PE 553.289/BUR/ANN.

Zugang derÖffentlichkeitzuDokumenten2014Beitrag des Präsidiums zum

Jahresbericht desEuropäischen Parlaments

EPRS | Wissenschaftlicher Dienst des Europäischen ParlamentsReferat Transparenz

Europäisches Parlament

Transparency UnitEuropean Parliamentary Research ServiceEuropean ParliamentMarch 2015

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VORBEMERKUNG

Seit dem 3. Dezember 2001 wenden Parlament, Rat und Kommission die Verordnung (EG)Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu ihren Dokumenten an.

Artikel 17 Absatz 1 dieser Verordnung lautet: „Jedes Organ legt jährlich einen Bericht über dasVorjahr vor, in dem die Zahl der Fälle aufgeführt ist, in denen das Organ den Zugang zuDokumenten verweigert hat, sowie die Gründe für diese Verweigerungen und die Zahl dersensiblen Dokumente, die nicht in das Register aufgenommen wurden.“

Gemäß Artikel 116 Absatz 7 der Geschäftsordnung des Parlaments erstellt der zuständigeAusschuss des Parlaments, d. h. der Ausschuss für bürgerliche Freiheiten, Justiz und Inneres (LIBE),auf der Grundlage von Informationen, die vom Präsidium und von anderen Quellen zur Verfügunggestellt werden, den in Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genanntenjährlichen Bericht. Der jährliche Bericht des Ausschusses wird anschließend dem Plenumvorgelegt.

Der vorliegende Text ist der Vorschlag für den Beitrag des Präsidiums zum jährlichen Bericht desEuropäischen Parlaments für 2014 nach Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

ZU DEN METHODEN

Der Vorschlag für den Beitrag des Präsidiums zum jährlichen Bericht des Europäischen Parlamentsfür 2014 hat eine geänderte Gestaltung und beruht auf angepassten Methoden. Es ist ein Ansatzim Sinn der Nutzerfreundlichkeit mit schlüssigen grafischen und zahlenmäßigen Angaben. WegenÄnderungen an den Strukturen ist es in manchen Fällen nicht mehr möglich, die Zahlen für 2014mit den in den Berichten zu früheren Jahren vorgelegten Zahlen zu vergleichen.

Im Einzelnen bedingen die neuen Methoden Folgendes:

Die Zahlen über eingesehene und angeforderte Dokumente beziehen sich nur aufspezifizierte Dokumente.

Anträge, die sich auf sehr umfangreiche oder eine unbestimmte Zahl von Dokumentenbeziehen, die beim Parlament nicht ermittelt werden konnten (im Folgenden „nichtspezifizierte Dokumente“), erscheinen nicht in der Statistik über eingesehene undangeforderte Dokumente.

Bei den Zahlen über Anträge auf Zugang zu Dokumenten werden sowohl spezifizierte alsauch nicht spezifizierte Dokumente erfasst.

Teilweise gewährter Zugang wird als positiver Bescheid gewertet. Zweitanträge beziehen sich auf Verweigerungen jeglichen Zugangs und teilweise

Gewährung von Zugang. Zweitanträge werden dem Jahr der jeweiligen Erstanträge zugeordnet.

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I N H A L T

Z u s a m m e n f a s s u n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

K A P I T E L I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

D u r c h f ü h r u n g d e r V e r o r d n u n g ( E G ) N r . 1 0 4 9 / 2 0 0 1 i m J a h r 2 0 1 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

A) Inhalt des öffentlichen Registers der Dokumente des Parlaments .............................6

B) Zahlen über eingesehene und angeforderte Dokumente .............................................7

C) Zahlenangaben zu den Anträgen ................................................................................10

D) Profile der Antragsteller..............................................................................................12

K A P I T E L I I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

T e n d e n z e n u n d b e s o n d e r e P r o b l e m e i m Z u s a m m e n h a n g m i td e m Z u g a n g z u D o k u m e n t e n i m J a h r 2 0 1 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

A) Dokumente im Zusammenhang mit Mitgliedern ......................................................14

B) Zunehmende Nutzung interaktiver Websites ............................................................14

C) Komplexe Anträge und gute Verwaltung: Anträge auf Zugang zu Dokumentenüber Vergabeverfahren ...............................................................................................15

D) Interinstitutionelle Zusammenarbeit ..........................................................................16

K A P I T E L I I I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7

E n t s c h e i d u n g e n d e r B ü r g e r b e a u f t r a g t e n b e i B e s c h w e r d e n ü b e rd a s P a r l a m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7

