Archivierung, Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

in der

Thomas.Fricke@oracle.comSales ConsultingApplication TechnologyNL Hamburg

Peter.Petersen@oracle.comE-Business Suite Consulting NL Hamburg

Agenda

� Datenzugriff der Finanzverwaltung� Umsetzung der Anforderungen mit 11i � Archivierungsstrategien 11i � Projektdurchführung

Datenzugriff der Finanzverwaltung

� Worauf hat die Finanzverwaltung konkret Anspruch ?� Wie kann systemtechnische Umsetzung erfolgen ?� Welche detailierten Rechte u. Pflichten hat der

Steuerpflichtige ?

Seit dem 1.1.2002 darf die Finanzverwaltung die Buchführung durch elektronischen Datenzugriff prüfen.

GDPdU legt BMF-Auffassung zu den Neuregelungen dar.

Es existieren immer noch viele offene Fragen:

Datenzugriff der Finanzverwaltung

� „Generell müssen Sie die archivierten Daten immer verschlüsseln, da Sie anderenfalls gegen die gesetzlich vorgeschriebene Sorgfaltspflicht verstoßen, was sogar als Strafrechtsbestand gewertet und geandet werden kann.“

� „Der einfachste Weg, alle diese Kriterien zu erfüllen, liegt in der Archivierung auf optische Medien.“

� „Achtung! CD-R und DVD-R und einige andere Medien werden von den Finanzbehörden bei der Archivierung nicht als revisionssicher anerkannt.“

Fachpresse diskutiert Anforderungen der GDPdU mit teilweise widersprüchlichen und falschen Aussagen:

Einige Beispiele:

Verwendete Quellen� Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzver-

waltung, Bundesverband Informationswirtschaft, Tele-kommunikation und Neue Medien e.V., Juni 2003

� Leitfaden für die Durchführung eines Projektes zur Ab-deckung der Anforderungen der Grundsätze zum Daten-zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), Verband Organisation– und Informationssysteme e.V., November 2003

� Fragen und Anworten zum Datenzugriff der Finanzver-waltung, BMF, 6. März 2003

� Information zum „Beschreibungsstandard für die Daten-trägerüberlassung“, BMF, 15. August. 2002

� Diskussion mit Steuerberater der Oracle Deutschland GmbH

Änderung §146 Abs. 5, §147 Abs. 2 AOUnterlagen gem. § 147 Abs. 1 AO, die auf Datenträgern gespeichert sind:

• müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist(10 Jahre) jederzeit verfügbar sein

• sind unverzüglich lesbar zu machen• müssen maschinell ausgewertet werden können

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen gem. §147 Abs. 1 AO

„geordnete Aufbewahrung von Unterlagen“• Bücher und Aufzeichnungen• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte• Eröffnungsbilanz• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe• Wiedergabe der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe

• Buchungsbelege• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung vonBedeutung sind

Änderung/ Ergänzung §147 Abs. 6 AO

Sind Bücher, Aufzeichnungen, Belege mit Hilfe der DV erstellt oder empfangen worden, kann Einsichtnahme im Rahmen der Außenprüfung in gespeicherte Daten verlangt werden !Möglichkeiten:• Benutzung des DV-Systems zur Prüfung

(unmittelbarer Zugriff Z1)

• Maschinelle Auswertung nach Vorgabe der Finanz-verwaltung (mittelbarer Zugriff Z2)

• Übergabe der Daten an Finanzverwaltung auf Daten-träger (Datenträgerüberlassung Z3)

���� Kosten trägt der Steuerpflichtige

Grundsätzlich gilt:

• Die Prüfung durch Datenzugriff tritt neben die Möglich-keit der herkömmlichen Buch- und Belegprüfung

• Prüfung durch Datenzugriff besteht nur im Rahmen derSteuerlichen Außenprüfungen

• Der Umfang wird nicht erweitert und bezieht sich nurauf die Unterlagen nach §147 Abs. 1 AO

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

(GDPdU)(BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Zugriff durch Prüfer u.a. auf folgende Buchführungssysteme:• Finanzbuchhaltung• Anlagenbuchhaltung • Lohnbuchhaltung

���� Keine abschließende Aufzählung

Was sind steuerlich relevante Daten ?

