Ziele setzen Gemeinsam Landratsamt Böblingen - … · Ziele setzen Leitfaden für...

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Gemeinsam

Ziele setzen

Leitfaden für Zielvereinbarungen

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„Nur wer das Ziel kennt, kann es auch treffen“

(Griechisches Sprichwort)

Inhalt Einleitung ................................................................................................................................................. 1

1 Allgemein ......................................................................................................................................... 2

2 Zielformulierung .............................................................................................................................. 3

3 Zielkategorien .................................................................................................................................. 4

4 Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses ......................................................................................... 6

5 Zielvereinbarungsprozess als jährlicher Kreislauf ........................................................................... 7

6 Die Zielvereinbarungsgespräche ..................................................................................................... 8

7 Ziel‐Status‐Analyse .......................................................................................................................... 9

8 Effizienz und Transparenz des Zielvereinbarungsprozesses ........................................................... 9

9 Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess ......................................................................... 10

10 Formulare ..................................................................................................................................... 11

10.1 Formular 1: Impulsformular .................................................................................................. 11

10.2 Formular 2: Zielvereinbarungsformular ................................................................................ 12

1


Einleitung Der Zielvereinbarungsprozess trägt dazu bei, Ressourcen bewusst und wirtschaftlich auf gemeinsam

gesetzte Ziele hin zu planen. Entscheidend dabei ist es, die Erfolge messbar zu machen. In der Folge

erleichtert der Zielvereinbarungsprozess auch das Controlling. Indem der Zielvereinbarungsprozess

alle Mitarbeiter1 des Landratsamts 2 in die Verwaltungssteuerung einbindet, lässt sich überdies das

Wissens‐, Kreativ‐ und Erfahrungspotenzial des gesamten Landratsamts aktivieren.

Der Zielvereinbarungsprozess schafft die Voraussetzungen dafür, dass die angebotenen Dienstleis‐

tungen mit nachhaltig hoher Effizienz erbracht werden. Dadurch vermag er auf der Kundenseite die

Akzeptanz des Dienstleistungsunternehmens Landratsamts weiter zu steigern. Zugleich lassen sich

durch Zielvereinbarungen auch Freiräume für ein verantwortlicheres, kreativeres und damit auch

befriedigenderes Arbeiten aller Mitarbeiter schaffen.

Der Zielvereinbarungsprozess bringt daher sowohl den Kunden wie auch den Mitarbeitern des Land‐

ratsamts greifbare Vorteile.

Das Instrument des Zielvereinbarungsprozesses sollte mit den Mitarbeitergesprächen und dem Be‐

richtswesen Hand in Hand gehen.

Wirkungsmechanismus Zielvereinbarungsprozess:

1 Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird in diesem Leitfaden auf die ständige Formulierung in weiblicher und männlicher Form verzichtet. Der Grundsatz, dass auch sprachlich der Gleichstellung von Frau und Mann Rech‐nung getragen werden muss, soll dadurch nicht in Frage gestellt werden. 2 Einschließlich der Mitarbeiter des Abfallwirtschaftsbetriebs.

Effizienter Ressourceneinsatz Mitarbeiterbeteiligung

Mitarbeiterzufriedenheit Kundenakzeptanz

2


1 Allgemein

Das Leitbild des Landratsamtes Böb‐

lingen steht im Mittelpunkt des Ziel‐

findungsprozesses. Seine Leitsätze

sind für alle Beteiligten Anspruch und

Maßstab zugleich. Sie prägen damit

wesentlich die Zielsetzungen, Ent‐

scheidungen und Maßnahmen des

Landratsamtes.

Die im Zielvereinbarungsprozess zu entwickelnden Ziele lassen sich vier Dimensionen zuordnen.

Die vier Zieldimensionen:

Mit den vier Zieldimensionen vor Augen können wir verhindern, dass der Zielvereinbarungsprozess in

dem Sinne eindimensional wird, dass etwa nur finanzrelevante Ziele vereinbart werden. Gerade auch

das Leitbild des Landkreises verdeutlicht, dass die Zielvereinbarungen des Landratsamtes der vierfa‐

chen Anforderung von Finanz‐, Kunden‐, Mitarbeiter‐ und Prozessorientierung Rechnung tragen

müssen. Schließlich erstrecken sich auch die Leitsätze des Landkreises auf alle vier Zieldimensionen.

