WS 2008/2009Prem - 1 PROJEKTMANAGEMENT 12. Projektdokumentation, Kontrolle, Projektabschluss und...

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  • WS 2008/2009Prem - 1 PROJEKTMANAGEMENT 12. Projektdokumentation, Kontrolle, Projektabschluss und Nachbereitung
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  • WS 2008/2009Prem - 2 Die Dokumentation ist gewissermaen das Gedchtnis des Projektes oder Nachschlagewerk whrend der gesamten Projektlaufzeit und danach. Alle relevanten Eckdaten, Projektplanungsunterlagen, Projektergebnisse, Absprachen und Entscheidungsgrundlagen sind hier nachvollziehbar zu erfassen. Die Dokumentation ist Informationsgrundlage fr alle Projektmitarbeiter, (auch fr jene, die eventuell erst spter in das Projekt einbezogen werden) bzw. ermglicht sie unter Umstnden sogar falls ntig einen reibungslosen Projektleiterwechsel. Projektdokumentation I 1. Entwicklungsdokumentation 2. Projektakte 3. PM Berichtswesen 4. Projektberichte
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  • WS 2008/2009Prem - 3 Produktdokumentation prsentiert die gesamten Arbeitsergebnisse einer Entwicklung: Alle technischen Unterlagen des zu herstellenden Produkts, die zur Entwicklung des Erzeugnisses notwendig sind (Pflichtenhefte, Leistungsbeschreibungen, Prfunterlagen ). Projektdokumentation spiegelt das gesamte Projektgeschehen wieder und besteht aus Unterlagen, die das Projektgeschehen und den Projektablauf beschreiben (Projektplne, Projektberichte etc.). Projektdokumentation II 1. Entwicklungsdokumentation 2. Projektakte nimmt alle Projektplne und Projektberichte gem einem definierten Ordnungsschema auf in Form von Broordnern o. als Datenbanken auf PC ausschlaggebend klar vorgegebenes Ordnungsschema
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  • WS 2008/2009Prem - 4 Informationsmanagement im Projekt (regelt u. sichert den nutzungsgerechten Informationsfluss whrend des gesamten Projektablaufs und muss: Informationswege aufzeigen Informationsbedrfnisse feststellen Informationskanle festlegen und Berichtszeitrume bestimmen. 3. PM Berichtswesen dokumentieren den Projektstatus Plan/Ist Vergleiche: Aufwnde, Kosten, Termine Plan/Plan Vergleiche: Aufwnde, Kosten, Termine Fortschrittsberichte: Leistung Qualittsberichte: Qualitt Auslastungsberichte: Ressourcen Projektdaten Auswertungen: Phasen, Ttigkeiten 4. Projektberichte Projektdokumentation III
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  • WS 2008/2009Prem - 5 Projektdokumentation IV grafische Informationsdarstellung
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  • WS 2008/2009Prem - 6 MUSTERAUFBAU 1.Grundstzliches 2.Vertragliche (und sonstige zentrale) Grundlagen 3.Projektplne 4.Risikomanagement 5.Projektsteuerung 6.Allgemeiner Schriftverkehr und Gesprchsnotizen 7.Dokumentation der Projektergebnisse 8.Projektabschluss 9.Anhang Schlsseldokument - Projekthandbuch... legt fest: Welche Informationen zu dokumentieren sind (Gesprchsprotokolle, e-mails etc.) Ablageform (alles in Papierform in Ordner; oder nur zentrale Dokumente als hard copy der Rest elektronisch oder womglich alles in einer eigenen Projektdatenbank) Ort der Aufbewahrung Zugriffsberechtigungen auf die Projektdokumentation Systematik der Ablage der Dokumente (verbindliches Inhaltsverzeichnis fr die Projektablage)
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  • WS 2008/2009Prem - 7 Projektkontrolle I DIN 69904: Projektcontrolling umfasst die Prozesse und Regeln, die innerhalb des Projektmanage- ments zur Sicherung des Erreichens der Projektziele beitragen durch: Erfassung der Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleich, Feststellung und Analyse von Abweichungen, Bewertungen der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmanahmen, sowie durch das Mitwirken bei der Manahmenplanung und berwachung ihrer Durchfhrung. Projektkontrolle hat die Aufgabe, kontinuierlich festzustellen: ob die in der Entwicklungsphase getroffenen Annahmen richtig waren, ob die geplanten Manahmen die richtige Zielwirkung zeigten bzw. ob diese Zielwirkung richtig eingeschtzt wurde, ob die geplanten Ressourcen verfgbar sind, ob das Verhalten der Projektmitarbeiter bzw. der Projektbeteiligten sich planmig zeigt.
