zur Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften · Gutschrift, eines Unternehmers im Inland oder...

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1 Arbeitshilfe zur Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften Bereich Finanzen, Abteilung Finanzen und Steuern Stand: Mai 2016

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Arbeitshilfe

zur Bearbeitung von

Rechnungen und Gutschriften

Bereich Finanzen, Abteilung Finanzen und Steuern

Stand: Mai 2016

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Inhalt

1. Zielsetzung der Arbeitshilfe ............................................................................................. 3

2. Rechnung- und Gutschriftsbearbeitung ...................................................................... 3

2.1. Prüfung der Rechnungen und Gutschriften auf Vollständigkeit und Richtigkeit

der Angaben .................................................................................................................... 3

2.2. Kontierung der Rechnung ............................................................................................ 7

2.2.1.Schritt : Bearbeiter für Rückfragen ................................................................ 7

2.2.2.Schritt : Kostenstelle/Projektnummer ........................................................... 7

2.2.3.Schritt : Sachkonto ........................................................................................... 8

2.2.4.Schritt : Rechnungsposition ............................................................................ 8

2.2.5.Schritt : Rechnungsbetrag ............................................................................... 8

2.2.6.Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit ................................................ 8

2.2.7.Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung.................................................. 9

2.3. Wichtige Hinweise ........................................................................................................ 10

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1. Zielsetzung der Arbeitshilfe

Diese Arbeitshilfe soll Sie bei der Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften

unterstützen. Auf den nachfolgenden Seiten sind die wesentlichen Punkte zur Rechnung-

und Gutschriftsbearbeitung erläutert.

Die Beachtung der genannten Punkte erleichtert Ihnen und uns die tägliche Arbeit durch

die Reduktion von Rückfragen. Dies ermöglicht uns eine schnelle Bearbeitung und spart

Ihnen Zeit, die für die Klärung von Rückfragen erforderlich wäre.

Sollten während der Bearbeitung dennoch Fragen auftreten stehen Ihnen die

Mitarbeiter-/innen der Kreditorenbuchhaltung gerne zur Verfügung.

2. Rechnung- und Gutschriftsbearbeitung

Die Bearbeitung von Rechnungen und Gutschriften umfasst folgende Schritte:

• Prüfung der Rechnung bzw. Gutschrift auf Vollständigkeit und Richtigkeit

• Kontierung der Rechnung bzw. Gutschrift

• Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung

2.1. Prüfung der Rechnungen und Gutschriften auf Vollständigkeit und

Richtigkeit der Angaben

Für eine ordnungsgemäße Buchung und die korrekte steuerliche Behandlung einer

Rechnung bzw. Gutschrift, eines Unternehmers im Inland oder übriges

Gemeinschaftsgebiet, ist es erforderlich, dass die Rechnung/Gutschrift alle formalen

Anforderungen gem. § 14 Absatz 4 UStG erfüllt. Eine Rechnung/Gutschrift muss

folgende Angaben enthalten:

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den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden

Unternehmers und des Leistungsempfängers

die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die

ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-

Identifikationsnummer

das Ausstellungsdatum

eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur

Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird

(Rechnungsnummer)

die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände

oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für

die Lieferung oder sonstige Leistung

den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder

sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Bei Rechnungen, Gutschriften, Quittungen sowie Fahrausweise über Kleinbeträge

(bis 150 Euro brutto) gelten vereinfachte Regeln, hier müssen mindestens folgende

Angaben enthalten sein (§ 33 - § 34 UStDV):

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden

Unternehmers

2. das Ausstellungsdatum

3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die

Art der sonstigen Leistung

4. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder

sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder

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im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder

sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Nur wenn alle Angaben auf der Rechnung oder Gutschrift vorhanden sind, kann der

Beleg durch die Buchhaltung bearbeitet werden. Ein Beispiel für eine korrekte

Rechnung ist nachfolgend dargestellt:

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2.2. Kontierung der Rechnung

Wurde die Rechnung/Gutschrift geprüft und sind alle erforderlichen Angaben

gem. § 14 UStG enthalten, kann sie im nächsten Schritt kontiert werden. Kontieren

heißt, dass die Rechnung/Gutschrift immer mit einem Kontierungsstempel zu

versehen und dieser dann mit der Kostenstelle/Projektnummer und dem

entsprechenden Sachkonto auszufüllen ist. Bitte achten Sie darauf, dass alle wichtigen

Informationen (wie Bankverbindung, Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsbetrag)

leserlich bleiben. Sollten auf der Rechnung kein freier Platz sein, können Sie den

Stempel auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem extra Blatt anbringen.

Die Felder des Kontierungsstempels sind nachfolgend erläutert:

2.2.1. Schritt : Bearbeiter für Rückfragen

Im ersten Schritt ist der Bearbeiter/in der Rechnung bzw. Gutschrift mit

Telefonnummer zu erfassen.

