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Bürofachkraft im medizinischen BereichBÜROORGANISATION

Gabriele Schilling


BÜROORGANISATION

Lernziele:

Eingangspost fachlich korrekt bearbeiten können Ausgangspost fachlich korrekt bearbeiten können Richtig adressieren können Den Wert von Dokumenten erkennen und das Wissen über

Aufbewahrungspflichten Kenntnisse über die Möglichkeiten von Hilfsmitteln zur Organisation von

Unterlagen Kenntnisse über das Terminmanagement Seine Zeit bewusst managen können

Gabriele Schilling, Seite 2


BÜROORGANISATIONAufgaben und Kompetenzen


Fach-kompetenz

Methoden-kompetenz

Sozial-kompetenz

z. B: BuchhaltungAnatomie, MS Office,Deutsch ….

z. B: Problemlösungs-methodenSelbstmanagement…

z. B: mit anderen gut zusammenarbeiten können….

Handlungs-kompetenz


BÜROORGANISATIONAufgaben und Kompetenzen

Welche Fähigkeiten und Kenntnisse benötigt eine

Bürofachkraft im medizinischen Bereich?

Welche Eigenschaften sind von Vorteil?



Bürofachkraft im medizinischen Bereich

POSTEINGANG



BÜROORGANISATION


Posteingang - Ablauf


BÜROORGANISATION

Poststücke ÜbernahmeBriefe, Sendungen etc. Postkasten oder Empfänger

ist jede erwachsene Person, die an der Abgabestelle anwesend ist

Eingeschriebene Briefe Unterschrift (elektronisch)

Pakete Unterschrift (elektronisch)

Rückscheinbrief Unterschrift (auf Rückschein, geht an

RSb (Amt oder Behörde) Absender zurück)

Wertbrief bis 1500 € Unterschrift

Wertbrief ab 1500 € Unterschrift Empfänger persönlichEigenhändig Unterschrift Empfänger persönlichRsa (Amt oder Behörde) (auf Rückschein, geht an Absender zurück)

Nicht an Postbevollmächtigte Unterschrift nur Empfänger persönlich

Posteingang - Übernahme

Postvollmacht



BÜROORGANISATION

Sendungsarten können einzeln ausgewählt werden Max. fünf Personen gleichzeitig Gültigkeit zwei Jahre, erlischt durch schriftlichen vorzeitigen Widerruf oder bei

Änderung Gilt nicht für bescheinigte Sendungen mit dem Vermerk

"nicht an Postbevollmächtigte" Die Ausstellung ist kostenpflichtig Sie kann online oder bei einer Postfiliale beantragt werden Für die Identifikation muss sich der Vollmachtgeber nach der Registrierung einmal

bei einer Postfiliale persönlich identifizieren (amtlicher Lichtbildausweis, Firmenbuchauszug etc.) oder über Handy-Signatur den Auftrag bestätigen

Posteingang - Postvollmacht



BÜROORGANISATION

Welche Schriftstücke darf eine Sekretärin nur mit einer

Postvollmacht übernehmen?

Was gilt für die Postvollmacht?

Posteingang - Postvollmacht



BÜROORGANISATION

Ersatzzustellung

Postfach

Urlaubsfach

Posteingang - weitere Postübernahmemöglichkeiten



BÜROORGANISATION

Was sind die Vorteile von digitaler Archivierung?

Wie ist der Posteingang in Ihrem Unternehmen

organisiert?

Posteingangssystem



BÜROORGANISATIONPosteingang - Öffnen

Briefmesser

Elektrischer Brieföffner

Elektrischer Brieföffner



BÜROORGANISATION

Die Regeln für das Öffnen der Post lassen sich vom

Grundrecht des Briefgeheimnisses und von der

Empfängerinformation in der Postordnung ableiten:

"Empfänger einer Postsendung ist die in der Anschrift

angegebene Person".

Welche Schriftstücke dürfen Sie öffnen?

Posteingang - Öffnen



BÜROORGANISATION

Was wird kontrolliert?Was ist zu tun, bei Fehlern wie z.B.

IrrläuferPersönlicher Brief wurde geöffnetAngeführte Beilagen fehlen oder Beilagen sind falschFax ist unleserlichE-Mail-Attachement kann nicht geöffnet werdenE-Mail wird irrtümlich gelöscht

Posteingang - Entnehmen – Kontrollieren


BÜROORGANISATION

Wie schaut ein Eingangsstempel aus?

Was wird gestempelt?

Das Führen eines Posteingangsbuches bewährt sich!