Finanzen Kunden

Mitarbeiter

Lernen, Entwicklung

Prozesse

Innovation, Aufgaben

Leitbild

Orientierung für

alle Mitarbeiter

Ziele der Dezernate

zwischen Landrat

und Dezernenten

Ziele der Ämter

zwischen

Dezernenten

und Amtsleitern

Ziele der

Sachgebiete

Ziele der

Bereiche

Ziele der

Mitarbeiter

3


Zuordnung der Leitsätze des Leitbildes zu den Zieldimensionen:

Leitsatz: Zuordnung zu Zieldimension:

Gemeinsam stellen wir uns neuen Herausforderungen +

Wir arbeiten miteinander +

Führen ist Verpflichtung +

Wir arbeiten für und mit den Menschen in unserem Landkreis +

Wir arbeiten kostenbewusst, wirtschaftlich und umweltbewusst +

2 Zielformulierung

Damit alle an Zielvereinbarungen beteiligten Personen Gewissheit über die zukünftigen Aufgaben

haben, ist es wichtig, die Ziele klar und verständlich festzulegen.

Feste Elemente der Zielformulierung sind daher:

Zielinhalt: Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen?

Zuständigkeit: Wer ist für die Erreichung des Ziels zuständig?

Zeitpunkt: Bis zu welchem Zeitpunkt soll das Ziel erreicht werden? Auch Sitzungstermine

können einen Zeitpunkt vorgeben.

Kenngröße: Kriterien für die Messung des Zielerreichungsgrades. Dies kann zum Beispiel die

Quantität oder Qualität eines Produktes sein.

Damit die Ziele möglichst präzise messbar sind, soll die Formulierung nach den SMARTN‐Kriterien

erfolgen.

Wofür stehen diese 6 Buchstaben?

Abkürzung Begriffserläuterung

S spezifisch und schriftlich fixiert

M messbar

A anspruchsvoll, ausführbar, akzeptiert

R realistisch, relevant

T terminiert

N nachhaltig

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Mitarbeiter

Prozesse

Prozesse

Prozesse

Kunden

Finanzen

Prozesse

Prozesse

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MESSBAR:

Wer eine Dienst‐aufsichtsbeschwerde einlegt, erhält innerhalb von 3 Wochen

eine Antwort.

NICHT MESSBAR:

Dienstaufsichtsbeschwerden sollen schneller bearbeitet werden.

Beispiel für eine Zielformulierung nach SMARTN Kriterien:

3 Zielkategorien

Es gibt die unterschiedlichsten Zielkategorien und hochkomplexe Zielsysteme. Allerdings bringt eine

starke Ausdifferenzierung nicht unbedingt einen höheren Ertrag bei der Zielerreichung. Im Landrats‐

amt wird daher lediglich zwischen zwei Kategorien unterschieden:

Oberziele

Unterziele

Oberziele stellen die übergeordneten Ziele dar und sind für jede hierarchische Ebene zu formulieren.

Für die Oberziele einer Ebene soll eine Reihenfolge nach der Priorität gebildet werden. Dies erleich‐

tert die Zeit‐ und Ressourcenplanung. Insbesondere auf Dezernatsebene werden die Oberziele viel‐

fach strategischen Charakter haben. Jedes Dezernat und jedes Amt soll mindestens drei Oberziele

haben, wobei auch mehrere Dezernate bzw. Ämter dasselbe Oberziel formulieren können. Oberziele

können nach SMARTN Kriterien formuliert sein, müssen es aber nicht.

Die Unterziele konkretisieren die definierten Oberziele und sind wie diese für jede Hierarchieebene

zu formulieren. Jedes Oberziel soll auf derselben Hierarchieebene durch mindestens zwei Unterziele

konkretisiert werden. Um Klarheit und Verbindlichkeit des Ziels zu wahren, müssen die Unterziele

nach SMARTN Kriterien formuliert werden. Unterziele einer höheren Hierachieebene können unver‐

ändert an diejenige Hierachieebene durchgereicht werden, die zuständig ist. Diese stuft das betref‐

fende Ziel entsprechend der eigenen Zielarchitektur entweder als Ober‐ oder Unterziel ein.

