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Investitionssicherheit
Garantierte Neutralität
Projekteffizienz
Vertragssicherheit
Auswahlsicherheit
Budgetsicherheit
Terminsicherheit
Hohe Projektqualität
Verbindlichen Leistungszusagen
Standard-Lastenheftvorlagen
Transparenz
Qualität
Detaillierte
Marktdaten
Entlastung
Objektivität
Kompetente Experten
Nachvollziehbarkeit
Niedriger Budgetbedarf
Teamorientierung
Dokumentation
Kurze Projektlaufzeiten
Kurze Reaktionszeiten
Kundenorientierung
ERP
ECM
DMS
WWS
CRM
MES IPS
Prozessoptimierung
Software-Auswahl
Software
Einführung
SW-Einsatzoptimierung
Richtige Auswahl einer
Controlling-, Finanz-
Kostenrechnung- oder BI-Software
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Zum Referenten:
Wer steht hier vor Ihnen?
Zum Thema:
Was wollen wir eigentlich?
Wer kann was?
Wie recherchieren wir das?
Wie bewerten wir das Leistungsangebot?
Wie strukturieren wir die Softwareauswahl?
inkl. Live Internet Marktrecherche mit Anbieterbewertung
Heutige Zielsetzung: Beantwortung folgender Fragen
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Persönliche Vorstellung
• Seit 2005 Unternehmensberater im Bereich Softwarebedarfsermittlung und
Auswahl
• Geschäftsprozessoptimierung auf Basis von Informationstechnologie
• Aktuell bei persönlicher Betreuung Auswahlprojekt/Kunde NR. 39
• 27+ Jahre Erfahrung in Beratung, Marketing, Vertrieb und Implementierung
von IT Lösungen
• International tätig in mehr als 20 Ländern.
• 2008 Auszeichnung für die Beratungsleistung im Bereich Auswahl von
Software-Lösungen.
Einige betreute Kunden:
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Was wollen wir eigentlich?
Beispiel: eine neue BI Software
(Vorgehensweise für alle Lösungen gleich)
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• Die richtige Lösung
• Alle Funktionen
• Der beste Anbieter
• Nur den nötigen Aufwand
• Keine Kosten- und Zeitüberschreitungen
• Keine „Überraschungen“
• Keine „Missverständnisse“
• Keine „Wenn wir das gewusst hätten“ Aussagen
• Keine unzufriedenen Mitarbeiter
• Kein Scheitern des Projekts
• Falls Probleme auftreten haben Sie die besseren Karten (Vertrag)
Fazit: Bestes Ergebnis bei kleinstem Risiko
Allgemeine Ziele bei der Softwareauswahl
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Das Angebot ist größer als man denkt!
Und welche Lösung bzw. welchen
Anbieter sollen wir nun auswählen?
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Und bei wem suchen wir?
• Bekannte Softwareanbieter?
• Vom Geschäftspartner empfohlene Lösung?
• Anbieter von BI-Lösungen? (Business Intelligence)
• Anbieter von ERP-Lösungen? (Enterprise Ressource Planning)
• Anbieter von WWS-Lösungen? (Warenwirtschaft)
• Nationale Anbieter?
• Internationale Anbieter?
• Hersteller von Standardlösungen?
• Systemhäuser die Individuallösungen erstellen?
• Der Programmierer um die Ecke?
oder etwas ein Kombination von Allem?
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Ganz wichtig bei der Auswahl:
Der „Software-Schuh“ muss Ihnen passen!
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Und übrigens….
• Nur weil Sie denken, dass Ihnen der Schuh passen müsste bedeutet dies NICHT
dass der Schuhverkäufer Ihnen auch etwas verkaufen will oder sollte!
• Unternehmensgröße – Branche – potentieller Umsatz potentieller Deckungsbeitrag –
Referenzierbarkeit!
Ihr Bedarf! Die Deckung des Anbieters!
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Wie recherchieren wir das?
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Die richtige Fragetechnik – Wissen wir was wir suchen?
ERP Lösung mit integrierter Finanzbuchhaltung UND BI?
oder
Kennzahlenmanagement für Transportlösungen?
oder
Business Intelligence für Fibu und Controlling?
oder
Fertigungssteuerung und Planung mit Steuerungscockpit?
Fazit – richtig Fragen muss gelernt sein!
Nur wer seine eigenen Fragen richtig stellen kann,
kann die Antworten der Anbieter richtig interpretieren!
Bestes Beispiel: WAS willst Du schon WIEDER!
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Bewertungsstufen – Beispiel – Immer „Top Down“ Scannen Sie immer möglichst den gesamten Markt und schreiben
nicht nur die „üblichen“ bekannten Anbieter an!
Verfügbare Anbieter von Software
Anbieter Kombination von Lösungen
Marktrecherche
Anfrage
Angebote
Workshops
Verhandlung
Vertrag Beispiel NUR IT-Matchmaker®
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Wie bewerten wir das
Leistungsangebot?
