Phoenix: Einführung iSMDirk Desiere Information Services12/13/00

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iSM: intraShop Merck

Best Practice:„Einführung eProcurement bei Merck

KGaA, Darmstadt“04.12.2000

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1. Der logistische Prozess seit 1994

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iSM: e-procurement

Electronic Procurement ist ein Teilbereich im eBusiness

Electronic Procurement (eProcurement)...... ist die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien

zur Unterstützung und Optimierung von elektronischen Beschaffungs-prozessen.

Der Erfolgsfaktor dieser Beschaffungsform ist die Nutzung der Internet-Technologie:Einfache Internet–Technologie ermöglicht jedem Anwender den Zugang und die Nutzung des WWW

� Durch das Internet werden räumliche und zeitliche Faktoren auf ein Minimumreduziert

� Es ermöglicht plattformunabhängiges Kommunizieren � Globale (Beschaffungs-) Märkte werden zunehmend transparenter� Transaktionsprozesse werden vereinfacht und beschleunigt

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iSM: Was wird beschafft?

Beschafft werden C-Materialien und Dienstleistungen (indirekte Beschaffung):� Laborchemikalien und Laborartikel� Büromaterial� Werbegeschenke � technisches Material� Dienstleistungen

Mengengerüst für 1998:� ca. 170.000 Bestellpositionen � 51 Lieferanten� 14 Katalogen mit ca. 450.000 Einträgen� 20 Leistungssätze für Dienstleistungen � Wert 38 Mio. DM (davon MEL 4,3 Mio. DM)

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iSM: Der logistische Prozess

Bedarf erkennen

Artikelauswählen

Bedarf erkennen

Artikelauswählen

BANF mitInfosätzenerstellen

Begrenzungpro Position10.000 DM

BANF mitInfosätzenerstellen

Begrenzungpro Position10.000 DM

BANF nachLieferantenkumulieren

undsortieren

BANF nachLieferantenkumulieren

undsortieren

BANFwird per

FAX / EDIübermittelt(3x täglich)

BANFwird per

FAX / EDIübermittelt(3x täglich)

Lieferung an benannte

WE-StellenBestätigung auf Fax/LS

Lieferung an benannte

WE-StellenBestätigung auf Fax/LS

MonatlicheSammel-

rechnung mitGegenbuchung

aufZwischenkonto

MonatlicheSammel-

rechnung mitGegenbuchung

aufZwischenkonto

GB-RK machtStichproben-

kontrollenbei Lieferanten

GB-RK machtStichproben-

kontrollenbei Lieferanten

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iSM: Die bisherigen Systeme

ACDKatalog

ChemikalienLaborbedarf

SAP R/2Katalog

-techn. M.-Dienstl.

Katalog-Büro

-Werbung

ABS / CORA

ConnectKBV-Portfolio

Archiv

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iSM: SAP-R/2-Oberfläche (1)

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iSM: intraShop Merck

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iSM: intraShop Merck

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2. Das Projekt

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iSM: Integration mit R/3

Vollständige BBP - R/3 Integration

R/3

FIFinanz-wesen

FIFinanz-wesen

COControlling

COControlling

AMAnlagen-wirtschaft

AMAnlagen-wirtschaft

PSProjekt-system

PSProjekt-system

WFWorkflow

WFWorkflow

ISBranchen-lösungen

ISBranchen-lösungen

MMMaterialwirt-

schaft

MMMaterialwirt-

schaft

HRPersonal-wirtschaft

HRPersonal-wirtschaft

SDVertrieb

SDVertrieb

PPProduktions-

planung

PPProduktions-

planung

QMQualitäts-Manage-

ment

QMQualitäts-Manage-

ment PMInstand-haltung

PMInstand-haltung

R/3

Geschäftsprozesse• Automatische Bestellanforderung (MM) anlegen,

genehmigen/ablehnen• autom. Bestellerzeugung (MM)• Materialreservierung (MM)• Wareneingang (MM)• Rechnung / Zahlung (FI)• Gutschriftsverfahren (FI)

