Potenziale von Cloud-Plattformen für KMU

„Welche Tools unterstützen unsere mobile

Zusammenarbeit in Corona-Zeiten und

danach“

Sonder-Webinar 31.03.2020

Peter Schreiber

Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg “vernetzt wachsen“

Kurzvorstellung //

30.03.2020 2

Peter Schreiber

Digitalisierungsexperte

Schwerpunkt: Digitale Geschäftsmodelle

Themen: Cloud Computing für KMU - Agiles Projektmanagement

- Blended Learning / Demonstrator zu Industrie 4.0 - Digitalisierte

Geschäftsprozesse

peter.schreiber@vernetzt-wachsen.de

+49 171 9080660

Im Homeoffice ;-)

3

Konsortialführung:

Leitung und Koordination

Expertenrat

▪ Wirtschaftsminister LSA

▪ IHK / HWK

▪ Mitglied Hochschul-

rektorenkonferenz LSA

▪ AWSA, AVW, VME, VDI

▪ DGB, BVMW

Fraunhofer-Institut für

Fabrikbetrieb und

Automatisierung

Dipl.-Ing. Holger Seidel

ifak - Institut für

Automation und

Kommunikation e. V.

Dr.-Ing. Thomas

Bangemann

Zentrum für

Sozialforschung Halle

e.V.

Otto-von-Guericke-

Universität, Fakultät für

Informatik

Prof. Dr. Thomas Leich, Dr. Stefan Voigt

Dipl.-Soz. Susanne

WingeProf. Dr. Frank Ortmeier

Kompetenzen des Konsortiums // Interdisziplinäre Partner mit regionaler Verankerung

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg

4

Leitung

Vernetzt wachsen – Unsere Schwerpunkte

5

Wie verdiene ich in Zukunft

Geld?#DigitaleGeschäftsmodelle

Vernetzt wachsen – Unsere Schwerpunkte

6

Wie vernetze ich meine

Produktion stabil und

sicher?#Vernetzung&Standardisierung

Vernetzt wachsen – Unsere Schwerpunkte

7

Ihr Haus schützen Sie vor

Einbrechern, und Ihre Daten?

#Safety&Security

Vernetzt wachsen – Unsere Schwerpunkte

8

Wie nehmen wir unsere

Belegschaft mit?#Nutzerfreundlichkeit&Akzeptanz

Vernetzt wachsen – Unsere Schwerpunkte

9

Was kann künstliche Intelligenz

schon leisten?#KI&MaschinellesLernen

Welche Angebote kann ich als Unternehmen erwarten?

10

INFORMIEREN

Digitalisierungs-CheckUp

Unternehmensbesuche

Leitfäden

Vorträge

Thementelegramme

ERLEBEN UND WACHSEN

(Mini-)Umsetzungsprojekte Escape Adventure

Konvoi-Begleitung

Demonstratoren

Digitalisierung zum Anfassen

QUALIFIZIEREN

Hackathon

Planspiele

E-/Mobile Learning

Integriertes Lernen

Lernspiele

Präsenzseminare

Workshops

ANGEBOTE„vernetzt wachsen“

Aktuelles

Auszüge aus XING News Internet & Technologie vom 25.03.2020

• „Massiver Corona-Effekt: Apples App-Store brummt“

• „Microsoft muss die Funktionalität von OneNote in Teams einschränken“

• „Wie die Coronakrise zum Digitalisierungstreiber wird …“

Online-Besprechungen und –Konferenzen – wie ClickMeeting, Skype & Co. 3

Datenspeicherung in Cloud-Plattformen – wie Nextcloud, Seadrive & Co.2

Cloud Computing – Was ist das? – Arten, Servicemodelle, Marktentwicklungen1

Inhalt

12

Aus aktuellem Anlass – GoBD 2020 zu Cloud und Dokumentenaufbewahrung6

Tools für das Projektmanagement – wie Trello, Asana & Co.4

5 Team-Kommunikation mit Messenger-Diensten – wie Slack, Teams & Co.

Cloud Computing //Was ist Cloud-Computing?

30.03.2020 13

Definition:

Cloud-Computing umschreibt den Ansatz

abstrahierte IT-Infrastrukturen

dynamisch an den Bedarf angepasst

über ein Netzwerk zur Verfügung zu

stellen.

Ein Teil der IT-Landschaft wird nicht mehr

lokal vor Ort betrieben sondern lokal

ausgelagert. Der Nutzer-Zahl für diese

Dienstleistung entsprechend.

Quelle: National Institute of Standards and Technology

Quelle: PIV imaging

Cloud Computing //Wieso?

30.03.2020 14

Umfrage I

(1) Was sind die wichtigsten Treiber, die Cloud Computing ermöglicht und

nutzbringend machen?