• bewusst keine abschließende Festlegung durch die Finanzbehörden

• Entscheidung über Steuerrelevanz erfolgt im Einzelfalldurch den Steuerprüfer

• „Steuerlich relevant sind Daten immer dann, wenn Sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können“

• bei Meinungsverschiedenheiten erfolgt Einzelfall-entscheidung hinsichtlich Folgerungen

(Quelle: Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung, Bundesfinanzministerium, März 2003)

Zertifiziert die Finanzverwaltung DV-Systeme als „GDPdU-konform“ ?• Finanzbehörden machen keine allgemeingültigen Aussagen zurKonformität von DV-Systemen

• Ordnungsmäßigkeit im Rechnungswesen hängt auch von derRichtigkeit und der Vollständigkeit der eingegebenen Daten ab

• Hinweis: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssystem (GoBS) müssen ebenfalls erfüllt sein

(Quelle: Fragen und Antworten zum Datenzugriff der Finanzverwaltung, Bundesfinanzministerium, März 2003)

• Buch- und Belegprüfung wie bisher

• unmittelbarer Datenzugriff (Z1)• mittelbarer Datenzugriff (Z2)• Datenträgerüberlassung (Z3)

GDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Vier Möglichkeiten der Prüfung:

neu

bish

er

�Entscheidung über Art des Datenzugriffs erfolgtdurch Prüfer nach „pflichtgemäßen Ermessen“

• Verhältnismäßigkeitsgrundsatz• Abhängig von Unternehmensgröße• geringe Belastung der Betriebsabläufe imUnternehmen

• möglichst geringe Kosten für das Unternehmen

Pflichtgemäßes Ermessen

„Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit desDatenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch Macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen“

Hierbei ist ist aber zu beachten:

Nutzung der DV-Anlage des Steuerpflichtigen einschließlich aller vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten

GDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Unmittelbarer Datenzugriff (Z 1)Pr

oble

me

�Beeinflussung des Produktivsystems vermeiden�Datensicherheit (Lesezugriff, Monitoring)�Benutzerprofile (zeitliche u. sachliche Abgrenzung)

Prüfer DV-System

Maschinelle Auswertung nach Vorgaben der Finanzverwaltung durch Steuerpflichtige oder Dritte

GDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Mittelbarer Datenzugriff (Z 2)

�Rein technische Mithilfe�Keine Verpflichtung, Hinweise über sinnvolle Ver-

knüpfungen bestimmter Daten zu geben

Prüfer DV-System

DV-Fachkraft

BeauftragteDritte

Übergabe der Daten auf maschinell verwertbare Datenträger Informationen über Datenstruktur/Datenfelder/Verknüpfungen

erforderlich

GDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Datenträgerüberlassung (Z 3)Pr

oble

me

�Prüfer setzen eigene Analysprogramme ein (Idea).�Regelung für Datenträgeraustausch

Prüfer System desPrüfers

Steuerrelevante Datendes Steuerpflichtigen

Unmittelbarer Zugriff (Z1) • Zurverfügungstellung der Hard- und Software• Einweisung in das System• Zugangsberechtigung mit Leseberechtigung• Zugang zu AuswertungsmöglichkeitenMittelbarer Zugriff (Z2)•Abstellen von DV-Fachleuten

Datenträgerüberlassung (Z3) • Überlassen von Informationen über das System,Daten-, Tabellenstrukturen und Verknüpfungen

GDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Mitwirkungspflichten:

