Capitol - mpsCapitol - mps
Programm für
Immobilienverwaltung
und
Grundstücksmanagement
2
Einleitung
Capitol mps – arbeitet als Add-On zum Kassensystem von mps und ist ein intuitiv zu bedienendes Programm zur Verwaltung von Liegenschaften, angepasst an die Anforderungen der Kommunen.
Das Programm ist mandantenfähig und verfügt über nutzerabhängige Zugriffsberechtigungen.
Die SQL-Datenbank erlaubt als Client/Server-Applikation mehreren Nutzern gleichzeitigen Datenzugriff.
Die Daten sind auch verfügbar unter MS Excel, Word und Outlook.
Firmengründung 1996Firmengründung 1996
Sommer Informatik GmbH
Sepp–Heindl–Straße 5
83026 Rosenheim
Erarbeitet unter freundlicher Mitarbeit von:
•Stadt Neuwied Amt für Immobilienmanagement Herr Feiten Tel.:02631 /802161
•Stadt Karlsruhe
•Stadt Rosenheim
•Stadt Passau
Stadt RosenheimStadt RosenheimUmgesetzte Ziele:
• Zusammenführung versch. Programme
• Übergreifende Funktionen
• Leichte Erlernbarkeit
• Vermögensübersicht
• Kostenersparnis
Zusatznutzen:
• Kürzere, effektivere Arbeitszeiten
• Arbeiten in einem durchgängigen System
• Transparenz der Geschäftsvorgänge
• Fachwissen innerhalb der Applikation
Stadt PassauStadt PassauUmgesetzte Ziele:
• Sichere Software
• Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit
• Vereinheitlichung
• automatische Übernahme der ALB-Daten
• Kostenersparnis
Zusatznutzen:
• Vermögensauswertungen
• Bestände abgleichen mit Grundbuch
• Steuerung der Geschäftsvorgänge
www.sommer-informatik.de 1.2
Programme
Immobilien- / Facility – Management Liegenschaftsverwaltung
Adressverwaltungaller Personen
- Eigentümer - Mieter/Vermieter- Nutzer- Pächter/Verpächter- Interessent- Kunde- Lieferant- Vertreter- Bewerber- Behörde- Investor- Erbbaurechtsnehmer/Erbbaurechtsausgeber- Lastennehmer/Lastengeber Frei definierbare Personengruppen
Es werden alle Personen eingegeben und verwaltet.
Import und Export zu Excel und Outlook.
Personen
Die eingetragen Personen können selektiert und gefiltert werden, z.B. alle Interessenten der Postleitzahl 83026.
Man erhält alle Daten zu dieser Person:
-Verträge
-Dokumente
-Termine
-Emails
-Zahlungen
Objekt- und Einheitenverwaltung
- - bebaute/unbebaute Grundstücke- - Gebäude in gewerblicher Nutzung- - denkmalgeschützte Bauten - Hotelanlage
- Jugendwohnheime - Kirchen- und Klosteranlagen - Firmengebäude - Einkaufszentren - Verkehrsbetriebe - Strassen und Wege
- Wald- und Wiesengrundstücke
Objekt und Einheit sind abstrakte Begriffe,um Abhängigkeiten darzustellen. Objekt kann sein ein großes Grundstück das angepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird. Ein Objekt kann sein ein Mehrfamilienhaus, die Einheiten sind dann die Wohnungen.Ein Objekt kann sein ein Wohnheim, die Einheiten sind dann die Zimmer.
Objekte
Zu jedem Objekt sind alle Daten
verfügbar:
-Einheiten
-Flächen
-Eigentümer
-Verträge
-Dokumente
-Termine
-Emails
-Zahlungen
-Bilder
Schnittstelle Riwa
Schnittstelle Google Earth
Einheiten / Teilflächen
Zu jeder Einheit sind alle Daten
verfügbar:
-Flächen
-Eigentümer
-Verträge
-Dokumente
-Termine
-Emails
-Zahlungen
-Bilder
Raumbuch
Das Raumbuch verwaltet zugeordnet dem Gebäude oder einer Einheit deren Raumdaten, Bauteile und Medienausstattungen.
Schnittstelle Autocad
Struktur
Stammdaten
Bilder
Dokumente
Einheit
Objekt
Person
Terminverwaltung
Zuordnungen
Objektmanagement
Begehungen
Energiemanagement
Gewährleistung
Instandhaltung
Inventar
Kaution
Raumbuch
Rechtsfälle
Reinigungsmanagement
Schlüsselverwaltung
Versicherung
Zählerstand
Zählerverwaltung
Abrechnung
Betriebskostenabrechnung
Heizkostenabrechnung
Begehungen
Eine Protokollierung von Besichtigungen ermöglicht das Begehungsmodul.
ToDo-Listen für Hausmeister
Bilder
In der Bilderverwaltung sind alle Bilder erfasst und Objekte und Einheiten zugeordnet.
Vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können eingelesen werden.
Instandhaltungen
Die Aufwendungen werden mit der Einheit und dem Objekt verknüpft. Man erhält einen Überblick über alle gemachten Instandhaltungen.
Man kann auch Instandhaltungen für die Zukunft anlegen, um einen Investitionsplan zu erhalten.
Inventar
Schlüsselverwaltung
Um eine Übersicht der ausgegebenen Schlüssel zu gewährleisten, werden diese hier eingetragen.
Verknüpft damit wird das Objekt, die Einheit und die Person.
Zählerverwaltung
Die Zählerverwaltung stellt Grundlage für die Zählerstände, wobei auch Austauschintervalle und Eichfristen eingepflegt sind.
