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Berlin, 8. Juli 2015

Digitale Verwaltung 2020

SAP-Infotag für die öffentliche Verwaltung

Landesvertretung Nordrhein-Westfalen, Berlin

Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes

Peter Weinmann

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Inhalt

1. Wer wir sind

2. Die Herausforderung

3. Das Projekt AdeBA

4. Perspektive

5. Was wir bisher gelernt haben

6. Empfehlung

7. Gezeitenwechsel

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Deutschlands Zukunft gestalten - Koalitionsvertrag

� Digitales Wachstumsland Nummer 1 in Europa.

Digitale Verwaltung 2020 – Regierungsprogramm der 18. Legislaturperiode

� Um den Wandel zu einer digital geprägten Gesellschaft zu begleiten, hat das

Bundeskabinett am 20. August 2014 die „Digitale Agenda 2014 -2017“ beschlossen. Sie

schafft den Rahmen für das Handeln der Bundesregierung bei der Digitalisierung aller

Lebens- und Wirtschaftsbereiche.

� Die Verantwortung für die Gestaltung des E-Governments ist Führungsaufgabe.

� Die Vision des E-Government ist, dass Informations-, Kommunikations- und

Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von

jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell,

einfach, sicher und kostengünstig. Eine einfache Digitalisierung der vorhandenen

Papierwelt wird hierfür nicht ausreichen.

Der Auftrag der Politik

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� AdeBA - Ablaufoptimierung durch elektronische Bearbeitung und

Aktenverwaltung – ist ein Projekt der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des

Bundes (WSV), der Bundesanstalt für Wasserbau (BAW), der Bundesanstalt für

Gewässerkunde (BfG) und dem Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie

(BSH). Im Rahmen von AdeBA wird die papiergestützte Akte durch die elektronische

Akte ersetzt.

� Mit AdeBA werden wesentliche Abläufe der täglichen Verwaltungsarbeit unterstützt – von

der Posteingangsbehandlung über die Aktenverwaltung und Bearbeitung von Unterlagen

bis hin zur Beteiligung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und dem Postausgang.

� AdeBA unterstützt sowohl hierarchisch strukturierte als auch lokal verteilte

Organisationseinheiten.

Projektsteckbrief AdeBA

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� AdeBA basiert auf SAP NetWeaver Folders Management

� Die WSV folgt mit dem Einsatz von AdeBA konsequent den ab dem Jahr 2000 vom

BMVI angestoßenen Modernisierungs- und Konsolidierungsprozess im Bereich der

Verwaltungs-IT mit Anwendungen auf SAP-Basis.

� IT-Dienstleister ist das DLZ-IT BMVI.

� Derzeit gibt es in der WSV etwa 3.300 aktive SAP-Anwender.

� Die WSV setzt SAP-Anwendungen in den Bereichen Personal, Haushalt,

Anlagenbuchhaltung, Projektmanagement, Materialwirtschaft, Planmäßige

Unterhaltung, Liegenschaftsmanagement und Wasserstraßenüberwachung ein.

� Für die Einführung und den Betrieb der SAP-Verfahren im Geschäftsbereich des BMVI

wurden bislang über 50 Millionen Euro investiert. Mit der Einführung von AdeBA

werden deshalb auch die bereits getätigten hohen Investitionen im SAP-Bereich

geschützt.

AdeBA als Teil der IT-Strategie der WSV

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� Ein erstes Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wurde bereits

in der Konzeptionsphase wegen fehlender Personalkapazitäten innerhalb der

Verwaltung abgebrochen.

� Das Projekt AdeBA wurde Anfang 2010 gestartet. Wesentliche Teile des Projekt-

managements wurden an die Firma Capgemini Consulting vergeben.

� Ab September 2010 begann die schrittweise Pilotierung in den beteiligten Behörden.

� Die Gesamtkosten für die Konzeption und Pilotierung betrugen bislang rund 8 Millionen

Euro.

� Ende 2012 wurde für AdeBA die Einführungsreife erreicht.

� Wegen Widerständen des Hauptpersonalrats im BMVI betrug das Beteiligungsverfahren

18 Monate.

� Im März 2015 wurde die Einführung des Verfahren für den Geschäftsbereich

freigegeben.

