Rechtswirksam Unterschreiben
auf Tablets und Smartphones
Geschäftsprozesse mit hoher Beweiskraft gestalten
Hannover, 17. März 2015 – BITKOM ECM Forum – Version des Foliensatzes für Slideshare
Jörg-M. Lenz Kofax E-Signature Solutions
Kurzer Themenüberblick
2
In den nächsten 25 Minuten streifen wir u.a. diese Themen
Gängigste Vorurteile rund um das papierlose Unterschreiben
Vertrauenswürdige Erfassung von Unterschriften
Rechtliche Rahmenbedingungen
Gestaltung beweiskräftiger Prozesse
Ermittlung der Wirtschaftlichkeit
Akzeptanz bei Kunden und Mitarbeitern
Vermeidbare Fehler bei der Auswahl von Erfassungsgeräten
Technik-Trends bei Hardware und Software
Softpro - ein Kofax-Unternehmen
Die SOFTPRO GmbH ist
seit September 2014 Teil von Kofax
NASDAQ KFX
Hauptsitz Irvine, CA, USA
Mitarbeiter 1,400+
in über 30 Ländern
Lösungspartner 800+ in 70 Ländern
Kunden 20,000+
Verarbeitete
Dokumente ~525 Milliarden / Jahr
ERP, CRM, LOB
Integrationen 10,000+
Fokus auf Innovation:
14% der Softwareumsätze fließen in F&E
3
Unterschriften: Wichtiger Teil im Prozess-Management
4
ERP / CRM / LoB
Electronic
Content
Management
&
Schriftgut-
Verwaltung
Datenbanken
&
andere
Archive
IT & Telekommunikations-
Infrastruktur
Speicher-Systeme
Unternehmens-Anwendungen
mit Fokus auf internen
Gebrauch
Prozess-ManagementInteraktions-Systeme
Mittel zur Verarbeitung von
Kommunikation, präferiert in
Echtzeit
Smartphones & Tablets
Emails
Datenströme (XML / EDI)
Dateien (MS Office / PDF / TIFF / JPG )
Web-Portale
Faxe
ScannerMultifunktionsgeräte
Papier Multikanal-Interaktion
Vollständige
Erfassung & Verarbeitung
Elektronische Unterschrift &
Unterschriftenprüfung
Daten-Integration
Business-Intelligenz & Analyse
Collaboration
Unterschriften: Nur ein Bremsklotz für digitale Prozesse?
5
Stimmt das
wirklich?
In den meisten
Fällen lässt sich
eine elektronische
Unterschrift
anwenden.
Report AIIM Industry Watch: Paper Wars
– An Update from the Battlefield, 2014
Kostenloser Download:
http://goo.gl/YR1cLo
Umfrage des ECM-Verbandes AIIM: Warum wird in Geschäftsprozessen immer noch so
viel Papier verwendet?
44% vermuten den Grund in der Erfordernis von Unterschriften auf Papier.
EU: Grad der Regulierung im Vertragswesen
6
Anforderungen für
Signatur-Verfahren
durch Gesetzgeber
hinsichtlich Gültigkeit
und Durchsetzbarkeit
Qualifizierte
Elektronische Signatur
vom Gesetzgeber
vorgeschrieben*
Keine spezifischen
Anforderungen
durch Gesetzgeber
hinsichtlich Gültigkeit
und Durchsetzbarkeit
80 % 15 % 5 %
Formfreie
Vereinbarungen;
Gewillkürte
Schriftform
* in DE vorwiegend,
wenn Schriftform
erforderlich ist
Schätzung des Regulierungsgrads von Prof. Dr.
Patrick van Eecke, DLA Piper – veröffentlicht in
Whitepaper der Fa. Wacom, 2014
Einsatzfelder der Elektronischen Unterschrift
Banken: Kontoeröffnung, Daueraufträge, Freistellungsaufträge,
Beratungsprotokolle,...
Versicherungen: Anträge, Beratungsprotokolle, Schadensdokumentation,
Gutachten,…
Handel: Bezahlvorgänge (Lastschriften), Empfangsbestätigungen am Point
of Sale oder Point of Delivery, Abonnements, …
Telko: Verträge (Mobilfunk, DSL, Kabel, etc.), Serviceberichte, …
Energie: Verträge (Strom, Gas etc.), Anträge für
Kundenbindungsprogramme, ..