Energiemanagement Zeit
Rechtsfälle
Wo sind denn die Unterlagen??
Behalten Sie den Überblick über die Rechtsakten und deren Stand.
Reinigungsmanagement
Komplettes Reinigungsmanagement mit zusätzlicher Verwaltung von Reinigungstätigkeiten, die separat in einem Modul verwaltet werden.
Flächenmanagement
Flächenmanagement
Versicherungen
Alle Arten von Versicherungen und deren Verträge, abgeschlossen für Personen oder Objekten, sind hier abgelegt.
Vermeiden Sie Doppelversicherungen und übersehen Sie keinen Kündigungstermin.
Grundstücksdaten
Veränderungsnachweis
Zuordnungen
Die Zuordnungen sind die rechtlichen Beziehungen unter den Vertragspartner.
Sie werden mit Datum tagesgenau erfasst und weiterverrechnet.
Rechte
Miet- oder Pachtrechte Erbbauverträge
Geh- und Fahrtrechte Wartungsverträge
landwirtschaftliches Nutzungsrecht Reinigungsverträge
Überbaurechte Dienstbarkeiten
Anpachtungskosten Abtretungen
Nebenkosten Ausgaben wie Stromverträge
Garagen- oder Stellplatzgebühren Hausmeisterverträge
Sondernutzungsgebühren
Zuordnungsmodul
Bei Mieteinnahmen werden die Ertragskonten mit den Beträgen angezeigt. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden.
Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.
Terminverwaltung
Anlegen individueller Termine mit auswählbarer Zuteilung von Prioritätsstufen.
Erinnerungsfunktion
IMPORT und EXPORT zu OUTLOOK.
Automatisches Versenden von Email an den Sachbearbeiter.
Dokumente
Vollständiges Dokumentenmanagementsystem mit automatischem Import und Zuweisung zum Objekt, Einheit, Person usw.
Serienbriefe werden erstellt mit Platzhaltern aus der Datenbank, oder aus definierten Vorlagen.
Heizkostenabrechnung
Datenerfassung für externe Heizkostendienste.
Einfache Heizkostenabrechungen
z.B. bei Wärmedurchlaufzähler
BK-Abrechnung
Eine rechtssichere Abrechnung die auch die Fälle abdeckt, die sonst manuelle gerechnet werden mussten.
Viele Schnittstellen und einfache Handhabung erleichtern das Vorgehen.
Schnittstelle Capitol - mpsNF
1.0
Übersicht Datenbereiche
Richtung Abgleich Art Abgleich
Personen manuell Datawarehouse
Kontorahmen manuell Importdatei
Kostenstellen manuell Importdatei
Buchungsstellen = HHST manuell Importdatei
Kostenträger manuell Importdatei
Abgabenart manuell Importdatei
Buchungen automatisch Datawarehouse
mpsNF Capitol
mpsNF Capitol
mpsNF Capitol
mpsNF Capitol
mpsNF Capitol
mpsNF Capitol
mpsNF Capitol
Medium
Datenabgleich über Datawarehouse
mpsDatawarehouse
Capitol mpsNF
Personen
1. Ein Kassenkonto in mpsNF entspricht einer Person in Capitol.
2. Über die Kassenkontonummer wird eine 1:1-Beziehung zwischen der Person in Capitol und dem Kassenkonto in mpsNF hergestellt.
3. Personen können in beiden Systemen angelegt werden, d.h. der Datenabgleich erfolgt in beide Richtungen.
4. Personen können sowohl in Capitol als auch in mpsNF geändert werden, mit der Einschränkung, dass Bankverbindungen und sonstige Zahlungsdaten nur in mpsNF geändert werden dürfen.
Soll-Verbuchung
1. In Capitol werden die Sollbuchungen (z.B. Mieten) erzeugt. Dabei werden alle Sollbuchungen als „vorläufige Buchung“ gekennzeichnet.
2. Die vorläufigen Sollbuchungen werden an mpsNF übertragen.
3. In mpsNF erfolgt die Prüfung des Buchungssatzes.
4. Wurde die Buchung von mpsNF übernommen, dann wird in Capitol die Markierung „vorläufige Buchung“ entfernt.
5. Buchungen können in Capitol solange geändert werden, solange sie als „vorläufig“ gekennzeichnet sind.
Ist-Verbuchung(Zahlungsein-/ausgang)
1. Um die erfolgten Zahlungen mit den Sollbuchungen abzugleichen, greift Capitol auf die Zahlungsein-/ausgänge in mpsNF zu.
2. Ist eine Sollbuchung bei mpsNF als bezahlt markiert, dann wird in Capitol die entsprechende Sollbuchung auch als bezahlt markiert, d.h. die zugehörige Buchung auf das Gegenkonto (i.d.R. Bankkonto) erfolgt.
Eingangsrechnungen(Verbindlichkeiten)
1. Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) werden in mpsNF gebucht.
2. Die Buchungen werden dann aus mpsNF nach Capitol übernommen und mit den entsprechenden Objekten und Personen verknüpft.
3. Vorraussetzung dafür ist, dass bei der Eingabe der Rechnung in mpsNF ein Merkmal (i.d.R. Kostenstelle) hinterlegt wird, die es Capitol ermöglicht, die Buchung eindeutig einem Objekt zuzuordnen.
www.sommer-informatik.de 1.2
Programme
Immobilien- / Facility – Management Liegenschaftsverwaltung
Impressum
Sommer Informatik GmbH Sepp-Heindl-Str. 5
83026 Rosenheim
Tel.: +49(0)8031/24881Fax: +49(0)8031/24882
E-Mail: [email protected]: www.sommer-informatik.de
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