(2) Worin sehe ich die hauptsächlichen Herausforderungen, um Cloud Plattformen

und Tools für mich im Home Office oder mobil anwenden zu können?

Lokale Lösung Cloud Computing

Stabile Internetverbindung Nicht erforderlich Erforderlich

Investitionskapital Investition in Hardware Keine Vorabinvestitionen

Betriebskosten Hoher Fixkostenanteil an Gesamtkosten

Nutzungsabhängige Kosten

Gewährleistung Datenschutz Intern beeinflussbar Begrenzt beeinflussbar

Flexibilität In der Regel begrenzt In der Regel frei skalierbar

Aufwand Betrieb Release-Wechsel etc. erfolgtdezentral

Administration und Wartung erfolgt zentral

Bereitstellungszeit Planung und Bestellung von neuen Komponenten erfordern Wartezeit

Geringe Wartezeiten

Anforderungen an Mitarbeiter Wissen über die Serverhardware und die Betriebssysteme sowie die Betreuung der Systeme

Kenntnisse bzgl. der Einrichtung und der Konfiguration der virtuellen Maschinen Images notwendig

Cloud Computing //

Vergleich lokale Lösung vs. Cloud-Computing

15Quelle: Büst (2011): Cloud Computing vs. On-Premise und Managed Services; Schwetz (2014): Cloud oder on Premise? Für und Wider von CRM on Demand;

Mittelstand 4.0 Agentur Cloud (o.J.): Cloud Computing 360°

Cloud Computing //Arten von Cloud Computing

30.03.2020 16

Plattform

PaaS

Plattform as a Service

Anwendung

SaaS

Software as a Service

Nutzungszugang von Software-

Sammlungen und

Anwendungsprogrammen

Nutzungszugang für

virtualisierte Computerhardware

(Ressourcen, Netzwerke und

Speicher)

Nutzungszugang von

Programmierungs- oder

Laufzeitumgebung

Infrastruktur

IaaS

Infrastructure as a Service

Cloud Computing //

Servicemodelle

17Quelle: in Anlehnung an Microsoft TechNet (https://blogs.technet.microsoft.com/xdot509/2013/07/24/getting-started-with-windows-azure-part-2-what-are-cloud-services/)

On Premises

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Anwendungen

Virtualisierung

Server

Speicher

Netzwerk

Daten

Au

f A

nw

end

erse

ite

verw

alte

t

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Anwendungen

Virtualisierung

Server

Speicher

Netzwerk

Daten

SaaS(Software als Service)

Au

f A

nw

end

erse

ite

verw

alte

t

Vo

m C

lou

d-A

nb

ieter verwaltet

Au

f A

nw

end

erse

ite

verw

alte

t

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Anwendungen

Virtualisierung

Server

Speicher

Netzwerk

Daten

PaaS(Plattform als Service)

Vo

m C

lou

d-A

nb

ieter verwaltet

Laufzeitumgebung

Middleware

Betriebssystem

Anwendungen

Virtualisierung

Server

Speicher

Netzwerk

Daten

IaaS(Infrastruktur als Service)

Au

f A

nw

end

erse

ite

verw

alte

t Vo

m C

lou

d-A

nb

ieter verwaltet

https://aws.amazon.com/de/ec2/pricing/on-demand/

https://clickmeeting.com/de/pricing

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365

https://www.dell.com/de-de/work/shop

30.03.2020 18

▪ Vertrauensvolle Beziehung zu einem Anbieter erleichtert die Einführung

▪ Verlässliche Aussagen zur Zertifizierung und Konformität zur EU-DSGVO

Cloud Computing //Kriterien die bei der Auswahl unterstützen

30.03.2020 19

Passgenauigkeit

Skalierbarkeit

Datensicherheit

Preis-Leistung

Beziehung

▪ Standardprodukte des Cloudanbieters sollten zu Ihren Anforderungen passen

▪ Individuelle Anpassungen und Umstellungen sind kostenintensiv

▪ Skalierbarkeit sollte beim Dienstleister gegeben sein

▪ Bei erhöhten Bedarfen sollten Ressourcen problemlos zu buchbar sein

▪ Welche Sicherheitsstandards sind nach Gesetzes-, Kunden- und

Eigenanforderungen einzuhalten?