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Zielarchitektur:

Nachfolge

Beispiele für ein Oberziel mit je zwei Unterzielen:

Beispiel Straßenverkehrsamt:

Oberziel: Höhere Verkehrssicherheit

Unterziele:

Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße

Vollständige Digitalisie‐rung der Geschwindig‐keitsmessung zwecks höherer Auswertequalität

Amt 32 07/2010 3 Kfz mit Digitaltechnik


Beschleunigte Vollstre‐ckung von Betriebsunter‐sagungen nach Fahrzeug‐Zulassungsrecht

Amt 32 03/2010 Erste Vollstreckungshand‐lung spätestens 3 Werktage nach Vollstreckungsauftrag

Beispiel Straßenbauamt:

Oberziel: Sensibilisierung der Bevölkerung für die Arbeit des Straßenbauamtes

Unterziele:


Tag der offenen Tür in Straßenmeisterei

Amt 31 12/2010 1 Tag/Jahr


Mehr Pressearbeit über starke Umweltorientie‐rung bei Straßenbau‐maßnahmen

Amt 31 12/2010 Mind. 4 Pressemitteilungen / Jahr

Oberziel 1 Oberziel 2 Oberziel 3

Unterziel 1a Unterziel 1b Unterziel 3a Unterziel 3bUnterziel 2a Unterziel 2b

Können

SMARTN sein

Müssen

SMARTN sein

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Beispiel Öffentlichkeitsarbeit/Statistiken (kann auch von anderen Ämtern verwendet werden):

Oberziel: Männer und Frauen fühlen sich durch Publikationen des Landratsamtes, die sich an

beide Zielgruppen richtet, gleichermaßen angesprochen und informiert

Unterziele:


Publikationen des Land‐ratsamts richten sich gleichermaßen an Bürge‐rinnen und Bürger

Amt 10 12/2010 Alle neuen Publikationen mit der Zielgruppe beider Ge‐schlechter, zeigen Frauen und Männer bzw. Mädchen und Jungen, soweit Bildmaterial von Personen verwendet wird.


Statistiken zu Planungs‐zwecken differenzieren nach Geschlechtern

Amt 21 12/2010 Alle Erhebungen/Statistiken differenzieren nach Ge‐schlecht (z.B. Anzahl weibli‐che/männliche Nutzer)

4 Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses

Zielvereinbarungen werden immer mit dem direkten Vorgesetzten getroffen. Hieraus ergeben sich

fünf Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses, die den Hierarchieebenen des Landratsamtes entspre‐

chen:

1. Zielvereinbarung zwischen Landrat und Dezernent (obligatorisch)

2. Zielvereinbarung zwischen Dezernent und Amtsleiter (obligatorisch)

3. Zielvereinbarung zwischen Amtsleiter und Sachgebietsleiter (obligatorisch)

4. Zielvereinbarung zwischen Sachgebietsleiter und Bereichsleiter (falls vorhanden obligato‐

risch)

5. Zielvereinbarung zwischen Bereichsleiter bzw. – falls nicht vorhanden – Sachgebietsleiter und

Mitarbeiter (fakultativ)

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5 Zielvereinbarungsprozess als jährlicher Kreislauf

Der Zielvereinbarungsprozess läuft parallel zum Prozess der Haushaltsaufstellung ab. Dadurch wird

die Zielplanung unmittelbar und effizient mit der Ressourcenplanung verknüpft.

Zeitlicher Ablauf des Zielvereinbarungsprozesses:

ab 01. April

•Landrat setzt ‐ etwa im Rahmen einer Klausur mit den Dezernenten ‐ Impulse zur strategischen Ausrichtung. Als Hilfestellung für Impulse kann die Nachhaltigkeitsstrategie des Landes verwendet werden; siehe www.nachhaltigkeitsstrategie.de.

bis 15. Mai

•Die Impulse werden durch alle Hierarchieebenen bis hinunter zu den Sachgebieten bzw. Bereichen verfeinert.

bis 31. Juli

•Vom Bereich bzw. Sachgebiet aufwärts werden nacheinander die Zielvereinbarungen erarbeitet. Diese orientieren sich an den ggf. gesetzten Impulsen.

