Digicomp 1

Kursleitung:

Herzlich Willkommen

Auftragsklärung im Projektmanagement@learningZ. 14. Mai 2014. Digicomp, Zürich

Martin Bialas, diventis GmbH

2Digicomp

Sage mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir,

wie es endet.

3Digicomp

Agenda

Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung

Klärung der relevanten Begrifflichkeiten

Vorgehen der Auftragsklärung

Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement (ausgewählte Techniken)

Vision, Gestaltungsbereich, Restriktionen, Ziele, Annahmen, Business Anforderungen, Vorgehensmethodik, zeitlicher Ablauf, Projektorganisation, Nutzenanalyse, Kostenanalyse, Risikoanalyse

Strukturierte Fortschreibung

Grundlage für eine zufriedenstellende Projektabnahme

4Digicomp

Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung

Schaffung einer gemeinsamen Vision

Etablierung von Transparenz

Klärung der Beteiligten und deren Rollen

Eindeutige Aufgabenstellung für sämtliche Beteiligte

Identifikation der relevanten Projekt-rahmenbedingungen

Vermeidung von Reibungsverlusten während der Projektdurchführung

Strukturierter Projektabschluss

5Digicomp

Klärung der relevanten Begrifflichkeiten - Projektauftrag

Definition wikipediaDer Projektauftrag (engl. Project Charter) ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von einer Managerin oder einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter benannt und das Projektbudget freigegeben.

Der Begriff 'Projektauftrag' ist nicht normiert und wird unterschiedlich verwendet. Teilweise wird allgemein von 'Auftrag' oder von 'Projektvereinbarung' gesprochen. Synonym wird häufig der Begriff 'Projektleitervereinbarung' benutzt, wobei Umfang und Funktion des Projektauftrages über eine bloße Benennung des Projektleiters hinausgehen. Bei Projekten mit externen Dienstleistern wird der Projektauftrag oft durch einen formellen Vertrag ersetzt.

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Vorgehen der Auftragsklärung

Projektantrag

Projektidee

Projekportfolio-management

Projektsteckbrief Auftragsklärungs-dokument

Projektidee

Auftragsklärungs-dokument

Projekt-initiierung

Projektauftrag

Fortschreibung

Fortschreibung

Phasen

7Digicomp

Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement

Allgemeine Vision

Ausgangslage Vision

Gestaltungsbereich

Restriktionen

Budgetrestriktionen Terminrestriktionen

Zielformulierung

Zielträger Zielformulierung

Annahmen

Business Anforderungen

Allgemeine Anforderungen

Schnittstellen

Vorgehensmethodik

Zeitlicher Ablauf

Projektorganisation

Grobe Nutzenanalyse

Grobe Kostenanalyse

Risikoanalyse

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Ausgewählte Inhalte - Vision

Kurze, prägnante Beschreibung über die geplanten Verhaltensweisen der Projektbeteiligten zur Erreichung ihrer Ziele.

Dies sollte noch kein detailliert ausgearbeiteter Plan sein, sondern eher eine «mitreissende und faszinierende» Idee hinsichtlich des gewünschten Zielzustandes.

9Digicomp

Ausgewählte Inhalte - Gestaltungsbereich

Nach Prof. Dr. G. Schmidt, ibo

• Abgrenzen des Systems nach aussen: Wie soll das zu untersuchende System von der Systemumwelt abgegrenzt werden? Welche Sachverhalte sollen / dürfen organisatorisch verändert werden, welche nicht?

S

• Einflussgrössen sind - aus der Sicht des Projektes - nicht lenkbare FaktorenE• Abgrenzung von Systemen nach innen: Welche kleineren Einheiten können

abgegrenzt werden, um sie isoliert zu bearbeiten? Was gehört im Innern zum Projekt? Konzentration auf Unter- und Teilsysteme, die nacheinander geplant werden.