▪ Cloudanbieter sollte alle Anforderungen abdecken, die definiert werden

▪ Preise sollten stets mit anderen Anbietern verglichen werden

▪ Preis und Leistung müssen ins Verhältnis eines anderen Anbieters gestellt

werden

Cloud Computing //

Liefermodelle

20

◼ Kopplung aus traditioneller IT, Private Clouds

und Public Clouds

◼ Gesamtverantwortung liegt beim Kunden,

Betriebsverantwortung ist geteilt

◼ Bereitstellung einer individualisierten und

abgeschotteten IT-Umgebung

◼ Zugriff meist über VPN

◼ Service Level Agreement in Grenzen

anpassbar

◼ Cloud Umgebung befindet sich im Besitz des

IT-Dienstleisters

◼ Bereitstellung von Cloud-Dienstleistungen

ausschließlich für vorab definierte Nutzer (z.B.

Unternehmen & Kunden)

◼ Zugang erfolgt über Intranet oder VPN

◼ Betrieb erfolgt durch Unternehmen selbst oder

durch externen Dienstleister

◼ Bietet hohes Maß an Kontrolle und Sicherheit

◼ Bereitstellung von hochstandardisierten

Anwendungen / Services / Infrastrukturen

◼ Jeder Nutzer kann gleichzeitig auf Leistungen

zugreifen

◼ Meist Standard-Service-Level-Agreement

◼ Cloud Umgebung befindet sich im Besitz des

IT-Dienstleisters

Public Cloud

Private Cloud

Virtual Private Cloud

Hybrid Cloud

Quelle: Bitkom (2010): Cloud Computing – Was Entscheider wissen müssen

Cloud Computing //

Bewertung der Organisationsformen

21Quelle: Bitkom (2010): Cloud Computing – Was Entscheider wissen müssen

KriterienCloud - Typen

Public Virtual Private Hybrid Privat

Kostenminimierung

Datensicherheit

Datenschutz

Compliance

Möglichkeit Innovation und Marktdifferenzierung

Generierung von Wettbewerbsvorteilen

Flexibilisierung der Geschäftsprozesse

Vereinbarung individueller SLAs

Sicherstellung allgemeiner End-to-end-Betriebssicherheit

Auditfähigkeit/-möglichkeit

Sicherung (Weiternutzung) Bestehender Investitionen

Integration in bestehenden Applikationslandschaften (Service Integration)

Vorhandensein und Verfügbarkeit von Unterstützungsfunktion (Skill)

Sicherstellung allgemeiner End-to-end-Verfügbarkeit

möglich/ voll erreicht Mit Abstrichen möglich/ erreicht Nicht bzw. weniger gut möglich/ erreicht

Cloud Computing //

Cloud-Computing – Einführung von Cloud-Lösungen

22Quelle: Mittelstand 4.0 Agentur Cloud (o.J.): Auswahl und Einführung von Cloud-Lösungen

Anforderungs-ermittlung

Auswahl

Einführung

Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4:

Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Schritt 8:

Schritt 10: Schritt 11: Schritt 12:

Benötigte Funktionen ermitteln

Technische und Sicherheits-

Anforderungen ermitteln

Juristische Anforderungen

festlegen

Bereitschaft und Medienkompetenz

der Mitarbeiter ermitteln

Service suchenOptionale:

Testphase mit Mitarbeitern

Bewertung und Kosten-

abschätzung

Auswahl-Entscheidung

Rollout-Test (ausführlich)

Übernahme in den

Produktivbetrieb

Service- und SLA-Monitoring

Cloud Computing //

Sichere Nutzung von Cloud-Diensten

23

Instant Messenger-Tipps

des Bundesamt für

Sicherheit in der

Informationstechnik:https://www.bsi-fuer-

buerger.de/BSIFB/DE/DigitaleGe

sellschaft/KommunikationUeberI

nternet/Messenger/Tipps/tipps_n

ode.html

AWS #State of the Cloud 2018

24Quelle: https://youtu.be/ZOIkOnW640A Keynote Andy Jassy, AWS CEO, zuletzt besucht am 13.02.2020 um 15:59 Uhr

AWS # EU-DSGVO

25Quelle: https://aws.amazon.com/de/compliance/germany-data-protection/ zuletzt besucht am 29.03.2020 um 17:10 Uhr

Microsoft 365 / Azure # EU-DSGVO

26Quelle: https://www.heise.de/newsticker/meldung/Cloud-Dienste-Microsoft-bessert-bei-Datenschutzklauseln-fuer-grosse-Kunden-nach-4588030.htmlzuletzt besucht am 29.03.2020 um 17:30 Uhr

Ab Anfang 2020 im AngebotBrill geht davon aus, dass Microsoft die neuen Vertragsbedingungen „Anfang 2020 weltweit allen öffentlichen und kommerziellen Kunden anbieten" kann. Sie erinnerte zugleich daran, dass man bereits global eine Reihe zusätzlicher Datenschutzinstrumente eingeführt und die Nutzung von Telemetriedaten transparenter gemacht habe. Zugleich gibt es bei kommunalen IT-Dienstleistern und im Bundesinnenministerium aber zunehmende generelle Sorgen vor einer zu großen Abhängigkeit gegenüber dem Softwarehersteller, was der "digitalen Souveränität" entgegenstehe.