Sonstige Funktionen• dynamische Verfügbarkeitsprüfung• Bezugsquellenfindung• Kontenfindung• Anlagenstamm anlegen• Budgetprüfung

Prüfungen• Kostenstellen (CO)• Kundenauftrag (SD)• Projekt (SD/PS)• Materialstamm (MM)• Lieferant (MM)• Warengruppe (MM)

Auswertungen• Finanzmittelvorschau (CO)• Kostenstellenanalysen (CO)• Lieferantenbeurteilung (MM)• Statistiken (MM)• Belegfluß (MM)

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iSM: Vorteile für sporadische Endbenutzer

� „Selbsterklärende“ Browseroberfläche� Einfaches Anmeldeverfahren� Geringe Einarbeitungszeit� Anlage persönlicher Warenkörbe� Eigene Transaktion für Statusrückmeldung� Grafische Darstellung von Workflowstatus� Eingebundene Hilfetexte� Sehr gute Katalogsuchfunktionen

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iSM: Mögliche weitere Schritte bei Merck

t

SAP

B2B

PHO

ENIX

Projektvor-bereitung

Projektvor-bereitung

Projektvor-bereitung

Projektvor-bereitung

RealisierungRealisierungBusinessblueprint

Businessblueprint

Prototyping SAP BBP

Prototyping SAP BBP RealisierungRealisierung

Produktiv-vorbereitung mit BBP und ABS/CORA

Produktiv-vorbereitung mit BBP und ABS/CORA

Integrations-test

Integrations-test

17.04.2001InfoEs wird z Zt geprüft, ob eine frühererProjektstart mit SAP BBP möglich ist

Going live

• Einbindung zusätzlicher Kataloge

• Outsourcing• Ausweitung auf

A und B Artikel• Ablösung

ABS/CORA

• Einbindung zusätzlicher Kataloge

• Outsourcing• Ausweitung auf

A und B Artikel• Ablösung

ABS/CORA

• Marktplätze• Auktionen

• Marktplätze• Auktionen

• Ausschreibungim Internet

• Integration In-standhaltungs-abwicklung

• Ausschreibungim Internet

• Integration In-standhaltungs-abwicklung

Stufe 1

Stufe 2

Stufe 3

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iSM: Kataloge (1)

Büro-artikel

Büro-artikel Technische

Materialien

TechnischeMaterialien

Lieferanten

Freigabe

Daten

Freigabe

Daten

Extranet

Lieferanten

Internet

Lieferanten

Datenpflege externerProvider

Datenpflege externerProvider

Lieferanten

Freigabe der DatenFreigabe der Daten

Offener Konzern-katalog

Offener Konzern-katalog Katalog von externen

Provider/Marktplatz

Katalog von externenProvider/Marktplatz Katalog

Lieferant

Katalog Lieferant

Intranet

Lieferant

Mögliche Katalogstrukturen

B2B-ProcurementB2B-Procurement

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iSM: Einführung intraShop Merck (iSM)

ProjektleitungD.Desiere

AP2: Katalogaufbau

AP1: Erstellen Feinspezifikation

AP3:Aufbau der Systemlandschaft

AP4: Benutzer- und Berechtigungskonzept

AP5: Customizing

AP6: Anbindung ABS / CORA

AP7: Einführungs- und Betreiberkonzept

AP8: Lieferantenkommunikation

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iSM: Meilensteine

� B2B- und ITS-Server geliefert 10.04.00

� Systemlandschaft vollst. aufgebaut 02.05.00

� Installation des Katalogservers 12.05.00

� Lieferantentag 12.05.00 + 26.5.00

� B2B-Rel.2.0B ausgeliefert 15.05.00

� Entscheidung R/2-Anbindung 30.06.00

� Lieferantenkataloge sind vorhanden 30.09.00

� Einführung R/2-Anbindung 01.01.01

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3. Das BBP- und Katalogsystem