Warum und für welche Poststücke?

Posteingang - Stempeln - Posteingangsbuch


BÜROORGANISATION

Wie können Sie Ihren Chef entlasten?

Posteingang - Chefentlastung




POSTAUSGANG



BÜROORGANISATION

Kontrollieren

Zusammentragen

Falten, kuvertieren und schließen

Postausgang



BÜROORGANISATION

Das Frankieren kann erfolgen durch:das Aufkleben von Briefmarkenden Einsatz von FrankiermaschinenBriefsendungen können anstelle von Postmarken oder

Freistempelabdrucken auch den von der Post vorgegebenen Bar-Freimachungsvermerk, wenn gleichzeitig mindestens 20 solcher Briefsendungen derselben Sendungsart aufgegeben werden.

Postausgang – Wiegen und Frankieren



BÜROORGANISATION

Frankiermaschinen müssen gekauft und bei der Post angemeldet werden.

Ab 30. Juni 2013 dürfen nur noch Frankiermaschinen mit integrierter Software verwendet werden.

In Österreich gibt es vier Hersteller, deren Produkte von der österreichischen Post zugelassen sind.

Postausgang – Frankiermaschine


BÜROORGANISATION

Was sind die Vorteile einer Frankiermaschine?

Postausgang – Frankiermaschine



BÜROORGANISATION

BriefsendungenBriefe (national und international)Sendungen in KartenformKlick-BriefWerbepost

Sendungen mit GefahrgutinhaltZeitungenPakete

...

Postausgang - Arten der Postsendungen



BÜROORGANISATION

Briefe national und international

Briefsendungen sind adressierte Sendungen von bis zu 2 kgVoraussetzung für Standardsendung: Max.: 162 x 235 mm mind.: 90 x 140 mm Höchstgewicht: 20 g (Standard-Brief) 50 g (Standard-Plus-Brief) Stärke: max. 5 mm maschinell bearbeitbare Sendungen maschinell lesbare Anschriften

Postausgang – Briefsendungen



BÜROORGANISATIONPostausgang – Briefsendungen

Internationale Briefe können „ECONOMY“, „PRIORITY“ und „EMS“ (Express Mail Service) verschickt werden.

Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Brief 100 g in die USA?


BÜROORGANISATIONPostausgang – Briefsendungen



BÜROORGANISATION

Sendungen in KartenformKlickbrief Info Werbepost

Österreich: Info.Mail Sendungen an bestimmte PersonenInfo.Post Sendungen an einen HaushaltInfo Post Select teiladressierte Sendungen (Zielgruppen)Kuvert für Prospekte

International: Euro. MailEuro.PostInternational Direct Mail

Postausgang – Briefsendungen



BÜROORGANISATION

Sendungen mit Gefahrgutinhalt

Dazu zählen aus dem medizinischen Bereich:Patientenproben (z. B. Blut- und Gewebeproben)Biologische Produkte (z. B. Mikroorganismen, Impfstoffe)Ganze tote Tiere oder Teile davon

Für diese Sendungen gelten spezielle Verpackungs- und Kennzeichnungsvorschriften.

Postausgang – Postsendungen


BÜROORGANISATION

PaketeSind bescheinigte Sendungen, deren Gewicht 31,5 kg und eine

gewisse Größe nicht überschreiten dürfen. Bescheinigt heißt, das Aufgabepostamt bestätigt die Annahme der Sendung und gibt an den Empfänger ebenfalls gegen Bestätigung ab.

Pakete können international als „Standard“, „Schnell“ oder „EMS“ verschickt werden.

Wie verändern sich Laufzeiten und Kosten bei einem Paket von 5 kg in die USA?

Postausgang – Postsendungen


BÜROORGANISATIONPostausgang – Postsendungen



BÜROORGANISATION

StandardEinschreibenRückscheinEigenhändigWertbrief

Postausgang – Versandarten




RICHTIG ADRESSIEREN



BÜROORGANISATION

LinksbündigKeine LeerzeilenBestimmungsland nur bei Postsendungen ins AUSLANDErlaubte Sonderzeichen . , “ - & /Keine Graphikelemente im AdressblockDVR-Nr. gehört nicht ins AnschriftsfeldKlare Schrift!Kein internationales Kennzeichen vor Postleitzahl

Richtig Adressieren - Formatierungen der Empfängeranschrift



BÜROORGANISATION

FrauMag. Berta Friedmannc/o Benuto GmbHAndreasplatz 12A-1140 Wien

Richtig Adressieren - Empfängeranschrift

X



BÜROORGANISATIONRichtig Adressieren – Position der Anschrift


www.post.at



DOKUMENTENMANAGEMENT



BÜROORGANISATION

Warum ablegen?1. Betriebliche Notwendigkeit• Gedächtnisstütze für interne Zwecke• Sicherung von Ansprüchen von außen• Abwehr unberechtigter Ansprüche nach außen• Dokumentation von Abläufen und Nachweis dessen,

was getan wurde• Terminplanung: Was ist als nächstes zu tun?• usw.