Umsetzung der Anforderungen mit der 11i

� Sachliche und zeitliche Abgrenzung für den Datenzugriff � Lese-Zugriff auf die Daten� Protokollierung des Datenzugriffs des Prüfers� Erstellung von Datenextrakten für

Datenträgerüberlassung � Überlassung von Strukturinformationen� Sicherstellung der Online-Verfügbarkeit der Daten� Gewährleistung der Auswertbarkeit archivierter Daten

Lese-Zugriff auf Daten des Prüfungszeitraums

• Standard-Lesezuständigkeiten für AP und AR• Standard-Menüs für Lesezugriff für GL, FA, CE und PO• Standard-Masken lassen sich durch Einbindung des Parameters QUERY_ONLY nur im Lese-Modus verwenden

Alternative 1: Konfiguration über das Berechtigungssystem

Alternative 2: Konfiguration über den UI-Modeler (Custom.pll)

• Jedes Feld und jeder Maskenbereich kann per Konfigurationals „read-only“ deklariert werden

In Planung: Standardzuständigkeit für alle Financials-Modulemit nur Lese-Zugriff

E-Business Suite UI Modeler

Sachliche und zeitliche Abgrenzung für Z1-Datenzugriff

• Aufsetzen prüfungsbezogener Financials-Zuständigkeiten über 11i Berechtigungssystem (Menu, Sicherheitsregeln und Auswertungsgruppen)

• Aufsetzen von Foldermasken mit festgelegten sachlichen und zeitlichen Filterbedingungen (z.B. Buchungsdatum)

• Verknüpfung von Prüfer-Foldermasken mit Prüfer-Zuständigkeit

• Deklaration von eigenen Filterbedingungen, Ausblenden von Maskenfeldern und –blöcken über eBS UI-Modeler

• Feste Vorbelegung von Auswertungszeiträumen in Standard-Reports

Protokollierung des Datenzugriffs

Überwachung der Prüfer-Aktivitäten (Z1+Z2):

� 11i User Audit über Profiloption „BB: Anmelden: Protokollebene“

� Monitoring Maske in Sysadmin unter „Sicherheit/Benutzer/Anzeigen“

� Verfügbare User Auswertungen– Anmeldeprotokoll Benutzer– Anmeldeprotokoll Masken– Anmeldeprotokoll Zuständigkeiten– Anmeldeprotokoll Hintergrundprozesse

Erstellung von Datenextrakten für Datenträgerüberlassung (Z3)

� IDEA-Dateiformate: ASCII feste Länge, ASCII Delimited, ODBC, Excel, Access, dBase, Lotus, etc.

� Direkter Zugriff auf Tabellen und Business-Views über Oracle Discoverer und Ausgabe in Datei

� Ausgabe von Standard-Reports in Betriebssystemdatei über Definiton eines entsprechenden Druckformats („JL-Betriebssystemdatei“) und Import nach Excel

� Nur GL: Ausgabe von FSG-Reports in CSV-Datei� In Planung: Direkte Ausgabe aller Standardreports über XML

Publisher nach MS-Excel

Überlassung von Strukturinformationen

� Datenextrakte und notwendige Angaben wie Dateiaufbau, Felddefinition und Verknüpfung sind auf maschinell verwertbaren Datenträger an Prüfer zu übergeben.

� Keine Vorschriften hinsichtlich Beschreibungsstandard(z.B. Audicon-Format)

� Aufbau und Felddefinition von Reports aus 11i User Guides� 11i Datenmodell, Tabellen und Relationen in TRMs doku-

mentiert� Information über Tabellenzugriff steckt in Business-Logik� Oracle steht in Kontakt mit Audicon und prüft Datenbereit-

stellungsmöglichkeiten von 11i Standard-Reports für Idea

• Überblick „archive and purge“-Funktionalität 11i

• Welche neuen Anforderungen stellt die GDPdU

• Alternative Archivierungsstrategien

Archivierungsstrategien 11i

• Was?• Salden und Buchungen

• Saldenart: Ist, Budget und Obligo

• Parameter ?• SOB, Salden und / oder Buchungen, Saldenart,

endgültig geschlossene Periode von / bis

• Tabellen?• ����������• �����������• �������� ��• ���������• ����� ��������������

