Webinar Akademie 31. Juli 2012

Zeit schaffen –

um Zeit zu haben

Marco Krause

Inhaltsübersicht

• Einiges über Zeit

• Warum eigentlich Zeitmanagement ?

• Ziele

• Verschiedene Modelle zum Zeitmanagement

• Rollen & Werte

• TimeLine

Wer ist Marco Krause?

33 Jahre jung

Verheiratet

1 Hund

Betriebswirt

NLP-Trainer

Seit 13 Jahren im Vertrieb

Trainer bei SkillCare (www.skillcare.de)

Was ist eigentlich Zeit ? (Umfrage)

Die Zeit ist eine physikalische Größenart.

Die Zeit beschreibt die Abfolge von Ereignissen, hat also im Gegensatz zuAnderen physikalischen Größen eine eindeutige, unumkehrbare Richtung.

Aus einer philosophischen Perspektive beschreibt die Zeit das Fortschreiten der Gegenwart von der Vergangenheit kommend zur Zukunft hinführend.

Wikipedia sagt:

Die einzige begrenzte Ressource die wir als Menschen kostenlos zur Verfügung haben…und damit die

Wertvollste !

• Die Zeit vergeht wie im Flug

– Immer dann wenn viele Ereignisse

– Wenn es Spaß macht

• Der Tag bräuchte 36 Stunden…

• Ich habe keine Zeit…

• Wenn Du es eilig hast, dann gehe langsam!

Einige Sätze…

Zeit heute!

Meine Zeit heute!

Vervollständige den Satz…

Zeit ist…

LEBEN !!!

Das macht Leben aus:

Leben

Beruf &

Leistung

Gesund-heit

Sinn&

Werte

Familie&

SozialeKontakte

Wieviel % Deiner Zeit investierst Du in:

%

Beruf &

Leistung

Gesund-heit

Sinn&

Werte

Familie&

SozialeKontakte

Vorteile des Zeitmanagements

• Zeit einsparen

• Höhere Qualität

• Freizeit schaffen

• Optimale Energienutzung

• Entspannter Arbeiten

• Mehr Leben

Definition von Grundbegriffen des Zeitmanagements

Effektivität

– Die richtigen Dinge tun (welche Ziele…)

Effizienz

– Die Dinge richtig tun (wie mache…)

Spezifisch/ Sinnesspezifisch

messbar/ motivierend

attraktiv/ achievable (erreichbar)

realistisch

terminiert

Seitdem wir unser Ziel aus den Augen verloren haben,

verdoppelten wir unsere Anstrengungen ( Mark Twain )

Salamitaktik

• Formulieren Sie Ihr Ziel schriftlich• Zerlegen Sie Ihr Ziel in überschaubare Teilaufgaben• Planen Sie konkrete Aktivitäten• Setzen Sie sich für jedes „Scheibchen“ einen festen Termin• Konzentrieren Sie sich immer auf den nächsten Schritt

+ Sie bleiben flexibel+ Sie können Kurskorrekturen vornehmen

Motto: „ Jeder große Erfolg ist

das Ergebnis vieler kleiner Erfolge!“

Die Zeit- und deren Diebe und Fresser (Umfrage)

• Telefonieren• Ablage• Aufschieberitis• Lärm, Enge• Fehlende Prioritäten• Defekte EDV / Arbeitsmittel fehlen• Ja-Sager• Warten• Meetings• ….

Sägeblatteffekt

Zeitmanagement

Merksatz:

„Wer täglich nur 8 Minuten in seine Planung investiert und diese dann konsequent umsetzt, gewinnt nachweislich jeden Tag eine volle Stunde Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.“

Effektivität = die richtigen Dinge tun

Effizienz = die Dinge richtig tun

Aufgaben notieren

Aufgaben, Aktivitäten, Termine auf eine TODO Liste schreiben

Länge schätzen

Zeitaufwand für jede Aufgabe festlegen

Pufferzeiten planen

Max 60% verplant- 40% für Unvorhersehbares

Entscheiden

ABC Prioritäten setzen

Nachkontrolle

Ergebnisse und Unerledigtes

+ Jeden Tag etwas...

• dass Ihnen Freude macht• Sie Ihren Zielen näher bringt• Ihnen Ausgleich schafft

Die ALPEN Methode

Eisenhower Matrix

Wic

hti

gke

it

Sofort tunTerminieren oder

delegieren

Delegieren

Dringlichkeit

sehr wichtig

Basis:SMARTE- Ziele

WERT der Tätigkeit

Tatsächliche ZEITver (sch) wendung

wichtig Kleinkram, Routineaufgaben

1-2 A- Aufgaben / Tag ( ca 3 Std)2-3 B- Aufgaben/ Tag (ca 1 Std )div. C- Aufgaben/ Tag (ca 45 Min)