Einblicke in PaaS am Beispiel Microsoft Azure

https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-located?ms.officeurl=datamaps&geo=All#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypczuletzt besucht am 13.02.2020 18:07 Uhr

Microsoft Azure – Datenhoheit und Regionspaare

https://docs.microsoft.com/de-de/learn/modules/configure-security-policies-to-manage-data/5-configure-data-sovereignty, zuletzt besucht am 13.02.2020 21:24 Uhr

Einblicke in PaaS am Beispiel Microsoft Azure-Region

https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-located?ms.officeurl=datamaps&geo=All#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypczuletzt besucht am 13.02.2020 18:09 Uhr

Einblicke in SaaS am Beispiel Microsoft Office 365

Business Premium mit Exchange, Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams, Office, …)

https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-located?ms.officeurl=datamaps&geo=All#office-ContentAreaHeadingTemplate-bkjgypczuletzt besucht am 13.02.2020 18:07 Uhr

Marktübersicht in Deutschland

Cloud-Anbieter mit größten Marktanteilen

• Amazon Web Services – AWS, klarer Marktführer im Public Cloud-Markt

• Microsoft (Azure)

• Google

• IBM

• Oracle

• Vodafone (Total Cloud)

• ProfitBricks

• 1&1 Ionos

• französische OVH

• Telekom / T-Systems

https://www.cloudcomputing-insider.de/cloud-computing-in-deutschland-eine-marktuebersicht-a-840285/ zuletzt besucht am 13.12.2019 17:17 Uhr

Cloud Computing //

30.03.2020 32

Whiteboard-Wort-Sammlung II

(3) Welche Erwartungen habe Sie an den Webinar-Part zu Tools fürs mobile

Arbeiten konkret?

Online-Besprechungen und –Konferenzen – wie ClickMeeting, Skype & Co. 3

Datenspeicherung in Cloud-Plattformen – wie Nextcloud, Seadrive & Co.2

Cloud Computing – Was ist das? – Arten, Servicemodelle, Marktentwicklungen1

Inhalt

33

Aus aktuellem Anlass – GoBD 2020 zu Cloud und Dokumentenaufbewahrung6

Tools für das Projektmanagement – wie Trello, Asana & Co.4

5 Team-Kommunikation mit Messenger-Diensten – wie Slack, Teams & Co.

Cloud Datenspeicher //

im Überblick (Lösung - Anbieter)

https://www.heise.de/tipps-tricks/Videokonferenz-Tools-im-Ueberblick-4688243.html / zuletzt besucht am 29.03.2020 19:25 Uhr

Cloud Datenspeicher //

im Überblick (Lösung – Anbieter – Speicherort / kostenfreies Speichervolumen)

• Google Drive – Google Cloud, USA - weltweit / 15 GB kostenlos

• Box – Box, USA - weltweit / 10 GB kostenlos

• MagentaCLOUD – Telekom, DE - DE / 10 GB kostenlos

(25 GB als Telekom-Kunde)

• Yandex.Disk – Yandex, Russland - Russland, Finnland, u.a. / 10 GB kostenlos

• OneDrive – Microsoft, USA - USA, Asien, EU (inkl. DE), AU / 5 GB kostenlos

• Dropbox – Dropbox, USA - USA / 2 GB kostenlos

und von uns ergänzt um

• NextCloud – NextCloud, DE - Private Cloud, Open Source

• Seafile/SeaDrive– Seafile, China - Private Cloud, Open Source (Community Edition)

Quelle: https://www.boxcryptor.com/de/blog/post/list-best-clouds-private-use/ zuletzt besucht am 29.03.2020 19:25 Uhr

Cloud-Datenspeicher //

Zum Beispiel Google – Cloud Storage

Quelle: https://cloud.google.com/drive-enterprise/?utm_source=driveforwork&utm_medium=et&utm_content=learnmore&hl=dezuletzt besucht am 29.03.2020 um 22:55 Uhr

Cloud-Datenspeicher //

Zum Beispiel Google mit Docs - gemeinsam Dokumente online bearbeiten

Quelle: https://kompetenzzentrum-saarbruecken.digital … nicht öffentlich, zuletzt besucht am 30.03.2020 um 18:00 Uhr

Cloud-Datenspeicher //

Zum Beispiel

Google – Cloud Storage

Quelle: https://cloud.google.com/drive-enterprise/?utm_source=driveforwork&utm_medium=et&utm_content=learnmore&hl=dezuletzt besucht am 29.03.2020 um 22:51 Uhr