•Das sogenannte erste Zielvereinbarungs‐Gespräch hat den Zweck, die unterjährige Ziel‐Status‐Analyse durchzuführen und die neue Zielvereinbarung vorzubereiten.

bis 30. September

•Der Zielvereinbarungsprozess ist, vorbehaltlich des vom Kreistag zu beschließenden Haushaltsplans, abgeschlossen und die Zielvereinbarungen sind elektronisch veröffentlicht.

bis 31. Dezember

•Zielvereinbarungen werden angepasst, soweit der vom Kreistag beschlossene Haushalt dies nachträglich erfordert.

•Das sogenannte zweite Zielvereinbarungsgespräch hat den Zweck, die abschließenden Ziel‐Status‐Analyse für die Zielvereinbarungen des ablaufenden Jahres durchzuführen und zeitgleich die Zielvereinbarungen für das kommende Jahr formell abzuschließen.

ab 01. Januar

•Mit Beginn des neuen Jahres werden die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung umgesetzt.

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6 Die Zielvereinbarungsgespräche

Die beiden Zielvereinbarungsgespräche im Sommer und zum Jahresende sind fester Bestandteil des

Zielvereinbarungsprozesses und fördern die Transparenz über die Zielvorstellungen der Beteiligten.

Zur Natur einer Zielvereinbarung gehört es, dass beide Parteien mit den Zielen einverstanden sind.

Sollte es in den Zielvereinbarungsgesprächen nicht gelingen ein einvernehmliches Verständnis über

die Ziele zu erlangen, so kann der jeweilige Beteiligte seinen Zweifel oder seine Kritik in dem Feld

„Anmerkungen“ in dem Zielvereinbarungsformular vermerken. Am Ende werden die Zielvereinba‐

rungen von beiden Beteiligten akzeptiert und damit abgeschlossen.

Fragestellungen zur Zielfindung

Die nachfolgenden Fragen können bei der Zielfindung helfen:

Was soll für welche Zielgruppe wann erreicht werden? (Ergebnis/Wirkung)

Welche Maßnahmen müssen in welcher Reihenfolge ergriffen werden, um das Ziel zu errei‐

chen? (Prozess)

Welche Ressourcen sind verfügbar bzw. erforderlich für die zu erzielende Leistung? (Perso‐

nal, Finanzen)

Im Zeitraum von Mai bis Juli findet das erste Zielvereinbarungsgespräch statt. Darin wird zum einen

über Zielvorstellungen des nächsten Jahres gesprochen und zum anderen die unterjährige Ziel‐

Status‐Analyse zu den Zielen des laufenden Jahres (siehe Ziel‐Status‐Analyse) durchgeführt.

Im Dezember erfolgt das zweite Zielvereinbarungsgespräch. Dabei werden zunächst die Arbeitser‐

gebnisse zu den Zielen des laufenden Jahres abschließend betrachtet (siehe Ziel‐Status‐Analyse).

Darauf aufbauend werden die Zielvereinbarungen für das nächste Jahr besprochen und unterzeich‐

net. Organisationseinheiten, die im besonderen Maße von Ergebnissen der Haushaltsberatungen des

Kreistags betroffen sind, schließen das zweite Zielvereinbarungsgespräch bis spätestens 31.01. ab.

Das Zielvereinbarungsgespräch soll in einem zeitlich ausreichenden Rahmen und in ungestörter At‐

mosphäre durchgeführt werden.

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7 Ziel‐Status‐Analyse

Schon bei der Zieldefinition muss auf die Messbarkeit der Ziele geachtet werden, denn nur messbare

Ziele können überprüft werden.

Die halbjährliche Ziel‐Status‐Analyse zur Zwischenauswertung, die gemeinsam mit dem ersten Ziel‐

vereinbarungsgespräch stattfindet, soll folgende Fragestellungen berücksichtigen:

Sind Korrekturen notwendig?

Ist Unterstützung von anderer Stelle erforderlich?

Müssen weitere Ressourcen zur Verfügung gestellt werden?

Welche Hindernisse können mit welchen Maßnahmen beseitigt werden?