• Archivtabellen inhaltlich mit Originaltabellen identisch

Archivieren und Löschen in 11iGeneral Ledger

• Was?• Transaktionen (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen...)• Voraussetzung: an GL übergeben, geschlossene

Rechnungen, zugeordnete Zahlungen• Was nicht: Debitoren-Stammdaten

• Parameter ?• Organisation, Bis Buchungsdatum, geschlossene

Periode, Kunde (optional)

• Tabellen? Diverse, u.a.• ��������������������������• �������� ������• �������� �����������

• ������� ������� ���• �������������������������

• Zwei Archivtabellen: �������������� ��������������������� �����

Archivieren und Löschen in 11iDebitoren

Archivieren und Löschen in 11iDebitoren

• Wie?• Nur Löschfunktionen

• Was?• Rechnungen. Zahlungen, Lieferanten, Anforderungen,

Bestellungen, Lieferpläne• Diverse Voraussetzungen in Abhängigkeit von der

Kategorie, Beispiele:• Rechnungen: Geschlossene Posten, an GL

übergeben, zugeord. Bestellungen geschlossen...• Zahlungen: zugeord. Rg. Können gelöscht werden,

an GL übergeben• Lieferanten: Status gesperrt, Alle zugeordn. Rg. und

Zahlungen können gelöscht werden.

Archivieren und Löschen in 11iKreditoren und Einkauf 1

Archivieren und Löschen in 11iKreditoren und Einkauf 1

• Fortsetzung Beispiele Löschbedingungen:• Bestellungen: Geschlossen oder storniert,

Rechnungszuordnung und Wareneingang erfolgt

• Parameter ?• Organisation, Kategorie, letzter Vorgang am

• Tabellen? Diverse, u.a.• ����������� ��������������• �����������

• Archivtabellen sind selber zu definieren• Inhaltliche Spezifikation mit dem Rechnungswesen• Tabellendefinition• Definition der Trigger zur Füllung der Archivtabellen

Archivieren und Löschen in 11iKreditoren und Einkauf 2

Archivieren und Löschen in 11iKreditoren und Einkauf 2

• Was?• Detaillierte Abschreibungsdaten• Archivierte Daten können optional wieder in

Originaltabellen geladen werden.

• Parameter ?• AfA-Buch, Geschäftsjahr

• Tabellen?• ���� ��� ���• ��� ������� � ���• ��� ����� �����

• Drei Archivtabellen:• ������������� � ��������� !��""#�$

• ����������� ����������� !��""#�$• ������������ ��� ��������� !��""#�$

Archivieren und Löschen in 11iAnlagen

Archivieren und Löschen in 11iAnlagen

• Was?• Bankkontoauszüge

• Parameter ?• Bank, optional Bankkonto, Bankauszugsdatum bis

• Tabellen?• �������� ������� ��• �������� ��������• �������� �����������������• ����������������������������%

• Vier Archivtabellen:• ����������� ������

• ������������• ��������������������������• ������������������%

Archivieren und Löschen in 11iCash Management

Archivieren und Löschen in 11iCash Management

• Keine Reaktivierung von vor dem 1.1.2002 archiviertenDaten für Zwecke der DV-gestützten Prüfung, wenn unzu-mutbar (alte Soft- und Hardware, Speicherkapazität)

• Lesbarmachung von Daten muss jedoch im Aufbewahrungs-zeitraum in jedem Fall möglich sein

• Die Regelung bezieht sich auf den Archivierungszeitpunktund nicht auf den archivierten Jahrgang

Vor dem 01.01.2002 archivierte DatenGDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Anforderungen Archivierung

