WERNER GOERKE 1

AuditManagerSchulungsunterlage

06.06.2014

Inhalt

› Allgemeines

› Aufbau der Datenbank

› Stammdaten

› Masken

› Auswertungen

06.06.2014 WERNER GOERKE 2

Allgemeines› Grundvoraussetzung

Microsoft Excel 2010Aktivierte Makrofunktion

› MSCOMCTL und MSCOMCT2 müssen registriert sein.

› Detail liegt standardmäßig im „.xlsb“ ein platzsparendes Binär-Format vor. Kann aber auch im „xlsm“ Format benutzt werden. Jedoch ist in diesem Format die Dateigröße ca. 10-20% größer .

› Achtung bitte nicht im „.xls“ oder „.xlsx“ Format speichern. In diesem Format werden die Makros nicht mit gespeichert.

WERNER GOERKE 306.06.2014

Aufbau – Daten Tabellen› Audit Thema:

Grunddaten wie Erfassungs-, Auditdatum, Auditthema, -ziel, -ergebnis usw..

› Maßnahmen: Maßnahmen zu einem Audit (in der Maßnahmenbeschreibung sollte auch Ursachen erläutert werden.

› Audit-Bericht:Berichtstemplate, Darstellung des Auditergbnisses und der definierten Maßnahmen mit Zieltermin und Verantwortlichem.

WERNER GOERKE 406.06.2014

Aufbau – Stammdaten › Auditor(en):

Code, Name der Auditoren. Ergänzende Infos zur Qualifikation und der Kompetenz der Auditoren. Datenpflege über Menuepunkt Auditoren pflegen in der Untergruppe AdminTools.

› Abteilungen/Teiprozesse: Liste der einzelnen Teilprozesse im Unternehmen.

› Prüfentscheid:Liste/Auswahl der verschiedenen Erfüllungsgrade die durch das Audit festgestellt wurden.

› Laufwerk/Dateiname:Festlegung des Standardlaufwerks bzw. des Standarddateiname für den Auditbericht.

› Erlaubte Ma-Kürzel:Liste der erlaubten Maßnahmen Kürzel wie z.B. V für Verbesserungspotenzial oder A für Abweichung.

WERNER GOERKE 506.06.2014

Aufbau – Translate› Translate:

Übersetzungstabelle für den AbweichungsberichtWird auch genutzt um die Rechtschreibprüfung in den Feldern Abweichung, Ursache, Bemerkung durchzuführen.

WERNER GOERKE 606.06.2014

Aufbau – Auswerte-Tabelle › Ma-Spaet:

Die Tabelle zeigt nach Ausführen der Auswertung „Maßnahmen spät“ gefüllt. Eine automatische Aktualisierung erfolgt nicht!

› Temporär wird nach Aufruf der Funktion Massnahmen auswerten in der Menue Untergruppe Massnahmen Auswertungen ein neues Tabellenblatt erstellt. Hierin wird eine Pivottabelle mit Grundeinstellungen zur selektiven Darstellung der Massnahmen erzeugt.

WERNER GOERKE 706.06.2014

Aufbau – Menue (Ribbon)› Mit dem Öffnen der Datei wird ein neues nur in dieser Datei gültigen Excel-

Menue (Ribbon) hinzugefügt.

› Mit dem Menue können die wichtigsten Eingabe und Auswahl-Masken geöffnet werden.

› In einer weiteren Rubrik werden Standardauswertung zur Verfügung gestellt.

› Die dritte Gruppe dient dazu die Stammdatentabellen für die Bearbeitung freizuschalten

WERNER GOERKE 806.06.2014

Aufbau - Basisdaten / Plandaten› Dient zur Erstellung eines Auditplans darüber hinaus werden einige

dieser Informationen zur Vereinfachung Erfassung der Auditbasisdaten verwendet.

WERNER GOERKE 906.06.2014

Eingabemasken› Dient der Erfassung der

Basisdaten wie Thema, Auditor(en) und dem allgemeinen Auditergebnis sowie das Auditergebnis.Mit dem integrierten Menue können die wichtigsten Funktionen angesteuert werden wie zb. Suchmasken Schnellübersichten.

› Durch Betätigen des Buttons

› bzw. einen Doppelklick auf ein ToDo im Baum (rechts unten) wird die Maske zur Erfassung der Maßnahmen geöffnet. WERNER GOERKE 1006.06.2014

Eingabemaske

WERNER GOERKE 11

Daten in Tabelle übertragen

Maßnahmen verwalten

Neues Audit erfassen

Suchmaskeöffnen

Dateilink verwalten

Formularsprache zwischen Englisch und Deutsch umschalten

Suchmaske mit Ansicht Fehler Ursache

Quickview Maßnahmen

06.06.2014

Auswahl-Maske

WERNER GOERKE 12

Daten entspr. Suchdaten filtern

Filter zurücksetzen Suchkriterien

Joker „* “

06.06.2014

Massnahmenmasken› Dient der Erfassung der

Maßnahmen und Verbesserungspotentialen sowie der Erfassung der Rückmeldungen.

› Auswahl der Einzelmaßnahmen über Selektion im ToDo Baum

› Als erweiterte Info kann eine Wirksamkeit in % angegeben werden (Schieberegler)

WERNER GOERKE 1306.06.2014

Auditoren pflegen› Mit der Menuepunkt „Auditoren

pflegen“ (Ribbon AdminTools) wird ein Formular geöffnet mit dem die relevanten Kenndaten zu den Auditoren erfasst und angepasst werden können.

Dient mir in der Hauptsache zur besseren Darlegung der Auditoren Skills gegenüber externen Auditoren.

WERNER GOERKE 1406.06.2014

Vielen Dank

06.06.2014 WERNER GOERKE 15