Der xft contract manager bietet eine umfassende Vertragsverwaltung in SAP, die alle relevanten Vertragsinformationen, von SAP-  wie von Non-SAP-Verträgen, an zentraler Stelle zusammenführt. Ein leistungsfä-higes Termin- und Workfl owmanagement bietet beste Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags, von der Anbahnung und Er-stellung bis zur Verlängerung oder Kündigung.

xft contract managerVertragsverwaltung

und Contract Lifecycle Management

für SAP

Integrating your business processes

Kaum etwas im Unternehmen funktioniert ohne Verträge. Ob Einkaufsverträge, Rahmenverträge mit Partnern und Zulieferern, Dienstleistungs-verträge, Arbeitsverträge, Mietverträge – Ver-träge sind die Basis unternehmerischen Han-delns. Mit dem xft contract manager behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Verträge, sondern erhalten auch Unterstützung für jede Phase des Vertragslebenszyklus, von der Ver-tragsanbahnung bis zur Kündigung oder Verlän-gerung.

Der Einstieg in das Vertragsmanagement erfolgt über den Vertragsorganizer. Er zeigt u. a. die Lis-te der Vertragsarten, die zuletzt bearbeiteten Verträge sowie die persönlichen Vertragsfavo-riten des Benutzers und ermöglicht damit einen schnellen Zugriff auf die aktuell oder häufig benötigten Verträge. Mit der übergreifenden Suchfunktion können Verträge anhand von Ter-minen, Bearbeitern oder anderen Vertragsattri-buten gezielt gefunden werden. Zu jedem Ver-trag lassen sich außerdem die Beziehungen zu anderen Verträgen wie z. B. Rahmenverträgen anzeigen. Dank des rollenbasierten Berechti-gungskonzepts sieht dabei jeder immer nur das, was er tatsächlich sehen darf.

Der Vertragsorganizer

In der Vertragsakte werden alle Informationen zum Vertrag zentral gesammelt. Aktenkopf und Aktenstruktur lassen sich dabei für die ver-schiedenen Vertragsarten unterschiedlich kon-figurieren. Der Aktenkopf zeigt die wichtigsten Vertragsattribute und -termine auf einen Blick. In der Akte finden nicht nur alle Dokumente zum Vertrag Platz, sondern auch Informationen zu Vertragspartnern, Vertragsbeziehungen und beliebigen anderen SAP-Objekten.

Mit Hilfe von integrierten MS-Word-Vorlagen lassen sich Standarddokumente direkt aus der Akte erstellen und versionieren. Dokumente aus dem Filesystem können einfach per Drag & Drop in der Akte abgelegt werden; zusätzliche ist eine Integration von MS Office und E-Mail möglich.

Die integrierte Checklistenfunktion und Sta-tusverwaltung machen die Vertragsverwaltung transparent und sorgen dafür, dass dabei alle organisatorischen Vorgaben berücksichtigt wer-den.

Die Vertragsakte

xft contract manager Vertragscockpit im SAP GUI

Vertragsakte im SAP GUI und Anlegen eines Vertragsdokuments

Funktionen

Der xft contract manager unterstützt die Verwal-tung von Verträgen über den gesamten Lebens-zyklus, von der Erstellung bis zur Verlängerung oder Kündigung. Ein zentraler Funktionsbereich ist die integrierte leistungsstarke Termin- und Statusüberwachung. Über defi nierte Regeln werden automatisch Systemtätigkeiten ausge-löst, wenn Termine erreicht werden (z. B. Ver-tragsbeginn, Vertragsende, Kündigungsfrist, Mindest- und Maximal laufzeit) oder wenn eine Statusänderung eintritt (z. B. ein Vertrag wirk-sam wird oder ausläuft). Per SAP-Workfl ow oder E-Mail kann das System einen zuvor defi nierten Verteilerkreis über anstehende Termine oder Statusänderungen informieren.

Worfkfl ows zur Freigabe eines Vertrages können in SAP GUI oder mit mobilen Endgeräten per SAPUI5 berabeitet werden, eine Freigabe mit elektronischer Signatur ist ebenfalls möglich.

Alle Änderungen am Vertrag, an der Akte und an den Akteninhalten werden vom System auto-matisch protokolliert, so dass sie jederzeit voll-ständig nachvollziehbar sind.