ABC-Analyse

Pareto Prinzip

Zeit

Ergebnis

Zeit Motto Aufgabe

8- 10 Uhr A- Aufgaben Beginnen Sie mit einer A-Aufgabe, konzentrieren Sie sich ohne Ablenkungen nur darauf

10- 11 Uhr Let´s talkerholen Sie sich von der A-Aufgabe und widmen Sie sich weniger anstrengenden Aufgaben. Jetzt ist die Zeit für Gespräche, Telefonate und Korrespondenzen

11- 12 Uhr Back to A widmen Sie sich noch 1 Stunde Ihren A Aufgaben

12- 13 Uhr RegenerationGönnen Sie sich eine Mittagspause, essen Sie etwas und gehen Sie ein paar Schritte um den Block. Tanken Sie neue Kraft

13- 14 Uhr C- Aufgaben

Widmen Sie sich 1 volle Stunde Ihren E-Mails, Posteingängen. Alles, was Sie in dieser Stunde nicht schaffen sollten Sie in Ihre Planung für die nächsten Tage aufnehmen, delegieren, oder in den Papierkorb legen

14- 16 Uhr B- AufgabenErledigen Sie Ihre strategisch wichtigen B- Aufgaben, arbeiten Sie konzentriert. Lassen Sie sich möglichst nicht ablenken.

16- 17 Uhr Let´s talk Gespräche, Meetings, Telefonate

17- 17:30 Uhr Bilanz Abgleich mit dem Tagesplan, Erstellen des Tagesplanes für den nächsten Tag

FEIERABEND Zeit für Privatleben!!!

1 Mustertag

Biorhythmus

Rollen & Werte (Reflektion)

• Welche Rollen haben Sie ?

• Welche Werte sind Ihnen am wichtigsten?

Termin-

Kalender

Analog oder digital

Schafft Übersicht

Prioritäten-

liste

TODO´s

Monatlichoder

Wöchentlich

EFFEKTIV

WAS ist wichtig?

Tagesplan

Termine,

Todo´s

Kontakte

EFFIZIENT

WANN

erledige ich es?

Effektive & Effiziente Zeitplanung

Planen und Terminieren Sie möglichst ALLES !!

TimeLine im NLP

• Ereignisse in eine chronologische Ordnung zu bringen

• Vergangene Krisen zu beleuchten und darin wertvolle Ressourcen aufzuspüren

• Neue Ziele ins Auge zu fassen und einen sinnvollen, zeitlichen Rahmen dafür festzulegen

• Innere Einwände bei Zielen wahrzunehmen und ihnen einen angemessenen Platz zu geben

• Bekannte Strategien, bewährte und nicht bewährte zu analysieren und daraus nutzbare Konsequenzen ziehen

• Neue Strategien zu entwickeln

TimeLine- in-Time Typ

• Die gedachte Zeitlinie läuft durch den eigenen Körper hindurch• Die Vergangenheit liegt hinter der Person• Die Zukunft befindet sich vor der Person• Die Person ist mit der Zeitlinie assoziiert • Um Zugang zu Vergangenem zu erhalten, muss die Person den

Kopf drehen, um sie sehen zu können.• „Lass die Vergangenheit hinter Dir,....wenn Du zurück schaust,

wirst Du lachen....“

• Vorteil: gute Konzentration auf den gegenwärtigen Augenblick, lebt im Hier und Jetzt, spontan, flexibel

• Nachteil: neigt zu Unpünktlichkeit, weniger vorausschauend

TimeLine- Through Time Typ

• Die gedachte Zeitlinie läuft von der einen zur anderen Seite• Die Gegenwart ist meistens vor der Person platziert• Diese Personen haben eine gute, lineare Vorstellung von Zeit• Die Erinnerungen sind in der Regel dissoziiert• Fühlt sich in sehr geregelten, genormten Verhältnissen sehr

wohl

• Vorteil: gut organisiert, planend und pünktlich, geordnet und geregelt

• Nachteil: Gerät in unerwarteten und chaotischen Situationen leicht in Schwierigkeiten, da er ständig alles vor sich im Blick halten will

TimeLine- welcher Typ bist Du ?

Frage Dich:

Wenn die Vergangenheit ein Punkt im Raum wäre, wo wäre sie dann für Dich? Wenn die Zukunft ein Punkt im Raum wäre, wo wäre sie dann?

Wenn Du die Richtung der Vergangenheit und der Zukunft gefunden hast, dann verbinde beide miteinander.

Wo ist die Gegenwart?

Geht die Linie durch Dich hindurch (in time) oder verläuft sie ausserhalb von Dir (through time, out of time)? Verlass Dich dabei einfach auf Dein Gefühl. Es gibt kein Richtig und kein Falsch.

Herzlichen Dank…

…dass Du mir Deine Zeit geschenkt hast ! ☺☺☺☺

Ich wünsche Dir eine wundervolle Zeit, die Du mit dem verbringst, was DIR am

meisten Spaß macht / am Wichtigsten ist!

EINE GUTE ZEIT !