Ein Youtube-Video zur ersten Einführung (1:40 min): https://www.youtube.com/watch?v=ERbGIKIbJ_A&autoplay=1&hl=de

Cloud-Datenspeicher //

Beispiel: Microsoft Azure (OneDrive Business / SharePoint / … )

wwww.microsoft.com „Erste Schritte mit OneDrive“ zuletzt besucht am 13.02.2020 16:26 Uhr

Cloud-Datenspeicher //

Beispiel: Services der mobilen Microsoft-App OneDrive

Screenshots der Android-App, Peter Schreiber, erstellt am 13.02.2020 16:53 Uhr

Online-Besprechungen und –Konferenzen – wie ClickMeeting, Skype & Co. 3

Datenspeicherung in Cloud-Plattformen – wie Nextcloud, Seadrive & Co.2

Cloud Computing – Was ist das? – Arten, Servicemodelle, Marktentwicklungen1

Inhalt

41

Aus aktuellem Anlass – GoBD 2020 zu Cloud und Dokumentenaufbewahrung6

Tools für das Projektmanagement – wie Trello, Asana & Co.4

5 Team-Kommunikation mit Messenger-Diensten – wie Slack, Teams & Co.

Online-Besprechungen und –Konferenzen //

Magic Quadrant for Meetingsolutions

Quelle: Gartner (September 2019)

Online-Besprechungen und –Konferenzen //

Videokonferenztools im Überblick (Tool - Anbieter)

• Teams – Microsoft, USA

• WebEx Meeting – Cisco, USA

• Skype – Microsoft, USA

• Zoom – Zoom, USA

• GoToMeeting – LogMeIn Ireland Limited, Irland

• Jitsi – „OpenSource“

• …

• Connect Meeting – Adobe, USA

• Eduip – Eduip GmbH, Deutschland

• Mikoga – Snapview GmbH, Deutschland

• ClickMeeting – ClickMeeting, Polen

https://www.heise.de/tipps-tricks/Videokonferenz-Tools-im-Ueberblick-4688243.html / zuletzt besucht am 29.03.2020 19:25 UhrErgänzt um Tools einer Auswahl des Mittelstand 4.0 Agentur Kommunikation (Hochschule Flensburg) 07.05.2018

Online-Besprechungen und –Konferenzen //

Zum Beispiel Zoom

• Typ: Meetingsoftware

Quelle: zuletzt besucht am 29.03.2020 21:10 Uhr

Peter Schreiber lädt Sie zu einem geplanten Zoom-Meeting ein.

Thema: Zoom MeetingUhrzeit: 31.Mär.2020 04:15 PM Greenwitch

Zoom-Meeting beitretenhttps://zoom.us/j/391799848

Meeting-ID: 391 799 848

HinweisMittlerweile hat heise-online festgestellt: Zoom-App für iOS reicht Daten heimlich an Facebook weiter.

Online-Besprechungen und –Konferenzen //

Zum Beispiel ClickMeeting im Einsatzfall Webinarsoftware

Quelle: Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum Magdeburg

Online-Besprechungen und –Konferenzen – wie ClickMeeting, Skype & Co. 3

Datenspeicherung in Cloud-Plattformen – wie Nextcloud, Seadrive & Co.2

Cloud Computing – Was ist das? – Arten, Servicemodelle, Marktentwicklungen1

Inhalt

46

Aus aktuellem Anlass – GoBD 2020 zu Cloud und Dokumentenaufbewahrung6

Tools für das Projektmanagement – wie Trello, Asana & Co.4

5 Team-Kommunikation mit Messenger-Diensten – wie Slack, Teams & Co.

Projektmanagement-Tools //

Ziele

• Zerlegen von Projekten bis hin zu Aufgaben mit Beschreibungen

• Priorisierung / Nutzen

• Schätzung / Größenkategorie

• Termine / Zeiterfassung

• Verantwortlichkeiten / Erinnerung / Fertigmeldung (ggf. mit Zeiterfassung)

• Ergänzende Dokumente griffbereit / Berichte

• Transparenz und Verbindlichkeit im Team

• Aktualität echtzeitnah

• …

• Unterstützung agiler Teamarbeit?

• Kanban-Board?

Projektmanagement-Tools //

30.03.2020 48

Whiteboard-Wort-Sammlung III

(4) Was wünschen Sie sich bzgl. Projektmanagement-Organisation in Ihrem

Unternehmen?