Projektentwicklung

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Pilotierung

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Pilotierung

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Rolloutplanung

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2015

Sicherstellung Pilotbetrieb,

Abschluss Rollout BAW und BSH, Einführung BfG

2015

Sicherstellung Pilotbetrieb,

Abschluss Rollout BAW und BSH, Einführung BfG

2015

Vorbereitende

Maßnahmen zum

Rollout WSV

2015

Vorbereitende

Maßnahmen zum

Rollout WSV

2016 - 2019

Durchführung

Rollout für

ca. 6 000 Anwender

2016 - 2019

Durchführung

Rollout für

ca. 6 000 Anwender

Bedeutet auf Schwäbisch – „Schaffe, net schwätze“Bedeutet auf Schwäbisch – „Schaffe, net schwätze“

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Rolloutplanung

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Toolbox

Schulungsbibliothek

Bibliothek aller Schulungsunterlagen und begleitender Materialen zur Anwenderunterstützung (z.B. Tutorials)

Konzepte der Hauptuntersuchung

Freigegebene Dokumente aus der Pilotierung wie etwa Pilotbericht, Betriebshandbuch, IT-Sicherheitskonzept etc.

Prozessbibliothek

Sammlung aller erhobenen und designten Prozesse während der Pilotierungsphase

Checklisten

Checklisten für die Ist-Analyse, Aufbau des AdeBA-Aktenplans, Technikbedarf, Schulungsplanung, etc.

Change Management Unterlagen

Vorlagen für die Kommunikationsplanung und Anwendung von Change Maßnahmen

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� Die Einführung von AdeBA in der WSV wird in den nächsten 4 Jahren erhebliche

Kraftanstrengungen und Investitionen im siebenstelligen Bereich erfordern!

Aber

� Mit AdeBA erhält die WSV ein ausgereiftes und zukunftsfähiges

Dokumentenmanagementsystem.

� AdeBA ist das Fundament der E-Government-Lösung der WSV.

� AdeBA erfüllt die Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) zur

Elektronischen Aktenführung und Akteneinsicht sowie zum Ersetzenden Scannen.

� AdeBA erfüllt die fachlichen Anforderungen des „Organisationskonzept elektronische

Verwaltungsarbeit“ des BMI.

� Alle Grundsätze des EGovG sind bei Nutzung der SAP-Plattform in AdeBA

technologisch umsetzbar.

� Die bestehenden SAP-Anwendungen können optimal angebunden werden.

Perspektive

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� Alle müssen mitmachen – Keine Ausnahmen für Führungskräfte.

� Ganz oder gar nicht – Hybridakten funktionieren nicht.

� Nach vorne schauen – Keine große Kraft in die Altaktendigitalisierung stecken.

� Digitales Bewusstsein schaffen - Gewerkschaften und Personalvertretungen sind im

digitalen Wandel noch nicht wirklich angekommen.

� Auch für SAP gibt es noch viel zu tun

- Verwaltung als Entwicklungspartner ernst nehmen

- Benutzeroberfläche

- Lizenzmodell

Was wir gelernt haben

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� Die Verwaltung braucht ein integriertes und prozessübergreifendes digitales

Dokumentenmanagement.

� Ein nur auf der E-Akte basierendes Konzept ist nicht die Lösung.

Empfehlung

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Dokumentenmanagement

Prozess 1

Prozess 2

Prozess 3

Prozess 1

E-Akte

Prozess 2

E-Akte

Prozess 3

E-Akte

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Die Zeit der Dokumente ist vorüber.

Das Zeitalter der Daten hat gerade begonnen.

Dokumentenmanagementsysteme sind die Brücken,

um das neue Ufer sicher zu erreichen.

Gezeitenwechsel

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Bundesanstalt für Wasserbau

76187 Karlsruhe

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Kontakt

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8. Juli 2015 | Seite 18

Peter Weinmann

Bundesanstalt für Wasserbau

Leiter Lenkungsausschuss AdeBA

0721/9726-3030

[email protected]

Tom Gensicke

Capgemini Consulting

Projektleiter AdeBA

030/88703-260

[email protected]

Hermann Gross

Generaldirektion

Wasserstraßen und Schifffahrt

Projektleiter AdeBA

04941/602-415

[email protected]

Dr. Frank Steinmann

DLZ-IT BMVI

Lenkungsausschuss AdeBA

03677/669-2200

[email protected]