Die abschließende Ziel‐Status‐Analyse erfolgt im Dezember mit dem zweiten Zielvereinbarungsge‐

spräch. Der Grad der Zielerreichung wird im Zielvereinbarungsformular in der Spalte „Status“ sowohl

in Prozentangaben sowie durch die manuelle Ampelschaltung dargestellt.

8 Effizienz und Transparenz des Zielvereinbarungsprozesses

Um die Effizienz des Zielvereinbarungsprozesses zu gewährleisten, wird dieser ausnahmslos mit Hilfe

elektronischer Formulare abgewickelt. Das elektronische Zielvereinbarungssystem (kurz: Zielversys)

kommt mit zwei Formularen aus, dem Impuls‐ sowie dem Zielvereinbarungsformular. Diese beiden

Formulare finden auf allen Ebenen Anwendung. Das Zielvereinbarungsformular ist mit der Ziel‐

Status‐Analyse verknüpft. EDV‐technisch wird sichergestellt, dass die Ziele und die Ziel‐Status‐

Analyse fortgeschrieben werden können. Die Fortschreibungshistorie kann innerhalb von Zielversys

abgerufen werden.

Der Zielvereinbarungsprozess muss grundsätzlich transparent sein. Dadurch können Zielkonflikte

frühzeitig erkannt, Synergien genutzt und die Identifikation der Mitarbeiter mit den ihnen gesetzten

Zielen gefördert werden.

Die von Anfang April bis Mitte Mai gesetzten Impulse können nach ihrer Veröffentlichung im Prinzip

von allen Mitarbeitern des Hauses gelesen werden. Allerdings besteht die Möglichkeit einzelne Im‐

pulse als „vertraulich“ einzustufen. Der betreffende Impuls kann dann nur von derjenigen Person

gelesen werden, an die er unmittelbar gerichtet ist.

Auch die veröffentlichen Zielvereinbarungen können in weiten Teilen von allen Mitarbeitern des

Hauses gelesen werden. Dies gilt allerdings nicht für die Angaben, die Rückschlüsse auf den aktuellen

Grad der Zielerreichung zulassen. Diese Informationen sind nur amtsintern sowie für alle weisungs‐

befugten Vorgesetzten verfügbar.

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Darüber hinaus können einzelne Ziele als „vertraulich“ eingestuft werden. Dann können die betref‐

fenden Einträge insgesamt nur von den Zielvereinbarungspartnern gelesen werden.

Dem Kreistag können ausgewählte Ober‐ und Unterziele vorgestellt werden.

9 Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess

Dem Zielvereinbarungsprozess kommt zentrale Bedeutung für die Steuerung und das Controlling im

Landratsamt zu. Ihn funktionsfähig zu halten und ständig zu verbessern, liegt daher im vitalen Inte‐

resse unseres Hauses. Der/die jeweilige Leiter/in des Dezernats Steuerung ist Beauftragte/r für den

Zielvereinbarungsprozess.

Böblingen, 17.03.2010

Roland Bernhard Wolf Eisenmann

Landrat Erster Werkleiter

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10 Formulare

10.1 Formular 1: Impulsformular

Übergreifende Impulse:

Impulse Organisationseinheit 1: Impulse Organisationseinheit 2: Impulse Organisationseinheit 3: Impulse Organisationseingheit 4:

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10.2 Formular 2: Zielvereinbarungsformular

Vereinbarungspartner: ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Zielinhalt Welches Ziel soll erreicht

werden?

Zuständigkeit Wer soll dieses Ziel

erreichen?

Zeitraum Zeitpunkt oder

‐raum der Zielerreichung +

evtl. Sitzungstermine

Kenngröße Kriterien zur

Beurteilung des Ergebnis

Zielerreichungsgrad2 Wurde das Ziel erreicht?

Anmerkungen

Presse‐relevanz

Oberziele1 in Prozent

optional

Unterziele1 in Prozent

1 Bitte Ober‐ und Unterziele durch Auswahl der Hintergrundfarbe einer bestimmten Zieldimension zuordnen. Sofern ein Ziel mehreren Zieldimensionen

zuordenbar ist, ist auf die schwerpunktmäßig betroffene Zieldimension abzustellen.

2 erst bei der Ziel‐Status‐Analyse notwendig.

Finanzen KundenMitarbeiter Prozesse

Impressum: 2010, Landkreis Böblingen Steuerung

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