A) Neue Beschwerde ........................................................................................................17

B) Empfehlung ..................................................................................................................17

A b s c h l i e ß e n d e B e m e r k u n g e n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9

A) Neue Beschwerden.................................................................................................. 16

B) Empfehlung............................................................................................................. 16

A b s c h l i e ß e n d e B e m e r k u n g e n

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Vorschlag für den Beitrag des Präsidiums zu demJahresbericht des Europäischen Parlaments über den

Zugang der Öffentlichkeit über den Zugang derÖffentlichkeit zu Dokumenten 2014

(Artikel 17 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001)

Zusammenfassung

Zahlenangaben Die Zahl der Dokumentenverweise im öffentlichen Register ist weiter gestiegen, und zwar im

Vergleich zu 2013 um 10 %. Am 31. Dezember 2014 enthielt die Datenbank des Registers560 724 Verweise.

433 576 Dokumente wurden unmittelbar auf der Website des öffentlichen Registers derDokumente des Parlaments eingesehen, das ist mehr als das Vierfache des Wertes von 2013bei den direkt konsultierten Dokumenten. Im selben Zeitraum gingen beim Parlament überdas Online-Anmeldeformular bzw. per E-Mail 370 Anforderungen von 532 spezifiziertenDokumenten ein (43 betrafen Dokumente, die zuvor nicht offen gelegt worden waren), wasim Vergleich zu 2013 einer Abnahme um 14 % gleichzukommen scheint. Bei dieser Abnahmewerden jedoch weitere 31 Anträge nicht berücksichtigt, die sich auf eine große oderunbestimmte Zahl nicht spezifizierter Dokumente bezogen und für statistische Zwecke nichterfasst werden können.

Von den 532 spezifizierten Dokumenten waren 95 zuvor nicht offen gelegt worden. DasParlament gab 80 Dokumente frei und gewährte in zwei Fällen teilweisen Zugang. DerGesamtanteil der positiven Bescheide lag damit 2014 bei 98 %, das entspricht den Tendenzender Vorjahre.

Vier Zweitanträge gemäß Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 wurden nach einerVerweigerung in erster Instanz eingereicht. In drei Fällen bekräftigte das Parlament daraufhinseinen ursprünglichen Standpunkt; in einem Fall gewährte es einen umfangreicheren Zugangzu dem angeforderten Dokument.

Wissenschaftler und Forscher hatten weiterhin den größten Anteil an den Antragstellern:39 % der Anträge entfielen auf diese Kategorie.

Tendenzen 8,5 % der 2014 beim Parlament eingegangenen Anforderungen betrafen Dokumente, die sich

auf Mitglieder beziehen, und zwar insbesondere auf Mittelzuweisungen und die Kosten derVergütungen einzelner Mitglieder, Dokumente des Beratenden Ausschusses für denVerhaltenskodex der Mitglieder und Dokumente, aus denen sich möglicherweise aufKontakte zwischen Interessenvertretern und einzelnen Mitgliedern im Zusammenhang mitLegislativverfahren schließen lässt.

Die häufigere Nutzung interaktiver Websites wie „Ask the EU“ hat zu mehr Sichtbarkeit für dasöffentliche Register beigetragen, zugleich aber Bedenken wegen der Einhaltung bestimmterrechtlicher Anforderungen an die Organe aufkommen lassen.

5

Bei bestimmten Arten von Anträgen ist zunehmende Komplexität zu verzeichnen, besondersbei Anträgen nicht erfolgreicher Bieter in öffentlichen Ausschreibungen, die Zugang zuDokumenten in Zusammenhang mit den jeweiligen Ausschreibungen wünschten.

2014 wurde an die Bürgerbeauftragte eine neue Beschwerde gegen das Parlament gerichtet,die einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Petitionen mit personenbezogenen Datenbetraf. Die Prüfung der Beschwerde 262/2012/OV, die die Protokolle von Koordinatorenbetraf, durch die Bürgerbeauftragte wurde erfolgreich abgeschlossen mit einer zusätzlichenBemerkung, in der das Parlament ersucht wurde, vorliegende Protokolle von Koordinatorenaus der Wahlperiode 2009–2014 in das öffentliche Register aufzunehmen.

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..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

K A P I T E L I

D u r c h f ü h r u n g d e r V e r o r d n u n g ( E G ) N r . 1 0 4 9 / 2 0 0 1 i m J a h r2 0 1 4..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

A) Inhalt des öffentlichen Registers der Dokumente des Parlaments

Das öffentliche Register der Dokumente des Parlaments enthält Verweise auf offizielleDokumente des Parlaments seit 2001.