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iSM: intraShop Merck

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iSM: intraShop Merck

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iSM: Systemlandschaft

SAP B2BProcurement

SAP R/3Back-End

ITSA-Gate

WebServer

ITSW-Gate

Internet/Intranet

Daten-bankDaten-bank

SAP EC Komponente

Browser

ext. Katalog

Bedarfs-träger

SAP R/3Back-End

Daten-bankDaten-bank

optional

Daten-bankDaten-bank

Requisite Katalog

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iSM: eKatalogsystem (z.B. Requisite)

Ein eKatalogsystem besteht aus

1. Browseroberfläche mit Warenkorb2. OCI-Schnittstelle zum SAP-BBP3. Suchmaschine4. Inhalt5. Einspielprogramme für Lieferantenkataloge

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iSM: OCI-Schnittstelle (outbound; Katalogaufruf)

Feldbeschreibung

• Catalog URL

• Alle Katalogspezifischen Felder

• Login

• Password

• Return URL

• Ok Code

• Target

Pflichtfelder

Ja

Freiwillig

Ja

Ja

Ja

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iSM: OCI-Schnittstelle (inbound;Katalogdaten)

Feldbeschreibung• Beschreibung

• Material Master

• Maßeinheit

• Preis

• Preiseinheit

• Menge

• Währung

• Lieferzeit

• Lieferant

• Materialnr. des Lieferanten

• Hersteller

• Materialnr. des Herstellers

• Warengruppe

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iSM: BMEcat für den Austausch von Produkt-katalogen zwischen den Unternehmen

Aufbau eines Katalogdokumentes nach BMEcat-Format

• Kopfdaten

• Globale Daten wie z.B. Lieferanten, -nummer, Informationen zum Rahmenvertrag, Währung, etc.

•Artikeldaten

• Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten

• Beschreibung

• Preis, etc

•Strukturdaten

• Wird verwendet zum Verweis von einem Artikel auf einen anderen, z.B. Artikel plus dazugehöriges Ersatzteil.

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iSM: Artikeldaten im BMEcat-Format

• Identifikation (Artikelnummer, EAN, ...)

• Beschreibung (Kurzbeschreibung, Langbeschreibung,....)

• Eingruppierung (ERP-Warengruppennummer)

• Merkmale (Gewicht, Farbe, ....)

• Bestellinformationen (Bestelleinheit, Mindestbestellmenge, ...)

• Preise

• multimediale Zusatzdaten (Bilder, Grafiken,...)

•Kennzeichner (Sonderangebot, Auslaufmodell,....)

• Referenzen zu anderen Artikeln (Zubehör, Alternativprodukt, ....)

• Weitere benutzerdefinierte Daten

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iSM: Suchkriterien im Requisite - Katalog

Der Suchmaschine Bug‘s Eye des Requisite Katalog bietet folgendeSuchmöglichkeiten an:

•Produktname

• Produktgruppe

• Standardisierte Nummern (eCl@ss, EAN, ...)

• Ähnliche/Vergleichbare Produkte

• Beschreibung der Funktionalitäten des Produktes

• Bilder

• Phonetisch

• Fuzzy Logic, Spell Check

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iSM: ecl@ss

eCl@ss ist ein hierarchischer, vierstufiger Materialklassenschlüssel mit umfangreichem Schlagwortregister.

eCl@ss - Der Industriestandard für Materialklassifikation

Schlagworte

1

2

3

4

21 Sachgebiete

215 Hauptgruppen

1.957 Gruppen

2.059 Untergruppen

8.084 Schlagworte

Abbildung der Beschaffungsmärkte

Abbildung der technischen Zusammenhänge

Suchunterstützung außerhalb der Hierarchie

Waren-gruppen

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4. Der erfolgreiche Einführungsprozess

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iSM: kritische Erfolgsfaktoren im iSM-Projekt

• Technologie• Zusammenspiel der Hardwarekomponenten• Releasestrategie (Qualität des BBP und Requisite)

• Abstimmung und Unterstützung durch Revision, Betriebsrat, Rechnungswesen

• Know-How und Kommunikation im Projektteam• Verfügbarkeit der Projektkapazitäten• Zügiger Aufbau der Katalogstrukturen unter Verwendung

von Standards• Schlankes Einführungskonzept• Zusammenspiel mit den Lieferanten