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Woher? Wohin?
„Die“ BI/Kennzahlenlösung? Welche Daten wollen wir auswerten?
Fertigung
Einkauf & Vertrieb
Mobiles
Auftragsmanagement
Betriebsdatenerfassung
Speditionslösung Warehouse-
Management Finanzbuchhaltung
Controlling
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Was müssen wir eigentlich „recherchieren“?
… und bewerten!
Programmieren
vs. „Drag“ und „Drop“
Auswertung?
„zertifizierte“ Integration
Nutzung „Fertige“
Auswertungen Support
Technologie
Lieferant =
bestehender oder neutraler?
Gleiche Entwicklungsumgebung
Wie Lösung A,B,C?
Verfügbare
Sprachen? Nur Technik
oder auch
Beratung liefern?
Software aus
der „Cloud“?
Mehr als nur den Lieferant, die Referenzen, Funktionen oder den Preis!
Und Vieles
mehr?
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Wir suchen eine BI-Lösung – nach welchen Kriterien?
Durch K.O. Kriterien filtern, damit Sie sich nur mit
relevanten Anbietern und Lösungen beschäftigen!
Stand 06.11.2012 z.B.: auch Referenzen…..
Integrierte BI-Lösung
250-499 MA
20-49 Arbeitsplätze
Maschinen & Anlagenbau
Plus weitere
Schon mal „vorbereitet“
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Referenzen.. Und wo ist die Firma Meggle Referenz?
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Fazit:
• Bedarf erkennen
• Bedarf definieren
• Bedarfsgerecht recherchieren
• Bedarfsgerecht bewerten
Ergebnis = Ihre individuelle Marktrecherche
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Marktrecherche LIVE
„Wir suchen eine BI Lösung“
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Zur Online Recherche……
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Die Marktrecherche im IT-Matchmaker
Kriterien
Gewichtung
Bereiche
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Beispielergebnis: BI Lösungen
Status 06.11.2012
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Und was nach der
Marktrecherche?
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Die Methodik und Werkzeuge
bei der Bedarfsermittlung und
Auswahl
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Prozessschritte beim Auswahlprojekt
Welche benötigen wir im Auswahlprojekt?
Au
dit
ieru
ng
Strategie
Projektmanagement Projekteinrichtung
Erste Marktanalyse
Potenzialanalyse
Prozessanalyse
Lastenheft
Marktrecherche
Vorauswahl
Endauswahl
Vertragsverhandlung
Implementierung
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Projektplan Softwareauswahl: 3 bis 5 Monate je nach
Unternehmensgröße oder auch mehr..
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Ziele im Unternehmen – Optimieren wo es sich lohnt!
Vorgehensweise in der Analyse
Problemstellung:
Ursachen:
Ergebnis:
Lösung:
Kosten
Zeiten
Fehler etc.
Prozess
Applikation etc.
Neuer Prozess
Unterstützt durch IT
Neue Funktionalität
Zeitgewinn
Kostenreduzierung
Durchlaufzeitreduzierung
Fehlervermeidung
Hoher Aufwand für manuelle Erstellung
von Auswertungen, Grafiken etc. in
MS Excel
Keine ausreichende Lösungsunterstützung
in der bestehenden ERP Lösung
BI System für alle Anwendergruppen
ohne Programmierung
Aufwandsreduzierung um 80%
X Stunden p.a. = Y €€€
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Organisationsanalyse bei der Software-Auswahl
Zielsetzung
• Einheitliches Verständnis der zukünftigen betrieblichen Aufgaben und Abläufe
• Einheitliches Verständnis der zukünftig erforderlichen Informationen und Informationsflüsse
• Einheitliches Verständnis der Bedeutung einzelner Aufgabenbereiche
• Eingesetzte IT-Infrastruktur
Ergebnis
Solide Grundlage zur Ableitung funktionaler und technischer Anforderungen an eine
neue Software-Lösung
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Lastenheft und Aufgabenstrukturierung z.B. mit dem
MindManager®
Bereich Frage
Kriterien
Unterpunkt
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Lastenheft: Risiko- und Kostenkalkulation
Simple Kalkulation:
• Projektbudget für Software und Dienstleistungen € 100.000
• nur 5% Mehrkosten wegen ungenauer Definition der Anforderungen = € 5.000,--!
• Abweichung von Projekten ohne Lastenheft eher 10-15%+ = € 10.000,-- bis € 15.000,-- +
• Alternativ Verzicht auf eigentlich benötigte Funktionalität
Kundenbeispiel
• ERP Projekt nur 35 MA, 25 User Kosten 135.000,--
• Detailliertes Lastenheft erstellt – Anbieter hatte Module „vergessen“ – Wert € 20.000,--
• Ergebnis: In Verhandlung musste Anbieter Module kostenlos liefern.