Industrie: Protokolle, Prüfberichte, Empfangsbestätigungen, …
Ersatz für gewillkürte Schriftform auf Papier bei formfreien Vereinbarungen
7
Beichte über konkrete Anwendungsbeispiele
auf Anfrage beim referenten
ECM-Trends 2015: Topthema Mobility
8
*
Quelle: BITKOM 7. ECM-Barometer – Frühjahr 2015, 17.03.15
Tablet-Fakten 2014/15
Tablets in Deutschland
Deutsche über 14 Jahren, die ein
Tablet verwenden in 2014: Jan: 18
Mio. Aug: 24 Mio. 4)
42 % der Deutschen zwischen 30 bis
49 nutzten im Aug 2014 ein Tablet. 4)
Jeder vierte Bundesbürger wollte zu
Weihnachten 2014 ein Tablet
verschenken oder für sich selbst
anschaffen. 5)
Quellen:
1) BITKOM-Presseinfo 07.10.13 http://goo.gl/e39Eph &
18.06.14 http://goo.gl/obQtDB
2) Für 2015: Hochrechnung des Referenten
3) Quartalsberichte Apple & Hochrechnung des Referenten
4) BITKOM-Presseinfo 24.02.14 http://goo.gl/Mklm2f &
24.08.14 http://goo.gl/iOiUfm
5) BITKOM-Presseinfo 28.11.14 http://goo.gl/4WIKj5
2010 2011 2012 2013
0,8
2,1
4,4
8,0
+163%
+122%
Absatz iPads 2010 bis Dez 2014
Weltweit: > 260 Mio. 3)
Viele neue Tablets zielen auf
„Professionals“, weniger auf
Consumer (wie bislang viele Media-
Tablets)
9,2
2014
+81%
+15%
1)
9
10
2015
2)
Smartphone-Fakten 2014/15
Schnellere Prozessoren, größere und
höher aufgelöste Displays, immer
bessere Fotosensoren …
Smartphones und Tablets übernehmen
zusehends Aufgaben, die bislang mit
PCs ausgeführt wurden.
„Phablets“ (Mischung zwischen Phone &
Tabets - mit Bildschirmen zwischen 5 bis
7 Zoll – z.B. Samsung Galaxy Note &
iPhone 6 Plus
Diverse Geräte auch für beweiskräftiges
elektronisches Signieren geeignet
2010 2011 2012 2013
10,4
15,9
21,6
26,4
29,6
2014
In 2013 waren 97% aller
verkauften Handys in
Deutschland
Smartphones
1)
10
Quelle:
1) BITKOM-Presseinfo 14.02.14 http://goo.gl/on0A4w
5 Jahre iPad-Effekte
11
ursprünglich als Media-Tablet
konzipiert
zunächst vor allem wahrgenommen
als Gadget
immer öfter als Arbeitsinstrument
verwendet, teils als PC-Ersatz
Dritt-Gerät - neben Notebook &
Smartphone, meist intensiv benutzt,
ist häufig „Lieblingsgerät“, und immer
noch Incentive für Mitarbeiter
(Statussymbol)
Tablet-Nutzung verstärkt IT-Trends
Cloud Computing
BYOD
Prosumerization („Professional“ trifft
„Consumer“ = Arbeits- und Privatwelt
wachsen zusammen)
Foto: © Nils Durner für Kofax
Tablet-Nutzung in Unternehmen
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Geschäftliche Nutzung: bislang primär
Lesen & Präsentieren
Zunehmend gefragt: Dokumente
fallabschließend bearbeiten – als
Mitarbeiter und/oder Kunde
Kernfragen für Projekte rund um die Unterschrift (1)
Aus welchen Gründen wird ein Auftrag vom Kunde unterschrieben?
Gesetzliche Vorschrift
Betriebswirtschaftliche Gründe - z.B. als Beweismittel
Vertriebliche Gründe - z. B. bewusstes, gewohntes Abschlusserlebnis
Welche operationale Risiken gilt es zu berücksichtigen?
Wieviele Schadensfälle und in welcher Höhe gibt es mit Unterschriften bislang
im papierbasierten Prozess?