Projektmanagement-Tools //

im Überblick (Tool - Anbieter)

Quelle: https://awsi.clickmeeting.com/webinar-recording/1N6W62728 / zuletzt besucht am 27.03.2020 11:24 Uhr

Author: Mittelstand 4.0 Kompetenzzentrum SaarbrückenAuswahl nicht abschließend

Projektmanagement-Tools //

Zum Beispiel Jira – Erfassung von neuen Anforderungen

Quelle: zuletzt besucht am 25.03.2020 13:05 Uhr

Projektmanagement-Tools //

Zum Beispiel Jira – Board-Ansicht

Quelle: zuletzt besucht am 25.03.2020 13:05 Uhr

Projektmanagement-Tools //

Zum Beispiel Trello – Kanban-Board

Quelle: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg, Demonstrator Otto´s vernetzte Bolzenfabrik „Produktionsplanung und –monitoring“

Ein Youtube-Video zur ersten Einführung (9.21 min): https://www.google.com/search?q=Youtube+trello&ie=utf-8&oe=utf-8&client=firefox-b-ab

Online-Besprechungen und –Konferenzen – wie ClickMeeting, Skype & Co. 3

Datenspeicherung in Cloud-Plattformen – wie Nextcloud, Seadrive & Co.2

Cloud Computing – Was ist das? – Arten, Servicemodelle, Marktentwicklungen1

Inhalt

53

Aus aktuellem Anlass – GoBD 2020 zu Cloud und Dokumentenaufbewahrung6

Tools für das Projektmanagement – wie Trello, Asana & Co.4

5 Team-Kommunikation mit Messenger-Diensten – wie Slack, Teams & Co.

(Team- ) Kommunikation // Rückblick

Erste E-Mail am 03.08.1984 in Deutschland

Electronic Mail

• System zur computerbasierten Verwaltung von briefähnlichen Nachrichten und

• deren Übertragung über Computernetzwerke, insbesondere das Internet

E-Mail ist neben dem World Wide Web ein wichtiger Internetdienst

Im Gegensatz zu Telefon, die gleichzeitige (synchrone) Kommunikation erlauben ist die

E-Mail, wie die Briefpost, ein asynchrones Kommunikationsmedium

Für die Nutzung ist ein E-Mail-Konto erforderlich

https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail / zuletzt besucht am 24.03.2020 19:25 Uhr

@

(Team-) Kommunikation // Neue Apps

Zum Beispiel WhatsApp seit 2009

Instant-Messaging-Dienst (SaaS) zum

• Austausch von Textnachrichten mit Emojis, Bild-, Video- und Ton-Dateien sowie

Standortinformationen, Dokumenten und Kontaktdaten

• zwischen zwei Personen oder

• in Gruppen

→ Seit 2016 kostenfrei: Der Nutzer bezahlt mit Preisgabe seiner Daten auf dem

Gerät. D.h. auf dem Gerät dürfen keine Daten gemäß EU DSGVO verfügbar sein!

Weltweit eindeutige Mobilfunknummer übernimmt die Funktion der Benutzerkennung

• für Android, iOS, Symbian, Nokia Series 40, Windows Phone und MeeGo erhältlich

• seit 2016 Desktop-App für Windows 8+ und OS X Mavericks (10.9)

Wichtige Konkurrenten sind Signal, Telegram und Treema

https://de.wikipedia.org/wiki/WhatsApp / zuletzt besucht am 24.03.2020 19:25 Uhr

Team-Kommunikation // Neue Apps

Zum Beispiel Slack seit 2009

Searchable Log of All Conversation and Knowledge

ist webbasierter Instant-Messaging-Dienst (SaaS) zu

• Kommunikation in Arbeitsgruppen (GroupWare) über Austausch von Nachrichten

in Kanälen und Chatten mit Einzelpersonen oder in der Gruppe

• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten mit externen Diensten, wie Google Drive

→ Slack ist in Version mit begrenzten Funktionen kostenlos nutzbar und darüber hinaus

über ein monatliches Entgelt je Benutzer ab 8 US-Dollar

E-Mailkonto übernimmt Funktion der Benutzerkennung

- Die meisten kollaborativen Leistungen von Slack nicht ohne eine Zustimmung zu

Tracking- und Analysetools, Zusammenarbeit mit Google Cloud u.a. zu Bots

- Keine elementaren Verwaltungswerkzeuge zu Versionierung, Rechteverwaltung, …

Alternativen sind Mattermost und Microsoft Teams

https://de.wikipedia.org/wiki/WhatsApp und https://slackdemo.com/ zuletzt besucht am 25.03.2020 11:25 Uhr

Team-Kommunikation // Neue Apps

Zum Beispiel Microsoft Teams seit 2016

Teams ist eine webbasierte Plattform (PaaS mit SaaS) die

• Personen innerhalb oder außerhalb der Organisation in Teams zusammenführt,

• je Team mit bis zu 200 Kanälen für verschiedene Gesprächsthemen,

• Besprechungen, auch mit Voice over IP-Telefonie und Videokonferenzen,

• Notizen und Anhänge mit gemeinsamer Bearbeitung von Office-Doks ermöglicht

→ Dienst ist in Office 365 als Vollversion mit Microsoft Office und Skype integriert

→ Free-Version mit Limitierungen, z.B. zu Speicherplatz, keine geplanten Meetings, …

E-Mailkonto für Funktion der Benutzerkennung (auch für externe ohne Microsoft-Konto)

- installierbare App für Android, iOS, Windows, MacOS, Linux

- Integration von diversen Drittanbieter-Produkten, wie Trello, Asana, MailChimp, Twitter, ...