• Mehr > als Beratungskosten (Siehe Referenzschreiben Inheco auf www.scc-center.de)
Bemerkung:
• Nicht vergessen auch den internen Aufwand bei den Mehrkosten einzukalkulieren.
• Regel: 1 externer Tag kostet Sie min. 2 Tage internen Aufwand.
• Diese Kosten kommen noch zu den oben genannten externen Kosten hinzu.
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Kosten: Eigene Struktur definieren die dann auch vergleichbar ist
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Ausführliche Dokumente erstellen
Anfrage: genau definieren was man eigentlich erwartet
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Anfrageüberwachung: Nicht warten bis keiner anbietet
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Funktionsvergleich: „Äpfel sind nicht immer Äpfel“
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Kostenvergleich: Nur strukturierte Kosten erkennen
die Unterschiede
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Angebote prüfen: Qualität und Quantität!
• Sind alle Funktionen und Module angeboten?
• Sind die Anzahl der angebotenen Dienstleistungstage korrekt?
• Sind die Vertragsbedingungen vollständig und akzeptabel?
• Sind alle Unterlagen vorhanden?
• Welche Folgekosten sind möglich?
• Wie lange sind die Vertragslaufzeiten?
• Wer macht die Projektleitung?
• Was sind unsere personellen Aufgaben?
• Gibt es „nach Aufwand“ Positionen
• Was passiert mit ungeplanten Kosten/Aufwänden?
• Sind die Anzahl der Benutzer richtig kalkuliert?
• Sind unsere Anforderungen auch wirklich abgedeckt? Lastenheft?
• Was bekommt man wirklich für die jährliche Wartung?
• Reicht die vorhandene Hardware bzw. was kostet die neue Hardware?
• etc. etc.
Ziel: Angebotscontrolling – Die Angebote/Bestätigungen sind IMMER fehlerhaft!
Keine Mehrkosten und Aufwände, keine Überraschungen
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Ausführliche Dokumente inkl. Workshopvorgaben erstellen
Workshops: Ergänzende Dokumentationen
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Workshops dokumentieren:
Detaillierte Vorgaben überwachen, Aussagen festhalten
Tipp: Präsentation per Video festhalten
Aber vorher abzeichnen lassen!
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Referenzcheckliste: Geben Sie vor wen und was Sie
sehen wollen
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Vertragsprüfung: Vergleichen anhand einer Checkliste
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Überwachung der Implementierung: Beispiel
Z.B. via Projektportal
• Abbildung aller Projektschritte
• Detailüberwachung inkl. Fortschritt
• Integriertes Dokumentenmanagement
• Lastenheftcontrolling
• Offene Punkte Verwaltung
• Tätigkeitsmanagement
• Zeiterfassung
• Diverse Auswertungen
• etc.
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Zeiterfassung im Projekt: Genau prüfen und
überwachen
Im Auswahlprojekt werden Aufwände genau erfasst und nachvollziehbar abgerechnet!
Sie haben jederzeit Kenntnisse über:
• Gesamtbudget
• Status Soll/Ist
• Bereits abgerechnet
• Noch abzurechnen
• Aufwände vor Ort
• Aufwände im Büro
Übrigens: Berater UND Anbieter prüfen!
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Zielerfassung: Plan, Lastenheft und Zielerreichung
überwachen
Auch nicht vergessen:
• Nach der Implementierung ist vor der Implementierung
• Einmal erstelltes Lastenheft kontrollieren
• Definierte Ziele prüfen
• Und das Vorhandene regelmäßig in Frage stellen und sich
kontinuierlich verbessern!
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Da war noch was…..…
Der Schuh muss passen, damit es im Projekt gut „läuft“
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Veröffentlichungen
Auszug – Fokus Finanzen und Softwareauswahl
12-01 Finanzbuchhaltungssoftware - Doch nicht so ganz integriert, oder?
11-10 Die Richtige Controllingsoftware finden.
11-07 IT Auditierung leicht gemacht.
11-02 Marktübersicht „Controlling für Speditionen“
10-11 Stundensatz & Gemeinkostenermittlung
10-07 Tipps zur Auswahl des richtigen Beraters
Demnächst in CFOWorld Online
12-11 Auswahl einer Fuhrparkmanagementlösung
Demnächst im Controllermagazin
13-03 Warum so viele IT Projekte an der schlechten IT Ausstattung und
Organisation der Softwareanbieter kranken
13-05 Was passiert mit den Daten nach der „Scheidung“ von der Cloud basierten
Software Lösung?
13-09 So kalkulieren Sie sich ins eigene Grab
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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Supply Chain Competence Center
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Kazmair Straße 17
80339 München
Ihr Ansprechpartner: Christoph Groß
Tel. +49-89-500098-15
Mobil +49-151-22345659
E-Mail [email protected]
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P.S. Der Tipp des Beraters
zur Auswahl eines Beraters:
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