Die Zahl der Dokumentenverweise ist jedes Jahr gestiegen – 2014 um 10 % gegenüber2013. Am 31. Dezember 2014 enthielt die Datenbank des Registers 560 724 Verweise(was 3 623 179 Dokumenten entspricht, wenn alle Sprachfassungen berücksichtigtwerden). Im öffentlichen Register der Dokumente des Parlaments ist kein sensiblesDokument im Sinn von Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 verzeichnet.

(Abb. 1) Zunahme des öffentlichen Registers der Dokumente des Parlaments

414169 463689 508436 560724

2825361

3097165

3372128

3623179

0

1000000

2000000

3000000

4000000

2011 2012 2013 2014

EP document references Documents (all language versions)

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B) Zahlen über eingesehene und angeforderte Dokumente

Nach Maßgabe des Artikels 12 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 können 90–95 % allerDokumente des Parlaments unmittelbar auf der Website seines öffentlichen Registers1 eingesehenwerden. Dokumente, die nicht unmittelbar eingesehen werden können, können mit dem Online-Anmeldeformular2 oder per E-Mail angefordert werden.

B.1) Unmittelbar eingesehene Dokumente

Die Besucher der Website des öffentlichen Registers des Parlaments finden den Zugang zumeistüber die Suchmaschine Google oder das Portal Europa. Seit 2011 ist die Zahl der auf der Websitedes öffentlichen Registers eingesehenen Dokumente stetig gestiegen. 2014 wurden 433 576Dokumente unmittelbar auf der Website des öffentlichen Registers des Parlaments eingesehen,das ist mehr als das Vierfache des Wertes von 2013 bei den direkt eingesehenen Dokumenten.

Am häufigsten eingesehene Dokumenttypen (in absteigender Reihenfolge): Anfragen zurschriftlichen Beantwortung3 (37,17 %); Antworten auf Anfragen (31,08 %); angenommene Texte(3,9 %); Mitteilungen an die Mitglieder (3,55 %); Entschließungsanträge (3,13 %);Änderungsanträge zu Berichten (2,25 %); Berichte (2,21 %); Ausschusstagesordnungen (1,26 %)und Ausschussprotokolle (1,6 %).

(Abb. 2) Zahl der auf der Website des öffentlichen Registers eingesehenen Dokumente

1 http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/search/simpleSearchHome.htm?language=DE2 https://www.secure.europarl.europa.eu/RegistreWeb/requestdoc/secured/form.htm?language=DE3 Artikel 130 der Geschäftsordnung.

72143102682

106604

433576

0

100000

200000

300000

400000

500000

2011 2012 2013 2014

Documents

8

B.2) Mit dem Online-Antragsformular oder per E-Mail angeforderte Dokumente

2014 gingen beim Parlament 370 Anträge per Online-Antragsformular oder per E-Mail ein, davonbetrafen 532 Anträge spezifizierte Dokumente, woraus sich scheinbar ein Rückgang um 14 %gegenüber der Menge spezifizierter Dokumente ergibt, die im Vorjahr angefordert wurden.

(Abb. 3) Zahl der spezifizierten Dokumente, die mit dem Online-Antragsformular oder per E-Mailangefordert wurden

Dabei bleiben jedoch weitere 31 Anträge unberücksichtigt, die sich auf eine große oderunbestimmte Zahl nicht spezifizierter Dokumente bezogen und für statistische Zwecke nichterfasst werden können; sie erfordern nämlich umfangreiche Kennzeichnungs- und Sucharbeitwegen des Datums der Erstellung, der Einstufung, der Thematik oder der Anzahl der Jahre, überdie sie sich erstrecken (Beispiele: Anforderung „sämtlicher Dokumente im Zusammenhang mit ...“,„sämtlicher Dokumente mit Informationen über ...“, „Dokumente von 1995 bis heute über ...“usw.)4.

Von den 532 spezifizierten Dokumenten waren 95 zuvor nicht offen gelegt worden. Das Parlamentgab 80 der 95 spezifizierten und zuvor nicht offen gelegten Dokumente frei und gewährte in zweiFällen teilweisen Zugang.

4 In den Statistiken dieses Berichts, die sich auf die Zahl der angeforderten Dokumente beziehen, kommen Anträge aufnicht spezifizierte Dokumente nicht zur Geltung.

1161

777

610532

2011 2012 2013 2014

Specifed Documents requested

9

(Abb. 4) Zahl der spezifizierten und zuvor nicht offen gelegten Dokumente, die freigegebenwurden

2014 verweigerte das Parlament den öffentlichen Zugang zu 15 spezifizierten und zuvor nichtoffen gelegten Dokumenten.