- Verwaltungswerkzeuge zu Versionierung (über Sharepoint), Rechteverwaltung (AD), …

Alternativen sind Slack und Mattermost

https://de.wikipedia.org/wiki/WhatsApp und https://www.microsoft.com/de-de/videoplayer/embed/RWfC2z?pid=ocpVideo0-innerdiv-oneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=de-de zuletzt besucht am 25.03.2020 13:05 Uhr

Online-Besprechungen und –Konferenzen – wie ClickMeeting, Skype & Co. 3

Datenspeicherung in Cloud-Plattformen – wie Nextcloud, Seadrive & Co.2

Cloud Computing – Was ist das? – Arten, Servicemodelle, Marktentwicklungen1

Inhalt

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Aus aktuellem Anlass – GoBD 2020 zu Cloud und Dokumentenaufbewahrung6

Tools für das Projektmanagement – wie Trello, Asana & Co.4

5 Team-Kommunikation mit Messenger-Diensten – wie Slack, Teams & Co.

Aus aktuellem Anlass //

Neue GoBD 2020 (BMF-Schreiben 2019/0962810 v. 28.11.2019)

https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/neufassung-der-gobd-kommentierung/finanzverwaltung-veroeffentlicht-die-neufassung-der-gobd_164_496512.htmlzuletzt besucht am 07.02.2020 17:35 Uhr

Das BMF hat am 28.11.2019 die geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht und ergänzende Hinweise zur Datenträgerüberlassung gegeben.

Bereits im Juli 2019 hatte das BMF die neuen GoBD auf seine Homepage gestellt, sie später aber wieder entfernt. Nun wurden sie erneut - ohne nennenswerte Änderungen -veröffentlicht.

Im Jahr 2014 hatte das BMF durch Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/1003)umfangreiche Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht, die die bis zu diesem Zeitpunkt geltenden Grundsätze ersetzt haben.

Aus aktuellem Anlass //

1. Neue GoBD ab 2020 zu Cloud (BMF-Schreiben 2019/0962810 v. 28.11.2019)

https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/neufassung-der-gobd-kommentierung/finanzverwaltung-veroeffentlicht-die-neufassung-der-gobd_164_496512.htmlzuletzt besucht am 07.02.2020 17:35 Uhr

Definition von Datenverarbeitungssystem (Rz. 20)Nach der Definition in Rz. 20 wird unter einem Datenverarbeitungssystem eine im Unternehmenszwecken oder im Unternehmen zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit deren Hilfe Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Hierbei kommt es nach dem neu eingefügten Satz ebenfalls nicht darauf an, ob das betreffende System vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben wird.An dieser Stelle trägt das BMF der Entwicklung Rechnung, dass in einem zunehmenden Maße die Speicherung nicht mittels eigener Hard- und Software erfolgt, sondern in einer Cloud. Es liegt auf der Hand, dass die Speicherung in einer Cloud aus der Sicht der Finanzverwaltung nicht dazu führen darf, dass der Zugriff auf Daten eingeschränkt wird.

Aus aktuellem Anlass //

2. Neue GoBD ab 2020 zu Fotokopien (BMF-Schreiben 2019/0962810 v. 28.11.2019)

https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/neufassung-der-gobd-kommentierung/finanzverwaltung-veroeffentlicht-die-neufassung-der-gobd_164_496512.htmlzuletzt besucht am 07.02.2020 17:35 Uhr

Belegsicherung (Rz. 68)Zur Belegsicherung bestimmt Rz. 68 nunmehr, dass dies nicht mehr nur durch die Vergabe eines Barcodes erfolgen kann, sondern auch durch die bildliche Erfassung der Papierbelege.Dies umfasst insbesondere die Erfassung durch ein Smartphone. Insofern sind hier die Ausführungen in Rz. 130 von Bedeutung, auf die verwiesen wird.

