11. RostockereGovernment-Forum

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

05. Dezember 2016

DVZ M-V GmbH kurzvorgestellt

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

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Datenverarbeitungszentrum (DVZ) M-V GmbH

Prozess- und Organisationsberatung

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Prozessoptimierung

Prozessanalyse | Soll-Konzeption | Umsetzungsbegleitung | Prozesskostenrechnung

Organisationsanalyse

Aufgabenstrukturplanung | Aufaben-kritik | Personalbedarfsermittlung

Kooperatives Informationsmanagement (KIM) Verwaltungsübergreifende Harmonisierung von Informationen zum Verwaltungshandeln nach FIM | Prozessorientiertes Wissensmanagement | Methoden-Standardisierung

Organisations-/Prozessberatung

Beratung bei der prozessorientierten

Verwaltungsmodernisierung

#1

Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung

Grundlagen-Seminar GPM/ PzM |

BPMN 2.0 Training

Coaching

Prozessmodellierung | Prozess-management | Prozessbüro

Schulung Prozessmanagement

Wissensvermittlung(Hilfe zur Selbsthilfe)

#2

Anforderungsanalyse

Problemanalyse | Soziotechnische Lösungsfindung | Lastenheft-Erstellung

Investitionsrechnung

WiBe 4.1 / 5.0

IT-Management

Unterstützung der IT-Steuerung | Änderungsbegleitung | Optimie-rung des IT-Bereichs | Sourcing

Dienstleistersteuerung

Bedarfsabgleich existierender Verträge | Serviceportfolio-Optimierung

IT-Verwaltungs-/Sourcingberatung

Beratung bei der Integration der IuKT in

Arbeitsabläufe

#3

GPM/ PzM Schulung

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Schulungsmodulehttps://www.dvz-mv.de/static/Dvz/Dateien/Flyer/Produkte/Flyer_GPM_Schulung_2015-16.pdf

Standard-Seminar (3-Tage)

Mit Geschäftsprozessmanagement zu einer modernen Verwaltung

Verwaltungsabläufe mit BPMN 2.0 modellieren

Spezifika der Verwaltung

Kompakt-Seminar (1 Tag)

Grundlagen des GPM/ PzM

Prozesslebenszyklus und Rollen im GPM/ PzM

Überblick Geschäftsprozessmodellierung

Wichtige Erfolgsfaktoren und Fallstricke

BPMN 2.0 Training (2 Tage)

KooperativesInformationsmanagement

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

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Verbindung der Landes-Projekte Wissensmanagement undProzessmanagement in Anlehnung an

den Harmonisierungsbestrebungen des IT-Planungsratsprojektes

„Föderales Informationsmanagement (FIM)“ zu:

Kooperatives Informationsmanagement (KIM.MV)

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

▪ KIM.MV in max. 04:24 min verstanden:

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http://www.service.m-v.de/cms/DLP_prod/DLP/Servicebereich/Kooperatives_E-Government/index.jsp

▪ Bekannte Herausforderungen:

▪ Demographischer Wandel, Überlastungsanzeigen…

▪ Prinzip der kalten Tische

▪ Hoher Rechercheaufwand

▫ Informationen liegen in unterschiedlicher Qualität vor

▫ Unsicherheit bzgl. Rechtskonformität

▪ Immens ressourcenintensive Gesetzgebungsverfahren (inkl. Gesetzesfolgekostenabschätzung)

▪ Kritik an aktuellen WiMa-Lösungsansätzen:

▪ keine Nachhaltigkeit & Nachnutzbarkeit von Ergebnissen,

▫ Mehrfacharbeit & Insellösungen

▪ Zu hoher redaktioneller Aufwand für Wissensbewahrung

▫ Mehraufwand statt Entlastung

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

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▪ Anforderungen an WiMa-Lösungsansätzen:

▪ Schnelle Recherche nach qualitativ-gleichwertigen, aktuellen, rechtskonformen und bürgerfreundlichen Informationen

▪ Nachnutzbarkeit, Übertragbarkeit & Wiederverwendung

▪ Interoperabilität („Puzzle“-Prinzip)