(Abb. 5) Zahl der spezifizierten und zuvor nicht offen gelegten Dokumente und derZugangsverweigerungen

289

166

8995

265

158

84 80

2011 2012 2013 2014

Requested Positive responses

289

166

8995

14 8 5 15

2011 2012 2013 2014

Requested Refusals

10

C) Zahlenangaben zu den Anträgen5

2014 gingen beim Parlament insgesamt 401 Anträge ein, und 43 davon betrafen zuvor nicht offengelegte Dokumente.

Es handelte sich hauptsächlich um Dokumente mit Bezug zu den Mitgliedern (8,5 %),Verwaltungsdokumente über Infrastrukturen und Finanzen (7,0 %), angenommene Texte (6,9 %),Ausführliche Sitzungsberichte (4,7 %), Präsidiumsdokumente (4,4 %), amtlichen Schriftverkehr(4,2 %) und Petitionen (2,2 %).

Bei den zuvor nicht offen gelegten Dokumenten handelte es sich vor allem um Rechtsgutachtendes EP (16 %), Aufstellungen über Ausgaben der Mitglieder (11 %), Aufzeichnungen für dasPräsidium (5 %) und sonstige interne Berichte, namentlich solche über Triloge (7 %).

Von den 401 beim Parlament 2014 eingegangenen Anträgen konnten 393 positiv beschieden undder Zugang zu den angeforderten Dokumenten gewährt werden. In zwei Fällen gewährte dasParlament nur einen teilweisen Zugang.

(Abb. 6) Zahl der Anträge und der positiven Bescheide

5 Die Anträge betreffen spezifizierte und nicht spezifizierte Dokumente.

589

536

447

401

585533

443393

2011 2012 2013 2014

Applications Positive responses

11

Im Fall der zuvor nicht offen gelegten Dokumente gab das Parlament bei 35 der 43 im Jahr 2014eingegangenen Anträge einen positiven Bescheid.

(Abb. 7) Zahl der Anforderungen von zuvor nicht offen gelegten Dokumenten und der positivenBescheide

2014 wurde beim Parlament in acht Fällen durch eine vom Generalsekretär als der für Erstanträgezuständigen Instanz unterzeichnete Entscheidung der öffentliche Zugang verweigert.

(Abb. 8) Zahl der Anforderungen von zuvor nicht offen gelegten Dokumenten und derZugangsverweigerungen

289

166

89

43

285

163

85

35

2011 2012 2013 2014

Applications for non-previously disclosed documents Positive responses

289

166

89

43

4 3 4 8

2011 2012 2013 2014

Requested Refusals

12

Vier Zweitanträge6 gemäß Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 wurden nach einerVerweigerung in erster Instanz eingereicht. In drei Fällen bestätigte das Parlament seinenursprünglichen Standpunkt; in einem Fall wurde ein ausführlicherer Zugang zu demangeforderten Dokument gewährt.

Die Zugangsverweigerungen beim Parlament beruhten hauptsächlich darauf, dass diePrivatsphäre bzw. die Integrität des Einzelnen geschützt werden musste (Artikel 4 Absatz 1Buchstabe b der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001), auf einem Vorbehalt wegen seinesEntscheidungsprozesses (Artikel 4 Absatz 3 der genannten Verordnung) und auf dem Schutz dergeschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person (Artikel 4 Absatz 2 dergenannten Verordnung).

(Abb. 9) Häufigkeit von Ausnahmen nach Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001

Mit einem Gesamtanteil positiver Bescheide von 98 % und einem Anteil positiver Bescheide von81 % bei Anforderungen von zuvor nicht offengelegten Dokumenten entspricht die Erteilungpositiver Bescheide durch das Parlament im Jahr 2014 der Tendenz der vorausgegangenen Jahre.

Nach ihrer Freigabe werden die Dokumente für die Öffentlichkeit zugänglich und sindunmittelbar auf der Website des öffentlichen Registers des Parlaments einsehbar.

D) Profile der Antragsteller

Wissenschaftler und Forscher hatten weiterhin den größten Anteil an den Antragstellern: 39 % derAnträge entfielen auf diese Kategorie, danach folgten die Privatwirtschaft,Umweltschutzorganisationen und sonstige Interessenträger, die zusammen einen Anteil von 18 %an den Anträgen hatten. Der Anteil der Anträge von Juristen blieb mit 9 % ungefähr gleich.