Vertragsorganizer » Vertragsartübergreifende Suche und Überblick über Vertragsarten » Suche über einzelne Vertragsarten » Direkte Neuanlage über Vertragsarten » Schnellzugriff auf zuletzt bearbeitete Verträge » Favoriten-Funktion » Anzeige von Vertragsbeziehungen und von Beziehungen zwischen

Verträgen und anderen SAP-Businessobjekten

Vertragsmanagement » Automatische Terminüberwachung » Wiedervorlagefunktion für Akteninhalte oder gesamte Akte » Automatische Hinweismeldung vor oder nach wichtigen

Vertragsterminen » Automatisches Anpassen von Vertragsdaten (Status, Kündigungs-

frist, Vertragsende) gemäß vorgegebener Termine und Regeln » Automatisches Auslösen von Workfl ows gemäß vorgegebener

Termine und Regeln » Vordefi nierte und Ad-hoc-Umläufe für Genehmigung und Freigabe

(mit xft compliance cycle) » Integrierte Dokumenterzeugung auf Basis von MS Word (mit xft

document composer) » Integration von MS Offi ce und E-Mail (mit xft document connector) » Zustellung von Workfl ow-Aufgaben per SAP Business Workfl ow

und/oder E-Mail

Vertragsmanagement über den gesamten Vertragslebenszyklus

Workfl ow zur Genehmigung eines Vertrages per SAPUI5

Vertragsakte » Wichtigste Vertragsdaten auf einen Blick » Vertragsartspezifi sche Konfi guration von Kopfdaten, Aktenstruktur,

Regeln, Verteilern und Fristen » Vertragsindividuelle Defi nition von Verteilern und Fristen möglich » Direkter Zugriff auf SAP-Objekte (z. B. Stammdaten des

Vertragspartners, Bestellungen u. v. m.) » Benutzerspezifi sche Erinnerungsfristen für verschiedene

Vertragsarten » Integrierte Checklisten » Dokumentenimport und -export per Drag & Drop » Einfache Navigation durch Dokumenten-Previews » Umfassende Recherchefunktion über Akteninhalte » Unterstützung aller gängigen Archiv- und Scan-Anbieter

System und Architektur » 100 % SAP-basiert, wird vollständig in das bestehende SAP-System

und die SAP-Anwendungen integriert » Keine zusätzliche Infrastruktur notwendig » Zugriff auf Genehmigungsmaske für Vertragsdokumente per SAP

GUI, Webbrowser und per SAPUI5/Fiori Launchpad möglich » Nutzung des vorhandenen SAP-Berechtigungswesens

xft contract manager: Vertragsverwaltung und Contract Lifecycle Management für SAP

Über xft

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, E-Mails oder elektronische Be-lege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubin-den. Dazu entwickeln wir eigene Software-produkte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezi-fi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungs-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

Effektive VertragskontrolleMit der automatischen Termin- und Statusüberwachung gehören verpass-te Kündigungsfristen und Vertragslücken der Vergangenheit an. Das Sys-tem verschickt automatisch Benachrichtigungen oder startet direkt einen Änderungsworkfl ow. In der Akte werden alle Workfl ows und Schritte pro-tokolliert sowie der aktuelle Status angezeigt, so dass der Fortgang des Prozesses jederzeit für alle Beteiligten transparent ist.

Prozessunterstützung von A bis ZChecklisten sorgen dafür, dass alle Aufgaben des Vertragsmanagements, von der Erstellung über die Verlängerung bis zur Kündigung, vollständig und korrekt erledigt werden. Der integrierte Vorlagenmanager und die Versionsverwaltung helfen bei der Erstellung von wiederkehrenden und standardisierten Schreiben. Und zugehörige Dokumente und E-Mails fi n-den mit Drag & Drop rasch und unproblematisch den Weg in die Akte.

Vollständig in SAP integriertDer xft contract manager basiert zu 100 % auf SAP und wird nahtlos in das bestehende SAP-System eingepasst. Damit werden Verträge zentral ver-fügbar; die Beziehungen zu anderen Businessobjekten – Rahmenverträge, Geschäftspartner, Vertragsobjekte u. a. – sind unmittelbar sichtbar; und die zugehörigen Informationen, von den Stammdaten des Vertragspart-ners bis hin zu zugehörigen Bestellungen, immer aktuell.

Flexibles Arbeiten Der xft contract manager arbeitet vollständig in SAP; der Benutzer muss es nicht tun. Die vollständig funktionale Webakte im Browser ermöglicht den Zugriff auf die Vertragsverwaltung unabhängig von Plattformen und Ausgabegeräten. E-Mails und Dokumente lassen sich direkt aus der An-wendung heraus in die Akte einchecken, ohne die gewohnte Arbeitsum-gebung zu verlassen.

xft contract managerHighlights

© xft GmbH, September 2017.Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

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