• Sicherstellen der maschinellen Auswertbarkeit inForm des Nur-Lesezugriffs bei unmittelbarem undmittelbaren Datenzugriff (Z1 + Z2)

• Kein Vorhalten der ursprünglichen Hard- und Software, wennmaschinelle Auswertbarkeit durch neue Systemegewährleistet ist (Z1 + Z2)

• Archivsystem muß in qualitativer wie quantitativer Hinsichtdie gleichen Auswertungen anbieten wie Produktivsystem(Z1 + Z2)

• Gewährleistung der Datenträgerüberlassung mit maschinellauswertbaren Daten und deren Dokumentation (Z3)

Nach dem 01.01.2002 archivierte DatenGDPdU (BMF-Schreiben vom 16.07.2001)

Anforderungen Archivierung

� Keine Archivierung – alle Daten werden online gehalten

� Einsatz der Lösch-funktionalität nach Ende der Aufbewahrungsfrist

� Keine neuen Verfahrenfür Z1, Z2 und Z3-Zugriff

� Alle historischen Daten stehen für Auswertungen online zur Verfügung

� Höhere Speicherkapazität, Tuning und DBA-Admin erforderlich

� Datenbank wird nachPrüfung und endgül-tigen Steuerbescheid geklont (alle 3-4 Jahre)

� Über Klon gesicherte Jahrgänge werden aus Produktion gelöscht

� Vermeidung von Kapazitätsengpässen auf Produktionssystem

� Administration und Upgrade von mehreren Apps-Instanzen

� Einsatz von Oracle-Partnerlösungen für Online-Archivierung

� Auch unterjähriges Archivieren möglich

� Administration einer zentralen 11i Archiv-Instanz

� Setzen i.d.R. auf Oracle Lösch-Routinen auf

� Klärungsbedürftige Ver-antwortlichkeiten und zusätzliche Lizenskosten

Kleine Instanz(< 600 GB)

Mittlere Instanz(600 GB bis 2 TB)

Große Instanz(>2TB)

Archivierungsstrategien für GDPdUArchivierungsstrategien für GDPdUGDPdU

Projektdurchführung

Vorgehensweise:

• Definition steuerrelevanter Daten

• Ermittlung der betroffenen Systeme

• Erstellung Konzept

• Implementierung und Dokumentation

zur Erfüllung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Definition steuerrelevanter Daten

inhaltlich• ERP-System• Anlagenbuchhaltung• Personalbuchhaltung• Sonstige Systeme

zeitlich• abhängig von der Prüfungsanordnung

���� Keine abschließende Aufzählung

Ermittlung der betroffenen Systeme

Buchführungssysteme im weiteren Sinne� Finanzbuchhaltung• Anlagenbuchhaltung • Lohnbuchhaltung• Materialwirtschaft • Kosten- und Leistungsrechnung

Sonstige Systeme� Dokumentenmanagement-Systeme für elektronisch

erhaltene Dateien von Dritten� Vertrags-, Auftrags- und Bestellunterlagen� Sonstige und statistische Unterlagen, soweit sie für die

Besteuerung von Bedeutung sind

���� Keine abschließende Aufzählung

Erstellung Konzept

���� Keine abschließende Aufzählung

Analyse� Betroffene Daten und Systeme (dispositive Entscheidung)• Unterscheidung Stamm- und Bewegungsdaten• Sonstige Anforderungen

Entwicklung von Vorgehensalternativen� Realisierung im laufenden System� Realisierung über gespiegeltes oder archiviertes System

Implementierung und Dokumentation

���� Keine abschließende Aufzählung

Implementierung� Umsetzung der gewählten Alternative/n• Funktionale und inhaltliche Tests • Freigabe für Finanzverwaltung

Dokumentation� Systemische Alternative/n� Liste der Systeme/ Zugriffe/ Datenumfänge/

Werkzeuge/ Auswertungen/ Datenübergaben

Q U E S T I O N SQ U E S T I O N SA N S W E R SA N S W E R S