Bei der Verteilung der Anträge nach EU-Mitgliedstaaten ergibt sich 2014 ein recht ähnliches Bildwie in früheren Jahren: 31 % der Antragsteller waren in Belgien ansässig, es folgten (in derReihenfolge des Umfangs) Deutschland (14 %), Frankreich und Italien (je 9 %), die Niederlande undSpanien (je 5 %) und das Vereinigte Königreich (4 %). Die Zahl von Anträgen aus Drittländern hatleicht abgenommen und macht etwa 8 % der gesamten Anträge aus.

6 Zweitanträge können auf Verweigerung jeglichen Zugangs oder teilweise Zugangsgewährung bezogen sein (Artikel7 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001).

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

% % % %

2011 2012 2013 2014

3521

50

28

5

116

15

11 6

4

11 17

16 3250 39

2516

6

Par. 1(a) Security

Par. 1(b) Privacy

Par. 2 Commercial interests

Par. 2 Legal Advice

Par. 2 Audits

Par. 3 Decision-making process

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Die 2014 am häufigsten in den Anträgen verwendete Sprache war Englisch (53 %), stabil imVergleich zu den Vorjahren, und es folgten Deutsch (14 %), Französisch (11 %) und Spanisch (7 %).

(Abb. 10) Profile der Antragsteller, die Zugang zu Dokumenten beantragten, 20147

7 © in Bezug auf die Bilder in den Abbildungen: salem / Fotolia - kebox / Fotolia- Pekchar / Fotolia - DIDEM HIZAR /Fotolia - Claudio Divizia / Fotolia - ravennka / Fotolia - photolars / Fotolia - Becky Stares / Fotolia - Sylvie Bouchard /Fotolia - atScene / Fotolia - Seraphim Vector / Fotolia- valentint / Fotolia - quka / Fotolia - Gstudio Group / Fotolia -mostafa fawzy / Fotolia - BERLINSTOCK / Fotolia - Double-J Design - European Union.

Nationality

Profession

other

MEPPublic

authorityUniversity

libraryAcademicresearchLawyer

Journalist

CivilSociety

Language

14

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K A P I T E L I I

T e n d e n z e n u n d b e s o n d e r e P r o b l e m e i m Z u s a m m e n h a n g m i td e m Z u g a n g z u D o k u m e n t e n i m J a h r 2 0 1 4..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

A) Dokumente im Zusammenhang mit Mitgliedern

8,5 % der 2014 beim Parlament eingegangenen Anträge betrafen Dokumente, die sich aufMitglieder beziehen, und zwar insbesondere auf Mittelzuweisungen und die Kosten derVergütungen einzelner Mitglieder, Dokumente des Beratenden Ausschusses für denVerhaltenskodex der Mitglieder und Dokumente, aus denen sich auf eine Einflussnahme vonInteressenvertretern auf einzelne Mitglieder im Zusammenhang mit Legislativverfahren schließenlässt (Tagesordnungen und Protokolle von Sitzungen von Mitgliedern/Berichterstattern mitInteressenvertretern, Korrespondenz von Mitgliedern usw.)

Bei Anträgen in Bezug auf den Zugang zu detaillierten Angaben zu Vergütungen und Ausgabenvon einzelnen Mitgliedern wendet das Parlament die vom Präsidium am 20. Februar 2008erlassenen Leitlinien an, die auf der Grundlage von bewährten Verfahren in einzelstaatlichenParlamenten ausgearbeitet wurden. Auf dieser Grundlage hat das Parlament einen vorgreifendenAnsatz gewählt, indem es auf seiner Website allgemeine Informationen über die Vergütungen, aufdie die Mitglieder ein Anrecht haben, und über die Vorschriften für ihre Zuweisung veröffentlicht.Andererseits werden keine detaillierten Angaben zu den tatsächlich an einzelne Mitgliederausgezahlten Beträgen veröffentlicht. Den Mitgliedern steht es jedoch frei, zusätzlicheInformationen offenzulegen.