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  • WS 2008/2009Prem - 8 Projektkontrolle II Leistungskontrolle Mittels der Qualittskontrolle soll festgestellt werden inwiefern die bisher erbrachten Leistungen im voranschreitenden Projekt den im Projektplan festgehaltenen qualitativen Anforderungen entsprechen, und ob damit die ntige Qualitt des fertigen Produktes bzw. des Projektzieles gewhrleistet ist. Terminkontrolle Durch laufendes Beobachten der Terminsituation und Vergleichen der Planwerte mit den Istwerten wird die Entscheidungsgrundlage fr eine wirksame terminliche Projektsteuerung geschaffen. Voraussetzung: konsequente Aktualisierung der Plantermine Kostenkontrolle berwachen der Personalaufwnde und der Entwicklungskosten.
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  • WS 2008/2009Prem - 9 Projektkontrolle III Rechtzeitiges Erkennen einer Planabweichung rechtzeitig zu spt Je frher man Planabweichungen erkennt und steuernde Manahmen einleitet, desto grer sind die Chancen, dass diese Manahmen noch rechtzeitig, d.h. ohne Plankorrekturen, wirksam werden.
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  • WS 2008/2009Prem - 10 Steuerungsmanahmen Unter Projektsteuerung versteht man alle Manahmen, die zur bestmglichen Erfllung der Projektziele erforderlich sind. Simple Plananpassung ist der schlechteste Weg einer Projektsteuerung Anzustreben sind Manahmen, die die Planerreichung ohne nderung der Planeckdaten sicher, z.B. durch Motivation der Mitarbeiter. Teilbereiche der Steuerungsaufgaben Steuerung des Projektablaufs hinsichtlich der Ziele Anleitung der Projektmitarbeiter Koordination der Zusammenarbeit Fllen von Entscheidungen Informieren und Bericht erstatten
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  • WS 2008/2009Prem - 11 Steuerungsmanahmen
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  • WS 2008/2009Prem - 12 Projektnachbereitung Die Analyse abgeschlossener Projekte liefert Hinweise fr Folgevorhaben. Die retrospektive berprfung ursprnglicher Aufwandsschtzungen fhrt zu Verbesserungen bisheriger Prognoseverfahren und damit zuknftig zu verbesserten Anstzen fr Planwerke. Aber auch die Dokumentation von Hhen und Tiefen in der Zusammenarbeit kann Lerneffekte bei allen Beteiligten auslsen. Ziel der Nachbereitung: 1.Ergrndung von Erfolgs-/Misserfolgsfaktoren 2.Systematische Auswertung und Festhalten der gewonnenen Erfahrungen
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  • WS 2008/2009Prem - 13 Nachbereitung Projektabschlusssitzung Wurden die gesetzten Ziele (Termine, Kosten, Output) erreicht? Wenn nein, aus welchen Grnden nicht? Ist der Auftraggeber zufrieden? Wenn nein, was gab Anlass zu Unzufriedenheit? Was lief gut und was schlecht im Projekt? Wie war das Klima im Team? Welche Konsequenzen werden aus den gewonnenen Erfahrungen fr knftige Projekte zu ziehen sein? Welche Nach-Arbeiten sind bis wann noch zu erledigen? Entlastung des Projektteams und des Projektleiters emotionaler Schlusspunkt (Feier)
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  • WS 2008/2009Prem - 14 Ursache-Wirkungs-Diagramm zur Analyse von Projektfehlschlgen
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  • WS 2008/2009Prem - 15 Nachbereitung Feedback Profildiagramm zur abschlieenden Projektbewertung