▪ Minimaler redaktioneller (Erhebungs-) Aufwand

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

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▪ Synergie- & Effizienzpotential durch ebenenübergreifende Redaktionskaskade,

▪ Interoperabilität durch Harmonisierung/ Standardisierung

- Ziele:

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

11Quelle: Vortrag „Mecklenburg-Vorpommern im Aufwind - FIM und die neue Verwaltungswelt“

1. E-Government Konferenz Mecklenburg-Vorpommern, Schwerin am 8. September 2015

▪ Synergie- & Effizienzpotential

durch

ebenenübergreifendeRedaktionskaskade (Stammdatenmanagement)

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

12Quelle: Vortrag „Mecklenburg-Vorpommern im Aufwind - FIM und die neue Verwaltungswelt“

1. E-Government Konferenz Mecklenburg-Vorpommern, Schwerin am 8. September 2015

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

- 3 Säulen Stammdatenmanagement:

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

▪ Zusammenhang zum eGov-Gesetz M-V:

KIM.MV PlattformWeitere Sichten

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▪ Ordnungsrahmen für Nach- und Weiternutzung von Informationen:

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

▪ KIM.MV 2016: Erweiterung von FIM um die Sicht „Haushaltswirtschaft“

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

▪ KIM.MV 2016: Erweiterung von FIM um die Sicht „Haushaltswirtschaft“

▪ Landesinformationssystem Infodienste.MV ermöglicht Verknüpfung zwischen LeiKa-Leistungen und Produktleistungen

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FIM/ KIM BeispielWohngeld

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▪ Aktuelles Anwendungsbeispiel 1: Prozessnetz Wohngeld

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

▪ Aktuelles Anwendungsbeispiel 1: Prozessnetz Wohngeld

▪ 2016:

▫ Entwurf Wohngeld-Stammprozesse

▫ Empfehlung: Kennzahlen-Harmonisierung bzgl. Haushaltssicht (Doppik, KLR) und Statistik zwingend erforderlich, da „Äpfel-Birnen-Vergleich“

▫ 1. Qualitätssicherung durch Bundesbehörde erfolgt

▪ Anfang 2017:

▫ 2. Qualitätssicherung durch Sachsen und M-V

▫ Entwurf FIM Formulardaten Wohngeld

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FIM/ KIM BeispielAsyl

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▪ Projekt „Evaluierung FIM-/KIM-Methodik am Beispiel Asylverfahren“

▪ Gemeinschaftliche Verstetigung der FIM-/KIM-Methodik im Land M-V

▪ Erstellung von Stammprozessen auf Grundlage des Asylgesetzes (AsylG)

▪ Rahmenbedingungen:

▪ frühzeitige Einbindung der betroffenen Fachlichkeit

▪ Rückgriff auf die Methodenkompetenz von verwaltungsnahen Dienstleistern

▪ Entwicklung einheitlicher Konventionen für FIM-/KIM-Methodik

Ausblick

KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

▪ Ausblick 2017:

▪ Rollout - PzM-Software & Schulungen KIM.MV

▪ Etablierung „GK FIM Prozesse“ in M-V

▪ Etablierung des PzM Organisationsmodells (gemäß Kabinettsbeschluss):▫ Landesredaktion CC Prozesse (GK PzM M-V)

▫ AG Prozessmanagement

▫ Zertifizierung Beraternetzwerk

▪ FIM/ KIM.MV relevante Projekte:▫ E-Rechnung

▫ Schulwesen28

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▪ Eine kooperative Anwendung von FIM und KIM.MV:

Organisationsuntersuchung im Amt für Kultur, Bildung und Schulverwaltung des Landkreises Vorpommern-Greifswald

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▪ Organisationsuntersuchung im Amt für Kultur, Bildung und Schulverwaltung des Landkreises Vorpommern-Greifswald