B) Zunehmende Nutzung interaktiver Websites

In den vergangenen Jahren wurden Anträge auf Zugang zu Dokumenten zunehmend überöffentliche Internetportale gestellt, auf denen Anträge zusammen mit den Antworten der Organeveröffentlichet werden.2014 sind beispielsweise über die Website „Ask the EU“ – einem Projekt der Plattform Access InfoEurope – 55 Anträge auf Zugang zu Dokumenten beim Parlament eingegangen (14 % allerAnträge). Die über diese Website seit ihrer Einrichtung eingereichten Anträge gingen –unabhängig von ihrem Gegenstand (Dokumente, Informationen, Beschwerden usw.) – einzig überdas Funktionspostfach für den Zugang zu Dokumenten des Referats Transparenz des Parlamentsein. Auf der Website können für die Einreichung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten ad hocE-Mail-Adressen erstellt werden, ohne dass die Nutzer Informationen über ihre Identitätpreisgeben müssen.Antworten auf über „Ask the EU“ eingegangene Anträge werden automatisch auf der Website derOrganisation öffentlich zugänglich gemacht. Die eingegangenen Anträge und die jeweiligeReaktion des Parlaments darauf stehen auf einer speziellen Rubrik der Website „Ask the EU“ zurVerfügung8.Die Antragsteller sind gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 nicht verpflichtet, Informationenüber ihre Identität preiszugeben oder ihre Anträge zu begründen. Unter bestimmten Umständen

8 http://www.asktheeu.org/de/body/europaisches_parlament

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kann es durch das Fehlen jeglicher Angaben zum Antragsteller jedoch erschwert werden, dieAnträge ordnungsgemäß zu behandeln und bestimmte rechtliche Verpflichtungen seitens desOrgans korrekt zu erfüllen, wie zum Beispiel bezüglich des Umfangs möglicher Rechtsbehelfe, derVerordnung zum Schutz personenbezogener Daten oder des Schutzes gegen Identitätsdiebstahlund gegen die Verwendung einer falschen Identität.Insbesondere die Tatsache, dass die Antragsteller keine Postanschrift angeben müssen, könnteBedenken hervorrufen. Wenn eine Postanschrift angegeben ist, kann das Parlament nicht nurVersuche, sich missbräuchlich Zugang zu Dokumenten zu verschaffen, vereiteln und vermeiden,falsche Anträge zu beantworten, die über eigens erstellte E-Mail-Adressen gestellt wurden. DasParlament kann auch ab dem Datum des Eingangs seiner Antwort für Rechtssicherheit sorgen, dadann die Frist für die Einreichung von möglichen Rechtsmitteln beginnt.Mithilfe einer Postanschrift kann das Parlament die Antwort an den Antragsteller über eineneingeschriebenen Brief mit Empfangsbestätigung zustellen und damit für Rechtssicherheit sorgen.Der Gerichtshof hat nämlich festgestellt, dass ein eingeschriebener Brief mit Empfangsbestätigungein geeignetes Mittel zur Mitteilung ist, da hiermit ein begrenzter Zeitraum festgelegt wird.Darüber hinaus gilt eine Entscheidung als ordnungsgemäß mitgeteilt, sobald sie der Person, an diesie gerichtet ist, übermittelt wird und diese Person in der Lage ist, sie zur Kenntnis zu nehmen9.Aus den oben genannten Gründen ist es eine bewährte Praxis des Parlaments, eine Postanschriftanzugeben, wenn die Ablehnung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten mitgeteilt werdenmuss.Diese bewährte Praxis steht außerdem im Einklang mit den in der Verordnung zum Schutzpersonenbezogener Daten festgelegten Anforderungen, wie sie von dem EuropäischenDatenschutzbeauftragten in seinem Beschluss vom 11. Juli 2014 festgehalten wurden. Zuvor wareine Beschwerde über von der Kommission angeblich unnötig angeforderte Informationen imZusammenhang mit einem Antrag auf Zugang zu Dokumenten eingegangen.

C) Komplexe Anträge und gute Verwaltung: Anträge auf Zugang zuDokumenten über Vergabeverfahren

Erwähnenswert ist außerdem die Tendenz, dass zunehmend komplexe und umfangreiche Anträgeauf Zugang zu Dokumenten beim Parlament eingereicht werden, beispielsweise in Bezug aufumfassende Datensätze zu Vergabeverfahren. Im Gegensatz zu einigen einzelstaatlichenRechtsvorschriften umfasst die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 keinerlei Bestimmungen zuunfairen, missbräuchlichen oder eindeutig unbegründeten Anträgen. Im Falle von nichthinreichend präzisen Anträgen oder von Anträgen, die sich auf sehr umfangreiche Dokumenteoder auf eine sehr große Zahl von Dokumenten beziehen, kann das Organ nur folgendermaßenreagieren: a) Es kann den Antragsteller auffordern, den Antrag zu präzisieren (Artikel 6 Absatz 2 derVerordnung (EG) Nr. 1049/2001). b): Es kann sich informell mit dem Antragsteller auf eineangemessene Lösung einigen (Artikel 6 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001). InAusnahmefällen kann das Organ die ursprüngliche verbindliche Frist für eine Antwort um weitere15 Werktage verlängern. Diese Möglichkeiten haben sich in der Praxis jedoch nicht immer alsangemessen erwiesen.Komplexe Anträge können zu übermäßigem Verwaltungsaufwand für das Organ führen, da ihreBearbeitung oft ausführliche Nachforschungen zur Ermittlung der angeforderten Dokumente, eine