Dokumentenmanagement



BÜROORGANISATION

Warum ablegen?2. Gesetzliche Vorschriften• Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen• Sozialversicherung, Personalakte• Bescheide,• Patientenakten usw.

Dokumentenmanagement



BÜROORGANISATION

Kein WertProspekte, Werbebriefe, usw.

WegwerfenTageswert

unverlangte Anbote, Zeitungen, Telefonnotizen Bearbeitung, wo notwendig, alles was nicht mehr gebraucht wird

in den Papierkorb

Dokumentenmanagement – Wertigkeit des Schriftguts



BÜROORGANISATION

PrüfwertUnterlagen mit zeitlich befristetem Wert: Preislisten, Anbote,

Mahnungen, Einladungen, etc. Zwischenablage oder Wiedervorlage Papierkorb oder Geschäftsfall zuordnen

GesetzeswertHandelsbriefe, Rechnungen, Zahlungsbelege, Patientenakten

Unterschiedlich lang nach Vorschrift Ablage Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)




BÜROORGANISATION

Gesetzeswert:UGB: Buchhaltungsunterlagen, Inventare, Bilanzen sowie

Belege für Buchungen (Rechnungen) 7 JahreUnterlagen für Sozialversicherung (Belege für

Personalverrechnung) 7 Jahre

Dokumentenmanagement – Gesetzeswert



BÜROORGANISATION

Patientenakte

Ambulanter medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 10 Jahre

Stationärer medizinische Bereich Aufbewahrungspflicht 30 Jahre

Röntgenbilder, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist -> mind. 10 Jahre

Dokumentenmanagement - Gesetzeswert



BÜROORGANISATION

Dokumentations- oder DauerwertUnterlagen von langfristiger Bedeutung für das Unternehmen Dokumente, Verträge, Muster, Verfahren, Patente

Ablage auf Zugriff oder im Archiv (Papier- oder elektronische Ablage)




BÜROORGANISATION

• Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet

• Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue)

• ß wird wie ss behandelt• SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden

S – SCH – ST


Dokumentenmanagement – ABC-Regel


BÜROORGANISATION

• Die Buchstaben werden von links nach rechts in alphabetischer Reihenfolge geordnet

• Umlaute werden dem Grundbuchstaben gleichgesetzt (ä = ae, ö = oe, ü = ue)

• ß wird wie ss behandelt• SCH und ST können als selbständige Buchstaben behandelt werden

S – SCH – ST


Dokumentenmanagement – Ordnen von Namen


BÜROORGANISATION

• Namen werden immer nach dem Familiennamen geordnet• Bei gleichen Namen werden die Vornamen mit berücksichtigt• Sollte dies nicht ausreichen, können noch andere Kriterien

herangezogen werden• Versicherungsnummer + Geburtsdatum• Kundennummer• Personalnummer• Schülerstammnummer• …..




BÜROORGANISATION

• Doppelnamen werden so behandelt, als wäre der Bindestrich nicht vorhanden

• Namensvorsätze wie z. B. „von“, „van“, „de“ oder „von der“ werden nicht berücksichtigt





BÜROHILFSMITTEL



BÜROORGANISATION

• Wofür sind Ablagekörbe gut geeignet?• Was sind Vor- und Nachteile von Ablagekörben?


Bürohilfsmittel - Ablagekörbe


BÜROORGANISATION


Bürohilfsmittel - Ablagefächer


BÜROORGANISATION


Bürohilfsmittel - Stehsammler


BÜROORGANISATION


Bürohilfsmittel - Ordnungsmappen


BÜROORGANISATION


Bürohilfsmittel - Pultordner


BÜROORGANISATION


Bürohilfsmittel - Ordner


BÜROORGANISATION


Bürohilfsmittel – Hängehefter und Hängemappen


BÜROORGANISATION

• Diverse weitere Mappen und Hüllen• Klemmmappe• Umschlagmappe• Dreiflügelmappe• Klarsichtfolien• Ordo-Mappen• etc.