2.2.2. Schritt : Kostenstelle/Projektnummer

Im zweiten Schritt ist zu erfassen, ob die Rechnung/Gutschrift aus einer

Kostenstelle oder einer Projektnummer gezahlt werden soll. Durch diesen Eintrag

ist die Zuordnung der Kosten zum Verursacher bzw. Besteller erfolgt. Soll eine

Rechnung/Gutschrift auf mehrere Kostenstellen oder Projektnummern

abgerechnet werden, bedarf es weiterer Kontierungsstempel auf dem Beleg.

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2.2.3. Schritt : Sachkonto

Im dritten Schritt ist nun das Sachkonto anzugeben. Das Sachkonto gibt an welche

Kosten angefallen sind. Sind auf der Rechnung mehrere Positionen enthalten, die

unterschiedliche Sachkonten erfordern, sind diese in den nachfolgenden Zeilen

anzugeben bzw. es muss ein weiterer Stempel angebracht werden.

Geht aus der Rechnung nicht klar hervor, um welchen Gegenstand / welche Ware

/ Dienstleistung es sich handelt, ergänzen Sie bitte handschriftlich eine

aussagekräftige Bezeichnung.

2.2.4. Schritt : Rechnungsposition

In diesem Feld ist anzugeben, welche Rechnungspositionen dem jeweiligen

Sachkonto zugeordnet werden sollen. Wird der komplette Betrag einem Sachkonto

zugeordnet, muss das Feld Rechnungsposition nicht ausgefüllt werden.

2.2.5. Schritt : Rechnungsbetrag

Als Rechnungsbetrag ist der Bruttobetrag einzutragen; nur bei steuerpflichtigen

Projekten ist der Nettobetrag zu erfassen. Versand-, Fracht-, oder Portokosten

werden nicht getrennt aufgeführt, sondern sind zur Hauptleistung

hinzuzurechnen. Die Nebenleistung teilt steuerlich das Schicksal der Hauptleistung

(Umsatzsteuer-Anwendungserlass „UStAE“ Abs.3.10).

2.2.6. Schritt : Sachliche/Rechnerische Richtigkeit

In diesem Feld ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung von der

/ dem Unterschriftsberechtigten zu bestätigen. Die Unterschrift ist in Klarschrift in

das letzte Feld des Kontierungsstempels anzugeben.

Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit wird bescheinigt, dass die zu

leistende Zahlung sachlich/inhaltlich konform mit dem betreffenden Vertrag bzw.

den einschlägigen Rechtsvorschriften ist.

Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür,

dass der auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben

richtig sind.

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Für die Beantragung einer Unterschriftsberechtigung nutzen Sie bitte folgendes

Formular.

2.2.7. Weiterleitung an die Kreditorenbuchhaltung

Bitte leiten Sie die kontierte Rechnung/Gutschrift unmittelbar an die Abt. Finanzen

und Steuern weiter.

Campus Westend Postfach 52

Campus Ginnheim Postfach 52

Campus Bockenheim (FB 09 / Zentralverwaltung) Postfach 52

Campus Riedberg Postfach 26

Campus Bockenheim (FB 12) Postfach 26

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2.3. Wichtige Hinweise

Gutschriften sind separat einzureichen und dürfen nicht bei einer Rechnung

gekürzt werden. Bezieht sich eine Gutschrift auf eine Rechnung sollte dies aus der

Gutschrift hervorgehen.

Beim Kontieren der Rechnungen bzw. Gutschriften ist Tipp-Ex nicht zu

verwenden. Bei Korrekturen ist die entsprechende Stelle durchzustreichen, wobei

das ursprünglich geschriebene lesbar bleiben muss, und neu anzugeben.

Änderungen nach Unterschrift sind durch Handzeichen und Datumsangabe

kenntlich zu machen.

Bei Kopien von Rechnungen/Gutschriften ist der Vermerk „Zweitschrift“ auf den

Beleg erforderlich.

Rechnungen/Gutschriften die per Mail oder Fax eingehen, sind mit dem Zusatz

„Fax/Mail gilt als Original“ anzuweisen.

Bei Zoll- und Frachtrechnungen ist die Warenrechnung in Kopie beizufügen bzw.

ein Vermerk zum Ursprungsbeleg anzugeben.

Bei Transportkosten ist anzugeben, was transportiert wurde (z.B. Bücher,

Chemikalien usw.)

Bei Rechnungen zu Stellenausschreibungen ist die Anzeige in Kopie beizufügen.

Bei Mieten von PKW und Bussen, z.B. für Exkursionen, ist eine Teilnehmerliste

und ggfs. das Programm der Exkursion beizufügen.

Bei Bewirtung ist die Bewirtungsrichtlinie zu beachten.

Bei Anlagen bitte das Anlagenbeiblatt verwenden.