▪ Ziel: Digitales Organisationshandbuch für das Amt 40

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Übersicht im Amts-Wiki

▫ Einbindung in die LK-Organisation

▫ Nachgeordnete Einrichtungen

▫ Aufgabenübersicht

▫ Das Amt in Zahlen

▫ Vision

▫ Mitarbeit in Gremien

▫ Rechtsgrundlagen

▫ Organisationsanweisungen, allgemeine Vorgaben

▫ Diskussionsplattform

▫ Redaktion in Verantwortung der Amtsleitung

▪ Organisationsuntersuchung im Amt für Kultur, Bildung und Schulverwaltung des Landkreises Vorpommern-Greifswald

▪ Ziel: Digitales Organisationshandbuch für das Amt 40

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

Übersicht Amts-Wiki

▫ Einbindung in die LK-Organisation

▫ Nachgeordnete Einrichtungen

▫ Aufgabenübersicht

▫ Das Amt in Zahlen

▫ Vision

▫ Mitarbeit in Gremien

▫ Rechtsgrundlagen

▫ Organisationsanweisungen, allgemeine Vorgaben

▫ Diskussionsplattform

▫ Redaktion in Verantwortung der Amtsleitung

Aufgaben / Prozesse

▫ Aufgabenbereiche mit Prozessnetzen

▫ Prozesssteckbriefe für alle Prozesse

▫ Prozessmodelle als Referenz

Ablauf

Zuständigkeiten

Handlungsgrundlagen

Dokumente / Formulare

IT-Verfahren

▫ Mitnutzung der Infrastruktur von KIM.MV

▫ Pflege in Zuständigkeit der Prozessverantwortlichen

▪ Organisationsuntersuchung im Amt für Kultur, Bildung und Schulverwaltung des Landkreises Vorpommern-Greifswald

▪ Ziel: Digitales Organisationshandbuch für das Amt 40

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KIM.MV: Prozessorientiertes Wissensmanagement kooperativ gestaltet.

Übersicht Amts-Wiki

▫ Einbindung in die LK-Organisation

▫ Nachgeordnete Einrichtungen

▫ Aufgabenübersicht

▫ Das Amt in Zahlen

▫ Vision

▫ Mitarbeit in Gremien

▫ Rechtsgrundlagen

▫ Organisationsanweisungen, allgemeine Vorgaben

▫ Diskussionsplattform

▫ Redaktion in Verantwortung der Amtsleitung

Aufgaben / Prozesse

▫ Aufgabenbereiche mit Prozessnetzen

▫ Prozesssteckbriefe für alle Prozesse

▫ Prozessmodelle als Referenz

Ablauf

Zuständigkeiten

Handlungsgrundlagen

Dokumente / Formulare

IT-Verfahren

▫ Mitnutzung der Infrastruktur von KIM.MV

▫ Pflege in Zuständigkeit der Prozessverantwortlichen

Digitale Stellenbeschreibung

▫ Aufgaben incl. Beschreibung

▫ Handlungsgrundlagen

▫ Literatur

▫ Mögliche Ansprechpartner

▫ Beispiele

▫ Hinweise / Erfahrungen

▫ Pflege durch Stelleninhaber

▪ Organisationsuntersuchung im Amt für Kultur, Bildung und Schulverwaltung des Landkreises Vorpommern-Greifswald

▪ Ziel: Digitales Organisationshandbuch für das Amt 40

▪ Ergebnisse:▪ Einarbeitung und Vertretung gesichert

▪ Klare Aufgabenverteilung

▪ Entlastung der Mitarbeiterinnen durch optimierte Abläufe und Zuständigkeiten

▪ Inhaltspflege wird laufendes Thema der Mitarbeiterversammlungen, redaktionelle Verantwortung des Amtsleiters

▪ Referenzprozesse durch andere Schulträger nachhaltig nutzbar

▪ Interkommunaler Vergleich und Mitarbeit in Fachgruppen möglich

▪ Zeit und Organisationsmöglichkeiten für Gestaltung der fachlichen Arbeit

▪ Steuern über Ziele

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▪ 2017: FIM/ KIM.MV als Workshop-Slot

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Kati Häger

+ 49 385 4800 345

k.haeger@dvz-mv.de

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