U

• Welche Schnittstellen sind zwischen den Unter- bzw. Teilsystemen und zu den relevanten Umsystemen zu beachten?S

• Ermittlung und Ordnung der Elemente, Beziehungen und Dimensionen in den Unter- und Teilsystemen.A

• Ermittlung gemeinsamer Elemente und Beziehungen in den abgegrenzten Unter- und Teilsystemen.G

Systemgrenze

10Digicomp

Ausgewählte Inhalte - Zielformulierung

Definition «Ziel»Unter einem Ziel wird ein angestrebter Zustand, eine gewünschte Wirkung verstanden. Ziele beschreiben künftige Ereignisse, welche durch definierte Massnahmen und/oder Lösungen erreicht werden.

Sie definieren den Qualitätslevel für die Beurteilung der Ergebnisse.

11Digicomp

Ausgewählte Inhalte - Lösungen vs. Ziele

Lösung:Was soll erreicht

werden?Ziel:

Auf welchem Weg soll es erreicht werden?

Mit zunehmender Detaillierung - im Projektfortschritt – werden die Ziele

immer lösungsnäher.

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Ausgewählte Inhalte - Motivation für Ziele

Zwecksetzung Beschreibung

Koordination Durch Ziele werden die Leistungen mehrerer Beteiligter bzw. Projekte abgestimmt

Steuerung Entscheider steuern durch Zielvorgaben

Lösungssuche Ziele stossen die Suche nach Lösungen an

Bewertung / Entscheidung Ziele sind Kriterien für die Eignung von Lösungen

Messung Ziele erlauben die Messung von Resultaten der Projektarbeit

Motivation Realistische Ziele fördern die Leistungs-bereitschaft

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Ausgewählte Inhalte - Ziele: Anforderungen

strategiever-träglich

lösungs-neutral

redundanz-frei

wider-spruchsfrei

realisierbar beurteilbar vollständig relevant

aktuell

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Ausgewählte Inhalte - Zielformulierungsprozess

Zielträger identifizieren Ziele sammeln

Ideen sammeln

Zielstruktur aufbauen

Lösungen beseitigen Restriktionen trennen

Projektbezug prüfen Konflikte aufzeigen

Redundanzen streichen Oberbegriffe finden

Unter Oberbegriffen vervollständigen

Ziele operationalisieren

Ziele priorisieren

Ziele entscheiden und dokumentieren

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Ausgewählte Inhalte - ZielkatalogProjektziel

Wirtschaftliche Ziele

…

…

…

LeistungsZiele

…

…

…

…

…

PersonelleZiele

…

…

…

VorgehensZiele

…

…

…

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Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog mit Priorisierung

Projektziel

Wirtschaftliche Ziele

…

…

…

LeistungsZiele

…

…

…

…

…

PersonelleZiele

…

…

…

VorgehensZiele

…

…

…

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Strukturierte Fortschreibung

Auftragsklärungsdokument wird bei jedem Phasen-übergang neu geprüft

Erkenntnisfortschritt fliesst in die Überarbeitung/ Fortschreibung ein

Kooperative Bearbeitung des Auftragsklärungsdokumentes

Bewusster und formaler Entscheid über aktuelle

Version des Auftrags-klärungsdokumentes

Sicherstellung der Versionierung des

Dokumentes

18Digicomp

Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme

Ein Abnahme der produzierten Projekt-

ergebnisse ist nur anhand einer entsprechenden Bezugsgrösse möglich

Das Auftragsklärungs-dokument muss hierzu

ausreichend operationalisiert sein

Die Beteiligten müssen sich dem exakten Vergleich von

Ergebnis und Vorgabe stellen

Eine Entlastung der Projektbeteiligten erfolgt

anhand des Projektauftragsklärungs-

dokumentes

Ein Bestandteil von Lessons Learned ist der Abgleich von Projektbeauftragung zu dem gewählten Vorgehen sowie

weiteren geplanten Projektinhalten

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Vielen Dank!

Welche Fragen kann ich heute und hier beantworten?Martin Bialas