9 Rechtssache 42/85, Cockerill – Sambre/Commission [1985] Slg. 3749.

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gründliche Analyse sehr langer technischer Dokumente, die Einbeziehung verschiedenerDienststellen des Parlaments bzw. die Einsicht Dritter erforderlich macht.Der Gerichtshof hat jüngst bekräftigt, dass in Fällen, in denen der Umfang der Dokumente oderder Passagen, die zensiert werden müssen, zu einem unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwandführen würden, die Organe das Interesse des Zugangs der Öffentlichkeit mit dem sich aus demAntrag ergebenden Arbeitsaufwand nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit abwägenkönnen. In diesen besonderen Fällen könnten die Organe die Interessen der verantwortungsvollenVerwaltung wahren10.2014 sind beim Parlament umfangreiche Anträge auf Einsicht in Dokumente zu Vergabeverfahrengemäß der Haushaltsordnung eingegangen.Sehr häufig stellen Bieter gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 – zuweilen auch erfolgreich –Anträge auf Zugang zu Dokumenten und Informationen zu Vergabeverfahren, an denen sie selbstteilgenommen haben, und versuchen auf diese Weise die von der Haushaltsordnung und dendazugehörigen Durchführungsbestimmungen geschaffenen Einschränkungen, mit denen dieGleichbehandlung aller Teilnehmer sichergestellt werden soll, zu umgehen. Dies war zum Beispielbei einem Antrag der Fall, der sich auf 10 000 Dokumente bezog und von einem derZuschlagsempfänger eines Rahmenvertrags im IT-Bereich für die Jahre 2009 bis 2014 eingereichtworden war.Mit Anträgen dieser Art, die von Unternehmen gestellt und häufig mit privatenGeschäftsinteressen der Antragsteller gerechtfertigt werden, wird dem Parlament nicht nur einunverhältnismäßiger Arbeitsaufwand zugemutet. Es wird wohl auch der ursprüngliche Zweck derVerordnung (EG) Nr. 1049/2001 untergraben, der darin bestand, den Bürgern eine aktivereBeteiligung am Beschlussfassungsverfahren zu ermöglichen und mehr Legitimität, Wirksamkeitund Verantwortung der Verwaltung gegenüber den Bürgern in einem demokratischen System zugewährleisten.

D) Interinstitutionelle Zusammenarbeit

Das Parlament hat seine Zusammenarbeit auf Verwaltungsebene sowohl mit dem Rat als auch mitder Kommission gestärkt, um gemeinsam Lösungen für horizontale Probleme im Zusammenhangmit dem Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu finden.Bei Anträgen auf Zugang zu Dokumenten, die bei einem der drei Organe erstellt wurden, ziehendie Organe systematisch einander zu Rate. Um einen schnellen Mechanismus für Konsultationeneinzurichten, wurde 2002 eine Vereinbarung getroffen, die von den Vertretern der dreiGeneralsekretäre unterzeichnet wurde.In diesem Zusammenhang wurde das Parlament 2014 acht Mal von der Kommission und zwei Malvom Rat konsultiert, und zwar hauptsächlich zu vom Juristischen Dienst des Parlamentserarbeiteten Schriftsätzen und zu Vermerken im Rahmen eines Trilogs.Darüber hinaus wurde das Parlament zwei Mal von Behörden der Mitgliedstaaten zu Dokumentendes Parlaments, die in ihrem Besitz waren, befragt.

10 Rechtssache T-14/98, Hautala/Rat, Randnr. 86; Rechtssache C-127/13 P, Strack/Kommission, EU:C:2014:2250,Randnr. 27.

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K A P I T E L I I IE n t s c h e i d u n g e n d e r B ü r g e r b e a u f t r a g t e n b e i B e s c h w e r d e nü b e r d a s P a r l a m e n t..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

