-Speicherplatz anbietet

− Ortsunabhängig Zugriff auf Daten über das Internet möglich

Lösungsansatz: Speicherung und Verwaltung von Daten und Dokumenten mithilfe zentraler Datenbanken


Vorteile des Dokumentenmanagements mithilfe von Datenbanken

Strukturiertes Ablegen und zielgerichtetes Suchen von Dokumenten an einem zentralen Speicherort

Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente

Papierloses Arbeiten mit digitalen Dokumenten ermöglicht schnelle digitale Anpassungen, automatisierte Übermittlung

Änderungs- und Freigaberechte von Dokumenten können definiert werden

Transparenz über Bearbeitungsstand und Änderungshistorie der Dokumente wird ermöglicht

Einfacher, transparenter Wissenstransfer führt zu besserer Zusammenarbeit


Umsetzungsprojekt:

Digitales Dokumentenmanagement zur Archivierung und Nachverfolgbarkeit

WorkshopGute Vorbereitung: Lastenhefterstellung



Wir bringen den Service

Tatsachen

• 18 Jahre• 30 Kollegen• Auf 1500qm• An 2 Standorten• Mit 4 Servicefahrzeugen• Über 400 Servicetermine• Mehr als 14.000 Pressmaschinen• Nicht weniger als 61.000 Pressbacken

Alles Weitere zu….• Abholservice• Service-Erinnerungen• Prüfzyklen• Welche ist die beste Pressmaschine im

Markt?• usw….

hhhydraulik.com

Herausforderung

• Auftragsbezogene Dokumente sind bei uns bereits digitalisiert.

• Auftragsunabhängigen Dokumente werden weitestgehend in digitaler Form abgelegt, allerdings ohne eine klar definierte Struktur und Zugriffsberechtigung (Bsp. Kfz).

• Herausforderung: Den bisheriger Umgang mit den Dokumenten in vielen händischen Bearbeitungsschritten und mit fehlender Transparenz ersetzen durch ein System mit einfacher Suchfunktion zum Auffinden benötigter Dokumente bei entsprechender Berechtigung.

Projektbeteiligte


Helmut-Schmidt Universität

Feras El Sakka Alaettin Dogan Timm Berger

Handwerkskammer Hamburg

Sandra Holm

Hamburger Hochdruck Hydraulik

Curd Kaesler Philipp Rahn

Vorgehen im Projekt


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Analyse der Prozesse

Analyse der Anforderungen

Marktübersicht/ Eingrenzung des

Marktes

Bewertung der Systeme

Implementierung des Systems

Vorgehen im Projekt


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Marktes



Analyse der Haupt- & Nebenprozesse inkl. Verantwortlichkeiten zur Identifizierung von Anwendungsszenarien für das System

Methoden/Tools: Swimlane Diagramme Rechtematrix

Ergebnisse: Anwendungsszenarien liegen hauptsächlich in den

auftragsunabhängigen Nebenprozessen Wertschöpfende Prozesse bereits digital abgebildet

Vorgehen im Projekt


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Marktes



Analyse der Anforderungen der Stakeholder

Vorgehen: Stakeholder identifizieren Anforderungen der verschiedenen Stakeholder

sammeln Anforderungen clustern

Funktionale Anforderungen

Randbedingungen

Qualitätsanforderungen

Anforderungen priorisierenDokumentenerfassung

OCR Texterkennung

Import via Scan

Barcode-Erkennung

Automatische Anhangserfassung

Doublettenabgleich

Funktionale Anforderungen

Vertragsrahmen

Ohne Einrichtungsgebühr

Preis-/Leistung

geringe Laufzeiten

Modulpalettegeringe Speicherkosten

Randbedingungen

Qualitätsanforderungen

Gesetzgebung/Compliance

ISO 9000/9001 –Qualitätsnorm

DSGVO Konform


Vorgehen im Projekt


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Marktes



Abgrenzung der Begrifflichkeiten zur Marktanalyse

Problematik: DMS ≠ DMS Übergang DMS, CMS, ERP fließend

Vorgehen: Definieren der einzelnen Begrifflichkeiten Grundfunktionalitäten einzelnen Begrifflichkeiten

zuordnen Zwischenfrage: Will das Unternehmen wirklich nur

ein DMS System oder DMS + CMS, ERP, etc. ?

Abgleich mit den definierten Anforderungen

Marktübersicht auf Basis der Definition schaffen Erfüllung der Grundfunktionalitäten der einzelnen

Systeme bewerten

Ergebnis: Liste von funktionell geeigneten Systemen Eingrenzung der zu betrachtenden Systeme im

Markt

Vorgehen im Projekt


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Marktes



Bewertung der Systeme zur Identifikation des am Besten geeigneten Systems

Vorgehen:Nutzwertanalyse

Gewichtung der bestehenden Kriterien von 1 bis 10 Bewertung der Systeme anhand Kriterien von 0 bis 4 Sensitivitätsanalyse

Kriterium Gewichtung IDEAL

(1-10)Beurteilung(0 bis 4) Wert

konfigurierbare Archivierungsstruktur 10 4 40

Umgang mit allen gängigen Datenformaten (z.B. PDF & Office) 10 4 40

Schnittstellen für den Import und Export von Daten (z.B. Office-, ERP, E-Mail-Anwendungen) 10 4 40

Übersichtliche und nachvollziehbare Versionsverwaltung 10 4 40

Kosten/Preisstruktur 10 4 40

Konfigurierbares Rechtemanagement 10 4 40

Vorgehen im Projekt


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Marktes



Ausblick

Auswahl des passenden DMS für 3H Implementierung der gewünschten Archivstruktur Überführung von Dokumenten Schulung der Mitarbeiter für die Nutzung des neuen

Systems Validierung des Systems

• Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg gehört zu Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

• Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Regionale Kompetenzzentren helfen vor Ort dem kleinen Einzelhändler genauso wie dem größeren Produktionsbetrieb mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Netzwerken zum Erfahrungsaustausch und praktischen Beispielen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenlose Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital.

• Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.

http://www.mittelstand-digital.de/

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