Bürohilfsmittel



TERMINMANAGEMENT



BÜROORGANISATION

Gutes Terminmanagement

alle Faktoren des Zeitmanagements und

der Arbeitstechnik berücksichtigen

Terminplanung Schlüssel zum Erfolg oder Misserfolg

durch richtige Planung sich selbst und Vorgesetzte entlasten


Terminmanagement – ALPEN


BÜROORGANISATION


Terminmanagement – ALPEN

A Aufschreiben

L Länge der Aufgabe oder des Termins abschätzen

P Pufferzeiten einplanen

E Entscheiden nach Prioritäten (Eisenhower)

N Nachkontrolle


BÜROORGANISATION

Welche Termine kennen Sie?

Terminmanagement



BÜROORGANISATION

Termine haben

ein Datum

einen Anfang

ein Ende

einen Ort, an dem sie stattfinden

ein Thema

Teilnehmer


Terminmanagement – Termine



SELBSTMANAGEMENT



BÜROORGANISATION


Ziele von Selbstmanagement sind: bessere Organisation der eigenen Arbeit besseres Zeitmanagement weniger Aufwand für die Erledigung der Arbeiten bessere Ergebnisse und höhere Motivation weniger Hektik und Stress sowie weniger Fehler mehr Zeit für das Wesentliche höhere Arbeitszufriedenheit

Selbstmanagement – Ziele


BÜROORGANISATION

Wie soll man nun aber ansetzen? Viele verbringen die meiste Zeit mit relativ unwichtigen Aufgaben

statt sich auf wenige, aber lebenswichtige Aktivität zu konzentrieren Oft sind 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie

80 % des Ergebnisses


Selbstmanagement – Pareto-Prinzip (80:20-Regel)

Zeit Ergebnisse


BÜROORGANISATIONPrioritäten setzen

Eisenhower- Prinzipgering

Wichtigkeit

hoch

B-Aufgabenplanen und recht zeitig terminieren

A-Aufgabensofort erledigen

C-Aufgabendelegierenreduziereneliminieren….

gering Dringlichkeit hoch

? !!



BÜROORGANISATION

• sowohl dringend als auch wichtig • für die Erfüllung der ausgeübten

Funktion von größtem Wert• muss man sich selbst widmen

und sofort in Angriff nehmen

A-Aufgaben

• hohe Wichtigkeit, aber noch nicht dringlich• können zunächst warten• müssen aber geplant, d. h. terminiert werden• Tätigkeiten rechtzeitig einplanen, dass sie nicht

zu A-Aufgaben werden (Endtermin!)

B-Aufgaben

Selbstmanagement – Prioritäten setzen



BÜROORGANISATION

• KEINE hohe Wichtigkeit, aber dringend• sollten soweit wie möglich delegiert, reduziert

oder standardisiert werdenC-Aufgaben

• sowohl von geringer Dringlichkeit als auch geringer Wichtigkeit

• Abstand nehmen• Mut zum Papierkorb• überlegen , was passiert schlimmstenfalls,

wenn dies nicht erledigt wird

D-Aufgaben

Selbstmanagement - Prioritäten setzen



BÜROORGANISATION

Jeder Mensch ist in seiner Leistungsfähigkeit während des ganzen Tages bestimmten Schwankungen unterworfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus vollziehen und im Voraus absehen lassen. Es gibt zwar eine Reihe individueller Unterschiede, die durch Ernährungs gewohn heiten und andere persönliche Merkmale beeinflusst werden.Im berühmten Leistungstief sollten Sie nicht gegen Ihren biologischen Rhythmus arbeiten, sondern versuchen, zu entspannen und diese Phase für soziale Kontakte und Routinetätigkeiten (C-Aufgaben) nutzen.

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Selbstmanagement - Leistungskurve


BÜROORGANISATION

Zu langes, intensives Arbeiten macht sich nicht bezahlt, da Konzentration und Leis tungsfähigkeit nachlassen und sich Fehler einschleichen. Betrachten Sie Pausen nicht als Zeit verschwen dung, sondern als erhol sames Auft anken von Energie:Einschlägige medizinische Unter suchungen haben ergeben, dass der beste Erholungswert nach etwa einer Stunde Arbeitszeit erzielt wird. Die Pause sollte nur bis zu 10 Minuten dauern, weil der optimale Effekt in den ersten 10 Minuten eintritt, danach jedoch eine sinkende Tendenz hat.

Selbstmanagement - Planen Sie Pausen ein


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