A) Neue Beschwerde

Im Jahr 2014 wurde bei der Bürgerbeauftragten in der Folge eines Antrags auf Zugang zuDokumenten, die im Zusammenhang mit einer parlamentarischen Petition stehen, eineBeschwerde über das Parlament (1257/2014/KM) eingereicht. Im Rahmen der Beschwerde wurdenvier Vorwürfe erhoben, einer im Zusammenhang mit dem Schutz personenbezogener Daten unddrei im Zusammenhang mit Verfahrensaspekten. Bevor die Bürgerbeauftragte eine Entscheidungüber die Zulässigkeit der drei verfahrensbezogenen Beschwerden traf, schlug sie dem Parlamenteine schnelle Lösung vor, um der Forderung des Beschwerdeführers mit Blick auf den Schutzpersonenbezogener Daten Rechnung zu tragen. Wie von der Bürgerbeauftragten am25. September 2014 gefordert, übermittelte das Parlament dem Beschwerdeführer ein zusätzlichesAntwortschreiben und setzte das Büro der Bürgerbeauftragten darüber in Kenntnis. Derzeit wartetdas Parlament darauf, dass sich die Bürgerbeauftragte mit den drei verbleibenden Vorwürfenbefasst.

B) Empfehlung

Am 31. März 2014 legte die Bürgerbeauftragte einen Empfehlungsentwurf zur Untersuchung derBeschwerde 262/2012/OV bezüglich der Registrierung und Abrufbarkeit der Protokolle derSitzungen der Ausschusskoordinatoren auf der Website des öffentlichen Registers des Parlamentsvor.In dem Empfehlungsentwurf rät die Bürgerbeauftragte dem Parlament, in sein öffentlichesDokumentenregister Hinweise auf bestehende Protokolle der Sitzungen derAusschusskoordinatoren aufzunehmen, um sie im Einklang mit Artikel 12 der Verordnung (EG)Nr. 1049/2001 direkt zugänglich zu machen.Am 27. Juni 2014 informierte das Parlament die Bürgerbeauftragte über eine Harmonisierung ihrerVorgehensweise, was Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren betrifft. Seit Beginnder 8. Wahlperiode werden keine gesonderten Koordinatoren-Protokolle mehr erstellt. Stattdessenwerden von Koordinatoren angenommene Empfehlungen oder Beschlüsse in das jeweiligeöffentliche Ausschussprotokoll aufgenommen, sobald sie vom zuständigen Ausschuss gebilligtwerden.Vor diesem Hintergrund schloss die Bürgerbeauftragte ihre Untersuchung dieser Beschwerde imOktober 2014 aufgrund der Tatsache, dass vom Parlament angemessene Vorkehrungen getroffenwurden. Im Rahmen ihrer Entscheidung riet sie dem Parlament jedoch dazu, in sein öffentlichesDokumentenregister auch vorliegende Protokolle von Koordinatoren aus der Wahlperiode 2009–2014 aufzunehmen.Um dieser zusätzlichen Bemerkung der Bürgerbeauftragten Rechnung zu tragen, ist imöffentlichen Dokumentenregister unter der Überschrift „Ausschussdokumente“ eine neue

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nachgeordnete Überschrift „Koordinatoren“ eingefügt worden. Die vorliegenden Protokolle derKoordinatoren aus der letzten Wahlperiode werden derzeit hochgeladen.

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A b s c h l i e ß e n d e B e m e r k u n g e n

Das öffentliche Register der Dokumente des Parlaments hat sich zu einem wichtigenSuchwerkzeug entwickelt, dank dem sich die Bürger intensiver und aktiver am demokratischenSystem des Parlaments beteiligen können. Die aktive Transparenz, was die Rolle des Parlaments alsEntscheidungsträger betrifft, wurde weiter gestärkt, und die Zahl der direkt zugänglichenDokumente nimmt stetig zu.Dank der proaktiven Informations- und Dokumentationspolitik des Parlaments konnte dieQuantität und Qualität der Informationen, die der Allgemeinheit im Internet zur Verfügung gestelltwerden, erhöht werden.Die Gesamtzahl der Anträge auf Zugang zu Dokumenten hat zwar aufgrund der proaktivenTransparenzpolitik des Parlaments abgenommen, es ist jedoch eine zunehmende Komplexität beiden Anträgen zu beobachten, die oftmals aus der Wirtschaft kommen und auf den privatenGeschäftsinteressen der Antragsteller beruhen. Dieser zunehmende Trend stellt nicht nur für dasParlament eine in manchen Fällen unverhältnismäßige Belastung dar, sondern scheint auch demursprünglichen Zweck der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 zuwiderzulaufen, den Bürgern eineaktivere Beteiligung am Beschlussfassungsverfahren zu ermöglichen und mehr Legitimität,Wirksamkeit und Verantwortung der Verwaltung gegenüber dem Bürger in einem demokratischenSystem zu gewährleisten.