Aus aktuellem Anlass //

3. Neue GoBD ab 2020 zu E-Belegen (BMF-Schreiben 2019/0962810 v. 28.11.2019)

https://www.haufe.de/steuern/finanzverwaltung/neufassung-der-gobd-kommentierung/finanzverwaltung-veroeffentlicht-die-neufassung-der-gobd_164_496512.htmlzuletzt besucht am 07.02.2020 17:35 Uhr

Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege (Rz. 76)Umfassend neu gefasst sind die Ausführungen in Rz. 76, die die Vorgehensweise in den Fällen von solchen Rechnungen und Buchungsbelegen, die auf elektronischem Wege eingegangen sind, betreffen. In diesen Fällen ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (bezeichnet als buchungsbegründender Beleg) ausreichend zur Erfüllung der Anforderungen der GoBD, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit seinem vollständigen Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit seinem vollständigen Inhalt gespeichert werden. Ist dies nicht der Fall, sind beide Formate – also die bildliche Urschrift und der Datensatz – aufzubewahren. Dies gilt auch für solche Meldungen, die ohne eine bildliche Urschrift ausgestellt werden (z. B ein monatlicher Kontoauszug im CSV oder XML). Eine zusätzliche Archivierung der Kontoauszüge im PDF-Format oder als Papierausdruck kann entfallen, wenn die Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfällt.

Cloud Computing für mobile Arbeit & Home-Office //Zusammenfassung - Fazit

30.03.2020 63

Vorteile sind Kolaboration, Mobilität, Kostenreduzierung, Skalierbarkeit

Drei verschiedene Arten von Cloud (Anwendung, Plattform, Infrastruktur)

Cloud-Computing bedeutet die Auslagerung von IT-Infrastruktur

Datenschutzbestimmungen sind wichtig bei der Auswahl des Anbieters

Ausreichende Bandbreite ist Grundvoraussetzung – Online Funktionen

Weitere Termine und Links //

30.03.2020 64

01.04.202014:00-14:45 Uhr

M4.0 Saarbrücken

Schritt für Schritt ins Mobile Arbeiten 6 – Online MarketingBranche: Dienstleister – Handwerker – Produzierende UnternehmenOrt: Deutschlandweites Webinar Anmeldung über: https://kompetenzzentrum-saarbruecken.digital/events/webinar-online-marketing-moeglichkeiten-tipps-und-trends/

03.04.202011:00-11:45 Uhr

M4.0 Saarbrücken

Schritt für Schritt ins Mobile Arbeiten 7 – IT-Sicherheit im Home-OfficeBranche: Dienstleister – Handwerker – Produzierende UnternehmenOrt: Deutschlandweites Webinar Anmeldung über: https://kompetenzzentrum-saarbruecken.digital/events/webinar-it-sicherheit-im-home-office/

06.04.202015:00-16:30 UhrM4.0 Magdeburg

Wie gestalte ich Homeoffice und welche Tools unterstützen mobile Zusammenarbeit?Branche: Dienstleister – Handwerker – Produzierende Unternehmen - MultiplikatorenOrt: Deutschlandweites Webinar Anmeldung über: https://www.vernetzt-wachsen.de/termine/wie-gestalte-ich-homeoffice-und-welche-tools-unterstuetzen-mobile-zusammenarbeit-2/

07.04.202017:00-18:00 UhrM4.0 Handwerk

Homeoffice – sicher und gesund zuhause arbeitenBranche: Handwerker – u.ä. DienstleisterOrt: Deutschlandweites Webinar Anmeldung über: https://www.handwerkdigital.de/cgi-bin/scgi?sid=1&se=1&kd=0&sp=deu&veranstaltungsnr=140&bef=veranstaltungerlaubt

20.04.202014:00-16:30 UhrM4.0 Magdeburg

Neuer Zug für den E-Belegaustausch im MittelstandBranche: Dienstleister – Handwerker – Produzierende Unternehmen - MultiplikatorenOrt: Webinar mit IHK Magdeburg Anmeldung über: https://www.magdeburg.ihk.de/system/vst/1737720?id=344895&terminId=578183

Informationendes M4.0 Berlin

https://gemeinsam-digital.de/homeoffice-leitfaden/https://gemeinsam-digital.de/homeoffice-kostenfreie-kommunikations-tools/

https://gemeinsam-digital.de/teamarbeit-online-kostenfreie-kollaborationstools/

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• Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Magdeburg gehört zu

Mittelstand-Digital. Mit Mittelstand-Digital unterstützt das

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie die Digitalisierung in

kleinen und mittleren Unternehmen und dem Handwerk.

• Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über

die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Regionale

Kompetenzzentren helfen vor Ort dem kleinen Einzelhändler

genauso wie dem größeren Produktionsbetrieb mit Expertenwissen,

Demonstrationszentren, Netzwerken zum Erfahrungsaustausch und

praktischen Beispielen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und

Energie ermöglicht die kostenlose Nutzung aller Angebote von

Mittelstand-Digital.

• Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de.