Welche Angriffsszenarien sind für den elektronischen Prozess realistisch?
Wie wahrscheinlich ist ein Rechtsstreit?
Zu diesen und weiteren Fragen sind umfangreiche Erfahrungen von Instituten, die elektronische
Unterschriften einsetzen, verfügbar.
13
Kernfragen für Projekte rund um die Unterschrift (2)
14
Welche Prioritäten haben folgende Ziele für Sie beim Einsatz elektronischer
Unterschriften?
Workflow beschleunigen (z.B. von Antrag bis Vertragsdokument)
Kosten senken (durch minimierten Papiereinsatz)
Dokumente absichern (z.B. für Archivierung)
Das Ranking dieser und - eventuell weiterer Ziele - hat entscheidenden Einfluß
auf die Auswahl passender Lösungen.
Pen Computing: Evolution von stationär zu mobil
15
Tablets &
Smartphones
Windows
Tablet PCs
Tablets in Verbindung mit PC
/ Notebook
stationär mobil Vorwiegender Einsatzbereich
Trend 2015: Geräte in 10/11-Zoll für stationäre Nutzung
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Schäfere Displays für mehr Details
bei der Anzeige zu signierender
Dokumente - bis zu Full HD bei
CeBIT-Neuheit Wacom DTU-1141
im Vergleich zu interaktiven
Stifttabletts für Grafikanwender
optimiert für Einsatz am POS und
Signieren von Dokumenten:
Geräte dieser Kategorie sind
Multitalente:
Gesicherte Datenübertagung
Besonders robuste Bauweise
Diebstahlsicherung
Foto: © Nils Durner für Kofax
Geräte dieser Kategorie sind Multitalente:
Aktive Nutzung: Skizzieren, notieren und
unterschreiben
Passiver Einsatz: Informieren und werben
Platz zur Dokumentenanzeige je nach Bedarf
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Komplexere Verträge
12,2“ 10,1“ 8,0“ 5,7“
Einfache Belege
~ DIN A4 ~ DIN A6
Displaygrößen in Zoll
Gewicht in Gramm
750 g 535 g 330 g 176 g
Kofax SignDoc: Eine Signatur-Plattform für alle Gerätetypen
Einsatz
primär mobil Rechner im Gerät
SignPads5“
Interaktive
Stiftdisplays10 – 24“
Interaktive
Stiftdisplays mit
Zusatz-Funktionen z.B. Leser für
Magnetstreifen & Chipkarten
TabletsiPad, Android, Windows 8, Windows RT
Einsatz
primär stationärin Verbindung mit PC
Smartphones
& „Phablets“
Detachables /
TwistablesWindows 8 Pro Tablets mit Tastatur zum anstecken oder auf den Rücken drehen
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Self-Service / Stand-Alone
oder Integration via SDK
Kofax SignDoc Mobile
Hybride App zum Unterschreiben & Verschlüsseln von PDF-
Dokumenten auf mobilen Geräten, insbesondere Tablets
Erhältlich im App Store von Apple, Google und Microsoft
19
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Formularfeldes
Handunterschriften erfassen
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Vielen Dank für Ihr Interesse am Foliensatz zu diesem Referat. Über Slideshare
stellen wir Ihnen einen Ausschnitt des Vortrags zur Verfügung. Den Foliensatz
aktualisieren wir laufend mit neuen Fakten, Bildern und Verweisen.
Die komplette Version mit allen Aktualisierungen erhalten Sie auf Anfrage.
Infos zur Anforderung auf nächster Folie
Informieren Sie sich im kompletten Foliensatz über:
Schriftform: Funktion und für welche Prozesse sie vorgeschrieben ist
Prozesse für die qualifizierte elektronische Signaturen zwingend sind
Neue EU-Verordnung (eIDAS): neue Begriffsdefinitionen
Gewährleistung von Authentizität und Integrität in signierten Dokumenten
Zulassung signierter Dokumenten als Beweismittel
Bewertung der Beweiskraft signierter Dokumente
Bedeutung von Stiften für Qualität der Erfassung von Unterschriften
Trends in Hardware und Software
Kurzprofile bestehenden Anwendungen mit iPads & Android-Tablets
Smartphones als Pad-Alternative
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Jörg-M. Lenz
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