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Page 1: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

mit

Automatisierte

Eingangsrechnungsbearbeitung

in SAP™

Page 2: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

Sie wollen die Eingangsrechnungsbearbeitung für Ihr SAP™ FI System

automatisieren?

Unsere Antwort ist „inPuncto E-Invoicing: elektronische

Rechnungsbearbeitung für Papier und digitale Eingangsrechnungen“ –

komfortabler geht es nicht!

Wir helfen Ihnen, den Rechnungseingangsprozess in Ihrem Unternehmen

transparenter, sicherer und günstiger zu gestalten!

Sie bekommen Eingangsrechnungen per Post, per Email, per iDocs oder

auch per Fax.

Der manuelle Aufwand für die Bearbeitung, Rechnungsprüfung, Suche und

Freigabe der Rechnungen ist sehr hoch.

Die Herausforderung ist, den Rechnungseingang im SAP™ System

frühzeitig mit wenig Aufwand automatisch zu erfassen, zu prüfen und

elektronisch freizugeben.

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Page 3: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

Mit unserer serverbasierte Anwendung biz²ScanServer können ganze Stapel von

Papier - Rechnungen sowie elektronische Rechnungen über verschiedene

Eingangskanäle erfasst und verarbeitet werden.

Wie funktioniert es?

1. Digitale und Papier - Rechnungen gehen ein und werden vom inPuncto Server

für SAP™ automatisch verarbeitet.

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Page 4: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

2. Die Rechnungen werden analysiert.

3. Rechnungsdaten (Kopf- und Positionsdaten) werden via OCR – Freeform –

Texterkennung ausgelesen und mit SAP™ Stammdaten und Bewegungsdaten

verglichen:

4. Automatisch wird die Art der Rechnung festgestellt:

!

4

Stammdaten

1010101

1010101

Rechnung ohne

Bestellbezug

Rechnung mit

Bestellbezug Gutschrift …

Page 5: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

5. Artspezifische Rechnungs-Workflows werden gestartet.

6. … und zuständige Mitarbeiter werden benachrichtigt:

5

Rechnung ohne

Bestellbezug

Rechnung mit

Bestellbezug Gutschrift …

Page 6: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

7. Jeder Einzelne (SAP™-User, Nicht-SAP™ -

User) kann über den inPuncto Client

biz²DocumentControl:

- Rechnungsdaten prüfen,

- vervollständigen,

- kommentieren und

- die Rechnung freigeben.

8. Der Anwender kann das Workflow – Tool

(biz²DocumentControl) unterschiedlich starten:

- im SAP™ via Cockpit,

- im SAP™ via Business Workplace,

- außerhalb via Web,

- außerhalb via Email mit Internet-Verbindung,

- außerhalb SAP™ via Email ohne Internet-

Verbindung, z.B. im Flugzeug, im Zug.

9. Jederzeit auch nachträglich kann die Art der

Rechnung bzw. des Workflows geändert

werden.

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Page 7: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

9. Mithilfe des Rechnungscockpits bzw. Rechnungseingangsbuch kann

durchgehend der aktuelle Stand der Rechnung mitverfolgt werden, bis zur

abschließenden Prüfung und der endgültigen Freigabe.

10. Vom Cockpit können Sie auch aktiv eingreifen, z.B. Erinnerung bei

drohendem Skontoverlust senden.

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Page 8: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

9. Nach der Buchung sind Ihre Original-Rechnung und das Workflow-Protokoll am

FI-Beleg angehängt.

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Page 9: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

Highlights „Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP™“:

Serverbasierte, zentrale Definition unterschiedlichen Eingangskanäle für die

Rechnungsverarbeitung (Papiere, Scans, Emails, PDFs, XMLs…).

Marktführende OCR – Freeform - Rechnungserkennung inkl. Vergleich mit

SAP™ - Stamm- und Bewegungsdaten.

Einheitliches Workflow – Tool für alle Prozessbeteiligten (basierend auf

SAP™ Workflow Container).

Großes Flexibilität: Rechnungen via SAP™ GUI, Email und/oder Web (iPad,

Tablet, PC) prüfen und freigeben.

Leistungsstarkes Rechnungscockpit bzw. Rechnungseingangsbuch.

Workflow-Protokoll: alle Aktionen werden lückenlos protokolliert.

Das Workflow-Tool ist nicht nur auf „Rechnungen“ beschränkt, weitere

Dokumentarten wie Lieferscheine, Bestellungen, etc. können bearbeitet

werden. 9

Page 10: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

Beschleunigung Ihres Rechnungseingangsprozesses von

mehreren Tagen bis hin zu wenigen Minuten.

Enorm kürzere Reaktionszeiten – Prioritätensteuerung, Reminder,

Eskalationen.

Sie haben Höchste Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Reduzierung Ihrer Prozesskosten, Erhöhung Ihres Skontoertrags.

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Page 11: Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP

Wenn auch Ihr Unternehmen die Eingangsrechnungen schneller, sicherer und

günstiger bearbeiten will, dann…

kontaktieren Sie uns noch heute:

Tel: +49 (0)711 66188 500

[email protected]

www.inpuncto.com

SAP™ powered by inPuncto

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